FORMATO

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P1-V3
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Auditados:
Conciliacion_Financiera

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

1. CONCILIACIONES DE CARTERA
Asesor Contable y Generar un cronograma de control que garantice los tiempos utilizados para efectuar
1 P
Financiero las respectivas conciliaciones. DOCUMENTOS: Oficio

Asesor de
2 H Garantizar el cierre los primeros 5 das calendarios del mes siguiente a facturar.
Facturacin

Asesor de Consolida la facturacin del mes los primeros 7 das en archivos de EXCEL y enva a
3 H
Sistemas contabilidad.

Se verifica que cartera suba toda la informacin de la facturacin. (Se verifica por el
modulo de cartera generando un estrato de movimiento de cada entidad) Si falta
4 V
algn contrato se informa al asesor de Cartera para que se suba o se ajuste la
Analista Contable informacin al modulo.

Genera el informe de las facturas anuladas en el mes anterior y traslada la

5 H
informacin contablemente al periodo de facturacin. (Modulo de contabilidad)

6 H Asesor de Cartera Hace cierre de cartera y emite informes definitivos al rea de contabilidad.

Realiza la comparacin entre los saldos contables y los saldos del informe de cartera
7 V Analista Contable
de cada entidad. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes.

Con base a los resultados obtenidos en la conciliacin se realiza un acta firmada por
8 A Asesor Financiero las personas responsables. (Asesor Contable, Asesor de Facturacin, Asesor de
Cartera y Analista Contable.) DOCUMENTOS: Acta

2. CONCILIACIN DE LOS INVENTARIOS

Realiza el cierre del mes el primer da calendario del mes siguiente en el modulo de
1 H
inventarios.
Almacenista
2 H Enva el informe de los saldos mensuales del inventario.

Analista de Realiza la comparacin entre los saldos contables y los saldos del informe de
3 V
Contabilidad inventarios. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes.

Con base a los resultados obtenidos en la conciliacin se realiza un acta firmada por
4 A Asesor financiero las personas responsables.(Almacenista General, Analista contable y asesor
Financiero. DOCUMENTOS: Acta
 3. CONCILIACIN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS

Realiza el cierre del mes los primeros 5 das calendario del mes siguiente en el
1 H
modulo de activos una vez generada la depreciacin mensual correspondiente.
Almacenista

2 H Enva el informe de los saldos mensuales de activos fijos en medio magnetico.

Apoyo profesional Realiza la comparacin entre los saldos contables y los saldos del informe de activos
3 V
contable fijos y depreciacin. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes.

Apoyo profesional Con base a los resultados obtenidos en la conciliacin se realiza un acta firmada por
4 A
contable las personas responsables.

4. CONCILIACIN DE PAGOS

1 H Generacin informe detallado por proveedores y terceros. DOCUMENTOS: Informe

Apoyo profesional
contable
Compara el saldo contable con el saldo generado en el informe de pago.
2 V
DOCUMENTOS: Ajustes e informe conciliado entre contabilidad y pago

Auxiliar de Verifica con el informe conciliado las cuentas que se encuentran en poder del rea
3 V
tesoreria y/o informes. DOCUMENTOS: Informe de cuentas por recibir

Informe final conciliado de las reas de tesorera, contabilidad y pagos.

4 A Gestor contable
DOCUMENTOS: Verifica el visto bueno

CI-S1F40-V1 12/12/2014
 FORMATO

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P2-V3
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Auditados:
Cuentas_Por_Pagar

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

Se realiza una reunin en el primer da hbil de cada mes para verificar que los
Asesor Contable y interventores enven la certificacin correspondiente de personal y contratos de
1 P
Financiero servicios del mes que termina y se procede a oficiar a los interventores que no han
enviado la informacin. DOCUMENTOS: Oficio
Recibe y verifica la factura o documento equivalente que debe contener los siguientes
soportes: Certificado de supervisor o interventor del contrato visado por contratacin,
copia del contrato, certificado de legalizacin. Si es la primera cuenta se debe anexar
2 V
el acta de inicio, si es la ltima se debe anexar acta de inicio, acta de terminacin y
acta de liquidacin. Esto en concordancia a la clusula de forma de pago del contrato
respectivo
Si los documentos se encuentran completos procede a dar recibido colocado un sello
3 H con su firma, fecha y hora de recibido en la copia de la factura o documento
Auxiliar contable equivalente.
Revisin del numero del contrato, que la cuenta se ajuste a la clausula de forma de
pago, que corresponda al periodo certificado, que el acta de inicio este de acuerdo al
4 V certificado de legalizacin, que el valor a cobrar coincida con el valor certificado por el
interventor o supervisor, que la factura no presente enmendaduras. (Debe resaltar
todos los datos comparados)
Se elabora la cuenta por pagar (Causacin) en el software de Dinmica Gerencial
5 H
modulo de Pagos y se genera la obligacin presupuestal.
Recibe la cuenta con todos los soportes y la revisa. (Si encuentra errores la devuelve
6 H al auxiliar contable y este al contratista) DOCUMENTOS: Cuentas por Pagar
Obligacin Presupuestal
Analista Contable
Procede a realizar la confirmacin en el modulo de Pagos si todo se encuentra
7 A correctamente presentado. DOCUMENTOS: comprobante de contabilidad cuentas
por pagar (Interface Pagos contabilidad)
8 V Revisa y firma la obligacin presupuestal.
Asesora de
Presupuesto Si se ha presentado algn error en la generacin de la obligacin se corrige en el
9 A
modulo de presupuesto.
Revisa las cuentas que se encuentran cargadas para giro. Si se presenta una
Auxiliar de
10 V inconsistencia como la falta de un descuento devuelve a contabilidad para que se
Tesorera.
corrija el error.
Revisa y si se requiere hacer nota debito o crdito las elabora en el modulo de pagos
Analista de
11 V y se adjuntan a la cuenta y se pasa a tesorera. DOCUMENTOS: Nota debito, Nota
contabilidad
Crdito

12 V Tesorero Revisa las cuentas que se encuentran cargadas para giro y remite a la subgerencia

13 V Subgerente Revisa y firma y autoriza el pago de las respectivas cuentas.

14 H Tesorero Realiza el respectivo pago.
Asesor Analiza al finalizar el mes el estado de las cuentas por pagar y verificacin de saldos
15 A
Financiero a travs del balance de prueba.
CI-S1F40-V1 12/12/2014
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LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P3-V3
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Auditados:
Elaboracion_Informes

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

Se establecen fechas de cierre para cada subproceso y se monitorean para su
1 P
cumplimiento. DOCUMENTOS: Oficio
Asesor Contable y
Financiero
Se imprime el balance de prueba y se verifican saldos de las cuentas para buscar
2 V
posibles errores.

Asesor Contable
De encontrar inconsistencias en el balance de prueba se procede a conciliar la
3 A Y Financiero
informacin con el rea respectiva.
Analista Contable

Se ejecuta el procedimiento de conciliacin con Cartera, Presupuesto, Contabilidad y

4 H Analista Contable
Facturacin.

Asesor de
5 H Presupuesto Concilian informacin de pagos entre el modulo de tesorera y Presupuesto
Tesorero General

6 H Se imprime nuevamente el balance de prueba y se verifican los ajustes del caso.

Se procede a la elaboracin de los estados financieros. (Estado de Resultados y

7 H Balance General) presentados mensualmente en el comit financiero y gerencia.
DOCUMENTOS: Estados Financieros

Elaboracin de los informes que se realizan trimestralmente. Informe decreto 2193

8 H Asesor Contable y (Contadura General, Ministerio de la proteccin social, secretaria de salud
Financiero departamental y municipal) DOCUMENTOS: Informes Trimestrales

Se elabora el informe para la Contralora Municipal el cual se presenta anualmente.

9 H
DOCUMENTOS: Cuenta Consolidada

10 A Se presentan informes bimensuales a la junta directiva y cada vez que lo soliciten.

CI-S1F40-V1 12/12/2014
 FORMATO

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P4-V3
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Auditados:
Cierre_Contable_Anual

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

Asesor Contable y Se realiza un cronograma de cierre el cual se comunica a los dueos de los
1 P
Financiero subprocesos que participan en dicho cierre. DOCUMENTOS: Oficio

2 H Deben registrar todas las operaciones que correspondan al periodo a cerrar.

Responsables de
Listar los resultados del subproceso y comparar con contabilidad. (Presentacin de
Subprocesos
3 H informe jurdico y de contratacin). DOCUMENTOS: Acta de Conciliacin Informe
Jurdico y de Contratacin

Asesor Contable y Verificacin de las liquidaciones de contratos y procesos jurdicos. DOCUMENTOS:

4 V
Financiero Acta de Conciliacin

Asesor Contable y
Realizar ajustes mediante notas contables. DOCUMENTOS: Nota debito - Nota
5 A Financiero -
crdito y Notas Contables
Subprocesos
Verificacin de informacin del balance de prueba. DOCUMENTOS: Balance de
6 V
prueba.

Si es pertinente elaborar ajustes o reclasificaciones. DOCUMENTOS: Nota debito -

7 A
Asesor Contable y Nota crdito y Notas Contables.
Financiero Ordena el cierre contable a todos los subprocesos. DOCUMENTOS: Oficio
8 H

9 H Se elaboran estados financieros

10 H Impresin de libros oficiales: Documento

Se informa a los usuarios que deben salir del sistema de Dinmica para poder
11 H
ejecutar Backup y cierre.
12 H Realizar los Backup (Informacin contable y financiera del sistema)
Asesor sistemas
Entregar al asesor Contable y Financiero una copia del Backup realizado.
13 H
DOCUMENTOS: Copia medio magntico

Asesor Contable y En el sistema dinmica gerencial en el modulo contable se ejecuta la opcin de cierre
14 H
Financiero definitivo.

Verifica que el cierre se efectu correctamente, si no se restaura la copia de

Asesor Contable y seguridad y se corre nuevamente el cierre. Si se presenta nuevamente
15 V
Financiero inconsistencia el rea de sistemas apoya el proceso para ejecutar correctamente el
cierre.

Asesor de Se genera otro Backup que realiza sistemas para garantizar el cierre realizado. (Una
16 H
Sistemas copia a contabilidad)

CI-S1F40-V1 12/12/2014
 FORMATO

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P5-V2
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Auditados:
Cierre_Contable_Mensual

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

Asesor Contable y Se realiza un cronograma de cierre mensual, el cual se comunica a los lderes de los
1 P
Financiero procesos que participan en dicho cierre. DOCUMENTOS: Cronograma

Emitir un oficio dirigido a los interventores para que se remitan las certificaciones del
2 H
personal durante los ltimos 5 das del mes correspondiente. DOCUMENTOS: Oficio

3 V Apoyo profesional Verificar los cierres de almacn al da siguiente del mes que termina.
contable
4 V Verifica el cierre de facturacin los primeros 5 das del mes siguiente.

5 V Verifica el cierre automtico de tesorera el ltimo da del mes

6 V Asesor financiero Verifica el cierre de Presupuesto los 12 primeros das del mes siguiente.

Apoyo profesional
7 V Verifica el cierre de cartera los 15 primeros das del mes siguiente.
contable

Realiza las conciliaciones con las reas involucradas entre el 15 y 20 das del mes
8 H Analista Contable
siguiente.

Verifica y seguimiento las cuentas de almacn, mantenimientos, combustibles,

vigilancia, aseo, lavado de ropa hospitalarias, recoleccin de patgenos, dietas
9 V Apoyo profesional alimenticias, arrendamiento de impresoras, suministro de Tornes, internet y
comunicaciones con el fin que queden causadas dentro del periodo. (Estas cuentas
deben pasar los primeros 3 das del mes siguiente)

Se realiza la provisin contable de las cuentas que no llegan a tiempo y se verifica en

10 H Analista Contable
contratacin las cuentas no presentadas.

11 H Realiza las amortizaciones del mes contable.

Asesor contable
Se lista el balance de prueba para verificar saldos de cuentas y se realizan los
12 V
respectivos ajustes.

13 V Subgerente Verifica y valida el cumplimiento de los plazos y el cierre contable

14 A Generacin de informes
Asesor contable
15 H Se cierra el modulo de contabilidad

CI-S1F40-V1 12/12/2014
 FORMATO

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P6-V3
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Elaboracion_Presentacion_Inform Auditados:
es_Tributarios

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

1. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORME DE RETENCIN I.C.A.
1 P Planear los recursos para la ejecucin del procedimiento.

Generar en el sistema dinmica gerencial Informe Financiero, Balance de Prueba de

2 H la cuenta contable en la cual se agrupan las retenciones hechas por este concepto.
DOCUMENTOS: Informes Financieros

Generar informe de impuestos por este concepto en el sistema dinmica gerencial.

3 H
DOCUMENTOS: Informe de Impuestos

4 H Realizar cruce de informacin de los informes mencionados.

Asesor Contable En caso de presentar diferencias, identificar la causa y realizar las correcciones
5 A respectivas si es necesario, hacer la anotacin al margen explicando las
diferencias.
Diligenciar el formato en borrador de RETEICA expedido por la Tesorera Municipal.
6 H
DOCUMENTOS: Formato RETEICA

7 H Enviar a Revisora Fiscal para su revisin y firmar

Dado el caso de presentar inconsistencia en la informacin, realizar los ajustes

8 A
pertinentes.

Auxiliar
administrativa Si el borrador no presenta inconsistencia recibir del Revisor fiscal para elaboracin
9 H
(Gestin del formulario de RETEICA definitivo. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA
Financiera)

10 V Revisar la informacin registrada en el formulario de RETEICA.

Dado el caso de presentar inconsistencia entregar al Auxiliar Administrativo para

11 A Asesor Contable correccin.

Una vez revisado y aprobado enviar al Revisor Fiscal y Gerencia para firma.
12 H
DOCUMENTOS: Formulario RETEICA

13 H Recibir del Revisor fiscal y Gerencia el formato debidamente firmado

Auxiliar Entregar a Tesorera para elaboracin de pago y presentacin a la Tesorera

14 H
Administrativa Municipal.
(Gestin
Financiera) Recibir de Tesorera copia original del formulario de RETEICA con el respectivo sello
15 H
del banco.

16 H Archivar en la carpeta correspondiente. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA

 2. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORME DE RETENCIN EN LA FUENTE
Generar informe financiero, balance de prueba de la cuenta contable en la cual se
1 H agrupan las retenciones hechas por este concepto en el sistema dinmica gerencial.
DOCUMENTOS: Informe Financiero, Balance de Prueba
Asesor Contable Generar informe de impuestos por este concepto en el sistema dinmica gerencial.
2 H
DOCUMENTOS: Informe de Impuestos

3 H Realizar cruce de informacin de los informes mencionados.

En caso de presentar diferencias, identificar la causa y realizar las correcciones

4 H respectivas si es necesario, hacer la anotacin al margen explicando las
diferencias.

5 H Enviar a revisora fiscal para su revisin.

Dado el caso de presentar inconsistencia en la informacin, realizar los ajustes

6 A
pertinentes.

Si el borrador no presenta inconsistencia recibir del Revisor fiscal para registro de

7 V firma digital de la gerencia a travs de la pgina web de la DIAN. DOCUMENTOS:
Formato Retencin en la fuente

Informar verbal o telefnicamente al Revisor Fiscal la ejecucin de la firma digital de

8 H
la Gerencia para la firma del Revisor Fiscal.
Asesor Contable
9 H Recibir confirmacin de firma por parte del Revisor Fiscal.

Realizar va internet la presentacin a la DIAN de la declaracin de Retencin en la

10 H
Fuente.

11 H Imprimir documento de Retencin en la Fuente Recibido por la DIAN.

Diligenciar va Internet los recibos de pago por cada uno de los conceptos e imprimir:
12 H
Renta, IVA, Timbre

13 H Entregar a Tesorera para gestin de pago.

Recibir de Tesorera original de los recibos de pago con el respectivo stiker y sello del
14 H
banco.
3. ELABORACIN Y PRESENTACIN DE INFORMES FINANCIEROS A GERENCIA Y JUNTA DIRECTIVA
Conciliar al cierre de mes los saldos de los registros realizados en los diferentes
1 H mdulos que alimentan a contabilidad: Tesorera, Cartera, Pagos, Activos Fijos,
Inventarios Hospitalarios, Presupuesto, Facturacin, Costos

Si en la conciliacin se presentan diferencias, generar listados de movimientos de los

mdulos implicados. DOCUMENTOS: *Informe resumido de cuentas por pagar por
2 H
edades, *Estado de cartera detallado por edades, *Extractos bancarios, *Costeo de
Asesor Contable inventario fsico

3 H Realizar la conciliacin de los mdulos que presentan diferencias.

4 H Una vez conciliadas las diferencias, realizar el cierre contable en el sistema.

Generar Estados Financieros en el sistema. DOCUMENTOS: *Balance General,

5 H
*Estado de Resultados, *Balance de Prueba
 Imprimir los libros oficiales de contabilidad. DOCUMENTOS: *Libro mayor y balance,
6 H
*Libro diario, *Libro de inventarios y balance

Elaborar informe de Gerencia DOCUMENTOS: *F-GF-16 Facturacin de Servicios,

Asesor Contable *F-GF-15 Balance entre ingresos y costos Totales, F-GF-17 Indicadores Financieros,
7 H
F-GF-18 Balance General Comparativo, F-GF-14 Estado de la actividad financiera,
econmica, social y ambiental.

8 H Presentacin del Informe de Gerencia

4. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL
Recibir de los entes de control las guas y formatos para la
presentacin de los informes respectivos:
Contadura General de la Nacin (Res. 550 de 2004 Presentacin de Informes
Financieros
1 H

2 H Ingresar los datos solicitados en los formatos establecidos por los entes de control.

Validar la informacin incluida en los formatos mediante el aplicativo suministrados

3 H por los entes de control (Supersalud, contadura general de la nacin, ministerio de
proteccin social).

Enviar al Revisor Fiscal en medio impreso la informacin a enviar a la Contadura

4 H General de la Nacin y ministerio de proteccin social (programa SIHO) para su
revisin y firma. DOCUMENTOS: Informe Financiero

5 H Una vez el Revisor Firma remitir a la Gerencia para firma

Asesor Contable
Enviar informe de la Contadura General de la Nacin a travs de la pgina web del
6 H
Organismo.

Enviar copia de los formatos debidamente firmados a la contralora municipal y

7 H
secretara de salud departamental.

En caso del informe para la Supersalud, tramitar la firma digital de la Gerente y el

8 H
Contador.
9 H Una vez firmado enviar a travs de la pgina web de la Supersalud.

Enviar los informes de contralora municipal y secretara de salud departamental al

10 H
asesor de control de control interno para su consolidacin, validacin y envo.

11 V Realizar verificacin de los indicadores del procedimiento y analizar los resultados.

Generar las acciones que permitan mejorar continuamente los resultados del
12 A
proceso.
CI-S1F40-V1 12/12/2014
 FORMATO

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

Elaborado por: Fecha de Elaboracin:

Procedimiento : GF-S4P7-V3
Proceso: GESTION FINANCIERA Subproceso: CONTABILIDAD Auditados:
Reconocimiento

PASO CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS

De acuerdo al presupuesto y a la disponibilidad de recursos programa los pagos por
1 P Tesorero
tesorera del mes.
Recibir de presupuesto la cuenta por pagar, Obligacin presupuestal y los
Asesor documentos que la soportan, debidamente firmados por el Asesor Contable y de
Presupuesto Presupuesto. DOCUMENTOS: *Factura o documento equivalente *Contrato,
2 H
Asesor *Comprobante Entrada de almacn (si es un bien), *Constancia de recibido a
Contabilidad satisfaccin por parte del supervisor del contrato, *Cuenta por pagar, *Obligacin de
presupuesto
Elaborar Comprobante de Egreso, cheque, autorizacin de giro electrnico solicitud
Auxiliar expedicin cheque de gerencia segn caso y enviar a Tesorero General.
3 H
Tesorera DOCUMENTOS: *Comprobante de egreso, *Cheque, *Autorizacin Giro, *Solicitud
expedicin cheque de Gerencia
Tesorero
4 V Revisin de documentos.
Asesor Contabi
Dado el caso de presentar inconsistencia en la documentacin, devolver a la Auxiliar
5 A Administrativa para realizar la gestin pertinente. DOCUMENTOS: Devolucin de
paquete de la cuenta
Tesorero
De lo contrario firmar Comprobante de Egreso y cheque, Autorizacin de giro
6 H electrnico solicitud expedicin cheque de gerencia DOCUMENTOS: Comprobante
de egresos, autorizacin de giro y cheque con documentos soportes
7 H Enviar documentos mencionados a Subgerencia para firma.
Auxiliar tesorera Una vez recibidos los documentos firmados por subgerencia, entregar al beneficiario
8 H
el Cheque y hacer firmar comprobante de egreso.
En caso de requerirse expedicin de cheque de gerencia, enviar oficio al banco
9 H Tesorero
respectivo.
En caso del oficio de autorizacin de giro, ingresar a la pgina web del respectivo
10 H banco para preparar giro. DOCUMENTOS: Soporte en Formato establecido por la
Auxiliar tesorera entidad financiera
Imprimir formato establecido por la entidad financiera y entregar al Tesorero, junto
11 H
con el oficio de autorizacin de giro
Tesorero y
12 H Entra a la pgina Web del banco respectivo y aprueba el giro correspondiente.
subgerente
Dado el caso de presentarse rechazo por la pgina web del banco, verificar
13 A Auxiliar tesorera informacin del beneficiario y volver a preparar giro (10). *Cdula o Nit del
beneficiario, *Banco del Beneficiario *Clase y No. cuenta del Beneficiario
Tesorero y
14 H Evidencia pago mediante firma en el documento de Autorizacin de giro.
subgerente
Enviar copia del comprobante de egreso del pago a Contratacin para adjuntar a la
15 H
carpeta del contrato
16 V Auxiliar tesorera Realizar verificacin del procedimiento y analizar los resultados
Generar el informe mensual de los pagos generados y conciliar con contabilidad y
17 H
presupuesto.
Definir los lineamientos a seguir informando al subgerente y modificando los
18 A tesorero
procedimientos o los controles segn los resultados obtenidos.
CI-S1F40-V1 12/12/2014