1

1.1 Concepto de inventario

El inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la

naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al

mayoreo, el inventario ms importante es la mercanca a mano disponible

para su venta. El inventario est en varios lugares, lo que dificulta su

control y conteo fsico. Cuando se reciben los materiales se guardan en el

almacn hasta que se necesitan para la venta. (Warren, C.S., 2005, p. 695).

Los inventarios forman parte esencial de toda empresa y tienen

diferentes formas de acuerdo con la naturaleza de los negocios. Es tedioso

el clculo del inventario, ya que stos estn ubicados en diferentes lugares,

lo que provoca que el control de los mismos y su conteo fsico sean de

alteracin.

Otro concepto fue extrado del boletn nmero uno, Principios y

Normas Contables sobre la Auditora de los Inventarios del Profesor

Maldonado, y dice as: El vocablo inventario se usa para nombrar el

conjunto de aquellas partidas de bienes y muebles tangibles.

 2

1.1.1 Objetivos de los inventarios en las empresas

La planeacin y el control de la inversin de los inventarios es uno

de los objetivos principales de la gerencia, con el propsito de disminuir

los riesgos, con la finalidad de obtener un balance general y un estado de

resultados que presente una verdadera relacin entre ingresos y costos.

- Tener una buena administracin en la inversin de los inventarios.

- Obtener un manejo adecuado de los inventarios es la forma clave para

controlar las inversiones.

- Descubrir a tiempo los productos o materiales que no tienen

movimientos y los que se han deteriorado o son ya obsoletos en el

mercado.

- Establecer una buena custodia en los almacenes para evitar fugas,

desperdicios o maltratos por descuido.

 3

1.1.2 Inventarios: importancia

Los inventarios han recibido bastante atencin en la literatura de

contabilidad y de auditora, los cuales son importantes por las siguientes

razones:

- Los inventarios representan con frecuencia el activo corriente ms

representativo de una empresa, son muy susceptibles a grandes errores

o fraudes.

- La determinacin del valor del inventario afecta directamente el costo

de los bienes vendidos, la misma tiene un impacto grande en la

utilidad neta durante el ao.

- Los inventarios afectan el estado de resultados, de igual modo el

estado de situacin financiera o balance general.

- La determinacin de la calidad, condicin y valor del inventario es

una labor compleja que acompaa la mayora de los elementos de la

posicin financiera.
 4

1.2 Control de inventario

El control de inventario es uno de los elementos financieros que

ofrecen los problemas ms difciles, debido a lo cual es frecuente que las

empresas modernas tengan algunas deficiencias en la inversin de

inventario. Estas deficiencias se presentan cuando la inversin no guarda

las proporciones adecuadas con el tiempo normal de recuperacin y con el

volumen de ventas.

Normalmente, los problemas que influyen de una manera negativa a

las finanzas de una entidad son: retrasos en el cumplimiento de los pedidos,

irregularidades en la produccin, incremento en los gastos de almacenaje,

incremento de mercancas deterioradas, capital inmovilizado y pago de

seguro excesivo.

La operacin de un sistema de produccin, requiere de la

administracin y el control de inventarios, es decir, de los materiales, as

como de los productos utilizados en la empresa. Llevar inventarios implica

caer en muchos costos asociados, como: espacio de almacenamiento,

 5

personal, equipo de capital de inversin en inventarios y otros de

movimiento. La organizacin puede incurrir en costos muy altos o

insuficientes para mantener los inventarios disponibles.

Los inventarios permiten flexibilidad y control, por medio del uso

eficiente de los inventarios puede: comprar productos en lotes de

cantidades econmicos; prevenir problemas mayores cuando las

proyecciones de la demanda estn equivocadas o cuando existan fracturas

en el abasto o en la embarcacin (transportacin).

El control interno de los inventarios es importante, ya que los

inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin.

Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.

Los elementos de un buen control de los inventarios incluyen:

- Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no

importando cual sistema se utilice.

- Mantenimiento eficiente de las compras, recepcin y procedimientos

de embarque.
 6

- Almacenamiento de inventario para protegerlo contra el robo, dao o

descomposicin.

- Permitir acceso al inventario, solamente al personal que no tiene

acceso a los registros contables.

- Mantener los registros de inventarios perpetuos para las mercancas de

alto costo unitario.

- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de

dficit, lo cual conduce a prdidas de ventas.

- Compra el inventario en cantidades econmicas.

1.3 Sistema de inventario

Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, mtodos y

procedimientos aplicados de manera sistemtica para planificar y controlar

los materiales y productos que se emplean en una organizacin. Este

sistema puede ser manual o automatizado. Para el control de los costos,

elemento clave de la administracin de cualquier empresa, existen sistemas

que permiten estimar los costos de las mercancas que son adquiridas y

luego procesadas o vendidas.

 7

Un sistema de inventario es un conjunto de polticas y controles

utilizados para el monitoreo de la cantidad de artculos disponibles, la

determinacin de los niveles que se deben mantener, el momento de

reponer la existencia de algn artculo y el tamao que deben tener los

pedidos.

1.3.1 Objetivos de los sistemas de inventarios

Los objetivos de los sistemas de inventarios son los siguientes:

Reduccin del riesgo. Se desconoce con certeza la demanda de

productos terminados.

Stock de seguridad de productos terminados, para evitar un

desabastecimiento de demanda ante un aumento.

Stock de seguridad de materias primas, para evitar una detencin del

proceso de produccin.
 8

Abaratar las adquisiciones y la produccin. La produccin por lotes

permite reducir costes, puesto que se distribuye el coste fijo de las

mquinas. La adquisicin de materias primas por lotes permite descuentos,

reparto de costes de transporte, etc. En ambas se necesita un gran nivel de

inventarios (de productos terminados y de materias primas).

Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda. Por

ejemplo, la escasez de un producto debido a una huelga de sus productores,

disminuye la oferta con lo que se debe acumular en los inventarios.

Materias primas o productos terminados sometidos a variaciones

estacionales aumentan la demanda, con lo que se acumulan en almacenes.

Facilidad al transporte y distribucin del producto. Si los productos

se consumen en un lugar distinto al que se producen, el transporte no puede

ser realizado de una forma continua, con lo que se realizar por lotes.

Especulacin. Acumulacin de productos ante futuras subidas de

precio.
 9

1.4 Tipos de sistemas de inventarios implementados en las

empresas

Sistema de inventario perpetuo:

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro

continuo para cada artculo de inventario. Los registros muestran por lo

tanto, el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son

tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o

provisionales.

El negocio puede determinar el costo del inventario. El sistema

perpetuo ofrece un alto grado de control porque los registros de inventarios

estn siempre actualizados. El conocimiento de la cantidad disponible

ayuda a proteger el inventario.

Sistema de inventario peridico:

El negocio no mantiene un registro continuo del inventario

disponible ms bien, al fin del perodo, el negocio hace un conteo fsico del

inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo

 10

del inventario final. Este es la cifra de inventario que aparece en el balance

general. Se utiliza tambin para calcular el costo de las mercancas

vendidas. El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico,

porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema peridico

es generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario que

tienen un costo unitario bajo.

1.5 Mtodos de evaluacin de inventario

La determinacin del costo por unidad del inventario es fcil cuando

el costo unitario permanece constante durante el perodo, pero el costo

unitario por lo general cambia. Para calcular el costo del inventario

disponible, el contador debe tener algunos medios para asignar el costo del

negocio a cada artculo vendido.

Mtodo de identificacin especfico:

La identificacin especfica es el mtodo ms simple, pero a la vez es

aquel que demanda ms tiempo para determinar el costo de los materiales y

el costo del inventario final. Este mtodo mantiene un registro del precio de

compra de cada unidad especfica y de la cantidad de unidades especficas

 11

usadas. El costo de los materiales usados se calcula multiplicando la

cantidad usada por el precio especfico de cada material.

La aplicacin prctica de este mtodo, es muy complicada, ya que el

mismo requiere un manejo individual para cada rengln, por lo que resulta

casi incosteable en las empresas que tienen gran cantidad de artculos de

poco precio y comprados en diferentes pocas a distintos precios. El

mtodo de identificacin especfica es el ms apropiado para inventarios de

artculos de precios altos y bajo volumen. Este es el nico mtodo que

utiliza paralelo exacto del flujo fsico de la mercanca.

Mtodo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS):

Este mtodo se basa en que los costos deben cargarse contra el

ingreso en el orden en que se incurren. De esta forma, los inventarios

estarn valorados a los costos ms recientes.

El mtodo PEPS parte de que las primeras unidades de productos que

se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economa

inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancas o productos

vendidos se determinan con base en los precios ms antiguos y, en

consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente ms altas,

 12

aunque los inventarios no vendidos queden registrados en el balance a los

precios ms prximos o actuales.

Mtodos ltimas entradas, primeras salidas (UEPS)

Este mtodo tambin depende de los costos por compra de un

inventario en particular. En UEPS los ltimos costos que entran al

inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas

vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos, aquellos del inventario

inicial y las compras primeras del perodo en el final; para valorar el

inventario final, el contador se vale del costo aplicable a las compras del

ejercicio corriente, solo en el caso de que el inventario final tenga ms

unidades que el inventario inicial.

Las unidades vendidas son aquellas adquiridas ms recientemente.

Por consiguiente, se supone que el inventario restante consta de las

primeras compras, UEPS se encuentra entre los mtodos de uso ms

generalizado para determinar el costo de los bienes vendidos y valorar el

inventario. (Aguirre, J., 2005, p.116).

 13

Como el nombre lo indica se supone que la mercanca comprada ms

recientemente (la ltima en entrar) es la primera que se vende. El mtodo

UEPS utiliza costos de compra reales, en lugar de un costo promedio.

El mtodo UEPS es uno de los supuestos de flujo ms interesantes y

controvertidos. El supuesto bsico en el mtodo UEPS es que las unidades

compradas ms recientemente se venden primero y que las unidades ms

antiguas permanecen en inventario. El mtodo UEPS tiene limitacin

significativa.

Mtodo promedio:

Cuando un inventario se compone de muchos materiales pequeos y

homogneos es lgico suponer que los materiales utilizados y en existencia

sean una mezcla de todos los materiales disponibles para uso, segn este

mtodo los precios de las unidades del inventario inicial y de cada compra

influyen en el costo final de acuerdo con su volumen. Hay dos mtodos

para calcular el costo promedio, los cuales se muestran a continuacin.

1.6 Control interno de los inventarios

 14

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los

inventarios representan una parte importante del desempeo de una

empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado

de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia

al conjunto de procedimientos de verificacin automtica que se producen

por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o

centros operativos. El control interno es de importancia para

la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que

tanto son confiables sus estados contables, frente a los

fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y

todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa

con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los

datos contables.

El objeto primordial del control interno, es el de ayudar a

la administracion a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un

enfoque de excelencia en la prestacion de sus servicios.

 15

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la

organizacin con el fin de:

Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso

ineficiente.

Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de

la contabilidad y de las operaciones financieras.

Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de

la entidad.

Evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y

funcionales de la entidad.

El control del inventario es uno de los aspectos de

la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces

atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o

sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. El objetivo principal
 16

del presente trabajo es proporcionar informacin sobre el control de

inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que

permita llevar a cabo laplaneacin y la maximizacin de utilidades.

 17

2.1 Concepto de costos

El trmino costo hace referencia al desembolso de efectivo que se

realiza con el fin de producir un bien o la prestacin de un servicio, de no

ser alcanzado el propsito, la empresa tendra una prdida, por lo cual es de

suma importancia medir la cantidad monetaria que se invierte.

Los costos representan los recursos econmicos que han sido,

deben o deberan sacrificarse en el desarrollo de las actividades necesarias

para alcanzar un objetivo, independientemente de la forma de medicin de

los mismos. (Cuervo, J., 2008, p.103).

Se puede adquirir un insumo mediante una erogacin de efectivo, sin

embargo mientras este insumo no sea incorporado al producto o servicio

que se genera y luego es vendido, no constituye un costo. Existen bienes

que se compran y se utilizan en el sistema productivo, pero no se integran

al producto, slo se denomina como un desembolso.

Los costos comprenden los siguientes objetivos:

 18

Proporcionar informes relativos a los beneficios y evaluacin del

inventario (estado de resultados y balance general).

Ofrecer informacin para el control administrativo de las

operaciones y actividades de la organizacin (informes de control).

Facilitar datos a la administracin para fundamentar la planeacin y

la toma de decisiones (anlisis y estudios especiales).

Sirven de base para fijar precios de ventas y establecer polticas de

comercializacin.

Investigar sobre costos es una de las mejores inversiones en

informacin que las empresas pueden realizar, ya que el xito de una

organizacin se fundamenta en saber planear y controlar sus actividades

econmicas para obtener mayor flujo de efectivo, seguridad y rentabilidad.

2.2 Costos operacionales en las empresas

Todo proceso productivo est constituido de varias etapas, a travs

de las cuales, los componentes que intervienen en el mismo sufren

continuas transformaciones y adiciones provenientes de los diferentes

 19

departamentos de la empresa, que lo perfeccionan hasta convertirse el

producto final, listo para la comercializacin.

Los costos operacionales se definen como el dinero que una empresa

u organizacin desembolsa por concepto de desarrollo de las diferentes

actividades que despliega, es decir, son los que una empresa destinar para

mantener sus actividades econmicas. Estos estn compuestos por los

materiales de consumo, gastos de capacitacin, promocin, renta de local,

seguros de salud, impuestos y pago de nmina.

La eliminacin total de los costos operativos en las empresas

resultara una falacia, ya que para producir un bien o servicio es inevitable

incurrir en costos y gastos como materiales, materia prima y

mantenimiento de equipos, siendo ste ltimo uno de los de mayor

incidencia en los sistemas de costeo.

La determinacin de estos costos reviste gran importancia para la

administracin, ya que permite determinar los gastos de las actividades y

la ganancia de la empresa, evaluar y calcular los inventarios en proceso y

 20

produccin terminada, establecer los listados de precios, controlar los

insumos en el proceso de produccin y tomar decisiones para nuevas

alternativas de produccin y ventas.

Para fines de evaluacin, los costos operativos relevantes son los

incrementales, que resultan de un aumento en las actividades u

operaciones de la empresa, tales como: la introduccin de un nuevo

producto o servicio, restructuracin de la planta, reingeniera, entre otros.

Tambin se conoce como costo incremental al aumento que experimentan

los costos al pasar una alternativa a otra.

2.3 Definicin de costo estndar

Consiste en la cantidad que, segn la empresa, debera costar un

producto o servicio en condiciones de eficiencia. Resultan tiles ya que

permiten a la empresa planear, asignar responsabilidades, polticas y

mtodos de evaluacin del sistema financiero; stos no solo sirven de

referencia, sino tambin como gua de trabajo.

 21

La gerencia puede usar los costos estndares para determinar

mtodos de trabajo, analizar el rendimiento, medir resultados y delegar

funciones. Son considerados auxiliares en las proyecciones administrativas

y suministran un marco de referencia en el sistema de gestin de costos.

Las cifras estndar favorecen la preparacin de presupuestos financieros,

pronsticos de produccin, planes de ventas, et al.

Los costos estndares se dividen en los grupos: costos estndares

circulantes y bsicos. Los primeros hacen alusin a la cantidad de dinero

que debera representar los costos en circunstancias preponderantes,

mientras que los bsicos sirven slo como referencia y medida, con los

cuales pueden compararse los resultados reales.

Los objetivos del costo estndar son:

Permiten informacin oportuna.

Facilitan la elaboracin de presupuestos.

Influyen en la estandarizacin de los procedimientos productivos.

Sirven para conocer de manera anticipada las posibles utilidades que

se obtendrn por un determinado volumen de ventas.

 22

2.4 Nociones de costos directos e indirectos

Los costos se clasifican muy a menudo en directos e indirectos. Sin

embargo, estos trminos no tienen ningn significado si primero no se

encuentran identificados con el segmento de la organizacin al que se van

a relacionar, dicho segmento puede ser una lnea de producto, una

actividad, un proceso u otra parte de la empresa.

Un costo puede considerarse directo o indirecto segn la capacidad

que tenga la gerencia para asociarlo en forma especfica a un departamento

u operacin dentro de la empresa, todo depender del rea donde se

encuentre el individuo que lo analice, ya que lo que implica costo directo

en el departamento de produccin no resulta lo mismo en el de ventas o

viceversa.

Costos directos: se refieren a aquellos costos que pueden ser

medidos de forma directa y razonable. Asignarse a una actividad

productiva o de trabajo especfico, entre los cuales se encuentran los costos

de mano de obra y materiales que pueden asociarse de manera evidente con

las actividades productivas, de servicio o de construccin.

 23

Costos indirectos: implican los costos que resultan difciles de

atribuir o asignar a un proceso de produccin especfico. Este concepto se

enfoca por lo general a los tipos de costos cuya asignacin directa a un

producto en particular resultara demasiado complejo. Resulta necesario

asignarlos por medio de una formula dada que se aplica a las actividades

laborales.

2.5 Generalidades de costos fijos y variables

Con frecuencia se observa en las empresas, que la variable de

importancia fundamental de un proyecto, son las utilidades, las cuales

dependern, entre otros aspectos, de la cantidad de los artculos

elaborados. Se hace necesario determinar el equilibrio de la produccin, el

cual viene dado por el anlisis de los costos fijos y variables.

Los costos fijos consisten en una erogacin de efectivo que

permanece constante dentro de un perodo determinado, independientes de

las fluctuaciones en el volumen de produccin, razn por la que son tan

importantes en la estructura financiera de cualquier entidad. Representan

 24

un verdadero problema para las empresas, sobre todo cuando sus ingresos o

productividad disminuyen, ya que en cualquier caso, debern seguir

asumindolos.

Cuando estos costos se mantienen elevados en un perodo de

produccin baja la organizacin puede presentar prdidas, por tal motivo

las compaas cada da buscan mayor flexibilidad laboral, reduccin de

gastos de servicios y otros que les permita disminuir la proporcin de los

mismos, as como adaptarse mejor a las variaciones en las operaciones.

Los costos variables cambian en relacin directa a una actividad o un

volumen de fabricacin y ventas dado, es decir, varan en forma

proporcional a las fluctuaciones del proceso productivo de un perodo.

Permiten maximizar las utilidades de la empresa, puesto que slo se

incurrir en ellos cuando la produccin lo requiera.

La empresa a travs de un anlisis minucioso de los costos variables,

puede determinar las reas crticas que afectan al sistema de costeo. Se

caracterizan porque pueden ser controlados a corto plazo, se modifican por

 25

decisiones administrativas y no vienen dados en funcin del tiempo, sino

por magnitud de la produccin. Los costos variables estn constituidos por

la materia prima, mano de obra directa y materiales directos.

2.6 Costos: enfoque ABC

El costo basado en las actividades surge a mediados de los 80s,

fueron sus precursores Robin Cooper y Robert Kaplan, quienes

determinaron que el costo de los productos deba comprender los gastos de

materia prima y de las operaciones necesarias para elaborarlos y

comercializarlos, lo cual permitira a las empresas tener una visin de cotos

por actividad.

En la determinacin de los costos basados en las actividades, los

sistemas que se fundamentan en la premisa de que los productos requieren

que una empresa ejecute determinadas actividades y que tales actividades

exijan a su vez que la organizacin incurra en costos que la sustenten. Este

enfoque se basa en los costos de las operaciones y no del producto final.

(Cuervo, J., 2008, p. 106)

 26

El enfoque ABC se basa en asignar costos a los productos basados en

las operaciones que los generan, constan de un proceso de dos etapas. Los

costos indirectos de cada seccin se vinculan con las actividades que los

han causado. Se determina un inductor, que relacione el costo con su

objeto.

El sistema ABC beneficia a la empresa, ya que proporciona

informacin sobre las causas que componen cada actividad y el

anlisis de cmo se realizan las tareas, adems de que permite tener

una visin real de la empresa. Un conocimiento estricto del origen del

costo permite a la institucin irrumpirlo desde sus races.

2.6.1 Etapas de asignacin de costos en el modelo ABC

El proceso de establecer los costos mediante este enfoque se divide

en dos grandes fases: asignar los costos a las actividades que pertenecen a

los distintos centros y establecer a los productos los costos de las

actividades, previamente evaluadas.

 27

En la primera fase se localizan los gastos indirectos respecto al

producto en cada uno de los departamentos que se encuentra dividida la

empresa, luego se identifican y clasifican cada una de las operaciones del

proceso de produccin, ms adelante se determinan los generadores de

costos que resulten ms fcil de medir e identificar.

Seguido se distribuyen los costos entre las distintas actividades que

lo han generado, se hace imprescindible disponer de la informaciones

necesarias para llevarlo a cabo. La ltima etapa de esta fase consiste en

calcular el costo de los inductores de los mismos, lo cual implica dividir los

costos totales de cada actividad entre la cantidad de generadores.

En la segunda fase se determina cul ha sido el consumo del

producto en cada actividad del proceso transformacin, tomando en cuenta

el aporte de dicha operacin a la conformacin del artculo. A continuacin

se determinan los costos de mano de obra y materiales directos que

intervienen en la fabricacin de los productos.

 28

La gestin de costos por actividades, constituye una forma de dirigir

una empresa apoyndose en los procesos, que a su vez se componen de una

secuencia de tareas enfocadas en agregarle valor a la materia prima con el

fin de obtener un producto o servicio que cumpla con las exigencias del

cliente.

2.7 Costos de adquisicin

El costo de adquisicin se encuentra relacionado con la compra o

fabricacin de los lotes solicitados.

Incluye el precio de compra y dems erogaciones necesarias, como

fletes, seguros, honorarios del despachante de aduana, trmites de registro

en el caso de bienes cuyo dominio debe inscribirse, costo de la funcin de

compras, la construccin de plataformas, el montaje, la puesta a punto, los

ensayos de puesta en marcha y el entrenamiento del personal

Las normas contables profesionales vigentes disponen que para

determinar el costo de adquisicin se debe considerar el precio que debe

 29

pagarse al contado. Por lo tanto, toda diferencia con dicho precio ser

reconocida como componente financiero implcito y el descuento por

pronto pago que se obtuviera significar una reduccin del cargo

financiero.

2.8 Posesin del inventario

La posesin del inventario origina una serie de gastos, algunos de

ellos aparentemente poco significativos, quiz debido a ello, el costo de

posesin del inventario haya sido siempre no muy conocido y a veces hasta

olvidado por los analistas. Entre los conceptos de costo que son motivados

por la posesin del inventario se citan los siguientes:

Alquiler de las bodegas: todo inventario necesita un lugar adecuado

para protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada, el costo por este

concepto debe aplicrsele al inventario correspondiente.

Costo de almacenamiento: cuando se reciben los artculos en las

bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas veces

 30

hasta se hace necesario utilizar equipo especial como montacargas o gras

para movilizarlos y colocarlos en un lugar apropiado.

Costo de conservacin del inventario: existen productos que

necesitan cuidados especiales para que no se deterioren mientras se en-

cuentren en las bodegas, como por ejemplo: refrigeracin, calor, engrasado

y lubricacin.

Obsolescencia: este costo es difcil de estimar con precisin, reviste

gran importancia cuando se trata de artculos que pasan de moda con

mucha facilidad. La competencia y el desarrollo tecnolgico hacen que

frecuentemente aparezcan en el mercado productos nuevos con ventajas

adicionales en relacin a los existentes en el mercado. Esto origina una

devaluacin por obsolescencia en cierto tipo de inventario.

Seguros: es necesario proteger los inventarios por daos que puedan

sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente, debido

a lo cual, hay que pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado

de las existencias.
 31

Inmovilizacin financiera: los fondos que se usan para financiar la

inversin en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso, si se trata

de fondos propios a la inmovilizacin financiera por este concepto hay que

asignarle un costo - costo de oportunidad - ya que esos re cursos se podran

haber desplazado en otras inversiones que produzcan cierta rentabilidad

con un menor riesgo, tales como - bonos, acciones u otros valores.

2.9 Ruptura de stock

Los costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de

costos por la falta de existencias, stos no sern absorbidos por la

produccin en proceso, sino que irn a parar directamente al estado de

resultados.

Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

Disminucin del ingreso por ventas: la no integridad contable por

falta de referencias en un pedido realizado, supone una reduccin de los

ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de

facturacin, como por la prdida absoluta de la prdida.

 32

Incremento de los gastos del servicio: se incluyen las penalizaciones

contractuales por retrasos de abastecimiento, proceso de produccin y

falsos fletes.

La valoracin de estos costos de ruptura es difcil y poco frecuente,

solo es posible si la empresa esta provista de un eficiente sistema de

gestin de la calidad, en general el gestor de inventarios deber

conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estndar. En literatura

especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos

por ventas, pero esto es tambin tentativo.

 33

3.1 Ferretera Comercial Almonte Rodrguez: antecedentes

La familia Almonte Rodrguez, nativa de Mao, era la propietaria de

un colmadn ubicado en un terreno su propiedad. Este colmadn fue

establecido por el seor Miguel Almonte Rodrguez (padre).

Antes de morir el seor Ramn entreg el negocio a su hijo Daniel

Almonte Rodrguez para compartir beneficios y que se encargara de la

administracin general. Dos aos despus Ramn Almonte Rodrguez

falleci y su parte del negocio qued como herencia para sus hijos.

Un ao despus de la muerte de su padre el seor Daniel Almonte

Rodrguez (administrador general del colmadn) tuvo la idea de comprar

un camin que le estaban vendiendo de oportunidad y analizando varias

opiniones de amigos que le haban manifestado la rentabilidad que ofrece

el transporte de materiales de construccin decidi utilizar aquel camin en

dicho negocio.
 34

Esta actividad comenz a rendir sus frutos, tanto as, que al cabo de

seis meses decidi cambiar el camin por otro totalmente nuevo y con

mayor capacidad de carga.

Luego de la inversin que hiciera el seor Daniel Almonte

Rodrguez, el negocio se mantuvo rindiendo notables beneficios. Entonces,

surge en este empresario un proyecto mucho ms ambicioso y que requera

un gran capital de inversin; la Ferretera Comercial Almonte Rodrguez.

Despus de consultar su idea con varios de sus hermanos y encontrar

opiniones tanto en contra como a favor, pudo logar el consentimiento de

todos y crear as un pequeo centro ferretero en un terreno anexo al

colmadn. El 60% de esta inversin fue hecha por sus hermanos y el 40%

de su propio capital. Esta pequea empresa tuvo un crecimiento

impresionante en el primer ao de servicios y fue extendiendo sus ventas a

ms localidades de Mao.

En sus inicios la Ferretera Comercial Almonte Rodrguez contaba

con 6 empleados, dos camiones, un chofer y un ayudante, un encargado de

 35

ventas y otro trabajador que atenda y despachaba a los clientes. El seor

Daniel Almonte Rodrguez se encargaba de la administracin general. Hoy

en da la empresa cuenta con tres camiones, un chofer y dos ayudantes cada

uno, 3 trabajadores en ventas, un administrador general, un encargado de

compras y un asesor en contabilidad, en total 7 empleados.

La inversin inicial en equipos de transporte, planta fsica,

equipamiento del local y capital de trabajo hecha por los inversionistas

estuvo alrededor de los RD$5,000,000.00 (cinco millones de pesos). Segn

el seor Jos Almonte uno de los acreedores de la empresa este capital fue

recuperado en un tiempo aproximado de 1 ao y medio de servicios.

Se han realizado nuevas inversiones en el transcurso de los aos en

nuevos equipos de transporte, ampliacin del local y terrenos para

almacenar materiales. Ferretera Comercial Almonte Rodrguez es una

empresa constituida legalmente y lleva sus servicios a todo el municipio de

Mao.
 36

A partir de entonces, el crecimiento de la empresa fue constante,

basado en la labor incansable de sus fundadores. La venta de materiales

especiales de construccin y abarcando una zona de electrodomstico para

el hogar fue fundamental y dio auge al crecimiento econmico del

municipio de Mao. Con los aos este negocio nacido sobre las

expectativas de aceptacin de la comunidad logr posicionarse como una

empresa cuya estrategia se oriento hacia el servicio del personal y la

calidad de los productos ofertados.

3.2 Misin, visin y valores

Misin:

Ser una empresa que trabaja para brindar a sus clientes la mayor

diversidad en materiales de construccin y de ferretera en general, bajo

premisas de precio, calidad y servicio acorde a las exigencias del mercado,

comprometidos con la capacitacin constante de su recurso humano, para

que ste sea altamente calificado, productivo y comprometido a mantener

la preferencia y satisfaccin de sus clientes; con la finalidad de generar un

crecimiento rentable, en beneficio de todos que permita mantener y mejorar

cada da la calidad y servicio prestado.

 37

Visin:

Ser la tienda lder en la venta, distribucin de materiales de

construccin, ferretera en general y dems productos para el hogar, entre

otros; dirigida a atender y contribuir con el desarrollo urbanstico e

industrial de Mao.

Mantener la presencia en los ms altos niveles competitivos en el

mercado local, con los restantes y variados artculos de nuestro inventario.

Ser lder en atencin y servicio al cliente, con el fin de atender las

necesidades del mercado.

Valores:

Compromiso: estar siempre dispuesto a dar lo mejo de cada que se

realiza, es decir, participar de manera activa con la organizacin para el

cumplimiento de los objetivos.

Servicio: responder de manera oportuna a la necesidad de los clientes

internos y externos para as propiciar una relacin continua y duradera.

 38

Calidad: buscar la perfeccin en su trabajo, bajo el procedimiento

adecuado para satisfacer las necesidades del cliente.

Honestidad: en el trato tico y profesional hacia los clientes, agentes,

compaeros, a la comunidad en general en quienes se enfocan todos los

servicios.

Desarrollo: fomentar el inters por la preparacin y la actualizacin

personal y promover el desarrollo de todos colaboradores intermediarios.

Respeto: valorar a las personas que colaboran de acuerdo a su

capacidad; brindndole un buen trato a las personas con la que se tiene una

buena relacin.

Flexibilidad: tener una gran disposicin al cambio y a la innovacin

para asegurar una posicin de liderazgo en el mercado nacional. La

flexibilidad es la fortaleza de la base del crecimiento.

 39

Competitividad: en el esfuerzo, entusiasmo y la lealtad del personal

est la ventaja ms competitiva.

3.3 Estructura organizacional

Gerencia

Administracin
General

Encargado de Compra
Control de inventario

Encargado de Ventas Distribucin y Despacho

Contabilidad General

Fuente: Ferretera Comercial Almonte Rodrguez

 40

Descripcin del puesto:

Gerente: encargado de coordinar las funciones de los dems

departamentos de la empresa para que el trabajo fluya de manera eficiente,

organizada y en armona. Se encarga del planteamiento y de las metas

internas a corto y largo plazo.

Administrador general: controla las funciones de las reas que

realizan las funciones de servicio y produccin de bienes de la empresa.

Garantizar una buena relacin de la empresa con los clientes y

gestionar un buen servicio.

Promover el crecimiento de la demanda de la empresa.

Garantizar el cumplimiento de normas establecidas y crear otras si es

necesario.

Encargado de compras: encargado de la adquisicin de todo lo que se

requiere en la empresa para llevar su servicio. As como atender a los

vendedores que mercadean diferentes productos ferreteros. Es el

responsable de mantener un buen control de inventario.

 41

Encargado de ventas: este es el encargado de llevar un buen servicio

al cliente. Su funcin es vital para la empresa debido a que tiene la

responsabilidad de coordinar y distribuir los pedidos y manejar el personal

en el departamento de ventas.

Contabilidad general: contratada por la empresa para dar asesora

especializada en todo lo referente a la contabilidad de la misma.

3.4 Productos

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez, reconoce que ha

alcanzado una mayor aceptacin en la comunidad de Mao gracias a la

diversidad de artculos y los servicios que ofrece. Reconoce que un

servicio con calidad tiene xito cuando hay una combinacin de retribucin

y fe por parte de la empresa, la confianza de sus empleados lleva a la

lealtad y a la excelencia en el servicio.

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez tiene a disposicin para

todo el municipio de Mao, todo tipo de artculo ferretero en el rea de

plomera, electricidad, equipos domsticos y otros, entre los mismos se

encuentran:
 42

Arena gruesa.

Arena fina o de paete.

Gravas.

Cemento gris.

Cemento blanco.

Varillas de 3/8 pulgada, pulgada y 1 pulgada.

Block calado.

Block de 4 pulgadas, 6 pulgadas y 8 pulgadas.

Zinc largo y corto.

Malla ciclnica de 5 y 6 pies.

Tela metlica de 3 pies, 4 pies, 5 pies y 6 pies.

Pinturas Popular, Tropical y Tucan de todo tipo de colores.

Tinacos de diferentes tamaos y marcas.

Gran variedad de cermicas.

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez, adems de los

productos antes mencionado tiene a disposicin de su clientela

herramientas, objetos y utensilios de metal, como clavos, tornillos,

alambre, cerradura suministros para trabajos de carpintera y herrera,

pinturas entre otros.

 43

3.5 Ferretera Comercial Almonte Rodrguez: mano de obra

Cuenta con un personal calificado, la que se empea en el esfuerzo

de sus labores, donde se le facilita al empleado la oportunidad de cursos,

talleres, entrenamientos, con lo que pueden crear conciencia acerca de lo

que tiene que hacer fuera y dentro de la empresa.

La organizacin tiene como propsito de desarrollar en sus

empleados sentimientos de satisfaccin e identificacin con la empresa, por

medio de diferentes incentivos, servicio de salud, prestaciones laborales y

prestamos a los empleados.

De acuerdo con las informaciones ofrecidas, se observa que

Ferretera Comercial Almonte Rodrguez laboran 7 empleados, quienes

trabajan de manera indirecta en la recepcin de las mercancas de cada

departamento, despacho a clientes y organizacin de los departamentos.

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez posee el 100% de sus

empleados de manera fija, ya que todos ellos se encuentran en las

 44

instalaciones bajo un contrato, lo cual puede estar determinado como

empleados semanales o quincenales.

3.5 Poltica de calidad de la empresa

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez ha adoptado como

compromiso las siguientes polticas de calidad en las dependencias que

comercializan los productos a nivel municipal en Mao.

Dentro de las normas de calidad estn las siguientes:

Cubrir y mantener soluciones especficas a problemas y necesidades

del cliente acorde con el prestigio de la empresa, con oportunidad,

puntualidad y atencin personalizado.

Usar diversos recursos para mantener un nivel competitivo.

Desarrollar competencia con el personal, crear un ambiente de

trabajo que permita el progreso profesional alineado con la visin.

 45

Asegurar el desarrollo sostenible de Ferretera Comercial Almonte

Rodrguez a travs de la comunicacin e informacin permanente entre el

sistema de gestin de la calidad y los accionistas.

En tal sentido se persiguen los siguientes objetivos:

Satisfaccin del cliente.

Productividad.

Puntualidad al distribuir la mercanca.

Ambiente laboral.

Desarrollo de competencia laboral.

Diseo de ms servicio y mejores de los actuales.

Dentro de las polticas de calidad de la Ferretera Comercial Almonte

Rodrguez, se encuentra que busca cada da mejorar la calidad de sus

servicios con el fin de brindarles a los clientes una satisfaccin completa.

Mejorar la calidad cada da con nuevas tcnicas y equipos, se dice

cumplir con las exigencias establecidas por la empresa de forma tal, que

transcurra un ambiente laboral satisfactorio, es decir, que debe de haber una

 46

buena comunicacin entre la gerencia y los operarios para que las normas

de calidad se cumplan de acuerdo a las exigencias del cliente.

3.6 Descripcin de puestos relacionado con el control de inventario

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez cuenta con un

departamento de compras, el cual se rene cada tres meses con el

departamento de control de inventarios para verificar la existencia de los

productos y a su vez determinar el tamao de los pedidos.

El personal administrativo se rene con el departamento de ventas

para tener conocimiento de los productos ms buscados por los clientes y

evaluar los que podran tener xito en el mercado.

Luego de analizar las propuestas de los departamentos de ventas y

control de inventarios, el representante de compras enva una orden de

compras al proveedor.
 47

4.1 Anlisis FODA

Fortalezas: la ferretera est ubicada en el centro de la ciudad de

Mao y ha mantenido una demanda creciente desde sus inicios, la misma

tiene buena relacin con los proveedores y clientes a los que han brindado

su servicio desde su fundacin, tiene bajo ndice de prdidas en los

productos. - Stock de mercanca para satisfacer cualquier tipo de demanda.

Oportunidades: existe un crecimiento del sector comercial y por

consiguiente del sector construccin en localidades cercanas a la empresa,

bajo grado de obsolescencia de los productos comercializados

Debilidades: falta de informacin para la correcta administracin

del negocio, falta de polticas, procesos y controles internos que permitan

el mejor funcionamiento y crecimiento del negocio. Dificultad de

implementacin de un control interno adecuado al negocio por tratarse de

una pequea empresa familiar.

 48

Amenazas: la principal amenaza que presenta la empresa en lo que

concierne al mercado local es el incumplimiento de la regulacin fiscal y

contable pueden ocasionar clausura del negocio.

4.2 Anlisis e interpretacin de los datos obtenidos en el cuestionario

Para la investigacin propuesta, se aplic un cuestionario al gerente,

que funge adems como planificador y encargado de almacn, con el

propsito de profundizar en el sistema del manejo de los inventarios en

proceso.

La contabilidad registra el sistema de costos de forma integral.

Se registra el sistema de costos de forma integral, no obstante,

ocurren algunas fallas, las cuales no pueden afectar el sistema, stas se

comportan de dos maneras:

- La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a

un nivel razonable de exactitud.

 49

- La incapacidad de proporcionar retro-informacin til para la

administracin de la empresa a los efectos del control de las operaciones.

El tiempo que se realizan los inventarios fsicos de las mercancas en

la ferretera comercial Almonte Rodrguez es cada ao.

Son conservadas para llevar un ordenamiento de todas las

mercancas de la ferretera.

En la Ferretera Comercial Almonte Rodrguez, no se ha establecido

el sistema de doble revisin de las anotaciones en el inventario, tambin en

lo referente a cantidades.

Los medios que utiliza la empresa es por conteo y codificacin de las

mercancas pueden ser enumeradas.

Las mercancas se almacenan de manera ordenada clasificando los

materiales segn sus caractersticas tales como, los materiales peligrosos,

materias primas, entre otros.

 50

El departamento de inventario depende directamente del jefe de

almacn.

a) funcin principal

Realizar las labores de control y registro de acuerdo a su

especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos,

alimentos, herramientas, mercaderas, insumos de telecomunicaciones y

otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, de su almacenamiento,

as como verificar y tramitar la documentacin para el reabastecimiento

oportuno en los almacenes, de acuerdo a las rdenes del jefe de confianza o

de los auxiliares de jefe que son asignados por el mismo.

Todo lo anterior, utilizando las herramientas, equipos de cmputo,

sistemas y/o medios actuales y futuros que le sean proporcionados para la

realizacin de las funciones y actividades principales de su categora.

b) Actividades principales

- Controlar y registrar las entradas y salidas de materiales, equipos,

productos, alimentos, herramientas, mercaderas, insumos de

 51

telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la

empresa, de acuerdo a lo establecido por la empresa para cotejar

existencias.

- Verificar que los materiales, equipos, productos, alimentos,

herramientas, mercaderas, insumos de telecomunicaciones y otros

bienes propiedad o en custodia de la empresa, estn debidamente

almacenados para su localizacin y distribucin adecuada.

- Realizar, trasmitir, expedir y verificara reportes y documentos

propios de su especialidad, para el reabastecimiento de materiales,

equipos, productos, alimentos, herramientas, mercaderas, insumos

de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la

empresa.

- Solicitar y tramitar los medios o elementos necesarios para carga y

descarga de materiales, equipos, productos, alimentos, herramientas,

mercaderas, insumos de telecomunicaciones y otros bienes

propiedad o en custodia de la empresa, para el almacn.

 52

- Realizar labores de categoras inferiores.

- Realizar el armado y desarmado de equipo para almacenamiento

- Realizar las actividades necesarias para la toma de inventarios y

auditorias.

En la ferretera Comercial Almonte Rodrguez existe varios pasos a

seguir para el ordenamiento de las mercancas

- Verificar los productos de su preferencia y ponerlos a la

disponibilidad de los clientes.

- Escoger el artculo de las diferentes categoras de productos.

Las reas con las cuales cuenta el almacn y que slo tienen acceso

los empleados son:

Recepcin.

Almacenamiento.

Entrega.
 53

Existe un encargado de almacn quien conoce las cantidades de

mercancas que haya almacenado, quien supervisa cuando sale una

mercanca.

La Ferretera Comercial Almonte Rodrguez lleva un control en las

notas de salidas, son notas que se hacen al salir la mercanca del almacn,

deben incluir todas las observaciones necesarias del producto para as

contar con algn respaldo si sucede algn incidente.

4.3 Caractersticas de los inventarios

La empresa Ferretera Comercial Almonte Rodrguez, para la

administracin de sus inventarios cuenta con un sistema de informacin

que integra su almacn, compras y ventas.

Recepcin:

El suplidor recibe la solicitud, la cual tiene un plazo de 4 semanas

para la entrega de los artculos. Siendo recibida por el encargado del

almacn y sus auxiliares.

 54

Almacenamiento:

Los artculos son trasladados al rea de materia prima, donde se

mantiene un inventario de las diferentes marcas. Estas son recogidas por

una poltica de inventario de 3 a 6 meses. La mercanca se organiza en

anaqueles por suplidor.

Movimiento:

Entradas: el rea de materia prima recibe todos los artculos de los

suplidores. Para la entrada de la mercanca al almacn de materia prima, se

utiliza una factura que le entrega el suplidor o un formato de control de

entrada de mercanca, luego, el encargado tiene 72 horas para registrar lo

recibido.

Despus de este registro el encargado procede a llenar un parmetro,

para entregarlo encargado de almacn, el cual por poltica tiene 24 horas

para la inspeccin y si la mercanca no cumple con los estndares debe ser

devuelta al suplidor.
 55

El proceso de devoluciones, consiste en que el auditor de calidad de

los materiales, para lo cual se llena un formato para envirselo al

negociador y al encargado de materia prima. Para que el negociador le

informe al suplidor sobre la deficiencia del producto, luego el encargado

procede a realizar el registro en el sistema para llevar un control de

evaluacin del suplidor.

Salidas: el proceso comienza con el pedido del cliente en el rea de

servicio al cliente. Ms tarde el personal de materia prima comienza a sacar

los materiales requeridos utilizando el formato control de pedido.

Antes de enviar esta mercanca a servicio al cliente, el encargado de

almacn debe digitar esta mercanca por el sistema y despus procede a

llevarla a su destino.

4.4 Costos asociados al sistema de inventarios de la empresa

De los costos ms utilizados es el mantenimiento de mercanca en el

inventario, es decir, el mantener durante un tiempo artculos en el almacn,

 56

porque a este se le agregan otros costos tales como seguro, mano de obra,

luz, entre otros. Del total de los que llenaron el cuestionario, un 90%

correspondieron con este costo, porque la mayora de los establecimientos

necesitan grandes cantidades de artculos para satisfacer las necesidades de

los clientes.

Mientras que existe un 3% que antepona que este costo puede ser

reducido en muchos casos minimizando la mano de obra de los almacenes,

porque como el sistema de inventario ha regularizado los pedidos, la

mercanca no llegar con la frecuencia necesaria para tener una cantidad de

personal ociosa.

Entre las medidas que estn adoptando para la reduccin del costo de

los inventarios una de las ms reciente es el establecimiento de 4 das

especficos para realizar los pedidos y recibir la mercanca. Un 60% de los

encuestados est de acuerdo con esta medida, porque permite que la

mercanca permanezca poco tiempo en el almacn. En contra posicin esta

el 40% que sustenta que esta medida reduce las ventas, porque al agotarse

la mercanca las personas tienen que esperar mucho tiempo para el prximo

pedido y entrega de la mercanca.

 57

4.5 Mejoras propuestas para la reduccin de los costos

De acuerdo al estudio realizado en la empresa, las mejoras que se

pueden realizar para la reduccin de los costos de la entidad bajo estudio,

son las siguientes:

Sistema de costeo basado en actividades (ABC), permite a la

empresa asignar costos a las distintas actividades que se ejecutan mediante

el sistema de inventario. Resulta necesario disgregar el costo total entre las

diferentes operaciones productivas de la organizacin, diferente al sistema

tradicional donde se designa un costo general al artculo.

El enfoque ABC le garantiza a la empresa identificar las tareas que

generan mayores costos en el proceso inventario para de esta forma saber

que medidas tomar.

Otra medida que la empresa podra implementar se basa en el

mejoramiento continuo de las actividades del almacn, a travs de la

eliminacin de mudas y operaciones innecesarias, reduccin de uso

 58

excesivo de los recursos e informar a los colaboradores sobre el costo que

implica cada tarea que desarrollan en la entidad.

Las medidas expresadas con anterioridad hacen referencia al sistema

de costeo Kaizen, el cual es una de las tcnicas de reduccin de costos ms

efectiva a largo plazo, puesto que la misma se enfoca en el mejoramiento

de la calidad, productividad, reduccin de inventarios y acortar el tiempo

del montaje del evento.

En una organizacin resulta vital una gestin estratgica de costos,

donde sta se enfoque en tomar decisiones certeras de acuerdo a las

circunstancias que lo requiera. Para la empresa se hace imprescindible que

la administracin maneje de forma eficiente los costos de inventarios.

El control administrativo eficaz toma en cuenta las proyecciones de

la demanda para formular planes y presupuestos sobre los costos de los

inventarios, con el fin de evitar los imprevistos que podran generar gastos

innecesarios.
 59

CONCLUSIONES
 60

Al culminar esta investigacin sobre evaluacin del sistema de

inventarios para la reduccin de costos de la Ferretera Comercial Almonte

Rodrguez se ha podido llegar a las siguientes conclusiones:

La empresa tiene debilidades en el conteo fsico y terico, debido

que los artculos no se encuentran con descripcin, cdigo, lote y

estandarizacin. Tomando ms tiempo la empresa para la realizacin de su

conteo.

Se pudo notar que cuando van al sistema a digitar los materiales,

poseen bastante lote en el sistema, de igual manera hace que la digitacin

sea ms prolongada en el rea de almacn.

La estructura fsica tiene ciertas deficiencias, porque los empleados

deben realizar bastante fuerza para transportar los productos al rea de

produccin y los mismos pueden lesionarse o tener un accidente

ocupacional dentro de las instalaciones de la empresa.

 61

Se pudo observar que la empresa almacena grandes cantidades de

productos que no se utilizan para la produccin por deficiencia de calidad o

se encuentra en un estatus de obsoletos o rechazados, por esta razn, tienen

bastante espacio ocupado por materiales en este estatus y representa una

gran inversin paralizada.

Otro de los hallazgos consiste en que la empresa no utiliza al

mximo el software que tiene para hacer los requerimientos de los

materiales y lo que hace es realizar el requerimiento por medio de un

archivo de control de pedido que tiene varias deficiencias.

Se pudo observar que realizan demasiados requerimientos o

solicitudes al almacn y no le dan tiempo a que los empleados del rea

trabajen en la organizacin y otras solicitudes del almacn.

Se determin que los costos por inventarios que ms afecta la

empresa es el mantenimiento de mercanca en almacn.

 62

RECOMENDACIONES
 63

Expuestos los hallazgos ms relevantes de esta investigacin, los

autores consideran pertinentes realizar las siguientes conclusiones:

Solicitar a los proveedores que le coloquen un label a los productos,

el cual debe tener los siguientes datos: descripcin, nmero de pedido,

fecha de produccin, lote, cdigo del producto y de barras, entre otros. Al

conseguir lo solicitado el inventario puede tener mejor resultado en su

conteo fsico.

La empresa necesita invertir en equipo que le facilite realizar el

conteo fsico como un scanner o lente ptico para disminuir el tiempo del

inventario y poder realizar la operacin de digitacin ms rpido en el

software.

Crear un rea para los materiales que se encuentran en los siguientes

estatus: obsoletos, rechazados, entre otros.

Realizar revisiones peridicas y minuciosas, para verificar si los

equipos que tienen en el almacn se estn utilizando de la manera correcta

y poder determinar la eficiencia de los mismos.

 64

Se recomienda establecer relaciones exactas entre las necesidades

probables y los abastecimientos de los diferentes materiales, con el objetivo

de mantener el nivel adecuado de inventario.

Mantener los costos de abastecimientos al ms bajo nivel posible.

 65

APNDICES
 66

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE SANTIAGO

UTESA

CUESTIONARIO

El siguiente cuestionario tiene como objetivo identificar los costos

asociados a los inventarios de la Ferretera Comercial Almonte Rodrguez.
Este ser aplicado al encargado de almacn.

1. Conoce usted el sistema de inventario utilizado en la empresa?

a) S b) No

2. Cules son las ventajas del sistema de inventario utilizado?

a) Rpido b) Confiable c) Eficiente

3. Se lleva control de costo por mantener en almacn?

a) S b) No

4. Cules de los siguientes aspectos son convenientes para mejorar el

sistema de inventario?
a) Identificacin de los productos
b) Almacenamiento por tipo de producto
c) Clasificacin en (ABC)
d) Todos los anteriores

5. La localizacin de los productos es.

a) Muy buena b) Buena c) Regular

6. Qu tipo de sistema utilizan para la recepcin de mercanca?

a) Electrnico b) Manual c) A y B
 67

7. Cundo hay diferencia en recepcin con relacin a lo facturado es

notificado?
a) En el mismo momento b) Un da despus c) En el ajuste (anual)

8. Los productos que estn fsicamente se encuentran en el sistema de

informacin?
a) S b) No

9. A obtener prdidas debidas a roturas o faltantes es notificando?

a) De inmediato b) En los ajustes anual

10. Cuenta el almacn con un sistema computarizado para el manejo

de sus inventarios?
a) Si b) No

11. El recibo de mercanca se hace comparando los productos de

llegado con los item de las facturas.
a) S b) No

12. Cmo se verifica la existencia en el inventario?

a) Por computadoras b) Conteo manual c) Otros

13.- Cmo considera usted el precio que se paga por la organizacin

de los materiales en existencia?
a) Elevado b) Econmico c) Bajo

14.- Cmo considera usted el precio que se paga el mantenimiento del

almacn?
a) Elevado b) Econmico c) Bajo

15.- Cmo considera usted el precio que se paga por la energa

elctrica?
a) Elevado b) Econmico c) Bajo
 68

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE SANTIAGO

UTESA
REA DE INGENIERA Y ARQUITECTURA
CARRERA DE INGENIERA INDUSTRIAL

Somos estudiantes de trmino de la carrera de Ingeniera Industrial de

UTESA, realizamos una investigacin referente a la evaluacin del sistema
de inventarios para la reduccin de costos de la Ferretera Comercial
Almonte Rodrguez, con el objetivo de recolectar las informaciones
necesarias apelamos a su amabilidad, al responder las preguntas siguientes.

CUESTIONARIO DIRIGIDO AL GERENTE

1.- La contabilidad realmente registra el sistema de costos de forma

integral y no tiene fallas o defectos importantes?

2.- Cada cunto tiempo se realizan inventarios fsicos de las mercancas.

3.- Se conservan para inspeccin las hojas originales de los recuentos

fsicos practicados por los empleados de la ferretera?

4.- Se ha establecido el sistema de doble revisin de las anotaciones en el

inventario, en lo referente a cantidades?

5.- Qu medios o instrumentos utilizan para registrar la mercanca

entrante?

6.- Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemtica?

7.- De quin depende directamente el departamento de inventarios?

 69

8.- Existe un ordenamiento en las mercancas para mayor verificacin?

9.- Estn constituidos y segregados los almacenes y reas de almacenaje

de manera que brinden el acceso a personas no autorizadas?

10.- Cuentan con el personal responsable y que tenga el control de las

cantidades de existencias del almacn?

11.- Se lleva un control en las notas de salidas?

12.- Se registran las salidas en el inventario haciendo referencia a las
requisiciones y rdenes de embarque despachados por los almacenistas?

13.- Existe algn mtodo para evaluar los inventarios?

14.- El mtodo que se utiliza es conveniente para valuar el costo?

15.- Cuenta con el personal adecuado para determinar sus costos?

16.- Existe alguna creacin de reservas con las cuales se puedan cubrir
perdidas en los inventarios (robos, daos, incendios)?

17.- Se despachan los productos terminados, nicamente sobre las bases

de orden de embarque?

18.- Est organizado el sistema de registro de tiempo de tal manera que la

informacin relativa a la distribucin del costo de la mano de obra que se
origine en el departamento de produccin se relacione con el total de la
nmina?
 70

BIBLIOGRAFA
 71

Aguirre, J. (2005). Sistemas de costeo. (1era. ed.). Colombia: Taller de

edicin, Luis Rocca.

Costosdirectos e indirecto s.http: //www. gestiopolis. com/ recursos /

documentos/fulldocs/fin/costosdirmaria.htm .

Cuervo, J. (2008). Costeo basado en actividades. (1era. ed.) Colombia:

Ediciones ECOE.

Cuevas, C. (2005). Contabilidad de costos: enfoque gerencial y de gestin.

(1era. ed.). Colombia: Editorial Prentice Hall.

Glenn, A. (2005). Presupuesto: planificacin y control. (1era. ed.). Mxico:

Editorial Prentice Hall.

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Toro, F. (2008). Costos y presupuesto con base en tareas. (1era. ed.).

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Pearson Educacin.

William, G. (2004). Ingeniera Econmica. (20ava. ed.). Mxico:

Pearson Educacin.
 73

NDICE
 74

DEDICATORIAS i
AGRADECIMIENTOS iv
RESUMEN vi
INTRODUCCIN xi

CAPTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS

DE INVENTARIOS

1.1 Concepto de inventario 1

1.1.1 Objetivos de los inventarios en las empresas 2
1.1.2 Inventarios: importancia 3
1.2 Control de inventario 4
1.3 Sistema de inventario 6
1.3.1 Objetivos de los sistemas de inventarios 7
1.5 Mtodos de evaluacin de inventario 10
1.6 Control interno de los inventarios 13

CAPTULO II: COSTOS: GENERALIDADES

2.1 Concepto de costos 16

2.2 Costos operacionales en las empresas 17
2.3 Definicin de costo estndar 19
2.4 Nociones de costos directos e indirectos 21
2.5 Generalidades de costos fijos y variables 22
2.6 Costos: enfoque ABC 24
2.6.1 Etapas de asignacin de costos en el modelo ABC 25
2.7 Costos de adquisicin 27
2.8 Posesin del inventario 28
2.9 Ruptura de stock 30

CAPTULO III: FERRETERA COMERCIAL ALMONTE

RODRGUEZ

3.1 Ferretera Comercial Almonte Rodrguez: antecedentes 32

3.2 Misin, visin y valores 35
3.3 Estructura organizacional 38
 75

3.4 Productos 40
3.5 Ferretera Comercial Almonte Rodrguez: mano de obra 42
3.5 Poltica de calidad de la empresa 43
3.6 Descripcin de puestos relacionado con el control de inventario 45

CAPTULO IV: EVALUACIN DEL SISTEMA DE

INVENTARIOS PARA LA REDUCCIN DE LOS COSTOS DE
LA FERRETERA COMERCIAL ALMONTE RODRGUEZ

4.1 Anlisis FODA 46

4.2 Anlisis e interpretacin de los datos obtenidos en el cuestionario 47
4.3 Caractersticas de los inventarios 52
4.4 Costos asociados al sistema de inventarios de la empresa 54
4.5 Mejoras propuestas para la reduccin de los costos 56

CONCLUSIONES 58
RECOMENDACIONES 61
APNDICES 64
BIBLIOGRAFA 69