GUA DE TRABAJO DE TCNICAS MODERNA DE ARCHIVO

1) Mencione 5 cualidades del administrador de documentos y explique

una.
1. Demostrar habilidad para la lectura y poseer destrezas manuales.
2. Ser exacto para localizar con rapidez la informacin que se le
solicita.
3. Poseer espritu de servicio y colaboracin.
4. Tener buena vista memoria y buen carcter.
5. Ser responsable previsor, discreto, ordenado, honrado, confiable y
leal.
2) Mencione 5 deberes del administrador de documentos y explique uno.
1. Evaluar y seleccionar los equipos y materiales requeridos.
2. Recibir y almacenar documentos.
3. Conservar los documentos en buen estado.
4. Coordinar y revisar el sistema de prstamo y retencin de
documentos.
5. Inventariar los documentos con base en los objetivos del sistema.
3) qu significa Documento en el diccionario enciclopdico Vox?
Escrito con que se pueda o acredita un asunto.
4) .qu significa de acuerdo Chacn Len?
Es cualquier testimonio material, escrito, grafico, audiovisual
que posee una informacin.

5) qu significa Documento de acuerdo Castro?

Se refiere a libros, papeles, fotografas, mapas y otro material
documental.
6) Explique la importancia de los documentos
Aporta seriedad y formalidad en toda transaccin comercial y
empresarial.
7) Por su valor, los documentos se clasifican en.
1. Administrativos
2. Fisicales
3. Legales
4. Cientifico-cultural
8) Mencione algunos de los objetivos de la administracin de
documentos.
 1. Archivar y localizar la informacin en forma rpida y
sencilla.
2. Controlar la reproduccin innecesaria de documentos.
3. Controlar los sistemas de prstamo de documentos y darles
seguimiento.
4. Clasificarlos y disponer de los que hayan cumplido su
vigencia.
9) Para el xito en la sistematizacin de la administracin de los
documentos, es preciso aplicar las fases del proceso
administrativo:
1. Planear.
2. Organizar.
10)Explique el ciclo de la informacin.
Para almacenar la informacin es necesario considerar el
mensaje y asi aportarlo al estilo de documento idneo y cumplir
con las normas para su elaboracin.
11) Por cunto tiempo debe guardarse un documento?
Todas las entidades generan muchos escritos.
12)Cules deben desecharse?
Establecen normas para la conservacin de estos, con su
respectivo plan.
13)Mencione los planes para la conservacin de documentos.
1. Documentos activos.
2. Documentos semiactivos.
3. Documentos inactivos.
4. Documentos permanentes.
5. Documentos temporales o transistorios.
14)Cules son las etapas del archivo?
1. Archivo gestin.
2. Archivo centrales o administrativos.
3. Archivos finales o histricos.
15)Mencione los sistemas de clasificacin para archivar ms
usuales.
1. Alfabetico.
2. Geografico.
3. Numerico.
4. Por asuntos.
 5. Cronologico.
16)Qu es el sistema alfabtico?
La ordenacin alfabetica de los documentos.
17)Qu es el sistema Geogrfico?
Es el orden de los documentos o expedientes de acuerdo con su
ubicacin geogrfica.
18)Qu es el sistema Numrico?
La ordenacin numrica es la base del sistema.
19)Qu es el sistema por asunto?
Con este sistema se clasifican los documentos por el tema o
contenido.
20) Qu es el sistema Cronolgico?
La base de ordenacin de este sistema es la fecha del
documento.
21)Cul es la base de todo el sistema?
La fecha del documento.
22) Cul es la diferencia del sistema por asunto y el sistema
cronolgico?
En el sistema por asunto se clasifican los documentos y el
cronolgico su base es la fecha del documento.
23) Todos los archivos con orden alfabtico estn organizados
de la misma forma y tienen los siguientes elementos comunes
mencinelos y explquelos.
1. Alfabetizar: Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia
alfabetica de sus letras.

2. Unidad: Es cada palabra que forma parte de un titulo.