CASO MINI PAPPA

Despus de la hora de almuerzo, mientras compartan un caf, Matilde y Teresa, llegaron al tema
motivo de preocupacin generalizada en toda la planta:

-Hola Maty, qu milagro tenerte por estos lados otra vez. En qu es que has estado trabajando
que te veo de un lado para otro y llena de reuniones?.

-Si, lo que pasa es que le ped a Rodrigo que me incluyera en el comit de inventarios, porque
desde que se descubri el problema, me he interesado muchsimo en l.

-Y cul es el comit de inventarios? De qu problema me ests hablando? Todos ac

hablan de inventarios, pero Yo no he entendido muy bien.

-Bueno, Yo tampoco saba mucho, pero hace una semana, en la reunin de seguimiento a las
importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el contralor divisional y l me cont en
detalle qu es lo que est sucediendo.

-Maty por favor cuntame, acaso est muy difcil la situacin de Mini Pappa? Nos podremos
quedar sin trabajo?

-No, segn lo que he entendido no es tan difcil, pues la empresa sigue generando utilidad, lo que
pasa es que hay un problema con el capital de trabajo y eso es lo que est ocasionando toda la
tensin y los rumores que hemos venido escuchando. No s si te acuerdas que en una de las
reuniones de seguimiento de los viernes, Rodrigo nos dijo que tenamos que empezar a ampliar los
trminos de pago con los proveedores, que necesitbamos conseguir descuentos en todo y que
adems debamos evaluar muy bien las opciones para conseguir las mejores tarifas en fletes.

-Creo que ahora recuerdo. Ese da tambin mencion algo del grupo Sper Pappa.

-As es, despus nos explic que Sper Pappa en Europa tiene una deuda bastante grande que
se vence a finales de este ao, pero puede ser renovada o refinanciada dependiendo de su flujo de
caja y como es lgico sus resultados financieros en trminos de utilidades (EBITDA) para cubrir la
deuda. Esetema se maneja desde Europa, pero afecta a todo el grupo. De ah que ac en Mini
Pappa haya surgido la preocupacin por aumentar el flujo de caja, y por revisar los componentes
que tenemos en Capital de Trabajo, pues ste ltimo est muy alto.
-Un momento, qu es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo? Eso que tiene
que ver con lo que nos dijo Rodrigo?

-Calma Tere, calma que ya mismo te explico. Quiero empezar dicindote que el flujo de caja es
algo muy parecido a el dinero que uno tiene disponible en el bolsillo para pagar los gastos
inmediatos, pues de nada sirve tener buenos ingresos si uno tiene una deuda muy grande que lo
va a dejar sin un peso cada que le paguen. Ahora, el Capital de trabajo es el dinero que la empresa
tiene para su operacin, de ah su nombre. Por ltimo, el EBITDA significa Utilidades antes de
Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones. Este indicador nos dice de cunto
disponemos para pagar a todos los que pusieron dinero para financiar la operacin, sean bancos,
acreedores o accionistas. Pero tambin te puedo mostrar algunas formulas y otras cosas que te
ayuden a entender la relacin con lo que nos dijo Rodrigo.

-Si, va a tocar porque no tengo muy claro ese concepto.

-Djame abro el archivo y te muestro de una vez: (ver Anexo No.1- capital de Trabajo).

-Como puedes ver, el capital de trabajo se compone bsicamente de la suma de: Cartera, y los
Inventarios menos las Cuentas por pagar. En el caso de Mini Pappa, el inventario de repuestos es
un factor preponderante del capital de trabajo, y se ha convertido en un dolor de cabeza, pues no
est claro como disminuir este rubro en la medida en que se necesita. El valor de nuestro
inventario est alrededor de los USD $ 11.389.116, lo que ha preocupado a la administracin de
Sper Pappa en Europa, quienes han objetado la realizacin de los proyectos locales,
cuestionando obviamente la gestin de inventarios. Adicionalmente, es evidente una comparacin
con la planta de Mexi Pappa, quienes tienen una operacin muy similar a la nuestra, y su inventario
es si acaso la cuarta parte del nuestro. Por ltimo, te puedo contar que los reportes de almacn
han empezado a mostrar que el consumo de repuestos es menor a la compra de los mismos, y
aqu es donde empieza nuestro roll.

-Maty, y cmo se relaciona esto con el procedimiento de compras?

-Eso te lo puedo explicar mientras le damos una mirada al diagrama de flujo que describe el
procedimiento de una compra importada (ver Anexo No.2 Procedimiento de Compras
Importadas). La gestin de compra empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la
liberacin de las ordenes de trabajo de mantenimiento, el sistema verifica automticamente si
existe inventario en planta, si no existe inventario en el almacn el sistema genera las solicitudes
de compra para que nosotros las convirtamos en rdenes de compra y las enviemos al
proveedor.Desafortunadamente, si el planeador por situaciones de disponibilidad de produccin o
presupuesto deben cancelar el mantenimiento, el cancela la orden de trabajo, pero el sistema no
nos avisa que la orden se ha cancelado, por lo tanto las rdenes de compra siguen en firme y el
proveedor despacha el material a la planta cuando realmente ya no se necesita.

-Ahora entiendo como esto afecta el inventario! nos estamos llenando de cosas que muchas
veces no son necesarias! pero entonces le piensan hacer cambios al procedimiento? Qu
podemos hacer nosotros desde importaciones?

-Desde importaciones an hay mucho por hacer, porque el problema de inventarios est
precisamente en los repuestos importados. Con los repuestos nacionales ha sido ms fcil trabajar
y esa parte del inventario est controlado. Para empezar, es necesario hacer una sensibilizacin
para que todos los compradores entendamos la importancia que tiene el tema de inventarios y
cmo esto puede llegar a afectar las finanzas dela empresa. Luego, tenemos que empezar a
cuestionar las compras de acuerdo al nivel de inventario que veamos en el sistema y al consumo
que veamos para el material. Estas son solo dos de las cosas que se pueden hacer, pero faltan
cosas por revisar. En cuanto al procedimiento, no puedo darte una respuesta muy precisa, es algo
en lo que estamos trabajando todava. Lo que s es que faltan muchas reuniones entre los
diferentes departamentos que intervienen en el proceso de compra.

-Pero si compras es el departamento encargado de comprar! Por qu deben intervenir otros

departamentos para hacer cambios en el procedimiento?

-Tere!!!! acabamos de ver el flujograma de compras! ah se ve claramente que tanto los

Ingenieros planners de las diferentes plantas, como el almacn tienen mucho que ver en el proceso
de compras. Tal vez lo que te falta tener en cuenta, es que antes de que un ingeniero planner
ingrese una orden de trabajo que genera una solicitud de compra de material en el sistema, l ha
tenido que hacer su trabajo, pues la solicitud es el resultado de una de sus tareas planear!. El
problema con los Ingenieros planners es que al parecer no tienen un mtodo de trabajo adecuado
que les ayude a solicitar lo que realmente necesitan y en el momento justo que lo necesitan.
Parece que utilizan o no conocen todas las herramientas que un sistema integrado de gestin
como CHAP ofrece. Se han limitado a pedir y pedir sin tener una visin global de sus procesos.
Parte del xito del nuevo mtodo esta en desarrollar un presupuesto anual para compras de
repuestos, teniendo en cuenta el cronograma de las paradas de mantenimiento preventivo.

-Si Maty, tenes razn, Definitivamente uno se va quedando encerrado en su puesto y se va

volviendo tan operativo que pierde la visin global que debera tener. Yo quiero que me termines de
contar cuando ya se est concretando un plan de accin, Yo tambin quiero ayudar!.

-Claro, eso es lo que queremos, que todos empecemos a trabajar por un mismo objetivo, y
teniendo claro cul es el resultado deseado. Si quieres el jueves nos reunimos de nuevo y te
cuento cmo se ha ido avanzando en las reuniones de maana y del mircoles, pues la de maana
es con el contralor divisional y las personas de finanzas, y la del jueves es con el jefe de almacn y
los superintendentes de las plantas 1-3, 4 y 6.

-Perfecto, el jueves podemos hablar de nuevo mientras nos tomamos otro cafecito y me vas
diciendo en qu puedo empezar a ayudar.

Muy preocupada, Teresa regres a su puesto de trabajo en el rea de compras de servicios, y

Matilde, naturalmente a lo suyo en Importaciones.

Matilde, quin lleva 4 aos en la organizacin, siempre en el rea de compras, no ha podido tener
calma en los ltimos das, pues entre ms piensa en el asunto ms claridad tiene sobre la
gravedad del mismo y su conciencia le dice que debe participar en la solucin del problema de
inventarios en que se encuentrala compaa. Poreso, en los dos das siguientes, estuvo muy atenta
en las reuniones para consolidar la informacin y ayudarle a su jefe a preparar una presentacin
para la gerencia general.

Para hacer una buena presentacin, Matilde resolvi llevar cuadros y reportes explicativos. Matilde
tiene adems ideas concretas para trabajar en la solucin que va a compartir con sus superiores.

Nota:

Mini Pappa es una de las empresas productoras de papel ms grande en el pas, con ventas
anuales durante el 2008 de $559 mil millones. Esta compaa tiene su operacin integrada desde
la semilla del rbol hasta la fabricacin de empaques, y tiene plantas en las cuatro principales
ciudades del pas. Hoy, Mini Pappa pertenece en un 20% a inversionistas colombianos y en un
80% al Grupo Sper Pappa, uno de los ms grandes productores de empaques de papel y reciclaje
en el mundo, con sede en Suiza.

La Empresa fabrica y comercializa papeles blancos para impresin, cartulinas esmaltadas y no

esmaltadas, cartones y papeles kraft para la fabricacin de cajas corrugadas y sacos. Estos
productos se comercializan en las principales ciudades del pas y tambin se exportan a otros
pases de Latinoamrica tanto a clientes directos como a distribuidores y agentes comerciales.

A pesar de su tamao y su prestigio a nivel nacional, Mini Pappa est replanteando ahora algunos
de sus procesos, sobretodo en la parte administrativa, pues recientemente ha surgido la
preocupacin por reducir su nivel de inventario de repuestos que en el momento se encuentra en
un nivel bastante elevado. Dos de los departamentos involucrados en el proceso de cambio son
Compras y Mantenimiento, en donde se vive un ambiente tenso como consecuencia de un mal
manejo en la informacin, pues sta se ha quedado en los mandos superiores y quienes ejecutan
los procesos no saben realmente qu est pasando.