INFORME

IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIN, CONTROL Y STAFF

YEIMI ROXAN HURTADO OREJUELA

ASIGNATURA

CONTROLES DE INFORMACION

PRESENTADO A:

JUAN CARLOS RODRIGUEZ ROJO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
- FORMACIN EN AMBIENTES VIRTUALES DE APRENDIZAJE
FICHA 1151766
POPAYN
2016

Contenido

1 FUNCION ORGANIZACIN
1.1. Funcin centralizada
1.2. Funcin descentralizada
1.3. Seleccin de hardware software
1.4. Estndares
1.4.1. Estndares de mtodos:
1.4.2. Estndares de desempeo:
2 FUNCIN DE CONTROL
2.1. propsito y funcin del control
2.2. Medicin de control:
2.3. Estndares
2.3.1. Estndares de desempeo:
2.3.2. Estndares de documentacin:
2.3.3. Tener en cuenta
3 RESPONSABILIDADES
3.1. Planes de revisin
3.2. Funciones de auditoria interna:
3.3. Requerimientos externos:
4 FUNCION STAFF
4.1. Contratacin del personal
4.2. Capacitacin del personal
4.3. Revisiones regulares del staff
5 RETIRO DEL PERSONAL

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1. FUNCION ORGANIZACIN

Saber, Entender la importancia de la funcin de organizacin es indispensable para

que sea ejecutada en una empresa, La organizacin est definida por las funciones q
ue sus integrantes llevan a cabo donde toda empresa debe sujetarse a las funcion
es administrativa las cuales son fundamental en la fijacin de las estructuras, p
rocesos, funciones, responsabilidades, mtodos y tcnicas que ayudan a simplificar e
l trabajo, con el propsito de incrementar la productividad y disminuir los esfue
rzos donde cada una de las actividades establecidas deben relacionarse con los o
bjetivos y propsitos de la empresa.
Existen razones que llevan a la alta direccin y al director centralizar o no las
instalaciones computacionales
1. Funcin centralizada

* Todas las funciones

* Coordinacin general
* Operacin de hardware y software e implementacin
* Desarrollo e implementacin de sistemas
1. Funcin descentralizada

* Todas las otras funciones como: desarrollo, implementacin y operacin.

* Desarrollo e implementacin de sistemas
* Desarrollo de sistemas
* Operaciones de hardware y software

La decisin de centralizar o descentralizar puede tener un impacto importante en l

a integridad de los datos y la efectividad y eficiencia del sistema.

1. Seleccin de hardware software

La seleccin involucra la preparacin de un manual de especificaciones para realizar

la distribucin de a vendedores de hardware y software preparado para comunicar a
los vendedores las necesidades de instalacin

1. Estndares

Para guiar y controlar las actividades en el rea de sistemas se deben tener estnda
res

Estndares de mtodos:

Establecen prcticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el rea de

informtica. Es una tcnica organizacional, que tienen cuatro propsitos:
Facilitar la comunicacin entre partes interdependientes como
analistas y programadores.
Reducir los efectos de la rotacin de personal.
Reducir los efectos del cambio tecnolgico.
Formar la base de estndares de desempeo proporcionando una base de medida comn.
Estndares de desempeo:

Como se mencion anteriormente, los estndares de desempeo describen el uso de recurs

os que debera ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalacin.

En conclusin, la etapa de la organizacin tiene uno de los puntos de enlace para co

nstruir los procesos de administracin, en donde se especifican las funciones y ac
tividades con base que sea conveniente especificar las relaciones de autoridades
, Cuando la organizacin est terminada solo resta actuar de manera que todo lo plan
teado lo llevamos a la prctica, integrando, dirigiendo y controlando los procesos
 responsabilidades, y las obligaciones entre las funciones y el recurso humano

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1. FUNCIN DE CONTROL

Es muy importante la funcin de control consiste en comparar el desempeo actual vs

el planeado el cual sirve como una base para ajustar acciones y asegurar que los
hechos se amolden a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el de
sempeo contra las metas y los planes, presentando donde existen desviaciones con
los estndares y ayuda a corregirlas.
1. propsito y funcin del control

Es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviacione

s de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir des
viaciones indeseadas reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al
gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en fo
rma correcta. La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos
Iniciacin: Instalacin del pc ausencia de controles no se utiliza sistema de transf
erencia los proyectos son priorizados.
Control: implementacin de controles control de proyectos, precios de transferenci
a.
Contagio: mostrar la utilidad computador se da mayor estatus al administrador c
ontroles flojos pocos estndares
Integracin: Planeacin y control orientada a recursos, informtica se convierte en un
rea funcional introduccin sistemas avanzados refinamiento de los controles
Si los auditores externos pueden determinar la etapa alcanzada por a instalacin p
ueden prevenir los problemas de control

1. Medicin de control:

Ejerce control sobre las actividades de la instalacin computacional a travs de los

medios normales: planes y presupuestos, medir el desempeo actual y Determinar va
riaciones.

1. Estndares

Estndares de desempeo:

Junto con el plan de proyecto forman la base de construccin de presupuestos para

proyectos de sistemas de informacin. describen el uso de recursos que debera ser e
sperado al realizar diferentes actividades en la instalacin. Esto abarca cuatro re
as
* Uso de equipo
* Anlisis de sistemas
* Programas
* Operaciones

Estndares de documentacin:

forman una parte importante para el xito o fracaso de los proyectos de sistemas d
e informacin. Estos tienen cuatro propsitos:
* Comunicacin interna
* Control de calidad y control de proyectos
* Referencia histrica
* Referencia instruccional

Tener en cuenta

* Revisin de los puntos de chequeo

* Ayuda para el control del proyecto
* Post-Auditorias
* Controlando el uso de los servicios computacionales

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1. RESPONSABILIDADES

pueden ser asignadas a miembros del staff del Departamento de Servicios de Infor
macin. Tener un grupo de Aseguramiento de la Calidad (Quality Asurence) que sea r
esponsable de las funciones de QA.

1. Planes de revisin

Ser necesario evaluar el estado de los siguientes puntos:

Logros de los objetivos del departamento de servicios de informacin
Adherencia de los servicios de informacin a los estndares y procedimientos de la e
mpresa.
Utilizacin de sistemas de control para el logro de los objetivos.
Reportes de aseguramiento de la calidad deben ser presentados los usuarios y a
l administrador de departamento de servicios de informacin.

1. Funciones de auditoria interna:

revisan los objetivos de control de sistemas de informacin para preparar reportes
en donde se encuentren y den recomendaciones aplicables a todas las reas de sist
emas de informacin.
1. Requerimientos externos:
Aspectos como las regulaciones gubernamentales deben ser considerados ya que pue
den afectar el uso y control de los sistemas computacionales, as como el uso de l
as computadoras, programas y datos. Se deben identificar las reas afectadas ya qu
e deben ser consideradas en los planes polticas, estndares y procedimientos.
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1. FUNCION STAFF

Es indispensable la presencia de staff en una empresa ya que surge como consecue

ncia de los avances de la tecnologa originando la necesidad de seleccionar y entr
enar personal calificado para desarrollar las actividades la calidad de la funci
onalidad de staff afecta directamente la calidad de produccin de organizacin
Existen dos razones para enfatizar las necesidades de staff en el futuro
* el personal bueno en computacin se ha encontrado en baja oferta
* Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalacin computacio
nal.

1. Contratacin del personal

Para contratar a la persona correcta, la administracin y el aspirante al trabajo
deben entender claramente los requerimientos del puesto debe existir un document
o formal de especificacin para definir la naturaleza del trabajo, sus obligacione
s y sus oportunidades de avance.

1. Capacitacin del personal

La capitacin personal es clave para el desarrollo de la empresa proporcionando al

trabajador habilidades y conocimientos que lo hagan apto y diestro en la ejecuc
in de su propio trabajo Estos procedimientos debern ser evaluados por miembros del
Staff de departamento de servicios de informacin, basados en estndares establecid
os y responsabilidades especificas la capacitacin debe ser continua ya que el aud
itor se encuentra revisando debe poseer la capacidad tcnica para realizar el trab
ajo
1. Revisiones regulares del staff

* Determinar si un empleado asegura la promocin.

* Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.
* Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.

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1. RETIRO DEL PERSONAL

Cuando un empleado es despedido se deber seguir procedimientos que protejan la in

formacin de la empresa estos procedimientos se encuentran basados en polticas esta
blecidas de acurdo a los estndares de la organizacin y que sean consistentes con l
a ley
El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organizacin. En cualquier cas
o, ciertos procedimientos de control deben ser realizados:

Si el empleado es una persona clave, la administracin debe ser informada.

Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la salida.
 Hacer una lista de modo que se permita:
Recolocar Llaves
Cancelar Passwords
Cambiar listas de distribucin
Regresar reportes, libros y documentacin
Regresar equipo

Realizar entrevista de salida para: Determinar reas de

descontento
Recordatorio de direccin sobre informacin Identificar problemas potenciales.
Entrenar al nuevo empleado