Introduccin a la Administracin

El ser humanos es social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente.

Esto a su vez requiere de dividir las funciones sociales en forma ordenada, de
modo que algunos miembros produzcan alimentos, otros vestidos, otros den
servicio. Desde que el hombre constituy la tribu requiri de administracin
grupal para sobrevivir y cubrir cada vez ms sus crecientes necesidades, por lo
que la administracin es una de las actividades y trabajos ms antiguos,
interesantes y bellos.

La necesidad es la madre de la administracin, dado que para poder

satisfacerla se requiere trabajar hacia propsitos concretos del trabajo grupal.
Podemos decir que la administracin se ha ido formando conforme han ido que
hoy da implica una preparacin continua profesional; en este campo de la
actividad humana concurren todas las dems profesiones para su
perfeccionamiento; adems de que todos los otros campos la utilizan cada vez
ms como herramienta.
Wilburg Jimnez Castro define la administracin como una ciencia compuesta
de principios, tcnicas y prcticas, cuya aplicacin a conjuntos humanos
permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los
cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no se
pueden logar en los organismos sociales.
Por su parte Fremont E. Kast dice que la administracin es la coordinacin de
hombres y recursos materiales para el logro de objetivos organizativos, lo que
se logra por medio de cuatro elementos:
1. Direccin hacia objetivos
2. A travs de gente
3. Mediante tcnicas
4. Dentro de una organizacin
La mayora de los autores define a la administracin como el proceso de
planear, organizar, dirigir y controlar para lograr objetivos organizativos
preestablecidos.

Principios de la administracin desde el punto de vista de Henri Fayol

Henri Fayol era un terico de la administracin francesa cuyas teoras en la
administracin y en la organizacin del trabajo fueron extensamente
influyentes a principios del siglo XX. Fue un ingeniero minero que trabaj para
la compaa minera francesa Commentry-Fourchamboult-Decazeville, primero
como ingeniero; despus fue promovido a la gerencia general y despus como
director de administracin desde 1888 a 1918. Durante su arrendamiento como
director de manejo l escribi los varios artculos en la Administracin y en
1916 el boletn de la Societ de I Industrie Minrale, impreso su
administracin, Industrielle et Gnerale Prvoyance, organizacin, direccin,
coordinacin, contrle. En 1949 la primera traduccin inglesa apareci como
el nombre: Administracin general e industrial de Constance Storrs.

Catorce son los principios de administracin de Henri Fayol:

1. Divisin del trabajo. La especializacin permite que el individuo
acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades; de tal
modo, pueda ser cada vez ms productivo.
2. Autoridad. El derecho a dictar rdenes junto con las cuales debe ir
equilibrada la responsabilidad de su funcin.
3. Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema tiene dos
caras: los empleados obedecern, solo la gerencia hace su parte
proporcionando una buena leccin.
4. Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin
otras lneas de mando en conflicto.
5. Unidad de direccin. La gente contratada para la misma clase de
actividades debe de tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es
esencial para asegurar la unidad y la coordinacin en la empresa. La
unidad del comando no existe sin la unidad de la direccin, pero no fluye
necesariamente de ella.
6. Subordinacin del inters individual (al inters general). La
administracin debe de considerar que las metas de las empresas son
siempre supremas.
7. Remuneracin. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol
analiza un nmero de posibilidades, precisa que no existe un sistema de
remuneracin perfecto.
8. Centralizacin (Descentralizacin). Este es un tema de grado
dependiendo de la condicin del negocio y de la calidad del personal.
9. Cadena escalonada (lnea de autoridad). Una jerarqua es necesaria
para la unidad de la direccin. Pero la comunicacin lateral es tambin
fundamental, mientras que los superiores sepan que est ocurriendo tal
comunicacin. La cadena escalonada se refiere al nmero de niveles en
la jerarqua desde la autoridad de mayor nivel hasta el ms bajo de la
organizacin. No debe ser muy amplia o consistir de demasiados niveles.
10.Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El
primero disminuye la prdida de tiempo y la manipulacin innecesaria
de materiales. El segundo se logra con la organizacin y la seleccin.
 11.Accin. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una
combinacin de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados es
importante lograr equidad.
12.Estabilidad de la contratacin del personal. Los empleados trabajan
mejor si tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera.
Una contratacin insegura y un alto ndice de rotacin de personal de
forma contraria a la organizacin.
13.Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta
manera es una fuente de la fortaleza para la organizacin. Aun cuando
puede implicar un sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos
gerentes.
14.Espritu de cuerpo. La administracin debe de fomentar la motivacin
moral de sus empleados. Fayol llega an ms lejos: El necesario un
verdadero talento para coordinar esfuerzos, provocar el entusiasmo,
utilizar las capacidades de cada persona, y recompensar a cada uno
segn sus mritos, sin despertar posibles celos y disturbar las relaciones
armoniosas.

Eficiencia.- es la capacidad de disponer de alguien o de

algo para conseguir un efecto determinado.
No debe confundirse con la eficacia, que se define como la
capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Eficacia es la capacidad de lograr un efecto deseado,
esperado o anhelado. En cambio, Eficiencia es la capacidad de
lograr ese efecto en cuestin con el mnimo de recursos
posibles o en el menor tiempo posible.
La Efectividad es la unin de Eficiencia y Eficacia, es decir
busca lograr un efecto deseado, en el menor tiempo posible y
con la menor cantidad de recursos
Eficiente.- (se aplica especialmente a personas)
Definicin de eficiencia
*Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar
un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o
cancelar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los
objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos
disponibles y tiempo, logrando su optimizacin.
f. Facultad para lograr un efecto deseado
Qu es proceso administrativo?
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las
actividades de planeacin, organizacin, direccin y control,
desarrolladas para lograr un objetivo comn: aprovechar los recursos
humanos, tcnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que
cuenta la organizacin para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la
sociedad.

Concepto En primer lugar cabe preguntar qu es proceso?

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o

de una operacin artificial. (Diccionario de la Real Academia Espaola)

Y qu se entiende por administracin?

Administracin: Ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a travs de un esfuerzo
humano coordinado.

Entendido esto, se tiene entonces que:

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de
una organizacin realizan debidamente su trabajo a travs de una
eficiente y eficaz gestin, es mucho ms probable que la organizacin
alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeo de los
gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en
que stos cumplan con el proceso administrativo.

La siguiente figura resume de forma bsica lo que es el proceso

administrativo, ntese la interrelacin y la continuidad de las
actividades:

Qu es proceso administrativo.- El proceso administrativo:

planeacin, organizacin, direccin y control

Origen.- El paradigma del proceso administrativo y de las reas

funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todava se
discuta si la administracin es una ciencia o, por el contrario, es arte,
desde una perspectiva funcionalista se afirma que la funcin bsica de la
administracin, como prctica, es la de seleccionar objetivos apropiados
y dirigir a la organizacin hacia su logro. Lo anterior implica definir la
administracin como un proceso que, como tal, requiere de la ejecucin
de una serie de funciones. Fayol describi las actividades administrativas
como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.

Fases.- Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una

mecnica y otra dinmica.
En la primera, fase mecnica, se busca establecer qu hacer y se
prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades
de planeacin y organizacin.

La segunda, fase dinmica, se refiere a cmo se maneja ese organismo

social que se ha estructurado y comprende las actividades de direccin y
control.

Actividades que lo componen

Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4
etapas o funciones bsicas: planeacin, organizacin, direccin y
control. A continuacin una breve introduccin a cada una.

1. Planeacin.- Consiste en saber qu se va a hacer por

anticipado, cul va a ser la direccin que se va a tomar para alcanzar los
objetivos de la manera ms eficiente. Qu se desea conseguir
(objetivos)? Qu se va a hacer para alcanzarlo? Quin y cundo lo va a
hacer? Cmo lo va a hacer (recursos)? La planeacin trata de crear un
futuro deseado.
Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definicin de
las metas de la organizacin, el establecimiento de una estrategia
general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarqua
minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades.
Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se har y
para que los miembros de la organizacin fijen su atencin en las cosas
ms importantes.

2. Organizacin.- La organizacin es un sistema que permite una

utilizacin equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relacin
entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en
donde se determina qu es lo que debe hacerse para lograr una
finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las
actividades y suministrando los recursos.

Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir

las metas de la organizacin. Organizar incluye determinar qu tareas
hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a
quin y dnde se toman las decisiones.

3. Direccin.- La direccin es la funcin que trata, a travs de la

influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la
organizacin contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a travs de
tres subfunciones: el liderazgo, la motivacin y la comunicacin.

Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la direccin es el proceso para

dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una
organizacin entera, con respecto a una tarea. La direccin llega al
fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas
que trabajan con ellos.

4. Control.- El control es la funcin que efecta la medicin de los

resultados obtenidos comparndolos con los esperados (planeados) con
el fin de buscar la mejora continua.

Alegre, Bern y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de

seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse
respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes,
mediante la comparacin regular y sistemtica de las previsiones y las
consiguientes realizaciones y la valoracin de las desviaciones habidas
respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo
conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan
el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.
Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas
por diversos autores, entre ellas se tienen:

5. Integracin.- Integrar, con qu y quines se va a hacer,

consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales,
tcnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social., la integracin agrupa la
comunicacin y la reunin armnica de los elementos humanos y
materiales, seleccin entrenamiento y compensacin del personal.

6. Previsin.- Prever, qu se puede hacer, consiste en el diagnstico

de la informacin y los datos disponibles, de tal manera que se haga
posible la anticipacin o construccin del contexto en el que la
organizacin se encontrar.
A travs del siguiente video tutorial aprenders ms sobre qu es el
proceso administrativo, cules son sus fases y cules sus etapas:
planeacin, organizacin, direccin y control. (5 videos, 28 minutos,
Educatina)