PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial (video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE

GESTIN DOCUMENTAL)

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.

Es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema realizando la lectura

detallada de los siguientes documentos:

Ley 594 de 2000

El Acuerdo 027 de 2006

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

3.3.1.

Inicialmente seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de

Archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer

contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los documentos,
cumpliendo con la normatividad vigente.

R/TA:

La entidad que seleccione es La Unidad de Mantenimiento Vial (UMV), esta es una

entidad del orden distrital y descentralizado, de carcter tcnico, con personera
jurdica, con autonoma administrativa, presupuestal y con patrimonio propio, adscrita
al Sector Movilidad.
Nuestro Objeto institucional consiste en: Programar y ejecutar las obras necesarias
para garantizar la rehabilitacin y el mantenimiento peridico de la MVL Malla Vial
Local construida, as como la atencin inmediata de todo el subsistema de la malla vial
cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito
Capital (Acuerdo No.257/2006 artculo 109)

De conformidad con el Acuerdo No. 010 de 12 de Octubre de 2010 Por la cual se

establece la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de
Rehabilitacin y Mantenimiento Vial, las funciones de sus dependencias y se dictan
otras disposiciones, la siguiente es su conformacin:
Consejo Directivo
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
Direccin General
Oficina de Control Interno
Oficina Asesora Jurdica
Oficina Asesora de Planeacin

Secretara General
- Dirige las etapas del antes, durante y despus de la contratacin; asume la
representacin del Director General cuando l lo determine y ser responsable de
procesos de los sistemas de informacin, LA GESTIN DOCUMENTAL, la
atencin al ciudadano, el desarrollo del Talento Humano y el control disciplinario
interno del mismo, la administracin de Bienes e infraestructura y la gestin
financiera de la entidad.

Subdireccin Tcnica de Mejoramiento de la Malla Vial Local

Subdireccin Tcnica de Produccin e Intervencin
Gerencia de Produccin
Gerencia de Intervencin
Gerencia Ambiental, Social y de Atencin al Usuario
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
El programa de Gestin Documental en la UMV maneja:

- Cuadros de clasificacin documental

- ndice de informacin clasificada y reserva
- Informes
- Programa de gestin documental

- Registros de activos de informacin

- Tabla de valoracin
- Tablas de retencin documental

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCIONES

En el Archivo de Gestin de la UMV se presentarn dos procesos: el administrativo y el

archivstico.
Estos procesos se dan con el fin de brindar una serie sistemtica de acciones dirigidas
hacia el logro de los objetivos del archivo.

PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

Estos se estipulan claramente en la legislacin vigente, en materia archivstica de

nuestro pas, las cuales son las siguientes:

1.- Acopio o reunin de documentos

2.- Expurgo de documentos
3.- Seleccin documental
4.- Organizacin documental
4a. Clasificacin documental
4b. Ordenacin documental
4c. Numeracin y Signatura
5.- Descripcin documental
6.- Conservacin
8.- Administracin de documentos.
9.- Digitalizacin de los Documentos
10.- Instrumentos descriptivos.

PROCEDIMIENTOS
1.
o Eliminar las piezas documentales idnticas, que vengan duplicadas o con
ms copias. Si viene el original y una copia al carbn, eliminar la copia al carbn, si
viene fotocopia y copia al carbn del mismo documento, eliminar la copia
fotosttica y conservar la copia al carbn. Debe procurar el archivista conservar
siempre material original o copias al carbn.

o Si solo viene fotocopias, debe brindrseles un trato especial en su

conservacin para evitar su pronto deterioro.

o Se deben eliminar duplicados nicamente, cuando

exista seguridad absoluta de que los documentos son idnticos.
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
o Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para
efectos archivsticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificacin;
pero si llegara algn tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte
del fondo documental en la Seccin de Bibliografa.

o El archivista debe verificar si ya se cumpli la vigencia de cada pieza

documental en sus diferentes etapas.

o Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisin e

inventariar la documentacin que ha cumplido su vigencia administrativa, con
aprobacin de los Coordinadores del Archivo de Gestin.

o Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de

Correspondencia.

3.3.2.

La clasificacin de los archivos se hace en tres pasos conforme nos muestra el artculo
23 de la Ley General de Archivos 594 del 2000:

ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a

continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservacin permanente.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de

estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.

LA CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

De acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan la tabla de
retencin documental, es decir, archivo de gestin, central y la disposicin final.

Segn la Organizacin

De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017

Archivo centralizado

Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado

Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin. Es decir, es

independiente de todo proceso archivstico.

Archivo descentralizado con control descentralizado

Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe

de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado

Este depsito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las

dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del
archivo central.

Segn su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:

Archivo activo
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores
que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.
Archivo semi activo
Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es
menor.
Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central

Segn su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas,
las cuales se explicarn a continuacin:
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
Archivo de gestin
Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a
consulta
administrativa por toda la organizacin.

Archivo central
Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestin
de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen
en vigencia.

Archivo histrico
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de
Conservacin permanente.

Segn su Naturaleza
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de
archivo.

Archivo pblico
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.

Archivo privado de inters pblico

Son aquellos documentos que por su valor histrico, investigativo, cientfico o
cultural son
de inters pblico.

Archivo privado
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.

CAPTULO II

Clasificacin Documental

Artculo 5. Clasificacin documental. Las entidades del Estado deben desarrollar

procesos de clasificacin documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacin de
documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,
seccin, subseccin, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad
documental simple.

Artculo 6. Clasificacin documental en los archivos de gestin. Las diferentes

dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificacin Documental
y la Tabla de Retencin Documental (TRD), deben velar por la clasificacin de los
documentos que conforman los archivos de gestin, mediante la identificacin de los
tipos documentales producidos en desarrollo de la gestin administrativa, la
agrupacin de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los
principios de procedencia, orden original y dems requisitos exigidos en la
normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nacin.
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
Artculo 7. Clasificacin documental en el archivo central. Todas las entidades
del Estado estn en la obligacin de conformar un archivo central institucional,
responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de
consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos
archivos de gestin de la entidad.

Pargrafo. La clasificacin documental en el archivo central institucional, debe

responder al Cuadro de Clasificacin Documental, siguiendo de manera jerrquica la
estructura orgnico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones
documentales y niveles a los que hace referencia el artculo 5 del presente acuerdo,
en virtud del principio de procedencia.

Artculo 8. Clasificacin documental en el Archivo General Territorial y en el

Archivo Histrico. Atendiendo a la conformacin de los archivos de acuerdo con el
ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrn crear y
conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el artculo 5 del Decreto
nmero 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y
ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades pblicas
debern conformar archivos histricos institucionales, para conservar sus acervos
histricos y facilitar su consulta para el pblico.

La clasificacin de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo

histrico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales
compuestos de manera jerrquica, respecto de la estructura orgnico-funcional de la
entidad respectiva, y que est representada de forma que refleje las secciones,
subsecciones, Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la
aplicacin de la tabla de retencin o tabla de valoracin documental segn se trate de
archivos de gestin o fondos acumulados.

Pargrafo 1. Los Archivos Generales Territoriales y los archivos histricos

institucionales estn compuestos por los fondos documentales provenientes de los
Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el
correspondiente nivel territorial, as como los fondos documentales de valor histrico
entregados en custodia o donacin por particulares.

Pargrafo 2. Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor
histrico al Archivo General de la Nacin o al Archivo General Territorial, de acuerdo con
su jurisdiccin: en ningn caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de
valor histricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de
servicios archivsticos o terceros.

Pargrafo 3. Los Archivos Histricos conformados por documentos pblicos que

estn administrados por academias, centros de historia y entidades acadmicas o
cientficas privadas, solo podrn incrementar sus fondos documentales mediante la
recepcin de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades
de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales ce todas formas
mantienen su carcter de patrimonio documental del pas.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
En el foro temtico correspondiente al primer y segundo contenido de estudio
responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se refleja su

finalidad en las empresas, actualmente?

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo

027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.

Nota:

Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros,
a travs del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma
Blackboard.

FORO TEMATICO

Cul es la importancia de la Administracin Documental?

La administracin documental regula la funcin archivstica en las empresas, formulando normas y

polticas para facilitar la gestin documental. Sabemos que la administracin documental es una
funcin de mucha responsabilidad la cual busca la proteccin de las memorias empresariales o
institucionales de una manera correcta y transparente. La administracin documental tiene un rol
trascendental ya que su fin es el de servir la informacin de forma precisa, gil y oportuna. Pero la
administracin documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de
controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la informacin. En la idea anterior vemos el
papel tan importante de los archiveros y la administracin documental, para dar soluciones y planes
de gestin documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva, asertiva y concreta
conforme la normatividad vigente que le regule.

Cada da ms empresas se estn dando cuenta de la necesidad de tener los servicios, de un

administrador documental, donde haya un control eficiente de los documentos. El mundo corporativo
presente se enfrenta al reto que implica manipular de manera eficaz y sistemtica considerables
volmenes de informacin personalizados en papel y escritos impresos. Si manejamos sistemas
computarizados para registrar la informacin, estos nos ayudan a encontrar el documento en una
forma ms gil y se puede hacer desde cualquier parte, ya sea en el lugar de trabajo o fuera de l.

Cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La finalidad de la Administracin Documental en una empresa es alcanzar el control eficiente y un

manejo adecuado de los documentos que se generan, tramitan, recepcionan, para poder ejecutar
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
tramites, proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que se tramitan manejando
una correcta trazabilidad en los procesos y as ser ms eficientes.

A su vez la Administracin Documental es vital porque:

- Permite el correcto manejo de la informacin

- permite Llevar un control adecuado de los documentos que se crean, procesan y archivan

- permite recepcinarlos y Orientar el registro y la distribucin del archivo

-permite Establecer los procedimientos que permitan ejecutar rpidamente los trmites de los
documentos que se

Procesan.

-permite Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan.

- permite tener Un buen Archivo.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027de
2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce

Ley 594 del 2000

Fines de los archivos, importancia de los archivos, racionalidad, manejo y

aprovechamientos de los archivos, institucionalidad e instrumentalidad.

Corresponde a la ley general de archivos

Gestin documental

Soporte documental

Funcin archivstica

Patrimonio documental

Gestin administrativa

Documento Original

Tabla de Valoracin Documental (TVD)

PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
Tabla de Retencin Documental (TRD)

Acuerdo 027 del 2006

Administracin de archivos, archivista, almacenamiento de documentos, archivo,

acervo documental.

Gestin documental de archivos

Almacenamiento de archivos

Archivo central

Archivo de gestin

Almacenamiento de documentos

clasificacin

Fondo Documental

Custodia de Documentos

3.5. Actividades de evaluacin

De Conocimiento:
Inicialmente, usted deber recopilar la informacin obtenida de la actividad de
apropiacin del conocimiento y luego complementarla con trminos o
conceptos que usted considere pertinentes en la realizacin de la misma.
De Desempeo:
Para desarrollar este tem de la actividad de evaluacin, usted deber realizar
el siguiente ejercicio: Inicialmente, organice la informacin recopilada
anteriormente. Luego realice en una herramienta ofimtica de su preferencia,
un diagrama de flujo, donde describa y organice secuencial y
estructuradamente la informacin solicitada en cada tem de la actividad de
apropiacin del conocimiento.
Nota:
El diagrama de flujo se debe presentar de la siguiente forma:

El nombre de la entidad.
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017
La ubicacin y datos de contacto de la entidad.

El nombre de quien realiza el documento (Aprendiz).

Y finalmente el diagrama creado

Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial (UMV)

Sede Administrativa: Avenida Calle 26 No. 57 41, torre 8, piso 7 y 8. PBX: 377 9555.
atencionalciudadano@umv.gov.co
Eliduver Cocunubo Villarreal

Consejo Directivo

Direccin General
Ofic Control Interno Ofic Asesora Jurdica Ofic Asesora
planeacin

Secretaria General
Dirige las etapas del antes, durante y despus de la contratacin; asume
la representacin del Director General cuando l lo determine y ser
responsable de procesos de los sistemas de informacin, LA GESTIN
DOCUMENTAL, la atencin al ciudadano, el desarrollo del
Talento Humano y el control disciplinario interno del
mismo, la administracin de Bienes e infraestructura y la
gestin financiera de la entidad
PROGRAMA VIRTUAL: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL (1387986)
APRENDIZ: ELIDUVER COCUNUBO VILLARREAL C.C. # 52154591
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: 1
MARZO 15 2017