I NTRODUCCIN A LOS S ISTEMAS DE I NFORMACIN

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CONTENIDO TEMTICO

UNIDAD TEMA PG.

II. Informacin. 3

2.1. La Informacin. 3

2.2. La Informacin como Recurso de las

Organizaciones. 3

2.2.1. Manejo de la Informacin como Recurso. 3

2.2.2. Manejo de la Informacin Generada por

Computadora. 3

2.3. Tipos de Informacin. 4

2.3.1. Informacin Contable. 4

2.3.2. Informacin Administrativa. 4

2.4. La Informacin y Datos. 5

2.5. Atributos de la Informacin 6

2.6. Teora de la Informacin. 6

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2.7. Importancia de la Informacin 7

2.8. Fuentes de la Informacin. 7

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UNIDAD II.
INFORMACIN
En muchas ocasiones las personas no tenemos en cuenta del valor de la informacin ya que est por lo
regular tiene que ser transformada para que tenga utilidad, as como es indispensable para cualquier toma
de decisiones con respecto a un problema que se tenga en un momento dado.

2.1. LA INFORMACIN
La informacin es un conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al receptor. Tiene un
valor real o percibido por el usuario y se agrega a lo que ya conoca respecto a un suceso o un rea de
inters. Debe decir al receptor algo que no le era conocido anteriormente o que no poda ser pronosticado.

En otras palabras se agrega a su conocimiento pero debe de ser relevante para la situacin en la cual se
aplicar (como al decidir que accin tomar para aprovechar al mximo una oportunidad o tratar un
problema).

La carencia de conocimiento, o sea, la ausencia de informacin acerca de un rea de inters particular, se

llama incertidumbre.

2.2. LA INFORMACIN COMO UN RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.

Las organizaciones han reconocido desde hace mucho, la importancia de administrar los recursos
principales tales como la mano de obra y las materias primas. La informacin se ha colocado en un lugar
adecuado como recurso principal.

Los tomadores de decisiones estn comenzando a comprender que la informacin no es solo un

subproducto de la condicin, sino que a la vez aumenta a los negocios y puede ser el factor crtico para la
determinacin del xito o fracaso de estos.

2.2.1. MANEJO DE LA INFORMACIN COMO RECURSO.

Para maximizar la utilidad de la informacin, un negocio la debe de manejar correctamente tal como maneja
los dems recursos. Los administradores necesitan comprender que hay costos asociados con la
produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de toda la informacin.

Aunque la informacin se encuentra a nuestro alrededor esta no es gratis, y su uso es estratgico para
posicionar la competitividad de un negocio.

2.2.1. MANEJO DE LA INFORMACIN GENERADA POR COMPUTADORA.

La fcil disponibilidad de computadoras ha creado una explosin de informacin a travs de la sociedad en

general y de negocios en particular. El manejo de la informacin generada por computadora difiere en forma
significativa del manejo de datos producidos manualmente.

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Por lo general, hay mayor cantidad de informacin por computadora a administrar. El costo de organizarla y
mantenerla puede crecer a tasas alarmantes y los usuarios frecuentemente la tratan menos escpticamente
que la informacin obtenida por otras vas.

2.3. TIPOS DE INFORMACIN.

Los directores de organizaciones necesitan de dos tipos de informacin, a saber: Informacin contable e
Informacin administrativa, pero no se debe de concluir que una es mas importante que otra.

2.2.1. INFORMACIN CONTABLE.

Este tipo de informacin se origina en el rea de contabilidad financiera y administrativa.

La primera se centra especficamente en la identificacin y los reportes de ingresos y estados

financieros. Los estados de resultados y de posicin financiera (o balance general) se elaboran para
cumplir con este objetivo.

La contabilidad administrativa da parte de los costos en la operacin de la empresa. Asuntos tan

importantes como costos de personal, gastos de operacin y distribucin de los gastos generales se
incluyen en las funciones de la contabilidad administrativa.

Por lo comn la informacin administrativa es considerada como un subproducto del proceso de

contabilidad. Por otra parte, esto se debe a que los primeros sistemas de procesamientos de transacciones
generalmente se establecieron para realizar labores de contabilidad.

La informacin contable es de suma trascendencia en toda empresa. Se encuentra en forma cuantitativa y

ayuda a los gerentes y a los supervisores a responder preguntas relativas al rendimiento de las operaciones
y actividades de la empresa.

2.2.2. INFORMACIN ADMINISTRATIVA.

Los sistemas de informacin deben de informar a los administradores y no abrumarlo. Los ejecutivos de alto
nivel, no desean o no necesitan de modo rutinario extensos detalles contables. Prefieren por lo comn
formas resumidas de la informacin ya que les muestran los resultados generales y las tendencias de
inters.

Tambin les permite comparar el rendimiento planeado contra el real en las divisiones, departamentos, reas
de produccin y otras dependencias.

Hay siete tipos de informacin necesaria para la administracin de ms alto nivel:

La informacin de apoyo. Mantiene informado a los administradores en relacin con situaciones

actuales o niveles de logros; permite saber que rendimiento se ha alcanzado y si va de acuerdo con las
expectativas generales de un rea de inters.

Ejemplo: Los Volmenes de Ventas.

La informacin de situacin. Tambin llamada informacin de avance; mantiene a los administradores

al tanto de los problemas presentes y de la crisis, as como de los avances reportados con el fin de
aprovechar las oportunidades que pueden perderse si no se acta de inmediato.

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Ejemplo: Los Avances en las Negociaciones de Contrato.

La informacin de aviso. Seala que estn ocurriendo los cambios, ya sea en forma de oportunidades
que se presentan, o bien presagios de problemas futuros que afectaran el xito de la empresa, de sus
productos o servicios, y su viabilidad a largo plazo.

Ejemplo: El Cambio de Precio en los Materiales.

La informacin de planeacin. Es la descripcin de los principales desarrollos y programas que deben

de iniciarse en un futuro; incluye las hiptesis en las cuales se basan los planes o los desarrollos
anticipados esenciales para la realizacin de los planes establecidos.

Ejemplo: Las Estrategias de Ventas.

La informacin de operaciones internas. Son indicadores claves de cmo la organizacin o las

personas se estn desempeando; tiles para presentar informes sobre la salud general de una
organizacin, empresa subsidiaria, divisin o producto.

Ejemplo: El Rendimiento Acumulado del Capital.

La informacin confidencial. Son informes, rumores y opiniones respecto a las actividades en entorno
de la organizacin; incluye una gama amplia de reas como cambios en la industria y en las estrategias
de los competidores, movimientos en el mercado financiero, y transformaciones o fluctuaciones poltico-
econmicas

Ejemplo: Demanda de los Clientes por Nuevos Productos.

La informacin distribuida en el exterior. Informacin que un ejecutivo principal desea revisar antes
que sea transmitida a los accionistas o lo s medios de comunicacin.

Ejemplo: Informe de Ventas de otras Empresas.

2.4. LA INFORMACIN Y DATOS

Los datos son aquellos que no tienen significado alguno por si mismos, si no que deben de ser presentados
en una forma utilizable y colocados en un contexto que les de valor.

Los datos se convierten en informacin cuando se les transforman para comunicar un significado o
proporcionar un conocimiento, ideas o conclusiones.

La informacin es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un
procesamiento, se les ha dado significado, propsito y utilidad.

La relevancia es un factor clave para distinguir entre datos e informacin, ya que no todos los datos o
hechos pueden ser relevantes en un momento dado.

La redundancia, es la repeticin de parte o todo un mensaje para evitar el ruido. La mayor parte de la
comunicacin es redundante para asegurarse de enviar una informacin completa.

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Cual es el saldo final?

Informacin:
Transformacin Sobregiro de $4,028
Por
Procesamiento

Datos Convertidos en Informacin

Retiro $ 800

2.5.$1,000
Retiro ATRIBUTOS DE LA INFORMACIN
Retiro $ 264
Una informacin para que sea til debe de tener atributos y estos son las caractersticas que tienen
significado para el usuario de cada elemento de la informacin. Esto es, cada elemento individual informativo
Retiro $2,000
puede ser descrito con respecto a:

Exactitud. Es la que describe si la informacin representa una situacin, nivel o estado de un hecho o
Saldo Inicial $36
suceso exactamente como es.

Forma. Es la estructura real de la informacin. Incluyes dimensiones de cuantificabilidad, nivel de

agregacin y medio de presentacin.

Frecuencia. Es la medida de cun a menudo se le requiere, rene o produce. Se puede originar con
frecuencia o espordicamente, dependiendo de las necesidades del usuario.

Extensin o Alcance. Este concepto es la amplitud de la accin de los acontecimientos, lugares,

personas, y cosas que representa la informacin.

Origen y Temporalidad. El origen es la fuente de la que se recibe, recopila o produce la informacin. La

temporalidad puede estar orientada al pasado.

Posicin en el tiempo. Esta se refiere a la informacin que es proporcionada en el momento que se

necesita, ya sea informacin histrica o informacin actual.

Los atributos de la informacin se relacionan con la calidad de la misma que emplear la administracin.

2.6. TEORA DE LA INFORMACIN

La informacin y la comunicacin son las cuestiones centrales de la teora de la informacin, esto es, la
teora matemtica de la comunicacin.

En el sentido ms amplio de la palabra, comunicacin es cualquier procedimiento mediante el cual una

persona puede influir en la mente de otra. Esto incluye todos los aspectos del comportamiento humano y no
nada ms la narracin escrita y la conservacin.

De este amplio significado se derivan tres niveles de problemas en el acto de comunicar informacin:

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Tcnico. Cuan fielmente se puede transmitir los smbolos de la comunicacin?. Se refiere a la

precisin de la transmisin de un conjunto de smbolos desde el emisor hasta el receptor.

Semntico. Cuan precisamente los smbolos transmitidos comunican el significado deseado?. Se

refiere a cun precisamente el receptor entiende e interpreta el mensaje del emisor.

De eficacia. Cuan eficazmente el significado recibido incluye en el comportamiento en la forma

deseada?. Se relacionan con el xito de la comunicacin para producir lasa acciones o conductas
deseadas.

2.7. IMPORTANCIA DE LA INFORMACIN

Cuando se habla de la funcin informtica generalmente se tiende a hablar de tecnologa nueva, de nuevas
aplicaciones, nuevos dispositivos hardware, nuevas formas de elaborar informacin ms consistente, etc.

Sin embargo se suele pasar por alto o se tiene muy implcita la base que hace posible la existencia de los
anteriores elementos. Esta base es la informacin.

Es muy importante conocer su significado dentro la funcin informtica, de forma esencial cuando su manejo
esta basado en tecnologa moderna, para esto se debe conocer que la informacin:

Esta almacenada y procesada en computadoras

Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional
Puede ser mal utilizada o divulgada
Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes

Los primeros puntos nos muestran que la informacin esta centralizada y que puede tener un alto valor y lo s
ltimos puntos nos muestran que se puede provocar la destruccin total o parcial de la informacin, que
incurre directamente en su disponibilidad que puede causar retrasos de alto costo.

Pensemos por un momento que hay se sufre un accidente en el centro de computo o el lugar donde se
almacena la informacin. Ahora preguntmonos: Cunto tiempo pasara para que la organizacin este
nuevamente en operacin?

Es necesario tener presente que el lugar donde se centraliza la informacin con frecuencia el centro de
cmputo puede ser el activo ms valioso y al mismo tiempo el ms vulnerable.

2.8. FUENTES DE INFORMACIN.

La informacin aplicada en el sentido de la comunicacin o en el contexto de una toma de decisiones,

obviamente proviene de alguna parte. El conocimiento de la existencia de las fuentes de informacin es
nicamente un aspecto de este asunto. Los administradores tambin deben de poder identificar los
problemas potenciales que se desarrollan en la informacin que obtienen: problemas de prejuicios, fondos,
ponderacin de opiniones, etc.

Tipos de fuentes de informacin:

Primaria. Es la que se debe recabar para un problema especfico. Se trata de la informacin que ha sido
reunida por primera vez para un fin particular.

Secundaria. Es aquella que tiene sus usos en las toma de decisiones. Esta se refiere en particular a
aquellas decisiones repetitivas que se toman en una empresa.

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