INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO

F1.G1.MPA1.P4 GUA ORIENTADORA PARA EL DESARRO

RECOMENDACIONES GENERALES:
Leer el instructivo antes de diligenciar el formato
Los supervisores del contrato debern socializar la informacin requerida en el formato, al

El FORMATO DE SEGUIMIENTO diligenciado por el operador debe ser entregado al su

en forma magntica (archivo en Excel), para cada contrato adjudicado y por cada mes rep

Los SOPORTES DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO deben ser entregados al supervisor d

completos), organizados por separado para cada contrato adjudicado y a su vez, por cada
NOTA: Si el supervisor lo requiere, tambin podr solicitar los soportes en forma fsica al o
DESCRIPCION DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO A LA ESTR

Este formato consta de varias hojas electrnicas:

- Hoja 1: Es el presente Instructivo
- Hoja 2: Se denomina "2.Ficha del contrato". Esta ficha debe ser diligenciada una sola vez
mensuales.
- De Hoja 3 a Hoja 14: Estas hojas deben diligenciarse para cada mes de ejecucion del con
hojas son las que se imprimen para enviar el reporte mensual al supervisor del contrato.
- Hoja 15: Esta hoja es para uso exclusivo del ICBF y NO DEBE SER MODIFICADA.

Se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Por ninguna razn modifique la estructrura del presente archivo. Ser utilizado como arc
Direccin de Abastecimiento y para el anlisis de la informacin a nivel nacional.
2. Trabaje en este archivo durante toda la vigencia del contrato y sus adiciones. Use slo u
3. En caso de que en un mes determinado no se hayan realizado compras locales, NO lo d

1. FICHA DEL CONTRATO (HOJA 2)

a. Favor diligenciar nicamente las celdas color AMARILLO

Regional Nombre de la Regional en la cual se ejecuta el contrato.

No. Contrato Corresponde al nmero del contrato adjudicado al operador

Fecha Contrato Fecha en la que se legaliz el contrato. Corresponde a la fec

Nombre o Razn Social del
Nombre o Razn Social del Operador, tal y como aparece en
Operador
Programa o Modalidad
Nombre del Programa o Modalidad ICBF, tal y como aparece
ICBF
Representante Legal Nombre del representante legal, tal y como aparece en el co

Nmero Cupos Asignados Nmero de cupos adjudicados para la prestacion del servici
 Registre el porcentaje de compra local definido en el contra
Porcentaje de Compra - Programas de Primera Infancia: 10%
Local - Programas de Proteccin: 20%
- Programas de Recuperacin Nutricional: 10%

Valor Total del Contrato Registre en nmeros, el valor total del contrato.
Plazo de Ejecucin del
Registre el tiempo en meses, en los cuales se prestar el se
Contrato (meses)
Valor 1ra Adicin ($) Cuando haya lugar a una adicin del contrato, registre en n
Plazo ejecucin 1ra
En caso de haber adicionado tiempo, registre en meses la d
Adicin (meses)
Valor 2da Adicin ($) Cuando haya lugar a una segunda adicin del contrato, regi
Plazo ejecucin 2da
En caso de haber adicionado tiempo, registre en meses la d
Adicin (meses)
Valor 3ra Adicin ($) Cuando haya lugar a una tercera adicin del contrato, regis
Plazo ejecucin 3ra
En caso de haber adicionado tiempo, registre en meses la d
Adicin (meses)

2. FORMATO REPORTE POR MES (ENERO A DICIEMBRE) (HOJAS 3 A 14)

a. No se debe diligenciar la informacin del contrato (Fila 8). Estas casillas se encuentra

b. Se debe registrar la informacin de compras locales, NICAMENTE en las filas de color

c. La informin registrada en el formato debe coincidir exactamente con los valores y c
est reportando.
d. Si requiere adicionar filas para relacionar ms productos, debe insertarlas debajo de la fi

Mes Registrar el mes en que se realiz la compra de los alimento

Producto comprado y producido localmente: Registrar

aplique) o dotacin. Estos alimentos o elementos de dotaci
Producto comprado y
el mismo departamento. No se deben reportar nombres com
producido localmente o
profesin del personal local
Profesin del personal local contratado: Se debe regist
contratado
de grado y ttulo profesional universitario. Solamente se deb
tecnlogo, tecnico, bachiller, cursos, diplomados, etc.
 Seleccionar de la lista desplegable, la unidad de medida de
anterior, as:
- Alimentos slidos: Kilogramos
- Alimentos lquidos: Litros
- Alimentos que por su naturaleza se suministran por
UNIDAD DE MEDIDA
fruta de mano.
(kilos/litros/ Unidad/Persona)
- Dotacin: Unidad
- Talento Humano Profesional: Personas

NOTA: Si en la factura la unidad de medida registrada es di

correspondiente, Ejemplo: las Libras se deben convertir a Ki

Total producto local

Registrar en nmeros, la cantidad total de producto adquir
adquirido / No aplica para
Registrar N/A para Talento Humano.
Talento Humano

Para Alimentos o Dotacin: Registrar en nmeros, el valo

Valor Total de la Compra
compra. El registro debe ser por producto.
Local / Gastos Salariales u
Honorarios Mensuales
Para talento Humano Profesional: Registrar en nmeros

Sede del proveedor: Registrar la ciudad o el municipio do

Municipio Sede del
Proveedor / Lugar de
Lugar de nacimiento del profesional: Registre el lugar d
Nacimiento del Profesional
cdula de ciudadana.

Nombre del proveedor: Registrar el nombre o razn socia

Nombre del Proveedor /
Nombre del Profesional
Nombre del Profesional: Registrar el nombre del profesio

Registrar la informacin, observaciones o comentarios que c

Observaciones
o mejoramiento del formato de seguimiento.
Nombre de quin reporta
Registrar el nombre de la persona (operador), que diligencia
por parte del Operador
Cargo Registrar el cargo de la persona (operador), que diligencia e

Nombre del Funcionario Registrar el nombre del funcionario ICBF (Supervisor del Con
ICBF que valid formato de seguimiento a la Estrategia de Compras Locales
Registrar el cargo del supervisor del contrato ICBF, quin va
Cargo
Estrategia de Compras Locales.
VO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO
ADORA PARA EL DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS LOCALES V1

n requerida en el formato, al Operador/Contratista

dor debe ser entregado al supervisor del contrato en forma fsica, con las firmas correspondientes;
judicado y por cada mes reportado.

er entregados al supervisor del contrato en forma magntica (escaneados en formato PDF, legibles y
udicado y a su vez, por cada mes reportado.
soportes en forma fsica al operador.
E SEGUIMIENTO A LA ESTRATEGIA DE COMPRAS LOCALES EN EXCEL

ser diligenciada una sola vez y es la fuente de informacin para los encabezados de los reportes

ada mes de ejecucion del contrato, de acuerdo con el nombre contenido en cada pestaa. Estas
al supervisor del contrato.
E SER MODIFICADA.

hivo. Ser utilizado como archivo en formato excel, para hacer la consolidacin por parte de la
n a nivel nacional.
o y sus adiciones. Use slo un archivo para cada contrato.
do compras locales, NO lo diligencie, NI elimine la Hoja.

al se ejecuta el contrato.

trato adjudicado al operador. Cada archivo solo puede contener informacion de un contrato.

ontrato. Corresponde a la fecha reportada en el oficio de legalizacion emitido por el ICBF.

rador, tal y como aparece en el RUT o en el certificado de la Cmara de Comercio.

dad ICBF, tal y como aparece en el Contrato.

l, tal y como aparece en el contrato.

para la prestacion del servicio, de acuerdo con lo definido en el contrato.

 ra local definido en el contrato, como una obligacin:
a: 10%
%
Nutricional: 10%

otal del contrato.

n los cuales se prestar el servicio, de acuerdo con el plazo definido en el contrato.

n del contrato, registre en nmeros, el valor de la misma.

empo, registre en meses la duracin de la primera adicin.

nda adicin del contrato, registre en nmeros, el valor de la misma.

empo, registre en meses la duracin de la segunda adicin.

ra adicin del contrato, registre en nmeros, el valor de la misma.

empo, registre en meses la duracin de la tercera adicin.

(HOJAS 3 A 14)

). Estas casillas se encuentran formuladas con la hoja Ficha de Contrato y estn bloqueadas.

AMENTE en las filas de color amarillo y de acuerdo con los enunciados en color verde.
tamente con los valores y cantidades soportadas en las facturas presentadas para el mes que se

ebe insertarlas debajo de la fila No. 38.

iz la compra de los alimentos, dotacin o pago al personal profesional

cido localmente: Registrar el nombre del alimento (incluida la marca para los alimentos que
entos o elementos de dotacin, deben ser producidos en el departamento y deben ser comprados e
deben reportar nombres como: viveres, abarrotes, varios o codigos de venta.

contratado: Se debe registrar la profesin de la persona contratada, tal y como aparece en el act
iversitario. Solamente se debe registrar el personal con ttulo profesional. NO se acepta personal
ursos, diplomados, etc.
able, la unidad de medida de acuerdo con las caractersticas del producto registrado en la columna

mos

raleza se suministran por unidad: Unidades - En este grupo se incluyen los huevos, el pan y la

al: Personas

d de medida registrada es diferente a las que se listan en el formato, se debe realizar la conversin
ibras se deben convertir a Kilogramos.

dad total de producto adquirido localmente.

mano.

Registrar en nmeros, el valor total del producto adquirido, tal y como se encuentra en la factura d
r producto.

sional: Registrar en nmeros, el valor de los gastos salariales u honorarios causados en el mes.

ar la ciudad o el municipio donde se encuentra radicado el proveedor.

ofesional: Registre el lugar de nacimiento del profesional contratado, tal y como aparece en la

strar el nombre o razn social del proveedor, tal y como aparece en la factura.

gistrar el nombre del profesional contratado, tal y como aparece en la cdula de ciudadana.

vaciones o comentarios que considere necesarios, para el cumplimiento de la obligacin contractua

seguimiento.

ona (operador), que diligencia el formato de seguimiento a la Estrategia de Compras Locales.

a (operador), que diligencia el formato de seguimiento a la Estrategia de Compras Locales.

ario ICBF (Supervisor del Contrato) quin valid la informacin registrada por el operador en el
trategia de Compras Locales.
or del contrato ICBF, quin valida la informacin registrada en el formato de seguimiento a la
.
 S V1

s correspondientes; y

mato PDF, legibles y

s de los reportes

a pestaa. Estas

por parte de la

un contrato.

or el ICBF.

io.
ato.

bloqueadas.

verde.
para el mes que se

alimentos que
en ser comprados en

mo aparece en el acta
e acepta personal
 ado en la columna

huevos, el pan y la

ealizar la conversin

ntra en la factura de

ados en el mes.

o aparece en la

ciudadana.

bligacin contractual

pras Locales.

as Locales.

operador en el

uimiento a la
 FICHA DEL CONTRATO

Regional BOLIVAR

No. Contrato 0162-2016

Fecha Contrato 1/30/2016

Nombre o Razn Social del Operador MI DULCE INFANCIA

Programa o Modalidad ICBF TRADICIONAL

Representante Legal LEDIS LUNA CARMONA

Nmero Cupos Asignados 260

Porcentaje de Compra Local 10%

Valor Total del Contrato $ 338,942,948.00

Plazo de Ejecucin del Contrato (meses) 9 MESES

Valor 1ra Adicin ($)

Plazo ejecucin 1ra Adicin (meses)

Valor 2da Adicin ($)

Plazo ejecucin 2da Adicin (meses)

Valor 3ra Adicin ($)

Plazo ejecucin 3ra Adicin (meses)

 SEGUIMIENTO A LA ESTRATEGIA DE COMPRAS LOCALES

Plazo de Ejecucin del Contrato Valor Total del Contrato incluidas

Regional No. Contrato Fecha del Contrato Nombre Operador Programa ICBF Porcentaje de Compra Local
(meses) adiciones

BOLIVAR 0162-2016 1/30/2016 MI DULCE INFANCIA TRADICIONAL 9 MESES 10% $ 338,942,948.00

TOTAL PRODUCTO LOCAL VALOR TOTAL DE LA COMPRA

PRODUCTO COMPRADO Y PRODUCIDO
No. MES LOCALMENTE O PROFESIN DEL
PERSONAL LOCAL CONTRATADO
UNIDAD DE MEDIDA MUNICIPIO SEDE DEL
ADQUIRIDO / LOCAL / NOMBRE DEL PROVEEDOR /
(kilos/litros/ PROVEEDOR / LUGAR DE
NO APLICA PARA TALENTO GASTOS SALARIALES U NOMBRE DEL PROFESIONAL
Unidad/Persona) NACIMIENTO DEL PROFESIONAL
HUMANO HONORARIOS MENSUALES

1 ENERO CARNE DE RES Kilos 15.00 $210,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

2 ENERO HIGADO DE RES Kilos 10.00 $100,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

3 ENERO CARNE DE POLLO Kilos 15.00 $180,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

4 ENERO HUEVOS Unidades 300.00 $105,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

5 ENERO YUCA Kilos 15.00 $21,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

6 ENERO MARACUY Kilos 10.00 $50,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

7 ENERO MELN Kilos 10.00 $50,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

8 ENERO GUAYABA Kilos 10.00 $46,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

9 ENERO PIA Kilos 10.00 $60,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

10 ENERO QUESO Kilos 2.50 $25,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

11 ENERO NARANJAS Kilos 10.00 $74,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

12 ENERO PATILLA Kilos 10.00 $120,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

13 ENERO PAN MOGOLLA Unidades 260.00 $78,000 SAN JUAN NEPOMUCENO GRANERO DOA ANA

TOTAL $1,119,000

Observaciones :

NOMBRE DE QUIEN REPORTA POR PARTE DEL OPERADOR CARGO

NOMBRE DEL FUNCIONARIO ICBF QUE VALID: CARGO

 NUMERO Nombre o razn Social
VALOR CONTRATO
CONTRATO del Contratista
0162-2016 MI DULCE INFANCIA $ 338,942,948
 Obligacin para
Valor reportado Valor faltante
Compras Locales
$ 33,894,295 #REF! #REF!
 Cumple / No cumple
% Compra Local % Reportado
con la Obligacin
10% #REF! #REF!