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Qu es el anlisis y diseo de sistemas?

El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la


situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con mtodos y
procedimientos ms adecuados.

Anlisis de sistemas. Es el proceso de clasificacin e interpretacin de


hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar
mejoras al sistema.

Qu hace un analista de sistemas? Recopila los datos necesarios del


sistema actual y lleva a cabo el desarrollo de planes para nuevos sistemas.
Pasa mucho tiempo con los usuarios para descubrir como utilizan el sistema,
los problemas que tienen y lo que esperan de el. Debe comprender como
funciona el sistema mismo. Utilizar formularios, contenido de ficheros,
informacin utilizada por los usuarios entrada y salida. Satisfacer a todos
dentro de las reglas de direccin.

Los sistemas emplean un modelo de control bsico:

1.- Un estndar para logra un desempeo aceptable.


2.- Un mtodo para medir el desempeo actual.
3.- Un medio para comparar el desempeo actual contra el estndar.
4.- Un mtodo de retroalimentacin.

Definicin del sistema


Esta actividad tiene como objetivo efectuar una descripcin del sistema,
delimitando su alcance, estableciendo las interfaces con otros sistemas e
identificando a los usuarios representativos. Las tareas de esta actividad se
pueden haber desarrollado ya en parte en el proceso de Estudio de Viabilidad
del Sistema (EVS), de modo que se parte de los productos obtenidos en dicho
proceso para proceder a su adecuacin como punto de partida para definir el
sistema de informacin.

Determinacin del alcance del sistema


En esta tarea se delimita el sistema de informacin, utilizando como
punto de partida el modelo de procesos especificado en la descripcin de la
solucin del proceso Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS). Se indica qu
procesos pertenecen al mbito del Sistema de Informacin y se identifican las
entidades externas al sistema que aportan o reciben informacin. Asimismo, se
obtiene un modelo conceptual de datos identificando las entidades y relaciones
que forman parte del sistema de informacin objeto de este anlisis a partir del
modelo abstracto de datos generado en la tarea Evaluacin de Alternativas y
Seleccin.

En el caso de anlisis orientado a objetos, antes de la captura de requisitos


empleando los casos de uso, puede ser conveniente establecer el contexto del
sistema a partir del modelo de negocio obtenido en el proceso Estudio de
Viabilidad del Sistema (EVS), y adems, opcionalmente, del modelo de
dominio. El modelo de negocio especifica los procesos a los que se quiere dar
respuesta en el sistema de informacin, en forma de casos de uso de alto nivel,
y el subconjunto de objetos del dominio requerido para ello.
Definicin y tipos de informacin
La informacin es un conjunto organizado de datos procesados,
constituyen un mensaje que pasa al conocimiento del sujeto o de quien recibe
el mensaje. La teora postula que cualquier seal es capaz de cambiar el
estado de sistema que constituye un fragmento de informacin.
Desde otro punto de vista, la informacin es el conocimiento extrado por
seres vivos o sistemas expertos como resultado de la interaccin con el
entorno. La informacin, a diferencia de los datos aislados, tiene una estructura
til que modifica las interacciones de quien posee la informacin de su entorno.

Atributos
Finalidad: la informacin debe tener un propsito al transmitirse. El
propsito puede ser informar, evaluar o convencer.
Modo y formato. Las formas de comunicar la informacin a las personas
son sensoriales. El ser humano recibe casi toda la informacin de forma verbal
o documentos. Las maquinas la reciben de forma elctrica mediante cintas,
tarjetas o de forma escrita
Redundancia/eficiencia. La redundancia es el exceso de informacin. La
eficiencia del lenguaje crea un nivel ptimo en la transmisin de la informacin.
Velocidad. La velocidad a la que se transmite la informacin influye en el
tiempo que uno tarda en entender un problema.
Frecuencia. La frecuencia con que se transmite la informacin. La
informacin que es excesiva tiende a producir ruidos o distraccin.
Carcter determinstico o probabilstico. La informacin determinstica
implica que existe un solo valor resultante en un proceso. Si la informacin es
probabilstica, se obtienen los resultados posibles con las correspondientes
probabilidades.
Definicin y tipos de sistemas de informacin
El termino sistema es un concepto relativamente flexible. Un sistema se
define a partir del inters de la persona que pretende analizarlo. Como
consecuencia, una organizacin se entiende como un sistema o subsistema, o
incluso un supe sistema, lo que va a depender del anlisis que se desee
realizar. Para ser un sistema propiamente dicho, el sistema tiene que tener un
grado de autonoma superior que un subsistema e inferior que el supe sistema.
Las partes necesarias para que un sistema total funcione son conocidas
comnmente como subsistemas, y stos a su vez se encuentran integrados por
un conjunto de subsistemas ms especficos. Por consiguiente, la jerarqua que
llegan a tener los sistemas y el nmero de subsistemas depende de las
necesidades de la organizacin.
Un sistema de informacin est integrado de una gran variedad de
elementos que se interrelacionan entre s con el fin de apoyar las actividades
de una empresa o negocio.

SISTEMAS DE INFORMACIN TRANSACCIONAL


Un sistema transaccional controla el flujo de la seguridad y la
consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo: un cliente de un banco
realiza una transaccin de efectivo de un nmero de cuenta a otra, de modo
que la cantidad de dinero que se le descuenta a la primera cuenta debe ser la
misma cantidad de dinero que recibe la segunda cuenta. En caso contrario, la
transaccin no se efectuara.

SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL


Un sistema de informacin gerencial es un conjunto de sistemas de
informacin que interactan entre si y que a su vez proporcionan informacin a
la administracin acerca de las necesidades que se tienen en las operaciones.
Los sistemas de informacin administrativa (MIS) ayudan a los directivos a
tomar decisiones y resolver problemas.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES


Un sistema de soporte a decisiones suele ser implementado despus de
los sistemas transaccionales mas importantes de una empresa, y
prcticamente estos sistemas llegan a ser la plataforma principal en el manejo
de su informacin.
La informacin generada por estos sistemas comnmente sirve de
apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin para tomar sus
decisiones.
Los sistemas para el soporte a decisiones llegan a ser muy pesados en
clculos y muy dbiles en entradas y salidas de la informacin. Por ejemplo:
una planeacin financiera llega a requerir una escasa informacin en la
entrada, que a su vez produce poca informacin como respuesta, pero en el
proceso suelen ser realizados una gran cantidad de clculos.
NATURALEZA DE LOS PROBLEMAS
Un problema es algo que perturba la paz de los individuos. En el caso de
la materia que se est estudiando, hay que decir que a los administradores no
les agrada aceptar que las organizaciones tienen problemas, pero un buen
administrador debe entender que para que una empresa funcione
adecuadamente, sta debe reconocer los problemas que existen
Para estudiar la naturaleza de los problemas, es necesario hacer las siguientes
preguntas:

1. Qu es lo que se hace?
2. Cmo se hace?
3. Con que frecuencia se hace?
4. Qu tan grande es el volumen de movimientos o decisiones?
5. Qu tan grande es el grado de eficiencia con que se efectan las
tareas?
6. Existe algn problema?
7. Qu tan grande es el problema?
8. Cul es la causa del problema?

FORMULACIN DE LOS PROBLEMAS


Los problemas surgen de diversas maneras, pero para poder
encontrarlos y buscar una buena solucin, es necesario tomar en cuenta
aquellas situaciones en las cuales ya no se alcanzan o nunca se han alcanzado
las metas establecidas. En muchos de los casos el funcionamiento de la
organizacin requiere la atencin constante de analistas internos, aunque
algunos pasan desapercibidos al no hacer mediciones del desempeo.
PROCESO DE SOLUCIN DEL PROBLEMA
El proceso correcto de solucin de los problemas de una organizacin
requiere el compromiso, la cooperacin y la planificacin de todas las partes
que estn presentes.
Si persiste un error en un sistema de produccin, esto puede significar
una importante prdida para el negocio. De acuerdo con esto, entre ms
rpidos sean los cambios dentro de la industria, stos harn que existan ms
problemas tcnicos y se den en todos los entornos. De ah la importancia de
destinar recursos para poder desarrollar un proceso que nos permita tratarlos
de forma eficaz.
Establecer un mtodo que nos ayude minimizar los errores puede
llevarnos mucho tiempo y posiblemente signifique una ardua tarea, pero
hacerlo ser menos costoso que el gasto de tiempo y dinero que provocar el
no tenerlo.

CICLO DE VIDA DE SISTEMAS


El desarrollo de sistemas, un proceso formado por el anlisis y el
diseo, empieza cuando la administracin o algunos miembros del personal
encargado en desarrollar sistemas detectan un sistema de la empresa que
necesita mejoras.
El ciclo de vida de un sistema est determinado por el conjunto de
actividades que los analistas, diseadores y beneficiarios realizan para el
desarrollo e implementacin de un sistema de informacin. El ciclo de vida de
sistemas comprende seis fases:
1. Investigacin preeliminar. La necesidad de recibir ayuda de un
sistema de informacin puede surgir por diversas razones; sin importar cuales
sean stas, el proceso se inicia siempre con la peticin de una persona.
2. Determinacin de los requerimientos del sistema. Lo fundamental del
anlisis de sistemas es comprender todas las fases importantes de la empresa
que se encuentra bajo estudio. Los investigadores, al trabajar con los
empleados y administradores, deben saber los procesos de una empresa para
dar respuesta a las siguientes preguntas claves:
a. Qu es lo que hace?
b. Cmo se hace?
c. Con qu frecuencia se hace?
d. Qu tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
e. Cul es el grado de eficiencia con el que se efecta las tareas?
f. Existe algn problema?

3. Diseo del sistema. El diseo del sistema de informacin establece la


forma en la que el sistema efectuar las obligaciones descritas durante la fase
de anlisis. Los tcnicos en sistemas se refieren con frecuencia a esta etapa
como el diseo lgico, en oposicin al desarrollo del programa, el cual recibe el
nombre de diseo fsico.

4. Desarrollo del software. Los encargados de desarrollar programas


pueden instalar software comprado a terceros o escribir programas diseados a
la medida de la solicitud. La decisin depende del costo de cada alternativa, del
tiempo disponible para escribir el programa y de la disponibilidad de los
programadores.
5. Prueba del sistema. Consiste en probar el sistema de manera
experimental para comprobar si el software no tiene fallas, es decir, se trata de
que el sistema llegue a funcionar de acuerdo con las especificaciones y en la
forma en que los usuarios esperen que lo haga.

6. Implantacin y evaluacin. La implantacin es el proceso de instalar


nuevo equipo, preparar a los usuarios para usar el sistema, instalar la
aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.
Cuando se han instalado, estas aplicaciones se emplean durante muchos aos.
Dado que las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, es
necesario evaluar el sistema peridicamente.

INTERACCIN ANALISTA USUARIO


Hasta hace relativamente poco tiempo los analistas de sistemas eran
especialistas en computacin, pero no en organizacin. Para que pudieran
desarrollar sistemas para las organizaciones, tenan que ser entrenados en las
funciones organizacionales. Este escenario ha ido cambiando a medida que las
personas que trabajan en las empresas han aprendido ms acerca de la
computacin. Los usuarios (gerentes y empleados) participan cada vez ms en
el desarrollo de los sistemas por varias razones:
Los usuarios han acumulado prctica al trabajar con aplicaciones que
fueron desarrolladas para ellos precedentemente. Si ya han experimentado
fallas con los sistemas, entonces incluso tienen experiencias sobre la manera
de evitar problemas.
En la actualidad las microcomputadoras son muy comunes en los
lugares de trabajo, se utilizan para realizar trabajos en casa y existe abundante
software que satisface las necesidades de los usuarios.
Los usuarios que entran a trabajar en las organizaciones han recibido,
ya sea en las escuelas o a travs de cursos especializados, entrenamiento en
diversos aspectos de los sistemas de los sistemas de organizacin.
A pesar de todo, las aplicaciones que se desarrollan en las
organizaciones son cada vez ms complejas, de manera que el analista de
sistemas necesita la participacin continua de los usuarios para comprender
mutuamente las funciones de la organizacin que estn bajo estudio.
Los sistemas de informacin se originan con los participantes. La
solicitud de un sistema se origina por una necesidad de la organizacin que los
usuarios expresan. El xito en el desarrollo de sistemas es resultado de un
esfuerzo conjunto. El papel de los analistas consiste en extraer las ideas
principales de los usuarios para su anlisis y discusin.

ENTREVISTA
La entrevista es una de las herramientas ms importantes para recabar
informacin directa dentro del campo de investigacin. Un ejemplo claro es la
entrevista a los usuarios de un sistema en alguna empresa, ellos dan los
puntos principales para conocer las necesidades que tiene que resolver nuestra
propuesta. Este tipo de entrevistas las podemos realizar de manera individual o
colectiva.
Es importante no confundir la entrevista, se deja en claro que no es un
cuestionario hacia el entrevistado, si no que se debe de ver como un platica
directa hacia l, as como tambin realizar una seleccin de quienes me
podran dar la informacin ms veraz y precisa, de acuerdo al conocimiento
que tenga.
Cuando hablamos de sistemas, las caractersticas y la cantidad de datos
son importantes. Estas caractersticas van de la mano con las respuestas y la
descripcin de cantidades. Por lo que entendemos que una entrevista es de las
mejores fuentes para conocer las caractersticas de mis datos.

En ocasiones nos damos cuenta que nuestro campo de investigacin


expresa sus opiniones de forma verbal por no poder darse a conocer de forma
escrita, parte de esto podemos llegar a conocer malas interpretaciones o
incluso resistencia al cambio, en este caso tratando de sistemas en desarrollo.
Las entrevistas por necesidad misma, siempre son diferentes en cuanto
a su estructura. Si deseamos obtener informacin gerencial, con simples
preguntas abiertas logramos el objetivo, pero si necesitamos conocer
informacin de manera ms detallada y precisa, es necesario realizar nuestras
preguntas con una determinada estructura. Este tipo de entrevistas
estructuradas se realiza con preguntas normalizadas, siendo as para el
formato de respuestas, preguntas abiertas o cerradas; en el caso de las
respuestas abiertas, se nos permite conocer opiniones congruentes; caso
contrario para respuestas cerradas, obtendremos informacin con respecto a
un conjunto de opciones.
Que tan confiable sea nuestra informacin recaba solamente depender
del mtodo que utilicemos en la entrevista. Cuando realizamos entrevistas no
organizadas, son de preparacin mucho ms gil, puesto que no requieren
palabras claves para generar nuestras cuestiones, sin embargo el analizar las
respuestas nos lleva mucho ms tiempo que con un cuestionario estructurado.
Por lo tanto definimos que lo ms laborioso se basa en la planeacin,
administracin y anlisis de nuestra informacin recolectada para preguntas
cerradas.

Por medio de la entrevista, se debe tener en cuenta las siguientes


interrogantes:
1. Qu es lo que me est diciendo la persona?
2. Por qu me lo est diciendo a m?
3. Qu se est olvidando?
4. Qu espera esta persona que haga yo?

Si tomamos en cuenta cada uno de los elementos de la informacin


recopilada, se tendr un conocimiento ms especfico no nicamente de dicha
recoleccin sino tambin de la importancia que esta tiene.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA


Normalmente el diseador tiene una nocin del problema, los criterios y
los requisitos que se deben de satisfacer. Esto nos lleva a una solucin
anticipada y prematura cuando realmente no se ha analizado de manera
correcta, por lo que todos los factores que intervienen quedan incompletos y los
fundamentos nos son exactos.
El primer punto que debemos de tocar cuando iniciamos un proceso es
identificar claramente el problema, dicha identificacin se realiza de manera
mental, en donde se analiza requisitos, limitaciones y otros parmetros. Se
debe identificar el problema utilizando el bosquejo, apuntes y deducciones.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
En primera instancia analizaremos el hardware a utilizar, como lo es el
caso de la arquitectura del equipo en donde se alojar el sistema, necesitamos
saber cul es la ms adaptable para el proceso de las aplicaciones que
deseamos generar.
Es importante hacer de manera correcta este anlisis y no salirnos de la
idea central, refirindonos a los procesos que se tiene que desarrollar en
relacin al hardware, con lo que se plantea en un principio. Dicho
procesamiento lo podemos clasificar en centralizado, descentralizado o
distribuido.
Nuestra base para la eleccin de una arquitectura es establecer
claramente el tamao, capacidad, velocidad de procesamiento, que pueda
ocupar nuestras aplicaciones.

DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS
Ahora se trata de formalizar los requerimientos del sistema. Sl
documento obtenido en la etapa anterior se tomara como punto de partida para
esta fase. Su contenido es an insuficiente y lleno de imprecisiones que ser
necesario completar y depurar.
El aspecto fundamental del anlisis de sistemas es comprender todas
las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo
estudio. (Es por esta razn que el proceso de adquirir informacin se
denomina, con frecuencia, investigacin detallada).7 El analista, al trabajar con
empleados y administradores, necesita analizar los procesos de la empresa
para responder a las siguientes preguntas claves:
1. Qu s hacer?
2. Cmo se hace?
3. Con que frecuencia se hace?
4. Qu dimensiones tienen las transferencias o decisiones?
5. Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas?
6. Existen problemas?
7. Si existe un problema, qu tan importante es?
8. Si existe un problema, qu lo provoca?

Para responder estas preguntas, el analista se entrevista con varias


personas para colectar detalles relacionados con los procesos de la empresa,
conocer sus opiniones sobre por qu ocurren las cosas, las soluciones que
proponen y sus opiniones sobre por qu ocurren las cosas. El analista debe
tomar notas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener
esta informacin cuando es posible entrevistar, en forma personal, a los
miembros de grupos dentro de la organizacin.
Las investigaciones detalladas requieren conocer el estado de manuales
y reportes, realizar observaciones en condiciones verdaderas de las
actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, tomar muestras de formas y
documentacin con el fin de comprender el proceso en su totalida: conforme
se renen los detalles, los analistas estudian los datos sobre requerimientos
con la finalidad de identificar las caractersticas que debe tener el nuevo
sistema, incluyendo la informacin que deben producir los sistemas junto con
caractersticas operacionales.

ODELADO A PARTIR DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS


El diagrama de flujo de datos es una de las herramientas comnmente
usadas, sobre todo por sistemas operacionales en las cules las funciones del
sistema son de gran importancia y son ms complejas que los datos que se
estn manejando.

Con esta herramienta podemos analizar y resolver problemas por medio


de elementos grficos, con estos podemos representar algoritmos para generar
alguna aplicacin dentro de un sistema. Los diagramas son representados por
figuras geomtricas, interaccionando entre ellas por medio de flechas.
Como es comn comenzamos con el elemento inicio, partiendo de eso
surgen las dems funciones indicadas por distintas figuras dentro del diagrama
de flujo, toda esta informacin nos representa el tipo de procedimiento a
realizar.
Tambin podemos utilizar software para utilizar esta herramienta, a
estas aplicaciones se les conoce como software DFD, en donde nos permite
establecer nuestros diagramas facilitndonos la representacin de algoritmos
de programacin estructurada. Una vez realizado dicho diagrama podremos
establecerlo, analizarlo y perfeccionarlo en un ambiente interactivo.
A continuacin se mencionan los componentes de un diagrama de flujo:
Proceso
Flujo
Almacn
Terminador

El proceso es nuestra aplicacin dentro de un diagrama de flujo, siendo


este el primer paso, este contiene parte del sistema que conforman entradas y
salidas. Normalmente para representar este paso usamos figuras geomtricas
como son: el cirulo y el rectngulo con filos redondeados, aunque muchos
prefieren usar nicamente el rectngulo. El uso de cualquiera de estos tres
tipos son netamente diseo visual, pero no debemos olvidar que se debe de
usar el mismo tipo para representar a todas aquellas actividades del sistema.
El flujo. Este se encuentra estructurado por medio de una flecha que
entra y sale del proceso; es utilizado para representar el movimiento o
transicin de mecanismos o bloques de informacin de una parte de un sistema
a otra. Estos son expresados por datos como lo son bits, caracteres, mensajes,
nmeros de puntos, flotantes y variables de informacin con las que la
computadora puede interpretar.
Otra de sus caractersticas es que nos muestran la direccin,
representado por una cabeza de flecha en un extremo o en determinados
casos en ambos (bidireccional), dicindonos hacia donde se mueven los datos.
Un elemento ms que es utilizado dentro del diagrama de flujo de datos
es el almacn, normalmente utilizado para guardar registros o datos que se
encuentren detenidos. Se representan con dos lneas paralelas
correspondientes, nombrndolo para conocer los paquetes que entran y salen
del almacn por medio de flujo. Estos son conectados por flujos hacia los
procesos, son dos argumentos por los que pueden ser utilizados, los cuales
son:
Un flujo desde un almacn.
Un flujo hacia un almacn.

El terminador es representado por medio de un rectngulo, con ellos


expresamos entidades externas, pudiendo ser una persona o un grupo, a este
lo podramos mencionar como un sistema computacional con que se comunica
la aplicacin y el usuario.
Los diagramas de flujo de datos no son tiles a lo largo del proceso,
donde podemos explotar los flujos de datos, ya que encontramos requisitos que
lo deciden. Es importante comentar que los diagramas de flujo son usados en
niveles altos o bajos para el programador, por lo que es necesaria su
documentacin.
A continuacin se mencionan algunas caractersticas de los diagramas
de flujo de datos:
Muestra que debe hacer el sistema sin referencias.
Son diagramas explcitos y comprensibles.

Proporcionan la posibilidad de representar el sistema a diferentes


niveles de complejidad, desde lo general a lo especfico.
Se mantienen fcilmente, pues los cambios afectan solo algunos de
sus elementos y no al todo.
Mencionaremos las ventajas que nos proporcionan los DFD:
Facilita la lectura de algoritmos.
Facilitan la interaccin usuario-analista.

Tambin es importante conocer sus limitaciones, por lo que a


continuacin se describen:
No permite acumular el comportamiento del sistema, por lo que se
utiliza el diagrama de transicin de estados.
No permite las relaciones entre los datos que se almacenan.
No puede expresar contextos en los que se debe dejar en claro la
necesidad de dos o ms flujos.

No permite recoger contenido de los flujos y mucho menos el de los archivos.