REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

NCLEO COSTA ORIENTAL

MENCIN CONTADURA PBLICA

MANUALES ADMINISTRATIVOS

REALIZADO POR:

URDANETA MARIALEX C.I: 25.884.317

WERHOOKS AISKEL C.I: 27.758.523

SECCIN 001.

CABIMAS, FEBRERO 20017.

 1) Definicin de Manuales Administrativos:

Los manuales administrativos son documentos gua eminentemente dinmicos,

de fcil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y
sistemtica la informacin de una organizacin. En ellos se indican las actividades
y la forma en que estas debern ser realizadas por los miembros de la
organizacin. Son herramientas de comunicacin muy til entre la empresa y el
personal, mantenindolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qu manera;
permitiendo el manejo y control de la informacin. Deben estar sujetos a
revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de
toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de
los integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:

A. Reyes Ponce
"Un folleto, libro, carpeta, y otras, en los que de una manera fcil de
manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano en
la empresa"
Graham Kellogg
"El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo".
Terry G. R.
"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en
una empresa".
 2.- Objetivos de un Manual Administrativo:

Los manuales administrativos tienen como una funcin mantener informado

al personal clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes de la direccin
superior, delimitando la estructura organizacional y estableciendo las polticas y
procedimientos en forma escrita. En esencia, representan un medio de
comunicacin de las decisiones administrativas.
Considerando que transmiten informacin acerca de las polticas,
decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y
dependiendo del grado de especializacin del manual, podemos mencionar los
siguientes objetivos:

Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

procedimientos, y otros.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
Contribuir a la ejecucin correcta de las labores asignadas y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas
administrativas.
Auxiliar en la induccin del puesto, adiestramiento y capacitacin del personal.
Ayudar en el establecimiento, anlisis, revisin, modificacin de un sistema o sus
procedimientos
Determinar las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar labores de auditora.
Aumentar la eficiencia.
Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas de la
organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de
la misma.
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones
de control y supervisin innecesarias.
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
3.- Clasificacin de los Manuales Administrativos:
 Existen 2 tipos de clasificacin: (Por su contenido, por su funcin
operacional especfica a tratar)

POR SU CONTENIDO:
A. Manual de Historia: proporciona informacin referente a la historia de la
empresa, desde su origen hasta su posicin actual. Brinda un panorama general
sobre la organizacin y su tradicin (filosofa), logrando que el personal se sienta
parte de la misma.
B. Manual de Organizacin: Su propsito es mostrar en forma especfica
de la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.
C. Manual de Polticas: Descripcin detallada de los lineamientos a seguir
dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este
manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una gua de
cmo hacer el trabajo. Sirve como centro confiable en la evaluacin de sistemas y
procedimientos administrativos.
E. Manual de Contenido mltiple: Surge cuando la simplicidad de la
organizacin y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboracin y uso de distintos
manuales. Por lo que este manual es una combinacin de dos o ms manuales
(conceptos), dividido por secciones.

POR SU FUNCIN OPERACIONAL ESPECFICA A TRATAR:

A. Manual de Produccin: Describe las instrucciones en base a los

problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solucin. Surge por la
necesidad de coordinar el proceso de fabricacin.

B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance, funcin y mtodos

de compras. De preferencia debe estar escrito.

C. Manual de Ventas: Seala los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de informacin del trabajo de ventas.
 D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en
todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones
especficas a quienes en la organizacin estn trabajando con dinero, proteccin
de bienes y suministro de informacin financiera.

E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y tcnicas de la

contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgnica del departamento,
descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de
registros, etc.

F. Manual de Crdito y Cobranzas: Seala por escrito procedimientos y

normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crdito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar

a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere
a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin
de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, etc.

H. Manual Tcnico: Presenta los principios y tcnicas de una funcin

operacional determinada. Sirve de referencia para la unidad administrativa y el
personal responsable de una actividad.

I. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades,

procesos y rutinas de un puesto especfico; por lo general va dirigido a personal
con poco conocimiento de la materia, utiliza tcnicas programadas de aprendizaje
y cuestionarios de autoevaluacin para asegurar la comprensin del tema.

4.- Estructuras de los Manuales Administrativos

5.- Proceso para el Desarrollo de un Manual Administrativo
La elaboracin de manuales forma parte del proceso de mejoramiento
administrativo de las organizaciones y gran parte de la utilidad que brindan los
manuales deriva, precisamente, del proceso de mejoramiento previo a su
elaboracin. La elaboracin del manual parte, entonces, del supuesto bsico que
el aspecto de la organizacin que ser llevado a un manual y est acorde con sus
objetivos. En ese contexto, el desarrollo de manuales administrativos involucra
generalmente las siguientes etapas:

Preparacin del trabajo.

Planificacin del trabajo.
Elaboracin.
Revisin.
Aprobacin.
Produccin.
Distribucin y difusin.
Actualizacin del manual.
a) Preparacin del Trabajo: La preparacin previa implica asignar la
responsabilidad por la elaboracin del manual y determinar sus usuarios y
objetivos

b) Planificacin del Trabajo: Una vez que se ha determinado el objetivo del

manual, sus usuarios y las necesidades de stos, se debe planificar el
trabajo a realizar para elaborar el manual. Dos aspectos son clave: la
determinacin de los contenidos del manual y la elaboracin de los
cronogramas de trabajo.

c) Elaboracin: Esta etapa implica la elaboracin en s del manual e involucra

desde la recoleccin de la informacin hasta su edicin preliminar.

d) Revisin: Una vez editado el manual, el mismo debe ser revisado en sus
contenidos por parte de quienes participaron en la redaccin o aportaron
informacin, con el fin de detectar eventuales omisiones o inconsistencias.

e) Aprobacin: Una vez culminada la revisin, el manual debe ser aprobado

formalmente para adquirir el carcter de norma interna. Un manual
formalmente aprobado por las autoridades de la organizacin adquiere el
carcter de norma interna y pasa a ser de cumplimiento obligatorio para los
miembros de la organizacin. Asimismo, para los terceros que interactan
con la organizacin la aprobacin formal les da garanta del grado de
compromiso de la organizacin y sus autoridades con los contenidos
establecidos por el manual.

f) Produccin Una vez que la revisin est completa y el manual est

formalmente aprobado, se pasa a realizar la edicin final y a producir los
documentos. El tiempo y los costos involucrados en la produccin final del
manual varan segn se trate de un manual en formato papel o en un medio
electrnico.
Cuando se trata de manuales en formato papel, se debe decidir, con base
en su tamao, alcance y, particularmente, el nivel de calidad deseado, si se
produce internamente, mediante las impresoras disponibles en la
 organizacin o se recurre a los servicios profesionales de una imprenta.
Cuando se realiza un manual en soporte informtico o audiovisual, la
produccin requiere an un cuidado mayor. Un video mal editado, por
ejemplo, o una pgina web que demore excesivamente desmerecen el
contenido y dificultan el acceso. En este caso, adems, es particularmente
importante la seguridad, para garantizar que el documento publicado no sea
alterado.

g) Distribucin y Difusin: Solamente cuando el manual es distribuido entre

todos los interesados y difundido puede decirse que el mismo es
efectivamente operativo. Es importante establecer explcitamente la lista de
destinatarios y distribuir el manual de forma de garantizar que llega en forma
oportuna y adecuada a todos quienes lo requieran. En particular, cuando se
realizan manuales destinados a personas ajenas a la organizacin, se debe
prestar atencin a la forma de difundirlo: la difusin a travs de la pgina web
de la empresa, por ejemplo, es adecuada en la medida que quienes deban
acceder al manual accedan fcilmente a Internet.
Si esto no es as, se debe procurar medios alternativos de difusin. Para el
caso de los manuales internos, que contengan informacin confidencial o de
carcter reservado es conveniente identificar cada ejemplar. Esto resulta til
posteriormente para garantizar que todas las copias han sido actualizadas o
sustituidas. Asimismo, puede ser necesario realizar instancias de
capacitacin para el uso del manual, instancias de presentacin del mismo a
los usuarios u otros eventos que contribuyan a una correcta aplicacin y
utilizacin del manual. Un manual que luego no es utilizado o que lo es en
forma incorrecta es de escasa utilidad.

h) Actualizacin del Manual: El valor de los manuales administrativos, como

herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos.
Es necesario mantenerlos actualizados para que continen cumpliendo con el
objetivo para el cual fueron elaborados. Es conveniente establecer un
cronograma para realizar revisiones peridicas del contenido del manual, sin
perjuicio que, ante cambios importantes, se realice una revisin especial del
mismo. Si no se establece un cronograma de revisin, no solamente es
probable que el manual se desactualice, sino que, adems, no se tiene
seguridad de la aplicabilidad del contenido del manual.
Por ejemplo, las organizaciones certificadoras de calidad establecen la
necesidad de revisar los sistemas de calidad y por consiguiente los manuales
en forma anual. La revisin comprende la verificacin de la aplicabilidad del
contenido y el desarrollo de nuevo contenido si es pertinente. Luego, la
misma autoridad que aprob el manual original debe aprobar la versin
revisada. Para evitar reeditar todo el manual en cada ocasin, es
recomendable establecer un mtodo para la realizacin de correcciones
menores, sustituyendo hojas o secciones sin necesidad de reeditar el resto
del manual.