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PMP, PMI-ACP
EL DIRECTOR DE PROYECTOS
A EXAMEN
Gua de estudio en espaol
para la capacitacin del
Director de Proyectos
Jose Barato, 2015
Reservados todos los derechos.
ISBN: 978-84-9969-904-2
Depsito Legal: M-1221-2015
La primera edicin de este libro se public en abril de 2011, el mismo mes en que yo tuve que salir de la empresa
en la que haba trabajado durante ms de 15 aos. En aquel momento, esta coincidencia me pareci una buena
seal. Por fin podra dedicarme a la actividad que me apasionaba: herramientas, consultora y formacin en
gestin de proyectos. Pronto descubr que el camino para el desarrollo profesional en este sector no sera fcil,
dada la situacin econmica y tambin debido a la configuracin del mercado de la formacin de gestin de
proyectos en Espaa: muy monopolizado por las grandes instituciones por un lado, y por otro lado muy
fragmentado en el mbito del profesorado. No encontr el paradigma de abundancia que yo esperaba (el pastel
se puede hacer ms grande), sino ms bien un paradigma de escasez (si alguien se come un trozo del pastel, queda
menos para el resto). Despus de haber logrado establecerme en el mbito docente (con mucho esfuerzo, he de
reconocer) sigo sin entender por qu en un pas con una tasa de crecimiento interanual superior al 50% en
nmero de PMPs, seguimos bajo un paradigma de escasez en este sector.
Cuando en 2012 el PMI public la quinta edicin de la Gua del PMBOK, yo tuve el privilegio de ser uno de los
primeros conocedores de la traduccin al espaol, pues fui seleccionado para participar en el proyecto de
voluntariado para revisar la traduccin. Me habra costado relativamente poco esfuerzo adaptar el libro a la nueva
versin de la Gua del PMBOK. El camino ms corto habra sido mantener lo que no haba cambiado, corregir los
cambios y aadir el rea de gestin de los interesados. Sin embargo, a raz de las experiencias que estaba
teniendo impartiendo cursos, me ocurri que mi libro ya no me gustaba. Cada formador tiene su estilo. Mi forma
de impartir un curso para preparar el examen PMP/CAPM se basa principalmente en tres factores clave: 1)
ensear/revisar/compartir fundamentos; 2) ensear a usar la Gua del PMBOK como material de referencia; y 3)
practicar muchas preguntas en clase parecidas a las del examen. Si el curso es de fundamentos en gestin de
proyectos, o de un rea de gestin en particular, yo suelo utilizar el mismo material, pero sin el navegador de
procesos o sin las preguntas. La versin anterior de este libro no me serva para impartir las clases como yo quera.
As pues, cuando decid iniciar este proyecto de la nueva versin del libro adaptada a la nueva edicin de la Gua
del PMBOK (en el que ya no poda contar con la ayuda de los otros dos autores) comenc eligiendo el camino
ms largo: redisear el navegador de procesos, rehacer las presentaciones de mis cursos, elaborar un caso
prctico, etc. Tras muchas iteraciones, salieron ms de mil diapositivas. En los cursos de gestin de proyectos no
ha de ser todo teora, as que introduje ms de cincuenta ejercicios. Finalmente, para que cualquier alumno
pudiera acceder a las preguntas y a otros ejercicios, decid publicarlos como documentos de Google. Esta nueva
edicin del libro est enfocada como un soporte consistente con todo ese material (hoy da, los libros pueden
tener texto, y tambin hipertexto).
S que la planificacin de este proyecto no ha sido la ms rpida, quiz no ha sido inteligente desde un punto de
vista de negocio. El libro llega dos aos tarde, se habrn perdido muchas ventas? Lo que puedo decir es que me
he esforzado mucho para que este libro le resulte til a quienes preparan su examen, pero tambin para el
director de proyectos que quiera profundizar en fundamentos de gestin. Este libro tambin podr resultarle til a
los docentes, a quienes animo a utilizar mi material a cambio de que me den su retroalimentacin: Yo he
comprobado que el material funciona bien con mis alumnos, pero siempre se puede mejorar!
Esta ltima seccin con los razonamientos es muy importante. Segn mi experiencia, los alumnos aprenden
mucho entendiendo por qu las respuestas buenas son las correctas y las otras no. Aprenden ms razonando as
que al explicarles los procesos. La razn para presentar los enunciados tambin en ingls es porque los exmenes
del PMI se responden en ingls. Usted puede solicitar la ayuda de la traduccin al espaol, pero el PMI no se
responsabiliza sobre la calidad de la traduccin, que suele ser bastante buena, dicho sea de paso. Si usted tiene
buen nivel de ingls, mi consejo es que ignore los enunciados en espaol, en este libro y en el examen.
En relacin a las Preguntas parecidas a las del examen del PMI, si el alumno prefiere contestarlas en lnea, se
ofrecen enlaces para realizar cada test en Google Drive. Hay dos modos de realizar estos test: 1) En modo
aprendizaje: mostrando los resultados, para saber inmediatamente si acierta o falla cada pregunta; y 2) En modo
examen: sin mostrar los resultados hasta el final, para medir la velocidad, realizar anotaciones, revisiones, etc.
Los navegadores tambin enlazan a las preguntas tipo test y a otros ficheros publicados en Google Drive que
sirven para comprobar el conocimiento sobre la terminologa y sobre las entradas, salidas, herramientas y
tcnicas de la Gua del PMBOK (Inputs, Tools and Techniques, and Outputs ITTO-).
A partir de los ficheros publicados en Google Drive, los docentes tambin podrn utilizar el material orientado a
preparar el examen, y hacer que los alumnos contesten preguntas parecidas a las del examen, comprueben su
conocimiento sobre las entradas, salidas, tcnicas y herramientas, y sobre los trminos y definiciones del PMI.
As pues, el programa del curso queda as (en el enlace http://goo.gl/lsW6qV hay un directorio al material):
Por lo que se refiere a la duracin y a la modalidad, he tenido experiencias impartiendo este curso
presencialmente, en das seguidos o alternos, desde un total de 35 horas (5 das de 7 horas), hasta un total de 44
horas (11 maanas o tardes de 4 horas). Tambin he tenido buenos resultados impartiendo la formacin por
internet, en modalidad presencial-virtual, a travs de herramientas para compartir la pantalla y el audio, en
sesiones de 2-3 horas, en horario flexible, a grupos de hasta 4 alumnos.
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Un proyecto no es solo un conjunto de tareas relacionadas.
Es una asignacin que debe terminar sin exceder un plazo y
un presupuesto, cumpliendo unos criterios de calidad.
La organizacin de gestin de proyectos ms reconocida a nivel mundial es el Project Management Institute (el
PMI), fundada en Pensilvania en 1969 y actualmente con unos 500.000 afiliados y presencia en casi 200 pases. El
PMI defiende que la direccin de proyectos es una profesin, que el director de proyectos debe cumplir un
cdigo deontolgico y que debe mantenerse permanentemente actualizado.
En un entorno empresarial cada da ms competitivo y selectivo, en el que slo sobreviven las empresas que ms
rpidamente saben adaptarse a las necesidades cambiantes de sus clientes, gestionar proyectos de forma ptima
es irrenunciable, ya no slo para seguir en la brecha, sino para la generacin de futuro y la sostenibilidad. Hasta
ahora ha sido importante optimizar las operaciones, y ya se ha recorrido un largo camino en este sentido
(especializacin, factoras, globalizacin, herramientas, procesos, sistemas de calidad lean, seis-sigma, etc.). Estos
mtodos han sido muy efectivos para aumentar la productividad y reducir los costes operativos. Sin embargo,
proyectos y operaciones son unidades de gestin bien distintas. Segn el PMI, un proyecto es "una asignacin
temporal para crear un producto, servicio o resultado nico". Es decir, un proyecto es algo que nunca se ha hecho
antes igual, se realiza con un equipo de personas que la mayora de las veces trabajan juntas por primera vez, y
que suele tener unas restricciones fuertes de alcance, tiempo, coste, calidad, etc. Adems, en un proyecto hay
mucho en juego. Hay mucho interesado, gente que gana o pierde con el proyecto. Hay muchas posibilidades de
que un proyecto sea un xito, pero tambin hay muchas posibilidades de que sea un rotundo fracaso, que llegue
a impactar la imagen de la empresa, o incluso llegue a afectar al valor de la accin.
La buena noticia es que prcticamente todo lo que debe saber el director de proyectos ya est inventado. Los
grandes proyectos, como por ejemplo llevar a un hombre a la luna o remodelar el Canal de Panam, requieren
la aplicacin de toda una serie de procesos. Cuando un director de proyectos asume un proyecto de estas
caractersticas, debe imponer un esquema de control basado en procesos. Si estos procesos no forman parte del
cuerpo normativo de la organizacin ejecutora, el director de proyectos tiene la responsabilidad de crearlos para
poder aplicarlos. Los directores de proyectos pueden agradecer al PMI el empeo y la constancia de ms de 40
aos formalizando todas las reas de conocimiento aplicables.
El PMI se fund en 1969 en el Instituto de Tecnologa de Georgia por cinco voluntarios: James Snyder, Gordon
Davis, Eric Jennett, AE Engman, y Susan C. Gallagher. Su objetivo inicial era establecer una organizacin donde los
miembros pudieran compartir sus experiencias en gestin de proyectos. En 1999, el PMI fue acreditado por la
American National Standards Institute (ANSI) como una Standard Development Organization (SDO).
Actualmente, el PMI cuenta con unos 500.000 afiliados y tiene presencia en 185 pases. Su sede central est en
Pensilvania, EE.UU. PMI tambin tiene oficinas en Washington DC y Pekn, as como los Centros Regionales de
Servicios en Singapur, Bruselas, Blgica y Nueva Delhi y Bombay. Las delegaciones locales del PMI se denominan
captulos, existiendo ms de 260 captulos. Para afiliarse a un captulo local, antes hay que ser miembro del PMI
global. Hacerse miembro del PMI reporta una serie de beneficios importantes (acceso directo a innumerables
recursos para la direccin de proyectos). El PMI promueve que todos los profesionales de la gestin de
proyectos utilicen las mejores prcticas locales y globales, se relacionen entre s y compartan recursos.
En la pgina web del PMI, www.pmi.org, hay muchas noticias e informacin interesante para el pblico en general
y muchos recursos disponibles para los socios:
En 1984, PMI introdujo el concepto de "la profesin" del Director de Proyectos, y cre el ttulo Profesional en
Direccin de Proyectos o Project Management Professional (PMP) con sus requisitos de experiencia,
conocimiento actualizado, titulacin y cdigo deontolgico. Como se ver en el siguiente captulo, todo PMP
debe observar un cdigo de conducta profesional (debe ser responsable, respetuoso, equitativo y honesto).
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El certificado PMP es mundialmente reconocido . Para mantener el ttulo, despus de aprobar el examen, cada
PMP debe ganar 60 PDUs (Unidades de Desarrollo Profesional) cada ciclo de 3 aos, lo que supone un reciclaje
continuo a travs de diversas actividades como tomar clases, asistir a congresos del PMI, contribuir a la
investigacin profesional o escribir y publicar documentos sobre gestin de proyectos.
2 En mayo de 2014, la cifra de certificados PMP en todo el mundo era de ms de 619.000 (6.500 de los cuales en Espaa).
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En la siguiente figura aparecen representadas las fases del proceso de certificacin y mantenimiento del ttulo :
3 La informacin original del PMI est en el manual de certificacin PMP (PMP certification handbook). Es de libre difusin, puede encontrarse
en: http://www.pmi.org/PDF/pdc_pmphandbook.pdf
Los formularios de solicitud son muy detallados. Por cada proyecto, adems de la informacin declarativa del
mismo (datos del proyecto, organizacin ejecutora, datos de contacto, etc.), es preciso indicar cuntas horas se
han dedicado, como Director de Proyectos, a las actividades de inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre.
Existen cursos de preparacin para el examen PMP. Estos cursos sirven para acreditar las 35 horas preceptivas de
formacin en gestin de proyectos. No es obligatorio, aunque s conveniente, que los imparta un REP (Registered
Education Provider), formador acreditado por el PMI.
Se recomienda leer 2 veces como mnimo la Gua del PMBOK (en espaol o en ingls). Hay que tener en cuenta,
sin embargo, que PMBOK es un libro de referencia, ms que una gua de estudio. Los contenidos estn
organizados para responder dudas del profesional, ms que para aprender a dirigir proyectos de principio a fin.
El grado de confianza necesario para presentarse al examen con tranquilidad se obtiene a partir de los tests. Hay
muchos juegos de preguntas disponibles, gratuitos o de pago, interactivos o en libros. Hay que planificar un
esfuerzo constante para hacer tests, ms intenso a medida que se aproxima la fecha del examen. Es aconsejable
reservarse un mnimo 2 horas/da x 2 semanas para practicar los tests antes del da del examen.
Examen
Hay un proveedor exclusivo del examen PMP a nivel mundial, llamado Prometric. La fecha del examen se reserva a
travs de la web de Prometric (http://www.prometric.com). Es recomendable reservar la fecha, como muy tarde, 3
meses antes de que expire el plazo de 1 ao desde la aceptacin de la solicitud del PMI. He aqu algunos datos
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sobre el examen PMP .
El examen consta de 200 preguntas tipo test. Cada pregunta tiene 4 opciones, slo una es correcta. Los
fallos no penalizan, luego hay que contestar todas las preguntas. El PMI no publica los criterios para
aprobar el examen (cunto puntan las preguntas, qu porcentaje de aciertos se requiere para aprobar,
etc.). S se sabe que de las 200 preguntas, hay 25 que no puntan (el PMI analiza cmo funcionan para
evaluar si en un futuro pasan a formar parte del examen).
El tiempo asignado para hacer el examen es de 4 horas. Antes hay una explicacin guiada de la aplicacin
(unos 5) y despus una encuesta (unos 15).
El examen asistido por ordenador permite marcar las respuestas dudosas para su posterior revisin. Si se
solicita la ayuda de la traduccin al espaol, las preguntas se muestran a la vez en ingls y en espaol.
Cuando se completa el examen, instantneamente se sabe si se ha superado o no. Se recibe un informe
indicando las fortalezas y las debilidades en cada una de las reas del examen. Las reas del examen y su
porcentaje de preguntas son: Inicio (13%), Planificacin (24%), Ejecucin (30%); Control (25%), Cierre (8%).
4 Para ms detalles, vase un esquema de los contenidos del examen en la pgina del PMI: http://goo.gl/VGyCeZ
El programa CCR es el instrumento que impone el PMI para que los PMP mejoren continuamente su
conocimiento, se mantengan informados y relacionados. El profesional que posee la credencial debe demostrar su
compromiso con la profesin mediante la prctica continuada.
Los medios ms habituales para conseguir PDUs son los siguientes:
Asistencia a las reuniones del captulo local.
Autoestudio en gestin de proyectos.
Imparticin de cursos de gestin de proyectos.
Asistencia a cursos de gestin de proyectos.
Seminarios online de gestin de proyectos.
Actividades de voluntariado en el captulo local.
La Gua del PMBOK es un libro con trece captulos, cuatro anexos y un glosario:
Seccin I Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos:
Captulo 1 Introduccin
Captulo 2 Influencia de la Organizacin y Ciclo de Vida del Proyecto
Captulo 3 Procesos de la Direccin de Proyectos
Seccin II reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos:
Captulo 4 Gestin de la Integracin del Proyecto
Captulo 5 Gestin del Alcance del Proyecto
Captulo 6 Gestin del Tiempo del Proyecto
Captulo 7 Gestin de los Costes del Proyecto
Captulo 8 Gestin de la Calidad del Proyecto
Captulo 9 Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
Captulo 10 Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
Captulo 11 Gestin de los Riesgos del Proyecto
Captulo 12 Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
Captulo 13 Gestin de los Interesados del Proyecto
Anexos destacados:
Anexo A1 El estndar para la gestin de proyectos
Anexo X3 Habilidades interpersonales
Glosario
5 El estndar global de gestin de proyectos ISO 21500: Directrices para la Direccin y Gestin de Proyectos, publicado en 2012, ha nacido
completamente alineado con la Gua del PMBOK. Vase anexo III.
Es importante recalcar que la Gua del PMBOK es una gua, no una metodologa. Es ms bien un metamodelo:
dice qu hay que hacer, pero no cmo hay que hacerlo. La gestin de cada proyecto es nica, y es
responsabilidad del director de proyectos, junto con su equipo de gestin, decidir qu procesos aplican, cmo
han de configurarse los entregables, cmo han de procesarse los cambios, cmo hay que gestionar los riesgos, las
comunicaciones, la calidad, las adquisiciones, etc. Una metodologa describe una forma determinada de realizar
los trabajos. La Gua del PMBOK no prescribe la forma exacta de ejecutar los proyectos. Se trata de un marco de
referencia que se puede implantar con distintas metodologas de direccin de proyectos (como metodologas
giles, en cascada, PRINCE2, etc.).
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El cuerpo principal de la gua se centra en el desarrollo de las 10 reas de conocimiento :
4. Gestin de la Integracin Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y
del Proyecto actividades de direccin del proyecto.
5. Gestin del Alcance Garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y
del Proyecto nicamente el trabajo requerido para completarlo con xito.
6. Gestin del Tiempo Gestionar para que el proyecto termine dentro del plazo previsto.
del Proyecto
11. Gestin de los Riesgos Identificar, analizar, planificar las respuestas y controlar las
del Proyecto incertidumbres del proyecto.
12. Gestin de las Comprar o adquirir los productos, servicios o resultados requeridos por
Adquisiciones del terceros ajenos a la organizacin.
Proyecto
13. Gestin de los Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el
Interesados del Proyecto proyecto, analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto, y
desarrollar estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin
eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecucin del proyecto.
6 Ntese que las reas de conocimiento se numeran de 4 a 13 por correspondencia con los captulos de la Gua del PMBOK.