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NOMBRE O LOGO DE INSTRUCTIVO PARA Cdigo: INT-SGI-001

ELABORACION DE Versin: 02
LA EMPRESA DOCUMENTOS
Revisin: 20-Sep-2013
Proceso: Gestin del SGI
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1. OBJETIVO

Estandarizar una estructura y un formato para los documentos del Sistema de


Gestin Integradode la calidad (SGI)..

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos internos que se generen como parte del SGI.
istema de Gestin Integradode la Calidad.

3. DEFINICIONES

a) Manual.- Documento en donde se especifica el alcance, exclusiones e


interacciones entre los diferentes elementos que conforman un sistema de
gestin.

b) Procedimiento.- Forma especfica para llevar a cabo un proceso.

c) Instructivo.- Forma especfica de realizar una actividad.

d) Formato.- Modelos estndar de documentacin a ser llenados.

e) Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona


evidencia de actividades desempeadas.
f) Manual de la Calidad.- Documento que especifica el Sistema de Gestin
de la Calidad de una organizacin.
g) Manual de Seguridad, Salud y Ambiente.- Documento que especifica
el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud y el Sistema de Gestin
Ambiental.

h) Procedimiento.- Forma especfica para llevar a cabo un proceso.

i) Instrucciones de trabajo.- Forma de realizar una actividad en particular.

j) Formato de registros.- Modelos estndar de documentacin a ser


llenados.

k) Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona


evidencia de actividades desempeadas.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

El Coordinador QHSE tiene la autoridad de definir el formato de la


documentacin, en conformidad con los criterios de Casa Matriz

Es responsabilidad de los administradores de los procesos utilizar este


instructivo como base para la elaboracin de la documentacin del SGI.
5. RESPONSABLES

Elaborado/actualizado por: Revisado por: Aprobado por:


Coordinador Coordinador QHSE Gerente ComercialPas
QHSEResponsable de
Proceso
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Es responsabilidad de los dueos de proceso (R.P.) y del administrador del


sistema de gestincalidad (A.S.) utilizar este instructivo como base para la
elaboracin de la documentacin del sistema de gestin integradode la
calidad.

6. PROCEDIMIENTO

a) Contenido de los documentos

Los Manuales de SGIistemas de GestinEl Manual de la Calidad deben podran


contener al menos la siguiente informacin:

Antecedentes o Historia
AlcanceDeclaracin de Poltica Integrada

Objetivos
AlcanceExclusiones
Justificacin y ExclusionesSistema de gestin
Diagrama de Macro procesos y sus interrelaciones
Referencia a las Fichas de cada proceso
Referencia a los procedimientos Control de cambios

Los procedimientos podran contener la siguiente informacin:

Objetivo
Alcance
Definiciones (cuando aplique)
Responsables (Posicin responsable del documento o de la actividad)
Procedimiento (se utiliza diagramas de flujo o texto, segn aplique)
Referencias a otros documentos o registros (cuando se relaciona con
otros documentos).
Control de cambios.

Las instrucciones de trabajo cuando aplique podran contener la siguiente


informacin:

Objetivo (cuando aplique)


Alcance (cuando aplique)
Definiciones (cuando aplique)
Responsablesilidad (Posicin responsable del documento o de la
actividad)
Descripcin de actividades en diagramas de flujo o texto.
Referencia a documentos o registros (cuando se relaciona con
otros documentos)
Las instrucciones de trabajo pueden ir en cualquier tipo de
formato o medio por ejemplo: fotos, videos, flujos, etc.Control de cambios.

b) Los cambios o eliminaciones

Esta copia puede contener errores, verificar con el documento original en versin electrnica.

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Los cambios (o eliminaciones o adiciones) se reflejarn en una nueva versin


del documento; para identificar las modificaciones los cambios se utilizar
letra negrilla y cursiva; por otro lado para identificar eliminaciones, se
colocar una nota al final de cada documento el CONTROL DE CAMBIOS, con
un breve detalle de los cambios o eliminaciones realizados durante la
actualizacin como se puede observar a continuacin:

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Descripcin del cambio la modificacineliminacin Versin

c) Encabezado

Todos los documentos generados para el SIGistema de Gestin Integrado de la


Calidad, utilizaran obligatoriamente el siguiente encabezado a excepcin de
los Formatos de Registros, e instructivos en los que no aplique:

Cdigo:
(NOMBRE DEL DOCUMENTO)
Versin:
Fecha:
(Nombre del Proceso)
NOMBRE Pgina:
O LOGO DE LA EMPRESA
La primera versin creada llevar la numeracin 01.

d) Cdigo del documento

El siguiente cuadro esquema explica la codificacin de los documentos


definida para el SGIistema de Gestin Integrado de la Calidad, el cdigo est
compuesto por tres partes, cada una de tres dgitos, que se explican a
continuacin:

la primera columna Cdigos presenta ejemplos de codificaciones para cada


tipo de documento y la segunda, tercera y cuarta fila explican el significado de
sus componentes:
XXX-YYY-ZZZ

Secuencia
ascendente

Tipo de
proceso

Tipo de
documento
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De acuerdo al Tipo de Documento, pueden ser:

MAN: para manuales


PRO: para procedimientos
FOR: para formatos
INT: para instructivos
Etc.

De acuerdo al Tipo de Proceso, pueden ser:

GDR: Gestin de la Direccin


SGI: Gestin del SIG
GCM: Gestin comercial
GCO: Gestin de compras
GOP: Gestin de operaciones
GLO: Gestin de logstica
GTH: Gestin del talento humano
GFN: Gestin financiera
Etc.

3. Nmero que
indica la
2. Letras que secuencia
1. Letras que
indican el tipo de correlativa de los
identifican el tipo
Cdigos proceso de documentos
de documento.
referencia. elaborados del
Ej. MN
Ej. GC mismo tipo de
documento
Ej. 01
MN-GIC- Manual Gestin de la Primer documento
01 Calidad de este tipo
P-GOP- Procedimiento Gestin de Sexto
06 Operaciones procedimiento
IT-GIC-01 Instructivo de Gestin de la Primer instructivo
Elaboracin de Calidad
Documentos
F-GCO- Formato / Registro Gestin de Compras Cuarto formato /
04 registro
MP-GD- Matriz de Gestin de la Primer documento
01 Planificacin Direccin de este tipo

En el siguiente cuadro se expone las siglas para cada proceso del sistema de
gestin integradocalidad de:

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SIGLA PROCESO
PROCESOS ESTRATGICOS
GD Gestin de la Direccin
GI Gestin Integrada
PROCESOS OPERATIVOS
GCM Gestin Comercial
GCO Gestin de Compras
GOP Gestin de Operaciones
GLO Gestin Logstica
PROCESOS DE APOYO
RH Recursos Humanos
GC Administracin del Sistema de
Gestin de Calidad
GS Gestin de Seguridad
GA Gestin de Ambiente

e) Pie de Pgina

Todos los documentos del SGI, istema de Gestin Integrado de la Calidad a


excepcin de los Formatos/Registros e Iinstructivos en los que no aplique,
utilizarn el siguiente formato como pie de pgina en la primera cara:
Elaborado/actualizado Revisado por: Aprobado por:
por: Coordinador QHSE Gerente Comercial
Responsable de Proceso Administrador del
SGIC

Este formato no incluir firmas de revisin ni aprobacin sino nicamente el


cargo de las personas que Elaboran/actualizan, revisan y aprueban el
documento, la metodologa a aplicarse se detalla en el Procedimiento de
control de documentos.

En las restantes caras se adjuntar un texto informativo y logos que se


considere importante, si es el caso.

f) Revisin y aprobacin

La revisin y aprobacin se registrarn en la lista maestra de Aprobacin de


documentos a travs de los correos electrnicos correspondientes.

g) Tipo de Letra

Se escribir en letra Century Gothic, tamao 11.

h) Tamao de hoja

Se usa el tamao de hoja A4, de dimensiones 21 cm x 29,7 cm en forma


vertical.

i) Mrgenes

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Los mrgenes quedan establecidos de la siguiente forma:

Superior: 2,5 cm
Inferior: 2,5 cm
Izquierdo: 3 cm
Derecho: 2,5 cm

j) Registros

A partir de la fecha de emisin de este instructivo, los Registros generados


internamente para el SGI istema de Gestin Integrado de la Calidad llevarn
como mnimo la siguiente identificacin:

Logo de la empresa
Nombre
Versin
Cdigo

El control de cambios a los formatos de registro, se lo realiza a travs del


manejo de versin y la revisin y aprobacin de acuerdo al Procedimiento de
control de Documentos.

Los Registros para los que no aplique este tipo de identificacin como por
ejemplo documentacin del personal, hojas de seguridad de los productos
(MSDS), ordenes o solicitudes de compra de clientes, facturas comerciales,
plizas, correos electrnicos, fotografas, listas de empaque, formatos
estandarizados por requisitos legales como las declaraciones aduaneras o
registros de pago de aportes a la CORPEI, guas de remisin, entre otros, sern
identificados por su nombre genrico dentro de la ficha de cada proceso y
sern controlados con base a lo detallado en el Procedimiento de Control de
Registros.

7. REFERENCIAS

CODIGO DOCUMENTO
PRO-SGI-
Procedimiento de Control de Documentos
001
PRO-SGI-
Procedimiento de Control de Registros
002
REGF-SGI-
Lista Maestra de Documentos
001

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Descripcin del cambio Versin


20/09/13 Se cambia Gestin de Calidad por Sistema de Gestin Integrado SGI. 02
Se aumenta la Autoridad al numeral de Responsabilidades.
Se aumenta control de cambios en los elementos constitutivos de

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manuales, procedimientos e instructivos.


Se cambia la descripcin del cdigo del documento, estandarizando
en 3 dgitos y con las siglas del nombre del documento y del
proceso.
Se incorpora el tamao de hoja.
Se incorpora los mrgenes del texto.
Procedimiento de control de Documentos.
Procedimiento de control de Registros.

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