Lenguaje Documental Final ENBA Guia78pp

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y
ARCHIVONOMIA
SUBDIRECCION ACADEMICA
DEPARTAMENTO DE EDUCACION
ABIERTA Y A DISTANCIA
LICENCIATURA EN ARCHIVONOMIA
GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE:
LENGUAJES DOCUMENTALES
(Clave AR 98 533)
ALFREDO CARVAJAL
Indice
INTRODUCCION 4
Evaluacin diagnstica 5
UNIDAD I 6
Objetivo de la unidad 7
Esquema resumen 7
Actividades previas 8
I.- La Comunicacin Documental 9
1.1.- Concepto de comunicacin documental 9
1.2.- Formas de comunicacin documental 13
1.2.1.- Comunicacin del documento 13
1.2.2.- Comunicacin de la informacin 14
Actividades complementarias de consolidacin 16
UNIDAD II 17
Esquema resumen 18
II.- Lenguaje Natural 20
2.1.- Concepto de lenguaje 20
2.2.- Concepto de lenguaje natural 22
2.3.- Problemas del lenguaje natural 23
2.3.1.- Sinonimia 24
2.3.2.- Antonimia 25
2.3.3.- Polisemia 25
2.4.- Ventajas y desventajas del uso del lenguaje natural en el mbito archivstico 26
UNIDAD III 28
Esquema resumen 29
III.- Lenguaje Documental 31
3.1.- Concepto de lenguaje documental 31
3.2.- Condiciones de elaboracin de un lenguaje documental. 32
3.2.1.- Lenguaje unvoco 32
3.2.2.- lenguaje inequvoco 33
3.3.- Elementos archivsticos para la elaboracin de un lenguaje documental. 34
3.3.1.- Anlisis del vocabulario archivstico. 34
3.3.2.- Esquema del lenguaje documental. 36
3.3.3.- Construccin de un lenguaje documental. 39
3.3.3.1.- Elementos tcnicos para la elaboracin de un lenguaje documental. 39
3.3.3.2.- Seleccin del asunto. 51
2
UNIDAD IV 53
Esquema resumen 54
IV.- Terminologa del Ambito Archivstico 56
4.1.- Concepto de terminologa archivstica. 56
4.2.- Diferentes enfoques de la terminologa archivstica. 58
4.2.1.- Enfoque etimolgico de la terminologa archivstica. 58
4.2.2.- Enfoque de la terminologa archivstica por autor. 60
4.2.3.- Enfoque de la terminologa archivstica de las escuelas europeas. 61
4.2.4.- Enfoque de la terminologa archivstica de las escuelas latinoamericanas. 63
4.2.5.- Enfoque de la terminologa archivstica por unidades de archivo. 65
UNIDAD V 68
Esquema resumen 69
V.- Seguimiento y Evaluacin del Lenguaje Documental 71
5.1.- Utilidad de la terminologa en la recuperacin de la documentacin. 71
5.2.- Actualizacin del lenguaje documental. 73
5.3.- Criterios de evaluacin del lenguaje documental. 75
Evaluacion de la asignatura de lenguajes documentales 78

Bibliografa 79
3
INTRODUCCION
Planteamiento del curso:
En trminos actuales, sobre todo a partir de la fuerza que toma la innovacin

tecnolgica aplicada a los archivos y la homogeneizacin de los procesos tcnicos
mediante la normalizacin en la descripcin de documentos a escala internacional por va
del Consejo Internacional de Archivos (CIA) y por supuesto, como elemento
importante, la satisfaccin de necesidades de servicio documental y/o de informacin a
los usuarios. Se lanza la hiptesis de que la administracin de archivos enfrenta un
problema de lenguaje y que este lenguaje sea a partir de los datos de los documentos,
ubicados en un proceso sistemtico de funciones institucionales y que deba de plasmarse
en un documento de trminos archivsticos.
La archivstica no maneja como concepto el trmino lenguaje documental, aunque los

elementos que lo caracterizan se dejan entre ver en los procesos de descripcin
archivsticos actuales, como en la clasificacin, listado de asuntos, los ndices y los
glosarios de trminos.
El concepto de lenguaje documental se retoma del utilizado por las disciplinas en

biblioteconoma y ciencias de la documentacin, y se cree pertinente emplearlo en la
archivstica, previo acatamiento de las normas, principios, mtodos, tcnicas y teoras de
esta disciplina.
Para efectos de esta asignatura, se utilizar la bibliografa de las disciplinas afines, con el
propsito de ir construyendo un lenguaje documental propio de la archivstica y
construir la justificacin para el uso del lenguaje documental, donde la labor archivstica
forme su propio lxico, de tal forma que los usuarios del archivo en combinacin con el
archivista puedan almacenar y recuperar la documentacin por medio de formatos
normalizados y de esta forma poder proteger a las instituciones en la documentacin de
uso administrativo, legal y testimonial o histrico.
Con relacin a la teora de la archivstica, procura llenar los huecos existentes para
acrecentar la literatura de la disciplina, explorar nuevas variables y tener ms sustento
para la prctica archivstica.
Para el manejo de los documentos ya sea manual o automtico, se concatenan dos tipos
de lenguaje, bsicamente el del archivista y el del usuario. El del usuario, es el resultado
de sus funciones y por lo tanto el lenguaje es plasmado en los documentos en un lenguaje
natural, por el otro lado, el archivista tiene que manejar una descripcin controlada de los
documentos que es igual a lenguaje documental, es decir, se hace otro documento del
original en versin ms compacta pero con trminos de lenguaje documental.
4
EVALUACION DIAGNOSTICA
El propsito de sta evaluacin diagnstica es identificar, que los conceptos antecedentes

de la asignatura, lenguajes documentales se tiene comprendidos.
Conteste las siguientes preguntas, se tiene que envar a su asesor.
1) Qu entiende por almacenamiento y acceso de documentos.?
2) Describ las funciones de un archivo de trmite.?
3) Expliqu la funcin de clasificacin de documentos.?
4) Expliqu la funcin de catalogacin de documentos.?
5) Expliqu la funcin de descripcin de documentos.?
6) Elabor un cuadro sipntico del ciclo vital del documento.?
7) Expliqu que es un expediente.?
8) Expliqu que es un asunto.?
9) Qu entiende por serie documental.?
10) Cules son las caractersticas mnimas para decir, esto es un archivo.?
5
UNIDAD I
LA COMUNICACION DOCUMENTAL
6
Objetivo de la unidad
Identifique el concepto de comunicacin documental y sus formas.
Esquema resumen
En esta unidad se identificar el concepto y las formas de la comunicacin documental,

con la finalidad de tener la idea de como el documento es producto de las funciones
sustantivas y administrativas de la institucin en su quehacer diario, de tal forma que se
pueda visualizar el lenguaje que se utiliza en la institucin, en el almacenamiento y la
recuperacin del documento.
- comn, comunidad
* Comunicacin
- Proceso de la comunicacin
- datos
Comunicacin *documental, documento
Documental - integra expediente
* Concepto
* Textual - Slo texto: oficios, memorandas,

Forma de cartas, facturas, etc.
comunicacin
documental
* No textual - imagen
- sonido
- audiovisual
* Datos en documentos
Comunicacin de
la informacin
* Concepto
7
ACTIVIDADES PREVIA
Investigue los siguientes conceptos:
a) documento
b) informacin
c) comunicacin
Antes de iniciar la unidad lea los siguientes textos con el prposito de tener una base
introductoria:
1) Salinas Rodas, F.J. y Beltrn de tena, R. Informacin y comunicacin: los medios y su

aplicacin didctica. Mxico, ed. G.Galicia S.A. 1992. pginas 34--41.
2) Berlo, David K. El proceso de la comunicacin. Mxico. Ed. Atenco. 1993.

Pginas 3 --30.
3) Gonzlez Alonso, Carlos. Principios bsicos de la comunicacin. Mxico. Ed. Trillas,

No. 15. Asociacin Nacional de Universidades e Institutos de Enseanza Superior. 1990.
Pginas 15--19, 21--27, 35.
8
I.- LA COMUNICACIN DOCUMENTAL.
Se ha convenido que en las instituciones, privadas o pblicas, la comunicacin (interna o

externa) para que sea oficial debe hacerse por escrito, plasmando datos en los
documentos. Esta comunicacin es en s por la misma naturaleza de la institucin y se
torna la nica va legtima en la conduccin de sus funciones y actividades. Si bien es
cierto existen otros tipos de documentos como el disco compacto, disckett, cinta
magntica, en los cuales se apoya la administracin de una rea, lo ms usual e inclusive,
lo que tiene ms vlidez es el documento.
Cabe aclarar que el hablar de documento de archivo, se debe de entender como aquel
documento que es generado en la administracin de una institucin y que es parte
fundamental de un asunto.
1.1.- CONCEPTO DE COMUNICACION DOCUMENTAL.
Para llegar a la comunicacin documental, primero se tiene que revisar como se da la

comunicacin en si misma y lo que se entiende por documento. As, primero revisaremos
la palabra comn, ya que la comunicacin debe de tener algo en comn, la entendemos
como aquello en que tienen participacin varias personas, porque el hombre no vive
aislado, sino que lo hace junto a otros, el hombre no se habra sentido capaz de resolver
por s slo todos los problemas que se le presentan, y decidi elaborar con sus semejantes
un acuerdo que permitiera poseer varias cosas y desarrollar actividades en comn, por ese
acuerdo, el hombre se integra en una comunidad.
La existencia de la comunidad exige la comunicacin, para que dos hombres formen una
comunidad, es necesario que se hayan comunicado a travs de cualquier sistema de
comunicacin por simple que ste sea.
Si no existe una buena comunicacin entre los archivistas y los usuarios en el proceso de
organizacin y ordenacin de los documentos, pronto el archivo ser la base y el inicio
del estancamiento o inclusive el olvido en la institucin o bien el archivo ser
neutralizado.
La identificacin de un documento en el archivo, se compone de dos partes:
La Primera; el documento debe de contener datos, a su vez estos datos deben de tener un
orden jerrquico de ideas, que transmitan un mensaje y que este mensaje, dentro de la
institucin, contenga cdigos conocidos por las personas, y segunda, este documento se
va a integrar a un expediente que se utilizar conforme lo requieran las funciones
administrativas de una institucin.
Siempre debemos tener presente que los archivos se alimentan de la documentacin que
generan los empleados de las instituciones, bueno porque as lo marca ley o las polticas,
9
como ejemplo tenemos que un documento contable, digamos una factura, la Secretaria de
Hacienda y Crdito Pblico (diario Oficial 25/agosto/1998) indica el tiempo que se deben
conservar los documentos contables en el archivo. El caso de un archivo de personal, se
debe conservar en tanto se tenga la relacin del empleado con la empresa; y posterior a la
baja se debe tener un tiempo precausional porque se lo puede solicitar para auditora el
Instituto Mexicano del Seguro Social.
El Proceso de la Comunicacin
En el proceso de la comunicacin, generalmente aceptado, intervienen varios entes, el

emisor que puede ser el archivista o el usuario, cualquiera de los dos es el responsable o
quien transmite un mensaje, claro el mensaje tiene que ver con la comunicacin de datos
asentados en un documento; y el receptor a quien est dirigido el mensaje o quien lo
recibe, es en el momento de solicitud o entrega de un servicio, el mensaje el cual es la
informacin transmitida, debe ser entendida y codificada porque se cuenta con el cdigo,
son los simbolos del mensaje por el cual se transmite el mensaje; y la retroalimentacin
donde se realiza la respuesta al mensaje enviado, cuando el receptor establece la
retroalimentacin a su vez se convierte en emisor, slo si es correcto el servicio
documental y/o de informacin, sucede algo importante, y es que el emisor inicial a su
vez se convierte en receptor y el receptor en emisor, etc. dando como resultado el
proceso de la comunicacin.
En el caso del archivo contable, supngase el siguiente ejemplo:
El jefe del archivo: Todo cheque que sea cancelado se debe archivar en el
consecutivo de plizas de cheque con la copia amarilla, copia azul, copia blanca
y el cheque original cancelado.
Auxiliar de archivo: El consecutivo es por nmero de cheque o por alfabtico
del apellido del proveedor.?
Jefe de archivo: El consecutivo es por nmero de cheque o nmero de pago al
banco, que es lo mismo.
La existencia de la comunidad en una institucin, en este caso archivstica, debe poseer

siempre unas normas rectoras (cdigos de la Institucin y del archivo); aunque puedan
parecer muy dbiles, existen necesariamente y establecen la relacin entre los miembros
del archivo, donde un nuevo empleado archivista conozca esas reglas, es imprescindible
comunicrselas.
COMUNIDAD ARCHIVSTICA
NORMAS RECTORAS
NUEVO EMPLEADO
ARCHIVISTA
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Ejercicio:
Acuda a una oficina de gobierno o a una empresa privada, en el departamento de recursos
humanos pregunte por los documentos mnimos que se requieren para el llenado de una
solicitud de empleo; Ver el tipo de documentos que se pide y elabora un listado, esto es
con el propsito de observar que en las normas y polticas institucionales, interviene
algn documento y adems es parte de la comunicacin.
El resultado de tu ejercicio, envialo a tu asesor.
Es menester sealar, que la comunicacin cumple un papel fundamental en la

constitucin de un archivo, as como para la continuidad de sus funciones sustantivas,
igualmente asegura la transmisin de experiencias de la comunidad para identificar la
documentacin y la informacin, permitiendo la eficiente interaccin de los archivistas en
el archivo para con la institucin, esto es con el propsito de no estar experimentando de
nuevo en cada funcin y actividad, sino que el trabajo creativo parta siempre de un
escaln superior al precedente.
Para que el archivista comprenda lo que se le quiere comunicar se necesita tener una
mnima cantidad de supuestos sobre los actos del habla y escritura, y dentro de esos
actos, sobre su aspecto pragmtico. En ocasiones, la admisin y comprensin de un
mensaje se limita a un contexto determinado, ya que incluyen ciertos vocablos que slo
encuentran significacin en cada archivo.
Los hechos y actividades de la vida administrativa de una institucin se traducen en

signos en el archivo, al momento de almacenar y recuperar la documentacin y/o
informacin a partir del lenguaje de la institucin, donde se ven las interrelaciones que se
forman con base en las normas institucionales primero, y despus departamentales.
Ya podemos decir entonces que el concepto de comunicacin documental es: La

comunicacin documental trata de las relaciones entre las funciones administrativas y
sus caractersticas; de como stas pueden ser representadas en soportes documentales y
de cmo estos soportes pueden ser manejados como sustitutos de las mismas funciones
administrativas.
Es importante destacar que la comunicacin documental permite tener claro cual es la

razn de generar un documento y su finalidad. As tenemos, la razn de generar un
documento es para conformar los hechos de un asunto y la finalidad es testimoniar el
proceso del asunto.
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Ejercicio:
Observe el manual de procedimientos de una institucin a la que se tenga acceso
(Escuela, municipio, empresa, institucin gubernamental, etc.) Elija una actividad y
constate, en la medida de lo posible s los documentos representan la actividad, as mismo
cmo integran el expediente.
Como producto de ste ejercicio, realice sus comentarios personales, si realmente esta
representada la actividad en el expediente. Lo tiene que enviar a su asesor.
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1.2.- FORMAS DE COMUNICACION DOCUMENTAL.
1.2.1.- COMUNICACION DEL DOCUMENTO.

La comunicacin que se da entre personas o instituciones, donde se juega el rol de emisor
y receptor segn quien enve y reciba el mensaje, en este proceso el documento reviste
importancia.
De esta forma la comunicacin del documento se da cuando la relacin inmediata entre el

emisor y el receptor es entendible y la permanencia del mensaje en algn soporte se da
como apoyo al proceso de la administracin de un rea, oficina o personas, donde el
soporte, que es el elemento material sobre el que se escribe el mensaje de tal modo que
ste pueda leerse en repetidas ocaciones.
Solamente se da la comunicacin del documento entre las instituciones cuando son actos
jurdicos o administrativos, es decir, cuando los documentos son producidos o recibidos
durante el curso de una funcin o actividad administrativa para el cumplimiento de sus
fines y conservados como testimonio o evidencia de la institucin.
A partir de que un documento se genera, como parte que constituye un expediente nico,
entonces, su origen es nico y constituye un eslabn del asunto administrativo. As la
forma que tome el documento en la comunicacin o es textual o es no textual.
Los documentos textuales son los que presentan informacin en forma de texto escrito,
as tenemos, los oficios, memorandas, cartas, escrituras publicas, testamentos, facturas,
etc.
Los documentos no textuales, bsicamente son: imagen cmo las fotografias, planos,
mapas, planos, diapositivas, emtre otras. Documentos con sonido: discos y cintas y por
ltimo los audiovisuales: peliculas y videos.
La produccin de los documentos en su forma e intencionalidad, juega un papael muy

importante , as tenemos que, un oficio tiene ms jerarqua que un memorandum, una
factura tiene ms valor que una solicitud de cheche, la escritura pblica tiene ms valor
que el recibo de honorarios pagado al notario pblico, siendo los documentos
importantes, hay otros que son ms importantes, por la misma naturaleza del documentos,
cuando se integra el expediente.
Los documentos en la comunicacin documental tienen los siguientes atributos:
Originalidad: Es el resultado de una actividad administrativa.
Fiabilidad: es fuente de una persona respaldada por una institucin.
Utilidad: Tiene utilidad para un asunto administrativo.
El documento comunica lo referente a un asunto cuando es administrativo, y comunica la

historia cuando es testimonial o evidencial.
13
1.2.2.- COMUNICACION DE LA INFORMACION.
La vinculacin que se da entre el documento e informacin, como ya hemos visto, es que

documento es el vehculo de la informacin, entendida la informacin como datos
organizados los cuales son indispensables para llevar a cabo las actividades propias de
una organizacin, especialmente el de la toma de decisiones.
Se dice que existe una explosin documental, entonces entendemos que hay una
explosin de la informacin, esto se da por dos razones, la primera porque las funciones
y actividades aumentan en las instituciones y segundo porque la tecnologa se ha
desarrollado en grandes proporciones para la generacin y reproduccin documental,
que son el vehculo para la distribucin de la informacin.
La institucin crea sus archivos documentales con el propsito de conservar los

documentos y accesar con facilidad a la informacin, en el momento que se requiera.
Luego entonces en el archivo se debe de tener la informacin organizada de tal forma que
el uso sea eficiente y de verdad apoye a cumplir objetivos y metas y no que las detenga y
las desfase.
La comunicacin de la informacin se entiende como el conjunto de datos contenidos en

uno o en diferentes documentos, entonces la comunicacin de la informacin es cuando
tiene sentido para solventar algn asunto, o en su caso conocer el status que guarda una
actividad.
Concepto de informacin, etimolgicamente la palabra informacin proviene del vocablo

ltino informatio que significa nocin, idea, representacin.
S esta forma de informacin se incorpora al proceso de comunicacin, ya sea

interpersonal de una institucin, la definicin de comunicacin de la informacin se torna
un tanto difcil de proponer.
Vamos a partir de lo que propone el Glosario de Bibliotecologa y Ciencias de la

Informacin de la Asociacin Latinoamericana de Archivos sobre el concepto de
informacin: todas las ideas, hechos y trabajos imaginativos de la mente que se han
comunicado, registrado, publicado y/o propagado formal o informalmente, en cualquier
forma. Retomemos algunos de los elementos de la definicin para llegar al concepto de
comunicacin de la informacin para la archivstica y concretizado en el archivo.
Se tiene, entonces; que comunicacin de la informacin son: Todos los hechos e ideas
que son representaciones de las funciones administrativas de la institucin que se
registran formal o informalmente, en cualquier formato o documento.
La informacin como tal contiene la accin de informar una actividad, por eso siempre
debe de estar la documentacin ordenada en el archivo con la finalidad de que su
14
transmisin sea siempre gil y oportuna, claro que en el soporte donde est contenida
igualmente sea identificada y recuperada.
La informacin que se asienta en un documento es un acto consciente de una persona,

lleva implcito un propsito, que es ser parte de la unidad de un asunto.
La comunicacin de la informacin desde el archivo debe incluir todos aquellos medios a

travs de los cuales le hace llegar el archivista a las reas los datos relativos a los
documentos que las mismas reas ha generado, con respecto a las actividades de la
informacin.
La comunicacin de la informacin es variada y debe establecerse de acuerdo con las

particularidades de cada empresa o institucin, deben incluir reportes e informes,
controles, base de datos, etc.
Implantar un sistema de comunicacin de la informacin es tomar la decisin de como va

a fluir la informacin al respecto, ya sea contable, financiera, de produccin, de recursos
humanos, mercadotecna, administrativa o sustantiva, teniendo identificadas a las
personas que se les va a distribuir para su uso y consulta.
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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DE CONSOLIDACION
1) Qu se entiende por comunicacin.?
2) Con el proceso de la comunicacin, elabor un ejemplo aplicado al archivo.?
3) Expliqu las formas de la comunicacin documental y proponga tres ejemplos de cada

una.?
4) Describ que entiende por comunicacin de la informacin en un archivo.?
5) Con sus propias palabras desarrolle los siguientes conceptos aplicados a la

comunicacin documental:
5.1) Propsito de la comunicacin documental.
5.2) Importancia de la comunicacin documental.
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UNIDAD II:
LENGUAJE NATURAL
17
Analizar el lenguaje natural, su problemtica y las ventajas de aplicarlo al mbito

archivistico.
Esquema resumen
La intencin de discutir el lenguaje natural en el mbito archivstico, siendo la forma ms

sencilla de comunicacin, sin lugar a dudas, es el como identificamos los documentos y
los datos, en un intercambio de comunicacin con los usuarios. Entendido el lenguaje
natural como las palabras cotidianas que se utilizan en el desarrollo de las actividades
administrativas de la institucin.
*Concepto
lenguaje
*Concepto de lenguaje natural
*Sinonimia
Problemas del
lenguaje *Antonimia
natural
*Polisemia
* Ventajas
Lenguaje
natural
*Desventajas
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ACTIVIDADES PREVIAS
Investigue en una enciclopeda los siguientes conceptos:
1) Lenguaje
2) Sinonimia, antonimia y polisemia
Como apoyo a la unidad, lea los siguientes textos:
1.- Heredia Herrera, Antonia. Archivistica General: Teora y Prctica. Sevilla,

Publicaciones de la Diputacin de Sevilla. 1995. Pginas 394--395 tema Lenguaje
Natural.
2.- Jos A. Moreiro Gonzlez y Eva Ma. Mndez Rodrguez. Lenguaje Natural e
Indizacin automatizada. Revista: Ciencias de la informacin vol. 30 No. 3 septiembre
1999. Pginas 15--19 tema Modelos de indizacin automatizada y lenguaje natural.
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II.- LENGUAJE NATURAL.
2.1. CONCEPTO DE LENGUAJE.
A todo sistema que emplea el hombre para comunicar sus ideas y actitudes en la
administracin de una institucin se le llama lenguaje.
El lenguaje es una de la manifestaciones simblicas del hombre, es decir, sus aptitudes se

representan en las cosas, las ideas y los hechos, expresin de emociones, de los valores,
se hace por medio de palabras y escritos. Cada una de las palabras que utiliza el
archivista en sus funciones diarias en el archivo es analizable en unidades ms pequeas;
estas unidades pueden combinarse de otra manera y dan origen a nuevos smbolos,
adems estas unidades son diferentes, sus combinaciones obedecen de acuerdo a los
objetivos y tipos de documentos que se tienen en el archivo con respecto a la institucin y
repercute en la organizacin del archivo
Ejemplo:
Cheque
La unidad pequea que le sigue es; cheque Bancomer.
Le sigue; cheque Bancomer del mes de abril, y as sucesivamente.
La materia prima en un archivo son los documentos, donde se plasma el lenguaje, a partir
de:
a) Hechos: son los atributos de la vida diaria en la institucin o empresa , esto
esta determinado por las relaciones entre los empleados al llevar a cabo sus
funciones.
b) Soportes: son todos los vehculos de los datos que se desprenden del lenguaje,
los identificamos administrativamente como; oficios, cartas, memorandums,
facturas, cheques, solicitud de trabajo, contratos, incapacidades, etc.
c) Lenguaje: sistema de palabras con las que se nombran los documentos.
d) Normas: el utilizar la normalizacin de palabras en una institucin es con el

propsito de hacer ms fcil la comunicacin.
esquematizando los incisos queda de la siguiente forma:
a (Hechos e ideas)
b (soportes) c ( Lenguaje)
d ( Normas)
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es por esto que la produccin documental, resultado de diferentes procedimientos
administrativos, que persiguen finalidades distintas, como consecuencia, dan lugar a
estructuraciones diversas de documentos variadsimos en su tipologa y en sus soportes,
de acuerdo a la funcin, es el lenguaje que utiliza el empleado en los documentos, por
ejemplo; en el documento oficio se utiliza para transmitir una instruccin, las palabras
que se utilizan tienen esa intencin. Es importante observar que el lenguaje que se utiliza
en el archivo es hablar de los documentos de archivo y los datos o signos que se plasmen
en l.
Sin lugar a dudas ste lenguaje es aprendido y utilizado, poco a poco se va mejorando o
inclusive cambiando de sistema de comunicacin, hecho producido con frecuencia en los
archivos cuando no tiene comunicacin con los usuarios, y tambin porque se va
modificando la organizacin propia de la institucin. Todo esto, son rasgos que
distinguen el lenguaje utilizado en cada archivo.
El lenguaje de comunicacin que se tiene hoy en da en los archivos cuenta con cdigos
de seales prcticamente inmutables y de eficacia limitada, ejemplo; las factura tratan de
actividades de compra - venta, entonces el trmino compra o venta son irrelevantes, por
su generalidad y porque son trminos usados a diario. En un principio, el lenguaje esta
fundado en la asociacin de un concepto (significado) y de una imagen acstica
(significante), asociacin arbitraria, pues nada impone de hecho ni de derecho que el
documento llamado factura lleve ese nombre ( se escribe invoce en ingles), dicha
asociacin resulta necesaria para todos los miembros de una misma comunidad; pues
estos no la pueden contradecir sin renunciar a comprender y a ser comprendidos, sin
apartarse en el sentido propio del trmino, la unidad resultante de esta asociacin es el
signo lingstico.
Significante significado
Anlisis formal: Anlisis de contenido:
1) Descripcin documental 1) Resumen
2) Catalogacin 2) Listado
3) Clasificacin 3) Indices
Son datos referenciales del documento original
El lenguaje, es un medio de comunicacin, toda persona que administre un archivo y

desee describir los documentos (expresar sus ideas), necesita conocer, lo mejor posible
los elementos y las palabras de los usuarios para referirse a un documento y a su
contenido, por ejemplo, en un archivo contable se tiene que conocer el formato de una
factura, de una pliza de egresos, de una balanza, etc. con el propsito de entenderse con
el usuario y poder establecer una comunicacin.
Sin lugar a dudas el lenguaje utilizado en el archivo debe de coincidir con el de la

institucin ya que esta comunicacin es de vital importancia para el xito de las funciones
del archivo y de la institucin.
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2.2.- CONCEPTO DE LENGUAJE NATURAL.
El lenguaje natural es el sistema de comunicacin ms utilizado por el hombre. Sobre el

se han construido casi todos los otros sistemas empleados y gracias a el se ordena el
pensamiento y por ende nuestras funciones y acciones, si por la inteligencia se distinguen
el hombre de los animales, bien podemos decir que es ste el primordial elemento
distintivo entre los seres racionales y los irracionales.
El lenguaje en s y todo lo que rodea su produccin, transmisin y comprensin, es

enormemente complejo. Sin embargo, su uso diario, tan habitual para nosotros, hace que
nos detengamos normalmente a reflexionar sobre ello.
Un ser humano separado de la sociedad sin posibilidad por lo tanto de aprendizaje,

aprender a comer, caminar, etc. pero nunca, en cambio, aprender a hablar. Ms exacto
sera decir que un ser humano en tales consideraciones de soledad aprendera
naturalmente a trasladarse; en efecto, es la experiencia.
As pues, por un lado, el lenguaje es cualidad natural del ser humano y, por otro, producto
de una cultura. El lenguaje es una herencia histrica enmarcada en una sociedad y una
naturaleza, evoluciona con el tiempo. Por ello, aunque el lenguaje se d universalmente y
todos los hombres, salvo enfermedad o malformacin, estn capacitados para hablar, no
todos los hacen de igual manera. El lenguaje representa en formas distintas: las lenguas y
el poder de cohesin de stas es tal que pueden conformar un grupo social.
Por ejemplo:
Los Mdicos: su lenguaje es muy tcnico y lo heredan ms puro desde las raices griegas,
esto les permite la comunicacin en cualquier parte, adems que es entendida.
Lo dicho, nos hace comprender que las lenguas no se mantienen puras, sino que van
sufriendo numerosas modificaciones, debido muy especialmente al contacto con otras
lenguas. Los cambios lingsticos (en este caso lenguaje natural) se producen siguiendo
lo que se ha venido en llamar --ley del mnimo esfuerzo--, ese mnimo esfuerzo no es tan
slo la bsqueda de una pronunciacin ms cmoda, sino tambin huir de la excesiva
semejanza de dos vocablos, o anular una disparidad no necesaria , en resumen, cualquier
accin que signifique mayor simplicidad en las relaciones lingstica, fsicas o mentales.
Tenemos elementos para decir que el Concepto de lenguaje natural es el conjunto de

palabras que se utiliza en la administracin de una actividad para expresar ideas en los
documentos.
Entonces tenemos que el lenguaje natural se identifica en todo tratamiento de la

informacin del documento primario o de ndole original, es bien sabido, todos nos
expresamos en una amplia variedad de lenguajes y son los elementos descriptores que se
asientan para la recuperacin de los documentos y desde luego para comunicarnos con
los dems, con nuestros actos, hechos, ideas, sentimientos; plasmando la gran cantidad de
trminos que se emplean en un escrito.
22
2.3.- PROBLEMAS DEL LENGUAJE NATURAL.
La vinculacin entre los actos del habla y de escritura, usuario documento - archivista y
dentro de esos actos sobre su aspecto pragmtico, con objeto de facilitar la continuacin
del sistema de ordenacin para la fcil la recuperacin de los documentos, es til realizar
un resumen, inclusive un sumario o un catlogo de lo que entendemos por el trmino
archivistico que se este usando para cada documento.
Un enunciado denotativo, sita al destinador (el usuario), a su destinatario (el archivista)

y a su referente (aquello de lo que el enunciado trata, solicitud de documentacin ) de una
manera especfica: el destinador queda situado y expuesto por este enunciado en la
posicin de sabiente sabe lo que desea, documento e informacin, el destinatario queda
en posicin de tener que dar o negar su asentimiento, y el referente tambin queda
comprendido en una de las maneras propias del lenguaje natural como algo que exige ser
correctamente identificado y expresado en el enunciado al que se refiere.
As tenemos, que el lenguaje que se utiliza en el archivo debe ser coordinado, tomando en
cuenta lo que requiere el usuario, la ordenacin de la documentacin y de la informacin,
de lo contrario su recuperacin va a ser problemtica; tres observaciones se deben de
hacer a propsito del lenguaje natural y que se presentan como problema, la primera, sus
reglas no tienen su legitimacin en ellas mismas, sino que forman parte de un contrato
explcito entre el usuario y el archivista ( lo que no quiere decir que las inventen, es visto
muy comn ), aqu la importancia de elaborar el catalogo de asuntos a partir de las
funciones generales y particulares, acordadas con el usuario, as mismo la clasificacin de
las actividades y asuntos administrativos, la segunda, es que a falta de reglas o normas
hay confusin, una modificacin incluso mnima de una regla, modifica la naturaleza del
lenguaje natural, y que un enunciado que satisfaga las reglas no pertenece al lenguaje
natural. Definido por ste la tercera observacin, todo enunciado debe ser considerado
como un elemento hecho en un lenguaje natural.
Esta ltima observacin lleva a admitir un principio que subtiende, todo nuestro
procedimiento de lenguaje; que hablar es combatir, en el sentido de comunicacin, y que
los actos del lenguaje derivan de un supuesto general entre el usuario y el archivista en el
archivo tradicional.
Ejemplo: el juego de facturas de pasta azul, el cheque con carpeta color rojo, son
enunciados un tanto comunes y no se solicita la informacin por datos.
23
2.3.1.- Sinonimia.
son todas las palabras que tienen una relacin de equivalencia:
trmino antiguo trmino nuevo

aeroplano avin
Guerrero Soldado
Cohete espacial nave espacial
Se tiene que tener cuidado ya que el error que se comete a menudo, es el cambiar la
equivalencia del trmino actual por el antiguo, siendo que es incorrecto. En los
documentos de archivo se tiene que respetar los trminos segn la poca.
Ejemplo: el trmino antiguo es solar y se quiere cambiar por el trmino actual de bienes
races. Este problema se detecta con frecuencia en los archivos histricos.
La equivalencias tambin se da del trmino popular sustituyendo al trmino cientfico.
trmino popular trmino cientfico

aspirina cido salicilico
trmino general trmino local

felino pantera, jaguar
hay cuasisinonimos:
periodista reportero
asesnato homicidio
gentica herencia
24
2.3.2.- Antonimia.
Ciertas palabras expresan conceptos y objetos opuestos, es claro que los asuntos se van
diferenciando por la actividad administrativa.
Ejemplo:
riqueza pobreza
mineral orgnico
2.3.3. Polisemia.
Palabra que tiene la misma forma, pero designa distintas realidades, el contexto del
asunto administrativo es la diferencia:
Gato: animal o herramienta mecnica
Planta: vegetal, parte del pie, maquina elctrica.
Puede ocurrir tambin que el mismo trmino se utilice en distintos campos con un sentido
particular, como operacin, que puede ser un proceso aritmtico, financiero o
quirrgico.
Algunas palabras tienen relaciones de asociacin, o sea, que se refieren a objetos o

fenmenos que pueden tener relaciones comunes desde cierto punto de vista: deporte,
educacin, salud, diversin.
Las palabras tienen tambin un sentido y valor propio que dependen de las condiciones
particulares de cada medio o a cada actividad y de los periodos en que son pronunciados.
Archivero: Mueble metlico Oficio de Individuo Espaol

Continente: Donde se guardar algo Porcin de Mar.
25
2.4.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USOS DEL LENGUAJE NATURAL EN
EL AMBITO ARCHIVISTICO.
Cuando se organiza un archivo pequeo, el lenguaje natural se utiliza si se tiene una

clasificacin y ordenacin de los documentos con un sistema directo, que no se ocupe de
un catlogo o de una base de datos, que la recuperacin sea directa, el caso de tener los
expedientes por orden alfabtico o por secuencia numerica.
Ejemplo de archivo con un sistema directo alfabtico puede ser el archivo de Recursos
Humanos, se ordena y se recuperan los expedientes por el apellido paterno, materno y
nombre del empleado.
Ventajas: Se utilizan una comunicacin simple

Los trminos son tal cual
El lenguaje es libre
Desventajas: Hay ambigedad en la comunicacin

Duplicidad de vocabulario
Inflexible en las opciones de recuperar informacin
Busqueda tardada de la documentacin
Resumen extenso
26
1.- Cul es el concepto de lenguaje natural ?
2.- Indique cuales son los problemas que se presentan en el lenguaje natural. De tres
ejemplos de cada uno ?
3.- Indique cuales son las ventajas y las desventajas del uso del lenguaje natural ?.
27
UNIDAD III
LENGUAJE DOCUMENTAL
28
Analice el lenguaje documental, sus condiciones de elaboracin y los elementos

administrativos y tcnicos para elaborarlo
Esquema resumen
En esta unidad se conocer el concepto de lenguaje documental, las condiciones y

elementos para la construccin de un lenguaje documental aplicable al archivo, apartir de
la clasificacin, listado de asuntos y la descripcin documental y la recuperacin
documental.
- Clave de oficina
* Clasificacin - Asuntos
- Consecutivo de expedientes
- Serie documental
* Listado de asuntos - Catlogo asuntos
- Expediente
* Descripcin de documentos - Pasos de la descripcin
- Directa
* Recuperacin documental - Indirecta
- Automatizada
29
ACTIVIDADES PREVIAS
Conteste las siguientes preguntas
1) Concepto de clasificacin ?.
2) Que entiende por descripcin de documentos.?
4) Qu entiende por recuperacin documental.?
Lea los siguientes textos con la finalidad de apoyar la unidad de lenguajes documentales:
1.- Maniez, Jacques. Los lenguajes documentales y de clasificacin: concepcin,

construccin y utilizacin en los sistemas documentales.Traduccin del francs por
Francisco Javier Alvarez Garca, Juan Francisco Herranz Navarra, Margarita Ramrez
Reyes. Madrid; Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Piramide, 1993.
2.- Guinchat, Claire y Menou, Mchel. Introduccin general a las ciencias y tcnicas de la
informacin y documentacin. Madrid, fotojae, S.A. 1992. Pginas 137--148.
3.- Heredia Herrera, Antonia. Archivstica General: Teora y Prctica. Sevilla,

Publicaciones de la Diputacin de Sevilla. 1995. Pginas 395--396 tema Lenguaje
Documental.
4.- Coll-Vinent, Roberto y Bernal Cruz, Francisco J. Curso de Documentacin: Asistido

por ordenador. Espaa, ed. Dossat. s.a. 1993. Pginas 173--175.
5.- Diario Oficial de la Federacin. 21 de septiembre de 1995. Poder Ejecutivo: Secretara

de Hacienda y Crdito Pblico. La clasificacin por objeto del gasto. Mxico Secretara
de Gobernacin, 1995.pginas 2--15 primera seccin.
6.- Norma Internacional Para la Descripcin Archivstica. (ISAD-G) 1994.
30
III.- LENGUAJE DOCUMENTAL
3.1.- CONCEPTO DE LENGUAJE DOCUMENTAL.
Primeramente se tiene que considerar, que los nombres que se asignan a los asuntos y a
los documentos en una institucin slo pueden ser obra de las autoridades
administrativas, se rigen por ciertas normas de funcionalidad para comunicarse, y por
supuesto, se identifican con el lenguaje que les es caracterstico de acuerdo al propsito
general de la institucin y a las funciones de las reas. Pues bien, cada asunto de una rea
en particular recae en un documento o conjunto de estos, el asunto se debe de
representar en documentos, debe de tener un proceso condicionado ( todo asunto se lleva
a integrar un expediente toda vez que fue autorizado por el empleado de la
administracin), es decir, los documentos del asunto se van integrando al expediente
porque interviene directamente el empleado en la toma de decisiones para que se lleve a
cabo el flujo documental.
Entonces el papel del archivista, es hacer manejable el conjunto de documentos que

integran el expediente, por supuesto, considerando el lenguaje que se utiliza, describirlo
mediante un formato especifico, el lenguaje que se observa de los asuntos y de los
documentos se torna en lenguaje documental.
A partir de lo anterior, el lenguaje documental se lleva a cabo en el trabajo archivstico,
porque es en el archivo donde se buscan formulas para almacenar y accesar con facilidad
a los documentos.
Un acercamiento al concepto de lenguaje documental para la cuestin archivstica dice,

es el extracto del asunto en la gestin administrativa, que trata el documento de
acuerdo a una normalizacin, para su eficaz almacenamiento y recuparacin.
El extracto tiene que tender hacia una normalizacin para el mismo tipo de documento,
Antonia Heredia en su libro Archivstica general, nos dice "el desarrollo y aplicacin del
principio de procedencia, teniendo en cuenta la naturaleza de los archivos partiendo
desde luego de la aceptacin del respeto al origen de fondos. Se toma en cuenta el rea
administrativa y el asunto.
31
3.2.- CONDICIONES DE ELABORACION DE UN
LENGUAJE DOCUMENTAL.
Este es el primer intento por tener una teora sobre lenguajes documentales, aplicado a la
archivstica, capaz de describir, explicar y predecir el fenomeno en cuestin, bien, sin
lugar a dudas, la mejor estratega para construir el marco terico, es tomar las teoras de
otras disciplinas, tomar los elementos relacionados con el tema como estructura del
marco terico que se persigue.
Cules enfoques bsicos se deben de considerar para la elaboracin de un proyecto de

lenguaje documental?.
Para responder a la pregunta antes sealada, se proponen dos enfoques, el lenguaje
univoco y el lenguaje nequivoco, esto tiene como propsito el contextualizar y adems
que permita ser flexible de tal forma que el lenguaje se vaya actualizando o
enriqueciendo.
3.2.1.- LENGUAJE UNIVOCO.

Es un hecho real de que existe una gran cantidad de palabras que presentan multiples
significados. Una misma palabra puede tener una extensa variedad de acepciones, es ms,
una palabra puede perder un significado y adquirir otro en el transcurso del tiempo.
La forma de aprender el significado de una palabra nueva es que conozca o pueda
aprender de algn modo el significado al sealar el objeto adems tener una descripcin
verbal del objeto. Ejemplo:
Gato En el hogar; es un animal domesticado
En el Taller; Herramienta de trabajo.
Mariposa En Biologa Animal con alas

En una oficina: sujetador de papel.
Flor En biologa; planta

En el hogar; nombre propio de una persona
Por otro lado tenemos que al contacto directo con algunos objetos, estos pueden producir
una diversidad tan extraordinaria de resultados. Ejemplo:
Perro Cuadrupedo, mamifero, canino
Vestido Prenda de vestir, ropa, abrigo
Para el caso del archivo se debe de tener cuidado en el uso del lenguaje documental, de lo
contrario se cometern errores bsicos de conceptualizacin.
Archivo -Conjunto de documentos organizados, donde su
recuperacin es rpida para la toma de decisiones.
-Lugar fsico donde se almacenan documentos
Documentos -Evidencia del resultado de una funcin administrativa.

-Papel
32
3.2.2..- LENGUAJE INEQUIVOCO.
Por lo regular hemos tenido alguna experiencia de leer algn documento en otro idioma,
nos damos cuenta que los caracteres impresos en el documento son datos que tienen
sentido para los que saben leer y escribir ese idioma, si lo entendemos y hacemos la
traduccin a nuestro idioma tiene sentido o hasta que lo aprendamos. Lo mismo sucede
cuando escuchamos una palabra nueva, no ubicamos su significado ni su representacin,
lo que si queda claro, es que una palabra se contextualiza de acuerdo a la idea que se
quiere transmitir.
Ejemplo:
El ms sencillo es: Miguel Hidalgo y Costilla y Hombre en cuanto a sustantivo.
El primero designa una persona individual y particular, a un individuo. Hroe de la
independencia de Mxico
La segunda se refiere a una clase bien definida de organismo vivo, una clase que
comprende slo ciertos organismos y excluye a otros.
Archivo de trmite contable de la empresa X S.A. y documento contable

El primero es un archivo particular de una empresa determinada y el segundo es un
documento contable es una clase bien definida ya que incluye ciertos documentos y
excluye a otros.
Los trminos que denotan objetos singulares e individuales son nombres propios; los que
indican clase o tipos de objetos son nombres comunes.
33
3.3.- ELEMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA ELABORACION DE UN
LENGUAJE DOCUMENTAL
En ste apartado se estudiar la utiliadad del vocabulario archivstico, el esquema y la

construccin del lenguaje documental, as como las formas de investigar y hacerse allegar
la informacin.
3.3..1.- ANALISIS DEL VOCABULARIO ARCHIVISTICO
Es comn que en todas las reas del conocimiento se tenga un vocabulario propio e
inclusive que los identifica y diferencia de las dems reas; Pus bien, el caso de la
archivstica no es la excepcin.
Entonces el vocabulario archivstico es en relacin a los mtodos y tcnicas de la
disciplina con el propsito de apoyar y normalizar los procesos archivsticos.
El vocabulario sirve para nombrar con enfasis la cosa o palabra archivstica para efectos
de ste apartado, existen palabras que se utilizan en todos los archivos, y hay palabras
que solo se utilizan en derminados archivos. Veamos un ejemplo de palabras que se
utilizan en todos los archivos as como palabras que se utilizan en archivos determinados.
Diremos a nivel de ejemplo que los conceptos del vocabulario archivstico generales que
ocupamos son: Asunto, Documento, Expediente y Servicio.
Porqu slo estos cuatro conceptos ?, porque a partir de aqui se toma la administracin
del archivo, la administracin del documento y la administracin del servicio
documental.
As tenemos que el Asunto se debe de entender cmo la accin de las funciones
sustantivas y administrativas que tiene encomendadas la institucin.
Expediente: trata de los documentos relacionados a un asunto en particular dado.
Documento: todo soporte que da evidencia del asunto en lo particular del expediente.
Dato: lo vamos a tomar como la mnima expresin de un comunicado.
Servicio: Es el poner a disposicin de los usuarios los documentos en el menor tiempo
posible con fines de tomar decisiones en el desarrollo de sus funciones o para la
investigacin de su inters.
Este vocabulario general para todos los archivos es para la identificacin del documento,
siempre se tiene que tomar en cuenta estos conceptos ya que el caso del asunto es
generalizado, pero debe haber un slo expediente de un asunto dado, con documentos
originales, igualmente hay un slo documento original y por lo tanto los datos que trae
impresos, son los que le dan coherencia al documento.
Para el caso de conceptos aplicables a un archivo en particular, ejemplificamos los
siguientes trminos: apertura de expedientes, expurgo, transferencia primaria,
transferencia secundara, depuracin de documentos; podemos seguir con ms, pero con
estos es ms que suficiente.
Apertura de expedientes: Es la accin de reunir los documentos de un asunto particular en
una carpeta o folder, anotarle la clasificacin que a su vez funciona como clave para la
ordenacin, bsicamente se realiza en el archivo de trmite.
Expurgo: accin de retirar del expediente copias fotostaticas o duplicados de documentos
que no sean necesarios.
34
Transferencia primaria: Es la accin de envar una remesa de documentos o expedientes
relacionados, del archivo de trmite al archivo de concentracin.
Transferencia secundara: es la accin de envar una remesa de documentos o expedientes
relacionados, del archivo de concentracin al archivo histrico.
Depuracin de documentos: es la accin de retirar definitivamente para su destruccin
documentos o expedientes que ya concluyo su periodo de vigencia y su guarda
precausional y que por sus caractersticas no son de utilidad histrica.
En todo proyecto de lenguaje documental se debe de tener unificado el lenguaje,

entendido ste lenguaje, como la identificacin, control y recuperacin del documento,
que se utiliza en cada tipo de archivo.
35
3.3.2.- ESQUEMA DEL LENGUAJE DOCUMENTAL:
En todos los archivos la secuencia bsica es:
1.- Ingresa el documento, se identifica y se registra (entrada)
2.- Se aplica el proceso tcnico archivstico (operaciones documentales)
3.- Se pone a disposicin del usuario (salida)
LENGUAJE
DOCUMENTAL
ENTRADA OPERACIONES SALIDAS

Documentales
Tipologa Procesos Tcnicos del Acceso y

Documental Lenguaje Documental Recuperacin
Sustantivos Administrativos Clasificacin Servicios
Listado de Asuntos
Descripcin
Documental
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En el esquema interviene de manera bsica la tipologa documental, es la materia prima
con la cual se trabaja, se tiene que anlizar todo el sistema documental que compone el
fondo, seccin y la serie, tanto la documentacin sustantiva como la administrativa, con
el propsito de tener identificado cada tipo de documento y cada documento en si.
Propiamente se entiende que los lenguajes documentales se componen de elementos
tcnicos (anlisis documental), donde se aplica la clasificacin de los documentos, del
listado de asuntos y de los documentos que integran cada expediente, descripcin y la
recuperacin de los documentos.
Se tiene que recordar que en el archivo slo se tienen documentos nicos, comunmente
llamados primarios.
La clasificacin es el lenguaje documental que se disea a priori con el prposito de

identificar en el documento, por decirlo de una forma, con menos datos en forma de
resumen y que es la base para la ordenacin fsica, as mismo, la clasificacin, siendo el
resumen del documento, es igualmente el instrumento para la recuperacin del
documento
La clasificacin se compone de tres elementos:

Clave de oficina // asunto // consecutivo
Se puede utilizar el sistema alfabetico, el numrico o el alfanumrico, esto lo determina
las polticas y procedimientos de la institucin, que quede claro que el sistema de
clasificacin debe ser una representacin de la organizacin y de las funciones de la
institucin.
Los asuntos deben de estar reunidos por sus semejanzas, en la serie documental y al
interior de la serie documental, separado por sus diferencias.
Clave de oficina es la asignacin de una letra, un nmero o alfanumrico, con base en

esta clave se identifica a la oficina de cualquier jerarqua. Esto es con la finalidad de
tener reunida la documentacin en un slo lugar, su lugar de origen, es la que genera
cada oficina, igualmente llamada seccin.
El listado de los asuntos se obtiene de las actividades de cada rea u oficina que genera
documentos y se encuentran plasmados en los manuales de procedimiento, con respecto
al listado de documentos que integran el expediente, tambin se encuentran en los
manuales de procedimiento y tiene que estar con su descripcin de llenado.
El Nmero Consecutivo se asigna a los expedientes de la serie documental, debe ser

nico e irrepetible, la secuencia numerica es 1,2,3n.
El Acceso y Recuperacin de la documentacin es el producto del uso eficaz del

lenguaje documental, si esta bien elaborado tiene que concatenar el lenguaje natural del
usuario con el lenguaje documental que se elaboro en el archivo, de hecho es donde se
37
prueba y se le da seguimiento, este resultado se llama servicio gil y oportuno. Formas
de accear a la documentacin es:
Directo; La ordenacin permite accesar y recuperar el documento, el caso de
la ordenacin alfabtica o cronolgica.
Indirecto; se utiliza el catlogo y se toma la ubicacin donde se encuentra
almacenado el documento, igualmente se puede utilizar una base de datos.
Automatizado; Se recupera el documento por medio de palabras claves en una
base de datos, inclusive se recupera la imagen del documento, previamente
digitalizado.

De la descripcin se toma cmo datos relevantes de un documento:
Ttulo del asunto de que trate
Nombre del remitente
Nombre del destinatario
Fecha del documento
Localizacin del documento
Status del asunto
Antecedentes del documento
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3.3.3..- CONSTRUCCION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL.
En ste tema veremos los elementos que intervienen en la construccin de un lenguaje

documental tal como la organizacin y funcionamiento de la institucin, documentos que
se producen, las tcnicas del lenguaje documental.
3.3.3.1.- ELEMENTOS TECNICOS PARA LA ELABORACION DEL LENGUAJE

DOCUMENTAL.
Los elementos tcnicos se estudiarn en el esquema de elaboracin del lenguaje

documental
LENGUAJE NATURAL LENGUAJE DOCUMENTAL
1 INSTITUCION ORGANIZACION TECNICAS ARCHIVISTICAS
GENERAL DE LA
DOCUMENTACION
2 ORGANIZACION DE FONDO CLASIFICACION
LA INSTITUCION
3 AREAS SECCION LISTADO DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVAS
4 FUNCIONES SERIE DESCRIPCION DOCUMENTAL
5 RECUPERACION DOCUMENTAL
El cuadro se anliza por renglon, lo que corresponde a lenguaje natural se har una breve
descripcin y con respecto a lenguaje documental en los apartados de clasificacin y
descripcin se har lo ms explicito posible, tal y como sigue:
39
PRIMER RENGLON:
INSTITUCION
Se tiene que conocer la institucin desde su creacin, cambios que ha tenido, su misin,
visin, objetivos, de tal forma que se tenga el conocimiento total de la historia
institucional y poder entender como se producen los documentos y cual es su flujo
documental.
ORGANIZACION GENERAL DE LA DOCUMENTACION

Para el caso del archivo, el objetivo es tener toda la documentacin organizada y
controlada en la institucin por medio del principio de procedencia y orden original; el
principio de procedencia se aplica al fondo y seccin y el orden original a la funcin que
desempea el rea administrativa, es donde se produce el documento.
TECNICAS ARCHIVISTICAS
Para tener organizada y controlada la documentacin institucional se debe de aplicar las
tcnicas archivisticas y por ende los lenguajes documentales.
SEGUNDO RENGLON
ORGANIZACION DE LA INSTITUCION
En su organizacin las instituciones cuentan con organigramas, procedimientos, polticas
y actividades preponderantes, con los cuales desarrollan sus funciones correspondientes.
FONDO
Es el concepto ms general que reune la totalidad de la documentacin que se produce y
recibe en una institucin. De esta forma el fondo slo va contener la documentacin que
produce en el tiempo que la institucin es vigente.
CLASIFICACION
Primeramente se le asigna una clave de identificacin a la institucin, (despus se
clasifican las reas que la conforman) Puede ser por alfabtico, numrico o alfanumrico.
En relacin a la institucin, si es del gobierno el caso de las Secretaras, se puede tomar
como referencia las siglas con las cuales es reconocida en toda la Administracin Pblica
Federal o se le asigna una clave diferente, por supuesto que sea nica. ,
a) Alfabetico: se compone de pura letras, se le puede asignar de acuerdo a las siglas de
que identifican a la institucin; ejemplo; Secretara de la Reforma Agraria, SRA,
Secretara de Desarrollo Social SEDESOL, entre otras.
b) Nmerico: se compone del nmero identificador que se le asigna a la dependencia.
c) Alfanumrico: se puede componer de las dos anteriores
40
A continuacin se ejemplifica la clasificacin del la Secretara de SEDESOL y sus reas
Secretara - SE
Coordinacin General del Programa Nacional de Apoyo para la
Empresa de Solidaridad - CGPNAES
Instituto Nacional de Solidaridad - INS
Delegaciones Sedesaol - DS
Subsecretara de Desarrollo Regional - SDR

Direccin General de Planeacin - DGP
Direccin General de Programas de Desarrollo Regional - DGPDR
Direccin General de Programas Sociales - DGPS
Direccin General de Organizacin Social - DGOS
Direccin General de Evaluacin y Seguimiento - DGES
Subsecretara de Desarrollo Urbano y Vivienda - SDUV

Direccin General de Desarrollo Urbano - DGDU
Direccin General de Polticas y Fomento a la Vivienda - DGPFV
Direccin General de Infraestructura y Equipamiento - DGIE
Direccin General de Financiamiento para el Desarrollo Urbano y la
Vivienda - DGFDUV
Oficialia Mayor - OM
Direccin General de Personal - DGPe
Direccin General de Programacin Organizacin y Presupuesto
- DGPOP
Direccin General de Recursos Materiales y Servicios Generales
- DGRMSG
Direccin General de Estadstica e informtica -DGEI
Unidad de Coordinacin General de Delegaciones - UCGD

Direccin General de Asuntos Jurdicos - DGAJ
Unidad de Comunicacin Social - UCS
Contralora Interna - CI
Unidad de Coordinacin Sectorial - UCSe
Unidad de Anlisis Econmico Social - UAES
La lista de las reas debe de extenderse hasta las jefaturas de departamento
41
En el caso de la empresa privada las reas son:
Presidencia - PR
Staff - ST
Vicepresidencia de Operaciones - VO
Direccin de Operaciones - DO
Direccin de Sistemas de Calidad - DSC
Direccin de Fabricacin y Mantenimiento - DFM
DireccinOperaciones e Ingenieria - DOI
Vicepresidencia de Ventas y Mecadotecna - VVM

Direccin Nacional de Ventas - DNV
Direccin de Mercadotecnia y Soporte Tcnico Comercial - DMSTC
Direccin de Mercadotecnia y Distribucin - DMD
Direccin de Servicios DS
Vicepresidencia de Administracin y Finanzas - VAF

Direccin de Planeacin Financiera - DPF
Direccin de Sistemas - DSi
Direccin de Contraloria Financiera - DCF
Direccin de Contraloria de Operaciones - DCO
Direccin de Crdito y Cobranza - DCC
Direccin de Seguros y Riesgos - DSR
Direccin de Recursos Humanos - DRH

Seleccin y Contratacin - SC
Departamento de Personal - DP
Direccin Legal y Relaciones Industriales - DLRI

La asignacin de claves se debe extender hasta las reas de supervision
42
La naturaleza de los documentos de una institucin se componen de dos formas los
sustantivos y los administrativos.
Los documentos sustantivos son los que se producen en el quehacer diario de la

institucin y que tiene que ver directamente con la razn de ser de la institucin.
Los documentos administrativos son los que apoyan a los trmites de las actividades
sustantivas, as tenemos los documentos de recursos humanos, contables y fiscales, de
comunicacin social, entre otros
En las Dependencias gubernamentales se manejan nueve grandes apartados por objeto de

gasto, estos apartados se retoman para la clasificacin de documentos y elaboracin del
listado de asuntos. Cada Dependencia gubernamental tiene su funcin sustantiva, para la
clasificacin de los documentos sustantivos se le asignar la clasificacin 0000
FUNCION SUSTANTIVA. Para oficina general o seccin se adecua 0000 como
clasificacin.
0000 FUNCION SUSTANTIVA *

1000 SERVICIOS PERSONALES
2000 MATERIALES Y SUMINISTROS
3000 SERVICIOS GENERALES
4000 AYUDAS, SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS
5000 BIENES MUEBLES E INMUEBLES
6000 OBRAS PUBLICAS
7000 INVERSION FINANCIERA Y OTRAS EROGACIONES
8000 PARTICIPACIONES DE INGRESOS FEDERALES
9000 DEUDA PUBLICA**
(Diario oficial del 21 de septiembre de 1995, segunda seccin pg. 2)

* No se incluye en el diario oficial del 21/09/95
** El 9000 slo aplica a las dependencias o empresas que tienen deuda.
Esta clasificacin inclusive se puede utilizar en la iniciativa privada, claro con sus
adecuaciones y modificaciones.
43
TERCER RENGLON:
AREAS ADMINISTRATIVAS
Son todas las reas que componen la estructura de la institucin y adems son las
autorizadas para la gestin de los asuntos.
SECCION
El trmino es utilizado en la archivstica cmo la subdivisin del fondo, se reconoce
porque es la unidad administrativa que genera un conjunto de documentos de la actividad
de la subdivisin del fondo.
En el organigrama son por lo regular de desde la Direccin General hasta el ms alto
rango de una institucin que es la Secretara de Estado o la Presidencia de una empresa
privada. La seccin es una parte del todo y el conjunto de secciones es igual al Fondo,
as, las secciones son las reas administrativas de mayor jerarquia, donde cada seccin
cuenta con una o varias reas que dependen directamente de ella.
A continuacin se enlistan las secciones de SEDESOL y de una empresa privada las
claves de las secciones ya fuern asignadas.
SEDESOL
Secretara
Coordinacin General del Programa Nacional de Apoyo para la
Empresa de Solidaridad
Instituto Nacional de Solidaridad
Delegaciones Sedesaol
Subsecretara de Desarrollo Regional
Subsecretara de Desarrollo Urbano y Vivienda
Oficialia Mayor
Unidad de Coordinacin General de Delegaciones
Unidad de Coordinacin Sectorial
Unidad de Anlisis Econmico Social
Empresa privada
Presidencia
Vicepresidencia de Operaciones
Vicepresidencia de Ventas y Mecadotecna
Vicepresidencia de Administracin y Finanzas
Direccin de Recursos Humanos
Direccin Legal y Relaciones Industriales
44
LISTADO DE ASUNTOS
El volumen o tamao del listado de asuntos depende de la cantidad de los tipos de
documentos, tambin de los asuntos que hay que controlar o de los servicios
documentales que se van a ofrecer por parte del archivo al usuario.
A continuacin se presenta los nueve objetos de gasto del gobierno y se toman para
clasificar sus grandes funciones las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal. (diario oficial del 21 de septiembre de 1995, segunda seccin pg. 2).
Como una anotacin importante, diremos que el listado de asuntos se debe de enriquecer
con los asuntos que sean requeridos al rea administrativa y que estos asuntos pueden ser
aplicados a cualquier rea administrativa.
1000 SERVICIOS PERSONALES

1100 REMUNERACIONES AL PERSONAL DE CARACTER PERMANENTE
1101 CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL
1102 VACACIONES Y LICENCIAS
1103 CAPACITACION
1104 EVALUACIONES Y PROMECIONES
1200 REMUNERACIONES AL PERSONAL DE CARACTER TRANSITORIO
1300 REMUNERACIONES ADICIONALES Y ESPECIALES
1400 PAGOS POR CONCEPTO DE SEGURIDAD SOCIAL
1500 PAGOS POR OTRAS PRESTACIONES SOCIALES
2000 MATERIALES Y SUMINISTROS

2100 MATERIALES Y UTILES DE ADMINISTRACION
2200 ALIMENTOS Y UTENSILIOS
2300 MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES DE PRODUCCION
2400 MATERIALES Y ARTICULOS DE CONSTRUCCION
2500 PRODUCTOS QUIMICOS, FARMACEUTICOS Y DE LABORATORIO
2600 COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOS
2700 VESTUARIO, BLANCOS, PRENDAS DE PROTECCION Y
ARTICULOS DEPORTIVOS
2800 MATERIALES EXPLOSIVOS Y DE SEGURIDAD PUBLICA
3000 SERVICIOS GENERALES

3100 SERVICIOS BASICOS
3101 SERVICIO DE AGUA
3102 SERVICIO DE ENERGIA ELECTRICA
3103 SERVICIO DE TEKEFONO
3200 SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO
3201 ARRENDAMIENTO DE EDIFICIOS Y LOCALES
3202 ARRENDAMIENTO DE TERRENOS
3203 ARRENDAMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO
3204 ARRENDAMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO
3205 ARRENDAMIENTO DE VEHICULOS
45
3300 SERVICIOS DE ASESORIA, INFORMATICOS, ESTUDIOS E
INVESTIGACIONES
3400 SERVICIOS COMERCIALES Y BANCARIOS
3500 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, CONSERVACION E
INSTALACION
3600 SERVICIOS DE DIFUSION E INFORMACION
3700 SERVICIOS DE TRASLADO E INSTALACION
3800 SERVICIOS OFICIALES
3900 OTROS SERVICIOS
4000 AYUDAS, SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS

4100 AYUDAS
4200 SUBSIDIOS
4300 TRANSFERENCIAS PARA APOYO DE PROGRAMAS
4400 TRANSFERENCIAS PARA EL PAGO DE INTERESES, COMISIONES
Y GASTOS
4500 TRANSFERENCIAS PARA INVERSION FINANCIERA
4600 TRANSFERENCIA PARA AMORTIZACION DE PASIVOS
MUNICIPIOS
5000 BIENES MUEBLES E INMUEBLES

5100 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACION
5200 MAQUINARIA Y EQUIPO AGROPECUARIO, INDUSTRIAL Y DE
COMUNICACIONES
5300 VEHICULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE
5400 EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO Y DE LABORATORIO
5500 HERRAMIENTAS Y REFACCIONES
5600 ANIMALES DE TRABAJO Y REPRODUCCION
5700 BIENES INMUEBLES
6000 OBRAS PUBLICAS

6100 OBRAS PUBLICAS POR CONTRATO
6200 OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION
6300 ESTUDIOS DE PREINVERSION
7000 INVERSION FINANCIERA Y OTRAS EROGACIONES

7100 CONCESION DE CREDITOS
7200 ADQUISICION DE VALORES
7300 EROGACIONES CONTINGENTES
7400 EROGACIONES ESPECIALES
8000 PARTICIPACIONES DE INGRESOS FEDERALES

8100 FONDO GENERAL DE PARTICIPACIONES
8200 FONDO FOMENTO MUNICIPAL
8300 RESERVA DE COMPENSACIONES
46
9000 DEUDA PUBLICA
9100 AMORTIZACION DE LA DEUDA PUBLICA
9200 INTERESES DE LA DEUDA PUBLICA
9300 COMISIONES DE LA DEUDA PUBLICA
9400 GASTOS DE LA DEUDA PUBLICA
9500 COSTOS POR COBERTURA
9600 ADEUDOS DE EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES (ADEFAS)
A cada asunto se le tiene que seguir desglosando y actualizando, aqui slo se presenta de
manera general. Este listado de asuntos inclusive se puede utilizar en la iniciativa
privada, claro con sus adecuaciones y modificaciones.
CUARTO RENGLON:
FUNCIONES
Cada oficina tiene sus funciones que cumplir, por supuesto, son nicas y estan plasmadas
en los manuales de organizacin y procedimientos.
Para las Secretaras de Estado en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, en la
empresa privada se encuentran en los manuales de polticas.
El conjunto de estas funciones es lo que identifica a la institucin en el desarrollo de sus
objetivos.
SERIE
En trminos generales, decimos que identificamos los tipos de asuntos existentes en el
archivo plasmados en los diferentes tipos de documentos, procediendo a continuacin a
realizar la agrupacin de los tipos de documentos mediante la combinacin del lenguaje
natural y el lenguaje documental, esta agrupacin parte desde el fondo, seccin y serie, y
es que la unidad por excelencia que es la serie, donde se hace la seleccin sistemtica por
asuntos, en forma indivudual de los expedientes o sobre los documentos.
Se debe de tener la precaucin de hacer pruebas si el lenguaje diseado, s esta
representando el universo de los documentos y las consultas son giles, en el caso de las
consultas se tiene que tener una comunicacin muy estrecha con los usuarios, porque es
el que va a solicitar y a utilizar los documentos.
DESCRIPCION DE DOCUMENTOS
El realizar una descripcin es con la finalidad de tener identificado y controlado el
documentoy el expediente, as como el flujo documental, con esto se tiene cuales son los
documentos que se producen en el asunto en cuestin, los formatos de cada documento
inclusive los tiempos, es una herramienta para la organizacin y recuperacin
documental.
47
La descripcin es la representacin del asunto en su forma ms precisa con el propsito
de hacer manejable y permite identificar la documentacin, as como conocer el contexto
de las reas que lo produjern.
De cada asunto se elabora una lista de todos los documentos, es decir, son los conceptos
generales del asunto y se describe documento por documento que integra el expediente.
Es importante destacar que se tiene que tomar como base principal a la Norma
Internacional Para la Descripcin Archivstica ( ISAD-G)
Veremos los pasos mnimos de la descricin para el documento o expediente:
1.- Nombre del rea productora: rea administrativa que trmita el asunto.
2.- Ttulo del asunto: es el nombre sel asunto que se realiz
3.- Asunto: se da una descripcin de lo que trata el asunto
4.- Clasificacin: es la que se le asigno en el archivo de trmite
5.- Remitente: Quien enva el documento
6.-Destinatario: es el nombre de a quien va dirigido el documento
7.- fecha de creacin del documento: se anota la fecha en que se elaboro el documento
8.- volumen de la unidad de descripcin: el volumen puede ser desde una pgina o ms
9.- Nivel de descripcin: Es la posicin de la unidad de descripcin en la jerarqua del
fondo.
Ejemplo de la Direccin de Finanzas, rea de contabilidad

Documentos generales que integran los asuntos de pago.
Pago a proveedor:
Los documentos que deben de integrar el pago son:
Orden de pedido: Es la solicitud por parte del rea solicitante al rea de
compras, se anota proveedor, fecha de pedido, cantidad de unidades o del
servicio, precio unitario y total del precio a pagar, forma de pago, forma de
entrega del material o servicio.
Requisicin de cheque: lo elabora el rea de cuentas por pagar al momento en
que registra la factura del producto o servicio y se lo turna al departaemnto de
tesorera
Factura de compra: firmada con visto bueno del almacen, debe estar marcados
los requisitos de calidad del producto, forma de pago, cantidad de pago total,
la descripcin de los productos o servicios
Cheque con firmas autorizadas: elaborado el cheque se turna para las firmas
autorizadas, debe contener el nombre del proveedor y la cantidad a pagar.
Firma de acuse: En una copia del cheque el proveedor firma de acuse de
recibido el cheque, asienta firma y fecha de recibido.
Ejemplo de la Direccin General de Personal, rea de Seleccin y Contratacin

Documentos que integran el asunto de contratacin de un empleado.
Contratacin de empleado:
Documentos que integran la contratacin del empleado y que despus se integran al
expediente de personal:
48
Solicitud de alta del empleado: Llena formato de necesidad de un empleado por parte
del rea requiriente de la institucin y recaba firmas autorizadas
Documento de promocin: el rea de seleccin y contratacin inicie la promocin del
empleado
solicitud de empleo: se llena el formato de solicitud de empleo por parte del aspirante
Formato de requisitos de documentos: El rea de seleccin llena el formato de
documentos entregados por parte del aspirante
Examenes de ingreso: Se llenan los formatos de examenes de ingreso por parte del
aspirante y los evalua el rea de seleccin
Propuesta de contratacin: Se le entrega al aspirante la propuesta de puesto y suledo
con prestaciones
Acuse de propuesta: El aspirante firma de recibido la propuesta
Contrato: El aspirante firma el contrato
RECUPERACION DOCUMENTAL
La busqueda documental se puede realizar en forma directa, indirecta o automatizada.
La forma directa es cuando se archiva el documento o expediente en consecutivo o en
alfabtico y no se necesita de un instrumento especial para la recuperacin de la
documentacin, el acceso es directo e inmediato.
La forma indirecta: es cuando la documentacin es accesada por medio de una clave que
indique la ubicacin fsica del documento, as la recuperacin del documento
primeramente se busca en un auxiliar, catlogo o listado, que indique la ubicacin.
La forma automatizada: es cuando se cuenta con una base de datos que hace referencia a
cada uno de los documentos, inclusive, la base de datos puede tener la documentacin en
imagen, previamente digitalizada.
Pasos para la recuperacin de la documentacin:
1.- Necesidad de documentacin por parte del usuario.
2.- Demanda de documentos al archivo por parte del usuario.
3.- Comunicacin de prstamo o consulta del documento al archivista.
4.- Busqueda del documento por parte del archivista en el acervo.
5.- Comunicacin al usuario del resultado de la busqueda.
6.- El usuario verifica la veracidad del documento.
7.- acuerdo entre el usuario y el archivista de la demanda de documentacin.
49
Ejemplo de la unidad de lenguaje documental:
Institucin: Secretara de Desarrollo Social; Se encarga de atacar la probreza por medio

de proyectos sectoriales y regionales con desarrolo sustentable, as mismo proporciona o
trmita vivienda y distribuye una gran cantidad de leche bsicamente a nios y ancianos.
Fondo: el fondo es el mismo nombre de la Institucin: Secretara de Desarrollo Social.y

le asignamos las letras como clave de clasificacin y son SEDESOL.
Seccin: para efectos de hacer ms sencillo ste ejemplo tomaremos las seccion de
Oficialia Mayor.
Serie: Contabilidad General

Asunto: Compra de papelera para junio del 2000
Clasificacin: SEDESOL-OM//compra de papeleria//exp. 06-2000

Descripcin documental: Compra de 1000 cuadenos, 20 plumas, 20 lapices, 10 gomas
blancas, empresa papelera X. S.A, rea solicitante planeacin financiera, fecha 22 de
junio del 2000, entrega completa
Recuperacin documental: Se solicita por: Oficialia Mayor
Papeleria
Mes de junio.
Ejercicio:
Acuda a un archivo de personal e investigue como describen los siguientes documentos,
el resultado se lo enva a su asesor:
Documentos que integran el expediente de personal:

Propuesta de contratacin
Solicitud de empleo
Alta
Acta de nacimiento
Registro de alta al servivio medico ( IMMS O ISSSTTE)
Cartilla del servicio militar nacional ( hombres)
Registro federal de causantes
Constancia de domicilio
Documento de ltimo grado de estudios
Examen mdico
Afiliacin ( al gobierno)
Pasaporte
Licencia de manejo
50
3.3.3.2.- SELECCION DEL ASUNTO.
La seleccin del asunto es de suma importancia ya que es propiamente lo que se va a

organizar y controlar en un archivo, es ms es el reflejo de las actividades de la
institucin.
Del manual de procedimientos de cada rea, se enlistan las actividades.
A cada actividad se le da una clave de identificacin, si el manual indica alguna
clave, es mejor conservarla.
De cada actividad revisar cuantos asuntos le competen
Cada asunto se tiene que integrar al listado de asuntos segn corresponda, conforme
al diario oficial de 21/sep/95
De cada asunto se tiene que decir cuales son los documentos que van a integrarlo y
hacer una descripcin documento por documento y su forma de uso.
El trmite administrativo de un asunto tiene por necesidad dejar testimonio en

documentos, el tener controlado un asunto facilita el seguimiento del mismo.
Ejercicio a realizar:
De la institucin o empresa que usted desee, obtenga el organigrama y con la
clasificacin del Diario Oficial del 21 de septimbre de 1995, elabora una lista de asuntos,
tomando como ejemplo el esquema anterior y compare esta lista con la institcin o
empresa con el propsito de observar si coincide con el lenguaje que se emplea en los
asuntos.
51
1.- Cules son los los cuatro elementos que componen el lenguaje documental en el
archivo ?
2.- Expliqu que entiende por lenguaje documental ?
3.- Describ en que consiste el lenguaje univoco e inequivoco ?
4.- Describ el esquema del lenguaje documental ?
5.- De acuerdo al esquema de elaboracin de un lenguaje documental, elabor un

esquema en el archivo que usted elija, con las indicaciones siguientes:
a) Indiqu cinco secciones con cinco reas administrativas cada una, incluya la seccin
de finanzas con el reas de contabilidad general.
b) Elabor un listado de asuntos de acuerdo a lo que especifica en el diario oficial del
21 de septiembre de 1995 ( clasificacin del gasto del gobierno federal), tome los
asuntos principales y los tres siguientes, adems incluya cinco asuntos que considere
que tienen que ir; estos ltimos tomelos de un archivo que usted elija, utilice el
manual de procedimientos de la institucin.
c) Describ un expediente de un archivo, que sea del asunto del 1000, segn el diario
oficial del 21/sep/95.
d) Expliqu la descripcin de documentos ?.
6.- De sus documentos personales, separelos por :

a) Personales; acta de nacimiento, cartilla de servicio militar, pasaporte, etc.
b) Clnicos: credencial mdica, estudios clnicos, radiografas, todo lo referente a
servivios mdicos.
c) Escolares: certificados de estudio, diplomas, etc.
d) Facturas de bienes muebles e inmuebles
Siga as con todo los documentos que tenga en su archivo personal.
Ya separados, elabore la clasificacin , un listado de asuntos, descripcin documental y

diga la forma de recuper los documentos.
El producto de esta trabajo, lo enva a su asesor.
52
UNIDAD IV
LA TERMINOLOGIA DEL AMBITO
ARCHIVISTICO
53
Identificar la terminologa archivstica, los tipos de sta y sus especificaciones.
Esquema resumen
En esta unidad conocer el concepto de la terminologa archivstiva, el enfoque de las

escuelas Europeas, Latinoamericana, Por Autor, y por Unidad de Archivo, con la
finalidad de describir semejanzas y diferencias y que adems sea aplicable al lenguaje
documental.
* Concepto deTerminologa Archivistica
* Enfoques - por autor

terminolgicos - escuelas europeas
- escuelas latinoamericanas
- unidades de archivo
54
ACTIVIDADES PREVIAS
Acuda a un archivo de trmite e investigue las siguientes palabras y documentos segn

corresponda:
1.- documento
2.- expurgo
3.- expediente
4.- oficios
5.- memorandums
6.- asunto
7.- funcin administrativa
8.- rea administrativa
9.- archivero
10.- anaquel
Lea los siguientes textos como apoyo a la unidad:

Publicaciones de la Diputacin de Sevilla. 1995. Pginas 237--250
2.- Schellenberg, T.R. Archivos modernos: Principios y tcnicas. Traduccin del ingls,
dr. Manuel Carrera Stampa. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1987.Pginas 15--36.
3.- Tanodi, Aurelio. Boletn Interamericano de Archivos. Vol. 11, Cordova Argentina.
1975
55
IV.- TERMINOLOGIA DEL AMBITO ARCHIVISTICO
4.1.- CONCEPTO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA
Primeramente vamos a plantear la problemtica que representa la terminologa

archivstica, pues bien, me parece que este problema tiene dos momentos, el primero se
da por la costumbre en el uso de la lengua de cada pas o regin y la segunda es al
momento de adaptar un trmino de otra lengua a la terminologa propia, en esta ltima,
no es que este mal el concepto, sino ms bien, el como se adapta y como se utiliza, estos
son los dos momentos donde se da tal problemtica.
En un pas o en una regin, la falta de comunicacin entre los archivos, ya sea de una
institucin a otra institucin, cuando sean archivos de la misma naturaleza; archivo
contable o de personal, o los archivos de una misma institucin da como resultado el uso
de trminos por costumbre ms que por necesidad del rea, el ejemplo claro y hasta se
usa en forma peyorativa es el concepto de archivo muerto, se comenz a usar este
trmino al momento en que un asunto concluye, el expediente o documento ya no tiene
movimiento, es decir, estaba muerto; este es el momento propicio para que este trmino
desaparezca.
La comunicacin entre los archivos y para el uso de los trminos y conceptos ms que
por costumbre se deben de dar con una base terica, de esta forma disminuye o
desaparece la problemtica de la terminologa archivstica.
Los avances en la homogeneizacin de la terminologa esta plasmada en los diccionarios,

as tenemos por ejemplo:
Diccionario de terminologa archivstica que edito el consejo internacional de

archivos en 1984.
A basic glossary for archivists, manuscripts curatores and records manager,

publicado en la revista. The american archivist No. 37, ao 1974.
Glosario de terminologa archivstica y de ciertas expresiones de

administracin, Mxico 1980, publicado por la Escuela Nacional de
Biblioteconoma y Archivonoma y la Secretara de Educacin Pblica.
56
Tambin podemos encontrar glosarios al final de algunos textos, es el caso de Vicenta
Corts Alonso, titulado manual de archivos municipales, publicado en Madrid, en 1982,
igualmente encontramos en otro libro, que es el de Carol Couture y Jean-Yves Rousseau
titulado, los archivos en el siglo XX, publicado en Montreal Canada en 1982. Desde
luego que hay muchas ms publicaciones.
Como propuesta metodolgica para ir homogeneizando la terminologa archivstica,

tendr que ser:
1) Que el tipo de documento tenga el mismo significado, por ejemplo; El documento
factura en espaol e invoice en idioma ingls, que sea la evidencia de una transaccin
de compra-venta, Cheque en espaol y check en ingls indica que es un documento
con valor monetario.
2) Que los trminos tcnicos signifiquen lo mismo, as tenemos por ejemplo, archivo y
archives, que realmente signifique conjunto de documentos. Documento y document,
para el caso de la archivstica, soporte con datos de un actividad administrativa.
Por lo tanto, diremos que el concepto de terminologa archivstica que significa

conjunto de vocablos propios de la archivstica, para encontrar la utilidad homognea
sin importar la regin y la lengua.
57
4.2.- DIFERENTES ENFOQUES DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA.
4.2.1.- ENFOQUE ETIMOLOGICO DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA.
La etimologa tiene como funcin bsica la de investigar si los trminos con que se
designa a los objetos realmente ofrecen conocimiento verdadero de su naturaleza, as
mismo, encontrar en la lengua griega o latina o de otras lenguas el origen de la palabras
de la propia lengua.
Rodrguez Castro, en su diccionario etimolgico define a la etimologa como la ciencia

que tiene por objeto investigar los etimos u orgenes respectivos de las palabras,
determinando las causas que explican su proceso de cambio.
La palabra etimologa esta compuesta de:
Etymos = verdadero, autntico

Logos = palabra
Etimologa es lo verdadero de las palabras.
Ejemplos:
Etimologa Palabra
biblioteca Lugar donde se tienen los libros ordenados.

tema Lo que se establece o fija
sinnimo Vocablo diferente que tienen significados
parecidos
sintaxis Ordenacin y relacin mutua de las palabras
en la oracin y de sta en los periodos.
Se llama familia lingstica al conjunto de lenguas que provienen de una misma raz,
llamada lengua madre.
La indoeuropea es la lengua madre de nuestro idioma, el espaol, descendiente directa

del Itlico y del griego, por la influencia en nosotros y en el mundo la cultura de la
antigua Grecia, lo palpamos sobre todo en el lenguaje de las ciencias.
Para estudiar las palabras se tiene que descomponer en sus elementos. Esto inicia con la
bsqueda de la RAIZ, la que es el elemento con el sentido fundamental de las palabras.
En la siguiente tabla, se describe los conceptos ms usados en el estudio de las palabras.
COMPONENTES UBICACIN
Morfema: elementos que van antes de la
raz.
Prefijo los morfemas que van antes de
la raz.
Sufijo van entre la raz y el sufijo.
Desinencia sufijos que se agregan a la raz
58
Logos: (pensamiento) ciencia o tratado
Latn:
Archivo: acivum, archivum, archivium.
Griego
Archivo: archeion.
Ejemplos del latn:

Civitas: ciudad, estado
Causa, causae: origen fuente
Cognocere, cognovi, cognitum: conocer por los sentidos
Disciplina, disciplinae: accin de aprender, de instruirse,
principios, sistema de vida
mulier, mulieris: mujer
59
4.2.2.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA POR AUTOR.
Este enfoque, se puede observar desde el punto de vista de la cultura y conocimientos de

cada autor archivista, ya que conceptualiza un trmino de acuerdo a su propia experiencia
tcnica laboral y a partir de entender o tratar de copiar y trasladar un trmino al
vocabulario del rea, el caso de trminos de un archivo de trmite se adapta al archivo
histrico y viceversa pasando por el archivo de concentracin.
De esta forma, cuando se tiene la necesidad de adaptar los trminos a las particularidades
de un archivo se reconoce la importancia del lenguaje como instrumento esencial que
posibilita la organizacin y procesos del archivo y poder interactuar con el nivel y las
caractersticas del lenguaje de los usuarios, puede servir de ayuda para conocer la
programacin y sistematizacin del lenguaje del autor.
Se puede observar que el autor al momento en que llega al archivo, maneja el lenguaje
que ha adquirido, una gran parte, imitando o copiando los modelos de los archivistas con
los que ha tenido intercambio de trminos y conceptos.
Hablar del lenguaje de un autor, por supuesto, no es hablar de los archivistas que lo
antecedieron, con frecuencia se aparta del lenguaje de esos antecedentes dando su
propio enfoque por medio de su creatividad y construyendo un lenguaje lleno de
particularidades en los que abundan giros expresivos y palabras propias; este
lenguaje es lo que se caracteriza a cada autor:
1.- La forma en que el autor usa el lenguaje y cmo cumple determinadas

funciones en el archivo.
2.- La actitud en el uso de trminos en los archivos de trmite, concentracin e
histrico, con el fin de contribuir al progreso de la investigacin en este campo.
3.- La metodologa empleada en el registro y anlisis de trminos, demuestra el
lenguaje archivstico en nuestro ambiente, como futuro apoyo a investigaciones y
aplicaciones en los archivos.
El lenguaje es creacin colectiva, y de esta colectividad el autor retoma los trminos

archivsticos, cuando los aplica, se obtiene el enfoque del autor en el lenguaje, si
hablamos de autores mexicanos, tenemos un lenguaje archivstico mexicano.
Podemos utilizar el parrafo del libro Institucionalidad y Gobierno de Ampudia Mello que
dice " la analoga se justifica porque ambos sistemas tienen la misma funcin esencial,
que la de transmitir y acumular informacin, as como un mismo efecto decisivo, que es
el de dar integracin e identidad al organismo en cuestin.." con firmeza se observa su
particular enfoque en el lenguaje que utiliza para describir una idea que desea transmitir.
60
4.2.3.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA DE LA
ESCUELAS EUROPEAS.
Para poder entender la terminologa archivstica de las escuelas europeas se tiene que
partir del manejo de los archivos, el cual es el indicador esencial, para conocer las
funciones generales y el servicio que proporcionan.
Bsicamente las funciones generales del manejo de los archivos europeos versan en torno
a la conservacin, el procesamiento, control sobre la condicin de los documentos y la
descripcin.
De la conservacin se trata acerca de las series documentales que integran el archivo y a

su vez los documentos que integran el expediente.
Ejemplo: Las series y expedientes que se tienen en los archivos histricos se tienen que ir
integrando y darle seguimiento a las transferencias para que no quede trunca la
documentacin e informacin.
El procesamiento: son los procesos tcnicos aplicados a los documentos, tales cmo la
organizacin, descripcin y ordenacin.
Ejemplo: La ordenacin tiene que ser en orden cronolgico ya que as ha sido la historia.
Control de las condiciones de los documentos que tiene que ver con la preservacin de
los documentos, es decir, detener la degradacin de los documentos por el uso y
protegerlos del medio ambiente.
Ejemplo: El espacio fsisco donde se conserve el documento histrico debe tener una
temperatura promedio de 22 grados.
La descripcin: antes que nada, se tiene que elaborar la descripcin para poder accsar a
los documentos y posteriormente ponerlas a disposicin de los investigadores, se
elaboran guas, ndices, etc.
Ejemplo: Bsicamente la descripcin se anota lo ms completa posible, es decir, se pone

el nombre del signatario y destinatario, fecha en que se elabor el documento, el asunto
lo ms descriptivo que se pueda, etc.
Servicios que se proporcionan son la consulta para realizar las investigaciones, ya sea con
los fondos estatales o en las instituciones culturales.
Ejemplo: se pone a disposicin del usuario los catlogos ( listados de los asuntos y los
expedientes que lo integran) e inclusive los publican, con finalidad de que el investigador
tenga un primer acercamiento con la informacin de su inters.
Cabe destacar que Europa tiene antecedentes de contar entre sus acervos, documentos
muy antiguos que testifican su quehacer poltico, econmico, cultural y social. De hecho
61
las aportaciones de su terminologa archivstica es ms de carcter de los archivos
histricos estatales y generales.
En esta forma, el lenguaje que se maneja, la mayor parte de los archivos tiende a
considerar el concepto del manejo de los archivos histricos en sus tareas ms
especificas. La interpretacin de los trminos del lenguaje incluye el enfoque de la
archivstica, esto es, se parte de las experiencias en los archivos histricos y le transfiere
estas experiencias a los archivos de oficina o trmite.
Los trminos tales como fondo, principio de procedencia, orden original, testimonio
documental, sala de consulta y otros ms, han sido introducido por los historiadores en el
manejo de los archivos histricos, esto se da porque se tiene la necesidad de describir y
anlizar el devenir histrico por medio de los documentos, este ha sido un inters desde
siempre.
62
4.2.4.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA DE LA ESCUELA
LATINOAMERICANA.
En relacin con Latinoamrica, los archivos realmente toman inters para conservar los
archivos histricos antes que los administrativos, este fenmeno se da por que se traen
experiencias de Europa, uno de los pases con mayor avance en la dcada de los 70` es
Argentina; se caracteriza por impartir capacitacin en Archivologa, con un enfoque
historicista y por supuesto, haciendo la transferencia tanto del lenguaje como de tcnicas
a los archivos administrativos.
El proceso de adquisicin del lenguaje en los archivos de Latinoamrica ha sido poco

estudiado, se trata de un proceso sorprendente por su gran alcance y la aparente sencillez
conque se lleva a cabo.
Parece que los archivistas de Latinoamerica, en cuanto a la aplicacin del lenguaje

archivstico, despus de copiar a otros pases, bsicamente europeos, aprenden el lenguaje
con facilidad, donde se coincide y su utilizacin principal es en:
Almacenamiento y recuperacin de informacin.
Traduccin automtica entre lenguas naturales.
Facilitar la comunicacin entre los archivistas y los usuarios.
A inicios de la dcada de los 80`toma fuerza en Mxico el trmino sistema red de

archivos, idea original de Europa, este sistema crea ms trminos tal como archivo de
trmite, archivo de concentracin y archivo histrico.
En los inicios de la dcada de los 90` ingresa a Mxico el trmino administracin de

documentos, es decir, el proceso administrativo; planeacin, organizacin, direccin y
control, as como la promocin y dems funciones gerenciales con el propsito de crear
archivos, su mantenimiento y uso, as de esta forma se pasa al enfoque de administracin
de documentos, donde el almacenamiento y recuperacin de la informacin y de la
documentacin sea a un bajo costo.
La mezcla del lenguaje de la archivstica y de la administracin de documentos, se esta

haciendo tan rutinario en Mxico, que la archivstica mexicana se perfila con un lenguaje
un tanto complicado, por ejemplo; tenemos el trmino principio de procedencia que es de
la archivstica con el ciclo vital del documento de la administracin de documentos,
donde las dos tienen injerencia para el manejo de archivos, desde la ordenacin y
recuperacin, ya sea en el archivo de trmite o en el de concentracin.
63
En el uso de los trminos se debe de observar:
1).- Buscar en diccionarios de terminologa archivstica la descripcin del

trmino.
2).- Tener cuidado en la relacin y enfoque al utilizar un trmino de la archivstica

y de la administracin de documentos para tener sistemas y procedimientos ms
entendibles.
Ejemplo:
En el archivo histrico se puede utilizar la ordenacin cronolgica de los documentos y
expedientes, en el archivo de trmite, la ordenacin cronolgica dificulta los procesos
tcnicos y acceso a los documentos.
64
4.2.5.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA POR UNIDAD DE
ARCHIVO.
La forma ms ordenada y sistemtica, para la elaboracin del lenguaje documental, es la

descripcin de los trminos por unidad y tipo de archivo. Es ms esta especializacin es
una asignatura pendiente ya que el lenguaje archivstico desciende hasta lo ms particular
y necesidad de cada archivo.
El siguiente esquema indica como baja y se delinea el lenguaje documental:
Archivo de trmite tipo funciones lenguaje

Archivo de concentracin tipo funciones lenguaje
Archivo histrico tipo funciones lenguaje
Ejemplo:
Archivo: trmite
Tipo: contable
funciones funciones
sustantivas (operaciones financieras) administrativas (entrega reportes a
la direccin general)
lenguaje lenguaje
tcnico contable tcnico administrativo
El archivo tal y como se ha conceptualizado; de trmite, concentracin e histrico, es

donde se rene la documentacin segn el ciclo vital.
Tipo de archivo; es segn su giro, es decir, si una institucin su giro es educacin, el

archivo ser de educacin, entonces tenemos archivos de salud, agrarios, universitarios,
pero tambin segn la funcin de una rea, el caso del rea de personal, de contabilidad,
se tiene el archivo de personal y el archivo contable respectivamente.
Ahora bien, la funcin sustantiva, es el giro de la institucin y tambin hay la funcin

sustantiva de cada rea, tenemos el caso del archivo de personal, la funcin sustantiva es
la de administrar los recursos humanos de la institucin, desde la seleccin, contratacin,
capacitacin y desarrollo del personal.
En el caso de un archivo universitario su funcin es la de administracin escolar del
alumno de la escuela, desde la aceptacin, inscripcin, control de evaluaciones, servicio
social y titulacin.
La funcin administrativa es el apoyo para que se cumpla la funcin sustantiva, en el caso

de un archivo de personal, se tiene la elaboracin de proyectos en capacitacin y
desarrollo del personal, estudios para la seleccin de personal, requerimiento de
papelera, solicitud de mobiliario y equipo.
65
En el caso de un archivo contable, la funcin administrativa es la solicitud de instalacin
de un sistema contable, solicitud de contratacin de personal, requerimiento de mobiliario
y equipo.
Para la cuestin del tema del lenguaje documental, se debe de tener uno para la funcin
sustantiva y otro para la funcin administrativa. Considerando que se trata de dos
archivos, por lo tanto de diferentes lenguajes documentales, es ms cuando se trabaja el
lenguaje documental por unidad de archivo se tiene que respetar las funciones de la
institucin y rea.
Este es el enfoque documental ms recomendable de disear.
66
1.- Con sus propias palabras expliqu la terminologa archivstica
2.- Del archivo que tenga acceso, elabor un glosario de trminos de 100 palabras con el
enfoque de unidades de archivo.
67
UNIDAD V
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
DEL LENGUAJE DOCUMENTAL
68
Identifiqu y apliqu los criterios de seguimiento y evaluacin del lenguaje documental.
Esquema Resumen
En esta unidad se conocer la utilidad de la terminologa archivstica, la forma de

actualizar y criterios a utilizar como elementos para dar seguimiento y evaluar el lenguaje
documental.
- cuantitativa
* Utilidad de la terminologa
- cualitativa
- aumento de asuntos
* Actualizacin del
lenguaje - disminucin de asuntos
- reconocer
* Criterios de evaluacin del lenguaje
- aplicar
- predecir
69
ACTIVIDADES PREVIAS
1.- Investigue en una enciclopeda la palabra terminologa ?.
2.- Investigue los siguientes puntos:

a) Recuperacin documental
b) Servicio a usuarios
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V.- SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAl.
5.-1 UTILIDAD DE LA TERMINOLOGIA EN LA RECUPERACION DE LA

DOCUMENTACION.
En esta poca, en que cada vez hay ms intercambio de mensajes, la terminologa que se
utiliza en la recuperacin de la documentacin atrae nuestra atencin y conviene
entender, ms que nunca, el buen uso y sistematizacin, inclusive que tienda a la
homogeneizacin, ya sea por unidad de archivo o por tipo de archivo. Sin duda, al
momento de la recuperacin de la documentacin, la terminologa tiene un significativo
avance en la archivstica de los ltimos aos.
Se dice que la terminologa es efectiva y til cuando satisface dos condiciones:
a) Cuantitativa; es cuando el volumen documental de un archivo es tal qua el tiempo

para encontrar un documento mediante una localizacin secuencial es superior al
tiempo que un usuario del archivo esta dispuesto a invertir en la bsqueda. Entonces,
cuando se tiene mucha documentacin y se utiliza la terminologa archivstica en la
ordenacin, la recuperacin ser fcil y rpida, la localizacin secuencial es efectiva
en un archivo pequeo, en cambio, sera impensable no utilizar la terminologa
archivstica para recuperar un documento o un expediente en archivo grande.
b) Cualitativa; cuando los datos asentados en los documentos poseen atributos

semnticos complejos que no se puede representar su contenido con una sola palabra
clave o con un sintagma nominal. De esta forma la documentacin requiere de un
sistema de recuperacin donde la terminologa archivstica sea asociada con dos o
ms palabras claves con el propsito de explotar totalmente la riqueza documental.
Como aclaracin diremos que no importa cunta informacin se asiente en una

descripcin documental, lo que debe de sobrar en la poca actual es informacin, ya que
para el uso y recuperacin de la documentacin por medio de una descripcin asociada de
palabras, hoy en da el apoyo de la computadora como herramienta es ms usual.
La terminologa es el instrumento ms poderoso que tiene el archivista para expresar los

documentos y para concebir la realidad y representar un asunto administrativo o
sustantivo de una dependencia, por eso, cuando se selecciona un documento a recuperar
entre miles, los archivistas sabemos que la documentacin descrita con la terminologa
archivstica, es una documentacin vital, para proteger a la dependencia de cualquier
requerimiento , interno o externo, que se necesite resolver, as como evidencia de que se
realizo un actividad.
71
En la cuestin del archivo, la terminologa archivstica es til para los procesos tcnicos
como:
a) Recepcin documental; es la tarea que normalmente en colaboracin con el usuario se

realiza sobre los documentos y se tiene la de responsabilidad, derechos y obligaciones
en la entrega--recepcin.
b) Tratamiento de los documentos; son los procesos tcnicos que se utilizan para
organizar, sin olvidar el mantenimiento permanente del archivo.
c) Ordenacin y almacenamiento; la terminologa archivstica permite el tener una

ordenacin y almacenamiento derivada de la clasificacin y descripcin, que permite
tener reunida la documentacin por series y asuntos.
d) Recuperacin documental; se realiza en colaboracin con los usuarios, que requieren

la documentacin para la obtencin, verificacin y presentacin de los documentos.
As la terminologa utilizada en los archivos apoya a realizar las funciones y tiende a la

normalizacin, procesos y servicios documentales.
72
5.2.- ACTUALIZACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL.
El lenguaje documental debe de responder a las particularidades de cada dependencia y

por extensin al archivo, cuestiones como la clasificacin, la descripcin, los listados de
asuntos y la recuperacin de la documentacin son de especial relevancia, donde estas
variables se insertan y afectan el servicio a usuarios.
Veamos como el contexto organizativo seleccionado aqu, del lenguaje documental
bsicamente en la clasificacin y en las listas de los asuntos, entendiendo por tales,
aquellos en donde los documentos forman parte importante del mismo. Precisamente es
en este marco donde adquiere mayor sentido una correcta organizacin documental.
La documentacin se ha convertido en un elemento importante para la toma de decisiones

y principio de nuevas funciones, por lo tanto, la conexin entre la gestin de la
dependencia y la gestin del archivo es el documento con la aplicacin del lenguaje
documental, en la utilidad de resolucin de problemas.
Dos momentos para actualizar el lenguaje documental, aumento o disminucin de

funciones en una dependencia.
El aumento de funciones implica la creacin de nuevas series documentales, entonces los

asuntos que se obtengan como resultado de las nuevas funciones, se tienen que agregar al
listado de asuntos ya existente, as mismo, se actualiza el sistema de clasificacin con la
clave del nuevo asunto, con el propsito de iniciar la nueva expedientacin y ordenacin.
La ventaja de actualizar el lenguaje documental es evitar la duplicidad y extravo de

expedientes, as como el retardo en la localizacin de los expedientes y documentos
para la consulta y prstamo.
La disminucin de funciones de una dependencia impacta directamente a las series

documentales, as a los asuntos que afecta esta disminucin se tiene que eliminar del
listado de asuntos, al igual que en el sistema de clasificacin, se tiene que eliminar la
clave clasificadora.
De no hacer ste proceso, se corre el riesgo de tener una lista de asuntos tan voluminosa
con asuntos que no se utilizan, as como una gran cantidad de claves de clasificacin sin
utilizar.
Esta disminucin no quiere decir, por ningn motivo, eliminar los documentos de trabajo,
sino que se tiene que elaborar un instrumento que contenga los asuntos y claves de
clasificacin en desuso que muestre la evidencia de algo que existio.
73
Se debe de actualizar el lenguaje documental con el propsito de:
1.- Resolucin de problemas: el lenguaje documental debe permitir dar respuesta a las
solicitudes de servicio documental con la finalidad de solventar requerimientos que se
presenten en la gestin institucional.
2.- Desarrollo de la Gestin del Archivo; El contar con un lenguaje documental

actualizado colabora en la gestin del archivo.
3.- Relevancia; disposicin del lenguaje documental donde este plasmado las necesidades
del usuario.
4.- Importancia; consiste en los puntos de contacto del usuario con el proceso de
operacin de la dependencia y reas administrativas, el archivista tiene que evaluar el
post-servicio y corregir tiempos y procesos en el lenguaje documental.
Se recomienda revisar el proceso del lenguaje documental al menos una vez la ao,
verificando que todas las actividades y funciones administrativas estn concatenas entre
las funciones vigentes de la institucin, necesidades del informacin y documentacin del
usuario y actualidad del lenguaje documental.
74
5.3.- CRITERIOS DE EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL.
Debe ser objeto de evaluacin constante todo lenguaje documental ya que permite el
acceso a toda la documentacin y tener una retroalimentacin del almacenamiento, la
bsqueda y recuperacin de la documentacin.
Se realiza un anlisis en funcin del rendimiento del lenguaje documental, dentro de esta
clase, se encuentra los procesos de la empresa y del modo de como fluye la
documentacin hasta el servicio a usuarios. La evaluacin de las necesidades de
documentacin durante el ciclo de vida del documento se pretende asegurar el papel que
desempea el lenguaje documental entre la administracin del rea y el archivo, de tal
forma que se pueda sostener y mejorar la posicin del servicio eficiente de
documentacin a partir de las necesidades del usuario.
A partir del lenguaje documental se presenta una gran variedad de caminos.
a) Bsqueda documental; Debe ser entendida como prueba de utilizacin de los

procedimientos lgico - lenguaje documental.
b) Utilizacin; es el programa del lenguaje documental que permite la utilizacin del

documento a partir de la necesidad del usuario.
c) Relevancia; incorporacin del procesamiento del lenguaje natural del usuario al

lenguaje documental.
La evaluacin del lenguaje documental se realiza como una red corporativa donde
interviene; institucin - usuario - archivo - documento y como apoyo se realizan las
siguientes funciones: elaboracin y divulgacin de una guia ( manual ) donde seale
como utilizar el lenguaje documental en la recuperacin de los documentos, y realizar
trabajos en equipo con miras a conocer el flujo documental, documento por documento.
Todo lo que suceda en la bsqueda y recuperacin de la documentacin es signo del
estado de eficiencia del lenguaje documental.
75
Los criterios de evaluacin del lenguaje documental son:
Reconocer: se trata de conocer y reconocer que existe una amplia gama de preguntas
para seleccionar un tema, de estas preguntas se debe de llegar al asunto que se requiere,
porque el asunto slo va a estar contenido en un documento unico.
1.- Criterio de no saturacin: se ha de limitar el nmero de enlaces, para no provocar
incertidumbre en la toma de decisiones.
2.- Criterio de explicacin: se debe de elaborar un instrumento que permita al usuario
conocer el tratamiento de la documentacin del archivo.
La aplicabilidad: Para llegar al documento que se desea recuperar, ya que contiene el

asunto que se requiere, se debe de hallar la precisin ms posible de respuesta a la
pregunta para accesar al documento o la informacin.
1.- Criterio de objetivacin: se debe de atender a mtodos de eleccin de enlaces en todas
las fases implicadas, es decir, enlaces de cercana semntica, por lo que se evita la
dispersin entre los asuntos.
2.- Criterio de adecuacin: su realizacin se debe de llevar a cabo conforme al resto de
los elementos del sistema.
3.- Criterio de efectividad: se ha de procurar que las cadenas de enlace no sean muy
largas para encontrar un documentos.
4.- Criterio de ordenacin: La disposicin de los enlaces ha de estar ordenada.
La prediccin: se va a poder predecir que utilizando ciertas preguntas del lenguaje

documental se puede llegar con ms rpidez al documento o informacin que se requiere.
1.- Criterio de oportunidad: se ha de tender a cubrir todas la posibilidades de creacin de
enlace sin entrar en contradiccin con el criterio de no saturacin.
2.- Enlace referencial: Aquel que relaciona un documento y aquel al que cita.
3.- Enlace estructural: que permita la conexin de reas que estn relacionadas por la
estructura de los documentos, en consecuencia variar en funcin del tipo de documento,
esto esta entroncado con el sistema de secuencializacin general.
As tenemos que, en primer lugar, se constata que hay que seguir analizando las distintas
variables y criterios de evaluacin de los asuntos, de los usuarios y en general las
necesidades de documentacin en el proceso, tales como; ordenacin, recuperacin y
consulta, con acciones parametrizadas y mediante el aprovechamiento de las reas
administrativas y a la propia teora archivstica.
En segundo lugar, la gestin del archivo apoyado por el lenguaje documental se perfila
como una oportunidad de explotar el uso del documento al mximo, como eje
fundamental, debe de implicar para el aumento de satisfaccin de necesidades
administrativas, tanto en el sentido de institucin como en el sentido del rea
administrativa.
En tercer lugar, se hace evidente la necesidad del anlisis sobre la homogeneizacin

lxica, sobre la efectividad de los procesos documentales y aprovechamiento de los
recursos documentales por parte de la institucin.
76
1.- Expliqu con sus palabras la importancia de la terminologa archivstica ?
2.- Expliqu en que momento se tiene que actualizar el lenguaje documental ?
3.- Cules son los criterios de evaluacin del lenguaje documental y explique las fases
que lo componen ?
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EVALUACION FINAL DE LA ASIGNATURA DE LENGUAJES DOCUMENTALES
1.- Expliqu la importancia de la comunicacin documental en el archivo y cul es su

prposito ?
2.- Expliqu en que consiste el lenguaje natural en un archivo ?
3.- Expliqu cada elemento que compone el lenguaje documental ?
4.- Aplicando la clasificacin por objeto de gasto, del diario oficial del 21/sep/95, elabor
un listado de asuntos de un archivo de personal y de un archivo contable ?
5.- Elija un organigrama de la institucin a la que tenga acceso, y asignele las claves de
oficina y explique el procedimiento ?
6.- Con sus propias palabras expliqu el esquema de elaboracin del lenguaje documental
y de ejemplos de la clasificacin, tomando datos de las preguntas 4 y 5 anteriores.?
7.- Describ un expediente de personal, documento por documento y una factura del
archivo contable ?.
8.- Expliqu en que consiste la recuperacin documental ?.
9.- Expliqu en que consiste la terminologa archivstica ?.
10.- Expliqu los criterios de evaluacin del lenguaje documental.
78
Bibliografa
1.- Berlo, David K. El proceso de la comunicacin. Mxico. Ed. Atenco. 1993.

Pginas 3 --30
2.- Coll-Vinent, Roberto y Bernal Cruz, Francisco J. Curso de Documentacin: Asistido

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3.- Diario Oficial de la Federacin. 21 de septiembre de 1995. Poder Ejecutivo: Secretara

de Hacienda y Crdito Pblico. La clasificacin por objeto del gasto. Mxico Secretara
de Gobernacin, 1995.pginas 2--15 primera seccin.
4.- Gonzlez Alonso, Carlos. Principios bsicos de la comunicacin. Mxico. Ed. Trillas,
No. 15. Asociacin Nacional de Universidades e Institutos de Enseanza Superior. 1990.
Pginas 15--19, 21--27, 35
5.- Guinchat, Claire y Menou, Michel. Introduccin general a las ciencias y tcnicas de la
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Publicaciones de la Diputacin de Sevilla. 1995.
7.- Maniez, Jacques. Los lenguajes documentales y de clasificacin: concepcin,

construccin y utilizacin en los sistemas documentales.Traduccin del francs por
Francisco Javier Alvarez Garca, Juan Francisco Herranz Navarra, Margarita Ramrez
Reyes. Madrid; Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Pirmide, 1993.
8.- Moreiro Gonzlez, Jos A. y Eva Ma. Mndez Rodrguez. Lenguaje Natural e
Indizacin automatizada. Revista: Ciencias de la informacin vol. 30 No. 3 septiembre
1999. Pginas 15--19 tema Modelos de indizacin automatizada y lenguaje natural.
9.- Norma Internacional Para la Descripcin Archivstica. (ISAD-G) 1994
10.- Salinas Rodas, F.J. y Beltrn de tena, R. Informacin y comunicacin: los medios y
su aplicacin didctica. Mxico, ed. G.Galicia S.A. 1992. pginas 34--41
11.- Schellenberg, T.R. Archivos modernos: Principios y tcnicas. Traduccin del ingls,
dr. Manuel Carrera Stampa. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1987.Pginas 15--36.
12.- Tanodi, Aurelio. Boletin Interamericano de Archivos. Vol. 11, Cordova Argentina.
1975
79

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ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y

Evaluacion de la asignatura de lenguajes documentales 78

Planteamiento del curso:

En trminos actuales, sobre todo a partir de la fuerza que toma la innovacin

La archivstica no maneja como concepto el trmino lenguaje documental, aunque los

El concepto de lenguaje documental se retoma del utilizado por las disciplinas en

El propsito de sta evaluacin diagnstica es identificar, que los conceptos antecedentes

Conteste las siguientes preguntas, se tiene que envar a su asesor.

1) Qu entiende por almacenamiento y acceso de documentos.?

2) Describ las funciones de un archivo de trmite.?

3) Expliqu la funcin de clasificacin de documentos.?

4) Expliqu la funcin de catalogacin de documentos.?

5) Expliqu la funcin de descripcin de documentos.?

6) Elabor un cuadro sipntico del ciclo vital del documento.?

7) Expliqu que es un expediente.?

8) Expliqu que es un asunto.?

9) Qu entiende por serie documental.?

Identifique el concepto de comunicacin documental y sus formas.

En esta unidad se identificar el concepto y las formas de la comunicacin documental,

* Textual - Slo texto: oficios, memorandas,

Investigue los siguientes conceptos:

1) Salinas Rodas, F.J. y Beltrn de tena, R. Informacin y comunicacin: los medios y su

2) Berlo, David K. El proceso de la comunicacin. Mxico. Ed. Atenco. 1993.

3) Gonzlez Alonso, Carlos. Principios bsicos de la comunicacin. Mxico. Ed. Trillas,

Se ha convenido que en las instituciones, privadas o pblicas, la comunicacin (interna o

1.1.- CONCEPTO DE COMUNICACION DOCUMENTAL.

Para llegar a la comunicacin documental, primero se tiene que revisar como se da la

La identificacin de un documento en el archivo, se compone de dos partes:

En el proceso de la comunicacin, generalmente aceptado, intervienen varios entes, el

En el caso del archivo contable, supngase el siguiente ejemplo:

La existencia de la comunidad en una institucin, en este caso archivstica, debe poseer

Es menester sealar, que la comunicacin cumple un papel fundamental en la

Los hechos y actividades de la vida administrativa de una institucin se traducen en

Ya podemos decir entonces que el concepto de comunicacin documental es: La

Es importante destacar que la comunicacin documental permite tener claro cual es la

1.2.1.- COMUNICACION DEL DOCUMENTO.

De esta forma la comunicacin del documento se da cuando la relacin inmediata entre el

La produccin de los documentos en su forma e intencionalidad, juega un papael muy

Los documentos en la comunicacin documental tienen los siguientes atributos:

Originalidad: Es el resultado de una actividad administrativa.

Fiabilidad: es fuente de una persona respaldada por una institucin.

Utilidad: Tiene utilidad para un asunto administrativo.

El documento comunica lo referente a un asunto cuando es administrativo, y comunica la

La vinculacin que se da entre el documento e informacin, como ya hemos visto, es que

La institucin crea sus archivos documentales con el propsito de conservar los

La comunicacin de la informacin se entiende como el conjunto de datos contenidos en

Concepto de informacin, etimolgicamente la palabra informacin proviene del vocablo

S esta forma de informacin se incorpora al proceso de comunicacin, ya sea

Vamos a partir de lo que propone el Glosario de Bibliotecologa y Ciencias de la

La informacin que se asienta en un documento es un acto consciente de una persona,

La comunicacin de la informacin desde el archivo debe incluir todos aquellos medios a

La comunicacin de la informacin es variada y debe establecerse de acuerdo con las

Implantar un sistema de comunicacin de la informacin es tomar la decisin de como va

1) Qu se entiende por comunicacin.?

2) Con el proceso de la comunicacin, elabor un ejemplo aplicado al archivo.?

3) Expliqu las formas de la comunicacin documental y proponga tres ejemplos de cada

4) Describ que entiende por comunicacin de la informacin en un archivo.?

5) Con sus propias palabras desarrolle los siguientes conceptos aplicados a la

Analizar el lenguaje natural, su problemtica y las ventajas de aplicarlo al mbito

La intencin de discutir el lenguaje natural en el mbito archivstico, siendo la forma ms

Investigue en una enciclopeda los siguientes conceptos:

2) Sinonimia, antonimia y polisemia

Como apoyo a la unidad, lea los siguientes textos: