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PRINCIPIO DE EXCEPCION:
Control preliminar:
Control concurrente:
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el
pas: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la
sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos
sucursales estn funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe
decidir si esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber
cambiar las estrategias que han venido implementando. Este tipo de control
implica que se hizo una recopilacin y un anlisis de los datos de desempeo y
que los resultados se enviaron a alguien (o a algo) para que se aplique el proceso
de correccin. Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, ejercen
control de retroalimentacin.
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son
ms que los objetivos definidos de la organizacin.
Consiste en tomar las medidas necesarias que garanticen que las operaciones se
ajusten donde sea requerido, a fin de alcanzar los resultados que se planearon en
un principio. Sus caractersticas son:
Controles preventivos
Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que
se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de
su autorizacin o antes de que est en marcha, con el propsito de determinar la
veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los
planes, programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una accin se haya hecho el
presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se
necesitarn. Los presupuestos financieros son el tipo ms comn de control
preventivo a la accin, porque la adquisicin de empleados, equipos y suministros
requieren dinero. La programacin es otro tipo importante de control preventivo,
pues estas actividades preliminares tambin requieren que se invierta bastante
tiempo.
Controles correctivos
Como su nombre lo indica, los controles internos correctivos se ponen en marcha
para corregir los errores que se encontraron en los controles internos de
detectives. Cuando se comete un error, los empleados deben seguir cualquiera de
los procedimientos que se han puesto en marcha para corregir el error, como
informar del problema a su supervisor. Los programas de entrenamiento y
disciplina progresiva de los errores son otros ejemplos de controles internos
correctivos.
Fuentes de control
Segn Don Hellriegel, las fuentes de control bsicas son cuatro: grupos
interesados, la organizacin misma, los grupos y los individuos.
El control grupal: se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los
miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos. Como por
ejemplo retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante
otros grupos, etc.
Las formas burocrticas del control del proceso de trabajo son formas importantes
en el desarrollo de la organizacin del trabajo de Arcomex antes y despus de los
noventas, pues fijan el marco para la obediencia y disciplina de los trabajadores a
travs de la vigilancia estricta de los supervisores, de la contratacin y seleccin
de personal, as como el establecimiento de turnos y jornadas laborales con sus
niveles y puestos de trabajo que definen objetivos claros de la poltica laboral de la
empresa.
De esta manera los supervisores vigilan estrictamente cada una de las tareas de
los trabajadores para asegurarse de que aplicarn correctamente cada uno de los
mtodos; que utilizarn de modo adecuado los instrumentos de medicin de los
cables; as como llenar correcta y diariamente las hojas de registro por cada parte
de los arneses armados. De esta manera queda instalada una de las formas
burocrticas controlada por los mandos medios, especialmente por los
supervisores.
Control de mercado
Es por ello que es necesario que en los procesos de las empresas, cuenten con
una serie de medidas que ayuden a detectar de forma preventiva u oportuna, las
desviaciones existentes. Estas medidas son conocidas como controles. Un control
puede definirse como los procesos diseados para proporcionar un grado
razonable acerca del cumplimiento de los objetivos de eficiencia y eficacia,
generacin de informacin financiera y cumplimiento con la normatividad vigente.
En este artculo nos centraremos en los controles enfocados a la generacin de
informacin financiera.
Las funciones de los controles podran catalogarse en una primera instancia para
evitar y/o detectar fraudes. Un ejemplo cotidiano pudiera resultar el que una
persona sea la que cuenta con firma para la expedicin de cheques y al mismo
tiempo, sea quien los autoriza. En este caso se puede detectar que no existe una
adecuada segregacin de funciones, ya que esto debe de ser ejecutado por dos
personas distintas. Otro propsito de los controles es el de asegurar que las cifras
que se muestran en los estados financieros, sean las correctas. Una medida
comn para efectuar dicha actividad, es la de realizar conciliaciones. De esta
forma, en caso de que existiera un algn error, al comparar dos fuentes distintas
de informacin, resultara ms sencillo encontrar la discrepancia.
Otras dos objetivos de los controles, son los de totalidad y exactitud. Esto quiere
decir, en el caso de totalidad, que al revisar las facturas de ingresos de una
empresa, se examinen todas y cada una para identificar si no cuentan con algn
tipo de error.
EL CONTROL DE CALIDAD
Objetivos
Para ello, el control de calidad suele aplicarse a todos los procesos de la empresa.
Plan de calidad
Sistema automatizado
Parte de Mando
Parte Operativa
La Parte Operativa es la parte que acta directamente sobre la mquina. Son los
elementos que hacen que la mquina se mueva y realice la operacin deseada.
Los elementos que forman la parte operativa son los accionadores de las
mquinas como motores, cilindros, compresores. Y los captadores como
fotodiodos, finales de carrera.
Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de
los hombres, con el objeto de que stos, en grupo o individualmente cumplan con
las funciones o tareas que le han sido asignadas.
En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a travs del proceso de
conversin y luego compara estas observaciones con los estndares de lo
esperado. Estos estndares se derivan de las metas que se establecieron durante
el proceso de planeacin o puedo ser las mismas metas.
Capacidad de enseanza.
Dedicacin y confiabilidad.
Esto significa que el coach tiene una manera peculiar de escuchar, donde es
capaz de darse cuenta de sus propias opiniones del coachee, y de las opiniones
que el coachee traiga en su relato.
Tambin el coach sabe, porque lo aprendi seguramente leyendo a Fernando
Flores, que la accin est en el lenguaje. Por lo tanto, sabr pedir accin en su
coachee y se focalizar en sus resultados.
A veces los coaches trabajan tambin con los estados de nimo. Pero si bien este
es un tema que tie la percepcin de cualquier ser humano, los coaches saben
que el compromiso tiene que ser ms grande que el estado de nimo, o slo
haramos aquello que "nuestros das buenos" nos permitan.
Por qu no se nos ocurri que los que trabajamos estamos nadando dentro de la
sopa de nuestra empresa, y no somos capaces de ver el plato? Por qu no se
nos ocurri que cuando miramos nuestra empresa, la miramos
sin poder cuestionarnos aqullas cosas que son impuestas desde nuestra manera
de mirar? No han notado que cuando un extrao mira, de golpe ve las cosas que
ninguno de nosotros poda ver antes?
Esa es la mirada del coach. Cuando una empresa quiere obtener los resultados
que nunca obtuvo antes, y diferentes a lo que su historia le permitira conseguir,
podra buscarse un coach. Es un buen comienzo en el camino de conseguirlo.
Desarrollo de empleados.
El entrenamiento directo por parte de los supervisores no les debe tomar mucho
tiempo. Es, ms bien, cuestin de comprensin y ligazn del entrenamiento, a
procesos de una efectiva delegacin en el trabajo u operaciones de la empresa.
1.- Evaluacin del desempeo: Mediante esta, no slo es posible descubrir a los
empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio,
sino averiguar tambin que sectores de la empresa reclaman una atencin
inmediata de los responsables del entrenamiento.
10.- Anlisis de cargos: Cuadro de las tareas que debe cumplir el ocupante y de
las habilidades que debe poseer.
1. Comunicacin y Oratoria
Durante las actividades el Instructor recurre a sus habilidades centrales que le
permiten generar un espacio de aprendizaje. Ellas son la Comunicacin y la
Oratoria.
Comunicacin: intercambio de entendimiento entre dos o ms personas. Es un
proceso bimultidireccional. Las percepciones del receptor y no las intenciones
del emisor, son las que gobiernan la comunicacin.
Para cumplir este papel, el instructor debe desarrollar sus aptitudes personales y
profesionales, a travs del estudio y la prctica, enfrentado al desafo de hacer
una presentacin oral ante un grupo. Para ello debe tener en cuenta algunos
puntos, que se han agrupado en la PREPARACION y la PRESENTACION.
e) Instalaciones y Equipos: elegir los adecuados segn el tema, las ayudas, los
ejercicios y las prcticas. Disponer su ubicacin y arreglos especiales necesarios.
Conocer y practicar el manejo de los equipos y saber resolver los problemas ms
comunes.
j) Contacto Visual: Observe con naturalidad a todos los participantes. Evite las
miradas al vaco. Mire a los participantes, esto les estimula a prestar atencin.
Observe los rostros, miradas y gestos, le brindarn informacin til para el
desarrollo de la presentacin.
k) Participacin:
Espontnea de los Asistentes: si se da, facilitada; si no, estimularla. Haga
preguntas abiertas y solicite respuestas. Responda en forma interrogativa.
Propicie la interaccin entre los participantes.
Retroalimentacin: lograrla a travs del intercambio de opiniones, aportes y
preguntas, pudiendo ser escrita o verbal, antes, durante despus de la entrega
del contenido.
Saber escuchar: preste atencin a la intervencin de los participantes, repita y
enfatice los conceptos correctos y corrija los equivocados.
Ejercicios: dedicar el tiempo necesario, son un refuerzo del aprendizaje.