ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1372235)

ACTIVIDAD 1

APRENDIZ:

JANISBERTO HERRERA ZUIGA

CARACTERISTICAS Y CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COLOMBIA
2017
ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1372235)

ACTIVIDAD 1

INSTRUCTOR:

MARIO NADER VILLA

CARACTERISTICAS Y CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COLOMBIA
2017
 INTRODUCCION:

En los Comienzos de la era de las tecnologas de informacin(TI)

exactamente a fines de los aos de 1990, los documentos se almacenaban y
se recolectaban con el fin de conservarlos, Actualmente el desarrollo
exponencial de la informacin y las nuevas herramientas tecnolgicas
provoco un aumento desmesurado en cuanto a los nuevos documentos
digitales y paralelamente se expandi con el crecimiento de los documentos
en papel. a medida que pasa el tiempo es cada vez ms la necesidad de
organizarlos. Por lo tanto, se hace fundamental la necesidad de contar con
una gestin adecuada, puesto que, a mayor crecimiento de informacin,
mayor ser el caos que genera.

En Colombia el proceso archivstico se orienta bajo la ley 594 de 2000, el

archivo general de la nacin, la cual pide a las entidades pblicas y privadas
con funciones pblicas, a elaborar y ejecutar programas de gestin
documental dentro del archivo total, en el cual se controla los documentos
desde su elaboracin hasta su disposicin final orientado principalmente por
las tablas de retencin (TRD).
Por consiguiente, la organizacin documental es el principal centro de
eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las
organizaciones que habitualmente realizan tramites con documentos, ya que
esto permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de
informacin, con el fin de obtener resultados positivos en los procesos
organizacionales.

OBJETIVO:

Es hacer inteligible a fondo de cara su control adecuado por los archiveros

y los usuarios, es saber para qu sirve y como se aplican los procesos
archivsticos en una organizacin. En otras palabras, Conservar para servir.
 DEFINICION ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:

Conjunto de acciones orientadas a la CLASIFICACION, ORDENACION Y

DESCRIPCION de los documentos de una institucin, como parte integral
de los procesos archivsticos.

MAPA MENTAL ORGANIZACIN DOCUMENTAL:

 CONCLUCIONES:

El desafo de la organizacin documental para un buen proceso de gestin

documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y
aprovechar el uso de las nuevas tecnologas para as poder garantizar su
originalidad e integridad.

Tambin debemos tener en cuenta que un buen sistema de organizacin y

administracin de documentos que permita almacenar y recuperar la
informacin, esto muy vital para la permanencia de cualquier organizacin o
institucin sin importar cual grande esta sea.

La organizacin en la gestin documental, nos aporta mucha ventaja, como

ahorro de tiempo, como recepcin y organizacin debidamente de los
documentos ya que es una tarea clave a la hora de permitirnos ahorrar
tiempo y dinero a la hora de buscar un documento informacin, tambin nos
permite conservar los documentos teniendo como base la ley general de
archivos.

GLOSARIO:

ARCHIVO: es el conjunto de documentos sea cual sea su

fecha, su forma o porte material producido o recibido por el
usuario. Siempre y cuando este ordenado, clasificado y este te
genere informacin oportuna, le podemos llamar archivo.
DOCUMENTO: es toda aquella informacin contenida y
registrada sobre cualquier soporte material, que es producido
recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o
personas durante el desarrollo de sus actividades. Por lo que
podemos decir que es un testimonio de actividad humana.
CLASIFICACION: hace parte de los procesos tcnicos para
organizacin de los archivos y consiste en el anlisis de fondo
 a partir de sus mecanismos, de crecimiento y organizacin
natural la cual se plasmar en un cuadro de clasificacin.
ORDENACION: no es tan solo una actividad material, si no
tambin intelectual. la primera operacin de ordenacin es
determinar el criterio por el que ya se va a ordenar la unidad
archivstica y sigue de las propiedades de puntos de acceso
seleccionados en virtud de las propiedades del documento ya
sea alfabtico, cronolgico, orgnico o sistemtico mixto.
VALORACION Y SELECCIN DE DOCUMENTOS: el objetivo
de este punto, es valorar y seleccionar los documentos tengan
valor histrico, los cuales pasaran a los procesos archivsticos
de la organizacin para su registro, uso, consulta y difusin.
EXPURGO: es la operacin por la cual se seleccionan los
documentos, a fin de que solo aquellos renan las mejores
condiciones de testimonio e informacin, alcancen la tercera
edad, es decir pasen al archivo histrico para su conservacin,
como piezas valiosas del patrimonio documental. Se efecta
adems para separar el archivo de aquellos expedientes que
por haber superado todas sus etapas quedan a disposicin
para darse de baja.
DESGLOSE: tiene la finalidad de retirar a aquellos
documentos que no corresponden a la naturaleza del asunto
que trata el expediente.
NORMATIVIDAD: en las instituciones pblicas o privadas
existen reglamentos internos, manuales de organizacin y
procedimientos acuerdos y circulares que regulan la
organizacin de los archivos que toca tener presentes. en el
desarrollo de las necesidades la existencia de normas al
interior de una dependencia, denota cierto grado de inters y
preocupacin por la organizacin de sus archivos.
DESCRIPCION: es el trabajo archivstico que tiene la finalidad
de informar de forma precisa el contenido del archivo, esto se
lleva a cabo mediante distintos niveles de instrumentos de
descripcin como el inventario, el catalogo y la gua.
INVENTARIO: describe las unidades que componen las series
documentales expuestas segn el orden que tienen en el
cuadro de clasificacin y reproduccin de su estructura, son
 relaciones para el gobierno interno del archivo y para uso de
los usuarios, sirve para testimoniar la existencia o ausencia de
una caja o expediente, para facilitar los recuentos peridicos
reglamentario para garantizar el orden de los documentos, en
caso de un eventual desorden.
CATALOGO: es la enunciacin y descripcin metdica en un
orden determinado de los documentos que integran un archivo.
Relacin contenido formatos o dimensin, estado de
conservacin, asignatura topo grafica de un archivo de las
unidades documentales menores que la serie, elemento
obligatorio y algunos no obligatorios como alcance y contenido.
GUIAS: brindan al usuario informacin de primera mano sobre
la existencia histrica y emplazamiento de los archivos, sobre
su contenido global y panormico sobre los servicios que
presta, horarios de apertura, servicios de fotocopias,
fotografas y l personal encargado.
CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS: conjunto de
procedimientos y medidas, destinados a asegurar la
prevencin y la preservacin de las alteraciones fsicas y de
informacin de los documentos de un archivo.