ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio DIRECCION DE NORMAS ARCHIVISTICAS Directiva N°001-2013-AGN-DNDAAI “ PROCEDIMIENTOS TECNICO - ARCHIVISTICOS PARA MUNICIPALIDADES”INDICE INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL VIGENCIA PROCEDIMIENTOS DE 5.1. Organizacién de Documentos 5.2 Transferencia de Documentos. 5.3. Eliminacién de Documentos 5.4. Servicios de Informacién DISPOSICIONES FINALES DIAGRAMA DE FLUJOS ANEXOS 8.1. Proyecto de Resolucién de Alcaldia aprobando el Manual. 8.2. Cuadro de Clasificacién de! Fondo Documental de Municipalidades. 83 Formato de Inventario de Transferencia, 84 Resolucién del Comité Evaluador de Documentos 8.5 Modelo de Tabla General de Retencién de Documentos” 86. Acta del Comité Evaluador de Documentos. 8.7. _Inventario de Eliminacién de Documentos 8.8. Glosario de Términos. rer S ll Previo cumplimiento de la Directiva N°004-86-AGN-DGAI "Normas para la Formulacion del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Publico Nacional’, aprobada mediante Resolucién Jefatural N°173-86-AGN/J. El Programa de Control Documentos comprende: Inventario de Series Documentales, Tabla General de Retencién de Documentos, indice Alfabético. INTRODUCCION La presente Directiva de Procedimientos técnico Archivisticos para Municipalidades es un instrumento de Gestion Archivistica que ha sido elaborado teniendo en consideracién la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la Nacién. Comprende los procedimientos de: - Organizacién Documental Transferencia de Documentos. - Eliminaci6n Documental Servicio de Informacién. En la presente Directiva, se detalla parte del proceso técnico archivistico a realizar en cada nivel de archivo de la Municipalidad, asimismo se han disefiado formatos que facilitan su aplicacion.2. Su cumplimiento sera de beneficio para la Municipalidad, porque permitira mantener centralizada y organizada toda la documentacién generada OBJETIVO Uniformizar los procedimientos técnico archivisticos en las Municipalidades a nivel nacional. ALCANCE La presente Directiva de Procedimientos Técnico Archivisticos es de obligatorio cumplimiento 3.1 a2. 3.3, 3.4, 3.5, 3.6 37 3.8 3.9 3.10 en las Oficinas de Archivo Central ylo de Gestién y Unidades Organicas de las Municipalidades del Pais. BASE LEGAL Constitucién Politica del Peru, art. 21°, 191° y 196° Ley N° 27972 Ley Organica de Municipalidades Ley N° 19414 Ley de Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacién y su reglamento el Decreto Supremo N°022-75-ED Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S. 008-92- JUS Ley N°28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacion. Resolucién Jefatural N° 073-85/AGN-J Normas del Sistema Nacional de Archivos. R.J. N° 173-86-AGNWJ, se aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos. Ley N° 27444, Ley General de Procedimientos Administrativos Ley N27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica Resolucién Jefatural N°076-2008-AGN/J, Reglamento de Aplicacién de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivistico y Cultural de la Nacion. VIGENCIA La presente Directiva entrara en vigencia a partir de la fecha de aprobacién, dispuesta por Resolucién Jefatural del Archivo General de la Nacién5. PROCEDIMIENTOS 5.1. DE ORGANIZACION DE DOCUMENTOS 5.1.1 CONCEPTO Es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad organica de la municipalidad. 5.1.2 FINALIDAD a- Establecer criterios uniformes para la organizacién de los documentos en los diferentes niveles de archivo de las municipalidades. b- Facilitar la rapida rcouperacién de la informacién. c- Mantener organizada la documentacién de manera integral y organica como producto de las actividades municipales. 5.1.3 REQUISITOS Disponer del Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental de Municipalidades (Anexo N° 7.4) 5.1.4 ETAPAS EN ARCHIVO DE GESTION O SECRETARIAL @ El responsable del Archivo de Gestién 0 Secretarial, deberé mantener clasificada la documentacién de acuerdo a las unidades orgdnicas productoras EI responsable del Archivo de Gestién o Secretarial deberé ordenar las unidades documentales que conforman cada SERIE mediante el sistema més conveniente (alfabético, numérico, mixto-numérico, geografico) be ¢- _ El responsable del Archivo de Gestion debera identificar cada unidad de conservaci6n (files de manila, archivador de palanca, cajas, paquetes etc) con los siguientes datos: ~ Nombre de la entidad - Unidad organica - Serie - Afio s N° correlativo de la unidad de conservaciénc. Finalmente, el responsable del Archivo de Gestion colocara las unidades de conservacién en los gaveteros, estanterias, armarios etc., de acuerdo al Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental de Municipalidades. EN EL ARCHIVO CENTRAL a- El responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la documentacién ordenara esta documentacién y les unidades de conservacién en la estanteria, conforme al sistema implementado. b- En caso de existir documentaci6n pendiente de organizar, debera efectuarse de acuerdo a a estructura organica, separandola por unidades organicas y series documentales. b- El responsable del Archivo Central determinara la conservacién de los documentos de acuerdo al orden de llegada al archivo. 5.2. DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS, 5.2.1 CONCEPTO Es un procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retencién establecidos en el programa de control de documento. 5.2.2 FINALIDAD a- _ Descongestionar los archivos de gestién y/o periféricos. b- Custodiar en el Archivo Central la documentacién generada en las diferentes unidades organicas de la Municipalidad, al vencimiento de sus plazos de retencién. co Aprovechar la disponibilidad de espacio fisico, equipos y materiales en los archivos de gestion y periféricos de acuerdo al Programa de Control de Documentos. d-— Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental de la Municipalidad. e Orientar las acciones archivisticas para la transferencia de los documentos de los archivos de gestién (Secretarial) y/o periféricos al Archivo Central. 5.2.3 REQUISITOS a- Disponer del Programa de Control de Documentos, véase la Tabla General de Retencién de Documentos. (Anexo N° 7.5) b- Los archivos que no cuenten con un Programa de Control de Documentos debidamente aprobado, podran recepcionar aquellos documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido.La documentaci6n a transferir debera estar debidamente foliada, véase la Directiva N°005- 2008-AGN/DNDAA! “Normas para la foliacién de documentos archivisticos integrantes del Sistema Nacional de Archivos’: en su capitulo VI Disposiciones Especificas numeral 6.1 y numeral 2. 5.2.4 ETAPAS a El responsable de Archivo de Gestion y/o Periféricos coordinaré con el Jefe del Archivo Central o el que haga sus veces la transferencia de documentos, conforme a la Directiva N°005-86-AGN-DGAI, “Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Publico Nacional”; vease numeral 5.2 de la citada Directiva Identificar las unidades documentales a transferir. De proceder dicha transferencia se llenara el Formato de Inventario de Transferencias (Anexo N°7.3) establecido que le proporcionara el Jefe del Archivo Central, en original y una copia debidamente firmado. La transferencia de documentos se realizara en las unidades de conservacién (paquetes de: 15 a 20 cm aprox.y/o, cajas archiveras de carton prensado de 30 a 36 cm aprox de altura). Las unidades de conservacién seran rotuladas en la parte visible donde se anotara el nombre de la entidad, unidad organica, serie documental, cédigo de la serie, afio, numero de envio y correlativo del paquete o caja. El Jefe del Archivo Central, recepciona y verifica el contenido de las unidades de conservacién, asi como la cantidad en metros lineales. En sefial de conformidad procederé a firmar el inventario de transferencia, conservando el original y devolviendo la copia al archivo remitente. El inventario de transferencia original seré archivado y conservado para futuras consultas sobre transferencia realizadas al Archivo Central. De existir algin medio informético de Base de Datos (Software de Archivos) se procedera a ingresar la informacién contenida en el inventario. No se aceptaran transferencias de documentos que no cumplan con la formalidad de la limpieza y conservacién, asi como en unidades de conservacién diferentes a las establecidas en el item d. 5.3. DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 5.3.1.CONCEPTO Es un procedimiento archivistico que consiste en la destruccién de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacién o el Archivo Regional5.3.2 FINALIDAD Garantizar la eliminacién de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo de la municipalidad b- _ Descongestionar periédicamente los archivos, c _Aprovechar el espacio fisico y los equipos disponibles. 5.3.3 REQUISITOS a- — Documentacién seleccionada e inventariada para su eliminacion. b- _Resolucién de creacién del Comité Evaluador de Documentos c. Programa de Control de Documentos - PCD d. Acta del Comité Evaluador de Documentos (obviarse de contar con el PCD.) e- __Inventario y muestras de documentos a eliminar. 5.3.4 ETAPAS El jefe o quien haga sus veces del Archivo Central es el unico responsable de la conduccién de este procedimiento debiendo seguir las etapas siguientes: f Alno contar con un PCD debidamente aprobado: Solicitara la oficializacién del Comité Evaluador de Documentos via Resolucién de Alcaldia (Anexo N° 7.4) Seleccionara y separara la documentacién posible de eliminar. Elaboraré el inventario de eliminacién y extraera las muestras documentales necesarias. Redactara el Acta dei Gomite Evaluador de Documentos (Anexo N°7.6) mediante el cual se da conformidad a la eliminacién de documentos. Dicha Acta sera firmara por sus integrantes. Propondra a la autoridad administrativa de mas alto nivel para que oficie al Archivo General de la Nacidn o Archivos Regionales segiin sea el caso, solicitando la autorizacién para eliminar los documentos. Para tal efecto remitira el Acta del Comité Evaluador de Documentos y la sustentacién técnica de la eliminacién. (Anexo N° 7.7) Facilitara la informacién que requiera el supervisor designado por el Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales. Entregaré al Archivo General de la Nacién previa Resolucién de Autorizacién la documentacién a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, queddndose con un ejempler. aNhe a El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento sera de 30 dias. Al contar con un PCD debidamente aprobado: Seleccionara y separaré la documentacién cuyos plazos de vigencia establecidos en el PCD haya fenecido. b- ce 5.4. Elaborara el inventario de eliminacién y extraera las muestras documentales necesarias. Propondra a la autoridad administrativa de mas alto nivel para que oficie al Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales segin sea el caso, solicitando la autorizacién para eliminar los documentos Facilitara la informacién que requiera el supervisor designado por el Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales. Entregara al Archivo General de la Nacién previa Resolucién de Autorizacién la documentacién a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedéndose con un ejemplar. El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento sera de 30 dias. DE SERVICIO DE INFORMACION 5.4.1.CONCEPTO Es un procedimiento administrativo que consiste en poner a disposicién de los usuarios la informacién registrada en la documentacién producida y/o recibida por cada unidad organica de la municipalidad. 5.4.2.FINALIDAD a Facilitar al usuario el servicio de informacién, regular su acceso, garantizar el uso adecuado del acervo documental, asi como dar fe del documento que se otorga. Onentar las acciones del servicio de informacion, consulta, préstamo y expedicion de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna. 5.4.3,REQUISITOS Para el usuario interno: PARA CONSULTA, PRESTAMO, EXPEDICION DE COPIAS: Solicitud/ formato visada por el jefe inmediato responsable Solicitud via correo institucional Llenar el formato de consulta Para el usuario externo PARA CONSULTA, PRESTAMO, EXPEDICION DE COPIASc. 5. 5. a b- c 6. Solicitud escrita con los requisitos segtin el art. 113 de la Ley 27444 Ley de Procedimientos Administrative General. Solicitud via correo institucional Presentar recibo de pago Llenar el formato de consulta 1.4.3. ETAPAS 4.3.1. CONSULTA Recibe de la oficina de tramite documentario la solicitud 0 via correo electrénico debidamente registrado. EI archivero ubicara la documentacién solicitada y entregara la informacién al usuario, por la misma via que fue presentada (escrita o via correo electrénico) El archivero dejara constancia de la atencién brindada, en un Libro registro de Consultas 4.3.2. PRESTAMO DE DOCUMENTOS El responsable del archivo recibe del usuario la solicitud, formato o correo electrénico. El archivero ubica, revisa y entrega el documento solicitado, dejando constancia del acto realizado con la firma de ambas partes Al vencimiento del plazo de préstamo, el usuario devolverd el documento en las mismas condiciones que salié del Archivo Central y el archivero recibira y verificaraé su conservacién El archivero colocaré el documento en su lugar. La duracién del préstamo sera de 7 dias de ser necesario se ampliara por motivos justificados, hasta por 5 dias mas. Las acciones no contempladas en el presente manual se procedera conforme a ley. 4.3.3. EXPEDICION DE COPIAS El archivero recibe del usuario, el formato debidamente firmado / via correo electrénico y recibo de pago. El archivero ubica, califica y sirve el documento requerido. Seguidamente procede a sacar fotocopia del documento requerido, dejando constancia del servicio prestado DISPOCIONES FINALESLa presente Directiva serviré de base para los archivos de las Municipalidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, elaboren su respectivo Manual de Procedimientos Archivisticos; el mismo que es obligatorio, debiendo ser aprobado mediante Resolucién de Alcaldia y con copia al Archivo General de la Nacién y/ 0 Archivo Regional correspondiente, 10T DIAGRAMA DE FLUJOS FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: ENCARGADO DEL ARCHIVO ENCARGADO DEL ARCHIVO. GESTION O PERIFERICO CENTRAL | Elaborar el cronograma de transferencia (plan Anual) en coordinacién con los A.G. 0 A.P. fica la documentacion @ 1 ——— rn transferir. 1 Elabora el Inventario de Transferencia (formato establecido) | Rotula las unidades de conservaci6n | Verifica los documentos Entrega de documentos e inventarios al A.C. NO Devolucién con observaciones ] si Levanta Recepcién y firma los observaciones inventarios para su conservacion 3 WFLUJOGRAMA DE LA ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS ENCARGADA DEL ARCHIVO ENCARGADA DEL ARCHIVO GESTION PERIFERICO CENTRAL Clasificar y ordenar por series" ¥ Identificar (signa) las unjdades de consent Se elaboran los Ordena las unidades de inventarios conservacién en la |_______» : correspondientes * estanteria de acuerdo al hee ope sistema ini smenie ¥ Elabora los inventarios correspondientes (Topografico, etc)* Procedimiento con asesoria del Archivo Central FLUJOGRAMA DE LA ORGANIZACION DE DOCUMENTACION UBICADA EN EL A.C. ENCARGADO DEL ARCHIVO CENTRAL , Ordenacién de acuerdo a la estructura organica, separandola por unidades organicas en series documentales ¥ Se elaboran los Inventarios correspondientesFLUJOGRAMA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS Archivo Central Comité evaluador Municipalidad Archivo Gral. de la Nacion Oficializacion del CED/ Resolucién Valoracién doc. y redaccién de informe sustentatorio ) { Clasificar las series documentales y devorbil poses a elimindr Propondra_oficiar El CED evalua) |g) AGN. Enviaral prueba = v - erat pamymeie | |< Ceotome? 88, © Autoriza la eliminacion mediante Resolucion Jefatural 1 Se oficia a la Municipalidad I Se redacta el Acta de Entrega firmada por sus integrantes i Se entrega la documentacién al AGN. + eo Remite inventarios y muestra doc. al CED 14FLUJOGRAMA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS - CONSULTA TRAMITE DOCUMENTARIO ARCHIVO CENTRAL Presentan solicitud Se recibe la por mesa de parte | ————————— solicitud o via correo electrénico | Se ubica la documentacién y se atiende al usuario | El Archivo dejara constancia de la atencion a |UNIDAD ORGANICA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS - PRESTAMO UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE ARCHIVO CENTRAL Recibe del usuario la solicitud 1 (Ubica y entrega el documento al jusuario dejando lconstancia del acto. Recibe eldoc. | «———____ solicitado | Vencido el plazo @Necesita mas tiempo el doc. solicitado? Solicita ampliacion ,| Devuelve al , | Vetifica a Archivo conservaci6n del Central documento = ; Iprocede iconforme| a ley [Se coloca en su lugar el documento 16FLUJOGRAMA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS ~ EXPEDICION DE COPIAS USUARIO MESA DE PARTE ARCHIVO CENTRAL ’ Solicitud de = copias Nc Interno i i EL Ubica el documento requerido t Proogde a reprdtucir el doc. Deja constancia del servicio requerido 17ANEXO N° 8.1. RESOLUCION DE ALCALDIA N° -200..-MJM Lima,( otra ciudad )... CONSIDERANDO : Que, por Ley N° 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades publicas existentes en el Ambito nacional, para garantizar la defensa, conservacién, organizacién y eervicio del patrimonio documental de la Nacién; Que, por Decreto Supremo N° 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglamenté la Ley N° 25323 disponiendo la entrada en vigencia de las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacién, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos; Que, mediante Resolucién Jefatural N°.............8@ aprob6 el Manual de Procedimientos Archivisticos para aplicacién de los érganos conformantes del Sistema Nacional de Archivos; Que, siendo indispensable para la presente administracion municipal aprobar los siguientes documentos de gestién archivisticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de cumplir la normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su aprobacién y vigencia; Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art, 43 de la Ley 27972 - Ley Organica de Municipalidades; SE RESUELVE : ARTICULO PRIMERO .- Aprobar el Manual de Procedimientos Archivisticos de Municipalidades el cual consta de (......) fojas y es parte integrante de la presente resolucion. ARTICULO SEGUNDO.- La presente disposicién es de cumplimiento obligatorio por todas las dependencias de la municipalidad y entrar en vigencia a partir de la fecha ARTICULO TERCERO.- Encargar a la Gerencia Municipal, Oficina de Presupuesto y Planificacién, Secretaria General, Abastecimientos y Archivo Central el cumplimiento cabal de la presente Resolucion. COMUNIQUESE, REGISTRESE Y CUMPLASE 18,ANEXO N® 8.2. CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL DE MUNICIPALIDADES copDIGo RON Noanens TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL ALTA DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA) COMISION DE REGIDORES CONV. COOPERACION TECNICA MEMORIAS ANUALES LEGAJO DE REGIDORES CORRESPONDENCIA ABASTECIMIENTO. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES SEGUROS INVENT. FISICO DE BIENES BAJAS Y TRANSF. DE BIENES CONTRATOS DE LOCACIONES Y CONDUCCION ORDENES DE SERVICIOS ORDENES DE COMPRA CONTRATOS (ALQUILERES) CUADRO DE NECESIDADES PECOSA FICHA DE CONTROL (KARDEX) CORRESPONDENCIA ADMINISRACION TRIBUTARIA DECLARACION JURADA IMP. AL VALOR PATRIM. PREDIAL REGISTRO DE CONTRIBUYENTE PLAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL CTA. CORRIENTE DE CONTRIB. DECLARACION JURADA ESPECT. PUBLIC. NO DEPORTIVO NORMAS TRIBUTARIAS CORRESPONDENCIAS ADMINISTRACION RESOLUCIONES GERENCIALES NORMAS Y REGLAMENTOS LICITACIONES CORRESPONDENCIA AGROPECUARIA MEJORAMIENTO GENETICO EN ANIMALES INSTALACION Y FORTALECIMIENTO DE PASTOS CULTIVADOS, PRODUCCION Y DE PASTOS CULTUVADOS MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCION LECHERA PANIFICACION TALLERES CORRESPONDENCIA_ 19©HNAAKONS 10 " Noonan WaVankons 10 "1 Rana wyaarens ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ELIMINAC. DE DOCUMENTOS INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS (inventarios) ADMINISTRAGION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS SUPERV.ASESOR. AGN GESTION ARCHIVISTICA (directivas) ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS (charlas,eventos,capacitaciones) SERVICIO DE CONSULTA SERVICIO DE BUSQUEDA SERVICIO DE PRESTAMO SERIVICIO DE REPROGRAFIA CORRESPONDENCIA ASESORIA JURIDICA ASESORIA LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL CIVIL LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL PENAL LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL ADMINISTRATIVA LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL TRIBUTARIA LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL LABORAL CORRESPONDENCIA CATASTRO CATASTRO MUNICIPAL LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO CERTIFICADOS NUMERACION CERTIFICADOS ALINEAMIENTO NOMENCLATURAS URBANAS NOMENCLATURAS ASENTAMIENTOS HUMANOS DECLARACION DE FABRICA VISACION DE PLANOS VALORIZACION DE INMUEBLE CONSTANCIA CATASTRAL CERTIFICADOS JURISDICCION CORRESPONDENCIAS. CENTRO DEL ADULTO MAYOR REGISTRO © PADRON PLANES DE TRABAJO CAMPANIA O ACTIVIDADES CORRESPONDENCIA CENTROS MEDICOS HISTORIAS CLINICAS ACTIVA DEL NIVEL 1 ALS HISTORIAS CLINICAS DE FALLECIDOS HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 3 AL 5 HISTORIAS CLINICAS DE EMERGENCIAS DIAGNOSTICO POR IMAGEN (Radiografia, tomografia, resonancia, ecografia) HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 1 AL 2 HISTORIAS CLINICAS DE URGENCIAS FARMACIA 20Zooroasens Zgoorvssson Noanons Nounons ons hon CERTIFICADOS MEDICOS CORRESPONDENCIA COMEDOR MUNICIPAL PADRON DE BENEFICIARIOS ‘SUPERVISION Y CONTROL ESTADISTICAS ENTREGA Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS GUIA DE ENTREGA PLANILLA DE ENTREGA DIRECTIVAS ACTAS DE CONFORMIDAD CONTROL DE INGRESOS CORRESPONDENCIA COMERCIALIZACION Y MERCADOS LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO MERCANOS DF ABASTOS - Administraci6n TERMINAL PESQUERO FERIAS USO DE LA VIA PUBLICA ANUNCIOS COMPATIBILIDAD DE USO REGIST. COMERC. INFORMALES LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO CON CESE CORRESPONDENCIA CONTABILIDAD BALANCE GENERAL LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR INVENTARIO Y BALANCES ANALISIS DE CUENTAS. LIBROS AUXILIARES CORRESPONDENCIAS CONTROL INTERNO INFORMES FINAI FS PLAN DE ACCION DE CONTROL AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA EXAMENES ESPECIALES NORMAS DE CONTROL CORRESPONDENCIA CONTROL Y RECAUDACION RESOLUCIONES GERENCIALES RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIBUTARIOS CORRESPONDENCIA CULTURA MUSEOS BIBLIOTECAS GALERIAS DE ARTE PINACOTECAS 21Noo RON ORON5 anons EXPOSICIONES ESPECTACULOS CORRESPONDENCIA DEFENSA CIVIL RESOLUCIONES CERTIFICADOS ACTAS DE VISITA INFORMES TECNICOS INSPECCION TECNICA PARA EVENTOS CORRESPONDENCIA DEMUNA DEFENSA DEL NINO Y ADOLESCENTE (Proceso de Defensa) ACTAS DE CONCILIACION PLAN DE ACTIVIDADES - CAMPANA CORRESPONDENCIA DESARROLLO - PLANEAMIENTO URBANO DECLARATORIA DE FABRICA PLAN DE DESARROLLO URBANO ZONAS DE EXPANSION URBANA ZONIFICACION CORRESPONDENCIA DESARROLLO ECONOMICO EMPRESARIAL RESOLUCIONES GERENCIALES PLAN OPERATIVO INFORMES TECNICOS PROMOCION EMPRESARIAL CAPACITACION CORRESPONDENCIA EDUCACION RESOLUCIONES NOMINAS DE MATRICULA ACTAS FINALES ACTAS DE RECUPERACION ACTAS DE SUBSANACION ACTAS DE CONVALIDACION ACTAS DE REVALIDACION ACTAS DE PRUEBAS DE UBICACION ACTAS DE POSTERGACION DE EVALUACION PLAN DE ACTIVIDADES FICHAS UNICA DE MATRICULA CERTIFICADOS DE ESTUDIOS CORRESPONDENCIA FISCALIZACION (FISC.) RESOLUCIONES DE FISCALIZACION EXPEDIENTE COACTIVO PENDIENTE DE CANCELAR MULTAS Y SANCIONES PROGRAMA DE FISC. TRIBUTARIO EXPEDIENTE COACTIVO CANCELADOS LIQUIDACIONES Y NOTIFICACIONES 22no RONe warvonsen= Zoortoasrens "1 12 13 14 15 16 7 18 hone CORRESPONDENCIA GERENCIA MUNICIPAL RESOLUCION GERENCIAL EVALUACION DE GESTION MUNICIPAL CORRESPONDENCIA GESTION AMBIENTAL PROGRAMAS DE EDUCACION CORRESPONDENCIAS IMAGEN INSTITUCIONAL MATERIAL AUDIOVISUAL DE EVENTOS PUBLICACIONES INSTITUCIONAL (REVISTAS) CEREMONIAS OFICIALES Y PROTOCO CORRESPONDENCIA INFORMATICA AUDITORIAS INFORMATICAS PLANOS DE REDES (cableado de redes) MANUALES - INSTRUCTIVOS INVENTARIO DE HARDWARE PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad) ESTUDIO DE FACTIBILIDAD (sustentacién del proyecto) LICENCIAS INFORMATICAS BACKUP CORRESPONDENCIA OBRAS PLAN DE OBRAS EXPEDIENTES TECNICOS DE OBRAS PUBLICAS LICENCIAS CONSTRUCCION DE OBRAS PRIVADAS LICENCIAS REMODELACION LICENCIAS DE AMPLIACION LICENCIAS DE DEMOLICION CONFORMIDAD DE OBRA DEMOLICIONES RESOLUCIONES CERTIFICADOS DE PARAMETROS EXP. AUTORIZACION PARA INSTALACIONI DE AGUA Y DESAGUE APROBACION DE INFRAESTRUCTURA DE CENTROS DE OPERACION FINAL APROBACION DE INFRAESTRUCTURA DE CENTROS DE RESIDUOS SOLIDOS USO DE LA VIA POR OBRAS AUTORIZACION DE OBRAS EN LA VIA PUBLICA CERTIFICADOS HABITABILIDAD ANTEPROYECTO CORRESPONDENCIA OFICINA MUNICIPAL DE ATENCION A PERSONAS CON DISCAPACIDAD - OMAPED REGISTROS DE PERSONAS DE DISCAPACIDAD PLAN DE ACTIVIDADES - CAMPANAS Y TALLERES CAPACITACION - EVENTOS CORRESPONDENCIA PARQUES Y JARDINES REGISTR. DE PARQUES Y JARDINES 23CORRESPONDENCIA PERSONAL RESOLUCIONES CUADRO DE ASIGN. DE PERSONAL PRES. ANALIT. DE PERSONAL LEGAJOS DE PERSONAL PLANILLA UNICA LICENCIAS CONTROL ANUAL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD TARJETA DE SALIDA PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE DOCENTES Y PERSONAL ADM CONTRATOS ADMINISTRATIVO DE SERVICIO SEGURO SOCIAL RETENC. JUDIC. Y FISCALES FONAVI AFP. SINDICATO CAFAE PRESTAMO ADMINIST. Y ESPECIALES LEGAJOS Y ESCALAFON DE PROFESORES NORMA Y PROCED. DE PERSONAL BIENESTAR SOCIAL Y ASISTENCIA CAPACITACION DE PERSONAL CORRESPONDENCIA PLANIFICACION Y PRESUPUESTO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL COOPERACION TECNICA PRESUPUESTO ANUAL, REGLAM. ORGANIZ. Y FUNCIONES MANUAL DE ORGAN. Y FUNCIONES: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA TARIFARIO UNICO DE SERVICIOS TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS PLANES ANUALES EVALUACIONES / EJECUCION PRESUPUESTAL CALENDARION DE COMPROMISOS AMPLIACION DE CALENDARIOS ESTADISTICA PRESUPUESTAL AUXILIAR DE COMPROMISOS EVALUACION ANUAL DE INGRESOS EVALUACION ANUAL DE EGRESOS CORRESPONDENCIA RECREACION Y DEPORTES CAMPOS DEPORTIVOS COMITES DE DEPORTES LIGAS DEPORTIVAS CORRESPONDENCIAS 24WOVOHRONS Zoovamson "1 12 13 14 15 REGISTROS CIVILES ACTAS REGISTRALES NACIMIENTOS ACTAS REGISTRALES MATRIMONIOS ACTAS REGISTRALES DEFUNCIONES EXPEDIENTES MATRIMONIALES ESTADISTICAS VITALES INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS DE NACIMIENTO EXP. MATRIMONIALES NO REALIZADOS CERTIFICADOS DE SOLTERIA Y VIUDEZ CORRESPONDENCIAS RENTAS RESOLUCIONES RESOLUCION DE TERMINACION DECLARACIONES JURADAS CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO. LIQUIDACION DE PARQUEO. ORDENES DE PAGO CONCILIACION TRIBUTARIA CONSTANCIAS DE NO ADEUDO CONSTANCIAS DE POSESION RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y TRIBUTARIOS PRESCRIPCION DE DEUDA TICKETS PARQUEO COBRANZAS COACTIVAS NOTIFICACION CORRESPONDENCIA SANIDAD ‘SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABLECIMIENTO ANALISIS MICROBIOLOGICOS ALIMENTOS CERTIFICADOS DE SALUD CARNET DE SANIDAD CORRESPONDENCIA SECRETARIA GENERAL ACTAS DE SESION DE CONCEJOS RESOLUCIONES DE ALCALDIA DECRETOS MUNICIPALES CONVENIOS DE COOP. TECNICA RESOLUCIONES DE CONCEJO ACUERDOS DE CONCEJO ORDENANZAS MUNICIPALES EXP. DE SEPARACION CONVENCIONAL Y/O DIVORCIO ACTAS DE COMISIONES DE REGIDORES EDICTOS TRANSFERENCIA DE GESTION REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES LIBRO DE RECLAMACIONES CORRESPONDENCIAS 25RONG arons Boor sHMrsens SEGURIDAD CIUDADANA PARTES DIARIO ROL DE SERVICIO CERTIFICADO DOMICILIARIO CORRESPONDENCIA SERVICIOS COMUNALES PLAN DE ACTIVIDADES SERVICIO DE LIMPIEZA PUBLICA BANOS MUNICIPALES: PLAYAS Y RIBERA DE RIO CORRESPONDENCIAS SERVICIOS SOCIALES REGISTRO FUNERARIO CEMENTERIOS MUNICIPALES CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES SERVICIOS FUNERARIOS ACTIVIDADES DE SERVICIO SOCIAL PLAN DE SERVICIOS SERVICIOS FUNERARIOS - CONTABLES CORRESPONDENCIA TESORERIA LIBRO DE CAJA LIBRO BANCOS CTA. CTE. DE PERSONAL COMPROBANTES DE PAGO CAJA CHICA PARTE DIARIO DE FONDOS ARQUEOS RELACION DE GIROS RELACION DE RETENCIONES CONCILIACION BANCARIA RECIBOS DE CAJA TALON DE CHEQUES NOTAS DE ABONO CORRESPONDENCIA TRAMITE DOCUMENTARIO REGISTROS DE INGRESOS REGISTRO DE FEDATARIOS CARGOS NORMAS INTERNAS REGISTRO GENERAL DE INGRESOS REPORTE CARGOS DOCUMENTOS OBSERVADOS (Ley 27444 art. 125 inc.1 y 2) REGISTRO DE MENSAJERIA CORRESPONDENCIA TRANSPORTES Y CIRCULACION LICENCIAS DE CIRCULACION 26BONS BARON wovonnens FISCALIZ. DE CIRCULAC. DE TRANSITO SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO TERMINAL TERRESTRE INFORMES TECNICOS CORRESPONDENCIA TURISMO PLANES DE TRABAJO INFORMES TECNICOS DIFUSION Y EVENTOS TURISTICOS CORRESPONDENCIA VASO DE LECHE COMITES DE VASO DE LECHE REGISTRO DE PADRON DE BENEFICIARIOS DIRECTIVAS ESTADISTICA RECIBOS Y GUIAS ACCION DE CONTROL - SUPERVISION RECLAMOS DISTRIBUCION DE PRODUCTOS CORRESPONDENCIA 27ANEXO N° 8.3. Pag... de ... A- INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INFORMACION GENERAL. 1.- DEPENDENCIA : 1.4. CODIGO 1.2. ANO 1.3. REMISION 2.- DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE NUMERO DE SERIE FECHAS ] ORDEN DOCUMENTAL | EXTREMA‘ UBICACION TOPOGRAFICA OBSERVACION 3. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE 4. FECHA DE REMISION FIRMA Y SELLO REMITENTE. 5. FECHA DE RECPECION NOTA : de ser necesario usar hoja anexa. 28ARCHIVO CENTRAL PAGINA. PaGs. 1. NUMERO ORDEN 2, DESCRIPCIONDE =f. FECHA DOCUMENTOS EXTREMAS 4. UBICACION TOPOGRAFICA 29ANEXO N° 8.4. MODELO DE RESOLUCION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS Lima, CONSIDERANDO: Que, por Ley N° 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades publicas existentes en el ambito nacional, para garantizar la defensa, conservacion, organizacion y servicio del Patrimonio Documental de la Nacién; Que, por Decreto Supremo N° 008-92-JUS de fecha 26 de Junio de 1992, se _reglamenté la Ley N° 25323 disponiendo la vigencia de las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacién como ente rector del Sistema Nacional de Archivos; Que, por Resoluci6n Jefatural N°............+...) 8@ aprobé el Manual de Procedimientos Archivisticos para aplicacién de los érganos conformantes del Sistema Nacional de Archivos; Que siendo indispensable para la presente administracion municipal aprobar los siguientes documentos de gestién archivisticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de cumplir la normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su aprobacién y vigencia; Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art. 43dad que los faculta emitir la norma); SE RESUELVE : ARTICULO PRIMERO.- Constituir el Comité Evaluador de Documentos del (nombre de la entidad ) que estara integrado por los siguientes miembros : A) Unrepresentante de la Alta Direccién, quien lo presidira. B) — Eljefe de la Oficina de Asesoria Juridica o su representante. C) — ElJefe de la Unidad organica cuya documentacién sera evaluada, y D) Jefe del Archivo Central o quien haga sus veces, quien actuaré como secretario técnico del Comité ARTICULO SEGUNDO.- EI citado Comité cumpliré sus funciones con arreglo a la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nacién. os REGISTRESE, COMUNIQUESE ¥ PUBLIQUESE 30ANEXO N° 85 TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTOS PARA LAS MUNICIPALIDADES - 2012 CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE PERIODOS DE RETENCION OBSERVAC DOCUMENTAL LA SERIE AG. AP. [Ac. [TOTAL ANOS ALTA DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA) 1 COMISION DE REGIDORES T 2 8 10 2 CONV. COOPERACION TECNICA. E 2 8 10 2 MEMORIAS ANUALES it 2 8 10 4 LEGAJO DE REGIDORES ic 2 8 10 5 CORRESPONDENCIA c 2 3 5 ABASTECIMIENTO 1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Pp Zz 28 30 z SEGUROS P 2 28 30 3 INVENT. FISICO DE BIENES P 5 28 30 4 BAJAS Y TRANSF. DE BIENES. P 2 28 30 CONTRATOS DE LOCACIONES Y 5 CONDUCCICN Pp 2 28 30 6 ORDENES DE SERVICIOS T a 8 10 ie ORDENES DE COMPRA T 2 8 10 8 CONTRATOS (ALQUILERES) ir 2 8 10 9 CUADRO DE NECESIDADES, T 2 8 10 10 PECOSA a 2 8 10 4 FICHA DE CONTROL (KARDEX) T 2 8 10 12 CORRESPONDENCIA z 2 3 5 ADMINISRACION TRIBUTARIA DECLARACICN JURADA IMP. AL VALOR 1 PATRIM. PREDIAL P 2 28 30, 2 REGISTRO DE CONTRIBUYENTE Pp 2 28 30 3 PLAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL 0 2 8 10 4 CTA. CORRIENTE DE CONTRIB. T, 2 3 5 DECLARACION JURADA ESPECT. PUBLIC. NO 5 DEPORTIVO I. 2 3 5 6 NORMAS TRIBUTARIAS i; 2 2 5 7 CORRESPONDENCIAS if 2 3 a 31ADMINISTRACION 4 RESOLUCIONES GERENCIALES 2 NORMAS Y REGLAMENTOS 3 LICITACIONES, 4 CORRESPONDENCIA A)ala)0 no 2 9 |r Joo |eo feo AGROPECUARIA 1 MEJORAMIENTO GENETICO EN ANIMALES. A 28 30 2 INSTALACICN Y FORTALECIMIENTO DE PASTOS CULTIVADOS, no © 10 lo PRODUCCION Y DE PASTOS CULTUVADOS Is cy 40 MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCION LECHERA 10 PANIFICACION 410 TALLERES Jo for]. L CORRESPONDENCIA alala/a [ala |r [no |r 12 |e |00 | ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ns ELIMINAC. D= DOCUMENTOS -0}-0 ho 30, INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS (inventarios) v 30, ADMINISTRACION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS SUPERV.ASESOR. AGN 30 GESTION ARCHIVISTICA (directivas) eo 13, ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS(charlas.eventos, capacitaciones) 10 SERVICIO DE CONSULTA 10 SERVICIO DE BUSQUEDA 10 10 SERVICIO DE PRESTAMO 10 44 SERIVICIO DE REPROGRAFIA 10 12 CORRESPONDENCIA slalalalala |ajo| no fro ]ro fro fr fro 102 }c0 |e» | |0 }co ASESORIA JURIDI ICA ASESORIA o 2 28 LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL CIVIL Hasta que se corcluyan, mas 10 aos LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL PENAL Hasta que se concluyan, mas 3210 afios LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL ADMINISTRATIVA, Hasta que se concluyan, mas 10 afios LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL TRIBUTARIA Hasta que se conoluyan, mas 10 afios 6 LEGAJO JUDICIAL DE DEFENSA MUNICIPAL, LABORAL PF Hasta que se ‘concluyan, mas 10 afios iz CORRESPONDENCIA, et 2 CATASTRO CATASTRO MUNICIPAL 30 LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO. CERTIFICADOS NUMERACION 30 CERTIFICADOS ALINEAMIENTO lon | Joa|no | NOMENCLATURAS URBANAS. | |) |r 5/03 83/83 [83 30 NOMENCLATURAS ASENTAMIENTOS HUMANOS 30 DECLARACION DE FABRICA 30 VISACION DE PLANOS 30 VALORIZACION DE INMUEBLE 10 CONSTANCIA CATASTRAL 40 CERTIFICADOS JURISDICCION 10 CORRESPONDENCIAS )A]A]]}0}0}-0 |-0]-0/0}-0]-0 2 |r fro |n9 Ino [no |r 1 |0 [o> |co [83 [23 Jap ADULTO MAYOR REGISTRO O PADRON PLANES DE TRABAJO 410 CAMPANA O ACTIVIDADES: 10 CORRESPONDENCIA AlAja)0 ne {19 [rs [ro (2 |0 loo CENTROS MEDICOS: HISTORIAS C_INICAS ACTIVA DEL NIVEL 7 ALS. 28 HISTORIAS CLINICAS DE FALLECIDOS 28 30 HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 3 AL 5 18 HISTORIAS CLINICAS DE EMERGENCIAS. 13 15 Jon | foo |r | DIAGNOSTICO POR IMAGEN (Radiografia, )a|a}0)0 Ny |r | |r no 13 15 33‘tomografia, resonancia, ecografia) HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 1 AL 2 10 HISTORIAS CLINICAS DE URGENCIAS 10 FARMACIA. 10 o|0|s\o CERTIFICADOS MEDICOS 410 CORRESPONDENCIA 4\4|5]-]4 19 |r |19 [19 [ro COMEDOR MUNICIPAL, PADRON DE BENEFICIARIOS 30 ‘SUPERVISION Y CONTROL. 30 ESTADISTICAS. 10 ENTREGA Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS. 10 GUIA DE ENTREGA 10 PLANILLA DE ENTREGA 10 DIRECTIVAS 10 ACTAS DE CONFORMIDAD 10 J o> o> Jon]. Joo |r | CONTROL DE INGRESOS 10 10 CORRESPONDENCIA 4}4|4)4}4|4]4)4}-0|-0 3 |19 [19 [19 |n9 Ih fry [09 Iho I> COMERCIALIZACION Y MERCADOS LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO MERCADOS DE ABASTOS - Administracion 10 TERMINAL PESQUERO. 410 FERIAS USO DE LA VIA PUBLICA ANUNCIOS: 10 COMPATIBILIDAD DE USO 10 Jeo |—1]o> Jon | |e |r | REGIST. COMERC. INFORMALES 10 9 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO CON CESE. 10 10 CORRESPONDENCIA \4}4)4)4|s)4/4|4}0 2 |] m9 |Po Joo | | ho [rw |r CONTABILIDAD 1 BALANCE GENERAL. LIBRO DIARIO. LIBRO MAYOR, INVENTARIO Y BALANCES: 30 ANALISIS DE CUENTAS 4 olor| Joo |ro LIBROS AUXILIARES 4}4}-0|0|-0|-0 19 |19 |19 Jy |hv Jy 10 34fi CORRESPONDENCIAS 4 CONTROL INTERNO. 4 INFORMES FINALES 30, PLAN DE ACCION DE CONTROL. 30, AUDITORIA INTERNA 10 AUDITORIA EXTERNA 10 EXAMENES ESPECIALES. 10 NORMAS DE CONTROL 10 Jo lors lool CORRESPONDENCIA }4|a|4)4|2)0 Po |r |r |r9 Jrv Jno fro CONTROL Y RECAUDACION a RESOLUCICNES GERENCIALES 0 A RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIBUTARIOS IN 3 CORRESPONDENCIA ala In lo ‘CULTURA MUSEOS 10 BIBLIOTECAS: 10 GALERIAS CE ARTE 10 PINACOTECAS 410 EXPOSICIONES 1 Jon] oa |r |» ESPECTACULOS ke CORRESPONDENCIA a\alalalalala 19 |r |19 | Jno [ro | 162 1e0 [eo |eo [00 |00 [co DEFENSA CIVIL RESOLUCIONES: 30, CERTIFICADOS: 10 ACTAS DE VISITA 10 INFORMES TECNICOS 10 INSPECCION TECNICA PARA EVENTOS 40 Jor Jon | Jos |r | CORRESPONDENCIA a\a)4)4|a)0 Ra | [m3 [pa |r | no 102 | {o> |00 Joo DEMUNA| DEFENSA DEL NINO Y ADOLESCENTE (Proceso de Defensa) 28 ‘ACTAS DE CONCILIACION 28 PLAN DE ACTIVIDADES - CAMPANA lo Is Joo |r] CORRESPONDENCIA a|4|0|0 ns |r |i | @)3\8/8 35DESARROLLO - PLANEAMIENTO URBANO 4 DECLARATORIA DE FABRICA P 2 28 30 2 PLAN DE DESARROLLO URBANO Pp 2 28 30 a ZONAS DE EXPANSION URBANA Pp 2 28 30 4 ZONIFICACION T 2 8 10 5 CORRESPONDENCIA Tr 2 3 5 DESARROLLO ECONOMICO EMPRESARIAL i RESOLUCIONES GERENCIALES P 2 28 30 2 PLAN OPERATIVO. an 2 8 10 3 INFORMES TECNICOS Ti 2 8 10 4 PROMOCION EMPRESARIAL ‘fe 2 3 5 5 CAPACITACION T 2 3 5 6 CORRESPONDENCIA T 2 3 5 EDUCACIOI 4 RESOLUCIONES: Pp 2 28 30, 2 NOMINAS DE MATRICULA Pp 2 28 30 5 ACTAS FINALES Pp Bi 28 30 4 ACTAS DE RECUPERACION Pp 2 28 30. 5 |ACTAS DE SUBSANACION F 2 28 30. 6 ACTAS DE CONVALIDACION P z 28 30 z ACTAS DE REVALIDACION Pp 2 28 30 8 ACTAS DE PRUEBAS DE UBICACION Pp 2 28 30 9 ACTAS DE POSTERGACION DE EVALUACION Pp. 2 28 30. 10 PLAN DE ACTIVIDADES t 2 8 10 14 FICHAS UNICA DE MATRICULA a Z 18 20 12 CERTIFICADOS DE ESTUDIOS 7 2 8 10 ; 13 CORRESPONDENCIA T 2 3 5 | FISCALIZACION 1 RESOLUCIONES DE FISCALIZACION Pp z 28 30 EXPEDIENTE COACTIVO PENDIENTE DE 2 CANCELAR Pp Z 28 30 3 MULTAS Y SANCIONES Pp 2 28 30, 4 PROGRAMA DE FISC. TRIBUTARIO T 2 8 10 5 EXPEDIENTE COACTIVO CANCELADOS. T 2 8 10 6 LIQUIDACIONES Y NOTIFICACIONES T 2 3 5 367 CORRESPCNDENCIA T 2 3 5 GERENCIA MUNICIPAL 1 RESOLUCION GERENCIAL Pp 2 28 30 2 EVALUACION DE GESTION MUNICIPAL a 2 8 10 3 CORRESPONDENCIA ir z 3 5 GESTION AMBIENTAL 1 PROGRAMAS DE EDUCACION T 2 8 10 2 CORRESPONDENCIAS T 2 3 5 IMAGEN INSTITUCIONAL, 4 MATERIAL AUDIOVISUAL DE EVENTOS. PB 2 28 30 2 PUBLICACIONES INSTITUCIONAL (REVISTAS) P 2 28 30 a CEREMONIAS OFICIALES Y PROTOCO. T 2 8 10 4 CORRESPONDENCIA T 2 3 5 INFORMATICA 4 |AUDITORIAS INFORMATICAS. P 2 28 30 2 PLANOS DE REDES (cableado de redes) Pp 2 28 30, 3 MANUALES - INSTRUCTIVOS, in 2 8 10 4 INVENTARIO DE HARDWARE P 2 28 30, 6 PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad) it 2 28 30 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD (sustentaci6n del 6 proyecto) iv 2 28 30 x LICENCIAS INFORMATICAS. il 2 28 30, ‘competencia 8 BACKUP ate 2 28 30 informatica 9 CORRESPONDENCIA. 7 2 a z OBRAS 4 PLAN DE OBRAS: P 2 28 Ed EXPEDIENTES TECNICOS DE OBRAS a PUBLICAS ie 2 28 30 LICENCIAS CONSTRUCCION DE OBRAS E PRIVADAS Pp 2 28 30, 4 LICENCIAS REMODELACION Pp 2 28 30, 5 LICENCIAS CE AMPLIACION Pp 2 28 30 6 LICENCIAS CE DEMOLICION Pp 2 28 30 fe CONFORMIDAD DE OBRA Pp 2 28 30 8 DEMOLICIONES: E 2 28 30, 37RESOLUCIONES In 28 CERTIFICADOS DE PARAMETROS 28 30 EXP. AUTORIZACION PARA INSTALACIONI DE, AGUA Y DESAGUE. 28 30 APROBACION DE INFRAESTRUCTURA DE, CENTROS DE OPERACION FINAL 28 30 APROBACION DE INFRAESTRUCTURA DE, CENTROS DE RESIDUOS SOLIDOS ry 30, USO DE LA VIA POR OBRAS n 10 ‘AUTORIZACION DE OBRAS EN LA VIA PUBLICA 10 CERTIFICADOS HABITABILIDAD 10 ANTEPROYECTO na |x [no 10 CORRESPONDENCIA 2 Jeo |e> |o> Joo MUNICIPAL DE ATENCION A PERSONAS Q\al4/a\4 a)o |v DISCAPACIDAD REGISTROS DE PERSONAS DE DISCAPACIDAD. 30, PLAN DE ACTIVIDADES - CAMPANAS Y TALLERES leo 10 loo 10 3 CAPACITAC ON - EVENTOS aj4|4 nN 4 CORRESPONDENCIA PARQUES Y JARDINES 0 In 4 REGISTR. DE PARQUES Y JARDINES 4 In 2 CORRESPONDENCIA PERSONAL RESOLUCIONES: 28 30. CUADRO DE ASIGN. DE PERSONAL 28 PRES. ANALIT. DE PERSONAL. 28 LEGAJOS DE PERSONAL 28 PLANILLA UNICA 28 LICENCIAS 3 |-0|-0|-0]-0 |-0 Ino po [no Jno Joo | 28 s\s\sjss CONTROL ANUAL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD In 28 30 TARJETA DE SALIDA Ino 28 PROCESOS ADMINISTRATIVOS. 28 sis PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE DOCENTES Y PERSONAL ADM 0 |olv)o 2812 CONTRATOS ADMINISTRATIVO DE SERVICIO 28 30 13 SEGURO SOCIAL 28 14 RETENC. JUDIC. Y FISCALES 28 15 FONAVI 28 16 ARP. 28 7 SINDICATO. 28 18 CAFAE 19 PRESTAMO ADMINIST. Y ESPECIALES 10 LEGAJOS Y ESCALAFON DE PROFESORES 24 NORMA Y PROCED. DE PERSONAL 22 BIENESTAR SOCIAL Y ASISTENCIA 23 CAPACITACION DE PERSONAL 24 CORRESPONDENCIA A}A]-]4}-0}0]0]0}0/-0}-0|-0/-0 Na |R {3 [p3 |no |10 [9 [p> Hho Jno |v {ro [ro > es fos oo [3 fag fag a lolo 1518/8 8/8 isis isis PLANIFICACION Y PRESUPUESTO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL COOPERAG ON TECNICA 30 PRESUPUESTO ANUAL REGLAM. ORGANIZ. Y FUNCIONES 30 MANUAL DE ORGAN. Y FUNCIONES: 30 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 30, ADMINISTRATIVOS - TUPA TARIFARIO UNICO DE SERVICIOS 10 Jeo Joo | Jo> Jor | |e |r | TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS 40 Is PLANES ANUALES 3 |19 [19 m9 Iho Irv |v | [ro |r 10 EVALUACIONES / EJECUCION PRESUPUESTAL 10 CALENDARION DE COMPROMISOS 10 AMPLIACION DE CALENDARIOS 10 ESTADISTICA PRESUPUESTAL 10 AUXILIAR DE COMPROMISOS: 10 EVALUACION ANUAL DE INGRESOS 40 EVALUACION ANUAL DE EGRESOS 10 18 CORRESPONDENCIA IAlala}a)alala |a|s}a)0}0}0}-0]-0|)0/-0 IN| |19 [19 [ns Hho |r [ro RECREACION Y DEPORTES. 1 CAMPOS DEPORTIVOS La 10 392 COMITES DE DEPORTES 10 g LIGAS DEPORTIVAS in 10 4 CORRESPONDENCIAS jaja In REGISTROS CIVILES ACTAS REG STRALES NACIMIENTOS 30 ACTAS REG STRALES MATRIMONIOS 30. ACTAS REGISTRALES DEFUNCIONES. 30, EXPEDIENTES MATRIMONIALES ESTADISTICAS VITALES 19 {1 [ro [no fro. 30 INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS DE NACIMIENTO EXP. MATRIMONIALES NO_REALIZADOS. 10 CERTIFICADOS DE SOLTERIA Y VIUDEZ. 10 CORRESPONDENCIAS A}Ala}0 |-v}0]0]0)0 Ns |r [19 |r RESOLUCIONES 28 RESOLUCION DE TERMINACION 30 DECLARACIONES JURADAS 30 CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO 30 LIQUIDACION DE PARQUEO. 10 ORDENES DE PAGO 40 CONCILIACION TRIBUTARIA 10 CONSTANCIAS DE NO ADEUDO. 10 CONSTANCIAS DE POSESION 4}4]4]3]4|0|-0]-0/0 193 }19 [19 |p9 ]hv Hho [19 | [ro 120 | 00 | Jo Joo 23 3 [3B 10 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y TRIBUTARIOS 10 PRESCRIPCION DE DEUDA 10 TICKETS PARQUEO 10 COBRANZAS COACTIVAS. 10 NOTIFICACICN 10 15 CORRESPONDENCIA Ala|ajal- m2 |p2 ]no Jno |v | 1&2 |e» |00 Joo Jom foo ‘SANIDAD 4 ‘SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABLECIMENTO In lo 10 Zz ANALISIS MIGROBIOLOGICOS: In lo 10 3 ALIMENTOS lala 10 404 CERTIFICADOS DE SALUD no 5 CARNET DE SANIDAD I eo 6 CORRESPONDENCIA ajala In SECRETARIA GENERAL, ACTAS DE SESION DE CONCEJOS: 28 RESOLUCIONES DE ALCALDIA DECRETOS MUNICIPALES 28 CONVENIOS DE COOP. TECNICA 28 RESOLUCIONES DE CONCEJO 28 ACUERDOS DE CONCEJO 28 ~ Jo for] fos |ro | ORDENANZAS MUNICIPALES 0}-0|0/0}-0}0]-0 {19 [ro Ira fro | [ro 28 EXP. DE SEPARACION CONVENCIONAL Y/O DIVORCIO ACTAS DE COMISIONES DE REGIDORES EDICTOS TRANSFERENCIA DE GESTION REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES LIBRO DE RECLAMACIONES: CORRESPONDENCIAS. A}A]5)0]0}-0]-0 No |r |19 | [ro Ins [rw SEGURIDAD CIUDADANA PARTES DIARIO ROL DE SERVICIO CERTIFICADO DOMICILIARIO. CORRESPONDENCIA alalaja N|wlala Joo loo || SERVICIOS COMUNALES PLAN DE ACTIVIDADES 10 ‘SERVICIO DE LIMPIEZA PUBLICA 10 BANOS MUNICIPALES PLAYAS Y RIBERA DE RIO 4 CORRESPONDENCIAS a)4la)a)a 19 |10 | [rs Ino 02 0 | |o0 00 SERVICIOS SOCIALES 1 REGISTRO FUNERARIO 28 CEMENTERIOS MUNICIPALES 28 30, CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES 2 a 4 SERVICIOS FJNERARIOS )4]0]/0 ns |n9 [19 |r 10 41ACTIVIDADES DE SERVICIO SOCIAL 10 PLAN DE SERVICIOS 10 lole SERVICIOS FUNERARIOS - CONTABLES 10 8 CORRESPONDENCIA s}a|a)a na |r |r |r 102 00 |oo |oo TESORERIA LIBRO DE CAJA 30 LIBRO BANCOS 30 CTA. CTE. CE PERSONAL. 30 COMPROBANTES DE PAGO 10 CAJA CHICA 10 PARTE DIARIO DE FONDOS 10 ARQUEOS 4 RELACION DE GIROS 10 RELACION DE RETENCIONES: 10 CONCILIACION BANCARIA 10 RECIBOS DE CAJA 10 TALON DE CHEQUES 10 NOTAS DE ABONO Jo> | 09 | | |c> | > | o> o> | Joo joo /83 ]83 /23 10 CORRESPONDENCIA )4}4)a)a)a}a)a|a|4)4)0}0}0 Na |19 |19 | }ro Jr0 [10 [10 ho | [9 [ho [no fo TRAMITE DOCUMENTARIO 4 REGISTROS DE INGRESOS 30 REGISTRO DE FEDATARIOS 30 CARGOS. 40 NORMAS INTERNAS 10 REGISTRO GENERAL DE INGRESOS 10 REPORTE, 10 mi Jor Jon] Joo fro CARGOS n> [no |r |r | [ro Jr 10> Jo» co | |o> [3 |B 10 DOCUMENTOS OBSERVADOS (Ley 27444 art. 125 inc.1 y 2) In loo 10 REGISTRO DE MENSAJERIA nN 10 Slole CORRESPONDENCIA lala JAlAla|alap fo ‘TRANSPORTES Y CIRCULACION LICENCIAS DE CIRCULACION ho 28 FISCALIZ. DE CIRCULAC. DE TRANSITO Io 10 SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO |Alo 40 2TERMINAL TERRESTRE lo 10 INFORMES TECNICOS. Io loo 410 CORRESPONDENCIA |i In lo 4 5 6 TURISMO. 4 PLANES DE TRABAJO 10 2 INFORMES TECNICOS 10 3 DIFUSION Y EVENTOS TURISTICOS 10 4 CORRESPONDENCIA Aja\a/4 no [n> [rs [ro 1e2 | o> | 00 Joo VASO DE LECHE COMITES DE VASO DE LECHE REGISTRO DE PADRON DE BENEFICIARIOS 30 DIRECTIVAS 30 ESTADISTICA 10 RECIBOS Y SUIAS 10 ACCION DE CONTROL - SUPERVISION 10 RECLAMOS 10 DISTRIBUCION DE PRODUCTOS 10 10 00 |~i/o> Jon | feo [ro | CORRESPONDENCIA A)4}4\4/4}4}-0|0/5 1X2} | p9 [no Iho | {9 [ro |r 16902 | 0 |00 | o> o> |19 [83 [by AG = Archivo de Gestion AP = Archivo Periférico AC = Archivo Central 43ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas ANEXO N° 86 ACTA DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS En la ciudad deo... .ececceeeseeeee s Siendo las ..............horas del dia . +++del dos mil .........., en la Oficina de Archivo Central, de la Universidad se reunid el Comité Evaluador de Documentos de designado mediante con la asistencia del seftor. Resolucién N° . sce upaeteter de : : Presidente del Comité, Abog. Asesor legal, represcntante de la(s) Oficina(s) cuya — documentacion = se’ —evaluaré. «SS. Speen tae rene a oe wees BB scars cnis — mest vo Jefe de la Oficina de Archivo Central, quien actua como Secretario del Comité. El Comité Evaluador de Documentos ha evaluado los documentos seleccionados considerados innecesarios por las oficinas de procedencia; habiendo revisado el (los) inventarios de eliminacién y confrontado las muestras documentales correspondientes. Luego de lo cual, se emite opinién favorable sobre la eliminacién de los documentos de las oficinas Ppctpeat snort He mens erect EE ; y hacen un total aproximado de .. fechas extremas soi metros lineales.* Por todo ello, el Comité Evaluador de Documentos recomienda se remita el expediente de eliminacién al Archivo General de la Nacién a fin de solicitar la autorizacién para la eliminacién de los documentos por resultar innecesarios para la institucion. Presidente del CED Asesor Legal del CED Jefe de la Oficina a Evaluar Secretario del CED (condicional @ cantidad de unidades de instalacién) 44ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direcci6n Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas ANEXO N° 8. INFORMACION GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACION PAG. 1 DE..... PAGS. A. INFORMACION GENERAL B, AUTORIZACION OFICIAL 1, SECTOR sine 7. AUTORIZACION DE IMINACION 2. ENTIDAD 3. AREAJUNIDAD. 4. ARCHIVO CENTRAL : 5. DIRECCION .-—____. aan 6.TELEFONO . -DE DOCUMENTOS AGN B. DEL DOCUMENTO ELIMINARSE 8. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE 9, METROS LINEALES A ELIMINARSE C. APROBACION INTERNA 10. LUGAR Y FECHA FIRMA Y SELLO UNIDAD DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO CENTRAL 45ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas INVENTARIO REGISTRO PAG. 2 DE.. i N° DE 2. DESCRIPCION DE LAS" SERIES BSERVAGION ORDEN DOCUMENTALES 3. FECHAS EXTREMAS 4 46ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas ANEXO N° 88. GLOSARIO 1..ACTA: Documento formal que consigna la decisién de un cuerpo: legislativo 0 una autoridad publica. 2. ARCHIVERO: Especialista, encargado de la administracion de documentos y archivos y de conducir el Sistema de Archivo Institucional. 3.- ARCHIVO CENTRAL: Organo Administrativo de Archivos responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas de una institucién. Asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestion y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con e Archivo General de la Nacién. 4.- ARCHIVO PERIFERICO: Nivel de archivo responsable del mantenimiento y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestion y de transferirlos al Organo de Administracién de Archivos (Archivo Central). Se constituiran cuando la complejidad de funciones, nivel de especializacion y ubicacién fisica de las unidades organicas asi lo requieran. 5.- ARCHIVO DEGESTION: Nivel de archivo responsable de la organizacién, conservacién y uso de la documentacién recibida o Producido por una entidad organica y de transferirla al Archivo Periférico © al Organo de Administracién de Archivos (Archivo Central) 6.- BASE DE DATOS: Son registros de diversa informaci6n, de una misma estructura. 7.- CODIGO: Atributo literal y/o numérico que se da a un documento o agrupacién documenta 8.- CONSULTA: _ Servicio archivistico que consiste en brindar al usuario informacién sobre los documentos que se conservan en un archivo. 9.- COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Designado por la mas alta autoridad encargado de conducir el proceso de Formulacién del Programa de Control de Documentos, de eliminacién de documentos y transferencia documental 10. COPIAS CERTIFICADAS: —Reproduccién fiel de un documento por un funcionario ptiblico que acredite la necesidad formal del mismo. 47ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccién de Normas Archivisticas 11. CUADRO DE CLASIFICACION: Documento de consulta que orienta fa agrupacién del acervo documental en secciones y series permitiendo conocer la estructura orgénica con su correspondiente signatura 12, DOCUMENTO: Se entiende en su acepcién extensiva y comprende entre otros material impreso, manuscrito, mecanografiado, grafico, fotografico, sonoro, filmico y audiovisual. 13. ELIMINACION: Procedimiento archivistico que consiste en la destruccién de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacién 14. ETAPAS : Avance parcial y total en el desarrollo de una accién. 415, MANUAL: Documento que contiene acciones a realizar de manera sistematica. 16. ORGANIZACION DOCUMENTAL: Es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. 17. PLAZOS DE RETENCION: Tiempo en que debe permanecer la documentacién en cada nivel de archivo. 18.PRESTAMO; Objetivo fundamental de todo archivo que consiste en poner los formatos a disposicién de los usuarios. 19.PROCEDIMIENTO: Secuencia de acciones concadenadas entre si, que ordenadas en forma légica permite cumplir con un objetivo predeterminado. 20, ROTULAR: Colocar una signatura que identifique las unidades de Instalacion. 21. SERIE: Conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad. 22. TABLA DE RETENCION: —Documento de gestion que establece los plazos de retencién de las series documentales. 23. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: Es un __procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retencién establecidos en el programa de control de documento, 48ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Direccién Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio Direccion de Normas Archivisticas 24, TUPA:: Texto Unico de Procedimientos Administrativos. 25. UNIDAD DOCUMENTAL: La unidad menor indivisible puede ser simple 0 compuesta. 26. UNIDAD DE CONSERVACION: Material adecuado donde se colocan y conservan los documentos (files, cajas, paquetes etc. ) 27. USUARIO : Persona que se sirve de los documentos del archivo. 49