Cartilla Unidad 7 - Word Avanzado

UNIVERSIDAD CATLICA
DE
SANTIAGO DEL ESTERO
D.A.S.S.
SCIENTIA DEO ET PATRIE SERVIRE
INFORMATICA APLICADA
Destinado a:
Lic. en Administracin
Docente Responsable:
Ing. Laura A. Garay
CARTILLA TEORICA - UNIDAD N 7
(PRIMERA PARTE)
AO 2014
Universidad Catlica de Santiago del Estero
Departamento Acadmico San Salvador
rea: Cs. Econmicas
Contenido
APLICACIN AVANZADA PROCESADOR DE TEXTOS: WORD AVANZADO ........................3
TABLAS: Operaciones..........................................................................................................................3
COMENTARIOS ....................................................................................................................................4
INSERTAR UN COMENTARIO ................................................................................................................4
BUSCAR UN COMENTARIO ..................................................................................................................5
ESTILOS .................................................................................................................................................6
APLICAR ESTILOS ................................................................................................................................6
CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS ...........................................................................................8
Crear Un Estilo ..................................................................................................................................8
El Organizador ............................................................................................................................... 11
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................. 11
TABLAS DE CONTENIDO AUTOMTICAS ........................................................................................... 11
INSERTAR TABLAS DE CONTENIDO ................................................................................................... 12
ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................ 14
ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO .............................................................................................. 15
PLANTILLAS ....................................................................................................................................... 15
UTILIZACIN DE LAS PLANTILLAS DE W ORD .................................................................................... 16
CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS W ORD 2007 ....................................................... 20
Disear el documento Word 2007. ............................................................................................... 20
Guardar como plantilla.................................................................................................................. 20
Elementos que se guardan en una plantilla. ................................................................................. 20
FORMULARIOS ................................................................................................................................. 21
PROPIEDADES COMUNES DE LOS CONTROLES ............................................................................... 21
Controles de contenido ................................................................................................................. 22
PROTEGER FORMULARIOS ............................................................................................................... 23
COMBINAR CORRESPONDENCIA ............................................................................................... 24
CONCEPTOS PREVIOS ...................................................................................................................... 25
Documento principal. .................................................................................................................... 25
Origen de datos. ............................................................................................................................ 25
CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL ................................................................................................. 25
LA PESTAA CORRESPONDENCIA ................................................................................................... 30
Insertar campos de combinacin .................................................................................................. 31
Ver datos combinados................................................................................................................... 32
Desplazarse por los registros ........................................................................................................ 33
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rea: Cs. Econmicas
Buscar un registro ......................................................................................................................... 33

Destinatarios de combinar correspondencia ................................................................................ 34
Filtrar destinatarios ....................................................................................................................... 35
Ordenar destinatarios ................................................................................................................... 37
Asignar campos ............................................................................................................................. 37
Combinar al imprimir .................................................................................................................... 39
Combinar en correo electrnico ................................................................................................... 39
INSERTAR GRFICOS DE EXCEL ................................................................................................ 40
SEGURIDAD ....................................................................................................................................... 41
PROTEGER UN DOCUMENTO DE WORD CON CONTRASEA ............................................................ 41
Protecciones de accesos: .............................................................................................................. 42
Protecciones de formato o edicin: .............................................................................................. 42
PROTECCIN DE APERTURA ............................................................................................................ 43
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rea: Cs. Econmicas
Unidad 7: Aplicacin Avanzada Procesador de textos y Planilla de Clculos
Procesador de Textos. Combinar correspondencia. Estilos. Tabla de Contenidos.

Operaciones en Tablas. Proteger documentos. Plantillas
Planilla de Clculos. Macros. Tablas Dinmicas. Funciones: BuscarV, BuscarH, Elegir,
SI, Y, O, Ahora(), Dia, Mes, Ao, Dias360, DiaSem, Hoy, Sumar.Si.Conjunto,
Concatenar, Mayusc, Minusc, Moneda, NomPropio, Filtro Avanzado. Proteccion y
Validacin. Plantillas
APLICACIN AVANZADA PROCESADOR DE TEXTOS: WORD

AVANZADO
TABLAS: Operaciones
Al igual que en Excel, en Word tambin es posible realizar clculos sencillos como sumas,
promedios, etc. directamente en las tablas. Para ello realice lo siguiente:
1. Inserte la tabla y escriba los datos de donde obtendr los clculos.
2. Posicionarse en la celda de la tabla donde se desea insertar una formula o funcin, ir a

la ficha Presentacin, y en el grupo Datos presionar el botn Frmula.
En la ventana Frmula borrar las frmulas mostradas y escribir la frmula o pegar una
funcin de las predeterminadas y si se desea especificar tambin un formato adecuado para
el resultado, por ultimo presionar el botn Aceptar.
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rea: Cs. Econmicas
Aparecer en la tabla el resultado de la operacin y se necesitar repetir el paso anterior

hasta realizar todas las operaciones.
NOTA Si lo desea en cualquier momento puede modificar los valores de los operadores,
pero los resultados no se actualizarn de manera automtica, necesitar seleccionar las
celdas que contienen las frmulas y funciones que desee actualizar y presione F9.
COMENTARIOS
Los comentarios son una herramienta muy til cuando se comparte un documento con
varias personas, sino se desea realizar cambios sobre el documento original pero se quiere
matizar o apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo
vean el resto de personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que se lo

indiquemos a la hora de imprimir.
INSERTAR UN COMENTARIO
Para insertar un comentario sobre el documento se deben seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual se va a crear un comentario.
- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario
Se resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento

unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde se puede
introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que se est se mostrar de una manera o de otra. Por ejemplo
estando en vista Normal o Lectura aparece una seccin lateral con el globo del comentario
a la derecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo
primero que indica es que es un comentario, entre
corchetes escribe las iniciales del autor (AC--> Anbal
Cceres) y el nmero de comentarios que ha realizado
este autor, a continuacin muestra el texto del
comentario.
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rea: Cs. Econmicas
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver
los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin.
Para ello se debe desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde se lo
quiere mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma
vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como se ve en la imagen

de abajo.
Se observa que en el panel se da algo ms de informacin por ejemplo en el centro se

muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando
introdujo el comentario y un regln ms abajo muestra el comentario.
El resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios.
Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos
encontremos
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos
encontremos
Elimina el comentario seleccionado
BUSCAR UN COMENTARIO
Si el documento es revisado por varias personas y se quiere encontrar un comentario de
una persona en concreto, se los puede buscar accediendo al dilogo Ir a mediante la
pestaa Inicio, desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto
Ctrl + I como F5.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, se selecciona de la lista

Comentario y en el cuadro despegable de la derecha se puede escoger el autor, con los
botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo es posible desplazarse por los comentarios
de ese autor.
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rea: Cs. Econmicas
ESTILOS
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de
utilizar estilos es que con un solo clic se aplican varias caractersticas de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo

Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y prrafo
alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear estilos personales, con las
caractersticas de formato que deseemos.
Por ejemplo, se puede definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos,
otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando se quiere resaltar
algo importante del texto, etc.
Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos
permite trabajar ms eficientemente.
APLICAR ESTILOS
Para acceder a los Estilos se lo puede hacer desde la pestaa Inicio en el grupo de
herramientas Estilo. Desde all tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilo.
Para acceder al cuadro de dilogo Estilo,

hacer clic en el botn inicializador del cuadro
de dilogo Estilo , que se encuentra en la
parte inferior del grupo de herramientas
Estilo (pestaa Inicio).
En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea,

simplemente se selecciona el texto que se desea modificar y luego hacer clic en el Estilo
deseado. Si se hace clic en el botn , se puede ver la totalidad de estilos predefinidos.
IA_Unidad 7 6
rea: Cs. Econmicas
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento

desde el cuadro de dilogo Estilos slo se tiene que
seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que
se muestran en el panel Estilos.
Si se hace clic en Borrar todo, el texto seleccionado

volver al estado original, es decir, sin ningn tipo de
formato.
Si antes de aplicar un estilo no se ha seleccionado un

texto, se aplicar el estilo al texto que se inserte a partir de
ese punto hasta que se vuelva a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que

representan, de esta forma se puede ver el efecto que
tiene el estilo que se va a aplicar sobre el texto, para ello
hacer clic en el cuadro de verificacin Mostrar vista
previa.
El botn Inspector de Estilos abre un cuadro de

dilogo que permite observar el estilo aplicado haciendo
clic sobre cualquier parte del texto.
Debajo puede observarse el botn Mostrar Formato,
En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de
alineacin, el tamao de la fuente, etc. Tambin se pueden ver los atributos referentes al
Prrafo, como la alineacin, nivel de esquema, etc.
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rea: Cs. Econmicas
CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS
Crear Un Estilo
Para crear un estilo de una
manera fcil lo mejor es
definir el estilo en una parte
del documento. Es decir,
aplicar todas las
caractersticas de formato
que se quiere que formen el
nuevo estilo a un trozo del
documento.
A continuacin hacer clic en

el botn Nuevo Estilo del
panel Estilos, se abrir el
cuadro de dilogo Crear
nuevo estilo a partir del
formato, escribir el Nombre
del nuevo estilo y pulsar
Aceptar.
IA_Unidad 7 8
rea: Cs. Econmicas
El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las caractersticas del formato que se tiene
definido hasta ese momento.
Por ejemplo, en la imagen se puede ver que el estilo que se va a definir tiene fuente Arial, 16
pt, Cursiva y Centrado, si ahora se quisiera aadir el estilo negrita no se tendra ms que
hacer clic en el botn negrita.
Si se prefiere crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo se tiene
que seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el Nombre del nuevo estilo en el
Cuadro de estilos y pulsar la tecla Enter.
Modificar Un Estilo:
Para modificar un estilo se debe ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que se quiere
modificar, al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin
Modificar..., como se puede ver en la imagen de la derecha en la que se ha seleccionado el
estilo aulaClic_nuevo. Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que se puede ver en
la imagen siguiente.
En este cuadro de dilogo se pueden modificar las caractersticas del formato que se
desee, para ello existen unos botones con los elementos del formato ms usuales, como
son el tipo de fuente, el tamao, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin,
interlineado, sangras, ...
A continuacin se puede ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada modificacin que
se haga se ver reflejada de forma inmediata en esta ventana, as se podr tener una idea
del nuevo aspecto del estilo.
Debajo de la ventana de la vista previa hay una lnea donde estn descriptas todas las
caractersticas del estilo.
IA_Unidad 7 9
rea: Cs. Econmicas
En el caso de la imagen el estilo tiene fuente Verdana y negrita.
Borrar Un Estilo:
Para borrar un estilo se debe ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que se quiere borrar,
al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin Eliminar...,
como se puede ver en la imagen.
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente
de los prrafos que tuvieran aplicado ese estilo.
Preferencias entre estilos:

Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el
formato de forma manual, sin aplicar estilos. Entonces, Qu ocurre si un prrafo de un
documento tiene aplicado un estilo y se quiere aplicarle un formato manual?.
Como se ha visto hay diferentes tipos de estilos, estilos creados por el usuario, predefinidos
por Word, estilos de carcter, de prrafo, etc. Cmo interactan los diferentes tipos de
estilos entre s? Qu preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos sobre
un documento?
IA_Unidad 7 10
rea: Cs. Econmicas
Planteado el tema as parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya que se

aplican unas normas de sentido comn que hace que en la mayora de las ocasiones no
haya ningn problema.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos
conflictos que requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagine que se tiene un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en
cursiva (adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto se le aplica un
formato carcter que tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el
resultado? Pues esa cierta palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal.
La razn es que Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del
resto de texto, y como el resto del texto est en cursiva, para que se diferencie la pone en
estilo normal. Lo cual es bastante lgico.
mbito de un Estilo:
Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qu documentos estar visible. Es
decir, cundo aparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o
cundo aparece en la lista del panel de Estilos.
Como norma general un estilo slo est visible en el documento en que se crea. Si se marca
la casilla Documentos nuevos basados en esta plantilla estar visible en todos los
documentos que se creen con esa plantilla. En cualquier caso, slo est visible para los
nuevos documentos no para los antiguos. Una forma de saltarte esta norma es con el
Administrador, como vers ms abajo. Otra forma es mostrar todos los estilos en el panel
de Estilos.,
El Organizador
Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en funcin de la plantilla a la que
pertenece y si se han creado nuevos estilos para l. Pero hay una herramienta que permite
hacer que un documento tenga acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama
Administrador.
El Administrador tambin permite ver todos los estilos que existen y decidir si hay estilos
duplicados, si hace falta alguno nuevo, si hay que cambiar de nombre algn estilo, etc., es
decir, como su propio nombre indica ayuda a administrar los estilos
TABLA DE CONTENIDO
Las tablas de contenido permiten generar de forma rpida y sencilla ndices del contenido
del documento, siempre y cuando este contenga estilos de Titulo. Para crear una tabla de
contenido realice lo siguiente:
TABLAS DE CONTENIDO AUTOMTICAS

1. Escriba en el documento texto que contenga estilos de titulo.
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2. Coloque el cursor donde desea insertar la tabla de contenido.

3. Vaya a la ficha Referencias , en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de
contenido.
4. En la ventana desplegada seleccione el tipo de tabla de contenido deseado.
INSERTAR TABLAS DE CONTENIDO

1. Escriba en el documento texto que contenga estilos de ttulo.
2. Copie o repita ese mismo texto en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido y
seleccinelo.
3. Vaya a la ficha Referencias en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de
contenido.
4. En la ventana desplegada seleccione Insertar tabla de contenido.
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rea: Cs. Econmicas
5. En la ventana Tabla de contenido seleccione las opciones deseadas segn como

desee que se muestre la tabla de contenido.
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rea: Cs. Econmicas
Vista preliminar Visualiza como quedara la tabla antes de

ser insertada en el documento.
Mostrar nmeros de pgina Muestra en la tabla de contenido los
nmeros de pgina donde se encuentra el
texto con los diferentes estilos de ttulo.
Alinear, nmeros de pgina a la derecha Coloca dichos nmeros en el margen
derecho del documento.
Carcter de relleno Permite seleccionar diferentes caracteres
para rellenar los espacios.
Formatos Permite seleccionar diferentes formatos para
la tabla de contenido.
Mostrar niveles Indica los estilos de ttulo que se
visualizarn en la tabla de contenido.
Vista previa de Web Muestra en formato para la Web la tabla de
contenido.
Usar hipervnculos en lugar de nmeros Cambia el formato de hipervnculo para la
de pgina Web a los nmeros de pgina del
documento.
ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO

Si se agreg o quit ttulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, se
puede actualizar rpidamente la tabla de contenido.
1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla.
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2. Haga clic en Actualizar slo los nmeros de pgina o en Actualizar toda la tabla.
ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO

1. En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de
contenido.
2. En la ventana desplegada haga clic en Quitar tabla de contenido.
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de
IA_Unidad 7 15
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todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la
configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina.
Una plantilla puede ser til cuando se usan muchas veces un documento con la misma
estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya
que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de

documento es plantilla de documento (.dotx)
La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word

normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado
original, de forma que se la puede utilizar cuantas veces se quiera.
Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que se abre un documento nuevo se est
utilizando la plantilla Normal.dotx.
Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo documento.

Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que
tienen por defecto los documentos nuevos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se la debe abrir, hacer los cambios que se
desean y posteriormente guardarla.
Si por cualquier motivo se han realizados demasiados cambios y no se recuerda cmo

estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original borrndola, es decir
eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La prxima vez que se abra Word con un
documento nuevo se crear automticamente.
Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc.
stas pueden ser utilizadas tal cual o pueden ser modificadas para adaptarlas segn se
necesite, tambin se pueden crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con

controles ms complejos.
UTILIZACIN DE LAS PLANTILLAS DE WORD

Para utilizar las plantillas hay que abrir un
documento Nuevo desde el botn Office
, como se puede ver en esta imagen.
Si se lo hace de la primera forma se abrir el

panel Nuevo documento que se puede ver en
esta imagen.
El panel Nuevo documento permite realizar

algunas de las cosas ms habituales cuando
se est creando un nuevo documento, como
abrir un documento nuevo en blanco o abrir un
nuevo documento a partir de otro ya existente.
Tambin permite crear un documento nuevo a
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rea: Cs. Econmicas
partir de una plantilla, que es lo que se ver a continuacin.
Como se puede ver en la imagen hay varias posibilidades a la

hora de elegir una plantilla:
Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin se

accede al sitio web de Microsoft dnde hay varias plantillas que
se pueden utilizar, desde esta pgina Web es posible descargar
las plantillas que se desee.
Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las

plantillas disponibles en el disco duro de la computadora.
Destacado permite elegir entre las plantillas ms usadas en la

computadora.
Mis plantillas, donde aparecern las que se hayan creado.
Este cuadro de dilogo muestra las plantillas disponibles sobre

el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos
interese.
Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior

derecha del cuadro de dilogo, puesto que ahora se quiere
crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no se
desea modificar la plantilla.
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rea: Cs. Econmicas
A continuacin se observa un documento como el de la siguiente imagen, en el que habr

que sustituir los nombres genricos de la plantilla como Compaa por el nombre que
corresponda, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic aqu y
escriba....
As se consigue escribir un documento con los datos deseados, como se puede ver en la
imagen siguiente.
Ahora slo queda guardarlo como se hace con cualquier otro documento y la plantilla
quedara en su estado original.
IA_Unidad 7 18
rea: Cs. Econmicas
De esta forma, utilizando plantillas, es posible crear tantos documentos como se necesiten
sin tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.
Observar dos cosas importantes.
Automticamente Word 2007 se ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta

donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios.
Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la pestaa General
cuando se quiera abrir una plantilla.
El campo Guardar como tipo est rellenado con Plantilla de Word 2007. Esto es as
porque anteriormente, al abrir la plantilla, se elige Plantilla en el
campo Crear nuevo.
Slo resta darle otro nombre a la plantilla (si se quiere conservar

la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Ya se tiene una
plantilla propia para mandar faxes.
Para utilizarla hay que realizar lo que se explic en el punto anterior

y se comprobar como la nueva plantilla, Fax_BusinessComp, ya
aparece para utilizarla normalmente en la opcin Mis Plantillas.
Nota: La carpeta Plantilla puede estar situada en distintos sitios segn el sistema operativo
y la instalacin de Word 2007.
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CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD 2007

Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2007 es posible
crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento.
De esta manera, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 se tendr
que:
Disear el documento Word 2007.

Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, se podra
incluir campos del estilo "Haga clic aqu..." , aunque no es necesario que una plantilla
contenga estos campos. Por supuesto, tambin es posible partir de un nuevo documento en
blanco para disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla.

Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de
documento. Como ya se vi, automticamente Word 2007 se colocar en la carpeta
Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento se
podr utilizar la nueva plantilla desde la carpeta General.
Si se guarda la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no se ver la nueva plantilla
junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.
Elementos que se guardan en una plantilla.

Como se ha explicado anteriormente en una plantilla se guarda un documento base con
todas sus caractersticas de formato, pero hay otras cosas que tambin se guardan en la
plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarn con ella.
Si se modifican las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos estas

modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.
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rea: Cs. Econmicas
Si se crean o modifican entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.
Lo mismo sucede con las macros y otros elementos.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007. De ah la

potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2007.
FORMULARIOS
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas
los completen y los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la introduccin y
uso de formularios en nuestros documentos. Es posible, en un documento de texto, definir
un formulario incluyendo cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el lector del
documento podr rellenar los datos que se le soliciten, de forma parecida a como se
rellenan los documentos basados en plantillas.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser
rellenado por el lector. Para el texto a rellenar se deben definir controles, campos
especiales que permiten introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero se debe activar la
Ficha de Programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, se debe ir a las Opciones
de Word, en el Botn Office. En la seccin Ms frecuentes, se buscar y marcar la
opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
Ahora, disponemos de una nueva pestaa, llamada Programador.
PROPIEDADES COMUNES DE LOS CONTROLES

En la seccin Controles se encuentran los distintos tipos de controles que se pueden
agregar al documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde se quiere insertar el control y
hacer clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.
IA_Unidad 7 21
rea: Cs. Econmicas
Una vez insertado el control, es posible modificar sus propiedades, seleccionndolo

haciendo clic sobre l, y pulsando en .
Todos los controles comparten las siguientes

propiedades:
El Ttulo mostrar el texto que se escriba al

editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre:
se mostrara
La Etiqueta sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo
Diseo .
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, se impedir que el

lector pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no se podr
editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando se crea el formulario, los usuarios que lo
rellenen las vern.
Los controles que incorporen texto, mostrarn

tambin opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que

al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido
por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto, se debe pulsar en , hacer clic sobre el control e
introducir el nuevo texto. El texto que se escriba se mostrar como ayuda
Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido y Texto

permite introducir un cuadro de texto, que el usuario podr rellenar. La diferencia entre
ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o
no, que se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla Enter.
Si se marca Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este

se crear como texto normal y el control desaparecer.
IA_Unidad 7 22
rea: Cs. Econmicas
El control Imagen , permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.
Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre
una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado
aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista
aparece ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes.
Para introducir los valores del desplegable, se lo debe hacer desde las Propiedades del
control.
El botn Agregar... permite aadir un

nuevo valor.
Se puede modificar o eliminar uno

existente, con los botones Modificar... y
Quitar respectivamente.
Se puede modificar el orden en que se

mostrarn con los botones Subir y Bajar.
El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcar una fecha.
En las propiedades de este control, se tienen todas las opciones para especificar con qu
formato se desea que aparezca la fecha.
PROTEGER FORMULARIOS
Para crear un formulario, se debe disear el documento como un formulario normal,
aplicando estilos y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde
el usuario debe introducir la informacin.
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rea: Cs. Econmicas
Pero ahora queda un ltimo paso, si se dejara el

documento tal cual, el usuario podra editar y eliminar lo
que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda
rellenar el formulario, se debe proteger el documento de
la siguiente forma:
Primero, se debe marcar la opcin Restringir formato y

edicin, en el desplegable del botn Proteger
documento.
Se abre as el panel Restringir formato y edicin.
La opcin que interesa para rellenar formularios, se la elige en la seccin Restricciones de

edicin, seleccionando la opcin Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, se pulsa el botn S, aplicar la proteccin.
Se muestra un dilogo en el que se puede elegir una contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la contrasea.
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si se lo hace

como una plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que se
ha creado, y guardar lo que rellenen como un documento normal
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma se podrn obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
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rea: Cs. Econmicas
Por ejemplo, se puede escribir cartas personalizadas, en las que slo se escribe el texto fijo
(el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables
(los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma se puede generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas,

la impresin de sobres, generar recibos, etc.
CONCEPTOS PREVIOS
Cuando 'combinamos correspondencia', se estn utilizando dos elementos fundamentales:
el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor
del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que se van a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso se puede ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila
correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del
cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de

correspondencia, all hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
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rea: Cs. Econmicas
Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este
asistente es muy sencillo, va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opcin deseada.
En primer lugar se tiene que elegir el tipo de documento que se quiere generar (cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.)
Seleccionar Cartas y hacer click en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a

partir de la cual crearemos el documento combinado.
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rea: Cs. Econmicas
Debajo de las tres opciones se tiene una explicacin de la opcin seleccionada en este
momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
En el paso 3 se selecciona el origen de datos, como ya se dijo antes, se puede utilizar una
lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word,
etc...), se puede utilizar contactos de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si se selecciona la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer
clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si se selecciona la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de

Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la
carpeta.
Si se selecciona la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la

opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos

de origen de datos en el que se indicar de dnde se tomarn los datos:
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rea: Cs. Econmicas
En el campo Tipo de archivo: se selecciona el tipo de archivo donde se encuentra el origen

de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de
datos Access (*.mdbx;..) si se tienen los datos en una tabla de base de datos Access, el
tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si se tienen los datos en una hoja Excel, el tipo
Documentos de Word (*.docx) si se tienen los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: se indica la carpeta donde se

encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del
tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo quedar hacer doble clic sobre el
archivo que contiene el origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el
campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l se ven los datos que se combinarn y se pueden aadir opciones
que vern ms adelante.
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rea: Cs. Econmicas
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente.
En este paso se redacta en el documento abierto el texto fijo de la carta (si no estaba escrito
ya) y se aaden los campos de combinacin. Para
ello hay que posicionar el cursor en la posicin
donde se quiere que aparezca el campo de
combinacin y a continuacin se hace clic en el
panel de tareas sobre el elemento que se quiere
insertar.
Se puede insertar un Bloque de direcciones...,

una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico...
(si se tiene la utilidad instalada), o Ms
elementos.... En la opcin Ms elementos...
aparecer la lista de todos los campos del origen
de datos y se podr elegir de la lista el campo a
insertar.
Cuando se haya completado el documento se hace

clic en Siguiente para pasar al paso 5 del
asistente.
En este paso se examinan las cartas tal como se

escribirn con los valores concretos del origen de
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rea: Cs. Econmicas
datos.
Se puedemn utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, se puede Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en
el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error
detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si se quiere guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario se hace clic en Editar
cartas individuales... En este caso permite elegir combinar todos los registros, el
registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal
sin combinacin.
Si no se quiere realizar ninguna de las acciones anteriores se cierra el panel de tareas.
LA PESTAA CORRESPONDENCIA
IA_Unidad 7 30
rea: Cs. Econmicas
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas se puede abrir
el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya se han visto, pero tambin se
pueden utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
: Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal

como se vi con el asistente.
: Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludo tal

como se vi con el asistente.
: Permite insertar en la posicin del cursor un campo del

origen de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los

datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms
fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos..
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.
En este men se podr utilizar una barra de desplazamiento para moverse por los diferentes
destinatarios. Tambin se podr buscarlo o comprobar algn tipo de error por parte del
usuario en la creacin de la carta.
Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de
la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la
lista de todos los campos del origen de datos, se selecciona el campo a insertar y se hace
clic en el botn Insertar. Se puede insertar as todos los campos que se deseen.
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rea: Cs. Econmicas
El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un
campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
La imagen muestra un ejemplo de un documento con campos de combinacin.
Ver datos combinados

Si se quiere ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los
datos.
La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de
datos.
Si se est visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar

los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer
clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecern resaltados
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rea: Cs. Econmicas
Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos
que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir

directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro.
Por ejemplo, 1 indica que se est en el primer registro, si se sustituye ese 1 por un 4, se
visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un
registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos
casos se utiliza el botn . Permite ir a un registro concreto indicando

el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada

que se observa a continuacin
En Buscar: se escribe el valor que se quiere buscar
En Buscar en: se elige el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente.
Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, lo indica mediante un

mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese

momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no
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rea: Cs. Econmicas
haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si se quiere que siga
buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un

cuadro de dilogo donde se puede seguir buscando otro registro con las mismas
caractersticas.
Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque se tengan los datos en un origen que no es Word, es posible ir desde Word a
modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que
las cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso es posible introducir
condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez
de todos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo

Destinatarios de combinar correspondencia donde se podr hacer todo esto.
En este cuadro aparece una grilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de
datos que se combinarn con el documento principal).
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o
mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...).
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rea: Cs. Econmicas
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para
indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas
marcadas, si se desea que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo
se debe desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.
Si se quiere modificar el valor de algn dato almacenado se hace clic sobre el origen de
datos en la parte inferior y se clickea en Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu es posible cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar
entrada donde se puede introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer
destinatario que tenga el valor en ese campo.
Si se quiere introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios
que le interesan, se hace clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el siguiente
cuadro de dilogo
Filtrar destinatarios
Si se desea filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo se quieren los clientes de Barcelona), primero hay que situarse en
el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el
icono , a continuacin se hace clic en la flecha que est en el

encabezado del campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.

IA_Unidad 7 35
rea: Cs. Econmicas
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo
poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la
poblacin del origen de datos (en este caso existen clientes de Barcelona, Valencia, Madrid
y Alicante). Si se selecciona uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los
destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar:
En la pestaa Filtrar registros se coloca la condicin que debern cumplir los registros del
origen de datos que se quiere que salgan combinados. Se puede poner una condicin o
varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin.
En Campo: se selecciona el campo que va a formar parte de la condicin.
En Comparacin: se selecciona el tipo de comparacin que se utilizar. Los tipos de

operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).
Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no se quiere que salgan
combinados los clientes que no tengan direccin, se selecciona Campo: direccin y
Comparacin: No vaco, en Comparado con: no se pondr nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la
comparacin es Vaco o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de
esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Se podrn utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar

condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco,
sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones se hace clic en el botn Borrar todo.
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rea: Cs. Econmicas
Una vez formulada la condicin se sale haciendo clic en Aceptar.
Ordenar destinatarios
Si se quiere ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo se
desea que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil
entregarlas a los empleados), se hace clic en el nombre de la columna que se quiere
ordenar y se ver que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si se vuelve a hacer
clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin se puede ordenar por varios campos por ejemplo se quiere ordenar las cartas por
provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por
apellidos. En este caso hay que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que se quiere ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
Slo hay que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual se quiere ordenar los
registros, y si se quiere ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de
mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo saldran las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una misma
provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Asignar campos
Se ha visto que es posible indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de
saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse
al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque
coincidir con los nombres que tiene el origen de datos, pero esto no es problema ya que
IA_Unidad 7 37
rea: Cs. Econmicas
existe la utilidad de Asignar campos, esta utilidad permite decirle a Word cmo se llama el
campo estndar en el origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin
necesaria.
El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde se definen estas

asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que se vea en pantalla
un botn Asignar campos....
En este cuadro se tiene a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar
Word en combinar correspondencia y a la derecha se indica el nombre del campo del
origen de datos que corresponde al campo estndar.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo
estndar, Word hace automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de
datos hay un campo que se llama apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama
provincia, como tambin son nombres de campos estndares, Word sin preguntar ha
definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares se tendra que desplegar la
lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no se utilizar la opcin

Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y
cuando Word necesite una asociacin no definida lo preguntar o se ver que falta algo.
IA_Unidad 7 38
rea: Cs. Econmicas
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la
combinacin
Al hacer clic en l aparece el siguiente cuadro de dilogo.
Es posible imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los
filtros), el Registro actual (el que se est visualizando en este momento, o un grupo de
registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: se escribe el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en

blanco indica desde el primero.
En Hasta: se escribe el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2
Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
Combinar en correo electrnico

La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado
de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin
del correo electrnico es evidente que esta utilidad permite ahorrar mucho trabajo.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar

qu grupo de registros se quiere enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) se
deben completar los parmetros del mensaje a enviar.
IA_Unidad 7 39
rea: Cs. Econmicas
En Para: se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail

del destinatario.
En Asunto: se escribe el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje,

puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.
INSERTAR GRFICOS DE EXCEL
Word 2007 utiliza Excel para representar informacin numrica en forma grfica.
Para insertar un grfico ir a la pestaa Insertar, y hacer clic en el botn Grfico.
IA_Unidad 7 40
rea: Cs. Econmicas
Aparecer un cuadro de dilogo desde donde se podr seleccionar el tipo de grfico que se
quiere insertar. Seleccionar uno de los de la lista y pulsar Aceptar.
Aparecer un grfico similar a este y la cuadrcula (Hoja de datos) que se observa en la

siguiente imagen.
Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir
nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El
grfico se dibuja automticamente a partir de los datos introducidos.
Es posible modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico , que

aparece en la pestaa Diseo, cuando se hace clic en un grfico.
Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que se podrn indicar muchas de las
opciones de presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc...
Desde la pestaa Formato es posible establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto
globalmente como de cada uno de sus componentes.
SEGURIDAD
PROTEGER UN DOCUMENTO DE WORD CON CONTRASEA

Lo primero que se debe saber a la hora de proteger un documento de Microsoft Word 2007
es que existen dos tipos diferentes de protecciones:
Protecciones de accesos.
Protecciones de formato o edicin.
IA_Unidad 7 41
rea: Cs. Econmicas
Se accede a la ficha Revisar de la cinta de opciones y se clickea en el botn Proteger

documento.
Protecciones de accesos:
En el apartado Administrar credenciales se podr determinar quin tendr acceso al
documento y quin no. Para ello se debe disponer de un servidor de administracin que es
quien administra a los usuarios de la red.
Protecciones de formato o edicin:

Para proteger el documento de cambios de formato o
cambios de edicin se deber seleccionar Restringir
formato y edicin del botn Proteger documento.
Aparecer un panel de opciones a la derecha como este:
Restricciones de formato: protege el documento de

manera que no se le pueda aplicar otro formato que el de
los estilos definidos. Para definir los estilos que se
permiten utilizar se debe clickear la opcin
Configuracin que aparece justo debajo de la casilla de
activacin.
Restricciones de edicin: protege el documento de

manera que no se pueda modificar su contenido:
Marcas de revisin: slo permite aadir marcas de

revisin al documento protegido.
Comentarios: slo permite aadir comentarios al documento protegido.
Rellenando formularios: slo permite aadir contenidos en los campos de formulario
definidos en el documento.
Sin cambios (slo lectura): no permite aadir ningn tipo de contenido al documento
protegido.
En el apartado de Excepciones (opcional) se pueden seleccionar los usuarios a los que no

se quiere que esta proteccin les afecte.
Una vez asignado el tipo de proteccin, se debe pulsar el botn S, aplicar la proteccin
donde se podr aadir una contrasea.
IA_Unidad 7 42
rea: Cs. Econmicas
PROTECCIN DE APERTURA
Para proteger un documento para que no los abran o modifiquen otras personas, existe la
opcin de guardarlos bajo contrasea. Esto se puede realizar en cuatro sencillos pasos.
1. Acceder al documento Word y pulsar sobre el smbolo de Office, situado en el extremo

izquierdo superior del programa. Clickear sobre la opcin Guardar como y seleccionar
Documento de Word.
2. Poner un nombre al documento y pulsar sobre la opcin Herramientas, en la parte

inferior del recuadro. Acceder a Opciones Generales.
IA_Unidad 7 43
rea: Cs. Econmicas
3. Ahora, dentro del campo Contrasea de apertura se deber escribir la contrasea

deseada para proteger su apertura. Si lo que se quiere es proteger la escritura, se
deber cumplimentar el campo Contrasea de escritura. Al terminar y pulsar
Aceptar, el sistema pedir reescribir la contrasea.
4. Cada vez que se quiera acceder al documento, el sistema de Microsoft Word solicitar la
contrasea. Hay que tratar de no olvidarla porque no son recuperables. Pero si lo que se
quiere es dejar de proteger los documentos, hay que seguir los mismos pasos, eliminar
las contraseas y pulsar en Aceptar.
IA_Unidad 7 44
rea: Cs. Econmicas
Nota: Se puede utilizar el mismo sistema para proteger todo tipo de archivos de la marca
Microsoft Office: presentaciones PowerPoint, hojas de clculo Excel y hasta Libros de
Access.
IA_Unidad 7 45

Cartilla Unidad 7 - Word Avanzado

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UNIVERSIDAD CATLICA

SCIENTIA DEO ET PATRIE SERVIRE

CARTILLA TEORICA - UNIDAD N 7

Buscar un registro ......................................................................................................................... 33

Unidad 7: Aplicacin Avanzada Procesador de textos y Planilla de Clculos

Procesador de Textos. Combinar correspondencia. Estilos. Tabla de Contenidos.

APLICACIN AVANZADA PROCESADOR DE TEXTOS: WORD

1. Inserte la tabla y escriba los datos de donde obtendr los clculos.

2. Posicionarse en la celda de la tabla donde se desea insertar una formula o funcin, ir a

Aparecer en la tabla el resultado de la operacin y se necesitar repetir el paso anterior

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que se lo

- Seleccionar el texto del cual se va a crear un comentario.

- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario

Se resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como se ve en la imagen

Se observa que en el panel se da algo ms de informacin por ejemplo en el centro se

El resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios.

Elimina el comentario seleccionado

Aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, se selecciona de la lista

Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo

Para acceder al cuadro de dilogo Estilo,

En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea,

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento

Si se hace clic en Borrar todo, el texto seleccionado

Si antes de aplicar un estilo no se ha seleccionado un

Los propios elementos de la lista muestran el estilo que

El botn Inspector de Estilos abre un cuadro de

Debajo puede observarse el botn Mostrar Formato,

CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS

A continuacin hacer clic en

En el caso de la imagen el estilo tiene fuente Verdana y negrita.

Preferencias entre estilos:

Planteado el tema as parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya que se

Las normas generales son estas tres:

TABLAS DE CONTENIDO AUTOMTICAS

2. Coloque el cursor donde desea insertar la tabla de contenido.

4. En la ventana desplegada seleccione el tipo de tabla de contenido deseado.

INSERTAR TABLAS DE CONTENIDO

4. En la ventana desplegada seleccione Insertar tabla de contenido.

5. En la ventana Tabla de contenido seleccione las opciones deseadas segn como

Vista preliminar Visualiza como quedara la tabla antes de

ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO

1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla.

ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO

2. En la ventana desplegada haga clic en Quitar tabla de contenido.

Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de

La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word

Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo documento.

Si por cualquier motivo se han realizados demasiados cambios y no se recuerda cmo

Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con

UTILIZACIN DE LAS PLANTILLAS DE WORD

, como se puede ver en esta imagen.

Si se lo hace de la primera forma se abrir el

El panel Nuevo documento permite realizar

partir de una plantilla, que es lo que se ver a continuacin.

Como se puede ver en la imagen hay varias posibilidades a la

Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin se

Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las

Destacado permite elegir entre las plantillas ms usadas en la

Mis plantillas, donde aparecern las que se hayan creado.

Este cuadro de dilogo muestra las plantillas disponibles sobre

Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior

A continuacin se observa un documento como el de la siguiente imagen, en el que habr