Les documents commerciaux

Les flux mondiaux de marchandises sont troitement lis aux flux internationaux
de renseignements. Lchange se fait entre diverses parties prenantes, y compris
les autorits gouvernementales et les intermdiaires de transport. La fourniture et
lchange dinformations se font sur support papier ou sous forme lectronique ;
cest ce quon appelle les documents commerciaux.
Ces documents commerciaux et les lments de donnes qu'ils contiennent sont
rgis par les prescriptions rglementaires nationales et internationales dans des
domaines tels que la sant, la protection des consommateurs, la sret, les
recettes fiscales, la politique commerciale, l'environnement et la scurit.

Exemples de documents commerciaux

Les documents commerciaux sont rpartis par secteur. Les lignes directrices de
lUNCCL nonces dans la Recommandation No.1 les classent selon les
secteurs suivants : transaction commerciale, paiement, services de transport et
services connexes, et contrle officiel.

Documents du secteur de la transaction commerciale

Il s'agit notamment de documents changs entre des partenaires commerciaux
dans des transactions internationales pour des renseignements au sujet dappels
d'offres, ou entre un offrant et une entreprise vise, et de la signature d'un
contrat. Les offres et les devis, les commandes, les factures pro-forma, et les avis
d'expdition sont des exemples de ces documents.

Documents du secteur du paiement

Il s'agit notamment de documents changs entre des partenaires du commerce
international et leurs banques, ainsi qu'entre banques pour les paiements qui se
rapportent aux transactions commerciales. Ils comprennent, par exemple, les
factures commerciales, les avis de collecte de paiement, les demandes de crdit
documentaires et les demandes de traites bancaires et de garanties bancaires.

Documents du secteur du transport et des services connexes

Ce sont les exigences en matire de documents des procdures relatives au
transport et lies l'interface entre les partenaires commerciaux et les
transporteurs, savoir celles qui se rapportent aux transitaires, au traitement et
l'assurance.
Elles comprennent des documents tels que les contrats de transport
(connaissements, lettres de voiture), les manifestes de fret, les factures de fret,
les avis d'arrive, les polices d'assurance et les rcpisss d'entrept.
Documents officiels de contrle
Cette catgorie de documents est ncessaire pour le contrle des marchandises
effectu par divers organismes officiels pour l'exportation, le transit et
l'importation de marchandises. La dclaration de marchandises des fins
douanires, les certificats sanitaires et phytosanitaires, les certificats de contrle
et d'inspection, et les dclarations de marchandises dangereuses font partie de
cette catgorie de documents sus indiqus.

Fonctions des documents commerciaux

Conformment ce qui est indiqu ci-dessus, les documents commerciaux ont
des origines diffrentes, et remplissent galement des fonctions diffrentes. Ils
sont considrs comme des documents contractuels, tels que les polices
d'assurance, les connaissements et les factures commerciales. Dans le mme
temps, ils contiennent des renseignements qui servent dans le cadre dune autre
opration. Un bon exemple est la facture commerciale, qui est un document
ncessaire pour lopration de paiement entre vendeur et acheteur, mais qui est
galement utilise par les douanes pour procder au classement et l'valuation
de la marchandise. Cette facture constitue un document justificatif pour le
ddouanement.