IDENTIFIACIN DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

PARA LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ALPINA.

AUTORES:

CAREN LISETH RIOS PULIDO

ANGIE TATIANA SAAVEDRA MUOZ

NICOL MARYURI MARULANDA MARTINEZ

KAROL DAYANNA RIVERO CONTRERAS

SENA- CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

LA VICTORIA I.E.D

TCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOT, COLOMBIA.

(2017)
 IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

PARA LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ALPINA.

AUTORES:

CAREN LISETH RIOS PULIDO

ANGIE TATIANA SAAVEDRA MUOZ

NICOL MARYURI MARULANDA MARTINEZ

KAROL DAYANNA RIVERO CONTRERAS

PRESENTADO A:

SAIDA FAISULI OTALORA

ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

ESPECIALISTA DE GERENCIA DE PROYECTOS.

SENA-CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

LA VICTORIA I.E.D

TCNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOT, COLOMBIA

(2017)
 CONTENIDO

INTRODUCCIN................................................................................................... 3

CONTENIDO......................................................................................................... 4

CAPITULO 1......................................................................................................... 7

1. NATURALEZA DE LA EMPRESA......................................................................7

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA...............................................................7

Razn social..................................................................................................... 7

1.1.2 Logo slogan.......................................................................................... 7

1.1.3 Direccin, telfonos, fax y celulares.......................................................8

1.1.4Pgina web y correo electrnico..............................................................8

Sedes............................................................................................................... 9

1.2 SECTOR ECONOMICO................................................................................. 9

1.2.1 Sector econmico...................................................................................9

1.2.1 Actividad econmica segn CIIU...........................................................10

1.2.1.1 Descripcin del sector productivo.....................................................11

1.3 TIPO Y CARCTER GENERAL DE EMPRESA..................................................11

1.3.1.1 Descripcin........................................................................................ 11

1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO.............................................................12

1.4.1 Historia de la empresa..........................................................................12

1.4.2 Misin................................................................................................... 12

1.4.3 Visin.................................................................................................... 12

1.4.4 Objetivos especficos............................................................................ 13

1.4.5 Polticas empresariales.........................................................................14

1.5 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS.............................................14

1.5.1 Productos.............................................................................................. 14
 1.5.2 Servicios............................................................................................... 14

1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.................................................................15

1.6.1 Organigrama general............................................................................15

1.6.2 Organigrama departamento de estudio................................................18

1.7 MANUAL DE FUNCIONES............................................................................. 18

1.7.1 Manual de funciones departamento de estudio....................................18

1.8 PUESTO DE TRABAJO................................................................................... 19

1.8.2 Elementos y equipos............................................................................ 19

1.8.2.1 Equipos de digitacin y transcripcin................................................27

1.8.2.2 Equipos de comunicacin..................................................................27

Software de Gestin documento....................................................................27

1.9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS...................................................................27

1.9. Manual de procedimientos departamento de estudio.............................27

1.10 MAPA DE PROCESOS................................................................................. 28

1.10.1 Mapa de Procesos General.................................................................28

CAPITULO 2....................................................................................................... 30

2. MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL....................................................30

2.1 INTRODUCCIN....................................................................................... 30

2.2 OBJETIVOS............................................................................................... 30

2.3 MARCO LEGAL............................................................................................. 30

2.3.1 Gestin documental............................................................................. 30

2.3.2 Archivo................................................................................................. 32

2.3.3. Correspondencia..................................................................................32

2.6 Produccin............................................................................................... 33

2.6.1 Recepcin............................................................................................. 33

2.6.2. Distribucin......................................................................................... 33

2.6.3. Trmite................................................................................................ 34
 2.6.4. Organizacin........................................................................................ 34

2.6.7. Consulta.............................................................................................. 34

2.6.8. Conservacin....................................................................................... 35

2.6.9. Disposicin Final.................................................................................. 35

PLAN MEJORA................................................................................................. 36

CAPITULO 3....................................................................................................... 36

3. INFORME DOCUMENTAL DE LAS TRANSACCIONES Y

OPERACIONESCOMERCIALESDE LA EMPRESA...................................................36

3.1 REQUISITOS PARA CONSTITUCIN LEGAL...................................................36

1. VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZN SOCIAL..................................................36

2. ACTA, MINUTA Y ESCRITURA DE CONSTITUCIN........................................37

3.1.1 TRAMITES............................................................................................. 38

3.1.1.1 Cmara de Comercio.........................................................................40

3.1.1.2 Registro mercantil.............................................................................40

RUT:............................................................................................................... 41

3.1.1.4 Departamento Institucional de Aduanas Nacionales.........................44

DOCUMENTO DE CONSTITUCION...................................................................45

RUES:............................................................................................................. 45

FORMALIZACION............................................................................................ 47

3.1.1.5 Entidades de control..........................................................................48

Objetivos y funciones.................................................................................... 48

La funcin preventiva.................................................................................... 48

La funcin de intervencin............................................................................ 48

La funcin disciplinaria.................................................................................. 49

CONTRALORA................................................................................................ 49

3.1.1.6 Registro de libros de contabilidad.........................................................50

REGISTR DE LIBROS DE COMERCIO.............................................................50

 NORMAS APLICABLES:................................................................................ 51

SUJETOS DESTINATARIOS DEL REGISTRO DE LIBROS..................................51

LIBROS QUE DEBEN REGISTRARSE................................................................51

REQUISITOS PARA SU INSCRIPCIN...............................................................52

Nuevo libro:................................................................................................... 52

- Presupuesto 2:............................................................................................. 52

3.1.2 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONSTITUCION..................................53

3.1.3 Taller Contabilidad................................................................................ 54

CAPITULO
4
..56

4. CLIENTES DE LA
ORGANIZACIN
56

4.1
NORMAS
.58
4.1.2 Normas de comunicacin con el Cliente
.............60
4.2 SISTEMA DE COMUNICACIN DE LA
EMPRESA..........61
4.2.1 Conducto de Comunicacin
interna..........63
4.2.2 Conducto de Comunicacin
externa65
4.3
CLIENTES
.67
4.3.1 Cliente
inmediato
..69
4.3.1.2
Caractersticas
..71
4.3.2 Cliente
Prximo
.73
4.3.1.2
Caractersticas
75
4.4 CICLO DEL
SERVICIO
.. 78
4.4.2 Departamento de estudio
....80
4.5 TRIANGULO DEL
SERVICIO
.81
4.5.1
Empresa
.83
4.5.2 Departamento de estudio
.85
4.6 MOMENTO DE
VERDAD
87
4.7 CALIFICACIN DEL CLIENTE INMEDIATO Y/O
PRXIMO.90
4.7.1.1 Fuente
Primaria
92
4.7.1.2 Fuente
secundaria
..94
4.7.1.3 Instrumentos de Recoleccin de la informacin (Libreta de
Calificaciones)..96
4.7.2 Metodologa de la
Investigacin..
.98
4.7.2.1 Planteamiento del
Problema.100
4.7.2.2 Tipo de
investigacin
..101

4.7.2.3
Universo
102
4.7.2.4
Poblacin
....103
4.7.2.5
Muestra
...104
4.7.2.6 Plan de anlisis de la recoleccin de la
informacin..106
4.7.2. 7
Tabulacin
...108
4.7.2.8
Grficas
109
4.7.2.9
Conclusiones
...110
BIBLIOGRAFIA /
CIBERGRAFA
...111
 INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como propsito acrcanos de manera clara y detallada

todo lo relacionado con nuestra formacin en el SENA como tcnicos en asistencia
administrativa.

Todo el proceso que el SENA ha llevado en estos dos ltimos aos (decimo y
decimoprimero) con los aprendices del Colegio LA VICTORIA I.E.D en el tcnico
de asistencia administrativa debe sujetarse a un proyecto formativo, que es el
trabajo final donde re recopila todo lo aprendido durante estos dos aos, aplicado
a una empresa que este legalmente constituida ante la cmara de comercio y el
DIAN; en este proyecto podemos ver que se trabaj y como aplicarlos en una
empresa, ya que como tcnicos en asistencia administrativa debemos tener
conocimientos previos de esto para que al graduarnos del colegio se puedan usar
en una empresa.

En la actualidad la demanda del capitalismo va aumentando cada vez ms y para

ello debe llevarse una buena administracin y organizacin de todo el documento
y constancias econmicas de una empresa, ese es el trabajo de los
administradores, llevar un registro ordenado de los valiosos documentos de una
empresa. Con una buena organizacin y planificacin.
 CONTENIDO

1. Naturaleza de la empresa

1.1. Datos generales de la empresa

1.1.1. Razn social: ALPINA ALIMENTOS S.A

1.1.2. Logo:

1.1.3. slogan

1.1.4. Direccin, telfonos, fax y celulares

1.1.5. Pgina web y correo electrnico

1.1.6. Sedes

1.2. Sector Econmico

1.2.1. Sector econmico

1.2.2. Actividad econmica segn CIIU

1.2.2.1. Descripcin del sector productivo

1.3. Tipo y carcter general de empresa

1.3.1. Descripcin

1.4. Direccionamiento Estratgico

1.4.1. Historia de la empresa

1.4.2. Misin

1.4.3. Visin

1.4.4. Objetivos

1.4.5. Polticas empresariales

1.5. Portafolio de Productos y/o Servicios

 1.5.1. Productos

1.5.2. Servicios

1.6. Estructura Organizacional

1.6.1. Organigrama general

1.6.2. Organigrama departamento de estudio (si aplica)

1.7. Manual de Funciones

1.7.1. Manual de funciones departamento de estudio

MANUAL DE FUNCIONES
Cargo
rea o dependencia
Jefe Inmediato
Objetivo del cargo
Perfil del cargo
Funciones

1.8. Puesto de Trabajo (perfil del aprendiz)

1.8.1. Elementos y equipos (listado)

1.8.2. Equipos de digitacin y transcripcin

1.8.3. Equipos de comunicacin

1.9. Manual de procedimientos (describir una tarea del puesto de

trabajo)

1.9.1. Manual de procedimientos departamento de estudio

Funcin
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1
2
3
4
5
1.10. Mapa de procesos

1.10.1. Mapa de Procesos General

 CAPTULO 2

2. Manual para la gestin documental (cartilla gestin documental)

2.1. Introduccin

2.2. Objetivos

2.3. Marco Legal

2.3.1. Ciclo vital del documento

2.3.2. Gestin documental

2.3.3. Archivo

2.3.4. Correspondencia (procesos de la gestin documental)

2.3.4.1. Produccin

2.3.4.2. Recepcin

2.3.4.3. Distribucin

2.3.4.4. Trmite

2.3.4.5. Organizacin

2.3.4.6. Consulta

2.3.4.7. Conservacin

2.3.4.8. Disposicin Final

 CAPTULO 3

3. Informe documental de las transacciones y operaciones comerciales de la

empresa

3.1. Requisitos para Constitucin Legal

3.1.1. Trmites y formatos

3.1.1.1. Cmara de Comercio

3.1.1.2. Registro mercantil

3.1.1.3. Departamento Institucional de Aduanas Nacionales

3.1.1.4. Entidades de control

3.1.2. Flujograma del proceso de constitucin

3.1.3. Taller Contabilidad (Guiado por la docente tcnica)

 CAPTULO 4

4. Clientes de la organizacin

4.1. Normas

4.1.1. Normas de presentacin Personal

4.1.2. Normas de comunicacin con el Cliente

4.2. Sistema de comunicacin de la empresa

4.2.1. Conducto de Comunicacin interna

4.2.2. Conducto de Comunicacin externa

4.3. Clientes

4.3.1. Definir tipos de cliente de la empresa.

4.4. Ciclo del Servicio

4.4.1. Departamento de estudio

4.5. Triangulo del Servicio

4.5.1. Empresa

4.5.2. Departamento de estudio

4.6. Momento de Verdad

4.7. Calificacin del Cliente Inmediato y/o Prximo

4.7.1.1. Fuente Primaria

4.7.1.2. Fuente secundaria

4.7.1.3. Instrumentos de Recoleccin de la informacin (Libreta de

Calificaciones)
4.7.2. Metodologa de la Investigacin

4.7.2.1. Planteamiento del Problema

4.7.2.2. Tipo de investigacin

4.7.2.3. Universo

4.7.2.4. Poblacin

4.7.2.5. Muestra

4.7.2.6. Plan de anlisis de la recoleccin de la informacin

4.7.2.7. Tabulacin

4.7.2.8. Grficas

4.7.2.9. Conclusiones
BIBLIOGRAFA / CIBERGRAFA