ORGANIZACIN

DEFINICIN

Las organizaciones son entidades dinmicas muy complejas que pueden ser
conceptuadas de diversas maneras.1 La definicin ms comn dice que una
organizacin se define como dos o ms personas que trabajan juntas y cooperan
dentro de lmites reconocidos con el propsito de alcanzar un objetivo o metas
comunes. (Hodge, 1996).

Las organizaciones consiste en:

La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas.

La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos.
La asignacin de cada grupo de actividades a un administrador dotado de
la autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo.
La estipulacin de coordinacin horizontal (en un mismo nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una divisin y un
departamento, por ejemplo) en la estructura de la organizacin.

Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realiza

cules tareas y quin ser responsable de qu resultados; para eliminar los
obstculos al desempeo que resultan de la confusin e incertidumbre respecto de
la asignacin de actividades y para tender redes de toma de decisiones y
comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

IMPORTANCIA

El mundo de hoy es una sociedad basada en organizaciones. Son ejemplos de

organizaciones: Los bancos, las empresas extractivas, las compaas de
transporte areo, martimo y terrestre, los ministerios y dems organismos
pblicos, los hospitales, las universidades, etctera. 2

Ntese que estas organizaciones, a diferencia de otros grupos humanos, nacen en

un momento determinado y son creadas con la finalidad de contribuir y satisfacer
alguna necesidad de la sociedad o de una parte de ella.

Algunas organizaciones constituyen un conjunto organizacional mayor que

funciona como una totalidad y con entidad propia. En este caso, se considera
1

2 Crdenas, J. C. (2003). Organizaciones y empresas. Lima: Pepcad.

organizacin tanto a la entidad mayor como a las menores que dependen de
aquella. Por ejemplo, una gran corporacin multinacional o transnacional integrada
por las empresas u organizaciones filiales que funcionan en cada pas, el estado
constituido por ministerios y dems organismos, las distintas iglesias, las fuerzas
armadas, etctera.

El papel de las organizaciones, su rol o funcin social ha sido clave en el avance

de la civilizacin. En su seno, se han incrementado las ofertas de bienes y
servicios, se han desarrollado ideologas empresariales u organizacionales, se ha
incluido a la especializacin y profesionalizacin, se han distribuido poder y
oportunidades, se han aplicado, descubierto, desarrollado y difundido nuevas
tecnologas con aportes importantes en el avance de todas las ciencias, se ha
mejorado la calidad de vida y se ha contribuido al bienestar. Pero, an resta
mucho para que los grandes males de la civilizacin se remedien y para que se
creen condiciones con el fin de erradicar la pobreza, la marginacin y la falta de
oportunidades, que permiten un desarrollo individual justo, equitativo, sostenido y
sin discriminacin alguna. Es as, que las organizaciones se han convertido en
esenciales para la sociedad. La sociedad en todos los pases se ha convertido en
una sociedad de organizaciones en la cual la mayora de las tareas sociales, si no
todas, son hechas por y en una organizacin. He ah la importancia de las
organizaciones.

CARACTERSTICAS

El autor Bernando Kliksberg3 concluye con su concepcin de la organizacin y de

sus caractersticas fundamentalmente como sigue a continuacin:

1. Es una institucin social.

2. Es centro de esa institucin social, un sistema de actividades desempeado
por sus integrantes. El sistema de actividades se caracteriza por su
coordinacin consciente y su racionalidad, y crea expectativas fijas de
comportamiento recproco entre los miembros de la organizacin.
3. El conjunto de relaciones entre las actividades de la organizacin
constituyen su estructura. La estructura es el carcter relativamente estable
en el tiempo.
4. Tiende hacia determinados fines. El proceso de fijacin de esos fines, y el
grado de cooperacin que le acuerden sus miembros variarn segn el tipo
de organizacin.

3 Kliksberg, B. (1976). El Pensamiento Organizativo. Buenos Aires: Editorial Paidos.

 5. Sus caractersticas, comportamiento y objetivos son profundamente
incididos por las caractersticas del medio econmico, poltico, cultural,
social, etc., donde se desenvuelve.

Sobre el mismo tema, la opinin de los autores Jorge Hermida y Roberto Serra 4
es bastante coincidente con la del Dr. Bernando Kliksberg, precisan que la
organizacin:

1. Es grupo humano con caracteres de institucin social, segn la definicin

que de sta hacen la Antropologa y la Sociologa.
2. Es una institucin social, en la cual sus miembros tienen un
comportamiento finalista; esto quiere decir que tratan de alcanzar metas
comunes sujetas a restricciones tambin comunes.
3. La particularizacin de cmo se fijan las metas est asociada a una
categorizacin que permite clasificar a las organizaciones en distintos tipos.
4. Es una institucin social cuyos miembros tienen un comportamiento
finalista, pero racional y consciente, en funcin de la coordinacin individual
y grupal.
5. Es una institucin social cuyos miembros tienen un comportamiento
finalista, racional y consciente, pero coordinado a nivel individual y grupal
respecto de un sistema de actividades u operaciones que acta como
centro y razn de ser la vinculacin de todos los miembros del grupo.
6. Dentro de este grupo existe la posibilidad de rotacin, intercambiabilidad y
su sustitucin de cualquiera de los miembros.
7. Esta institucin social cuenta con una estructura de autoridad,
comunicacin, informacin y control entre sus miembros. Estas relaciones
de estructura son relativamente estables en el tiempo.
8. Esta institucin social est influida en forma permanente y dinmica por el
medio ambiente o contexto, el cual, por su parte, tambin influye.
9. Esta institucin social no persigue exclusivamente fines de lucro, sino que
las que lo hacen son solo un tipo entre las muchas organizaciones que
existen.

TIPOLOGA DE LAS ORGANIZACIONES

4 Hermida, J., & Serra, R. (1989). Administracin y Estrategias. Buenos Aires: Ediciones
Macchi.
La tipologa de las organizaciones se refiere a la categorizacin de las
organizaciones segn sus aspectos comunes. Las organizaciones se clasifican:

1. Segn la forma de integracin del capital:

1.1 Privadas
1.2 Estatales
1.3 Mixtas
2. Segn sus fines u objetivos
2.1 Con fines de lucro (las empresas)
2.2 Sin fines de lucro
2.2.1 Con fines comunitarios
2.2.2 Con fines religiosos
2.2.3 Con fines culturales
2.2.4 Con fines polticos
2.2.5 Con fines deportivos
2.2.6 Con fines gremiales
3. Segn su forma jurdica
3.1 Unipersonal
3.2 Colegiada o institucionalizada
3.2.1 Annima
3.2.2 Civil
3.2.3 De responsabilidad limitada
3.2.4 Colectiva
3.2.5 Cooperativa
3.2.6 De capital e industria
4. Segn el origen de su capital
4.1 Nacional
4.2 Extranjera
4.3 Mixta
5. Segn su sistema de autoridad
5.1 Autoritarias
5.1.1 Propiamente dichas
5.1.2 Paternalistas
5.1.3 Burocrticas
5.2 Participativas
5.2.1 Propiamente dichas
5.2.2 De cogestin
5.2.3 De autogestin
6. Segn su tamao
6.1 Grandes
6.2 Medianas
6.3 Pequeas

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

DEFINICIN
La comunicacin domina la actividad organizacional; es el proceso mediante el
cual las organizaciones hacen las cosas. Cada empleado participa continuamente
en el proceso de comunicacin y es afectado por l. Para los administradores la
comunicacin eficaz es una habilidad fundamental debido a que las funciones de
planeacin, organizacin y control del administrador se vuelven operativas slo a
travs de la actividad de comunicacin. 5

Comunicar no es simplemente distribuir informacin; comunicar es intercambiar

conocimientos con otras personas y es, por lo tanto, un proceso de doble sentido.
Su finalidad es que las otras personas adquieran un conocimiento que no tienen
pero necesitan para actuar bien y libremente, por lo que el destinatario inmediato
de la comunicacin es la inteligencia de las personas.

La comunicacin es el vehculo de la verdad en la organizacin y, como tal, es

fundamental para su supervivencia. Comunicar bien es parte esencial de dirigir
bien. No es suficiente que la cpula de la organizacin sepa perfectamente cmo
ha de competir y que tenga los medios para hacerlo; el enlace entre definir lo que
ha de hacerse y motivar a las personas para que lo hagan, es la comunicacin.

Las bases de una buena comunicacin son, por lo tanto, las siguientes: en primer
lugar, pensar bien, tener un conocimiento verdadero de la realidad de la empresa y
de su entorno; en segundo lugar, transmitir con fidelidad lo que se piensa de modo
que las dems personas entiendan los mensajes que se transmiten; y por ltimo,
actuar bien, que las acciones de las personas sean coherentes con un
pensamiento verdadero y con la palabra dada. As comunica el lder.

IMPORTANCIA

La comunicacin es el aglutinante de las organizaciones. La comunicacin ayuda

a los miembros de la organizacin a alcanzar metas individuales y generales,
iniciar y responder a cambios de la empresa, coordinar sus actividades y
conducirse de todas las maneras pertinentes para ella. Pero con todo lo
importante que es este proceso, en todas partes hay trastornos de la
comunicacin. Cuando el genio del pueblo dijo: S que crees que entiendes lo

5 Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., Donnelly, J. H., & Konopaske, R. (2006).

Organizaciones: comportamiento, estructura, procesos. Mexico: McGraw-Hill.
que piensas que dije, pero no estoy seguro de que te des cuenta de que lo que
oste no es lo que quise decir, haca algo ms que un chiste; describa lo que
todos hemos experimentado: una falla de comunicacin. 6

En la medida en que las comunicaciones de la organizacin sean menos eficaces

de lo que pueden ser, sta es menos eficaz de lo que podra ser. Por ejemplo, en
muchas compaas los programas de orientacin para los empleados nuevos
representan la primera oportunidad importante para entablar una buena
comunicacin con los empleados. En Marriott International, cadena mundial de
hoteles y estancias, 40 por ciento de los empleados nuevos que renuncian lo hace
en los tres primeros meses de trabajo. Al menos tales son los datos histricos.
Hace poco, la tasa de renuncias se redujo de manera significativa porque Marriott
emprendi un esfuerzo coordinado por mejorar el contenido y la forma de
comunicarse con los empleados nuevos durante la orientacin. Adems de dar
ms informacin formal, a cada nuevo empleado se le asigna un camarada que
hace las veces de enlace vital y est siempre disponible para el recin llegado.
Marriott se asegura de que su personal de servicio al pblico se comunique bien
con los clientes al cerciorarse de que, primero, la empresa se comunique bien con
sus empleados desde el primer da de trabajo.

Sera en extremo difcil encontrar un aspecto del trabajo del administrador que no
conlleve comunicacin. Surgen problemas graves cuando no se entienden las
instrucciones, cuando las bromas espontneas de un grupo producen enojo o
cuando se distorsionan comentarios informales de un directivo. Estas situaciones
son resultado de una alteracin del proceso de la comunicacin.

Por consiguiente, la pregunta que importa no es si los administradores se

comunican, pues la comunicacin es inherente al funcionamiento de una
organizacin; por el contrario, la pregunta importante es si lo hacen bien o mal. En
otras palabras, la comunicacin en s es inevitable en el funcionamiento de una
organizacin: la nica que puede faltar es la comunicacin eficaz. Todo
administrador debe ser un buen comunicador. De hecho, todo lo que hace un
administrador comunica algo de alguna manera a alguna persona o grupo. Lo que
hay que saber es para qu.

ELEMENTOS

1. Emisor

6 Ivancevich, J. M. (2006). Comportamiento Organizacional (7ma ed.). Mxico: McGraw-

Hill.
 En el marco de la organizacin, el emisor es el empleado o administrador
con ideas, intenciones, informacin y el propsito de comunicarse.

2. Codificacin
Con un emisor, debe tener lugar un proceso de codificacin que traduzca
sus ideas en un conjunto sistemtico de smbolos, un lenguaje que exprese
la intencin del emisor. Por ejemplo, a menudo un administrador toma
informacin contable, informes de venta y datos de cmputo, y los traduce
en un mensaje (es decir, es un informe general de la situacin). As, la
funcin de la codificacin es proporcionar una forma en que las ideas e
intenciones se expresen como mensaje.

3. Mensaje
El resultado del proceso de codificacin es el mensaje. La intencin del
emisor se expresa en la forma de un mensaje verbal o no verbal. Los
administradores tienen numerosas intenciones al comunicarse, como hacer
que los dems entiendan sus ideas, entender las ideas de los dems, que
los acepten a ellos o sus ideas, o inducir una accin. El mensaje, pues, es
lo que el individuo quiere comunicar al receptor destinado, y su forma
exacta despus en buena parte del medio por el que se transmita. Las
decisiones relacionadas con ambos son inseparables.

Ahora bien, no son tan evidentes los mensajes indeliberados que se emiten
en silencio o con inaccin sobre un tema particular, as como decisiones
sobre qu metas y objetivos no perseguir o qu mtodo no aplicar. Por
ejemplo, utilizar un mtodo de evaluacin del desempeo en lugar de otro
enva un mensaje a ciertas personas. Los mensajes tambin pueden
destinarse a transmitir por la superficie cierta informacin cuando es otra la
informacin que en verdad se comunica. En este tenor se encuentran los
mensajes los mensajes destinados ms a proteger al emisor que a facilitar
la comprensin del receptor.

4. Medio
El medio es el transmisor del mensaje. Las organizaciones proveen
informacin a los miembros de varias maneras: comunicados en persona,
telfono, juntas de grupo, memorandos, declaraciones de normas, sistemas
de remuneracin, calendarios de produccin y pronsticos de ventas. El
uso creciente de los medios electrnicos computarizados y de tecnologas
de comunicacin ha avivado el inters en la funcin que desempea el
medio en los diversos aspectos de la comunicacin en las organizaciones.

5. Decodificacin y receptor
Para complementar el proceso de la comunicacin, el mensaje debe
decodificarse en trminos de la pertinencia para el receptor. La
 decodificacin es un trmino tcnico para referirse a los procesos de
pensamiento del receptor. As, la decodificacin consiste en la
interpretacin. El receptor interpreta (decodifica) el mensaje a la luz de sus
propias experiencias y marcos de referencia. As, un vendedor decodifica
un memorando del presidente de la compaa de manera distinta que el
gerente de produccin. Una supervisora de enfermera decodifica un
memorando del director del hospital de modo diferente que el jefe de
cirujanos. Cuanto ms se acerque el mensaje decodificado a la intencin
prevista por el emisor, ms eficaz es la comunicacin. Lo anterior subraya
la importancia de que el emisor tenga presente al receptor.

6. Retroalimentacin
Es deseable ofrecer retroalimentacin en el proceso de la comunicacin.
Los procesos de comunicacin unidireccional son los que no aceptan la
retroalimentacin del receptor al emisor. Esto aumenta las posibilidades de
distorsin entre el mensaje enviado y el mensaje recibido. Un ciclo de
retroalimentacin ofrece un canal para la respuesta del receptor con la que
el emisor determina si se recibi el mensaje y retroalimentacin produjo la
respuesta pretendida. Los procesos de comunicacin bidireccionales
ofrecen esta importante retroalimentacin del receptor al emisor.

En el caso de un administrador, la retroalimentacin de la comunicacin

llega de muchas maneras. En los encuentros en persona se posibilita la
retroalimentacin directa en los intercambios verbales, como los medios
sutiles de comunicacin de las expresiones faciales de descontento o de
incomprensin. Por su parte, los medios indirectos de retroalimentacin
(mengua de la productividad, mala calidad de los productos, aumento del
ausentismo o la rotacin, y descoordinacin o conflictos entre las
organizaciones) revelan trastornos de la comunicacin. 7

7. Ruido
En el marco de la comunicacin humana, cabe considerar el ruido como lo
que distorsiona el mensaje pretendido. Se produce ruido en todos los
elementos de la comunicacin. Por ejemplo, un administrador con mucha
prisa puede enviar a sus subordinados un mensaje de correo electrnico
escrito con gran premura y despus descubre que la redaccin del mensaje
hizo enojar a varios empleados, que pensaron que era grosero e impositivo.
En este caso, los subordinados confirieron un significado distinto al mensaje
contenido en el correo electrnico y de hecho ignoraron la informacin
concreta que se envi.

7 Ivancevich, J. M. (2006). Comportamiento Organizacional (7ma ed.). Mxico:

McGraw-Hill.
 Los elementos expuestos en esta seccin son esenciales para que ocurra
la comunicacin; sin embargo, no deben verse como elementos separados.
Por el contrario, son enunciaciones de los actos que se materializan para
que ocurra cualquier comunicacin.

CRITERIOS

La comunicacin es eminentemente una accin interpersonal. Nadie, en sentido

estricto, se comunica con una mquina o un animal; la comunicacin solo puede
darse con una persona. Y toda comunicacin, al igual que cualquier otra accin
dentro de la organizacin, tiene un impacto sobre las tres dimensiones de sta: la
eficacia, la atractividad y la unidad.

Comunicacin y eficacia:
La comunicacin influye en la eficacia de la organizacin en la medida en
que se puede contribuir a que las personas hagan mejor su trabajo. Se
comunica para lograr una mayor utilidad (resultados) en el desempeo de
los empleados.
Comunicacin y atractividad:
La comunicacin influye en la atractividad en la medida en que contribuye a
que las personas sientan mayor satisfaccin por el mero hecho de realizar
su trabajo.
Comunicacin y unidad:
La comunicacin contribuye a una mayor identificacin con la organizacin,
afianza la lealtad de las personas. La comunicacin que mejor contribuye a
esta identificacin es la que informa acerca de las necesidades de otras
personas que los miembros de la empresa contribuyen a satisfacer con su
trabajo.

FUNCIONES

La comunicacin tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u

organizacin: control, motivacin, expresin emocional e informacin. 8

La comunicacin acta de varias maneras para controlar el comportamiento de los

miembros. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineamientos

8 Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2009). Comportamiento organizacional. Mxico :

Pearson.
formales que se exige que los empleados sigan. Por ejemplo, cuando los
empleados se les pide que primero le comuniquen cualquier asunto relacionado a
su jefe inmediato, que sigan la descripcin de su puesto o que cumplan con las
polticas de la compaa, la comunicacin desempea una funcin de control. Sin
embargo, la comunicacin informal tambin controla el comportamiento. Cuando
los grupos de trabajo hostigan a un miembro que produce demasiado (quien hace
que se vea mal el resto del grupo) se estn comunicando informalmente con l y
controlando su comportamiento.

La comunicacin impulsa la motivacin porque aclara a los empleados lo que se

hace, qu tan bien se hace y lo que puede hacerse para mejorar el desempeo, si
ste fuera insatisfactorio.

Para muchos empleados su grupo de trabajo es la fuente principal de interaccin

social. La comunicacin que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo
fundamental por medio del cual los miembros expresan sus frustraciones y
sentimientos de satisfaccin. Por tanto la comunicacin brinda un medio para la
expresin emocional de los sentimientos y para satisfacer las necesidades
sociales.

La ltima funcin que ejecuta la comunicacin se relaciona con su rol para facilitar
la toma de decisiones. Proporciona la informacin que los individuos y grupos
necesitan para tomar decisiones por medio de la transmisin de datos para
identificar y evaluar las alternativas de seleccin.