Abastecimiento

Administracin de Stock va Proveedores

VMI: Administracin
Eficiente de Inventarios
Ren Israel Cobos*

La tendencia de muchas empresas a optimizar sus procesos en

la cadena de suministro (reduccin de costos y niveles de exis-

tencias), ha llevado a stas a buscar alternativas en cuanto a

modelos de administracin y costeo de inventarios. Una de

estas posibilidades es el llamado VMI, cuya funcin, entre otras,

es la autogeneracin de informacin exacta entre fabricantes,

proveedores y clientes. Asimismo, a travs de esta metodologa

se busca que el proveedor sea quien se encargue del proceso y

determine cunto, cundo y en dnde debe suministrar; pero se

debe desarrollar la cultura de la confianza y colaboracin para

lograr la eficiencia.

Si su empresa comercializa y distribuye
diversas lneas de productos en diferen-
tes puntos de venta, produce con diver-
sos tipos de materia prima, con distin-
tos proveedores y no ha explorado la
posibilidad de recurrir a la estrategia de
VMI, usted puede estar perdiendo venta-
ja competitiva.
ES UNA tendencia antigua y constante que la mayora de las
empresas estn buscando optimizar los procesos de la cade-
na de suministro con el objetivo primordial de reducir costos
y niveles de inventario, adems de incrementar sus ingresos.
Pero ms all de las prcticas tradicionales, existe un
mecanismo mediante el cual el proveedor crea las rdenes
de compra basndose en informacin compartida de los
puntos de venta del cliente: vendor managed inventory
(VMI).
VMI es un modelo de reabastecimiento donde el provee-
dor, con informacin de la demanda proporcionada por el
cliente, genera las rdenes de compra y cumple con el abas-
tecimiento. En este modelo, en lugar de que el cliente admi-
nistre sus inventarios y decida cunto, cuando y en dnde
debe abastecerse, es el proveedor quien lo realiza.

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 El concepto de VMI provee una mejor visibilidad de las organizacin, especialmente a los planeadores del inven-
necesidades de la cadena de suministro ayudando a los tario y responsables del reabastecimiento por parte del
fabricantes, proveedores, y clientes a proveedor.
mejorar la planeacin de su produccin, VMI es un modelo de reabaste- El equipo estratgico del cliente debe
reducir inventario, mejorar la rotacin entender el concepto de VMI y estar
de inventario y la disponibilidad de cimiento, a travs del cual el preparado para romper el paradigma
stock. de que la administracin del inventa-
La administracin eficiente de la proveedor, con informacin de rio no puede ser manejada por un
cadena de suministro requiere la rpida tercero.
y exacta transferencia de informacin a la demanda proporcionada por A todos los involucrados tanto en las
travs de todo el sistema de suministro; operaciones del cliente como en las
VMI no es la excepcin y est diseado el cliente, genera las rdenes del proveedor se les debe dar una
para facilitar esta transferencia y proveer adecuada capacitacin sobre VMI y
ahorros en costos, tanto para los clien- de compra y cumple con el los beneficios que la organizacin
tes como para los proveedores, al con- recibir por la implantacin de este
vertirse en un programa continuo de abastecimiento modelo.
resurtido dinmico que utiliza el inter- Es muy importante considerar el so-
cambio de informacin entre cliente y proveedor para permi- porte de analistas de inventario, analistas de e-business
tir a ste la administracin y reabastecimiento de la mercan- y planeadores de reabastecimiento, piezas clave para la
ca a la tienda o almacn. operacin exitosa de este modelo.
En este programa, el cliente provee al vendedor la infor- Se debe sincronizar la informacin de los catlogos de pro-
macin necesaria para mantener la suficiente cantidad de ductos e informacin adicional que tradicionalmente utili-
mercanca en los puntos de venta y satisfacer la demanda de za el UPC (universal product code), y al mismo tiempo ser
los consumidores, esto posibilita al proveedor contar con ms conciliada entre el cliente y el vendedor. Antes de modifi-
informacin para efectuar proyecciones precisas y anticipar el car la operacin en funcin de este modelo, la informa-
monto de producto que necesitar producir o suministrar cin del producto debe ser auditada y las diferencias entre
dentro de los parmetros de tiempo establecidos. ambas fuentes deben ser corregidas.
Tener la informacin disponible a un nivel ms detallado Es conveniente establecer un proceso eficiente por medio
permite al fabricante o distribuidor enfocarse en atender de del cual se comuniquen los cambios a la informacin del
manera especfica, eficiente y efectiva las necesidades del producto.
cliente. Se debe asegurar que el vendedor tenga establecido el sis-
Con la funcionalidad de las aplicaciones actuales de la tema EDI (electronic data interchange por sus siglas en
cadena de suministro para administrar inventarios en los ingls), as como verificar y validar que las transmisiones
puntos de venta, los conceptos de VMI son aplicados tanto a internas y externas estn funcionando correctamente y de
nivel del centro de distribucin como a nivel de punto de una forma ntegra para evitar problemas de transmisin.
venta. Las pruebas EDI son un proceso interactivo y deben ser
hechas cubriendo todas las posibilidades de intercambio
CONSIDERACIONES PARA LA IMPLANTACIN DE VMI de informacin y en todo tipo de productos, contando
con un esquema de operacin contingente.
El proceso de VMI impacta diferentes actividades del proce-
so de planeacin y reabastecimiento del cliente, es por ello
que hay que tener especial cuidado en algunos aspectos fun-
damentales:
Desarrollar un Acuerdo de nivel de servicio o service level
agreement (SLA), lo que implica establecer reglas claras
entre el cliente y el proveedor. Es importante mencionar
que si esta informacin no es compartida exactamente
como se estableci en el SLA, tendr un impacto directo
en el xito del proceso de VMI.
Para evitar que el cliente cuestione al proveedor sobre la
creacin de rdenes para productos que no sean requeridos
y prevenir escenarios con asignaciones superiores o inferio-
res, el SLA debe contener al menos las polticas y medidores
sobre rotacin de inventarios, niveles de servicio, frecuencia
del reabastecimiento y tiempos de respuesta esperados.
VMI debe ser tratado como una iniciativa estratgica y los
objetivos de este proceso deben ser comunicados a la

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 Se debe garantizar que cuando se trate de abastecimiento,
el cliente de VMI reciba prioridad en el servicio de reabas-
tecimiento.
Llevar a cabo simulaciones y realizar pilotos previos a la
implantacin.
Establecer objetivos razonables sobre los beneficios de VMI.
Desarrollar procesos para manejar excepciones e incorpo-
rarlos en los acuerdos de nivel de servicio.
Construir slidas sociedades colaborativas con el patroci-
nio de la alta direccin que permita compartir la informa-
cin activamente y comprometerse en la solucin de pro-
blemas y mejora continua.
Redefinir los programas de medicin basados en las socie-
dades definidas y el cumplimiento del acuerdo de nivel de
servicio, en lugar de ventas por volumen.
MODELO TRADICIONAL VS. MODELO VMI
En el proceso convencional de abastecimiento, las ventas son
tpicamente pronosticadas en el sistema de reabastecimiento
basndose en historiales de venta; posteriormente el cliente
o punto de venta analiza la informacin de ventas y los nive-
les de inventario para realizar el pronstico de las rdenes.
Los compradores vigilan la informacin de las rdenes y
solicitan los productos de los cuales son responsables. Las
rdenes de compra generadas se envan al proveedor, quien
Flujo de Operacin del Modelo Tradicional
Abastecimiento
Tener la informacin disponible a un nivel ms
detallado permite al fabricante o distribuidor enfo-
carse en atender de manera especfica, eficiente
y efectiva las necesidades del cliente
revisa su disponibilidad y confirma si es posible o no surtir el
pedido.
Si el inventario est disponible para el cliente, el producto
ser enviado al centro de distribucin de ste o punto de
venta y el envo ser confirmado mediante un ASN (advan-
ced shipping notice, por sus siglas en ingls). Posteriormente,
el proveedor enva la factura al cliente, quien tan pronto
como recibe el producto efecta la conciliacin de la factura
contra lo recibido y programa el pago.
En el proceso de abastecimiento que utiliza VMI, usual-
mente las actividades del pronstico y la creacin de las
rdenes de compra son realizadas por el vendedor/provee-
dor y no por el cliente.
Al ser VMI un modelo colaborativo basado en un modelo
de e-business, el EDI es parte integral del proceso y juega un
rol fundamental en la transmisin de la informacin. El clien-
te manda las ventas e informacin del inventario al vendedor
va EDI o algn otro sistema B2B de colaboracin.
28 nfasis Logstica mayo2006
 El proveedor crea la orden basndose VMI no es un modelo exclusivo ciliacin de la factura contra lo recibido
en los niveles establecidos de inventario y el pago es programado.
definidos en los acuerdos de niveles de o particular para alguna indus- Una ventaja competitiva de VMI es
servicio previamente negociados. que no modifica la gobernabilidad del
En el proceso VMI, el cliente es libre tria, ya que puede ser adecuado inventario.
de pronosticar y crear rdenes, mismas
que sern transformadas en rdenes de y dimensionado segn los ALGUNOS BENEFICIOS DE VMI
compra para s mismo desde la perspec-
tiva del proveedor. requerimientos especficos de El proceso de VMI apoya la generacin
De tal manera que existen dos tipos de beneficios cuantificables tanto para
de intercambio de informacin entre el cada empresa los clientes como para los proveedores,
cliente y el proveedor: entre los cuales se pueden mencionar:
El primero es slo un intercambio de informacin del clien-
te sobre historiales de venta que permite al proveedor definir 1. Reduccin de inventario: Este es el beneficio ms
el inventario. El segundo tipo es el intercambio de informa- obvio de VMI. Usando el proceso de esta metodologa, el
cin basado en la actividad del producto; este intercambio proveedor puede controlar los tiempos de entrega y el punto
principalmente contiene la cantidad disponible, volmenes de reabastecimiento de mejor manera que el cliente, ya que
de ventas, back orders y devoluciones. El intercambio de ste tiene miles de proveedores con quienes trata de mane-
informacin basado en la actividad del producto puede ser ra simultnea.
diario o semanal, dependiendo de las necesidades especficas Adicionalmente, el proveedor tiene una gran responsabi-
del cliente. lidad para tener el producto disponible cuando se necesita,
El vendedor es responsable de mandar la noticia de es por esto que se reduce la necesidad de tener inventario de
embarque al enviar el producto al centro de distribu- seguridad. Tambin el proveedor revisa la informacin con
cin/punto de venta del cliente. Despus de esto, el vende- una base de mayor frecuencia, reduciendo el componente
dor manda la factura al cliente y al igual que en el proceso de inventario de seguridad. Estos factores contribuyen signi-
tradicional, tan pronto se recibe el producto se hace la con- ficativamente a reducir los inventarios.

Flujo de Operacin del Modelo VMI

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 2. Reduccin de stock-outs: El proveedor mantiene
seguimiento de la forma en que se mueve el inventario y
toma la responsabilidad de tener disponible el producto, esto
resulta en una reduccin de stock-out y a la vez incrementa
la satisfaccin del cliente.
7. Promueve la colaboracin en la cadena de sumi-
nistro: Al ser un modelo colaborativo de planeacin que
cuenta con sociedades y acuerdos, estas sociedades y aper-
tura suavizan las limitantes y promueven la eficiencia a lo
largo de la cadena de suministro.

3. Incremento en ventas: Debido a menos situaciones ROMPIENDO BARRERAS

de stock-out, los clientes encontrarn el producto adecuado
en el momento adecuado y en la ubicacin correcta. Los As como mencionamos algunos beneficios, las compaas
clientes vendrn una y otra vez a la tien- que pretendan adoptar este modelo
da, y el vendedor estar en constante VMI impacta diferentes activida- debern romper algunas barreras, entre
contacto con ellos, lo que permitir las cuales destacan las siguientes:
identificar sus preferencias y generar un des del proceso de planeacin y
incremento natural en las ventas. Algunas compaas continan

reabastecimiento del cliente, es fabricando sin tomar en cuenta las

4. Contar con informacin sufi-
ciente y de calidad mejora la visin por ello que hay que tener espe-
y mejora los pronsticos: Sin el proce-
so de VMI, los proveedores no saben cial cuidado en algunos aspec-
exactamente como sern las rdenes de
sus clientes. Para satisfacer la demanda, tos fundamentales
los proveedores usualmente deben
tener un gran inventario de seguridad. Con el modelo VMI
los clientes mandan la informacin en lnea para que se
generen las rdenes de compra de manera inmediata, esto
mejora la visin y permite tener un sistema de pronsticos
ms exacto.
5. Reduccin de errores en rdenes de compra y
devoluciones: Cuando el proveedor pronostica y crea las
rdenes se reducen los errores en cantidad o peso, o exce-
dentes que posteriormente pudieran convertirse en una
devolucin.
6. Mejora los niveles de servicio: El vendedor puede ver
la necesidad potencial del producto antes de que se ordene
y as el artculo correcto es enviado al cliente en el momento
adecuado, mejorando el nivel de servicio y acuerdos entre
cliente y proveedor.
mejores o las ms adecuadas prc-
ticas en la planeacin de la produc-
cin.
Con el objetivo de proveer servicio
prioritario a los socios de VMI,
algunos vendedores reservan in-
ventario, lo que ocasiona la falta de existencias para otros
clientes.
Nivel insuficiente de integracin de sistemas.
Resistencia de la fuerza de ventas ocasionada por temor
a perder el control.
Falta de confianza y escepticismo por parte de la alta
direccin y de los empleados.
VMI no es un modelo exclusivo o particular para alguna
industria, ya que puede ser adecuado y dimensionado segn
los requerimientos especficos de cada empresa.
VMI y CPFR/ECR (collaborative planning forecasting and
replenishment/efficient customer response) se encuentran
entre los tres primeros modelos de resurtido ms comunes
en las industrias, seguidos por category management y
resurtido automtico
No obstante, en Mxico an existe mucha resistencia por
parte de la direccin de las empresas a implementar este tipo
de modelos de colaboracin, a pesar de que pueden ayudar
a generar beneficios cuantificables en el corto y mediano
plazo y desarrollar ventajas competitivas, debido a que no
existe la disposicin de invertir en tecnologa e implantacin
de modelos eficientes.
Sin embargo, se debe enfatizar en la importancia de una
adecuada integracin de la cadena de suministro que les
permita a las empresas operar de manera eficiente; para ello
requieren desarrollar la cultura de confianza y colaboracin
con sus proveedores.

*Gerente de la Prctica Supply Chain de PricewaterhouseCoopers.

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