h Finanzas de negocios |
Cmo
Cuidar tu
Efectivo
Aprende a realizar un Plan de
Tesorera para que tu negocio no
muera por falta de efectivo. Descubre,
adems, 10 consejos para aumentar
las entradas de dinero, ROCO ZAPATA
E
L EFECTIVO O TESORERA
es ia cantidad de dinero
que una empresa tiene
en su cuenta bancaria en
un momento dado. Simboliza la
sangre de la compaia: sin ella,
el cuerpo se queda sin medios
para operar.
Por esta razn, si el saldo en la
cuenta bancaria baja peligrosa-
mente o se convierte en negativo,
como dueos del negocio vamos
a consagrar toda nuestra energa
en resolver el problema, lo que
se ver reflejado en una falta
de atencin a nuestros clientes
actuales y la incapacidad para con-
seguir ms y ofrecerles nuevos
o mejores productos o servidos.
De esta forma, el negocio pasa
de un estado creativo -donde lo
que importa es generar ideas para
servir al cliente- a un estado de
sobrevivencia o quiebra.
La proyeccin de los movi-
mientos de tesorera ilusti'a los
momentos crticos en
los que el dinero entra
o sale durante un mes.
Al preparar un presupuesto de
efectivo, observars las cantidades
de dinero que representan los
ingresos y egresos que tu negocio
espera recibir y pagar en cierto
periodo.
Si lo utilizas de manera juiciosa,
este plan te permitir mejorar
tus decisiones y ejercer un mejor
control sobre los gastos. Adems,
le servira como una seal de aler-
ta, ya que te mostrar, en forma
rpida, los momentos en los que
los gastos se vuelven excesivos o
cuando no se cumplen los objeti-
vos de ventas. Es decir, te permiti-
r llevar un control y podrs prever
el financiamiento de una eventual
falta de efectivo; asi como decidir
a tiempo en dnde invertir de
manera temporal los excedentes
de capital.
En el mercado existen varias
hojas de clculo, entre las ms
conocidas estn Excel, Lotus 123
y Quatro Pro. Estos programas
pueden ser de gran utilidad para
la elaboracin de una hoja de tra-
bajo que muestre los movimien-
tos de tesoreria de tu negocio.
Los pasos clave
Puedes realizar un Plan de Teso-
rera en tres sendos pasos. Ten
en cuenta que lo importante es
la calidad de la informacin que
incluyas en tu trabajo.
Paso 1: Evaluar las entradas de
efectivo. Encuentra un mto-
do efidente para estimar tus
entradas de efectivo todos los
meses. En el caso de empresas
nuevas, se puede utilizar, como
punto de partida, la cantidad de
ingresos mensuales promedio
que un competidor de tamao
simar a nuestro negodo tiene en
el mercado en el que deseamos
participar.
Es recomendable realizar ajus-
tes de acuerdo a las tendencias
que los expertos en la industria
 Entrepreneur
www.SuyEntreprGneur.com

proyecten para ese ao. Una
buena idea es acercarse a la
cmara de comercio del sector y
preguntar sobre las previsiones
para el ao; as como leer re-
vistas especializadas que hagan
estudios del comportamiento de
nuestra industria en particular
y de la economia en general.
Tambin es necesario prever la
estacionalidad del negocio y que
en algunos meses se vender
menos que en otros. En la ma-
yoria de las industrias tendre-
mos que considerar hasta un
50% menos de ingreso durante
los primeros meses del ao.
sobre todo, enero y febrero.
En el caso de empresas que ya
estn operando, es til poner
como punto de referencia las
ventas obtenidas el ao an-
terior. Por ejemplo, utilizar
las ventas de marzo de 2007
para proyectar las de marzo de
2008. Si las previsiones para la
economia y la industria predi-
cen un crecimiento general del
4% para el ao siguiente, es
aceptable proyectar un aumento
mensual, de los ingresos del
4%. Es importante incluir notas
que expliquen cualquier fluctua-
cin poco habitual en las cifras
de aos anteriores.
Si parte de tus productos o
servicios los vendes a crdi-
vidad; por ejemplo, si planeas
vender una computadora.
Paso 2: Evaluar las salidas de
efectivo. Para la previsin de
los gastos, elabora un resumen
mensual de los pagos efectua-
dos por categoras. Por ejemplo:
pagos a proveedores y empleados,
impuestos, compras de equipo,
etc. Una vez ms, debes incluir
slo los pagos que efectes en
efectivo en el mes, asi como los
de aquellas compras que reali-
zaste a crdito y que tienes que
liquidar en ese periodo.
Al realizar tu presupuesto,
de acuerdo a las dfras del ao
anterior, aumenta el porcentaje de
inflacin anual que se hubiera re-
portado. Hasta el dia de hoy, esta
informacin la publica el Banco
de Mxico de manera mensual en
el Diario Oficial de la Federacin.
Paso 3: Determinar tu flujo de
efectivo. Para obtenerlo, cada
mes resta al total de entradas
de efectivo el total de salidas
presupuestadas, de forma tal que
DETERMINA EL FLUJO DE EFECTIVO
obtengas un saldo inicial para el
siguiente mes.
Mejore su presupuesto
en forma continua
Un negiKiio es un ser viviente y,
como tal, los planes en los movi-
mientos de tesorera evolucionan
y se modifican todo e! tiempo.
Para qui' el presupuesto de efecti-
vo sea una herramienta cada vez
con ma)or valor, debes comparar
mes a mes, las cifras proyectadas
contra h.s reales. Para ello, agrega
una columna con las cifras reales
obtenidas mensualmente y haz
un anlisis de las razones de las
diferencias registradas.
Si por ejemplo, las entradas
reales no corresponden a las
presupuestadas durante tres
meses, f s imperante realizar una
revisin del presupuesto del ao
completo. Tal vez necesites retra-
sar algunas compras a proveedo-
res o pedir un crdito al banco. El
presupuesto te dar esta infonna-
cin inv.iluable: si vas a necesitar
fondos es mejor pedirlos antes de
necesitadlos. :J
MAYO
Cifras CH^^ 1 Cifras Cifras
resuDuestadas Reales =

resuDuestadas Reaies
to, asegrate de incluir como Entradas
$40 $10 $75 $35
Total de entradas
entrada mensual nicamente la
Salidas
parte de la venta que cobrars $50 $60 $60 $70
Total de salidas
en efectivo durante ese mes, Con estos datos calcula as:
adems, lo que has vendido a Flujo de efectivo
crdito en meses anteriores y Saldo inicial $0 $0 ($10) ($50)
cuyo cobro realices en ese mes.
Ms:
Nunca registres una venta ms Total de entradas
40 10 75 35
de una vez! Menos:
Total de salidas
50 60 60 70
Incluye cualquier otra entrada
de efectivo que planees obtener Saido final
(inicial del mes siguiente)
($10) ($50) $5 ($85)
por causas distintas a tu acti-
 Finanzas de negocios
10 CONSEJOS PARA ELEVAR
LAS ENTRADAS DE DINERO
1
Acelera las entradas.
Todas las medidas que
se puedan tomar para
acelerar el cobro de las
cuentas por cobrar ayudarn
a mejorar tu tesorera. Enva
tus facturas inmediatamente
despus de haber entregado
el producto y/o prestado el
servicio al cliente. Si otorgas un
nmero excesivo de das para
cobrar, trata de disminuirlo.
Ofrece descuentos por pronto
pago y penaliza, en la medida
de lo posible, a aquellos clientes
que tardan en liquidar sus
cuentas. Da facilidades de pago
con prudencia e investiga antes
de efectuar una propuesta de
cobro- Hay buenos y malos
pagadores: y una buena forma
de saberlo es consultar el Bur
de Crdito.
2
Utiliza los periodos
de crdito gratuito.
En la medida de lo
posible, efecta tus
pagos a plazo. Las tarjetas de
crdito permiten tomar hasta
30 das sin generar intereses.
Esto te da un buen margen
de tiempo para recibir tus
entradas antes de tener que
efectuar los pagos. Asegrate
de no demorarlos en exceso
en relacin a la fecha de corte,
pues comenzarn a generar
intereses.Aprovecha los
descuentos por pronto pago. Si
tu proveedor te da 10 das para
pagar a un precio con descuen-
to, verifica que dispones de los
fondos para tomar este precio:
de otra forma, al pagar un
mayor precio, el financiamiento
que te otorgue por ms das
ser muy costoso.
3
Acepta tarjetas de
crdito o dbito.
Conforme el negocio
crece, ofrecer estas
opciones de pago acelerar la
cobranza y tambin aumen-
tar las ventas. No te olvides
de deducir el costo de estos
servicios (comisiones) de
las entradas de efectivo del
presupuesto de efectivo.
4
Analiza tu presu-
puesto de efectivo.
Todos los negocios
tienen altas y bajas
durante el ao. Estudia tus
resultados anteriores para
que observes el ao de
manera global, de tal forma
que puedas planificar el uso
que dars a tus entradas en
perodos altos para cubrir las
necesidades de los periodos
bajos, como pudiera ser una
campaa de publicidad.
5
Trabaja con tu
contador.lte
ayudar a revisar
tus proyecciones y
te dar ideas sobre aspectos
que pudiste haber pasado por
alto. Asimismo, su asesora
ayudar a prevenir o solucio-
nar problemas de tesorera en
un momento dado.
6
Obten una lnea de
crdito.EI objetivo es
cubnr eventualidades
antes de que stas se
presenten. As, podrs usarla
y pagar slo los intereses que
genera esa cantidad. De otra
manera obtendrs finan-
ciamiento a un costo alto e
intereses excesivos.
7
Obten rendimientos
sobre tus exceden-
tes de efectivo. Hoy,
puedes ganar dinero (a
modo de inters) si depositas
tu excedente de efectivo en una
cuenta. Si la necesitas rpida-
mente, utiliza una cuenta de
libre disponibilidad. Pregunta
en tu banco [ver artculo en sec-
cin Finanzas Personales] sobre
las opciones disponibles,
8
Renta en lugar de
comprar. Evala
la opcin de rentar
equipo o un local, an-
tes de destinar gran parte de
tus recursos lquidos o pedir
un prstamo para comprarlo.
As, dejars libres esos recur-
sos en caso de necesitarlos
para operar.
9
Ofrece condicio-
nes ventajosas a
clientes habituales.
Puedes dar descuen-
tos importantes a tu clientela
recurrente en sus consumos
futuros, a cambio de anticipos.
gH ^ ^ Invierte en
I S tu empresa.
I I I Todos los
^ H ^ ^ esfuerzos
efectuados para consolidar
las bases de tu negocio, tales
como capacitar a tus em-
pleados y apoyar las tareas
de mercadotecnia, se vern
reflejados de manera positiva
en la tesorera. 13
ROClO ZAPATA
Contadora Pblica egresada
del ITAM, donde es catedrtica.
MBA especialidad en Global
Management por la Escuela
Superior de Comercio de
Grenoble. Francia, consultora
y capacitadora del taller
"Finanzas para Emprendedores"
de Entrepreneur Business
Workshop (EBW),
rocio@ebw.com. mx