GETTING A JOB EASIER

Routine office work will vary from day. The job of the secretary is to make
possible that all the work and information will arrive to its destination on time.
To do this the secretary will have to save money and time for herself and the
company. This is how being efficient in time/costs saving will make her work a
profitable one. The following steps are tools that will make her job easier.

Timing. Unnecessary processes can be eliminated in order to deliver

information on time to those interested.

Quality. The goal of preparing a quality work is to share the best information
in an accurate, complete and short way.

Selection. First start with the instructions given by your boss. Learn how to
use the fastest writing methods that your company offers (computer software)
and slect the computer program you are more familiar with in order to make
things faster. To select also involves decision marking processes and this
are very important in a secretarys personality.

Observation. When you recive information, do a selection of the imprtant

facts it includes (both, qualitative and quantitative).

Evaluation and preparation. Every secretary must do an analysis of the

methodology of work. Of how to think about problems, how to find solutions
and decide stepts to be followed.

Decision. It is a process where the best solution is chosen and it should be

prepared with Evaluation of facts.

Application of instructions. It is performing the work, preparing the

application plan and a new operation.
 CONSEGUIR UN TRABAJO MS FCIL

El trabajo rutinario de oficina variar de da. El trabajo de la secretaria es hacer

posible que todo el trabajo e informacin llegue a su destino a tiempo. Para
ello, la secretaria tendr que ahorrar tiempo y dinero para ella y para la
empresa. As es como ser eficiente en el tiempo / ahorro de costes har que su
trabajo sea rentable. Los siguientes pasos son herramientas que harn que su
trabajo sea ms fcil.

Sincronizacin. Los procesos innecesarios pueden eliminarse para entregar

informacin a tiempo a los interesados.

Calidad. El objetivo de preparar un trabajo de calidad es compartir la mejor

informacin de una manera precisa, completa y corta.

Seleccin. Primero comience con las instrucciones dadas por su jefe. Aprenda
a utilizar los mtodos de escritura ms rpidos que ofrece su empresa
(software de computadora) y seleccione el programa de computadora que est
ms familiarizado con el fin de hacer las cosas ms rpido. "Seleccionar"
tambin implica procesos de toma de decisiones y esto es muy importante en
la personalidad de una secretaria.

Observacin. Cuando reciba informacin, haga una seleccin de los hechos

importantes que incluye (tanto cualitativa como cuantitativa).

Evaluacin y preparacin. Cada secretaria debe hacer un anlisis de la

metodologa del trabajo. De cmo pensar sobre problemas, cmo encontrar
soluciones y decidir pasos a seguir.

Decisin. Es un proceso donde se elige la mejor solucin y se debe preparar

con Evaluacin de hechos.

Aplicacin de instrucciones. Est realizando el trabajo, preparando el plan

de aplicacin y una nueva operacin.
 ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Recordatorios:
La secretaria debe preparar los recordatorios para un periodo corto de tiempo,
estos deben estar en una agenda diaria o en un calendario mensual.

Los recordatorios diarios.

Son los recordatorios donde la secretaria escribe las tareas que debe hacer
durante el da.

La agenda.
Este recordatorio se hace en una hoja que corresponde a las tareas de un dia o
puntos a discutir en una reunin, tiene divisiones con un horario. La secretaria
escribe las reuniones y tareas que su jefe y ella deben realizar.

El calendario mensual.
Ha sido elaborado para recordar el trabajo que se debe hacer dentro de un
mes. El mismo incluye tambin trabajos que necesitan mas tiempo de
elaboracin como viajes, reuniones, congresos, etc.

Existen algunos recordatorios que reciben el nombre de Sistema de

seguimiento. Los sistemas de seguimiento (tambin llamados de control
posterior) son mtodos o recordatorios de tareas que se resuelven en fechas
indeterminadas. Estos sirven para controlar asuntos pendientes durante el
transcurso del ao y exigen revisiones peridicas. Estos asuntos merecen
especial atencin del jefe y de la secretaria, y ambos deben hacer una revisin
de sus agendas y de los asuntos que todava no han sido resueltos.
 ORGANIZATION OF WORK

Reminders:
The secretary should prepare reminders for a short period of time, these should
be on a daily agenda or on a monthly calendar.

Daily reminders.
They are the reminders where the secretary writes the tasks she must do
during the day.

The agenda.
This reminder is done on a sheet that corresponds to the tasks of a day or
points to discuss in a meeting, has divisions with a schedule. The secretary
writes the meetings and tasks that her boss and she must do.

The monthly calendar.

It has been designed to remind you of the work to be done within a month. It
also includes jobs that require more time of elaboration like trips, meetings,
congresses, etc.

There are some reminders that are called "Tracking System". Monitoring
systems (also called "back control") are methods or reminders of tasks that are
resolved indefinitely. These serve to control outstanding issues over the course
of the year and require periodic reviews. These issues deserve special attention
from the head and the secretary, and both should review their agendas and
issues that have not yet been resolved.