Estrategia Financiera n 344, diciembre 2016 , N 344 , 01 diciembre 2016 , Editorial Wolters

Kluwer Espaa

Mtodo del Caso

Aproximacin a un
modelo de costes por
departamentos en la pyme
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De cara a la toma de decisiones de planicacin y control en una empresa es importante

conocer sus costes en funcin de su naturaleza (origen) y comportamiento (evolucin ante
cambios en la actividad de la empresa). Dependiendo de lo anterior, existen diferentes
clasicaciones de costes, aunque nos centraremos en la separacin entre los denominados
costes directos, que son aquellos costes que se asocian directamente a un producto o
servicio, a una actividad o a un rea concreta de la empresa y los costes indirectos, que no
pueden identicarse directamente con ningn rea, actividad o producto especco y, por
tanto, deben repartirse de forma global a las diferentes reas, actividades o productos de
la empresa. A partir de esto, hemos tratado de confeccionar una herramienta informtica,
en hoja de clculo (Excel), que nos permita desarrollar un modelo sencillo para el clculo
de costes en una pyme, a travs de las actividades ms relevantes que se realizan dentro de
cada uno de los departamentos de la empresa, de forma que podamos determinar el coste
directo e indirecto imputable a cada uno de ellos

Juan Jess Bernal Garca

CU. Mtodos Cuantitativos en Informticos. Universidad Politcnica de Cartagena

Jos Soto Solano

Consultor de empresas y Socio-Director de Solgestin Consultora

C
on esta herramienta no pretendemos
abordar la complejidad inherente a los
diferentes sistemas de costes (costes
completos, estndar o variables), orientados funda-
mentalmente hacia el clculo del coste de produc-
cin (aunque contemplan tambin otros costes). Solo
tratamos de aportar una visin sencilla al clculo de
costes en empresas no productivas, como una forma
de mejorar su toma de decisiones de cara al control
y la planificacin de objetivos a corto plazo, as como
a compararse con la competencia y determinar si es
rentable o no externalizar ciertas actividades o servi-
cios o incluso la posibilidad de ofrecer nuestros ser-
vicios a terceros.
II tizaciones de los elementos de inmovilizado
La metodologa que vamos a utilizar en nuestro
modelo ser la siguiente:
A partir de los datos que nos facilita la contabili-
dad y la informacin complementaria referida a
los diferentes departamentos y actividades de la
empresa, calcular el coste por secciones/departa-
mentos. A partir de aqu podramos extender el
modelo a procesos/actividades y, por supuesto, a
familias/artculos, aunque no es el objeto de esta
herramienta.
Concretamente llevaremos a cabo las siguientes
tareas:
Identificar y valorar los diferentes con-
ceptos de costes generados por la empresa:
aparecen reflejados a travs del balance de
sumas y saldos contable mediante las cuen-
tas de gasto (cuentas contables correspon-
dientes al grupo 6 del Cuadro de Cuentas del
Plan General de Contabilidad). Sealar que se
incorporarn al balance aquellos gastos que,
por su naturaleza, no hayan sido objeto de
reflejo contable, pero se deben de tener en
cuenta mediante su periodificacin extracon-
table (concretamente hablamos de las amor-
de la empresa, que generalmente se suelen
contabilizar a final de ao).
Separar los diferentes departamentos o sec-
ciones dentro de la empresa y asignar a cada
uno de ellos una supercie ocupada respecto de
la supercie global de la misma.
Identicar las actividades principales que se
realizan en cada departamento y el nmero de
personas que realizan dichas actividades para
cada mes.

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Aproximacin a un modelo de costes
por departamentos en la pyme

Reparto de costes directos e indirectos a cada

El objetivo es, a partir de los departamento.

datos contables y la informacin
complementaria de los
departamentos y actividades de la
empresa, calcular el coste de estos
Establecer el porcentaje de coste de perso-
nal que representa cada actividad dentro del
departamento.
Establecer unos criterios de reparto para ca-
da tipo de gasto, de cara al reparto de los costes
indirectos de la empresa.
Figura 1. Men
Hay que matizar que, dado que nuestra idea se
centra en los costes de los diferentes departamentos,
sin llegar a descender a nivel de artculos o familias,
determinados costes como los de compras o los de
transportes de ventas no se contemplan, al conside-
rar que su imputacin va directamente al producto
nal.
AS PI
atos de partida
Para nuestro caso prctico partiremos de los da-
tos de una pyme perteneciente al sector de la distri-
bucin que ofrece sus productos online a travs de
una tienda propia. La empresa cuenta con una su-
percie global de 2200 metros cuadrados, repartidos
entre las diferentes secciones/departamentos: admi-
nistracin, comercial, compras, RRHH, informtica,
almacn y tienda.
Nota. Se han adjuntado dos libros de Excel, uno
con los datos del caso prctico (Hecostes_CP) y otro
con los datos en blanco (Hecostes).
A partir de aqu vamos a disear un modelo ela-
borado en hoja de clculo Excel que contempla las
hojas que se muestran en el men de la gura 1.
Los datos de las hojas BALANCE DE SUMAS Y
SALDOS, DEPARTAMENTOS y ACTIVIDADES se
introducen manualmente a partir de la informacin
de nuestro programa de contabilidad o de la infor-
macin complementaria aportada. Mientras que para
el resto de hojas, se automatizarn todas las opera-
ciones, con la idea de obtener los informes de costes
que deseamos.

Balance de sumas y saldos

La primera informacin que vamos a necesitar va
a ser el balance de comprobacin o de sumas y saldos
de la empresa, de las cuentas de gasto, del grupo 6 de
la contabilidad, y en nuestro caso, de forma mensual,
aunque nos vamos a centrar en el primer trimestre

Figura 2. Balance de sumas y saldos

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Aproximacin a un modelo de costes
por departamentos en la pyme

de un ejercicio, por lo que necesitaremos informa-

cin del balance de sumas y saldos a enero, febrero Herramienta muy til para la
y marzo.
Tal y como se aprecia en la gura 2, en la hoja de
Balance de sumas y saldos, tenemos una echa de
imputacin de costes que, gracias
vuelta al men y los datos estructurados de forma
mensual, con detalle del cdigo de cuenta, descrip- a las tablas dinmicas, puede
cin, grupo contable y meses. Sealar que los datos
se han tratado en forma de tabla (seleccionamos el elaborar informes analtico-grcos
rango y, a partir de aqu, escogemos del Men su-
perior Insertar-Tabla) y que la columna Grupo se muy verstiles de forma sencilla
ha calculado utilizando la funcin de Excel EXTRAER,
que nos permite obtener los 2 primeros dgitos de
la cuenta contable. Igualmente podemos aadir ms
meses estando dentro de la tabla, con clic derecho ge contablemente todos los gastos de personal y
del ratn, la opcin de Insertar-Columna de tabla a trasladamos este importe a la hoja Reparto costes
la derecha. personal. Lgicamente este importe es el del total
Nota. Como siempre, hemos aadido la posibili- de coste del mes, para imputar la parte proporcio-
dad de introducir el logo de la empresa, que aparece- nal a cada departamento, lo haremos multiplican-
r en los sucesivos informes. do por los porcentajes de coste que aparecen en la

epartamentos
Figura 3. epartamentos
La empresa dispone de los departamentos co-
mentados anteriormente, a los que aadiremos el de
Direccin. De cara al reparto de los costes indirectos
de la empresa, indicaremos la supercie ocupada por
cada uno de ellos (ver gura 3). Igualmente tratare-
mos los datos en forma de tabla. Para cada departa-
mento estableceremos un cdigo numrico (ver en
gura 3 Cod_D).

Actividades
Pasamos ahora a denir las actividades dentro
de cada departamento. Utilizaremos un cdigo de
dos dgitos para denir cada actividad, mantenien-
do como primer dgito el cdigo del departamento
y como segundo dgito el que dene la actividad
(ver gura 4). Figura 4. Actividades
Con el n de facilitar la entrada de los nom-
bres de los distintos departamentos y actividades,
se ha incluido una hoja con el listado de los mis-
mos llamada Intermedia (que puede ocultarse si
se desea con el botn derecho sobre su nombre y
activar ocultar). Podemos ir introduciendo aqu los
distintos departamentos, y ello nos sirve para hacer
un desplegable en las hojas sucesivas. El listado es
una TABLA, con lo cual (como ya hemos comentado
en otras herramientas), si nos posicionamos en el
ltimo nombre de la lista y pulsamos la tecla Tabu-
lacin, se aade una lnea para introducir un nuevo
elemento a la lista, y ya aparecer en los desplega-
bles correspondientes.

eparto de costes de personal

Vamos a indicar en esta hoja para cada mes y
departamento, el coste directo a imputar de acuerdo
con los datos de la hoja Balance de sumas y sal-
dos. Para ello localizamos el grupo 64 que reco-

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por departamentos en la pyme

Figura 5. eparto costes de personal

columna % Coste_P y que es el porcentaje que le

Figura 6. riterios de reparto corresponde del total de costes de personal a cada
departamento (ver gura 5).
Para saber el coste directo a imputar a cada
actividad, multiplicaremos el coste del departa-
mento, calculado como definimos anteriormente,
por un porcentaje de coste de cada actividad y que
aparece en la columna % Coste_A (ver tambin
figura 5).
Se ha utilizado la funcin de Excel, SUMAR.SI,
para importar automticamente los gastos de per-
sonal (grupo 64) de la hoja Balance de sumas y
saldos.
Adems, la hoja incluye la columna Indicador,
tanto en las hojas de Reparto de costes de perso-
nal como en la de Reparto de costes generales,
sirve para para comprobar que los clculos eran co-
rrectos, es decir, que imputbamos correctamente
todo el coste que hay en la hoja de BSS.

eparto de costes generales

Los costes generales engloban el conjunto de
costes indirectos de la empresa, incluida la amor-
tizacin contable. Por sencillez, establecemos el re-
parto de costes generales a nivel de departamentos
a partir de un determinado cost driver o inductor
de coste, sin incluir las actividades. Como inducto-
res de coste para cada departamento tenemos, el
nmero de trabajadores, la supercie ocupada o un
porcentaje del total de coste (ver guras 7 columna
Crit_R). Para seleccionar el criterio de reparto he-
mos realizado una validacin de datos, a partir de
una denicin previa de un nombre en las celdas
S5 a S7 de esta misma hoja, y dnde aparecen los 3
criterios mencionados. Las hiptesis de reparto son
las que aparecen a en la gura 6.
Antes de entrar en el detalle de los informes,
hay que tener en cuenta que debemos preparar los
datos para presentarlos en forma de tabla din-
mica. Esto supone que debemos crear la siguiente
estructura que se muestra en la gura 8.
Como vemos en la gura 8, se resumen los da-
tos por departamentos, actividades y meses, con
detalle de los costes directos e indirectos a imputar.

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Aproximacin a un modelo de costes
por departamentos en la pyme

Para el clculo de los costes directos, importamos de
la hoja Reparto costes personal los datos corres-
pondientes utilizando la funcin de Excel SUMAR.
SI.CONJUNTO. Igualmente, para el clculo de los
costes indirectos, importamos de la hoja Reparto
costes generales los datos correspondientes utili-
zando la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO que multi-
plicaremos por el porcentaje que asignamos a cada
Actividad dentro del departamento y que importa-
mos de la hoja Reparto costes personal (columna

Figura 7. eparto costes generales

Figura 7.1. eparto costes generales-coste reparaciones

Figura 7.2. eparto costes generales-otros gastos

Figura 8. esumen para tabla dinmica

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Aproximacin a un modelo de costes
por departamentos en la pyme

Para la toma de decisiones de Figura 9a. Para disear la tabla

dinmica
planicacin y control en una
empresa es importante conocer sus
costes en funcin de su naturaleza
y de su comportamiento

% Coste_A) utilizando tambin la funcin SUMAR.

SI.CONJUNTO.

Informe departamentos
A partir de los datos contenidos en la hoja Re-
sumen para TD, insertamos una tabla dinmica:

1. Seleccionamos el rango de datos que vamos a

utilizar para nuestros informes. A priori todos
los datos contenidos en la hoja anteriormente
mencionada.

2. Insertar, grfico dinmico y tabla dinmica.

3. Le indicamos dnde insertar la tabla dinmica,

que en nuestro caso ser en la hoja Report
departamentos.

4. Seleccionamos los campos que queremos pa-

ra el informe: departamento, costes directos
y costes indirectos (ver figura 9a). Si nos si-
tuamos sobre la tabla dinmica, aparece en la
parte superior de la ventana Herramientas de
tabla dinmica y en la opcin Diseo, pode-
mos optar por Filas con bandas (ver figura
9b).

Figura 9b. Informe coste departamentos

Costes directos
Costes indirectos
n

as

HH
ica

a
cia

nd
ci

i
pr
ac

t
cc

RR
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Tie
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Aproximacin a un modelo de costes
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5. Se ha incluido un grco de barras dinmico, y
para poder seleccionar el mes/meses a visuali-
zar, insertamos una segmentacin de datos por
meses: estando dentro de la tabla, ir al Men
Analizar, insertar segmentacin de datos y selec-
cionamos el campo mes.
Informe actividades
Vamos a repetir los dos primeros pasos del infor-
me anterior, y a continuacin:
1. Le indicamos dnde insertar la tabla dinmica, que
en nuestro caso ser en la hoja Report Actividades.
2. Seleccionamos los campos que queremos para el
informe: Actividad, Departamento, Costes direc-
tos y Costes indirectos.
3. Aadimos un ltro por departamento, que nos
permita ver las Actividades dentro de l, aunque
tambin podamos haber aadido, al igual que
antes, una segmentacin de datos por Departa-
mento. Para aadir el ltro, nos situamos en la
lista de campos de la tabla y arrastramos el cam-
po Departamento a la etiqueta Filtros.
En la gura 10 podemos ver cmo quedara.
SIS
Se ha elaborado una herramienta muy til para
la imputacin de costes y, gracias a las tablas dinmi-
cas, se pueden elaborar informes analtico-grcos
muy verstiles de forma relativamente sencilla. El
usuario puede, a partir de este ejemplo, completarla
y adaptarla a sus necesidades.

Figura 10. Informe coste actividades

50.000,00
Costes directos
Costes indirectos
40.000,00

30.000,00

20.000,00

10.000,00

0,00
Contabilidad Facturacin Gestin cobros Gestin pagos

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Fiscalidad

Balances: la imagen el de
la empresa
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