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SUPERVISIN E INTERVENTORA
(BIENES, SERVICIOS Y OBRA PBLICA)
Proceso Contratacin
Bucaramanga
2014
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01
Versin: 06
MANUAL DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA
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Fecha de aprobacin:
Profesional Planeacin Aprob:
Abril 16 de 2008
Director Contratacin Vicerrector Acadmico
Resolucin No. 571
CONTENIDO
INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 4
3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES ................................................................ 4
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS .................................................................................. 6
5. NORMATIVIDAD ................................................................................................................ 11
6. RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE SUPERVISORES E INTERVENTORES ........ 13
7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA .................................................... 16
7.1 Objetivo general ................................................................................................................... 16
7.2 Objetivos especficos.............................................................................................................. 16
8. DESIGNACIN DE LOS INTERVENTORES ...................................................................... 17
9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR .................................................. 18
9.1 Funciones generales del supervisor y del interventor. ........................................................... 18
9.2 Funciones especficas del supervisor y del interventor .......................................................... 19
10. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORA DE OBRA ...................................................... 21
11. INFORMES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ..................................................... 24
12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES A LA DECLARACIN DE
INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL ...................................................................................... 25
13. FORMATOS UTILIZADOS PARA REALIZAR LOS INFORMES DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA........................................................................................................................ 27
14. ACTAS .................................................................................................................................. 28
14.1Acta de Inicio del contrato: .................................................................................................. 29
14.2Acta de Suspensin: .............................................................................................................. 29
14.3Acta de Reinicio: ................................................................................................................... 29
14.4Acta Parcial de Pago: ............................................................................................................ 29
14.5Acta de Recibo:..................................................................................................................... 29
14.5.1 Acta de Recibo Parcial: .......................................................................................... 30
14.5.2 Acta de Recibo Final: ............................................................................................. 30
14.6Acta de Liquidacin del Contrato: ........................................................................................ 30
15. LIQUIDACIN DEL CONTRATO ..................................................................................... 30
16. SANCIONES ........................................................................................................................ 31
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INTRODUCCIN
Las acciones incluidas en este Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los
supervisores e interventores. De igual manera la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin o cualquier otro delegado del Rector de la Universidad realizarn seguimiento en su
aplicacin.
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1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para las actividades que deben realizar los supervisores o interventores
designados que deban ejercer funciones de vigilancia y seguimiento a los procesos de adquisicin de
bienes y servicios o realizacin de obras civiles entre la Universidad y los contratistas,
independientemente del tipo de contrato que se suscriba.
2. ALCANCE
Aplica al ejercicio de las funciones de supervisin e interventora las cuales sern ejercidas por
funcionarios designados por la Universidad o contratistas externos, segn corresponda, con el fin
de cumplir a cabalidad los controles establecidos en el presente Manual en lo relacionado a
contratos de adquisicin de bienes y servicios o realizacin de obras civiles por cuantas
mayores o iguales a 50 SMLMV celebrados por la Universidad.
El funcionario designado como supervisor o la persona natural o jurdica que sea contratada para
desempearse como interventor en proyectos y contratos que suscriba la Universidad Industrial de
Santander, deber conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administracin
pblica establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, Artculo 3 del Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Artculos 23, 24, 25, 26, 27 y
53 de la Ley 80 de 1993, los cuales se definen a continuacin, as como, las normas tcnicas de
calidad en la gestin pblica NTC GP-1000:2009.
Debido proceso: La Procuradura garantizar que toda actuacin administrativa vinculada con la
actividad contractual d cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y
controvertir las decisiones de la administracin.
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Economa: Se tendr en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las
decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la seleccin objetiva; que los
procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes
intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Logro de los resultados planificados. Exige que la finalidad sea el logro oportuno de los
objetivos, salvando de oficio los obstculos puramente formales y evitando situaciones que limiten
la toma de decisiones. La importancia de la eficacia reside en que un orden jurdico solo es vlido
cuando es eficaz.
Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Apunta a la necesidad de
hacer todo aquello que resulte apropiado para la bsqueda del efecto deseado.
Igualdad: Igualdad ante la Ley. Trato uniforme en situaciones similares. Descansa este principio en
el tratamiento rigurosamente imparcial dado a todos los administrados, sin favorecer ni perjudicar a
individuos o a grupos.
Moralidad: Conducta y actitud que busca el bien comn. Las funciones asignadas deben
desarrollarse con el autntico propsito de servicio, aplicando siempre la honestidad y el respeto a
las normas sobre sus obligaciones, incompatibilidades y prohibiciones.
Planeacin: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la
contratacin, esto es, armonizar y articular los requerimientos tcnicos del proyecto a desarrollar
con miras a satisfacer las necesidades de la Universidad.
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los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del contrato, as como, sealar las
consecuencias que sufren estos por sus acciones y omisiones.
Los contratistas interventores (si no son servidores pblicos) y los asesores externos, son
particulares que ejercen funciones pblicas y por lo tanto estn sujetos al rgimen de
responsabilidades aplicable a los servidores pblicos.
Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad
para todos los proponentes hasta la adjudicacin.
Acta: Documento donde se escribe un evento del contrato o lo tratado en una reunin, dejando
constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.
Acta de inicio: Documento en el cual se fija la fecha de iniciacin del contrato, a partir de la
cual se contabiliza el plazo de ejecucin del mismo. Debe ser firmada por el supervisor o
interventor, ordenador de gasto y representante legal del contratista.
Acta Parcial de Pago: Documento que se firma para efectuar un pago parcial al cabo de un
determinado periodo.
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Acta de Reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la
suspensin y se ordena la reiniciacin de las actividades. El Contratista se obliga a actualizar sus
plizas a esa fecha.
Acta de Recibo Parcial: Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del
supervisor o interventor, correspondiente a la ejecucin parcial del objeto del contrato,
registrndose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.
Acta de Liquidacin del Contrato: Documento final mediante el cual el Contratista hace
entrega y el supervisor o interventor recibe a satisfaccin lo estipulado en el objeto del
contrato y donde consta el valor inicial y final ejecutado ms los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y
salvo.
Anticipo: Son los recursos pblicos entregados por la Universidad al contratista, quien se obliga a
destinarlos en forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin
avalado por el supervisor o interventor.
Segn el artculo 91 del Estatuto Anticorrupcin, en los contratos de obra, concesin, salud, o los
que se realicen por licitacin pblica, el contratista deber constituir una fiducia o un patrimonio
autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo de anticipo, con el fin de
garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecucin del contrato
correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mnima cuanta.
Contratista: Persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal con quien se celebra el
respectivo contrato u orden.
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Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variacin,
modificacin o adicin al alcance fsico del objeto contratado (tiempo o valor del Contrato), y se
requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la
contratacin.
Contrato de Consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales
referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de
diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las
asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los
que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin,
programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.
Contratos de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios los que celebren
las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o
funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales
cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos
especializados.
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Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los materiales,
elementos, mtodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones
requeridas para la ejecucin del contrato de obras civiles.
Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que
entrega la Universidad, para ser manejada en forma conjunta entre el contratista y el supervisor o
interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta sern de la Universidad o de la Nacin segn
el caso y debern ser reintegrados al tesoro en la oportunidad establecida en la normatividad
vigente para tal efecto.
Interventora: Es el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una
persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, contratada para tal fin por la Universidad,
cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la
complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen a partir de la firma y perfeccionamiento del
mismo hasta su liquidacin definitiva. Sin embargo cuando la Universidad lo encuentre justificado y
acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico,
financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.
tem no previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante
la etapa de ejecucin y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; debern
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ejecutarse previo anlisis, estudio del precio unitario y celebracin del contrato adicional
correspondiente segn el caso, contando con la aprobacin del ordenador de gasto, y el visto
bueno del interventor o supervisor.
Modificacin del contrato: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista, para variar
las condiciones del contrato (Especificaciones tcnicas del producto, obligaciones del contratista,
lugar de entrega, supervisor o interventor).
Obra civil: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construccin,
mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre
bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.
Ordenador de Gasto: Funcionario delegado por la alta direccin de la Universidad para adjudicar
y administrar recursos propios de su nivel de autoridad.
Plazo de ejecucin: Es el perodo o trmino que se fija para el cumplimiento del objeto
contractual y dems obligaciones de las partes derivadas del contrato.
Prrroga: La prrroga del contrato ser aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto
del Interventor o supervisor del contrato.
La prrroga, adicin o la modificacin del mismo slo se podr realizar durante el desarrollo del
contrato y antes del vencimiento del plazo.
Se dar por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea
necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Universidad, se requiera en atencin a
los fines estatales.
La prrroga y/o la adicin, darn lugar a la modificacin de la vigencia de las garantas constituidas
por el contratista para la ejecucin del contrato.
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Suspensin: La suspensin de la ejecucin del contrato se har constar por las partes y el
supervisor o interventor del contrato, en un Acta, con indicacin de los motivos que llevaron a la
misma. Deber constar tambin la fecha del inicio de la suspensin, as como la fecha de la
reanudacin de la ejecucin del contrato. El contratista deber solicitar a la compaa de Seguros
que expidi la garanta nica del contrato el respectivo ajuste a las vigencias de los riesgos
amparados, conforme al Acta.
Vigencia del Contrato: La vigencia del contrato empezar a contarse desde la fecha en que
quede perfeccionado el contrato y cubrir el trmino previsto para el cumplimiento de los
requisitos de ejecucin, el plazo para su ejecucin y el trmino que se haya sealado para practicar
la liquidacin final. Trmino que tiene la administracin para hacer uso de sus poderes
excepcionales.
5. NORMATIVIDAD
RESOLUCIN No. 293 DE 2008: Documentos del Proceso de Contratacin para el Sistema de
Gestin de la Calidad de los procesos de apoyo de la Universidad.
RESOLUCIN No. 743 DE 2009: Delegacin de responsabilidades por parte del Rector en varios
funcionarios de la Universidad.
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LEY 80 de 1993 (Artculos 32 y 53) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica.
LEY 223/1995. (Artculo 162). Las entidades de derecho pblico estn exentas del pago del
impuesto de timbre nacional
LEY 789 de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la proteccin social
y se modifican algunos artculos del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
LEY 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el control de la evasin del Sistema de
Seguridad Social.
LEY 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios por la cual se modifica la Ley 80 de 2003
LEY 1474 DE 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin
pblica.
LEY 1607 de 2012 Expedicin de normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 019 DE 2012 Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
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Teniendo en cuenta que las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la
correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, el presente
manual se regir por los siguientes artculos de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin:
Los consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o asesora, como por los
hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a la Universidad,
derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o
ejerzan las actividades de consultora o asesora.
Por su parte, los interventores respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u
omisiones que les sean imputables y causen dao o perjuicio a la Universidad, derivados de la
celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las
funciones de interventora.
La Interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice
una persona natural o jurdica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del
contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin
del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la Universidad lo encuentre justificado y
acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico,
financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.
Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones de
supervisin e interventora. Sin embargo, la Universidad puede dividir la vigilancia del contrato
principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las
actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la Universidad a travs
del supervisor que designe.
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Esta inhabilidad se extender por un trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la ejecutoria
del acto administrativo que as lo declare, previa la actuacin administrativa correspondiente.
Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de
un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para
salvaguardar el inters general y los recursos pblicos involucrados, ser responsable
solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.
Pargrafo 4. Cuando el interventor sea consorcio o unin temporal la solidaridad se aplicar en los
trminos previstos en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993, respecto del rgimen sancionatorio.
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Los contratos de interventora podrn prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el
contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podr ajustarse en atencin a las obligaciones del
objeto de interventora, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el pargrafo del artculo 40 de la
Ley 80 de 1993.
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Actividades legales.
Actividades financieras y presupuestales.
Toda estipulacin contractual.
Proteger los intereses de la Entidad y salvaguardar su responsabilidad.
Vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado.
Los plazos, trminos y dems condiciones contractuales, garantizando la eficiente y
oportuna inversin de los recursos establecidos contractualmente.
Asegurar la calidad de los trabajos: Iniciando la vigilancia desde la revisin de los diseos
preliminares (si existen) hasta llegar a las pruebas fsicas de operacin y recibo de las obras,
bienes o servicios contratados.
La UIS ejercer control y vigilancia sobre la ejecucin de los contratos a travs de un supervisor o
un interventor, quien tendr como funcin verificar el cumplimiento de las obligaciones del
contratista, con el propsito de que el objeto se desarrolle dentro de los trminos de calidad,
oportunidad y economa. La supervisin una vez haya sido designada, no podr ser transferida a
otro funcionario de la institucin y por ningn motivo se podr subcontratar para que un contratista
externo desarrolle las funciones de supervisin.
En todos los contratos mayores o iguales a 50 SMLMV con formalidades plenas deber contratarse
un interventor y/o asignarse un supervisor que vele por el adecuado cumplimiento del objeto del
contrato. El supervisor y/o interventor reportar el avance y estado del contrato tanto al jefe de la
unidad gestora, como al ordenador de gasto y al Director de Contratacin y Proyectos de
Inversin. (Art. 15 Acuerdo 019 de 2005). Para los contratos mayores o iguales a 50 SMLMV sin
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formalidades plenas, la interventora y/o supervisin estar en cabeza del Jefe de la Unidad Gestora
u Ordenador del Gasto.
En todos los contratos menores a 50 SMLMV el supervisor por defecto es el jefe de la unidad
gestora o el ordenador de gasto, sin embargo, ellos podrn delegar a un funcionario de su unidad
como supervisor. El supervisor reportar mediante informe escrito la conformidad del
cumplimiento del objeto contractual a quien lo haya designado (Jefe de la unidad gestora u
ordenador de gasto) requisito sin el cual no se puede proceder con el trmite institucional de pago
al contratista.
El supervisor y el interventor estn facultados para revisar todos los documentos del contrato,
cuando por razones tcnicas, econmicas, jurdicas o de otra ndole, el contratista solicite cambios
o modificaciones.
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El contratista deber acatar las rdenes que le imparta por escrito la supervisin o la interventora;
no obstante, si no estuviese de acuerdo con las mismas as deber manifestarlo por escrito al
supervisor o interventor y a la Universidad, antes de proceder a ejecutarlas; en caso contrario,
responder solidariamente con el supervisor o interventor si del cumplimiento de dichas rdenes se
derivaran perjuicios para la Universidad. Los desacuerdos entre el contratista y el supervisor o
interventor, que no puedan resolverse directamente por ellos, sern decididos por el representante
legal de la Universidad o su delegado.
Con el fin de hacer seguimiento efectivo al desarrollo del contrato, el supervisor o interventor
podr solicitar informes acerca del mismo a las dependencias involucradas, las cuales estn en la
obligacin de suministrarlos en forma oportuna so pena de incurrir en mala conducta.
Y el supervisor debe ser consciente de sus derechos y funciones y deber responder civil, fiscal,
disciplinaria y penalmente por el incumplimiento de sus obligaciones.
Cuando lo estipule el contrato, la supervisin o interventora deber abrir con el contratista una
cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deber ser manejada en
conjunto (contratista supervisor o interventor) y debe ser independiente de sus cuentas
particulares.
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad para la entrega
del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversin del anticipo, para este
efecto deber exigir segn corresponda la programacin de las entregas y/o trabajos, el flujo de
inversin del contrato y el plan de inversin del anticipo.
Exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas vigentes sobre la seguridad industrial,
salud ocupacional y medio ambiente. Asimismo verificar peridicamente que el trabajo sea
desarrollado en relacin con estos requerimientos.
Verificar que el contratista realice el anlisis de riesgos de la labor contratada, identificando los
peligros asociados a cada una de las actividades a realizar, priorizando los riesgos crticos y
formulando los controles correspondientes.
Verificar que el contratista o la Universidad, segn el caso, solicite los permisos, autorizaciones
o licencias a que haya lugar para la ejecucin del contrato.
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Exigir cuando no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas pactadas a la parte morosa,
la exacta satisfaccin de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de
voluntades y las garantas ofrecidas para asegurar el cumplimiento.
Colaborar con el contratista en la correcta ejecucin de los trabajos con orden y eficiencia,
resolviendo con prontitud los requerimientos tcnicos del contratista, previniendo con su
experiencia y anlisis los posibles inconvenientes tcnicos y financieros en el desarrollo del
contrato.
Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas de
participacin, referente a los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso
humano y el tiempo de dedicacin de los mismos al contrato, as como el equipo exigido para la
ejecucin de los trabajos. Adems de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o
equipo siempre y cuando est de acuerdo con lo establecido por la Universidad.
Revisar el cumplimiento de los pagos realizados por el Contratista por conceptos de Seguridad
Social de sus trabajadores y parafiscales a que estuviere obligado.
Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir
de las especificaciones tcnicas generales, particulares contratadas y su experiencia.
Elaborar, revisar, suscribir y radicar oportunamente las actas y dems documentos necesarios
para la ejecucin del contrato.
Revisar las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del
plazo de ejecucin del contrato, requeridas por el contratista y emitir un concepto tcnico
respecto a la Universidad. As mismo, verificar y adelantar las acciones pertinentes para que
stas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.
Verificar que el contratista presente los paz y salvos a que haya lugar segn la naturaleza del
contrato.
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Verificar los estndares de calibracin que deben poseer los equipos o mquinas adquiridas por
la Universidad y que se encuentren bajo su responsabilidad. Asimismo, la trazabilidad de los
patrones utilizados en los dispositivos de medicin y calibracin.
Velar por que el contratista realice todas y cada una de las pruebas de supervisin tcnicas
contenidas en las normas de diseo y construccin sismo resistente segn la Norma Sismo
Resistente Colombiana vigente. Asimismo, debe garantizar que los equipos utilizados en las
pruebas estn debidamente calibrados y la trazabilidad de los patrones utilizados.
Verificar el uso correcto de los elementos de proteccin personal en el sitio de trabajo durante
la ejecucin de las actividades.
Verificar que los estudios, diseos y planos cumplan con las condiciones actuales del proyecto,
las normas y especificaciones vigentes y aprobar de ser el caso, los estudios, diseos y planos,
requeridos en la vigencia de la ejecucin de la obra.
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Exigir al constructor, una vez se tenga la orden de inicio expedida por la Universidad, la
iniciacin de los trabajos; dentro de los trminos y condiciones establecidos en el respectivo
contrato y en cumplimiento de la programacin contractual vigente.
Para el inicio de aquellas actividades que requieran los permisos y/o autorizaciones ambientales
se deber contar con ellos previamente.
Llevar junto al constructor un diario de la obra que deber permanecer disponible en la oficina
de campo de la interventora, en el cual se consignarn todas las instrucciones, observaciones,
ejecuciones y determinaciones relacionadas con el desarrollo de la obra. ste deber iniciarse el
da en que se realice la reunin tcnica inicial.
Durante todo el desarrollo del proyecto verificar que el equipo ofrecido por el contratista en
su propuesta se encuentre completo y en perfecto estado de funcionamiento. El interventor
exigir el cambio o adicin del equipo necesario dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a
su requerimiento; de no darse cumplimiento a lo anterior, deber iniciar las acciones que
conlleven al cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al
supervisor y a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
Durante todo el desarrollo del proyecto deber mantener actualizada una relacin diaria de los
profesionales, trabajadores y equipo del constructor empleados en la ejecucin de las obras y
en las oficinas o campamentos. El interventor podr exigir el cambio o adicin del personal
necesario; de no darse cumplimiento a lo solicitado, deber iniciar las acciones que conlleven al
cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al Supervisor y a
la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, en caso de reincidencia proceder a
iniciar los procesos sancionatorios pertinentes cumpliendo con la normatividad vigente para el
caso.
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Realizar el seguimiento al avance fsico financiero del contrato de obra de acuerdo con los
programas de obra e inversin, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos
parciales o totales se requerir oportunamente al contratista y se adopte un plan de
contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser procedente, se inicien los
procesos sancionatorios establecidos en la reglamentacin vigente.
Realizar las mediciones y calcular las cantidades de obra ejecutadas, las cuales deben ser
consignadas en una pre-acta detallada. Elaborar acta de recibo parcial de las obras ejecutadas
en el mes o periodo a reconocer al contratista de acuerdo con las normas y especificaciones
tcnicas, dichas actas sern suscritas conjuntamente con el constructor y constituyen el soporte
para el recibo definitivo de la obra.
Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones
efectuadas con los fondos del mismo, manejo de los anticipos, as como del trmite oportuno
de contratos adicionales, actas de modificacin de cantidades de obra, aprobacin de precios
para tem no previstos.
Efectuar el Acta de Entrega y Recibo Definitivo de la obra mediante la elaboracin del acta
correspondiente, con la presencia del Representante Legal o delegado de obra e Interventora y
supervisor o delegado del Rector de la Universidad, pues ste, a partir de ese momento, ser
quien haga el seguimiento a la calidad de las obras y su posterior mantenimiento.
El interventor deber cumplir con el Cdigo de tica Profesional en el ejercicio de todas las
actuaciones inherentes al desarrollo del contrato.
Los Ingenieros Directores de Interventora y de obra, estn obligados a visitar el sitio de las
obras objeto del contrato de obra, como mnimo una vez al mes y estar presente cuando la
Universidad lo requiera.
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Exigir al constructor el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial y salud
ocupacional del personal a su cargo.
En los contratos de tracto sucesivo mayores a tres meses, el supervisor o interventor presentar un
informe mensual.
Los informes de supervisin o interventora se deben elaborar segn los formatos establecidos por
el Proceso Contratacin de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de
contratacin, anexando siempre la lista de chequeo del informe.
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Los informes deben ser remitidos debidamente firmados por el supervisor o interventor designado
por la Universidad a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
Verificar que efectivamente el contratista est incumpliendo una o varias de las obligaciones
adquiridas en el contrato, afectando su ejecucin.
Si al finalizar el plazo dado no se recibe respuesta o solucin por parte del contratista, el
interventor requiere por escrito al contratista, con copia a la Direccin de Contratacin y
Proyectos de Inversin de la Universidad, indicando los hechos y soportes en que se basa el
inicio del proceso, para lo cual le dar un trmino de tres (3) das hbiles contados a partir del
recibo de la comunicacin, para que d respuesta por escrito y cumpla con las obligaciones en
los trminos y condiciones pactadas en el contrato.
Una vez recibida la respuesta que presente el contratista, el interventor o supervisor deber
evaluar si sus explicaciones son vlidas, si lo son, se termina el proceso y se archiva la
actuacin. El contratista tiene la obligacin de atender los requerimientos de su supervisor o
interventor.
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Finalmente la Oficina Asesora Jurdica, con relacin a la Clausula Penal, podr iniciar el trmite
correspondiente ante la Jurisdiccin Contencioso Administrativa para que sea el Juez o tribunal
Administrativo quien evale la viabilidad en la imposicin o cobro de la clusula penal y se
ordene su pago al tercero garante o al mismo contratista.
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La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin con el fin de apoyar sus funciones como
supervisor o interventor pone a su disposicin en la intranet los documentos MCO.01 (Manual de
Supervisin e Interventora), GCO.01 (Gua para la elaboracin de informes y actas de
interventora) y los respectivos formatos para presentar los informes de acuerdo al tipo de
contrato, puede acceder a ellos, siguiendo los pasos que se enuncian a continuacin:
www.uis.edu.co
Sistemas de informacin
Intranet (puede ingresar con su clave personal, o digitando la palabra publico, publico)
Sistema de Gestin Integrado
Mapa de procesos de documentacin
Contratacin
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Lista de chequeo Informe de Interventora: Para facilitar el seguimiento realizado por parte de
la supervisin o interventora y la presentacin de los informes de los contratos de Prestacin de
Servicios, Consultora, Suministro, Arrendamiento, Obra y Compraventa, el formato FCO.19 Lista
de Chequeo Informe de supervisin e Interventora permite revisar de manera general el avance y
estado del contrato.
14. ACTAS
El jefe de la unidad gestora, supervisor, interventor deber elaborar en cada caso bajo su
responsabilidad las siguientes actas:
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El supervisor o interventor incluir en las actas toda aquella informacin que permita identificar el
contrato, su plazo y valor, su ejecucin, relacin de pagos, reclamaciones y dems aspectos
necesarios para dar por terminado el contrato, el contenido general de las actas de Supervisin e
Interventora se establece en el documento GCO.01Guia para la elaboracin de informes y actas de
Supervisin e Interventora.
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Deber efectuarse la liquidacin de los contratos en los siguientes casos, como se establece en el
Artculo 16 del Acuerdo Superior No. 019 de 2005 (Manual de Contratacin):
El proyecto de liquidacin ser preparado por el supervisor o interventor del contrato, o por el jefe
de la unidad gestora o por el funcionario de la Universidad que ste delegue en cada caso bajo su
responsabilidad, de conformidad con lo establecido en el Artculo 17 del Acuerdo Superior No. 019
de 2005 (Manual de Contratacin): La competencia para aprobar la liquidacin de los contratos
suscritos por el Rector es privativa del Rector y no podr ser delegada.
En los dems casos, la liquidacin ser aprobada por el ordenador de gasto delegado, que lo
suscribi, previo dictamen del Director de Contratacin y Proyectos de Inversin cuando en virtud
de la cuanta el contrato sea con formalidades plenas. Cuando la cuanta sea inferior a 300 salarios
mnimos legales mensuales vigentes, deber remitirse al Director de Contratacin y Proyectos de
Inversin copia del acta de liquidacin junto con la memoria tcnica de lo ejecutado.
16. SANCIONES
El supervisor o interventor responder por el incumplimiento de sus obligaciones, as como por los
hechos u omisiones que fueren imputables a l y que causen dao a la Universidad. La Universidad
tendr plena autonoma para definir el tipo de responsabilidad (civil o penal) que reclamar del
supervisor o interventor y estar obligada a llamar en garanta o iniciar accin de repeticin para
obtener de ste la indemnizacin integral del perjuicio que logre probar.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
01 Abril 16 de 2008 Creacin del documento