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16 VADEMECUM ELABORACION DE FACTURAS

17 EN PRESTACION DE SERVICIOS.

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28 Presentacin
29 El presente documento ofrece una gua que explica el proceso de elaboracin de la
30 Factura de Venta, el cual es un documento contable; en el quedan registrados todos

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31 los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los
32 ingresos, descuentos cargos y dems.

33 Hay que tener presente que la persona que valla a realizar esta funcin ya debe
34 tener un conocimiento bsico sobre el manejo del Software Contable SIIGO.

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57 ELABORACIN FACTURA DE VENTA POR PRESTACION DE SERVICIOS

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59 Qu es una Factura de Venta?

60 Una Factura de Venta es un ttulo valor que el vendedor o prestador del

61 servicio podr entregar o remitir al comprador o beneficiario del bien y/o
62 servicio; este documento debe reflejar toda la informacin de la operacin
63 comercial.

64 La Factura sirve para registrar contablemente los valores correspondientes a

65 los servicios prestados, afectando la correspondiente carga tributaria;
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66 adicional a esto el documento debe cumplir con algunos requisitos legales los
67 cuales se encuentran con templados por normatividad en el Cdigo de
68 Comercio y el Estatuto Tributario.

69 Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar

70 una Factura de Venta?

71 Para elaborar una Factura de Venta en SIIGO se debe siempre conocer en

72 forma clara la siguiente informacin:

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73 El Tipo de Factura a utilizar es diferente para cada sucursal, por lo tanto

74 cada una tendr su consecutivo independiente de todas las dems, asi:

75 F-001 Factura de venta Bogot.

76 F-002 Factura de venta Cali.
77 F-003 Factura de venta Dosquebradas.
78 F-004 Factura de venta Manizales.
79 F-005 Factura de venta Medelln.
80 F-006 Factura de Venta Armenia.
81 F-007 Factura de venta Bucaramanga.
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82 F-008 Factura de venta Cartagena.

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84 Conocer la fecha correspondiente a la elaboracin de la factura, teniendo en

85 cuenta los cierres, las fechas de las rdenes de Servicio y de los vencimientos
86 de los contratos.

87 Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a facturar, soportado

88 por el Rut.

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91 Saber qu centro de costo afectara la transaccin, as:

92 0001 Administrativo Bogot.

93 0501 Administrativo Cali.
94 1001- Administrativo Dosquebradas.
95 1501 Administrativo Manizales.
96 2001 Administrativo Medelln.
97 2501 Administrativo Armenia.

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98 3001 Administrativo Bucaramanga.

99 3501 Administrativo Cartagena.
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101 Identificar la Cuenta la cual va a afectar la prestacin del servicio.

102 41450501 Servicio de Transporte de pasajeros de Contratos.

103 41450509 Servicio de Transporte de pasajeros De Viajes Ocasionales.
104 41450508 Ingresos Relacionados con la Actividad (para Afiliaciones)
105 41453001 Servicio de Transporte de Carga en Territorio Nacional.

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108 Confirmar con el tercero la forma de pago.

109 006 Clientes Bogot. (Afecta la Cuenta 13050501)

110 007 Clientes Cali. (Afecta la Cuenta 13050502)
111 008 Clientes Dosquebradas. (Afecta la Cuenta 13050503)
112 009 Clientes Manizales. (Afecta la Cuenta 13050504)
113 010 Clientes Medelln. (Afecta la Cuenta 13050505)
114 042 Clientes Armenia. (Afecta la Cuenta 13050511)

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115 043 Clientes Bucaramanga. (Afecta la Cuenta 13050513)

116 044 Clientes Cartagena. (Afecta la Cuenta 13050515)

117

118 Como la forma de pago es crdito, determinar la fecha o fechas de

119 vencimiento de la Factura y el valor a pagar en cada vencimiento, Es decir la
120 fecha en que va a ser cancelada; Tener en cuenta que los viajes ocasionales
121 no se da Crdito, por lo tanto la Fecha mxima de vencimiento de un viaje
122 ocasional es el da que se realiza el viaje.

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128 La Ruta para Elaborar Facturas de Venta

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129 La ruta para elaborar Facturas de Venta es: Documentos Factura de Venta

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132 Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente

133pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:

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137 Datos generales o de encabezado:

138 Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboracin del

139documento.

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140 Nit: Si el tercero ya est creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la

141bsqueda con el icono o con las teclas de funcin F2 (bsqueda alfabtica) o F3

142(bsqueda numrica).

143 El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboracin del

144documento, solamente digitando el nmero de identificacin o al momento de
145realizar la bsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creacin del
146tercero.

147 Centro de costo: Segn la sucursal.

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148 Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este
149amarrado al Nit antes digitado.

150 Vendedor: No Aplica 1

151

152 Datos De Transacciones

153 a. Facturacin por Servicio: El proceso de facturacin para servicios se

154 hace directamente a las cuentas del Ingreso Mencionadas anteriormente.
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156 Secuencia: El sistema lo actualiza automticamente y corresponde a
157 cada tem o producto registrado.
158 Producto: Con la tecla de funcin F7 el sistema permite cambiar la
159 bsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cdigo de Barras hasta
160 llegar a Cuenta Contable.
161 Se debe digitar la cuenta ya sea de un contrato (41450501) o un viaje
162 ocasional (41450509), para esto el sistema permite consultar las cuentas
163 que estn creados con las teclas de funcin F2 (bsqueda alfabtica), F3

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164 (bsqueda numrica), cuando sea por uno de estos conceptos o uno
165 diferente.
166 Descripcin: El sistema trae automticamente el nombre del producto o
167 de la cuenta contable segn sea el caso y permite modificarlo para la
168 impresin por lo tanto es recomendable modificarlo por SERVICIO DE
169 TRANSPORTE DE PASAJEROS POR CARRETERA.
170 Valor total: Valor por el cual se prest el servicio.
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178

179 Cuando se terminen de ingresar todos los servicios que se van a facturar se
180debe grabar con la tecla de funcin F1 o con el icono de bandera. El programa
181presentara la siguiente ventana:

182 Formas De Pago O Vencimientos

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188 Secuencia: El sistema lo actualiza automticamente y corresponde a cada

189tem registrado.

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190 Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al

191catlogo del tercero en el campo forma de pago pero esta informacin puede ser
192modificada. Con el cono o con las teclas de funcin F2 y F3 permite realizar la
193consulta.

194 Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se est elaborando (Ejemplo.

195F001 / F 002). No debe ser modificado.

196 Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser

197modificado.

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198 Vencimiento: Se debe colocar el nmero de vencimientos o cuotas en caso

199de ser cancelada a crdito, Generalmente es una sola cuota o dos cuando el dia que
200contratan dan una cuota inicial y el da del Viaje lo cancelan.

201 Fecha de Vencimiento: En este campo va la fecha que va ser cancelado el

202viaje, tener en cuenta que no puede ser despus de realizarse el viaje.

203 Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura, En
204caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe colocar el
205valor a pagar en el primer vencimiento.

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207 Por ltimo el sistema pregunta s el documento est correcto, y traer

208automticamente el nmero de la Factura.

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216 Al enviar el documento a impresin el sistema habilita un recuadro para

217elegir como imprimir el documento: (para Impresin en Impresora de Puntos),
218 Para Exportar a Excel (para impresin a color en plantilla personalizada).

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220 Luego en los recuadros de Lneas se debe poner:

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221 Viaje Ocasional

222 Ruta del Viaje Viaje de Lugar 1 a Lugar 2.

223 Fecha de Viaje Lunes 01 de Diciembre de 2014
224 Orden de servicio #
225 * * *
226 NUESTRO COMPROMISO ES USTED

227

228 Contrato Fijo

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229 Periodo Facturado.

230 Nmero del Contrato y fecha de Firmado.
231 Otra Informacin adicional o solicitada por el Cliente
232 * * *
233 NUESTRO COMPROMISO ES USTED
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244 Informacin Adicional
245
246 Las Facturas siempre deben estar soportadas con algo, Orden de
247 servicio, Manifiesto de Carga o Contrato de prestacin de servicio.

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248 Se deben Imprimir Original y dos Copias (Original Cliente , 1 Copia

249 Sucursal, 2 Copia para enviarla a la principal)
250 Por nuestra actividad econmica no debemos Facturar por Cupos,
251 Afiliaciones y Reafiliaciones. Por lo anterior ninguna Factura de Venta
252 O Documento Contable puede manejar estos conceptos.

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263 Julin Mesa
264 13 de Diciembre de 2014

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