You are on page 1of 9

KNOWLEDGE MANAGEMENT (Kasus:

Astragraphia, Tbk)
Posted on March 21, 2011 by northa

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan zaman saat ini berubah sejalan dengan pesatnya perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Manusia kini berada pada masa yang disebut dengan era
globalisasi. Era globalisasi adalah masa dimana sudah tidak ada lagi penghalang (barriers)
dalam komunikasi, informasi bahkan batas-batas negara. Era globalisasi tentunya bukan
tanpa konsekuensi. Beberapa isu penting mengenai persaingan dalam segala bidang yang
melibatkan individu, kelompok, organisasi, perusahaan, bahkan negara menjadi subyek dalam
suatu persaingan dalam memperoleh tujuannya masing-masing.

Sektor bisnis merupakan salah satu obyek yang tentunya termasuk dalam kancah persaingan
di era globalisasi. Pada sektor ini perusahaan yang menjadi subyek dalam suatu persaingan
berusaha memperoleh tujuan dari bisnis itu sendiri, yaitu keuntungan dan pertumbuhan
perusahaan dalam rangka suistanable business. Salah satu kunci sukses perusahaan untuk
tetap dapat bersaing dalam industri bisnisnya adalah dengan pengembangan dan inovasi dari
produk dan jasa yang ditawarkan untuk memperoleh posisi daya saing. Suatu inovasi lahir
dari adanya pengerahan segala kemampuan dan potensi yang dimiliki oleh perusahaan.
Knowledge management diyakini merupakan salah satu cara yang ditempuh perusahaan
dalam rangka meningkatkan daya saing dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya
perusahaan, termasuk pengetahuan yang bersifat eksplisit maupun implisit (tersembunyi).
Knowledge sharing adalah salah satu bentuk upaya dari suatu perusahaan untuk
mengembangkan SDM dan berbagi pengetahuan di kalangan karyawan guna meningkatkan
kemampuan mereka dalam berinovasi.

PT Astragraphia, Tbk adalah salah satu market leader dalam bidang document solution.
Dalam rangka memperkuat posisi bersaingnya, perusahaan ini terus berusaha
mengembangkan inovasi bisnis yang merupakan salah satu strategi bisnis yang
diterapkannya. Membangun suatu sistem yang berbasis knowledge management merupakan
komitmen perusahaan dalam penyebaran dan pengembangan pengetahuan. Melalui
knowledge management ini pula diharapkan adanya knowledge sharing sehingga tercipta juga
sinergi yang kuat serta dapat mengembangkan karyawan ke arah kompetensi dan
produktivitas yang lebih baik.

1.2. Perumusan Masalah

Hal yang tersulit dalam knowledge management adalah menangkap atau capture pengetahuan
yang bersifat implisit (tacit). Pengetahuan yang tacit ini relatif sulit ditangkap karena
mempuyai sifat melekat pada otak manusia sehingga terkadang sulit untuk digitalisasi.
Tantangan terberat dari perusahaan adalah bagaimana caranya suatu tacit knowlegde ini dapat
ditransfer untuk orang lain ataupun organisasi, sehingga ada manfaat yang dapat dihasilkan
dari proses transfer knowledge tersebut. Berdasarkan uraian di atas terdapat beberapa
pertanyaan yang berkaitan dengan knowledge management di PT Astragraphia, Tbk yaitu:

1. Bagaimanakah sharing knowlegde yang diterapkan di perusahaan?

2. Pengaruh apa saja yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan knowledge
management?

3. Manfaat apa saja yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan knowledge
management?

1.3. Tujuan

Tujuan disusunnya makalah berjudul Knowledge Management (Kasus: PT Astrgraphia, Tbk)


ini adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis penerapan sharing knowledge di perusahaan sebagai bagian dari


knowledge management.

2. Menganalisis pengaruh yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan


knowledge management.

3. Menganalisis manfaat yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan


knowledge management.

II. PROFIL PERUSAHAAN

2.1. Sejarah

Astragraphia mengawali perjalannya pada tahun 1971 sebagai Divisi Xerox pada PT Astra
International yang bergerak dalam bidang pemasaran dan penyediaan layanan purna jual bagi
mesin fotokopi Xerox secara eksklusif di seluruh Indonesia. Pada tahun 1976, Divisi Xerox
memisahkan diri dari PT Astra International dan menjadi perusahaan yang mandiri dengan
nama PT Astra Graphia. Kemudian, pada tahun 1989, Astragraphia menjadi perusahaan
publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan
berubah nama menjadi PT Astra Graphia Tbk.

2.2. Core Competency

Astragraphia fokus pada bisnis Document Solution dengan parter utama Fuji Xerox Co. Ltd,
perusahaan yang ahli di bidang perdokumenan berskala global. Bisnis Document Solution
tidak hanya bisnis mesin fotokopi, tapi telah mengalami transformasi bersamaan dengan
pesatnya perkembangan d bidang teknologi informasi (TI). Oleh karena itulah, cakupan
bisnis ini pun menjadi lebih luas. Beberapa bisnis yang tercakup dalam Document Solution
antara lain document input (creating, scanning, merging, editing), document management
(sharing, archiving, dsitributing, routing), hingga document output (printing, faxing, copying,
e-mailing, web viewing) dalam konfigurasi yang bervariasi.
Astragraphia membagi bisnis Document Solution dalam 4 bisnis utama, yaitu: Office Product
Business, Production System Business, Printer Channel Business dan Service Business.
Pembagian bisnis tersebut berdasarkan pada jenis mesin/hardware dan layanan/services yang
ditawarkan. Astragraphia menekankan pemberian nilai tambah bagi pelanggan dibandingkan
sekedar penjualan hardware. Hal ini dikukuhkan dengan dikembangkannya metodologi
Valued Services and Solutions (VSS) pada tahun 2004, yaitu pendekatan pemasaran yang
berorientasi pada peningkatan efisiensi dan efektivitas kerja dari perusahaan pelanggan.
Metodologi VSS diawali dengan proses assessment sebelum melakukan design system
pengelolaan dokumen untuk sebuah perusahaan. Setelah mendapat persetujuan dari
pelanggan maka tahap implementasi atau pemasangan sistem solusi dilakukan, untuk
kemudian, dilakukan evaluasi apakan sistem tersebut telah sesuai dengan yang diharapkan.

2.3. Jaringan Pemasaran

Astragraphia mengelola jaringan distiribusi meliputi lebih dari 19 kantor cabang dan 53 titik
layanan yang tersebar di seluruh Indonesia. Selain jaringan distirubsi yang dimiliki sendiri,
Astragraphia juga melakukan penjualan dan penyediaan layanan melalui dealer dan reseller
yang tersebar di seluruh Indonesia. Astragraphia juga terus memperluas layanan berkualitas
unggulnya bagi para pelanggan dengan terus memperluas jangkauannya ke seluruh Indonesia
dan wilayah lain yang berdekatan seperti Timor Leste. Adapun jaringan distribusi
Astragraphia dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Jaringan Distribusi PT Astragraphia, Tbk

Untuk memperkuat posisinya di pasar TI Indonesia yang masih menjanjikan, Astragraphia


berkiprah melalui PT SCS Astragraphia Technologies (SAT). Perusahaan patungan yang
dibentuk tahun 2004 ini, 49% sahamnya dimiliki oleh Astragraphia dan 51% dimiliki oleh
Singapore Computer System Limited (SCS). Berbekal kemampuan dan pengalaman
Astragraphia selama hampir 23 tahun di bisnis TI (dahulu melalui unit usaha IT Solution),
SAT menjadi salah satu dari tiga besar perusahaan penyedia jasa terintregasi dalam bidang
Solusi Teknologi Informasi di Indonesia. Bahkan kini SAT memiliki landansan untuk
melakukan penetrasi pasar internasional yang telah dimiliki oleh SCS di pasar regional.

III. TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Pengertian Knowledge Management

Skyrme mengemukakan definisi: Knowledge management is the explicit and sysematic


management of vital knowledge and its associated processes of creation, organization,
diffusion, use and exploitation. Knowledge management merupakan manajemen
pengetahuann vital secara eksplisit dan sistematis dan proses yang beraasosiasi pada
pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan dan eksploitasi.

Definisi tersebut bukanlah satu-satunya definisi yang benar secara mutlak, karena tidak ada
definisi yang universal mengenai knowledge management. Definisi tersebut merupakan
rumusan Skyrme yang paling merepresentasikan pengertian knowledge management
berdasarkan pengalaman dan kepakarannya. Definisi yang lain menyebutkan KM is the
process through which organizations generate value from intelecctual and knowledge based
assets. Knowledge management adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil
keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.

Kebanyakan organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge tersembunyi yang
dimiliki oleh anggotanya. Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam
organisasi tersimpan dalam struktur:

42% dipikiran (otak) karyawan

26% dokumen kertas

20% dokumen elektronik

12% knowledge based elektronik

Informasi di atas menceritakan bahwa porsi knowledge yang paling besar (42%) tersimpan
dalam otak saja. Knowledge semacam ini disebut tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang
tersembunyi. Sedangkan materialisasi knowledge berbentuk dokumen kertas (26%),
dokumen elektronik (20%) dan benda elektronik berbasis knowledge (12%). Potensi tacit
knowledge tersebut harus digali untuk kemudian dieksplisitkan untuk kemudian diorganisir
bersama komponen knowledge yang lain supaya bisa di-transfer kepada orang lain.

3.2. Penciptaan dan Pengembangan Knowledge

Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama. Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka
mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah
utama, yaitu:

1. Berbagi pengetahuan terbatinkan

2. Menciptakan konsep

3. Membenarkan konsep

4. Membangun prototype

5. Melakukan penyebaran pengetahuan diberbagai fungsi dan tingkat organisasi

Skyrme membedakan siklus inovasi dan siklus knowledge management seperti yang terlihat
di Gambar 1.
Siklus knowledge management mempunyai kelebihan dalam hal pengkategorian,
pengorganisasian dan penyimpanan, diseminasi, dan kemudahan untuk akses. Dengan
demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih
mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri.

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge
management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu:

1. Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan


pengalaman, termasuk kasus dan solusinya.

2. Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan


representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan
kasus-kasus yang rumit.

3. Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut,


perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge

4. Constrain-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Pada konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di


salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

1. Proses mengoleksi, mengorganisasi, mengklasifikasi dan mendisemikasikan


knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut
berguna bagi siapapun yang memerlukannya.

2. Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu


jaringan intranet yang selalu up-to-date.

3. Menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam
pikiran individu sehingga knowledge itu bisa denga mudah digunakan bersama dalam
suatu organisasi.

4. Adannya suautu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems.

5. Analisis informasi dalam database, data mining atau data warehouse sehingga hasil
analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga.

6. Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga,


mentrasformasikan basis knowledge ke basis yang baru.

7. Mengkombinasikan peng-indeks-an, pencarian knowledge dengan pendekatan


semantics atau syntacs.

8. Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan dan bilamana


diperlukan yang mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan dan formula, best
practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet,
groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga
menyimpan dan mendesiminasikan knowledge.

9. Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-
line atau off-line, pelatihan dan perlengkapan akses ke knowledge.

3.3. Proses Konversi Knowledge

Skyrme mengutip dari Nonaka dan Tekeuchi bahwa tacit knowledge maupun explicit
knowledge dapat dikonversi dengan proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, maupun
kombinasi seperti yang terlihat pada Gambar 2. Untuk mengubah tacit knowledge menjadi
explicit knowledge diperlukan proses eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah explicit
knowledge menjadi tacit knowledge diperlukan proses internalisasi.

IV. PEMBAHASAN

4.1. Penerapan Sharing Knowledge

Knowledge management adalah media untuk menangkap (capture) knowledge yang ada pada
karyawan sehingga tercipta knowledge database yang dapat digunakan untuk meningkatkan
daya saing perusahaan. Dengan adanya sistem ini diharapkan semua karyawan dapat dengan
mudah mengakses, menambahkan, dan menggunakan sumber pengetahuan yang ada dalam
perusahaan. Secara umum, penerapan sharing knowledge di Astragraphia dilakukan dengan
tiga pendekatan.

Pendekatan pertama yaitu pendekatan teknologi (techology approach), yang meliputi


Network PC untuk semua; SAP sebagai core business process; e-Document Initative (Scanner
and Printer untuk semua)-Networked Multi Function Device; Knowledge Portal-
DocuShare; E-mail & Messenger; Getafix, SOL, CAR; e-Learning yang sebelumnya
menggunakan Computer Based Training (CBT). Pendekatan kedua yaitu pendekatan orang
(people approach) yang meliputi Knowledge Sharing Forum. Kegiatan ini merupakan forum
untuk berbagi knowledge dan pengalaman serta pemaparan resensi suatu buku yang sedang
tren di masyarakat. Selain itu pelatihan formal (in-class) juga tercakup dalam pendekatan
people approach. Pendekatan ketiga yaitu pendekatan media (media approach) yang
meliputi perpustakaan, majalah toner, dan majalah dinding. Majalah dinding ini terdapat di
setiap lantai serta menampilkan antara lain kliping koran, berita duka, event khusus atau
kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, information security, dan lain-lain.

Penerapan knowledge management di Astragraphia sebagian besar memanfaatkan software


Xerox DocuShare sebagai software untuk memanajemen dokumen. Selain itu, sharing
knowledge juga dibangun dalam aplikasi Solution Online. Aplikasi ini menyimpan data
tentang masalah dan solusi yang tekait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas IT di
dalam perusahaan. Selain itu, karyawan juga dapat menambahkan permasalahan baru apabila
permasalahan yang mereka hadapi belum ada dalam database. Aplikasi lain yang juga
mendukung penerapan sharing knowledge adalah Daily Control System (DCS), Electronic
Sales Process Control System (e-SPCS), e-Lerning, getafix, Customer Info Media (CIM), dan
sebagainya. Proses penyimpanan, pencarian dan memperoleh kembali informasi tersebut
dengan mudah merupakan kunci sukses berhasilnya implementasi knowledge management di
Astragraphia.

4.2. Pengaruh Penerapan Knowledge Management

Pertama, penerapan knowledge management berpengaruh terhadap kecepatan dan


kemudahan para karyawan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan, sehingga secara
otomatis mempercepat para karyawan dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya atau
mengambil keputusan dan tindakan yang tepat. Kedua, berpengaruh terhadap peningkatan
kecepatan karyawan dalam belajar dan peningkatan pengetahuan para karyawan. Dengan
mudahnya informasi diakses dan diperoleh oleh karyawan maka akan terjadi peningkatan
kecepatan karyawan dalam melakukan proses belajar dan proses penyerapan pengetahuan
tersebut.

Ketiga, berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas setiap karyawan. Dengan semakin


cepatnya para karyawan dalam menyelesaikan tugasnya, maka semakin tinggi pula
produktivitas para karyawan tersebut. Keempat, berpengaruh terhadap kecepatan karyawan
dalam merespon kebutuhan dan masalah yang dihadapi pelanggan. Kelima, berpengaruh
terhadap daya inovasi dan kreativitas karyawan yang disebabkan oleh meningkatnya
pengetahuan mereka.

4.3. Manfaat dari Penerapan Knowledge Management

Penerapan knowledge management yang aktif dan efektif yang dilakukan oleh seluruh
karyawan Astragraphia serta didukung sepenuhnya oleh pihak manajemennya telah
membawa pengaruh positif terhadap internal perusahaan. Pengaruh positif tersebut dapat
memberikan manfaat dan sekaligus menciptakan keuntungan yang akan berguna bagi
Astragraphia. Ada lima manfaat utama dari penerapan knowledge management terhadap
internal perusahaan.

Pertama, dengan meningkatknya pengetahuan dan wawasan setiap karyawan berdampak


terhadap meningkatnya kemampuan perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan.
Keputusan yang diambil tersebut tidak hanya didasari atas kemampuan para karyawan, tetapi
juga didukung atas data, informasi, dan knowledge yang relevan yang tersimpan dalam
knowledge management perusahaan, sehingga keputusan yang diambil atau dihasilkan
merupakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan. Manfaat utama yang kedua adalah
bagaimana Astragraphia merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan tepat. Dengan
penerapan knowledge management, hal tersebut memungkinkan karena dalam knowledge
management perusahaan berusaha memasukan semua data dan informasi mengenai
pelanggan. Selain itu, termasuk di dalamnya juga selalu adan informasi yang diperbaharui
mengenai hal yang menjadi kebutuhan pelanggan pada khususnya dan kebutuhn pasar pada
umumnya.

Ketiga, dari sisi peningkatan efisiensi cara kerja dan proses. Hal itu terjadi karena dengan
penerapan knowledge management semua sumberdaya perusahaan dimanfaatkan semaksimal
mungkin, sehingga setiap karyawan dapat bekerja lebih cepat dan tepat, dan pada akhirnya
secara keseluruhan cara kerja dan proses kerja perusahaan mengalami peningkatan efisiensi.
Keempat, Astragraphia selalu menciptakan produk dan jasa yang memiliki suatu solusi yang
nilainya dapat melebihi harapan pelanggan atau customer expectation dan dari sinilah inovasi
dapat terus dilakukan. Dengan adanya knowledge management ini, inovasi tidak lagi hanya
tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan saja, melainkan seluruh karyawan
Astragraphia. Kelima, peningkatan kemampuan dalam berinovasi berdampak pula pada
peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang dihasilkan perusahaan.

V. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Sharing knowledge di PT Astragraphia, Tbk terdiri dari tiga pendekatan, yaitu


pendekatan teknologi (technology approach), pendekatan orang (people approach)
dan pendekatan media (people approach).

2. Pengaruh penerapan knowledge management di PT Astragraphia, Tbk yaitu


berpengaruh terhadap: kecepatan dan kemudahan karyawan dalam pekerjaan dan
pengambilan keputusan; peningkatan kecepatan dalam belajar dan peningkatan
pengetahuan; peningkatan produktivitas karyawan; kecepatan karyawan dalam
merespon pelanggan; dan terhadap peningkatan dan daya inovasi karyawan.

3. Manfaat yang diperoleh dari penerapan knowledge management di PT Astragraphia


adalah: adanya output keputusan terbaik dari perusahaan yang bersumber dari
knowledge management; perusahaan dapat merespon kebutuhan pelanggan secara
cepat dan tepat; peningkatan efisiensi cara kerja dan proses; penciptaan produk dan
jasa yang memiliki suatu solusi yang nilainya melebihi apa yang diharapkan
konsumen; dan peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang dihasilkan
perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Astragraphia Annual Report 2010. Jakarta: Astragraphia

Skyrme, David J.1998. Knowledge Management. http://www.skyrme.com/ppt

/kmintro/kmintro.ppt.
http://northa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/03/21/knowledge-management-
kasus-astragraphia-tbk/

You might also like