HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

11 julio, 2012Ing. Hugo GonzalezDeja un comentarioGo to comments

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HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

El Proceso de mejora continua es un concepto originado a partir de mediados del siglo XX
que pretende introducir mejoras en los productos, servicios y procesos.
Postula una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilizacin del proceso y la
posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organizacin o comunidad, es
necesaria la identificacin de todos los procesos y el anlisis mensurable de cada paso llevado a
cabo. Algunos de los elementos ms importantes que se utilizan para lograr la mejora
continua son las acciones correctivas, preventivas y el anlisis de la satisfaccin en los
miembros o clientes.
El proceso de mejora continua es la forma ms efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia
en las organizaciones. El xito de cualquier mtodo que actualmente utilizan las organizaciones
para gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000),
salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000),
depende del compromiso hacia la mejora de todos los niveles, especialmente de la alta direccin,
y permite desarrollar polticas, establecer objetivos y procesos, y tomar las acciones necesarias
para mejorar su rendimiento.
CICLO PDCA MEJORA CONTINUA

CICLO PDCA MEJORA CONTINUA

En este contexto resulta ineludible utilizar la metodologa PDCA impulsada por Deming,
como una forma de ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a s misma y
orientar cambios que la vuelvan ms eficiente y competitiva.
 El Ciclo PDCA tambin es conocido como Crculo de Deming, ya que fue el Dr. Williams
Edwards Deming uno de los primeros que utiliz este esquema lgico en la mejora de la calidad
y le dio un fuerte impulso.
Basado en un concepto ideado por Walter A. Shewhart, el Ciclo PDCA constituye una estrategia
de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, tambin se lo denomina espiral de mejora
continua y es muy utilizado por los diversos sistemas utilizados en las organizaciones para
gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y
seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000).

Las siglas PDCA son el acrnimo de las palabras inglesas Plan, Do, Check, Act, equivalentes en
espaol a Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar.

REQUISITOS DE LA MEJORA CONTINUA

Para su adecuado desarrollo, la mejora continua requiere que se cumplan algunos aspectos en
el ambiente de trabajo, como los que se mencionan seguidamente:
Apoyo en la gestin.
Retroalimentacion (Feedback) y revisin de los pasos en cada proceso.
Claridad en la responsabilidad.
Poder de decisin para el trabajador.
Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso.
La mejora continua como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como un
arreglo rpido frente a un problema puntual.
Proceso original bien definido y documentado.
Participacin de los responsables del proceso.
Transparencia en la gestin.
Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un marco
temporal que asegure su xito.

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
Existen tcnicas para el anlisis de datos que pueden ser herramientas tiles en un proceso
de Mejora Continua y en la solucin de los diversos problemas a que stas se enfrentan.
 En la mayora de los procesos el mayor enemigo es la variabilidad, la cual puede ser observada
en las caractersticas cuantificables de productos y los procesos, y existe en todas las etapas del
ciclo de vida de los productos, el propsito de toda organizacin es su control.

Las tcnicas estadsticas, como el histograma, el anlisis de correlacin, etc., pueden ayudar a
medir, describir, analizar, interpretar y modelar la variabilidad, aun con una cantidad
relativamente limitada de datos. El anlisis estadstico de tales datos puede ayudar a proveer
una mejor comprensin de la naturaleza, extensin y causas de variabilidad. Esto podra ayudar
a solucionar y aun impedir problemas que pueden resultar de tal variabilidad.

Seguidamente se presentan 2 de las tcnicas ms reconocidas que se utilizan como

herramientas para la mejora continua, las que pueden permitir mejor uso de datos
disponibles para ayudar en la toma de decisiones, y por consiguiente mejorar la calidad de
productos y los procesos para lograr satisfaccin del cliente. Estas tcnicas son aplicables para
un espectro muy variable de actividades.
ANLISIS DE CAUSA EFECTO

ANLISIS DE CAUSA EFECTO

Es una representacin grfica en forma de espina de pescado que permite identificar las
causas que afectan un determinado problema en una forma cualitativa. El diagrama de causa
efecto tambin es conocido como diagrama espina de pescado o diagrama de Iskikawa en
homenaje al nombre de su creador.
Se utiliza para descubrir de manera sistemtica la relacin de causas y efectos que afectan a un
determinado problema.
Adicionalmente permite separar las causas en diferentes ramas o causas
principales conocidas como las 5 M:
Mtodos
Mano de Obra
Maquinaria
Materiales
Medio ambiente
Entre los beneficios que presenta esta tcnica se puede mencionar que permite de una manera
sistemtica concentrarse en las causas que estn afectando un problema y una forma clara
 establecer las interrelaciones entre esas causas y el problema en estudio, as como subdividir las
causas principales en causas primarias, secundarias y terciarias.
Por supuesto, tambin esta tcnica presenta limitaciones y precauciones, ya que depende mucho
del conocimiento previo de las personas involucradas en el anlisis.

Objetivos de su aplicacin:
Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
Ampliar la visin de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su anlisis y la
identificacin de soluciones.
Analizar procesos en bsqueda de mejoras.
Analizar modificaciones a procedimientos, mtodos, costumbres, actitudes o hbitos, con
soluciones muchas veces- sencillas y baratas.
Educar sobre la comprensin de un problema.
Determinar el nivel de conocimientos tcnicos que existe en la empresa sobre un
determinado problema.
Prever los problemas y ayudar a controlarlos, no slo al final, sino durante cada etapa del
proceso.
Pasos para la elaboracin:

Seleccionar un problema y anotar en el lado derecho de una hoja de papel, encerrndolo

en un cuadro. (se utiliza el lado derecho nicamente por seguir los lineamientos de su creador
Kaouru Iskikawa, de origen japons, quienes escriben de derecha a izquierda).
Dibujar una lnea horizontal hacia la izquierda del cuadro en donde se encerr el
problema (espina dorsal de un esqueleto de pez), donde se escriben las causas primarias que
afectan el problema, en forma de grandes espinas o lneas y se encierran en un cuadrado.
Determinar las causas primarias segn categoras: Materiales (Materia Prima,
Informacin, documentos),
Maquinaria (Equipo, Software), Mtodos (Procedimientos, instrucciones), Mano de Obra
(Personal, jefaturas), Medio ambiente (condiciones del lugar donde se desarrolla el
proceso en estudio).
Definir las causas secundarias que afectan las causas primarias, y de seguido las
terciarias.
Asignar importancia a cada factor y se marcar aquellos particularmente importantes que
parecen tener un efecto significativo sobre el problema.
HOJA DE INSPECCIN

HOJA DE INSPECCIN
 Mediante el diseo de un sencillo formato, se recopila informacin sobre indicadores, causas de
los problemas etc. Tambin es conocida como Hoja de Verificacin u Hoja de Chequeo.
La hoja de inspeccin en un registro de informacin que indica el nmero de veces que ha
sucedido algo, por ejemplo la cantidad de personas atendidas por hora en caja, tiempo de
respuesta de promotores, causas de cheques devueltos, causa de solicitudes rechazadas,
defectos en productos, etc.

El formato debe contener la siguiente informacin:

Area o departamento al que se refieren los datos

Fecha de recoleccin y hora si es necesario
Para su elaboracin se requiere:
1. Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo.
2. Decidir el perodo de tiempo en el cual se recabarn los datos.
3. Disear una forma clara y fcil de usar con suficiente espacio para registrar los datos.
4. Obtener los datos de manera consistente y honesta.
En este tipo de formato se utiliza para conocer la frecuencia con que aparecen las causas
posibles de los problemas o tambin la frecuencia con que se presentan los clientes durante un
determinado perodo, as como registrar el tiempo en que se tarda en atender un cliente o una
solicitud. Igualmente puede utilizarse para recopilar pesos de productos,
temperaturas de hornos, etc.
Si est bien estructurada le permite recolectar informacin de una forma sencilla y prctica de
manera tal que no interrumpa las labores de la persona que est registrando la informacin.
Permite responder a pregunta tales como Cundo ocurre ?. Dnde ocurre? En qu consiste?,
Porque est sucediendo?, Cmo sucede? Con qu frecuencia ?
Pasos para la elaboracin de una hoja de verificacin:
1. Determinar claramente el proceso sujeto a observacin.
2. Enfocar su atencin hacia el anlisis de las caractersticas del proceso.
3. Definir el perodo de tiempo durante el cul sern recolectados los datos.
4. Disear una planilla de formato claro y fcil de usar. Asegrese de que todas las
columnas estn claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.
5. Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegrese de que se dedique el
tiempo necesario para esta actividad.