CONCEPTO DE COMUNICACIN

Los seres humanos somos fundamentalmente sociales, vivimos en permanente interaccin con
un ambiente, el cual est constituido por todo lo que nos rodea, y las formas como procesamos
la informacin de este entorno sobre nosotros lo identificamos como comunicacin, ya que
corresponde a un proceso de intercambio de valoraciones que finalmente se traducen en
conductas.
La comunicacin es entonces, uno de los medios ms importantes que poseemos para descubrir
y demostrar la pertinencia de nuestras opciones de conducta. Mediante la comunicacin
podemos facilitar el crecimiento y desarrollo del otro u otros, o su destruccin, es lo que
comnmente se identifica por los investigadores de la comunicacin como aniquilamiento
simblico, puesto que es bien sabido que, a menos que se halla desarrollado un profundo
sentido de autoestima y autorrealizacin en el individuo, de manera responsable, las palabras de
los dems, para describir nuestras relaciones con ellos y con el mundo en general, pueden de
hecho favorecer una conducta y mantenerla o sencillamente desbastar el ego del otro.
Mediante la comunicacin se establece una importante red de significaciones que ayudan a
definir nuestro propio yo en relacin con el contexto cultural.

COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones hoy en da necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e
innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el
dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con las
demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo
que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicacin de las
empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivos en relacin a
las dems organizaciones.
La comunicacin organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en la
actualidad que da lugar a la transmisin de la informacin dentro de las organizaciones para
identificar los requerimientos y logros de la organizacin y los colaboradores de la misma. La
comunicacin organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su
desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de trabajo. La principal finalidad de
la comunicacin organizacional es primordial para alcanzar los objetivos institucionales;
elementos que en conjunto dan paso al desarrollo organizacional y de los colaboradores que se
van preparando para alcanzar su mejor desempeo en los mercados.

COMUNICACIN INTERNA
La comunicacin interna, son todas las actividades realizadas por la organizacin, para crear y
mantener las relaciones entre sus miembros, a travs del buen uso de los diferentes medios de
comunicacin existentes en la organizacin.
La comunicacin interna da lugar a:
Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y estimulacin en las
actividades laborales.
Poder conocer en gran medida a la organizacin y familiarizarse con ellas.
Reconocimiento del desempeo de los colaboradores
Fomentar el intercambio de informacin (comunicacin) en toda la organizacin.
La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para beneficio de toda
la organizacin.
El clima organizacional es bsicamente en ambiente personal y de ndole fsico a partir del cual
se realizan las actividades empresariales.

COMUNICACIN EXTERNA.
La comunicacin externa, son todas las actividades realizadas por la organizacin, cuyo
propsito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de comunicacin se
le conoce como relaciones pblicas.

ESCENARIOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

La comunicacin organizacional generalmente se puede presentar en los siguientes tres
escenarios (Andrade, 2005):
Escenario fsico. Dentro de este escenario se puede considerar el interno y externo, y se
consideran todos los elementos decorativos de la organizacin y tambin los llamados
informativos, por ejemplo: los smbolos de no pasar, slo personal autorizado, etctera.
Escenario social. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las
personas y adems de la interaccin existente entre las mismas, como ejemplo de este
escenario se puede considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunin
laboral.
Escenario institucional. Relaciona los mensajes que la organizacin emite a sus miembros,
proveedores, clientes, y dems personas involucradas; ejemplos de este tipo de comunicacin
en este escenario son bsicamente: memorndums, avisos en pizarra, publicidad, entre muchos
ms.

FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicacin fluya en distintas vas, desde un
nivel jerrquico menor a uno ms alto, as como hacia los niveles jerrquicos de los lados.
Normalmente se haba contemplado con mayor fuerza a la comunicacin de forma descendente,
pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organizacin solamente
fluya la informacin del nivel jerrquico superior a uno inferior, existirn problemas de
comunicacin de gran impacto en la organizacin. En trminos generales para que la
comunicacin sea eficaz en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir,
comunicacin de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la
comunicacin, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarqua o
similar; as como tambin existe la comunicacin diagonal (se presenta entre los trabajadores de
distintos niveles jerrquicos, an sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles).

COMUNICACIN DESCENDENTE
Este tipo de comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y con direccin especfica
hacia los niveles de jerarqua inferior, generalmente esta comunicacin se presenta en las
organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.
Dentro de la comunicacin descendente los principales medios utilizados para el proceso de
comunicacin estn va mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a travs de
los discursos, reunin con el personal, va telefnica. En cuanto a la comunicacin va escrita los
medios ms utilizados son:
Memorndum
Cartas
Informes
Manual de operaciones
Folletos
Reportes, entre muchas ms.

Una de las caractersticas principales de este tipo de informacin es el hecho de que la

informacin se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la lnea de mando y de los
niveles jerrquicos. Adems el hecho de que una administracin de a conocer y solicite el
cumplimiento de polticas de trabajo o procedimientos, no existe una garanta para el
cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicacin, situaciones
imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados
involucrados. Ante estas circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que permita
retroalimentar la informacin recibida.
Por ltimo es importante sealar, que la informacin que se dirige de forma descendente en una
organizacin suele avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la llegada de
la informacin a su destino, creando situaciones de frustracin a la administracin de la empresa.

COMUNICACIN ASCENDENTE
A diferencia de la comunicacin ascendente, este tipo de comunicacin organizacional se
presenta cuando los trabajadores transmiten informacin a sus jefes. Es decir, esta informacin
fluye de niveles inferiores a niveles de jerarqua superior. Desgraciadamente el flujo de la
informacin en esta va de transmisin no siempre llega a los niveles ms altos de forma
completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la informacin los receptores van
mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no
esperadas por la gerencia o la administracin. Esto se presenta comnmente en las
organizaciones, cuando un operador no alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que
afectan directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas
situaciones que los encargados de estas reas de trabajo por temor, conveniencia, o respeto a
los niveles superiores de mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de produccin,
financieros, o de desempeo.
La comunicacin ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la
segunda es autoritaria, la primera se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de
comunicacin permite la participacin de los empleados y mantiene polticas democrticas para
la intervencin de los mismos. Los medios ms utilizados para la transmisin de la
informacin de forma ascendente son:
Reunin peridica
Entrevista personalizada
Crculo de Calidad
Va telefnica
A travs de encuestas
Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administracin).

RELACIONES ENTRE ORGANIZACIN Y COMUNICACIN

La organizacin y la comunicacin se encuentran estrechamente vinculadas dentro del
funcionamiento que busca resultados positivos entre necesidades y satisfactores. Sus vnculos
vienen dados a travs de los componentes:
Polticos, de una accin estratgica global
Socioculturales, de los valores y de las representaciones simblicas de las acciones
reguladas por normas
Psicolgicos, los establecidos mediante las acciones dilogicas entre los participantes o
miembros de la organizacin.

CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES DE LA COMUNICACIN

Abierta: para comunicarse con el medio ambiente exterior de manera interactiva.
Evolutiva: no rutinaria ni excesivamente formalista, a fin de manejar con eficacia su desarrollo
frente a lo imprevisto.
Flexible: para permitir igualmente y de manera oportuna comunicaciones formales e informales.
Tener finalidad explcita: que proporcione un hilo conductor, coherente a la comunicacin formal.
Autorresponsabilizante: para todos los miembros, con la finalidad de evitar la bsqueda de un
poder artificial, por parte de algunos mediante la retencin de informacin.
Energtica: para crear, por s misma, mediante informacin, formacin educativa y comunicacin,
potencialidades internas que pueden ser llevadas a una finalidad prctica.
Para que est organizada, y no desfasada, la comunicacin en una organizacin debe estar
asociada a objetivos y planes conjuntos, circule en todas las direcciones y travs de todos los
canales, pueda valerse de instrumentos seleccionados en funcin de los objetivos a lograr,
integre necesidades con circunstancias especficas de los respectivos contextos interactuantes,
de manera abierta entre lo informal y las estructuras.
Una intervencin significativa que aborde el problema de la comunicacin en la organizacin, es
un acto poltico, insertado en una lgica a mediano y largo plazo, nunca visto desde pticas
cortoplacistas a las cuales estn acostumbrados muchos gerentes de organizaciones.
Cualquier accin de reorganizacin de la comunicacin, implica un cambio en los estados
existentes. Para realizar este cambio con xito, lo primero ser diagnosticar lo disponible, o
existente, a fin de analizar las ventajas de lo que conviene reforzar y los puntos negativos a
transformar. Esta accin de evaluacin ha de considerar cuatro variables de funcionamiento:
Estudio de las estructuras: organigrama, sociograma, procedimientos, organizacin y
mecanismos de coordinacin del trabajo, flujos de informacin y comunicacin, estructuras
fsicas y tcnicas, condiciones de trabajo y de seguridad.
Estudio de las estrategias: verificar si la estrategia existe, si es pertinente y coherente, si sus
directrices generales son conocidas por todos los actores de la organizacin.
Estudio de la cultura: revisin de la historia de la organizacin, de sus personalidades ms
relevantes, de los sistemas de valores, costumbres colectivas, ritos y estilos de administracin,
formas de lenguaje, jergas internas y de las caractersticas demogrficas.
Estudio de los comportamientos: mediante la observacin de opiniones y percepciones,
imgenes y representaciones individuales y colectivas, que unido a la observacin de las
prcticas reales dar una importante informacin sobre los grados de implicacin de los actores
en el funcionamiento de la organizacin. Tambin permitir descubrir y delimitar los estilos de
relaciones y modos de comunicacin informal existentes, descubrir las caractersticas de la
comunicacin, vistas por los distintos actores.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicacin organizacional es uno de los elementos ms importantes dentro del desarrollo
empresarial; con el pasar del tiempo las empresas han notado su importancia, aumentando la
participacin de los comunicadores y periodistas dentro de las instituciones.
Sin una correcta comunicacin es imposible lograr metas, aumentar productividad y generar los
resultados que se deben alcanzar. La comunicacin interna aporta en muchos aspectos de la
organizacin: sirve como herramienta de motivacin de los empleados, construye y fortalece la
identidad corporativa. Sin una identidad corporativa bien formada es imposible que los clientes
externos tengan una buena imagen corporativa. Sin imagen corporativa no hay reconocimiento,
ni ventas, por ende, mucho menos ganancias.
La comunicacin en las empresas muchas veces es mal entendida como un simple hbito de
entregar circulares, enviar mails y pegar letreros en carteleras. Esto, si bien hace parte de la
comunicacin corporativa, no lo es. La comunicacin en las organizaciones va ms all: busca
comprender las necesidades de los distintos pblicos objetivos y darle solucin a estas por
medio del mejor canal de comunicacin.
Aunque muchos empresarios an no tengan muy claro el papel de los comunicadores dentro de
la empresa, es de vital importancia que conozcan los beneficios que obtendran si gestionaran de
manera correcta las comunicaciones y, a travs de estrategias, lograrn aumentar la
productividad empresarial.
La investigacin de la comunicacin en la organizacin es una tarea que no puede cumplirse sin
una gestin coherente con la organizacin, que implique la coordinacin de estrategias de accin
y el sistemtico planeamiento de intervenciones conducentes a la realizacin de diagnsticos de
los estados existentes y de las necesidades y posibilidades de cambio en el funcionamiento,
estructuras, cultura y comportamiento organizacional.
Deber estar basada en una poltica de administracin participativa y democrtica, del saber
hacer y saber ser, realmente dialgico, concebida dentro del paradigma interaccionista y de la
teora contingente, que logre integrar los enfoques del proceso de comunicacin ms pertinentes
con los objetivos de la organizacin y del sistema, o contexto, donde esta interacta.
Las acciones combinadas de comunicacin y organizacin servirn para mejorar los
comportamientos de los actores, mediante la reestructuracin de los mecanismos de intercambio
y la bsqueda de un mnimo de cohesin cultural que facilite los procesos de adaptacin a los
imprevistos del ambiente interno y externo, sin perder de vista los planes comunes y la misin de
la organizacin. En este sentido se habla de organizaciones que aprenden.