Teknis Pelaksanaan

Seminar Online Smart City in Indonesia

1. Info penting

Pastikan anda memiliki kecepatan koneksi

internet yang memadai saat acara berlangsung.

Peserta hanya diizinkan berbicara pada

sesi tanya jawab. Jika ingin berbicara
atau bertanya langsung dengan
presenter. Silakan Klik gambar telapak
tangan seperti gambar disamping.

Jika Presenter mengizinkan maka akan

muncul tulisan You are unmuted.
Secara otomatis gambar microphone
berubah menjadi warna hijau. Bila tidak
berubah, silakan klik pada gambar
microphone tersebut. Lalu, silakan
berbicara langsung.
 Peserta juga dapat memberikan pertanyaan menggunakan fasilitas Chat. Silakan tuliskan
pertanyaan ada pada Enter a Question for staff, kemudian klik tombol Send.

2. Peralatan yang dibutuhkan

Peralatan yang dibutuhkan untuk mengikuti Seminar Online Smart city in Indonesia diantaranya:
Untuk Peserta Kelompok (titik nobar)
Laptop atau PC yang sudah terinstallasi Javascript
Proyektor
LCD Proyektor
Speaker eksternal
Microphone External, diutamakan wireless dan digunakan saat sesi tanya jawab
Akses Internet yang sangat baik

Untuk Peserta Individu

Smartphone, Laptop atau PC. Khusus PC dan Laptop Javascript enabled pada pengaturan
browser
Headset, untuk mendapatkan kualitas suara yang baik
Akses internet yang sangat baik

3. Aturan main
Sebagai peserta ada beberapa aturan main yang harus dipatuhi selama acara seminar online
berlangsung sehingga proses dapat berjalan lancar dan peserta dapat menangkap materi seminar
dengan baik. Beberapa peraturan yang perlu diperhatikan oleh peserta individu atau kelompok
diantara lain:
Peserta diharapkan dapat mengikuti pemaparan narasumber dengan baik
Peserta diperbolehkan untuk memberikan pertanyaan hanya pada sesi tanya jawab.
Peserta mengajukan pertanyaan menggunakan fasilitas chat atau
Peserta juga dapat mengajukan pertanyaan secara lisan, silakan klik ikon angkat tangan,
jika presenter sudah mengizinkan, peserta baru boleh memberikan pertanyaan secara lisan.

Peserta individu ataupun kelompok tidak dapat menggunakan fasilitas:

Sharing webcam: Peserta secara standar (default) tidak dilengkapi fasilitas untuk
menampilkan hasil webcam-nya. Fasilitas ini hanya dimiliki oleh pengelola dan presenter.
Microphone. Peserta secara standar (default) akan tidak berfungsi, kecuali pengelola
memberikan fasilitas tersebut kepada salah satu peserta atau semuanya.
 Sharing screen. Peserta secara standar (default) tidak dilengkapi fasilitas untuk menampilkan
hasil layarnya sehingga dapat dilihat oleh peserta lainnya. Fasilitas ini hanya dimiliki oleh
pengelola dan presenter.
Daftar peserta/presenter/pengelola. Peserta secara standar (default) tidak dapat melihat
daftar peserta/presenter/pengelola yang sedang online, kecuali pengelola memberikan
fasilitas tersebut kepada peserta.

4. Persiapan sebelum acara

Peserta Individu dapat memilih dua pilihan alat untuk mengikuti Seminar Online Smart city in
Indonesia, yaitu menggunakan laptop/PC atau menggunakan smartphone. Khusus yang
menggunakan smartphone, sebelumnya harus mendownlad aplikasi GoToWebinar pada setiap

perangkat di Google Play Strore atau App Store.

4.1 Menggunakan Smartphone

Untuk peserta yang menggunakan smartphone, silakan download dan install Go To Webinar pada
Google Play Store atau App Store

Tampilan GoToWebinar di Play Store

Tampilan GoToWebinar di Apple Store

 4.2 Menggunakna PC/Laptop

Langkah-langkah sebagai berikut:

1. Untuk peserta individu maupun kelompok yang memilih menggunakan laptop atau PC akan
mendapatkan link dari presenter, klik link tersebut maka akan muncul gambar seperti dibawah
ini:

Lengkapi nama dan email pada kolom yang tersedia sesuai dengan nama dan email yang sudah
registrasi pada panitia, setelah itu klik Join Webinar in Progress.

2. Tampilan download otomatis pada saat setelah klik Join Webinar in Progress

Apabila download
gagal, maka anda
dapat klik reset
download.

Hasil download, akan

terdownload dalam file
.exe
3. Install aplikasi webinar yang telah ter-download

4. Setelah berhasil ter-install maka akan muncul gambar seperti di bawah ini

5. Pilih menu Computer Audio, maka akan seperti gambar:

Setelah itu, pada icon microfon pilih option integrated mic, sedangkan pada icon speaker pilih
speaker.
 6. Pada layar PC/Laptop peserta akan tampil gambar seperti dibawah ini

Untuk mengajukan pertanyaan

Untuk mengajukan
pertanyaan via chat

Selain itu, pada layar peserta juga apabila sudah terkoneksi maka akan muncul display dari
seminar, berikut adalah contoh display ketika peserta berhasil masuk ke dalam webinar

5. Pelaksanaan Acara
Pada hari pelaksanaan Seminar Online "Smart city in Indonesia" yaitu pada hari Senin, 20 Maret 2017
pukul 13.00 WIB, peserta diharapkan sudah online sebelum acara berlangsung. Peserta dapat mulai
mengakses webinar pada pukul 13.00 WIB, namun seminar akan mulai dilaksanakan pada pukul
14.00 WIB. Link akan dibagikan pada hari pelaksanaan. Langkah-langkah yang dilaksanakan antara
lain:
Panitia akan membagikan link untuk mengikuti seminar online via grup Whatsapp. Berikut
adalah contoh link dari seminar online yang akan dilaksanakan

https://attendee.gotowebinar.com/register/1325219755586966785

Masing-masing peserta dapat membuka link tersebut pada waktu yang sudah ditentukan
yaitu Senin, 20 Maret 2017 13.00 WIB (untuk lebih lengkap mengenai jadwal seminar,
 silakan baca bagian rundown acara). Jika link dibuka diluar waktu yang ditentukan, maka
tidak ada seminar yang ditampilkan.
Setelah peserta membuka link yang sudah dibagikan, maka akan muncul tampilan berikut

Pilih Citrix Online Launcher lalu tekan Ok)

Proses selanjutnya komputer akan mempersiapkan diri untuk menggunakan GoToWebinar.

Jika proses ini telah selesai, maka peserta dapat langsung mengikuti acara Seminar Online.
Selanjutnya, seminar akan berlangsung dan setiap peserta diharapkan mematuhi setiap
aturan dalam Seminar Online Smart city in Indonesia

6. Rundown Acara
Berikut adalah rundwon acara Seminar Online Smart city in Indonesia

Waktu
Durasi Kegiatan Nama Jabatan
(WIB)
Persiapan dan
13.00 14.00 60 menit Seluruh peserta Seluruh Peserta
instalasi
Prof. Suhono Harso
14.00 14.15 15 menit Pembukaan acara Ketua APIC
Supangkat
Founder and Chairman of
14.15 14.40 25 menit Pembicara Braim Rainder the Global Smart City and
Community Coalition (GSC3)
Prof. Suhono Harso
14.40 15.05 25 menit Pembicara Ketua APIC
Supangkat
15.05 15.30 25 menit Pembicara Dr. Dwina Rosmini Teknik Lingkungan ITB
15.30 15.55 25 menit Sesi Tanya Jawab Seluruh peserta Seluruh Peserta
15.55 16.00 5 menit Penutup

*urutan dan atau perubahan narasumber dapat terjadi pada hari pelaksana
7. Reference
http://mmpt.pasca.ugm.ac.id/downloads/1405082652-edit%2024022014-
Tutorial%20Webinar%20Menggunakan%20GoToWebinar%20Sebagai%20Peserta.pdf
(diakses pada 7 Februari 2017)