MF1002_2: Ingls profesional para actividades comerciales.

FPPE/FA/2015/002/003

COMUNICACIN COMERCIAL ESCRITA EN INGLS

3.1 ESTRUCTURA Y TERMINOLOGA COMERCIAL HABITUAL EN LA

DOCUMENTACIN COMERCIAL BSICA

La actividad comercial conlleva una serie de pasos que requieren que se plasme por escrito
para que quede constancia de ella ante cualquier demostracin, justificacin o problema como
quejas, reclamaciones, cambios, pagos, declaracin de impuestos, etc.
Hasta ahora hemos visto todos los pasos que habitualmente tendrn lugar en una operacin
comercial, desde la toma inicial de contacto con el cliente, el intercambio de presentaciones y
saludos, la presentacin del producto en s mismo y la negociacin por ambas partes hasta llegar a
un acuerdo. Si hay acuerdo y el cliente realiza un pedido a partir de ese momento o durante todo
ese ciclo necesitaremos manejar diversa documentacin que vamos a analizar.

3.1.1. EL PEDIDO THE ORDER

Es la peticin de compra que el comprador realiza al vendedor de un producto o servicio

Puede realizarse a travs de varios medios:
Telfono: es el mtodo ms rpido pero tambin la llamada debe tener un registro escrito del
pedido para evitar malos entendidos y se debe pedir una confirmacin por escrito.

Correo electrnico: El medio ms extendido hoy en da. Es instantneo y deja constancia por
escrito de toda la informacin
Fax: Igualmente rpido y eficaz aunque pierde terreno por ser algo menos rpido que el email
Veamos algunas estructuras y vocabulario til a la hora de realizar un pedido:

Opening sentences Frases de apertura

Thank you for your catalogue and Price list (Gracias por su catlogo y lista de precios)
This is Mary James from Aces Associates. I would like to put in an order (Soy Mary James de
Aces Asociados y me gustara hacer un pedido)
Please, suply the following as soon as posible (Por favor, srvanos lo siguiente tan pronto como
sea posible)
We would like to order the following tems (Nos gustara pedir los siguientes productos)
We are pleased to place the following order (Nos complace tramitar el siguiente pedido)

Closing sentences
Please confirm the delivery dates as soon as posible / before the end of this week
Por favor confirme las fechas de entrega tan pronto como sea posible antes de final de semana

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We look forward to receiving your confirmation and the estimated delivery date
Quedamos a la espera de recibir su confirmacin y la fecha estimada de entrega
We hope to have this order delivered before the end of this month. Please confirm
Esperamos la entrega de este pedido antes de final de mes. Por favor confime

Vocabulary Vocabulario

- Order form Formulario de pedido

- Bill to Facturar a
- Ship to Enviar a
- Address Direccin
- Date of order Fecha del pedido
- To place an order / To put in an order Realizar un pedido
- Order management Gestin de pedidos
- With reference to En referencia a
- To process Procesar
- Please, confirm Por favor, confirmen
- Delivery date Fecha de envo
- By the requiered date En el plazo previsto
- Ready Listo / Preparado
- Terms Condiciones
- Tax Tasa, impuesto
- Dsc% Porcentaje de descuento
- Payment info Informacin del pago
- Exp. Date Fecha de caducidad

ORDER FORM ON LINE

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http://www.meridian-gardens.com/orderform.html

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ORDER FORM BY E-MAIL

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PREPARACIN DEL PEDIDO Y DISPONIBILIDAD DE EXISTENCIAS

PREPARATION OF THE ORDER AND AVAILABILITY OF STOCK

Una vez hecho el pedido, el vendedor proceder a comprobar si se dispone de existencias

para poder servirlos en el plazo estipulado y la cantidad solicitada. Para ello la empresa deber
tener siempre actualizado un inventario preciso. En el caso de no tener disponibilidad se debe
informar al cliente y negociar un nuevo plazo de entrega o bien ofrecer algo alternativo a lo que el
cliente est solicitando.
Cuando se prepara el pedido en un almacn se utiliza un documento que se denomina
ALBARN / DELIVERY NOTE, en el que se detallan las mercancas que salen del almacn del
vendedor para ser entregadas al transporte o directamente al comprador y permite comprobar la
salida de la mercanca y que el pedido realizado por el cliente est correctamente preparado ya
que debe coincidir con el albarn. En el albarn no figura el precio del producto ni del total del
pedido

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CONFIRMACIN, ENVO Y ENTREGA / CONFIRMATION, CONSIGNMENT AND

DELIVERY

El vendedor deber confirmar el pedido por escrito al cliente. En dicha confirmacin se

informar de la fecha estimada de entrega del producto, el transporte utilizado y cmo va a llegar
hasta el cliente la mercanca o al menos le informar de que se pondr en contacto con l en
cuanto posea toda esa informacin. Previamente a la realizacin del pedido se habr pactado este
transporte y la entrega, costes, plazos, etc por lo que normalmente solo habr que confirmar
detalles.
Cuando se enva la confirmacin de pedido, normalmente se enva al cliente una FACTURA
PROFORMA / PROFORMA INVOICE, que es un documento con los mismos datos que la factura
pero sin efectos fiscales par que el cliente tenga toda la informacin sobre el producto comprado,
precio, descuentos si los hubiera, si no estn todos los artculos solicitados se especifican cules
faltan, etc.

Aqu incluimos algunas estructuras sintcticas y vocabulario til a la hora de confirmar pedidos:
- We are pleased to acknowledge your order. Nos complace confirmar su pedido..
- We are glad to receive your order.. Nos alegra haber recibido su pedido
- Thank you for your order numberwhich we received on..We are now dealing
with it and may expect delivery within. Gracias por su pedido
nmeroque hemos recibido el da..Ahora mismo estamos trabajando en l y
esperamos que la fecha de entrega sea aproximadamente..
- We acknowledge acceptance of your order Confirmamos aceptacin de su pedido
- We are in receipt of your order as contained in the attached purchase order form
Confirmamos su pedido en los trminos indicados en la hoja de pedido adjunta
- Your order number.is now being processed and should be ready for despatch by
Su pedido nmeroest siendo preparado y estar listo para su entrega el .)
- We are pleased to say that we have already make up your order.and we are now
making arrangements for shipment Nos complace comunicarles que su
pedido.est preparado y estamos organizando su envo
- We thank you for your interest in our special offer and we are pleased to inform you
that your order is receiving attention. Le agradecemos su inters en nuestra
oferta especial y nos complace informarle que su pedido est ahora mismo en proceso de
preparacin
- We have all the tems in stock and we will inform you of the date of dispatch in the
near future. Tenemos los artculos disponibles y le informaremos de la fecha de entrega
prximamente

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- We will inform you when your order is ready for collection/shipment Le

informaremos cuando su pedido est preparado para su recogida/envo)
-

Ejercicios
Following the previous examples and vocabulary try to confirm an order of

12 bottles 750cl Reserva Rioja

15 bottles 750 cl Crianza Carlos V
24 bottles 33 cl Deva Stout traditional beer
Delivery date: to confirm
Payment terms: bank transfer before receiving the goods

Fill in the gaps with the correct Word sor expressions

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