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MEDICION Y ANALISIS DE

INDICADORES POR PROCESO

Equipo Tcnico
UN-SIMEGE Palmira
Agosto 2012
Socializar los lineamientos y metodologa
que la Universidad Nacional de Colombia ha
establecido para la construccin, anlisis y
evaluacin de los indicadores por proceso
para el Sistema de Mejor Gestin UN-
SIMEGE
La medicin es la comparacin de una unidad con respecto a
otra, previamente definida, o una dimensin con respecto a
otra.

Medir implica comparar un logro alcanzado con respecto a un


logro esperado o planeado; esto nos dir cunto se ha
conseguido con respecto a lo que se plane.
Conocer, entender, orientar y corregir la ejecucin de las
estrategias, acciones y resultados de la Universidad.
Comunicar los resultados del cumplimiento de las metas
Determinar si se logran o no las caractersticas del
producto o servicio de una manera concreta y especifica
En caso de variaciones, permite determinar
sus causas y establecer las acciones ms
pertinentes para corregirlas y para evitar
que vuelvan a ocurrir (accin correctiva o
preventiva) para continuar agregando valor.

Corregir las condiciones fuera de control.

Sin medicin no se puede planificar,


disear, prevenir, corregir, mantener,
evaluar e innovar un sistema de gestin, ni
los productos o servicios que ofrece la
institucin.
La medicin no es slo recoger datos sino
insertarlos adecuadamente en el proceso
de toma de decisiones y en el mejoramiento
de la institucin.

DATOS INFORMAC
Registro de
IN
Datos + anlisis
actividades
ENTENDIBLE OPORTUNA

PRECISA ECONOMICA

PERTINENTE
CONFIABLE OBJETIVA
8.2.3.(Seguimiento y medicin de los procesos)
8.4 c.(Anlisis de datos)
5.6.2 c.(Informacin de entrada para la revisin)

Componente: Actividades de control, Elemento: Indicadores

MACROPROCESO: Evaluacin, Medicin, Control y Seguimiento


PROCESO: Autoevaluacin Institucional
ALCANCE: Todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia
QUE ES UN INDICADOR?

Relacin entre Que permite


Generadas en Respecto a
variables observar la
el objeto objetivos y
situacin y
cuantitativas fenmeno
tendencias de metas previstos
cualitativas observado
cambio
Para clarificar, concentrar, simplificar, operacionalizar y respaldar la
visin, la misin y la estrategia establecida en la institucin.

Para comparar los resultados reales de los procesos con los resultados
deseados y establecidos en los objetivos que permita tomar los
correctivos oportunos y mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en
general.

Para efectuar seguimiento a planes, programas y proyectos.

Para facilitar a la direccin, la revisin del Sistema de Mejor Gestin y


la toma de decisiones frente al no logro de las metas.

Para cuantificar los cambios en una situacin que se considera


problemtica.
Impacto
Resultado
Cuantitativos Producto
Cualitativos Proceso
Insumo

Eficacia Estratgico
Eficiencia Gestin
Efectividad
ESTRUCTURA DE INDICADORES
UNIVERSIDAD NACIONAL

Plan global de desarrollo


Indicadores de CNA, SNIES,
SUE y SPADIES

De proceso
De producto o servicio

Planeacin operativa

Fuente: Diagnostico de indicadores de gestin en la U. N de Contr


Interno
CRITERIOS DE CONSTRUCCIN

INDICADORES
ASTUTOS

Especifico

Medible

Realizable

Relevante
Tiempo de
medicin
oportuno
ASPECTOS A CONTROLAR

PROCES
O
CONSTRUCCION DEL INDICADOR
ANALIZAR OBJETIVO DEL PROCESO

Factores Crtico de xito


Elemento(s) del proceso que es necesario Variables de
mantener bajo control para garantizar el resultado esperado
logro del objetivo del proceso
del proceso
IDENTIFICAR LAS VARIABLES A MEDIR

Los indicadores deben


proporcionar informacin
concreta acerca de dicho objeto.

Los indicadores deben


proporcionar informacin
concreta acerca de dicho objeto.
IDENTIFICAR LAS FUENTES DE DATOS

Es el lugar dnde se puede verificar la existencia


de los datos cualitativos o cuantitativos.

Sistemas de informacin, Bases de datos, Informes, Archivos,


Formatos, Listas de verificacin, observaciones, Resultado de
pruebas, otros.
DEFINIR LA FORMULA DE CALCULO

Es la expresin matemtica que correlaciona el comportamiento de la


variable con respecto a un logro esperado o planeado; esto nos dice
cunto se ha conseguido con respecto a lo que se plane
DEFINIR LA FORMULA DE CALCULO

Unidad de medida
Parmetro bajo el cual se expresa la variable
Nmero, Promedios, Porcentajes, Documento, etc.

Tendencia
Es el tipo de trayectoria que se espera tenga el indicador:
Ascendente, Descendente, Constante
Muestra el comportamiento del indicador a lo largo de un
ciclo de tiempo.

Nivel de Aplicabilidad
Especifica si el indicador aplica a nivel institucional, de sede,
facultad, centro, instituto o laboratorio.
ESTABLECER META Y RANGOS

Meta
Es el resultado aceptable que se espera del comportamiento de un indicador en
un periodo de tiempo determinado y sirve para calificar su logro. Deben ser
reales y alcanzables y dependen de la capacidad de la institucin para lograrlas

Cmo se determinan?
Datos histricos, Comparaciones, Tendencias del
entorno, Polticas institucionales o estatales,
Experiencia de quienes hacen parte del proceso,
Valoracin de los recursos de que se dispone, etc.
Lnea de base
Valor inicial del indicador que se toma como referencia para comparar el avance del
objetivo

Qu informacin requiere la lnea de base?


- el valor del indicador
- el ao a que se refiere ese valor
-el perodo (se utiliza cuando en un ao se realizan diversas mediciones).
ESTABLECER META Y RANGOS

Rangos - Parmetros de semaforizacin.


Son los niveles de desempeo del indicador, cuya valoracin determinar el
estado de riesgo, o problema de la variable y dar origen a diferentes tipos de
acciones de mejoramiento: acciones preventivas o correctivas respectivamente.

Rango Descripcin del Escala Accin


rango
Normal BUENO 85-100 Oportunidad de Mejora

Riesgo REGULAR 84.9-75 Accin Preventiva

Problema DEFICIENTE 74.9-0 Accin Correctiva


DEFINIR PERIODICIDAD DE RECOLECCION
DE DATOS DE LAS VARIABLES

La periodicidad hace referencia a la


frecuencia con la que se calcula el
indicador (diaria, semanal, quincenal,
mensual, semestral, anual, etc.).

Regla general
La frecuencia debe ser la menor posible que
permita dar alarmas oportunas y tomar
decisiones para la mejora continua.
DETERMINAR REGISTROS DE
RECOPILACION

Medio de registro de la toma de los datos de la variable segn la


periodicidad establecida; este registro es la evidencia del
cumplimiento, veracidad y confiablidad de la toma de los datos
DEFINIR RESPONSABLE DE LA
MEDICION

Persona delegada por el


proceso, rea o
dependencia para la
alimentacin de los datos
y resultados del indicador.
REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR

Hoja de
vida del
indicador
Es el detalle de la informacin
pertinente de cada indicador
formulado.

Una vez aprobados el indicador con su hoja de vida, la


informacin contenida debe consolidarse en el formato
Matriz de Indicadores de Proceso de la Sede.
REVISAR Y APROBAR EL INDICADOR
CDIGO: U-FT-14.002.012
CDIGO DEL INDICADOR:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR VERSIN: 1.0
Pgina: 1 de 1
SEDE:
MACROPROCESO:
PROCESO :
FECHA DE CREACIN DEL INDICADOR: DA: MES: AO:
NOMBRE DEL INDICADOR:
TIPO DE INDICADOR: Eficacia Eficiencia Efectividad
Tendencia Ascendente Descendente Constante
FACTOR CRITICO DE XITO:
ESPECIFICAR EL REQUERIMIENTO NORMATIVO RELACIONADO (SI APLICA):
DESCRIPCIN DE LAS VARIABLES:

DESCRIPCIN DEL INDICADOR


FUENTE NIVEL DE FRECUENCIA UNIDAD DE RESPONSABLE
FORMULA DEL INDICADOR META
DE DATOS APLICABILIDAD DE MEDICIN MEDIDA DE LA MEDICIN

DESCRIPCIN DE RANGOS:
Normal: Riesgo: Problema:
RESULTADOS:
PERIODO
1 2 3 4
RESULTADO (Aplicar frmula del Indicador)

ANLISIS DE DATOS

FECHA DE MEDICIN

OBSERVACIONES:
ESCOGER HERRAMIENTA ESTADISTICA
DE CALIDAD
HERRAMIENTA DESCRIPCION PARA QUE ES UTILIZADA
HOJA DE VERIFICACION Registro para la recoleccin de datos. Para registrar frecuencias de uno o varios datos.
ESTRATIFICACION Registro de agrupacin de uno o ms datos Permite la evaluacin del principal problema, segn
pertinentes. su clasificacin.
DIAGRAMA DE Es un grfico que muestra la correlacin de dos Facilita la interpretacin de la influencia entre dos
CORRELACION variables. variables objeto de anlisis, as como los cambios
entre ellas.
GRAFICO DE PARETO Grfica de barras que muestra identificadas en Para determinar la criticidad de los problemas o
orden ascendente de amplitud o frecuencia. causas de los mismos.
HISTOGRAMA Diagrama de barras que representa la distribucin Para verificar el comportamiento de un proceso con
de las frecuencias. relacin a la especificacin.
GRAFICOS DE CONTROL Consiste en una comparacin grfica- cronolgica Para controlar las variaciones de un proceso e
de una determinada variable. trminos de su centralizacin y dispersin.
MUESTREO Obtener la informacin confiable y representativa Se emplea para estudios donde se encuentran
PROBABILISTICO de una poblacin. relacionadas poblaciones o muestras de estudio
precisas.
DIAGRAMA DE CAUSA Y Identificacin de anlisis de causa y problemas. Es una tcnica grfica ampliamente utilizada, que
EFECTO permite apreciar con claridad las relaciones entre
un tema o problema y las posibles causas que
pueden estar contribuyendo para que l ocurra.

De nada sirve construir un indicador s la informacin


que este provee no se utilizar para la mejora
continua
DEFINIR EL RESPONSABLE DEL
ANALISIS Y EVALUACION
Persona delegada por el proceso, rea o dependencia.
ALIMENTAR DATOS Y RESULTADOS
DEL INDICADOR
Acorde a la frecuencia y sistema de informacin definido para la
alimentacin de los datos relacionados con las variables, se deben
alimentar los datos requeridos para obtener los resultados del indicador
definido.

Durante esta actividad se verifica as mismo que:


Que se est obteniendo informacin til para determinar el
cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados.
Que los indicadores definidos si sean los apropiados para obtener un
resultado eficaz.
Que quienes efectan la medicin tienen las competencias requeridas
para desarrollarla.
Que las fuentes sean las apropiadas para el suministro de la
informacin que lleven al logro del objetivo de la medicin.
EVALUAR Y ANALIZAR RESULTADOS

Al analizar los resultados e


informacin recopilada se establece Gua Bsica de
el grado de aceptacin de los Anlisis de Datos
resultados (rangos), determinando la de UN-SIMEGE
causa raz de las desviaciones.

Generar las acciones preventivas,


correctivas u oportunidades de Gua Bsica
mejora, empleando las herramientas de Mejora
de anlisis de causa (Diagrama de Continua
Causa y Efecto, Los 5 por ques,
Lluvia de ideas)

Presentar y publicar Informes de Gestin


los resultados Informe de la Alta Direccin
obtenidos.
Si no se mide lo que se hace, no se
puede controlar y si no se puede
controlar, no se puede dirigir y si no se
puede dirigir no se puede mejorar.
MUCHAS GRACIAS
Equipo Tcnico
UN-SIMEGE Palmira

Lorena Fda. Gonzlez


Jos Alejandro Raigoza Z
Lady Viviana Villanueva C
Geovanny lvarez
Andrea Luna Omen

Telf. 2868888 Ext. 34380-34381


Simege_pal@unal.edu.co

El contenido del presente documento, en su mayora, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de
Mejor Gestin de la Universidad Nacional de Colombia y las normas tcnicas utilizadas como gua para su
implementacin.