Microsoft Access

MICROSOFT ACCESS
1. Introduccin a Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos que forma parte de la

suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio
de informacin de muchas aplicaciones. Se pueden crear tablas, consultas, formularios e
informes que permiten almacenar y presentar la informacin contenida dentro de la base de
datos.

1.1. Que es una base de datos

Una base de datos es una coleccin de datos organizada de tal manera que se facilite el
acceso y la consulta de la informacin. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos
compuesta de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que
necesitamos al consultar el catlogo de la biblioteca.

1.2. Tipos de campos que maneja Microsoft Access

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o
cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.

Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto
con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o
agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros
caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero
la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en

los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es
de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del
mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en
los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en
disco.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 1

 Microsoft Access

Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si
trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados
como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada

como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres
partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un
archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto
que aparece como informacin sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros
tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como
adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos
ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de
almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bit

1.3. Estructura de una base de datos(TABLAS(Campos y Registros))

Una tabla de Access est definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de
datos especfico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo nmero, de tipo
fecha, etc. Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel
donde se ha especificado un ttulo el cual indica el tipo de informacin contenida en dicha
columna.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 2

 Microsoft Access

La informacin de una tabla se almacena en registros que no son ms que las filas de la
tabla y donde cada registro contiene una pieza de informacin especfica. De esta manera
podemos concluir que una base de datos en Access est siempre formada por tablas y las
cuales a su vez se componen de campos y de registros.

2. Creacin de Bases de Datos

2.1. Base de datos en blanco

Cmo crear una tabla en Access

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En
ambos casos el procedimiento ser el mismo. En primer lugar debemos ir Al men Crear y
pulsar el botn Tabla.

Observars en pantalla del lado izquierdo el panel de navegacin enlistando la nueva tabla
y del lado derecho una pestaa con el mismo nombre de la tabla y una cuadrcula donde
podremos crear los campos de la tabla.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 3

 Microsoft Access

Definir el campo primario de la tabla

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenar la informacin de los empleados
de una empresa con la siguiente informacin:

El campo primario de esta tabla ser el campo IDEmpleado el cual contendr un texto de 5
caracteres que identificar de manera nica a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de
la tabla y le ha puesto el nombre Id. As que el primer paso ser modificar el nombre de ese
campo para que concuerde con la definicin de la tabla. Para iniciar con este cambio
debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el men
emergente.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 4

 Microsoft Access

Selecciona la opcin Cambiar nombre de campo y podrs cambiar el nombre del campo
directamente en el encabezado.

Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseo debe ser
de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se
encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrars una
lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionar la opcin Texto.

Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como
Tamao del campo que tambin se encuentra dentro de la Ficha Campos.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 5

 Microsoft Access

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya
haba colocado y lo hemos modificado. A continuacin debemos crear nuevos campos el
cual ser un procedimiento diferente.

Definir los campos restantes de la tabla

En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda Haga clic para
agregar y se mostrar la lista de tipos de dato disponibles.

Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitir capturar el
nombre del campo en el encabezado.

Para los campos de texto podrs modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos
con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrs observar el cuadro de texto
Tamao del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 6

 Microsoft Access

De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access
pero an hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botn Guardar (en la barra de
acceso rpido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrar un cuadro de
dilogo para salvar la nueva tabla.

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla
de manera que siempre sepamos el tipo de informacin que guarda. Al pulsar el botn
Aceptar vers reflejado el nuevo nombre de la tabla.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 7

 Microsoft Access

Actividad1

Crear una base de datos con el nombre de ESCUELA y agregarle las siguientes tablas
alumnado y cursos.

Empezaremos por crear la tabla Alumnado.

1. En la pestaa Crear, haz clic sobre el botn Diseo de tabla. O bien haz clic
sobre el botn Tabla en el men Crear, y luego ve a la vista de Diseo haciendo
clic en Vista Diseo desde la pestaa Hoja de datos o desde la barra de estado.
2. En la primera fila escribe el Codigo alumnado y pulsa la tecla INTRO para ir a la
segunda columna del campo (tipo de datos).
3. Por defecto el tipo de datos ser Texto
4. Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el
tipo de datos Texto y posicinate en la tercera columna.
5. Escribe Apellidos alumnado. Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila
siguiente.
6. Crea los campos Direccion que ser de tipo Texto.
7. Crea el campo Codigo Postal de tipo Nmero.
8. Crea el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.
9. Ahora vamos a definir el campo Codigo alumnado como clave principal ya que
no podremos tener dos alumnos/as con el mismo cdigo. Haz clic sobre el
nombre del campo Codigo alumnado y, en la pestaa Diseo, pulsa el botn en
forma de llave. A la izquierda del nombre del campo aparecer el icono de una
llave.
10. En la barra de acceso rpido, selecciona Guardar. Cuando te pida el nombre de
la tabla, escribe Alumnado y pulsa Aceptar.
11. Ahora, cierra la tabla, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la
pestaa con el nombre de la tabla. Se desplegar el men contextual donde podrs
elegir la opcin Cerrar.

Ahora vamos a crear la segunda tabla:

1. En la pestaa Crear, haz clic sobre el botn Diseo de tabla.

2. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso y pulsa la
tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
3. Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el
tipo Nmero y pulsa la tecla INTRO hasta situarte en la fila inferior.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 8

 Microsoft Access

4. Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. Como no
queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsa la FLECHA
ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
5. Ahora vamos a definir el campo Codigo curso como Clave principal. Haz clic
sobre el nombre del campo Codigo curso y pulsa el botn de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla.
6. Ya podemos guardar la tabla. Esta vez elige la opcin Guardar de la
pestaa Archivo.
7. Escribe el nombre de la tabla, Cursos y haz clic sobre el botn Aceptar.
8. Ahora cerraremos la tabla desde el botn Cerrar que hay a la derecha de la
pestaa con el nombre de la tabla.
9. Para cerrar Access, pulsa las teclas ALT+F4.

Realiz: Lic. Norma Garca Sandoval Pgina 9