2.

DEFINICIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG

Para poder entender cul es el propsito del SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN - SIG, lo primero que debemos tener claro son los conceptos de
SISTEMA, GESTIN y SISTEMA DE GESTIN; para lo cual se han tomado
como referentes, las definiciones que nos da la Gua de Armonizacin del
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 con la Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica - NTCGP 1000:2004, expedida por el DAFP y la
Alcalda Mayor de Bogot D.C., as:

SISTEMA:

Interrelacin mutua que se establece entre los elementos que componen un

todo y que conducen al logro de objetivos.

y,

GESTIN:

Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos

con el fin de dirigir las organizaciones.
Si integramos estos dos conceptos, podemos precisar que:

SISTEMA DE GESTIN:

Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a travs de acciones

especficas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de
operacin de las entidades pblicas.

As las cosas, podemos definir tres (3) aspectos bsicos, QU ES, QU HACE
Y PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG en las
Entidades del Distrito Capital, as:

QU ES EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG?

Tal como lo define la Gua Nacional para la Simplificacin, el Mejoramiento y la

Racionalizacin de Procesos, Procedimientos y Trmites, expedida por el
DAFP y la Alcalda Mayor de Bogot D.C.:

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por

objetivo orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y alinear
conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestin de
Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, Gestin Ambiental, Gestin de
Desarrollo Administrativo, entre otros).

A esta definicin podramos adicionarle transversalmente las Polticas de

Racionalizacin, Simplificacin, Estandarizacin y Automatizacin de Trmites;
las cuales llevan inmersa la Estrategia de Gobierno en Lnea, y adems
sumarle el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano.
Para mayor comprensin, se ilustra en la Grfica No. 7. Integracin de los
Sistemas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestin Pblica, as:

SIG
SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO

Poltica Antitrmites y
Estrategia de Gobierno en Lnea

Programa Nacional de
Servicio al Ciudadano

SISTEMA SISTEMA
DE Gestin DE
GESTIN y
Control
CONTROL
DE CALIDAD INTERNO

Grfica No. 7. Integracin de los Sistemas

QUE HACE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG?

El Sistema Integrado de Gestin - SIG, como su nombre lo indica integra de

manera armnica y complementaria el Modelo Estndar de Control Interno -
MECI 1000:2005, la Norma Tcnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Plan
de Desarrollo Administrativo - PDA, conforme a los lineamientos establecidos
en la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599
del 20 de Mayo de 2005; en la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 y su
Decreto Reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009; y, en la Ley 489 del
29 de Diciembre de 1998 y su Decreto Reglamentario 3622 del 10 de Octubre
de 2005, respectivamente.

Adicionalmente, y de manera transversal integra los lineamientos de la Ley 962

del 8 de Julio de 2005 y su Decreto Reglamentario 1151 del 14 de Abril de
2008, y los lineamientos del Decreto Reglamentario 2623 del 13 de Julio de
2009.

Para mayor comprensin se ilustra en la Grfica No. 8. Integracin de las

Normas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestin Pblica, as:
 SIG
Ley 489 de 1998
(D. 3622 de 2005)

Ley 962 de 2005

(D. 4669 de 2005 y D 1151 de 2008)

D. 2623 de 2009

Ley 872 de Ley 87 de

2003 Gestin 1993
(D. 4485 de y
Control
(D. 1599
2009) de 2005)

Grfica No. 8. Integracin de las Normas

PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG?

El Sistema Integrado de Gestin - SIG sirve para lograr la satisfaccin de las

necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas,
usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las
tres (3) normas que lo integran (MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2009 y
SISTEDA 2005) tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados
de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo,
ayudan no solo a alcanzar los objetivos especficos de cada Sistema, sino a
cumplir la obligacin legal de su implementacin.

Para mayor claridad, a continuacin se ilustra el presente concepto en la

Grfica No. 9. Propsito del Sistema Integrado de Gestin Pblica, as:
 SIG
FUNCIN
ADMINISTRATIVA
POLTICAS
MISIN
VISIN
REQUERIMIENTOS SATISFACCIN

USUARIO MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2009 SISTEDA 2005 USUARIO

PERSONAS
PLANES
Polticas, Objetivos, Estrategias,
Metas, Normas, Procesos,
Actividades, Procedimientos,
Tareas, Controles, Indicadores,
Sistemas de Informacin,
Comunicacin y Planes de
Mejoramiento

Grfica No. 9. Propsito del SIGESPU

3. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG

El Sistema Integrado de Gestin - SIG, tendr las siguientes caractersticas:

Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son

integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas en las
normas que regulan los sistemas antes citados.

Compatibilidad: Condicin bajo la cual el cumplimiento de los requisitos

de un Sistema de Gestin de la Calidad permiten la implementacin, sin
conflictos, de otro sistema de gestin o de control, es decir es posible
implementarlos de manera integrada.
Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las
acciones de mejoramiento institucional.

Transversalidad: Una accin de mejoramiento institucional se puede

desarrollar transversalmente en dos o ms elementos de los sistemas que
integran el SIG.

Representatividad: Para efecto de las auditoras internas o externas, cada

una de las acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los
sistemas que lo conforman, bajo los principios de la eficiencia y la
economa.

4. INSTANCIAS DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN - SIG

El Sistema Integrado de Gestin - SIG, tendr las siguientes Instancias de

desarrollo e implementacin:
 Direccin y Orientacin: La direccin y orientacin del SIG, ser
responsabilidad del Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
- CCSCI.

Ejecucin: Corresponde a los Jefes de las Dependencias, hacer efectiva la

ejecucin de las polticas definidas por la instancia de direccin y
orientacin.

Operacin: Ser responsabilidad de los Grupos de Mejoramiento de

Procesos, implementar las acciones que desarrolla el SIG.

Apropiacin: Corresponde a cada uno de los funcionarios de la

Administracin del Distrito Capital apropiar las acciones que desarrolla el
SIG.

Evaluacin: Corresponde a la Oficina de Control Interno, realizar la

evaluacin al avance y desarrollo en la implementacin del SIG.

5. ARTICULACIN CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Para entender cul es el alcance del Sistema Integrado de Gestin - SIG en las
Entidades Distritales, es fundamental conocer que es el PROCESO
ADMINISTRATIVO, ya que el SIG lo impacta en todos sus elementos, para lo
cual nos debemos hacer la siguiente pregunta:
QU ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

Es la secuencia lgica de actividades que adelanta la Entidad Pblica del

Distrito Capital en relacin con los siguientes elementos: Direccin, Planeacin,
Organizacin, Ejecucin y Evaluacin (Seguimiento y Control), tal como se
muestra en la Grfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo, a
continuacin:
 1. DIRECCIN 2. PLANEACIN

DEFINE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y ARTICULA Y ORIENTA LAS

METAS INSTITUCIONALES ACCIONES PARA EL LOGRO DE
LOS OBJETIVOS
INSTITUCIONALES
5. EVALUACIN
(Seguimiento y
Control)
VERIFICA Y REALIZA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIN

4. EJECUCIN 3. ORGANIZACIN

DISTRIBUYE LAS FUNCIONES Y

DESARROLLA LAS ACTIVIDADES
COMPETENCIAS CON MIRAS AL
DETERMINADAS EN EL PROCESO DE
LOGRO DE LOS OBJETIVOS
PLANEACION
INSTITUCIONALES

Grfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo

En relacin con el Proceso Administrativo, el artculo 10 del Decreto 2145

del 4 de noviembre de 1999, incluye las siguientes definiciones de dichos
elementos:

Artculo 11. Direccin: El Nivel Directivo define las polticas, objetivos y metas corporativas a
alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de
referencia para la definicin de los planes indicativos y de accin.

Es importante destacar que todo el nivel directivo debe ejercer liderazgo

permanente para asegurar la implementacin del SIG, a travs de la
motivacin, la comunicacin y la supervisin.

Artculo 12. Planeacin: La planeacin concebida como una herramienta gerencial que
articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en
cumplimiento de su misin particular y los fines del Estado en general, es el principal referente
de la gestin y marco de las actividades del control interno puesto que a travs de ella se
definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.
La definicin de la misin y la visin institucional con base en el objetivo
constitucional y legal para la cual fue creada la Entidad Pblica del Distrito
Capital, son el punto de partida del elemento planeacin. Todo el SIG fue
diseado en forma coherente con tales propsitos. Los directivos de primer
nivel deben ejercer liderazgo para definir adecuadamente y en forma oportuna
los planes y programas de la Entidad Pblica Distrital.

Artculo 13. Organizacin: Funcin bsica de la gestin gerencial, que consiste en realizar la
divisin y distribucin de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y
objetivos institucionales y del Estado.

En forma coherente con lo establecido en el elemento planeacin, se debe

definir el modelo de operacin por procesos (mapa estratgico de procesos o
cadena de valor) y la estructura funcional a partir de los procesos ms
adecuados para lograr los objetivos propuestos.

Artculo 14. Ejecucin: Implica el desarrollo de las actividades de la organizacin,

determinadas en el proceso de planeacin, que contribuyen al logro de los objetivos
corporativos establecidos, mediante la aplicacin y/o combinacin adecuada de procesos,
procedimientos, mtodos, normas, recursos, sistemas de comunicacin, informacin y
seguimiento.

Uno de los aspectos de mayor importancia para lograr los objetivos y metas
institucionales es el liderazgo necesario para velar porque todo aquello que se
plane se haga en la forma prevista.

Artculo 15. Evaluacin: Este componente es el complemento fundamental de la planeacin,

consistente en la verificacin y seguimiento a la gestin dndole dinamismo al proceso
planificador y facilitando la retroalimentacin de las actividades, la toma de decisiones y la
reorientacin de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos.

El elemento evaluacin comprende un conjunto de mecanismos de seguimiento

y control que al operar interrelacionadamente, permiten valorar en forma
permanente la efectividad del SIG en la Entidad Pblica del Distrito Capital; la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los
planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones,
establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones
de mejoramiento de la Corporacin.

El ejercicio del SIG, por lo tanto, no es un evento aislado, es ms bien una

serie de acciones que ocurren de manera permanente a travs del
funcionamiento y operacin de cada Entidad del Distrito Capital, debiendo
reconocerse como un componente integral de cada dependencia o parte
inherente a la estructura administrativa y operacional existente.

Conforme a lo anterior, podramos concluir que los elementos del PROCESO

ADMINISTRATIVO, forman parte del CICLO BSICO DE LA GESTIN
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), de la siguiente manera:

Los elementos DIRECCIN, PLANEACIN y ORGANIZACIN, forman parte

del PLANEAR;

El elemento EJECUCIN, forma parte del HACER;

El elemento EVALUACIN, forma parte del VERIFICAR; y,

Como consecuencia de su aplicacin se genera el ACTUAR.

Pero:

QU ES EL CICLO BSICO DE LA GESTIN?

Teniendo claridad cul es la relacin del SIG con el PROCESO

ADMINISTRATIVO, es necesario identificar que el SIG parte de una estrategia
gerencial conocida como el CICLO PHVA, CICLO DEL MEJORAMIENTO
CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las inciales de cuatro (4)
actividades que deben ser desarrolladas de manera secuencial, que como ya
mencionamos son PLANEAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR.

Para mejor claridad conceptual del PHVA es importante definirlo tal como lo
establece la Gua de Armonizacin del MECI 1000:2005 con la NTCGP
1000:2009 expedida por el DAFP y la Alcalda Mayor de Bogot D.C., as:

Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la

definicin de las polticas y el establecimiento de un plan de accin. Hacer:
Estos lineamientos deben llevarse a la prctica. Verificar: Una vez puesto en
marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de
los planes establecidos. Actuar: De acuerdo a los resultados obtenidos, debe
implementar acciones correctivas o de mejoramiento.

As las cosas, es importante precisar que el SIG comparte la adopcin de un

enfoque basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el cual consiste en
identificar y gestionar de manera eficaz numerosas actividades relacionadas
entre s, la manera como se relacionan sinrgicamente los elementos de cada
Sistema para el logro de los objetivos, lo cual se puede visualizar en la Grfica
No. 11. Ciclo PHVA, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming, a
continuacin:

El Ciclo PHVA
Poltica de Calidad

Inicio del ciclo Estandarizacin

Objetivos Acciones Preventivas
de Calidad
Acciones Correctivas
PLANIFICAR A CTUAR
Programas Bases de
+ Recursos datos

HACER VERIFICAR
Mediciones
Implementacin - Satisfaccin del Cliente
+ seguimiento - Productos
- Procesos
- Auditoras internas

Grfica No. 11. Ciclo PHVA, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming