ESQUEMA DOCUMENTAL

CMO DISEARLO?

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 PARA QU DOCUMENTAR?

El propsito de establecer un sistema documentado es:

1. Dejar claras las reglas de juego

2. Definir la mejor manera de hacer las cosas
3. Capacitar a los involucrados
4. Dejar registrado lo que sucede para posteriores revisiones
5. Evitar suposiciones y ambigedades
 A TENER EN CUENTA

Sencillez

Flexibilidad (controlada)

Facilidad Medicin

Claridad en las Tareas

Mitigacin de Riesgos
 MEDIO PARA DOCUMENTAR

El medio para documentar debe Documentos

Grficos

seleccionarse de acuerdo al nivel Software

educativo y la cultura de quien es el Video

destinatario del documento.

Msica
 TIPOS DE DOCUMENTOS

Qu debe Describe el SG-SST

Manual de acuerdo con la
hacerse? poltica y objetivos
SST
Secuencia de la
Caracterizaci Cmo transformacin de los
n sucede? insumos en productos
y servicios

Describe las
Cmo debe actividades para
Procedimientos hacerse? implementar los
elementos del SG-SST

Cmo se Evidencia objetivos

Formularios y Registros hizo?
 ELEMENTOS

Pueden encontrarse Definicin

en cualquier tipo de Estructura
medio Documental

Identificaci Distribucin
Parmetros para Actualizacin y Manejo de
n de de Control de
el Diseo de los Modificacin de Documento
Documento Documento Registros
Documentos Documentos s Externos
s s

Seguimient
o y Control
de Cambios

Revisin y
Aprobacin

Listado
Manejo de
Maestro de
Documento
Documento
s Obsoletos
s
 COMPONENTES

Nombre del documento

IDENTIFICACIN
Cdigo si se desea o requiere

Segn cultura organizacional: video, fotos, documental,

DISEO diapositivas, canciones
Imagen corporativa que se desea mantener
Cmo se solicitan?
CAMBIOS Quien revisa?
Quien aprueba?

DISTRIBUCIN Cmo se da a conoce a quienes deben aplicarlo

Normas
CONTROL EXTERNOS
Documentos de cliente s / proveedores

Archivo: manejo
CONTROL REGISTROS Como organizarlo
Cuanto tiempo retener los documentos
 LISTADO MAESTRO

No es un documento obligatorio, sin embargo nos permite tener claridad sobre el

inventario de los documentos creados y facilita su control.
 NIVEL DE DETALLE

Es necesario analizar los siguientes factores para determinar que tan detallados
debemos ser en nuestra documentacin:

Grado de
Nivel
complejidad
educativo
d

Especialidad Posibilidad
ad y d de
diferencia de confusin /
de la tarea / riesgos
 PRINCIPALES PROBLEMAS

1. Los documentos no se leen por parte de los

funcionarios.
2. Desorganizacin de la informacin.
3. Desconocimiento de los documentos por parte del
personal.
4. Falta de actualizacin.
5. Incumplimiento de lo descrito en los documentos.