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Bogot, D.C.
7 de febrero de 2017

Ref: Propuesta Software de Gestin Documental

Seores
VETIPLUS S.A.
Att: Dr. MIGUEL GUSTAVO CORREDOR BENITEZ
Gestin Documental
Ciudad
gestiondocumental@vetiplus.com

Respetado doctor Corredor, cordial saludo.

Atendiendo la solicitud de Vetiplus S.A., comedidamente remitimos para su consideracin la Propuesta de

Trabajo y Cotizacin respectiva para desarrollar las actividades de prestacin de servicios tcnicos para la
puesta en funcionamiento del software Abox Document en modalidad de arrendamiento (cloud), a fin de
desarrollar el proyecto de automatizacin de la gestin documental de la organizacin, con la garanta de
cumplimiento normativo vigente en Colombia y los ejercicios de mejores prcticas internacionales.

Sin otro particular, me suscribo.

Cordialmente,

Firmado original

ANGELA BECERRA CAMARGO

Gerente

Anexo lo anunciado (12 folios)

 PROYECTO: PGINA
REGISTRO DE CALIDAD Vetiplus S.A. 1 de 12

ACTIVIDAD:
FECHA:
Software de Gestin Documental como
FORMATO: Servicio CONSULTOR SOFT & D.I.:
DD 07
RCG 4 LEONARDO GUZMN
DOCUMENTO: MM 02
AA 2017
PROPUESTA Y COTIZACIN

PROYECTO DE IMPLANTACIN DE ABOX

DOCUMENT

MODELO BSICO DE GESTIN DOCUMENTAL

-MODALIDAD EN ARRIENDO-

Proyecto de Gestin Documental: Hacia la oficina sin papeles

Febrero de 2017
 PROYECTO: PGINA
REGISTRO DE CALIDAD Vetiplus S.A. 2 de 12

ACTIVIDAD:
FECHA:
Software de Gestin Documental como
FORMATO: Servicio CONSULTOR SOFT & D.I.:
DD 07
RCG 4 LEONARDO GUZMN
DOCUMENTO: MM 02
AA 2017
PROPUESTA Y COTIZACIN

ALCANCE DEL PROYECTO

1. Modelo Bsico de Gestin Documental

Desarrollo del proceso de validacin, confrontacin de aspectos funcionales, procedimentales y operativos

para las unidades administrativas componentes de la Estructura Orgnica de Vetiplus S.A., en relacin
especfica con la Ventanilla nica de Correspondencia.

Configuracin del software para las funciones de Ventanilla nica de Correspondencia de Vetiplus S.A. Las
Comunicaciones oficiales sern gestionadas a travs de software, diferenciando 3 formatos de origen:

- Papel (se digitalizar con escner),

- Electrnico (no se imprimir y se procesar directamente con el archivo),
- Otros formatos fsicos no digitalizables.

Con base en la plataforma adquirida como servicio, la oferta se compromete con el diseo, configuracin y
puesta en produccin del mdulo correspondiente a la Administracin de Comunicaciones Oficiales,
definiendo un mecanismo automatizado que responda a las pautas de manejo ordenado y sistemtico a los
documentos que ingresan o salen de Vetiplus S.A., dando cumplimiento a los requisitos legales en el manejo
tcnico y a la administracin integral de comunicaciones oficiales soportada en el Acuerdo 060 del Archivo
General de la Nacin.

Esta fase proporcionar la automatizacin necesaria para el proceso de recepcin y despacho de

comunicaciones oficiales, en donde se responda por las actividades de la Unidad de Correspondencia y sus
operaciones bsicas, entre las que citamos:

- Recibir
- Radicar
- Distribuir
- Controlar respuestas
- Alertar sobre plazos de vencimiento

La Ventanilla nica adopta los procedimientos contemplados por el Archivo General de la Nacin a travs del
Acuerdo 060 de 2001, para los documentos generados en papel, fax y correo electrnico. Los nmeros nicos
de registro y de radicacin sern consecutivos desde el 1 y reiniciarn cada ao. La Ventanilla nica contar
con funciones para:

Radicacin. El sistema realizar la radicacin a cada comunicacin oficial, asignando un prefijo que lo
identifique y un consecutivo nico, configurado de acuerdo con las necesidades de Vetiplus S.A.

Registro. Adems de la Radicacin, el registro para cada comunicacin oficial asignar los metadatos
requeridos para complementar la informacin descriptiva del documento, con los campos definidos por
Vetiplus S.A.
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Digitalizacin. Habilitar la funcionalidad de digitalizar las comunicaciones oficiales recibidas por Vetiplus S.A.,
en la Ventanilla nica de Correspondencia, almacenando el documento obtenido en el servidor de archivos, y
asociar el documento con los metadatos de Radicacin y Registro a travs del cdigo nico asignado. Los
documentos que sean anexos de otros quedarn asociados al cdigo nico de registro del documento
principal. La oferta se compromete con la instalacin y configuracin de un mximo de un (1) puesto de
digitalizacin.

Etiquetado. Generacin de una etiqueta para los documentos radicados de comunicaciones oficiales y envos
en la cual se incluyan los datos de registro y radicacin de Vetiplus S.A., de acuerdo con algunos de los
campos capturados. La etiqueta incluir los cdigos nicos de registro y radicacin en cdigos de barras y
ser imprimible para colocar en documentos de soporte papel. De igual forma se colocar como metadato en
los documentos electrnicos.

Almacenamiento. Almacenamiento de los documentos electrnicos (digitalizados) en carpetas electrnicas

desde las cuales se puedan gestionar (distribuir).

Asignacin. Asignar a los documentos electrnicos almacenados en el mdulo de administracin de

comunicaciones oficiales el estado de trmite en que se encuentren, entre ellos: Documentos Asignados,
Documentos Reasignados, y Devoluciones.

Estados. Manejo automtico del estado y los cambios de estado de los documentos electrnicos segn el
trmite ejecutado (asignacin, reasignacin o devolucin del documento).

WorkFlow. Control a travs de la herramienta del flujo de trabajo documental (workflow), la

distribucin electrnica de los documentos desde la ventanilla del servicio de correspondencia hacia
las oficinas destinatarias de Vetiplus S.A., notificando automticamente a travs de la(s) cuenta(s)
de correo institucional que se definan al (a los) funcionario(s) destinatario(s).

Consulta. Consulta de manera controlada de los documentos, registros y/o radicaciones, ingresados por la
Ventanillas de Correspondencia a travs de los metadatos, permitiendo al sistema indexar por campos y
combinaciones.

Planilla. Generacin de un reporte o planilla con la relacin de: comunicaciones oficiales registradas y
radicadas y envos que sern entregadas a la(s) oficina(s) destinataria(s). Las columnas que puede contener
el reporte son prediseadas de acuerdo con las necesidades de Vetiplus S.A.

Confirmacin de Recibo. Habilitar que las oficinas destinatarias con acceso al Sistema (usuarios activos),
confirmen la recepcin de los documentos electrnicos digitalizados y envos recibidos y distribuidos por las
ventanillas de correspondencia, a travs del sistema.

Proveedores (Corresponsales). Habilitar la captura de informacin de proveedores de Vetiplus S.A., con

campos tpicos de corresponsales (NIT, nombre (razn social), direccin, telfonos, fax, tarifas, etc.)
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Indexacin. Para consultas y reportes el sistema permitir indexar por los campos de metadatos diseados en
la Radicacin y el Registro de informacin.

Informe Registro y Radicacin. Reporte automtico con las columnas tpicas para el informe de Registro y
Radicacin. En el caso de que el ancho del folio no permita la impresin de todas las columnas, se ofrecer
un mecanismo adicional de descarga en formato CSV.

Consultas y Reportes de Devoluciones. Para consultas y reportes de Devoluciones el sistema permitir

indexar los campos y combinaciones entre ellos.

Rutas documentales. Administracin de las rutas documentales definidas en cada flujo de trabajo (trasladar el
documento electrnico entre oficinas, funcionarios y actividades predefinidos) para cualquier documento (tipo
documental) y/ o grupos de documentos que sean direccionados desde su ingreso a travs del mdulo de
Administracin de Comunicaciones Oficiales.

Alarmas o Alertas. Generacin de alarmas o alertas y transmisin a travs del sistema a las cuentas de correo
electrnico institucional de oficinas y funcionarios de cada actividad documental acerca del vencimiento de
trminos y/o estados de los documentos preestablecidos para la ejecucin de la misma y al jefe inmediato
cuando no sea atendida una actividad en el tiempo establecido. La alarma ser parametrizable permitiendo
indicar cuantos das previos a la fecha de vencimiento y con qu frecuencia se har llegar la notificacin a la
oficina o funcionario responsable. Generacin de alertas y alarmas que se puedan recibir en el correo
corporativo.

2. Clasificacin Documental

Esta funcionalidad integrada al software permitir que los documentos radicados lleguen a la oficina
destinataria y all se proceda con una CLASIFICACIN DOCUMENTAL basada en el Cuadro de Clasificacin
Documental de Vetiplus S.A.

Vetiplus S.A. suministrar el Cuadro de Clasificacin Documental de la compaa, que ser estructurado y
montado en el software para que la herramienta responda al modelo documental implantado en la
organizacin. Con esta funcionalidad, los productores documentales podrn clasificar los documentos en
expedientes por caso, de acuerdo con las agrupaciones definidas en el Cuadro de Clasificacin de la
Compaa.

3. Instalacin de Software y Componentes Complementarios

La oferta incluye el desarrollo de la instalacin, configuracin y parmetros del software Abox Document, para
la infraestructura fsica y lgica, dando lugar a la personalizacin de la herramienta, de acuerdo con la imagen
corporativa de Vetiplus S.A.:

9 Colores de la empresa
9 Organigrama institucional
9 Logotipo corporativo
9 Usuarios personalizados
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9 Roles especficos de Vetiplus S.A.

9 Cuadro de Clasificacin Documental de la Compaa
9 Clasificacin en Series/Subseries de Vetiplus S.A.
9 Formacin operativa para uso del producto

4. Funcionalidad Ofertada

La solucin consiste en implantar el software Abox Document dentro de un proyecto llave en mano, con las
fases de parametrizacin del producto, instalacin, puesta en marcha y formacin asociadas.

La funcionalidad cubrir el manejo ordenado y sistemtico de las Comunicaciones Oficiales, a travs de la

Ventanilla nica de Correspondencia, para una nica sede oficial, de acuerdo con las siguientes
caractersticas de un gestor documental profesional:

- 10 Usuarios activos / 30 usuarios pasivos sin costo (consulta)

- Configuracin de la estructura orgnica de Vetiplus S.A.
- Integracin de las Series Documentales a las dependencias de la estructura orgnica
- Radicacin desde oficinas productoras, con un usuario activo por dependencia
- Tipos documentales de Correspondencia tipificados en tres categoras
- Tipos de Oficina libres por dependencia (internos)
- Configuracin de las bandejas (carpetas) de entrada para recepcin de documentos en las diferentes
dependencias
- Distribucin a travs del sistema
- Generacin de alertas de respuesta
- Radicacin nica configurable a solicitud de Vetiplus S.A.
- Parametrizacin de correspondencia interna / externa
- Integracin con sistema de escaneo en las ventanillas de correspondencia (mximo 1 puesto de
digitalizacin)
- Clasificacin documental (manual) en el rbol de la estructura orgnica de Vetiplus S.A.
- Incluye la parametrizacin y desarrollos necesarios para la operacin del software
- Entrega de la documentacin del sistema en formato electrnico y con vinculacin al mdulo de
usuario conectado, en los diferentes perfiles configurados.
- Excluye integracin con otras aplicaciones internas.

PRESENTACIN DE LA HERRAMIENTA
Arquitectura de la plataforma ECM

Abox es una plataforma ECM modular, integrada por una serie de componentes, donde el producto abox-
document de gestin documental profesional es su principal herramienta.
 PRO
OYECTO: PGINA
REGISTRO DE CALIDA
AD Vetipplus S.A. 6 de 12

AC
CTIVIDAD:
FECHA:
Sofftware de Gesttin Documen
ntal como
FORMA
ATO: Servicio
S CONSULTO
OR SOFT & D.I.:
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DOCUMENTO: MM 02
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PROPUEST
TA Y COTIZAC
CIN

Abox-doocument es unna herramientaa de gestin doocumental proffesional que peermite gestionaar y archivar tooda
la documentacin de la organizacin de forma senncilla y central izada, sin neceesidad de realizar instalacionnes
compliccadas en cadaa puesto de trabajo,
t empleeando nicameente un naveggador web Exxplorer, Firefoxx o
Chromee.

TIEMP
PO DE EJE
ECUCIN
El alcannce del proyectto estima un tieempo de ejecucin de dos (2)) meses, contaados a partir dee la firma del A
Acta
de Inicioo.

PROD
DUCTOS DE
E ENTREGA
A
Modelo de geestin documeental bsico instalado y configgurado para Veetiplus S.A.
Personalizaccin (clores, loggos, usuarios, roles,
r etc.) de lla herramienta para Vetiplus S.A.
Estructura orgnico-funcionnal de Vetipluss S.A. dispuessto en el softw ware (se calcula en 10 oficinnas
productoras)
Modelo docuumental de almacenamientoo basado en el cuadro de Clasificacin Documental de
Vetiplus S.A..
Parametrizaccin del produucto ncleo dee la plataformaa, de acuerdo con los requisitos funcionaales
definidos parra el proceso de Correspondeencia.
Instalacin del producto configurado en laa infraestructurra de cmputo del oferente.
Puesta en marcha (producccin) de la aplicacin en Veti plus, de acuerrdo con el alcannce definido enn el
proyecto.
Capacidad de almacenamieento en servidoor de un mxim mo de 50 Gb.
Capacitacinn a los usuarioss del sistema en
e relacin con el uso y explootacin de la plaataforma.
Soportar la asistencia
a tcnica requerida por
p Vetiplus S.A A.
Aportacin del servidor, basse de datos y software
s comp lementario parra instalacin ddel producto.
EXCLUYE EL E EQUIPAMIENTO DE VE ENTANILLA (eescner, imprresora lser, iimpresora zebbra,
pistola de cdigos de barraa, insumos operracionales)
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FUNCIONALIDADES INCLUIDAS EN LA LICENCIA

Gestor documental base
gestin de usuarios (usuarios activos cuentan para licencias, pasivos internos sin costo hasta 3x)
gestin de organizaciones (incluye jerarquas)
gestin de roles de usuarios
gestin de permisos de acceso a carpetas y a documentos
configuracin grfica del sitio web y gestor de enlaces personalizados
potente buscador de documentos (simple y avanzado), incluye bsqueda en anexos
mltiples anexos en la ficha de detalles del documento
visor para mltiples formatos (posibilidad de ver y editar simultneo)
gestin de versiones (numeracin posible) y bloqueo de documentos
posibilidad de relacionar documentos entre s
etiquetado de documentos mediante un diccionario de palabras clave autogestionable
workflow bsico para documentos de 4 pasos: borrador, pendiente, publicado y archivado
gestin flexible de carpetas con posibilidad de automatizacin por varios criterios
gestin de expedientes (documentos organizados en carpetas estructuradas por serie doc.)
workflows bsicos de radicacin, trmite y cierre de expedientes (hasta archivo)
gestin de metadatos en todas las entidades del fondo, campos multiformato, multimedia, referencias, etc.
gestin de tipos documentales y series documentales (TRDs), control de series, tipos esperados, orden
original, etc.
records management / proteccin del anexo principal (encriptacin) y metadatos de captura
almacenamiento en formato de archivo de larga duracin ISO 32000-1
cierre y aseguramiento de carpetas/ bandejas
cierre certificado con ndice en expedientes y carpetas/ bandejas
posibilidad de enviar documento por enlace o por PDF a correos electrnicos
posibilidad de enlace directo a documentos desde cualquier aplicacin interna (navegador)
importador masivo desde archivo texto/ Excel (usuarios, organizaciones, carpetas, expedientes, documentos y
metadatos)
estadsticas de usuarios y documentos
historial de acciones en documentos, auditora de acciones crticas de usuarios
descarga de documentos en ZIPs por fechas y carpetas/ bandejas
Paquete de registro oficial de entrada y salida (correspondencia)
Paquete de captura ofimtica (Hot Office) + Capturadora Windows
Paquete de formularios autogestionables
Paquete de motor de workflows y gestor de tareas
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FUNCIONALIDADES COMPLEMENTARIAS DEL SOFTWARE

1) Mdulos y servicios: El software cumple con las siguientes especificaciones funcionales:

- Mdulo de Usuarios y Grupos

- Servicio de Roles y Permisos
- Servicios de Clasificacin Documental
- Esquema de metadatos
- Bsquedas y Reportes

2) Uso de estndares: Los mdulos funcionales estn en capacidad de utilizar en sus procesos de captura y
registro, documentos en formato de imagen Tiff, JPEG y/o PDF, PDF/A.

3) Clasificacin Documental: La aplicacin permite opciones de clasificacin que respondan al Principio de

Procedencia.

4) Seguridad y Control: El sistema garantizar el uso de mecanismos hash para asegurar la integridad de los
documentos de archivo, conforme se parametrizan. Un log de auditora registrar todos los eventos sucedidos
sobre una entidad del sistema, sea esta un usuario, un grupo, un documento, un expediente, un metadato,
etc.

5) Flujos de radicacin, distribucin y alertas predefinidos: El sistema garantizar el cumplimiento de plazos

para la entrega, integrando flujos de trabajo (workflows) tpicos predefinidos, que se puedan implementar con
la solucin, sin necesidad de programacin.

6) Sistema de workflows editables: La herramienta permitir cambiar los flujos de trabajo (estados,
transiciones, requisitos, acciones automticas, permisos, alertas, etc.) sin necesidad de modificar la
programacin, tan slo cambiando parmetros y archivos de configuracin de dichos flujos de trabajo.

7) Instalacin Local: El oferente certifica la posibilidad de mostrar una implantacin con requisitos
equivalentes para ver el sistema en produccin. Certifica, igualmente, la disponibilidad de un equipo de
soporte tcnico cualificado en suelo colombiano.

8) Crecimiento y compatibilidad con otras aplicaciones de gestin: El proponente asegura la capacidad de

conexin del software con otros aplicativos de oficina, as como el crecimiento en otro tipo de contenidos. En
concreto podr demostrar integracin con:

- Programa Office 2007/2010

- Conectores automticos con escritorios Windows XP y 7
- Posibilidad de conectar con aplicaciones de factura electrnica
- Posibilidad de gestionar otros contenidos, como portales, noticias, pginas web, etc. (modelo ECM)

9) Tecnologa: Tecnologa 100% web y estndares de internet: Desarrollado sobre framework .NET, Php,
Java, con plena orientacin a estndares web (HTML, XML, CSS, etc).
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10) Base de Datos: La aplicacin utilizar una base de datos estndar comercial SQL (MSSQL, ORACLE,
MYSQL O POSGRESQL).

11) Documentacin: El oferente entregar la documentacin en idioma espaol, para consulta en lnea, desde
la aplicacin.

12) Usuarios y Procedimientos: El oferente se obliga a entregar 10 licencias en arriendo y el Procedimientos

de COMUNICACIONES OFICIALES / DISRITRIBUCIN y CLASIFICACIN, modelados en el software y en
estado de produccin para uso por parte de Vetiplus S.A..

El Nmero de Puestos de ventanilla ser nico, ubicado en la sede central de Vetiplus S.A.

La oferta incluye la dotacin/instalacin y servicios para poner en funcionamiento el equipo servidor, el

sistema operacional y la base de datos, de acuerdo con las necesidades del sistema.

PLAN DE CAPACITACIN
La oferta se compromete con el desarrollo de un Programa de Capacitacin y entrenamiento para la
explotacin y uso de la plataforma, basados en el modelo de Gestin Documental de la Entidad, expresado
como un conjunto de horas de formacin, que den cobertura a las posibilidades del sistema para la fase de
alcance del presente proyecto, con una capacitacin integral en los diferentes perfiles y roles de usuarios
bsicos, a travs de los procesos tcnicos y taller de prcticas, a saber:

Recepcin
Produccin
Distribucin
Trmite
Organizacin
o Clasificacin manual sin documentos esperados (Carpetas en estructura de Cuadro de
Clasificacin Documental)
Servicios
o Consulta

La capacitacin se oferta con una metodologa de planteamiento conceptual y talleres terico-prcticos que
permitirn adquirir la destreza necesaria para el uso de la herramienta. La capacitacin ofertada garantizar
un uso adecuado de las funcionalidades del sistema.

La capacitacin estima un desarrollo de CINCUENTA (50) horas acadmicas (45 minutos), compuestas por
espacios de jornadas presenciales y virtuales, en horarios a ser acordados con la Supervisin del contrato.

El plan temtico de capacitacin est configurado de la siguiente manera:

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Mdulo Intensidad lectiva Perfil No. Material

Funcionarios
Presencial Online a capacitar
Administrador 5 Horas 5 Funcional 1 Presentacin y
explicacin.
Archivista 5Horas 5 Archivista 1 Presentacin y
explicacin.
Tcnico de 5Horas 5 Tcnico de 2 Presentacin, explicacin y
Ventanilla Archivo video. Taller prctico.
Digitalizador 5 Horas 5 Tcnico de 3 Presentacin, explicacin y
Archivo video. Taller prctico.
Productor 5 Horas 5 Archivista y 8 Presentacin, explicacin y
(Clasificacin) Tcnicos de video. Taller prctico.
Archivo

Como metodologa didctica, las sesiones on-line estarn enfocadas en refuerzo de los contenidos
transmitidos en las sesiones presenciales, as como la resolucin de dudas que vayan plantendose durante
la fase de puesta en produccin.

Nota No. 1. Vetiplus S.A. deber asignar como requisito para esta actividad de capacitacin, los espacios
(saln o aula) y la logstica de conexin a Internet estable, para el desarrollo de la formacin. As mismo,
deber garantizar la disponibilidad del personal en las agendas acordadas con el Supervisor. Las sesiones de
capacitacin presenciales se realizarn con ayuda de Video Beam, a cargo de Vetiplus, mientras que las
sesiones de capacitacin virtual (online) sern desarrolladas a travs de la plataforma de conectividad Webex
o Skype, en coordinacin con el contratista.

Nota No. 2: Con el fin de optimizar los tiempos de formacin, la propuesta incluye disponibilidad de realizar
jornadas completas de capacitacin, orientadas a distintos perfiles en el mismo da. Por ejemplo, Archivista en
la maana y Ventanilla en la tarde. Para cualquier evento de capacitacin, se levantar una agenda conjunta
con el Supervisor del Contrato, que tiene como lmite los plazos asignados en el cronograma del proyecto.

REQUERIMIENTOS PARA LA OPERACIN DEL PROYECTO

Acceso a los manuales de procedimientos de la Unidad de Correspondencia
Disponibilidad de informacin completa relacionada con la gestin de comunicaciones oficiales en
Vetiplus S.A.
Acompaamiento y apoyo por parte de un funcionario competente, con dedicacin exclusiva durante
la ejecucin del Proyecto.
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PERFIL PROFESIONAL
Software y Documentacin Integrados Ltda., pondr a disposicin del proyecto el siguiente personal de nivel
directivo y ejecutivo de base, para dar cumplimiento a los compromisos acordados como parte de la
prestacin de servicios tcnicos.

ngela Becerra Camargo. (Gerente Administrativo). Diseadora Industrial de la Universidad Nacional de

Colombia. Representante Legal de Software y Documentacin Integrados Ltda. Soporte y apoyo
administrativo transversal al desarrollo del proyecto.

Gilberto Alejandro Villa Ayala (Director conceptual). Especialista en Archivstica. Miembro grupo de apoyo
de la Divisin de Programas Especiales del Archivo General de la Nacin, para la normalizacin, fomento y
capacitacin en el Sistema Nacional de Archivos de Colombia (1992-2000). Docente de instituciones de
educacin superior. Consultor independiente en Gestin Documental en empresas pblicas y privadas.
Consultor externo del AGN. Director de proyectos de organizacin de archivos en entidades de la
administracin pblica 2000-2011. Autor del libro Series Documentales Comunes para la Administracin
Municipal: Apuntes para su identificacin. Bogot, DC: Archivo General de la Nacin de Colombia, 2009. 46p.
AGN, 2010.

Leonardo David Guzmn. (Asesor en informtica). Tcnico Profesional en Ingeniera de Sistemas. Jefe de
Sistemas y responsable del proyecto tecnolgico del Archivo General de la Nacin (19922004).
Desarrollador de la versin a espaol del software Winisis de UNESCO y consultor en automatizacin de
archivos de la OEA para Amrica Latina. Miembro de la Comisin Ad Hoc del Consejo Internacional de
Archivos que evalu para Colombia la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G).
(20062010) Coordinador del proyecto de Microfilmacin y Digitalizacin en el Archivo de Bogot. (2004-
2010). Consultor Independiente en Informtica para proyectos de Gestin Documental.

Rubn Lafuente. (Director tecnolgico). Ingeniero. Master en informtica y PhD. en universidades de

Espaa y Alemania. Experto en desarrollo de soluciones TIC, con ms de 18 aos de experiencia en
consultora y direccin de proyectos con software ECM en grandes clientes internacionales. Coordinador del
proyecto colombo-espaol I+D La empresa sin papeles financiado por Colciencias y el Ministerio de Ciencia
y Tecnologa de Espaa. Vocal del Comit de Normalizacin CTN/50 SC1 Gestin de Documentos y
Aplicaciones de AENOR. Experto en normativa Moreq. Actualmente Asesor Tcnico del fabricante de
software Adapting S.L. y gerente de Adapting Amrica S.A.S.

2 ingenieros especialistas en Abox. Ingenieros expertos en tecnologas informticas y de gestin

documental, con ms de 4 aos de experiencia, que se encargarn de los desarrollos tecnolgicos, la
parametrizacin y el soporte tcnico a lo largo del proyecto.
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VALOR DE LA INVERSIN
PROYECTO DE IMPLANTACIN DE ABOX DOCUMENT

MODELO BSICO DE GESTIN DOCUMENTAL

VETIPLUS S.A.

Modelo Bsico de Gestin Documental (arriendo mensual. Incluye soporte). $ 950.000

Servicios de implantacin (Configuracin Vetiplus S.A)...... $34.500.000

Capacitacin (50 horas) $ 8.000.000

Mnimo de permanencia en modalidad de arriendo 12 meses

Subtotal $53.900.000

IVA (19%)........ $10.241.000

Total Proyecto... $64.141.000

SON: Sesenta y cuatro millones ciento cuarenta y un mil pesos MTCE. (Incluye 12 meses de servicio).

FORMA DE PAGO
La configuracin inicial, parmetros y personalizacin del sistema se cancelarn contra entrega del plan de
trabajo del proyecto.

La capacitacin se cancelar una vez impartida.

La mensualidad de arrendamiento ser cancelada en boques trimestrales por anticipado.

Validez de la oferta: 30 das calendario