Propuesta Unidad Adm Gestion Capacitacion

UNIVERSIDAD FERMN TORO
VICERRECTORADO ACADMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE RELACIONES INDUSTRIALES
Resumen de Propuesta
CREACIN DE UNA UNIDAD ORGANIZACIONAL PARA

EL CONTROL DE LA GESTIN DE CAPACITACIN
EN LA UNIVERSIDAD FERMN TORO
Trabajo de grado presentado como requisito para

Optar al Ttulo de Licenciada en Relaciones Industriales
Autor: Belkis Oviedo

Tutor: Salvador Savoia
Jurado: Yamileth Lucena
CABUDARE, FEBRERO DE 2016
i
NDICE GENERAL
Pg.
EL PROBLEMA ................................................................................................................................................... 3
CONCLUSIONES ................................................................................................................................................ 4
RECOMENDACIONES Y DISEO DE PROPUESTA ...................................................................................... 7
Nivel Organizacional de la unidad ................................................................................................................... 7
Personal mnimo requerido .............................................................................................................................. 7
Funciones generales de la unidad ..................................................................................................................... 7
DISEO DE LA PROPUESTA ............................................................................................................................ 8
UNIDAD DE CAPACITACIN........................................................................................................................... 8
Misin ............................................................................................................................................................... 8
Visin ................................................................................................................................................................ 9
Valores .............................................................................................................................................................. 9
Objetivo general................................................................................................................................................ 9
Objetivos especficos ......................................................................................................................................... 9
Alcance .............................................................................................................................................................. 9
Normas Reglamentos ................................................................................................................................... 10
Responsable .................................................................................................................................................... 10
Nivel Organizacional: ..................................................................................................................................... 10
Estructura Organizacional. (Organigrama)................................................................................................... 10
Descripcin de Cargos y Funciones. ................................................................................................................... 11
Ttulo del cargo: Director (a) .................................................................................................................. 11
Ttulo del cargo: Coordinador (a) .......................................................................................................... 13
Ttulo del cargo: Asistente ...................................................................................................................... 15
Ttulo del cargo: Asesor Acadmico ....................................................................................................... 17
PROCESO DE CAPACITACIN ..................................................................................................................... 18
Objetivo .......................................................................................................................................................... 18
Entradas.......................................................................................................................................................... 19
Actividades...................................................................................................................................................... 19
Salida .............................................................................................................................................................. 20
Registros ......................................................................................................................................................... 20
Diagrama de flujo. .......................................................................................................................................... 20
PROGRAMA DE CAPACITACIN. ................................................................................................................ 21
ii
Resumen Propuesta Creacin Unidad Capacitacin
3
EL PROBLEMA
La Universidad Fermn Toro (UFT), institucin educativa de carcter privado con ms de

25 aos formando ciudadanos profesionales, altamente capacitados, competitivos, proactivos,
capaces de aportar valor agregado; No cuenta hasta la presente fecha (17-09-2015) con una
unidad asignada para el control de gestin de una capacitacin planeada, organizada,
continua, dirigida a el talento humano con el fin de mejorar las competencias, habilidades del
personal, hacer un Diagnstico de las necesidades reales de capacitacin (DNC), crear programas
de capacitacin, llevar los respectivos registros sobre: indicadores de evaluaciones de desempeo
docente, administrativo, necesarios para la toma de decisiones, entre otras actividades
relacionadas.
Del mismo modo no tiene una base de datos fsica o digital para consultar sobre el
valor agregado (econmico, social, laboral) que han proporcionado o no los cursos o talleres
impartidos por la UFT al personal en el desempeo de sus cargos y a la organizacin como tal,
esto origina un consumo de los recursos que a largo plazo se transforman en gastos para la
empresa y no en una inversin al talento humano.
En la UFT se dictaron y se dictan algunos cursos, talleres de computacin, motivacionales,

tutores, a travs de la Direccin de Investigacin, Direccin de planificacin, Direccin de
Recursos Humanos, Direcciones de escuela, entre los aos 2011-2015, pero el personal
seleccionado para esta capacitacin no se clasific segn sus necesidades, no se llev el
registro de la continuidad, del seguimiento de resultados de los mismos, esto origina la
recurrente presencia del mismo personal, en cursos o talleres ya recibidos o que indiquen que ya
lo realizaron para no asistir.
De igual manera, en conversaciones no formales con varios grupos de personal

administrativo y docente de la UFT y a travs de observaciones en sus puestos de trabajo se
constat que la mayora subutilizan los equipos debido a la falta de una programacin para la
asimilacin tecnolgica, es decir no se tiene una programacin para una adecuada
orientacin o capacitacin en el uso de los equipos y/o implementacin del software en las
actividades que realizan a diario (ejemplo cuando se instal Window 8 y Office 2013)
Lo anteriormente expuesto, trae como consecuencia disminucin de competitividad, de la

capacidad de generar optimizaciones que incrementen una productividad de calidad en la
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Elaborado por: Ads. Belkis Oviedo. Febrero, 2016
4
organizacin, tambin incluye re-trabajo, ejecucin de procesos ineficientemente, incremento en
costos, insatisfaccin del cliente, desmejora del clima organizacional, entre otras.
En relacin al contexto situacional antes descrito y con el fin de detectar, clasificar las
necesidades de capacitacin del talento humano de la UFT (Incluido personal docente), llevar los
respectivos registros sobre: Diagnostico de necesidades de capacitacin por reas administrativas,
personal capacitado, evaluacin de desempeo, resultados y acciones tomadas, mejoras en el
puesto de trabajo; planificacin y ejecucin continua de programas de capacitacin, mejora
continua de los procesos, establecer indicadores de gestin, adems de gestionar la creacin, uso
y mantenimiento de un rea de capacitacin se propone la creacin de una unidad
organizacional para el control de la gestin de capacitacin en la Universidad Fermn
Toro
CONCLUSIONES
La creacin de una unidad organizacional para gestin de capacitacin est sujeta a las
necesidades de formacin y actualizacin del personal de la institucin, a los requerimientos de
la empresa, a la forma en que este proceso de capacitacin se est controlando y por supuesto, a
la factibilidad de la instalacin y funcionamiento de la misma, es por esto que para comprobar la
viabilidad de la propuesta se diagnostic las necesidades de capacitacin y del control efectivo
del proceso en las etapas de planificacin, ejecucin (registros) y evaluacin.
Tomando en cuenta los resultados de los datos procesados recopilados de los cuestionarios
A diagnstico de necesidades, B determinacin de la factibilidad de mercado y tcnica,
cuestionario C, factibilidad financiera, se concluye lo siguiente:
- En la institucin no se hace un diagnstico de las necesidades de capacitacin por reas

administrativas y por ende no se elabora un plan de capacitacin objetivo y continuo, as
mismo, no se lleva un control con registros nicos y por supuesto no se genera informacin
sobre cronogramas de cursos de capacitacin para que los supervisores y empleados se
organicen para asistir a los mismos. Entre otras consecuencias de no implementar registros
unicos
- Se determin que tanto el personal directivo como el operativo tiende a afirmar que realizar
cursos o talleres de capacitacin inherentes a sus funciones mejorar su desempeo laboral y
_____________________________________________________________
5
el de su grupo, disminuira de alguna forma la rotacin de empleados, los accidentes
laborales, el re-trabajo, desperdicio de tiempo y recursos, e igualmente sealaron algunos
cursos generales y por reas que creen necesarios para la formacin y actualizacin
profesional del personal; estas sugerencias se especifican en los cuadros cuatro (04) y
diecisiete (17) de la presente investigacin, los cuales se agregaran al plan de capacitacin
presentado en el diseo de la propuesta.
- De igual forma se afirma que no existen limitaciones por parte de los directivos, ni del
personal operativo para asistir a cursos o talleres de capacitacin que cumplan con una
planificacin.
El anlisis de los datos recopilados del Diagnstico de Necesidades, dio como resultado
que existe una poblacin significativa que demanda capacitacin eficiente en el rea acadmica y
administrativa de la empresa con el fin de sentirse motivados y mejorar la ejecucin de sus
funciones.
As mismo, se requiere la adecuada planificacin, ejecucin y evaluacin de las

actividades de capacitacin con el fin de implementar registros que permitan evaluar el impacto
de la implementacin de estas actividades, aplicar el proceso de evaluacin de desempeo
laboral con el fin de tomar decisiones para establecer mejoras, mantener una base de datos fsica
y digital de facilitadores, participantes planes de capacitacin, beneficios, estadsticas varias,
entre otros.
Los resultados del anlisis de los datos del Cuestionario B para determinar la
factibilidad tcnica en cuanto a la estructura organizacional describen lo siguiente:
- Se determin que la formacin y actualizacin del personal est contemplada en la

planificacin estratgica pero que no posee una unidad que se encargue o cuya prioridad sea
la gestin de capacitacin
- as mismo, que es posible incluir al organigrama una unidad administrativa para esta gestin
y ubicarla como primera opcin de manera independiente a nivel de Rectorado o como
segunda opcin a nivel de Rectorado adscrita a la Direccin de planificacin, ya que esta es
una unidad asesora de la gerencia alta en la institucin.
Esta conclusin, referente a la ubicacin organizacional de la unidad se debe a que su

objetivo principal va a hacer el control de las actividades de capacitacin en todos los niveles
_____________________________________________________________
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y reas de la UFT, y por lo tanto debera estar ubicada en un subsistema organizacional que
abarque tanto el subsistema acadmico como el administrativo, adems segn la teora esta
debe estar ubicada en un nivel estratgico donde pueda presentar propuestas y alinear sus
objetivos y acciones a la planificacin estratgica de la institucin, en fin ser pro activa,
generar soluciones y estar en constante evaluacin y mejora del personal a nivel profesional
As mismo, tomando en cuenta las otras sugerencias de ubicar la unidad en Dir. De

Extensin o Dir. De recursos humanos, esto tiene sus factores en contra, que actualmente
limitaran el rpido desarrollo de los procesos, la implementacin y ejecucin de la
actividades de capacitacin, ya que los tramites o procesos de aprobacin pasaran por mas
niveles jerrquicos, igualmente estas actividades no seran prioridad ya que cada dependencia
tiene sus otras funciones asignadas.
Por otro lado, si ambas comparten las mismas funciones habra ambigedad de registros,
no sera fcil y rpida su recuperacin e identificacin, entre otros controles que tendran que
registrarse doblemente. Adems existira re-trabajo, se utilizaran recursos humanos y
materiales para hacer las misma actividad en dos dependencias sea habra un uso no ptimo
de los recursos.
- Las condiciones de espacio fsico para la ubicacin de la unidad, se constat, que existe y se
puede acondicionar e instalar el equipo tecnolgico requerido, as como la implementacin de
la lnea telefnica y de redes.
En cuanto a los resultados del anlisis para determinar la factibilidad financiera se

concluye lo siguiente:
- Existe la disponibilidad de recursos econmicos para cubrir anualmente los gastos

operativos de una unidad organizativa con los requerimientos sealados en el cuadro anexo de
factibilidad financiera, as como los recursos econmicos de inversin inicial para la instalacin y
puesta en marcha de la unidad organizativa.
Finalmente con el estudio tcnico y financiero de factibilidad se concluye que existe la

disponibilidad de recursos econmicos, humanos y materiales as como, el espacio fsico y
organizacional para implementar la unidad administrativa de Gestin de Capacitacin, que
contribuir con el mejoramiento profesional del personal y manejo eficiente de las actividades
que desempean en la institucin.
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RECOMENDACIONES Y DISEO DE PROPUESTA
Luego de haber realizado la presente investigacin y de haber expuesto las conclusiones en

donde se determin que es factible la implementacin de una unidad de capacin se recomienda
la creacin de una unidad para el control de la gestin de capacitacin en la UFT, la cual se
encargara de controlar y ejecutar las funciones inherentes al proceso de capacitacin en sus
diferentes etapas: Diagnostico, planificacin, ejecucin, evaluacin, mejora y toma decisiones.
Nivel Organizacional de la unidad
La misma se considera debe estar ubicada a nivel de rectorado de manera independiente, y

como segunda opcin, adscrita a la direccin de planificacin por las razones antes mencionadas
en las conclusiones. Sin embargo no se descarta la posibilidad de incluirla en otro nivel
organizacional adscrito o no a otra dependencia siempre y cuando maneje de forma exclusiva las
actividades de capacitacin y se le garantice el apoyo gerencial.
Personal mnimo requerido
Como personal fijo de la institucin, un encargado (a), con cargo de Coordinador (a) o
Director (a) y un asistente. As mismo, se proponen dos asesores acadmicos, los cuales
laboraran por honorarios profesionales o por horas mensuales y los facilitadores de cursos o
talleres que se contrataran cuando fuese necesario.
Cabe destacar que por la importancia de esta unidad, las funciones que realiza, el volumen
de flujo de informacin, el gran nmero de clientes entre otras afirmaciones, es necesario un
personal con cierta autoridad, que genere respeto, con experiencia en manejo de grupos, en
planificacin y ejecucin de actividades, en la administracin del recurso humano, deben ser
proactivos, con habilidades para el buen trato con el pblico y manejo del computador.
Funciones generales de la unidad
A continuacin se describirn algunas funciones importantes de la Unidad que se

desglosan de las etapas del proceso y que contribuiran a solventar la problemtica planteada, as
mismo, estas y otras se detallaran en el diseo de la propuesta:
- Diagnostico continuo de las necesidades de capacitacin en las diferentes reas

administrativas de la UFT.
- Elaborar el plan de capacitacin, as como su actualizacin continua
_____________________________________________________________
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- Planificar las actividades de capacitacin a mediano plazo e informar sobre el desarrollo de
las mismas a todas las dependencias de la institucin, as mismo efectuar la seleccin de
grupos a capacitar e informar a sus supervisores inmediatos, igualmente, contactar y crear
un banco de facilitadores, elaborar la documentacin para la aprobacin de cursos o
talleres, pagos de facilitadores y otros gastos.
- Llevar los registros respectivos de tutores, participantes, cursos o talleres ofertados y
dictados, resultado de evaluaciones, planes de capacitacin, requerimientos, entre otros que
se puedan generar.
- Evaluar los resultados de los cursos o talleres dictados a los participantes, al finalizar los
mismos y en sus sitios de trabajo, luego de haber pasado un tiempo prudencial para
constatar si mejoro o no su desempeo y/o actitud.
- As mismo se encargara de evaluar el desempeo laboral de los trabajadores (Docentes y
Administrativos) en la institucin y enviar los resultados a la dependencia respectiva.
(Rectores Academia Recursos Humanos)
- Enviar informes y propuestas a la alta gerencia con el fin de mantenerlos informados y
conseguir el apoyo para el desarrollo de las actividades de capacitacin propuestas.
DISEO DE LA PROPUESTA
La propuesta de diseo de unidad se presenta siguiendo los lineamientos de creacin de

unidades administrativas detallado en las Normas de creacin de unidades administrativas de la
UFT, Manual de diseo organizacional de la UFT, Lineamientos para la descripcin unidades,
cargos, funciones y procesos presentados en el manual de calidad de la UFT, as como la asesora
del Dpto. de OyM y la Dir. De planificacin de la institucin.
A continuacin se presenta el diseo organizacional de la unidad propuesta y un programa

de capacitacin producto del diagnstico de las necesidades de capacitacin realizado en la Fase I
de la investigacin.
UNIDAD DE CAPACITACIN
Misin
Mantener el talento humano de la UFT actualizado en cuanto a sus conocimientos y

habilidades, optimizando su desarrollo personal y profesional a travs de la capacitacin
continua en la bsqueda de la excelencia y mejor calidad de los servicios
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Visin
Consolidar el proceso de capacitacin en la UFT con el fin de obtener resultados favorables

en cuanto a mejoras continuas del nivel de profesionalizacin de los empleados de la institucin,
del clima organizacional, satisfaccin del cliente interno y externo y la productividad de la
empresa.
Valores
Se rige por los valores de la organizacin como lo son el respeto, responsabilidad,

honestidad, solidaridad (Ver figura 7)
Objetivo general
Administrar el proceso de Capacitacin en todas sus etapas: Diagnostico, planificacin,

ejecucin evaluacin y mejora, as como los procesos de evaluacin de desempeo y de la
eficiencia, implementndolos en todas las reas administrativas a los trabajadores con el fin de
optimizar su desarrollo personal y profesional, mejorar la calidad de los servicios y la
satisfaccin del cliente en la Universidad Fermn Toro.
Objetivos especficos
- Promover, propiciar, fortalecer y desarrollar los conocimientos profesionales y

habilidades del personal de la UFT
- Lograr un mejor desempeo en las actividades laborales de los trabajadores y trabajadoras
mediante la implementacin de los programas de capacitacin.
- Ejecutar el proceso de evaluacin de desempeo docente y administrativo con el apoyo de
la academia y la direccin de recursos humanos.
Alcance
Abarca a todos los trabajadores y trabajadoras de la UFT en sus distintas reas

administrativas, con funciones que van desde la deteccin y anlisis de necesidades de formacin
hasta el diseo e implementacin de programas orientados a incrementar la calificacin requerida
en el personal para la ejecucin de las funciones en el cargo, sin dejar por fuera, el proceso
evaluacin del desempeo, de la eficiencia, toma de decisiones, mejoras del proceso y entrega de
resultados o informes estadsticos.
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Normas Reglamentos
Se rige por las normas y reglamentos establecidos por la directiva de la UFT para el
funcionamiento de una unidad organizativa; Por los controles que se establecen en el proceso de
capacitacin
Responsable
El responsable directo de la adecuada ejecucin de este proceso es el encargado de la

unidad (Coordinador (a) / Director (a)) supervisado por su jefe inmediato.
Nivel Organizacional:
Rectorado. Ubicada independientemente (Opcin uno).
Rectorado. Adscrita a la Direccin de Planificacin (Opcin dos)
Estructura Organizacional. (Organigrama)
Propuesta opcin uno

Propuesta opcin dos
Rectorado
Rectorado
Asesores
Acadmicos
Planificacin
(2)
Capacitacin
Asesores
Acadmicos
- Director (a) (2)
- Asistente
Capacitacin
- Coordinador (a)
- Asistente
En la propuesta se sugiere como mnimo dos cargos fijos: Director (a) o Coordinador (a) y
un asistente, para administrar las funciones de la unidad de capacitacin
Contratados por horas mensuales o por honorarios profesionales: dos asesores
acadmicos para gestionar la capacitacin del personal docente. Al igual que los facilitadores
que se contrataran para dictar cursos al momento de ser necesarios
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Descripcin de Cargos y Funciones.
(El siguiente cargo corresponde al diseo de propuesta organizacional de la opcin uno
dependiente del nivel rectorado)
Ttulo del cargo: Director (a)
Unidad a la que pertenece: Capacitacin
Cargo al que reporta: Rectorado
Horario de trabajo: Horario actual de oficina
Cargos que supervisa directamente: Asistente, asesores, facilitadores
Cargos que supervisa indirectamente: N/A
Objetivos del cargo.

Programar, coordinar y ejecutar las actividades de capacitacin en la UFT, con el fin de
motivar y obtener a mediano plazo un mejor desempeo laboral de los trabajadores y
trabajadoras de la institucin.
Descripcin de funciones.
- Planificar y Coordinar conjuntamente con el personal de la unidad la realizacin de las
actividades programadas
- Planificar y ejecutar la gestin de Diagnostico de necesidades de capacitacin de acuerdo
a las necesidades de la empresa y los resultados de las evaluaciones realizadas a los
empleados.
- Reunirse con los asesores acadmicos para determinar los cursos requeridos por el rea
docente acadmica, as como, las sugerencias de facilitadores y contenido de los
modulo
- Elaborar el plan de capacitacin de acuerdo al diagnstico de las necesidades de
capacitacin detectadas
- Coordinar junto al personal de la unidad la logstica de los cursos y/o talleres dirigidos al
personal de la UFT (invitacin a los seleccionados, horarios, material de apoyo,
asignacin de facilitador, publicaciones, etc.)
- Gestionar la contratacin de los facilitadores para los cursos o talleres de capacitacin, as
como su supervisin en el desarrollo del mismo.
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- Revisar y evaluar el contenido los mdulos de los cursos o talleres que se dictan con el fin
de verificar si satisfacen la necesidad de capacitacin requerida o con el objetivo
planteado.
- Evaluar las propuestas de programas de capacitacin externos
- Gestionar la ejecucin y mejora continua del desarrollo del plan de capacitacin
- Llevar los registros respectivos de las actividades realizadas, cursos o talleres,
participantes, facilitadores y asesores
- Gestionar la evaluacin de los cursos o talleres de capacitacin al momento de realizarlos
a nivel de facilitadores, participantes y a nivel del participante en puesto de trabajo
transcurrido un tiempo prudencial ( uno a dos meses)
- Elabora el Informe de Gestin semestral de la unidad y lo enva su jefe inmediato
- Realiza la evaluacin de desempeo laboral tanto administrativo y docente con el apoyo
del Dir. De recursos Humanos y Direcciones de escuela.
- Gestiona l envi de resultados de las evaluaciones de desempeo, junto con las
recomendaciones y acciones de mejora a realizar al Vice-Rectorado Acadmico,
decanatos, direcciones de escuela, Dir. Recursos Humanos
- Autoriza el pago de asesores y facilitadores
- Representa a la institucin y participa en los eventos especiales, relacionados con las
actividades de capacitacin
- Gestiona la propuesta de creacin y administracin de un centro de capacitacin
tecnolgica con prioridad de uso para la unidad de capacitacin
- Gestiona propuesta de convenios en materia de capacitacin con instituciones,
universidades y otras entidades pblicas o privadas
- Realiza cualquier otra actividad relacionada con las funciones del cargo que le sea
asignada por su jefe inmediato con el fin de cumplir con los objetivos de la unidad y la
institucin.
Perfil del cargo

Educacin Formal:
Licenciado en administracin de recursos humanos / en relaciones industriales o carrera
afn.
Experiencia: 2 Aos en cargos similares.
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Conocimientos habilidades y destrezas
- Conocimientos en el rea de Gerencia y administracin del talento humano.
- Amplios conocimientos sobre la cultura y diseo organizacional de la UFT, objetivos y
funciones principales de las dependencias que conforman la institucin
- Habilidad para organizar y tomar decisiones.
- Habilidad para detectar necesidades de formacin
- Habilidad para el manejo de las herramientas del computador en la creacin de cuadros
estadsticos e informes
- Habilidad para el uso de internet y correo electrnico
- Destreza en la supervisin de tareas, atencin a usuarios, resolver conflictos
Cualidades morales y sociales

Sentido de responsabilidad, honradez, lealtad a la empresa, voluntad para recibir
crticas, prudencia y serenidad, don de gente, amable y corts, personalidad y buena
presencia.

Ttulo del cargo: Coordinador (a)
Unidad a la que pertenece: Dir. Planificacin
Cargo al que reporta: Dir. Planificacin
Cargos que supervisa directamente: Asistente, asesores, facilitadores

Programar, coordinar y ejecutar las actividades de capacitacin en la UFT, con el fin de
motivar y obtener a mediano plazo un mejor desempeo laboral de los trabajadores y
trabajadoras de la institucin.
- Gestionar, la ejecucin de las actividades programadas por la unidad
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- Ejecutar la gestin de Diagnostico de necesidades de capacitacin de acuerdo a las
necesidades de la empresa y los resultados de las evaluaciones realizadas a los
empleados.
- Participar en las reuniones de la direccin con los asesores acadmicos para determinar
los cursos requeridos por el rea docente acadmica, as como, las sugerencias de
facilitadores y contenido de los modulo
- Elaborar el plan de capacitacin de acuerdo al diagnstico de las necesidades de
capacitacin detectadas
- Coordinar y ejecutar la logstica de los cursos y/o talleres dirigidos al personal de la UFT
(invitacin a los seleccionados, horarios, material de apoyo, asignacin de facilitador,
publicaciones, etc.)
- Gestionar la contratacin de los facilitadores para los cursos o talleres de capacitacin, as
como su supervisin en el desarrollo del mismo.
- Participar junto al Dir. De la unidad de la revisin y evaluacin del contenido en los
mdulos de los cursos o talleres que se dictan con el fin de verificar si satisfacen la
necesidad de capacitacin requerida o con el objetivo planteado.
- Participar en la evaluacin de las propuestas de programas de capacitacin externos
- Participar en la ejecucin y mejora continua del desarrollo del plan de capacitacin
- Llevar los registros respectivos de las actividades realizadas, cursos o talleres,
participantes y facilitadores
- Gestionar la evaluacin de los cursos o talleres de capacitacin al momento de realizarlos
a nivel de facilitadores, participantes y a nivel del participante en puesto de trabajo
transcurrido un tiempo prudencial ( uno a dos meses)
- Colaborar en la realizacin del Informe de Gestin semestral de la unidad
- Participa en la ejecucin de la evaluacin de desempeo laboral tanto administrativo y
docente con el apoyo del Dir. De recursos Humanos y Direcciones de escuela.
- Compila - tabula los resultados de las evaluaciones de desempeo, junto con las
recomendaciones y acciones de mejora a realizar y las enva con autorizacin de la
direccin a Vice-Rectorado Acadmico, decanatos, direcciones de escuela, Dir.
Recursos Humanos
- Gestiona pago de Asesores y facilitadores
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institucin.
Perfil del cargo

Educacin Formal:
Licenciado en administracin de recursos humanos / en relaciones industriales o carrera
afn.

- Conocimientos en el rea de administracin de personal.
- Amplios conocimientos sobre la cultura y diseo organizacional de la UFT, objetivos y
funciones principales de las dependencias que conforman la institucin
- Habilidad para organizar y tomar decisiones.
- Habilidad para detectar necesidades de formacin
- Habilidad para el manejo de las herramientas del computador en la creacin de cuadros

presencia.

Descripcin de Cargos y Funciones. (Asistente)
(El siguiente cargo corresponde al diseo de propuesta organizacional de la opcin uno y dos)
Ttulo del cargo: Asistente
Cargo al que reporta: Director / Coordinador
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Cargos que supervisa directamente: facilitadores

Apoyar en la ejecucin de las actividades programadas por la unidad de capacitacin con
el fin de cumplir con los objetivos de la unidad
- Llevar la agenda de las actividades programadas de la unidad de capacitacin
- Llevar el control de las minutas de reuniones de la unidad de capacitacin
- Redactar y enviar memos, correspondencias.
- Transcribir informes, propuestas y enviarlas a la dependencia respectiva
- Recepcin de documentos, llamadas y atencin al pblico.
- Transcribir, publicar y enviar a las dependencias de la UFT el plan de capacitacin
vigente.
- Enviar a las unidades administrativas el informe las necesidades de capacitacin
detectadas a su personal
- Enviar a la dependencia respectiva el informe de gestin de la unidad.
- Apoyar en la ejecucin de la logstica de los cursos y/o talleres dirigidos al personal de la
UFT (invitacin a los seleccionados, horarios, material de apoyo, publicaciones, etc.)
- Archiva en orden documentos referente a registros de cursos, talleres, participantes,
facilitadores, evaluaciones, informes
institucin.
- Mantiene en orden el sitio de trabajo.
Perfil del cargo

Educacin Formal mnima:
TSU. En administracin, gerencia, sistemas organizacionales, o carrera afn.
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- Conocimientos en el rea de administracin del talento humano.
- Habilidad para organizar, detectar necesidades de formacin,
- Excelente manejo de las herramientas del computador para la creacin de cuadros
- Destreza en el uso de equipos comunes de oficina (fax, telfono, sistema computarizado).

presencia.

Descripcin de Cargos y Funciones. (Asesor Acadmico)

(El siguiente cargo corresponde al diseo de propuesta organizacional de la opcin uno y dos)
Ttulo del cargo: Asesor Acadmico
Cargo al que reporta: Director / Coordinador
Horario de trabajo: Por horas mensuales
Cargos que supervisa directamente: N/A

Asesorar en la planificacin, asignacin de facilitadores, diseo de cursos o talleres para
el personal docente de acuerdo a las necesidades de capacitacin detectadas.
- Asesorar en la actualizacin de los diferentes cursos o talleres diseados para los docentes
por la Unidad de Capacitacin.
- Disear talleres de Actualizacin Docente.
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- Sugerir facilitadores para dictar cursos o talleres de capacitacin as como, para el diseo
de los mismos
- Participar cuando se requiera en los cursos o talleres como facilitador.
Perfil del cargo

Educacin Formal mnima:
Licenciado en Educacin o carrera afn. Indispensable con Post-Grado en gerencia
educativa o similares.
Experiencia: 1 Ao en cargos similares.

- Amplios conocimientos en el rea de Gerencia Educativa
- Amplios conocimientos sobre cursos de actualizacin y formacin para docentes
universitarios
- Conocimientos sobre la cultura y diseo organizacional de la UFT.
- Habilidad para detectar necesidades de formacin docente
- Habilidad para el manejo de las herramientas del computador

Sentido de responsabilidad, honradez, lealtad, voluntad para recibir crticas, prudencia y
serenidad, don de gente, amable y corts, personalidad y buena presencia.

PROCESO DE CAPACITACIN
Descripcin.
Objetivo
Detallar las tareas requeridas para el control de las actividades de capacitacin, as como
los insumos, productos y registros generados de la ejecucin del proceso.
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Entradas
Informe de diagnstico de necesidades, encuestas, solicitudes de organizacin de cursos o
talleres, currculo de facilitadores, currculo de asesores, resultados de entrevistas, aprobacin
de actividades
Actividades
Responsable Descripcin de la Actividad
1. Planificar las actividades de la unidad en un periodo de 6 meses
2. Ejecucin del proceso de capacitacin
a. Diagnstico de necesidades de capacitacin
Unidad de
Este diagnstico se realiza por reas; Docente, Administrativas, por
Capacitacin subsistemas, agrupando dependencias claves.
Se hace aplicando encuestas y con entrevistas tanto a los empleados como
a sus jefes inmediatos
Se tabulan los datos recopilados y se generan los requerimientos de
capacitacin por rea o los cursos o talleres requeridos.
b. Elaborar la planificacin de las actividades a realizar por rea
administrativa y el programa de capacitacin de acuerdo a las
necesidades detectadas
Para elaborar el plan de capacitacin en el rea docente, se toma en
cuenta las sugerencias del asesor acadmico, en caso de las reas
administrativas se pide asesora a la direccin de recursos humanos.
Las solicitudes de cursos o talleres tambin se pueden generar por
peticin de un directivo y estas siguen los pasos del proceso
c. Enviar para la aprobacin de jefe inmediato el plan de capacitacin.
La planificacin detalla actividades como organizacin de los talleres y
cursos, asignacin de facilitadores, horarios, fechas de inicio, seleccin y
organizacin de grupos,
En el plan de capacitacin se detallan los cursos o talleres a dictar,
facilitador, fecha de inicio, a quien va dirigido
d. Ejecutar progresivamente las actividades planificadas y aprobadas
De acuerdo a la planificacin, se enva la invitacin a los participantes
seleccionados y se informa a sus supervisores inmediatos, con una
semana de antelacin los detalles del curso o taller. A estos trabajadores
seleccionados se les hace una breve evaluacin de su desempeo con el
fin de comparar estos resultados con los obtenidos luego de realizar el
curso o taller. En caso de no poder asistir el seleccionado, debe informar a
la unidad de capacitacin el motivo; si no informa y no asiste podra ser
amonestado.
Se comprueba la asistencia del facilitador, disponibilidad de aula, material
de apoyo, en caso de ofrecer refrigerio se gestiona la aprobacin del
mismo
El da inicial del evento, se da la bienvenida, presentacin de
facilitadores, se explican los objetivos del curso y los mecanismos de
evaluacin posteriores. Se lleva un control de asistencia y al finalizar el
curso o taller se registra a travs de una encuesta el grado de satisfaccin
del mismo en todos sus aspectos (Organizacin, Contenido, Facilitador).
e. Evaluar el impacto del plan de capacitacin ejecutado
Luego de un tiempo prudencial (mnimo 2 meses) que se hayan ejecutado
cursos o talleres se procede a evaluar en el sitio de trabajo al participante
a travs de una entrevista o encuesta el impacto que este ha tenido en su
desempeo laboral. As mismo se pide la opinin de su supervisor
inmediato
_____________________________________________________________
20
Responsable Descripcin de la Actividad
f. Mejorar y hacer propuesta para la toma de decisiones
Si el resultado de esta evaluacin es favorable se continua con la
aplicacin del taller con sus respectivas actualizaciones, sino se estudia y
analizan las posibles fallas para su mejora.
Se prepararan informes de las actividades realizadas y sus resultados para
las autoridades rectorales y para aquellas reas en las cuales se dictaron
cursos o talleres de capacitacin.
3. Ejecutar el proceso de evaluacin de desempeo docente, y proceso
de evaluacin de desempeo del personal administrativo (con apoyo
de la direccin de recursos humanos)
Salida
Planificacin de actividades, Plan de Capacitacin, resultados de la evaluacin de

desempeo, informes de actividades
Registros
Identificacin Almacenamiento
Nombre Lugar Tipo Responsable Disposicin
Requ. de capacitacin
Planificacin de Actividades Digital / Impresa
Plan de Capacitacin
Participantes Unid Digital
Permanente Asistente/Coord
Capacitacin
Result. Eval. Participantes / Digital / Impresa
Facilitadores
Banco de Facilitadores Digital / Impresa
Banco de Talleres o Cursos Digital / Impresa
Diagrama de flujo.
_____________________________________________________________
21
UNIVERSIDAD FERMN TORO Versin 01
FORMA *** CAP
RECTORADO Pg.
PROGRAMA DE CAPACITACION CAPACITACIN
PROGRAMA DE CAPACITACIN.
De acuerdo a las necesidades de capacitacin detectadas en la fase de diagnstico se elabora el plan o programa
de capacitacin por rea administrativa (Ver cuadro nro. 4 y nro. 11, Figura 12 y 19 Tesis) el cual contendr los
siguientes cursos a ser planificados y organizados.
Los Cursos de capacitacin considerados para el programa de formacin y actualizacin del talento humano de
la Universidad Fermn Toro, como resultado del DNC realizado en fecha 02-2016, se presentan en base a las siguientes
reas:
rea Administrativa Curso o Taller

Tutores
Praxis en el aula
Docente en lnea
Acadmica
Actualizacin de Tcnicos de Lab. Fsica y Elctrica
Programacin
Redes Servidores Sistemas Operativo
Telemtica Mantenimiento del Computador
Instalacin de Moodle
Tributos (IVA ISRL- Libros)
Anlisis De Estados Financieros
Administracin y finanzas
Finanzas
Matemtica Financiera
Lopcymat y su Impacto en las Empresas
Planta Fsica Uso y Conservacin de los Equipos de Proteccin Personal
Uso y Conservacin de Herramientas
Talento Humano
LOTTT
Liderazgo
Recursos Humanos Toma de Decisiones
Administracin de RRHH
Seleccin contratacin socializacin
Reglamentos y Normas UFT
Organizacional Identidad Organizacional
Todas las reas Lineamientos para Ger. una unidad administrativa en la UFT
Gestin por Procesos
Word
Excel
Oratoria
Motivacin
Todas las reas Atencin al cliente
Salud y Seguridad Laboral , Prevencin de Riesgos
Ergonoma Bsica, Anlisis de Puestos de Trabajo
Seguridad Orden y Limpieza
Primeros Auxilios
Se realizara un diagrama de Gantt para colocar cronolgicamente los cursos que obtuvieron
mayor porcentaje de solicitudes (ver. Figura 19); Para cada curso, los cuales se seleccionaron de
acuerdo a las necesidades de capacitacin detectadas en cada rea para el personal que labora en
_____________________________________________________________
22
la UFT, se diseara la programacin de contenidos, se comenzara por los cursos o talleres que
obtuvieron mayor porcentaje de solicitudes, Ejemplo Excel Bsico
UNIVERSIDAD FERMN TORO Versin 01

FORMA *** CAP
RECTORADO Pg.
CONTENIDO PROGRAMATICO CAPACITACIN
EXCEL BSICO
Cantidad de Modalidad
Cupo Mn. Cupo Mx Dirigido a Fecha de inicio
Horas Acadmicas educativa
20 Horas 15 20 Todo el personal con Presencial Xx xx - 16
Acadmicas conocimientos y destrezas en
el uso del computador y que
requieran mejorar su
productividad personal con el
uso de esta herramienta
Objetivo
Curso desde el nivel bsico, que le permitir utilizar eficazmente la herramienta de hoja de clculo ms utilizada
a nivel mundial. El participante aprender conocer el manejo de los datos, formulas simples, grficos, tcnicas de
impresin.
Estrategias metodolgicas
- Presentacin en Microsoft Power Point.
- Actividades terico prcticas.
Contenido Programtico
- Formatos de Celdas y Formulas
- Operadores Aritmticos
- Insertar imgenes, dibujos, objetos.
- Manejo de Datos.
- Operaciones con las hojas.
- Formulas Simples
- Pegado especial.
- Funciones: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, REDONDEAR
- Vinculacin de datos.
- Grficos e Impresin
_____________________________________________________________

Propuesta Unidad Adm Gestion Capacitacion

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UNIVERSIDAD FERMN TORO

CREACIN DE UNA UNIDAD ORGANIZACIONAL PARA

Trabajo de grado presentado como requisito para

Autor: Belkis Oviedo

CABUDARE, FEBRERO DE 2016

La Universidad Fermn Toro (UFT), institucin educativa de carcter privado con ms de

En la UFT se dictaron y se dictan algunos cursos, talleres de computacin, motivacionales,

De igual manera, en conversaciones no formales con varios grupos de personal

Lo anteriormente expuesto, trae como consecuencia disminucin de competitividad, de la

- En la institucin no se hace un diagnstico de las necesidades de capacitacin por reas

As mismo, se requiere la adecuada planificacin, ejecucin y evaluacin de las

- Se determin que la formacin y actualizacin del personal est contemplada en la

Esta conclusin, referente a la ubicacin organizacional de la unidad se debe a que su

As mismo, tomando en cuenta las otras sugerencias de ubicar la unidad en Dir. De

En cuanto a los resultados del anlisis para determinar la factibilidad financiera se

- Existe la disponibilidad de recursos econmicos para cubrir anualmente los gastos

Finalmente con el estudio tcnico y financiero de factibilidad se concluye que existe la

Luego de haber realizado la presente investigacin y de haber expuesto las conclusiones en

Nivel Organizacional de la unidad

La misma se considera debe estar ubicada a nivel de rectorado de manera independiente, y

Personal mnimo requerido

Funciones generales de la unidad

A continuacin se describirn algunas funciones importantes de la Unidad que se

- Diagnostico continuo de las necesidades de capacitacin en las diferentes reas

La propuesta de diseo de unidad se presenta siguiendo los lineamientos de creacin de

A continuacin se presenta el diseo organizacional de la unidad propuesta y un programa

Mantener el talento humano de la UFT actualizado en cuanto a sus conocimientos y

Consolidar el proceso de capacitacin en la UFT con el fin de obtener resultados favorables

Se rige por los valores de la organizacin como lo son el respeto, responsabilidad,

Administrar el proceso de Capacitacin en todas sus etapas: Diagnostico, planificacin,

- Promover, propiciar, fortalecer y desarrollar los conocimientos profesionales y

Abarca a todos los trabajadores y trabajadoras de la UFT en sus distintas reas

El responsable directo de la adecuada ejecucin de este proceso es el encargado de la

Rectorado. Ubicada independientemente (Opcin uno).

Rectorado. Adscrita a la Direccin de Planificacin (Opcin dos)

Estructura Organizacional. (Organigrama)

Propuesta opcin uno

Objetivos del cargo.

Perfil del cargo

Cualidades morales y sociales

Objetivos del cargo.

Perfil del cargo

Conocimientos habilidades y destrezas

Cualidades morales y sociales

Objetivos del cargo.

Perfil del cargo

Cualidades morales y sociales

Descripcin de Cargos y Funciones. (Asesor Acadmico)

Objetivos del cargo.

Perfil del cargo

Conocimientos habilidades y destrezas

Cualidades morales y sociales

Planificacin de actividades, Plan de Capacitacin, resultados de la evaluacin de

rea Administrativa Curso o Taller

UNIVERSIDAD FERMN TORO Versin 01

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