FACTORES QUE CONTRIBUYEN AL XITO DE UNA AUDITORIA

INTEGRADA

I. INTRODUCCIN

ltimamente se ha extendido en todo tipo de organizaciones la

implantacin de diversos sistemas de gestin para ofrecer productos y servicio
de mejor calidad en un mercado cada vez ms competitivo. Con la finalidad de
mejora constante en la gestin interna de cada organizacin, es necesario
racionalizar costes, recursos, tiempo y esfuerzos, y la integracin de los
sistemas de gestin puede contribuir a ello.

Las auditoras de calidad son aquellas en las que se evala la

eficacia del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de la organizacin y, la
prctica asociada de Auditoria de calidad se ha tornado como una forma de
satisfacer esta necesidad. La intencin de estos sistemas es la de ayudar a una
organizacin a establecer y mejorar sus polticas, objetivos, estndares y otros
requerimientos de calidad, pudiendo, las organizaciones, acceder a la
obtencin de certificados de gestin de la calidad a travs de un proceso de
auditora de calidad que lleva a cabo una entidad certificadora (AEC, 2010).

Una auditora integrada simplifica el proceso y optimiza los

recursos y procesos existentes, adems dota de eficiencia y empaque a la
gestin de las organizaciones, evaluando la eficacia de un sistema de gestin
establecido para cumplir con varias normas o estndares (GONZALES, 2014),
como por ejemplo un sistema integrado de calidad + medio ambiente + salud y
seguridad ocupacional u otro tipo de normas.

De este modo, es importante en la gestin conocer ms a fondo

estos temas, por lo que continuacin desarrollaremos cada principio para su
mejor entendimiento.
 II. REVISIN DE LITERATURA

Desarrollaremos los conceptos previos que se deben tener en

cuenta para un total entendimiento del tema principal, el mismo que se
desarrollar seguidamente.

2.1. Integracin de los sistemas de gestin

GATELL, et al. (2011) desarrolla las definiciones de sistema y

gestin de la siguiente manera:

Un sistema se define como un conjunto de elementos relacionados

entre s. Todo sistema tiene una finalidad para la cual est constituido.

En cuanto a la gestin, se define como la accin de efectuar

diligencias adecuadas al logro de cualquier negocio o propsito. Sin embargo,
es conveniente manejar el concepto de gestin a travs del ciclo PHVA, ciclo
de mejora continua o ciclo de Deming. De esta manera, gestionar algo es
planificarlo de manera adecuada (P), ejecutarlo conforme a lo planificado (H),
verificar o realizar un seguimiento de que lo ejecutado es acorde con los
requisitos planificados (V) y, por ltimo, actuar para optimizar todo aquello que
pudiera resultar susceptible de mejora para conseguir unos resultados en lnea
con lo esperado (A). Gestionar es actuar segn el ciclo PHVA hasta sus ltimas
consecuencias.

Figura 1. Conceptos relativos a gestin y a sistemas (BARRAL, 2007).

 Un sistema de gestin es, por tanto, una estructura formada por un
conjunto de elementos interrelacionados manejados mediante la metodologa
PHVA para conseguir un propsito de manera eficaz y con vocacin de mejora
continua. En el mbito de las normas de aplicacin, se trata de gestionar los
requisitos de los clientes para el sistema de gestin de la calidad, los aspectos
ambientales significativos ligados a las actividades desarrolladas para el
sistema de gestin ambiental, y los riesgos laborales para la seguridad y salud
en el trabajo. Cada norma de aplicacin especfica los requisitos que debe
cumplir cada sistema de gestin (GATELL, et al., 2011).

La creacin e implantacin de un sistema de gestin es una

decisin estratgica que la direccin toma para sistematizar los procesos
desempeados y conformar una estructura homognea y organizada, con el fin
de poder mejorar el rendimiento e incrementar el control de la organizacin.

Cada organizacin tiene sus propias motivaciones para implantar

un sistema de gestin (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el
trabajo, integrado), pero todas ellas deben tener un nexo comn: que el valor
que aporte el sistema de gestin sea mayor que el esfuerzo que supone su
creacin, implementacin y mantenimiento (GATELL, et al., 2011).

2.1.1. Elementos de un sistema de gestin

Los elementos de un sistema de gestin son las partes

constitutivas del mismo, las cuales se encuentran relacionadas unas con otras,
proporcionado as un sentido al conjunto. Los elementos habituales de un
sistema de gestin son los procesos, los recursos, la estructura, las
responsabilidades, los productos y servicios, y la documentacin que pudiera
utilizar una organizacin para desarrollar su negocio (GATELL, et al., 2011).

Figura 2. Elementos de un sistema de gestin.

 2.1.2. Sistema integrado de gestin

Se considera un sistema integrado de gestin al conjunto de

elementos interrelacionados utilizados para satisfacer los requisitos de los
clientes, con un impacto ambiental mnimo de los procesos desarrollados y con
el menor riesgo posible para la seguridad y salud de los trabajadores (GATELL,
et al., 2011). Segn la Gua UNE 66177:2005, la gestin de sistemas
integrados (SIG) es entendida como: "Una parte de la gestin general de la
organizacin que determina y aplica la poltica integrada de gestin (BARRAL,
2007).

Esta definicin que muestra la integracin entre sistemas

especficos, da la idea de una organizacin que ha madurado en la gestin de
mltiples y variados procesos. Dichos procesos pertenecen a campos o a
sistemas diferentes aunque se relacionan entre ellos, y tienden a alcanzar la
excelencia apoyndose en planificaciones adecuadas (BARRAL, 2007).

Integrar sistemas supone integrar los distintos elementos de cada

uno de los sistemas por separado. Obviamente, algunos de estos elementos
coinciden; de ah la mejora de la eficiencia que puede derivarse de la
implantacin de un sistema integrado de gestin. Los sistemas de gestin de la
calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo son integrables por
su filosofa comn basada en el ciclo de mejora continua (GATELL, et al.,
2011).

Por ejemplo, en el caso de los procesos elementos cruciales de

cualquier sistema de gestin los productos y servicios entregados a los
clientes se habrn generado, preservando el medio ambiente y la seguridad y
salud de los trabajadores. Por ello, dentro del sistema integrado de gestin
tambin existirn procesos con actividades relacionadas con las variables
ambiental y de la seguridad y salud, e incluso procesos especficos tanto
ambientales (por ejemplo, identificacin y evaluacin de aspectos ambientales)
como de la seguridad y salud (por ejemplo, vigilancia de la salud) (GATELL, et
al., 2011).

Sistemas integrados se pueden generar entre distintas tipologas

normativas, sin embargo hoy los Sistemas de Gestin Integrado ms comunes
se presentan entre las normas: ISO9001, ISO14001 y las OSHAS18001
(CDIEC, 2010).
 Figura 3. Ejemplo de Sistema Integrado de Gestin con las normativas de
Calidad, Medio Ambiente y Salud y Seguridad (CDIEC, 2010).

2.1.2.1. Condiciones mnimas de integracin y tendencias

Un sistema integrado de gestin debe cumplir con los siguientes
requisitos mnimos (GATELL et al., 2011):
Definicin de un mismo alcance; es decir, su extensin debe
abarcar las mismas actividades y centros de trabajo.
Designacin de un nico coordinador del sistema integrado de
gestin.
Integracin mnima apoyada en una serie de requisitos compartidos
por las tres normas y que se pueden integrar sencillamente.
2.2. Auditoras

En trminos generales, una auditora puede ser entendida como

una herramienta al servicio de la gestin de la organizacin, la cual consiste en
la evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva del
funcionamiento adecuado de una actividad (GONZALES, 2014).
En la auditora no slo se ha de revisar del cumplimiento de
procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas.
Tambin se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de
alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que
componen el sistema integrado (GONZALES, 2014).
La evidencia de Auditoria lo constituye la informacin, registros o
declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditora puede ser
cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cundo se
cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de auditoria se basa
tpicamente en entrevistas, revisin de documentos, observacin de
actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas (ROMERO,
2004).
 La auditoras la realiza un equipo Auditor, el cual puede ser grupo
de auditores, o un auditor individual, designados para desempear una
auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y
auditores en prcticas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria
desempea la funcin de auditor lder, siendo el auditado es la organizacin
que se audita (ROMERO, 2004).
La auditora no debe limitarse a una mera inspeccin documental y
de registros. En un ambiente relajado, tanto el auditor como el auditado
deberan analizar cada una de las prcticas auditadas, los resultados obtenidos
hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora.

2.2.1. Psicologa de la auditora

Al momento de auditar sistemas de gestin, es muy importante

tener en cuenta los siguientes conceptos (GONZALES, 2014):
Se auditan sistemas, y no personas.
La auditora se basa en hechos que constituyen evidencias
objetivas
La auditora es una conversacin entre pares
Pero aun teniendo siempre presente estos conceptos, como en las
auditoras participan seres humanos con caractersticas individuales en cada
persona, tambin se debe considerar que:
Una auditora puede significar una situacin de estrs y de examen
para el auditado.
El auditado puede sentirse criticado personalmente por las
preguntas del auditor y reacciona a la defensiva.
Existan problemas de comunicacin entre auditor y auditado.

2.2.2. Alcance de la auditora

La auditora no debe ser considerada como una inspeccin fiscal,

sino ms bien debe ser entendida como la oportunidad para hablar
directamente con los trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas
sobre el procedimiento que se ha auditado. Dado que stos son los que se
encuentran trabajando diariamente en las distintas tareas que comprenden a
todo SIG, son quienes poseen elementos de juicio para concluir si el mtodo es
el ideal, simplemente adecuado para los fines que se pretenden o presenta
deficiencias que deberan ser subsanadas para maximizar la eficiencia del
sistema (GONZALES, 2014).
Durante la auditora se deben revisar los informes anteriores de
auditora y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su da
como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una
oportunidad de informar a la Direccin de la organizacin acerca del estado del
sistema y de las posibilidades de mejora del mismo (GONZALES, 2014).
2.3. Auditoras integradas

Debido al hecho de que las normas que definen los sistemas de

gestin normalmente tienen numerosos aspectos en comn se presenta una
clara ventaja para las organizaciones que integran sus sistemas de gestin,
puesto que se aprovecha una misma metodologa (por ejemplo la de control de
los documentos) para cubrir un requisito similar en varias normas.
En una auditora integrada los criterios de auditora son al menos
las normas de referencia (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) (GATELL,
2014).
En el caso de los SIGs, entenderemos por Auditora del Sistema
Integrado de Gestin a la auditora que permite comprobar si es que se cumple
en la organizacin las prcticas establecidas relativas a las normas de
referencia (GONZALES, 2014).
Las auditoras integradas tienen una filosofa similar, dado que
muchos elementos son comunes entre las distintas normas a cumplir por el
sistema pueden auditarse una nica vez, en lugar de hacerlo para cada una de
las normas implantadas. Esto supone una simplificacin del proceso de
auditora y un mejor aprovechamiento de los recursos.

Figura 3. Auditoras en Sistemas Integrados de Gestin.

2.4. Etapas de una auditora integrada

Una auditora es un proceso y, como tal, est formada por una

serie de actividades que se pueden agrupar por etapas. Esas etapas tienen
correspondencia con el ciclo PHVA, frecuentemente utilizado como referencia
metodolgica (GATELL, 2014).
Tabla N1. Etapas y actividades de una auditora integrada.
 Cada organizacin debe establecer su proceso para planificar y
realizar sus auditoras. La norma ISO 9001 solicita que el mtodo elegido est
recogido en un procedimiento documentado, que deber formar parte de la
estructura documental del sistema integrado de gestin (GATELL, 2014).

2.5. Factores que intervienen en el xito de una auditora integrada

Las auditoras integradas presentan una serie de rasgos concretos

que proporcionan un valor aadido as como una sea de identidad
caracterstica a este tipo de auditoras (GATELL, 2014). Como particularidades
ms destacables para alcanzar el xito de una auditora integrada que deben
tenerse en cuenta en una auditora integrada, estn las siguientes:

Son auditoras ms complejas ya que, al suponer una supervisin

de la operativa desde los tres enfoques (calidad, medio ambiente y
seguridad y salud en el trabajo), requieren una visin global de
mayor calado.
El alcance de una auditora integrada deber ser comn, al igual
que lo debe ser el alcance del sistema integrado de gestin.
El equipo auditor de un sistema integrado de gestin debe conocer
en profundidad todos los marcos referenciales que audita (ISO
9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) y la legislacin de aplicacin en
los tres mbitos.
Como equipo auditor, el conjunto de sus miembros deben sumar la
competencia necesaria para poder auditar el sistema integrado de
gestin en cuestin.
El equipo auditor debe ser lo ms homogneo posible. Se debe
tender a disponer de auditores tricalificados para que puedan
acudir de manera autnoma a auditar cualquier parte del sistema.
La mentalidad del auditor debe estar abierta a posibles nuevos
planteamientos especficos que el auditado puede haber ideado
para dar respuesta a alguno de los requisitos de las normas de
referencia. Aunque puede ocurrir en cualquier auditora, se ha de
estar ms predispuesto en la auditora de un sistema integrado de
gestin, pues el auditado puede haber implantado procesos o
mtodos novedosos con particularidades especiales para integrar
determinados requisitos de las normas o para lograr mayor
operatividad de su negocio teniendo en cuenta la triple vertiente
(calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral). El auditor no
debera censurar estos planteamientos, sino que habr de limitarse
a comprenderlos y a juzgar si son coherentes con los requisitos de
las normas de referencia y con las propias disposiciones
establecidas por la organizacin.
 Al ser necesario evaluar desde la perspectiva de calidad, ambiental
y de seguridad y salud laboral el sistema integrado de gestin, es
necesario realizar mltiples comprobaciones, incluso ms que en
otro tipo de auditoras. Con el fin de poder obtener un resultado
adecuado es preciso efectuar una profunda preparacin de la
auditora previa al desarrollo de la auditora in situ.
Es necesario evaluar el sistema integrado de gestin a nivel
operativo, no solo documental, premisa ineludible en la auditora de
cualquier sistema de gestin. Sin embargo, resulta an ms
relevante en la auditora de un sistema integrado de gestin, sobre
todo a nivel de integracin operativa de la perspectiva ambiental y
de seguridad y salud en los procesos de negocio de la
organizacin.
Es imprescindible que haya una buena coordinacin dentro del
equipo auditor puesto que son muchos los aspectos a contrastar. El
responsable directo de esta funcin es el jefe del equipo auditor,
que deber apoyarse en un buen plan de auditora y en su buena
capacidad organizativa para promover una coordinacin eficaz.
Si se dispone de varios sistemas de gestin certificados y se ha
creado un sistema integrado de gestin que se quiere certificar, de
cara a la planificacin de la auditora integrada se ha de tener en
cuenta la fecha del certificado que antes caduque.
Se ha de elaborar un nico plan de auditora y un nico informe de
la auditora. El informe habr de contener:
- Las no conformidades encontradas para las tres normas de
referencia (para los requisitos integrados estarn definidas como
no conformidades de afeccin a dos o tres referenciales).
- Un resumen del estado de madurez del sistema de gestin en
funcin de su nivel de integracin.
- Un anexo de las referencias de las tres normas.
En una auditora inicial no se debera exigir obligatoriamente de
forma integrada el mapa de procesos, la gestin por procesos ni el
control operacional, pero se debera tender a ello. El auditor debe
animar a conseguir una integracin total y a fomentar en la
organizacin el enfoque basado en procesos integrados si no est
plenamente desarrollado, pues este enfoque es probablemente el
que mayor valor aadido aporta a la organizacin.
El equipo auditor deber ser consciente que el tiempo dedicado a
una auditora integrada es superior al empleado en la auditora de
otros sistemas y, por tanto, deber tratar de ser lo ms eficiente
posible para no dilatar en exceso la auditora.
 III. REFERENCIA BIBLIOGRFICA

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