I.

Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product Pada Hotel

A. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung
pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan
keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
penyimpanan adalah:
1) Temperatur ruangan
2) Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3) Metode penyimpanan barang
4) Sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:

1) Menjaga kontinuitas usaha
2) Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3) Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4) Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5) Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6) Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.
B. Cara pembelian persediaan (bahan makanan)
1) Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
a) Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti
dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-
sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung
lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan
juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini
karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak
ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang
mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode tertentu.
b) Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok
bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang
penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia
di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman). Yang perlu diingat dalam
pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan
secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai
dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian
pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus
dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan
sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik,
seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan
standard purchased spesification.
2) Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang
tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan
bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya
dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa
jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga
jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk
disetujui.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan
hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier)
yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah
diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

3) Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan
untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam
seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah
sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan
prosedur pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara
kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus
dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar
bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota
harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok
(supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang
akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.
Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan
golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada
umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.
 4) Pembelian bahan makanan secara Cash and Carry
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya
bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang
yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar,
supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran
karena harganya lebih murah.

Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
a) Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
b) Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c) Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya
melalui katalog
d) Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika

Sedangkan kerugiannya adalah:

a) Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya.
b) Hotel/restoran harus membayar tunai.

5) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan
selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan
dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

II. Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel

Penggunaan persediaan

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus di administrasikan dengan

baik, karena penggunaan merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir
periode(akhir bulan), cost control akan melakukan inventasrisasi atas persediaan (stock opname),
dimana inventarisasn pada departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat
kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store
dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum
inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan
meminta barang.

Daily Store

Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store.

Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;

1. Makanan yang cepat rusak (perishable).

2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).

3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).

4. Makanan jenis sembako (groceries).

5. Jenis minuman (beverages).

Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)

Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu

segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion,
white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang
mudah rusak.

Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam
proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini
disebut dengan chilled room.

Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas kamar
pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang benar,
berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar:

1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu
kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar
udara bebas masuk.

2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.

3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut
dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.

4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya
tahan sayuran tersebut.

5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

Makanan Jenis Dairy Product

Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari
bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan
makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu
(sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian
bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date)
dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
 disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada
suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)

1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas

Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih.

Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin rendah
temperatur makin lama daging dapat disimpan.

Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak. Untuk
mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan
sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh dengan
merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.

2. Penyimpanan Ikan

Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.

Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.

Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada refrigerator
yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.

Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku.

Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.

Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.
Makanan Jenis Sembako (Groceries)

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu,
beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu
dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.

Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang
khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25
derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket
dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan
pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan
kerapian barang-barang ini.

Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima
barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari
masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis
groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan
sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah
mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan,
petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang
keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur,
mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk
menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam
mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).
Jenis Minuman (Beverage)

Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:

1. Soft Drink

Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai
dengan 35 derajat selsius.

2. Hard Liqour

Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas
Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau
gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius.
Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam

keadaan fresh dan tidak cepat rusak

3. Wine/Champagne

Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy,
White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya
memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang
termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur
yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak
cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih
dalam keadaan proses fermentasi.

Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara
menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau
logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan
dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga
minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari
metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih
kuat menahan tekanan dari dalam botol.

III. Mendesain dan Membuat Pola Jurnal Khusus Pembelian Pada Hotel

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan
yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak.
Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah
transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi
efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan
usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi
yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi
pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan
dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan
secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1) Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
 2) Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.

3) Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.

4) Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam
keempat jurnal di atas.

IV. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS

PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOODS AND
BEVERAGE PADA HOTEL

PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Pengguaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik,

karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen
yang meminta. Pada akhir setiap periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi
atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen/outlet operasi biasanya
dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily
store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang digudang dihentikan
untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi
departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:

Biaya departemen xxx

Persediaan xxx

Biaya Potensial
Biaya potensial merupakan pengembangan dari system point of sale dalam mengkalkulasi
penjualan makan dan minuman. Biaya potensial ini merupakan konsep tertua dalam prosedur
pengendalian makan dan minuman. Biaya potensial menghitung potensi atau kemampuan antara
penjualan dan biaya yang dikelurakan. Biaya potensial dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis),

karena biaya minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatan

2. gkan penjualan yang diharapkan

3. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan biaya (cost basis) biaya makan

per hari belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga biaya potensial makan baru
bisa dihitung setelah

4. terjadi penjualan atas menu makan yang disediakan

Biaya potensial minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan

biaya persatuan, diperoleh total biaya

2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan

harga jual persatuan, diperoleh penjualan potensial (potential sales)

5. Bandingkan antara total biaya dengan penjualan potensial, dikalikan

100%, maka akan diperoleh persentase biaya potensial minuman per item

Perhitungan biaya potensial makan lebih kompleks dari pada penghitungan biaya
minuman, dimana biaya yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing itrm menu dan
harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan
penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet, dan penyesuaian
lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya biaya bisa ditentukan berdasarkan biaya standar.
Contoh:
Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2004 masing-masing 10 dan 20 gelas,
dimana biaya masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per gelas
adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung biaya potensial dari masing-masing minuman pada
tanggal tersebut.
Vodka
 Total biaya = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000
Biaya Potensial = 250.000/500.000 x 100% = 50%
Scotch
Total biaya = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Biaya Potensial = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%

DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, A.A G.P; Suprasto, herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna. 2009.
Akuntansi Perhotelan (Pendekatan Sistem Informasi), Yogyakarta: Graha Ilmu.

http://zetzu.blogspot.co.id/2010/12/akuntansi-perhotelan-ix-x.html

http://meweks.blogspot.co.id/2011/12/penggunaan-persediaan.html