PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES ANTE EMERGENCIAS INSTITUCIONES Y EMPRESASEl contenido de este documento es responsabilidad de fa Secretarfa Técnica de Gestion de Riesgos Se autoriza la reproduccién parcial o total del contenido, Direcciéne De los Nararjos y De las Azucenas Eulif COEN Teff: 02 - 3343 507 / 02 - 3343 506 ‘e-mail informacion@stgestionriesgos govecInstructivo Introduccion Este documento es un modelo que propone ta Secretaria “Técrica de Gestion de Rlesgos como aport para la preparacion institucional piblica y prvada def pais con mas a garantzar la contnuidad de las actividades productvas los servicios en situacién de emergencia, Pretende ser una herramienta lo sufclerterente ag y sencila para su pronta implementaci ya la vez dt para as insttcio- nes y empresas dl Ecuador Si eflexonamas por un momento: Una emergenciao un desasre puede acta a todos, no dstin- ue personas, empresas 0 instituciones y esto acaréa a par Tzacén de actividades. De qué manera afectara al desemperio de nuestra institucidn la suspension de fs servicios que prestamos?, peor ain, ide ‘qué manera aecta a nuestros usuarios la suspensén de os Ser cos que prestamos? @De qué manera afectarla a nuestra empresa la suspension Temporal de las actividades productvas? De esas actividades, ‘ouéles son citicas y deberamos seguir eaizando? ‘¢Actuaimente podemos scstene a contiouidad de estas acti tades ericas 8 sucediora una emergoncia? Ya su ver, ede qué manera afecta al desaroio de pls la ds mmigucén de la productvidad 0 de fs servicios que brinda empresa oistitcion? Un ejemplo de definicion de actividades crficas: Sin un canton higbiera una epider, Qué sucede si, por esta causa, se sus pendeelsenico de recoleccin de tasaspredales por parte del ‘Municipio? En cambio, zqué sucede si se suspende la recoec cif de basura? De ostas 2 actividades, resuita faci dstinguir cual es una acthidad cca y sabiéndoo, podemos determinar (qué rea la realia y qué otras inttuciones 0 empresas estin relacionadas como conrapare, roveedoes, ec. Larecoaccion| ‘de basura-doberia poder garantizarse, al menos en un minimo indispensable para el contol sanitario ya que la falta de éste oda agravar la situacin de una localdac que se encuentra en ‘emergencia, ‘Al considera estas entre ors interrogantes, no slo confirma ems la importancia de contar con este Plan de Contnidad de Actividades ante Emeroencias implementado lo antes posible, ‘también estas preguntas nos motvaran aincorporar en la plant ficacién insveiona, medias para hacer frente a una amenaza ¥ asi edu et impacto social y econdmico que la emergencia podria causa a insitucin o empresa de manera particular y al pals de manera generaDefinicién de Actividades Criticas Para implementar un Plan de Continuidad de Actividades ante Emergencias Sugerencias para la lo primero que se dabe hacer es definir las actividades criticas de su empre- : area tstet seguridad + ac in fin ea ol ae 0 informatica cin, y sus actividades, ‘© Pensar en cuales de ellas: Beate echendeed 2 rs nape pe contend ‘+ Movilizacién de los proveedo- ‘0 implican responsabilidad hacia la ciudadania (sobre todo si se trata de res de servicios informaticos. ‘servicios pilblicos) aaaaecirion cell wailed © Brindan servicios de salud, control saritaio, provisin basica de alimen- ae 1 epi pra heii o eaphe POSH pel chaplitenpipery * Instalacén de un local informé- En el punto 3 de la matriz adjunta registre las actividades criticas definidas. tico temporal * Rehabiltaciin de los ancesos a internet, teléfonos y sori- cios de mensajes. Para activar este plan durante una emergencia se dete responder 2: é€on quién: ;cvienes son las personas que pueden ejecutar las actividades? ‘+ {Cutinias persones son necesaras? cuéntas personas tenen fa CCompetencia requerda para el cumplimiento de las actividades?, ‘+ Reinstalacién de las aplica- clones prioritarias para las actividades crticas ‘* Prueba con los usuarios para veriicar el correcto funciona- mien. * :Cudles son fos datos eriti- 05 0 mas importantes, como for ejemplo informacin de proveedor / cliente, crectorios teletnios, recciones elecré- Grower ORGANIGRAMA BASICO PARA CO =u son ts monains | TEA errisa go sed: dian come egress a eee BI irvisedy ora cees- womacinpOeaVENGes = tee cones Un CD, respaldos de datos de las OO ee eee Planiticacién ye computador de tabs, DVD Ie dilorctoccbe roxbg, Seeuead- Persona o grupo 2 gata de lan darts, isos duos exter. aia rcicrcte » PESONES encagadas ea soqu- cabo para ase o fda de todo el equipo en el actidades mos)? for nna ponent de ever is sec ++ :Cudles son los documentos. tn que no fueron digitalizados dhede se erclaaT tae in 0 Informacion pbliea~ Recopla la das? informaciin desde ciferentes ‘fuentes, la analiza y elabora bole- tines informativos. Es e vocero ofa dea institu, », Enlace institucional - Persona grupo de personas encargadas {cuales son las instituciones y/o empresas que pueden contribuir ‘al cumplimiento de la actividad? 12 debe tener competencias especiticas, una preparacién espe- cial? * Con qué elementos de Seguridad cuenta oi material informétieo? + Los equipes informéticas de ‘a institucién se encuentran asegurados?ieimo? KIT PARA {Calls sn fs cobs ddd pa WME EMERGENCIAS od teas hates? Esiste procedimientos institucionales?, notas 0 docu- ‘mentacion? uCbmo transportar al personal a.un so secundaro pr- establecido? 2En dénde? {desde donde se puede gestionar (manejar/administrar) la emergencia? © En [a institucion misma?, jen un sitio temporal pre desgrado?, jen el dmicio de aguas personas?, cen un establecimiento preestablecido (familiares, otras ympresas, proveedores, asociaciones, etc)? 4Con qué? ,cu¢ se necesita prever como mate- rial para llevar a cabo la continuidad de las activida- des? eComputadors,escitoras 0 mesas, ils? ¢Formularios, papel membretado, sellos, nimeros de. cuentas bancaras? EMéquina de produccién, herramienta, material adicional? dEquipamiento informético especifico? Medios de comunicacién? Transporte para rasladar mater? JNTINUIDAD DE FUNCIONES )sonlos componentes opera- _Operaciones.- Es la secon donde se concentra ne 80: personal cperatho, isto para sus actidades. estrategias.-Secciin encar- Logistiea.- Soccidn encargada. do adui, Flas estratogias a levarse 2 almacenar, transportar y proveer los equpos, fare buen desarolo de las insumas y materiales suficientes para que las " operaciones se desarolen correctamenteRECOMENDACIONES PARA LLENAR LA MATRIZ Escriva la informacion general relacionada con la ins tiucién, Transcriba la Misién institucional Identficacion de actividades crtticas y qué Area las realiza. Recordar los citerios sugeridos anteriormen, teen CONSIDERACIONES GENERALES. Deseripcin ve la situacion actual MATRIZ DE ACTIVIDADES: llenar de acuerdo a las siguientes intrucciones: , Datalle las areas evistentes actualmente en la Institucidn, Detale ls actividades que no pueden paralzarse 0 que se consideran crticas (Ver punto 3) ¢Cudles son las actividades que la Institucién, en ‘21 marco de su misién, puede y debe implementa ara enfrentar emorgoncias. Enumere con cuanto personal cuenta actwalmente cada dea de su institucién para el desarrollo de las actividades cotcianas {Cual es el personal minimo que se necesta para et ‘adecuado funcionamiento del o de las reas funda mentale, afin de realizar esas actividades ciicas? Personal a ser reubicado: Detalle la diferencia entre el personal exstente y el minimo necesario, si es posi sefal of nimaro de personas que pueden ‘etre ubicadlas, Si no se cuenta con personal suf- lente, nique ta cantidad de personas que neces: tara contratar para apoyo en el érea fundamental 49. En caso de presentarse una emergencia, indique lugar alterno, menos vulnerable para el funcio namiento del rea fundamental (MATRIZ DE RECURSOS fh. En esta columra deseriba todos las recursos ex tentes en el drea fundamental De! stado de ls recursos exstentes, marque con una x los que considere sean recursos minimos y ‘bésicos para el adecuado funcionamiento del rea ‘eas fundamentales para responder de manera adecuada y oportuna. Adem en esta columna ‘esate con of color u otra formato de letra los ‘uevos requerimientos, ‘Aqui se puede registrar las gestiones necesarias ara precautelar la salud y seguridad del personal de la institucin 0 empres MATRIZ PARA REGISTRO Y SISTEMATIZACION En esta matiz se registrar la ruta que deberdn seguir las tareas 0 sub actividades de cada una de las activ dads escogidas como crticas en cad trea fundamen tal. Esto permit csefiar la seouencia loica que man- tenca el funcionamiento de su insiucin o empresa, on su minimo necesari, en stuacin de emergencia Una vez que su institucin o empresa cuente con el Plan de Continuidad de Actividades disefado, se recomienda ponero a prue- ba, es decir realizar un ejrcicio prctco afin de poder evaluaraspectos de! mismo, tanto de su disefo e informacion consigna- da, como de su operatividad en stuacion simulada, ‘De igual manera, cuando haya una situacién de emergencia real es necesario que todos las participantes regisren cbmo se rea lizan las aotvidades critica, a nivel de tareas y sub actividades, * {Como se simpiiic6 procasos? * {Cémo se reaizaron las comunicaciones escritasy verbales? De qué manera se solventd necesidades de recursos econdmicos? ‘© {Cémo se dieron fos procesos de toma de decisiones? ‘© {Qué documentos se utlia6?, :se conto con elos?, cuales hicieron falta? ‘© :0U6 equipamiento, mobilaro o instruments se utiizaron, cules no se utlizaron y cules hicieron falta? ‘= 0émo se comportaron fs colaboradores 0 funcionaros tajopresion extrema? Este registro permit, pasada la emergencia, evalua el proceso y prncipaimente,establece la ruta que siguieron las actvida {es crticas de las éreas fundamentales que se mantuvieronfuncionando en situaciin de emergencia y como ello se mantuvo 0 ‘se moaificé en retacién al flujo grama de actividades iicial con el que contaba la organizaciony estaba previsto funcionar duran- tela emergencia. Gestion de RiesgosPLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADESMl wl i etPARA MAYOR INFORMACION Y SUGERENCIAS A ESTE MATERIAL PARTICIPA EN: ‘www.stgestionriesgos.gov.ec hitp://ecuador.georiesgo.net/ hitp://online.desinventar.org www.bivapad.gov.ec ond opie de: © dxfam