Cdigo: PC-SF-05

PROCEDIMIENTO DE DISPENSACIN DE
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MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS
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OBJETIVO

Brindar las herramientas necesarias al personal del servicio farmacutico para una adecuada dispensacin
de los medicamentos y dispositivos mdicos a los pacientes de las diferentes EPS.

ALCANCE

Aplica para la entrega de medicamentos y dispositivos mdicos de todas las EPS, en las diferentes sedes
de Medicarte.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

PR-SF-03 Proceso de dispensacin de medicamentos

PO-SF-03 Polticas de dispensacin

DEFINICIONES (Res. 1403 de 2007)

Cuarentena. Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios, productos a granel o
acabados, aislados por medios fsicos o por otros medios eficaces mientras se espera una decisin acerca
de su autorizacin, rechazo o reprocesamiento.

Forma farmacutica. La disposicin individualizada a que se adaptan los principios activos y excipientes
para constituir un medicamento. Es la presentacin final de un producto, definida de acuerdo a su forma
farmacutica y grado de esterilidad.

Indicaciones. Estados patolgicos o padecimientos a los que se aplica un medicamento.

Lote. Cantidad definida y homognea de una materia prima, material de acondicionamiento o de un

producto que posee las especificaciones de calidad, elaborado en un proceso o serie de procesos
determinados, realizado(s) bajo condicin(es) constante(s).

Farmacovigilancia. Es la ciencia y actividades relacionadas con la deteccin, evaluacin, entendimiento y

prevencin de los eventos adversos o cualquier otro problema relacionado con medicamentos.

Medicamento. Es aquel preparado farmacutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias
auxiliares, presentado bajo forma farmacutica que se utiliza para la prevencin, alivio, diagnstico,
tratamiento, curacin o rehabilitacin de la enfermedad. Los envases, rtulos, etiquetas y empaques hacen
parte integral del medicamento, por cuanto stos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.

Prescripcin, frmula u orden mdica. Orden escrita emitida por un mdico o profesional de la salud
autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a
determinada persona.

Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o localizacin de todo aquello que est en
consideracin en un medicamento, especialmente lo relacionado con el origen de los materiales, el proceso
de elaboracin y la localizacin del producto despus de salir del sitio de elaboracin.

Uso adecuado de medicamentos. Es el proceso continuo, estructurado y diseado por el Estado, que ser
desarrollado e implementado por cada institucin, y que busca asegurar que los medicamentos sean
usados de manera apropiada, segura y efectiva.
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DETALLE DEL PROCESO (Adaptado de Res. 1403 de 2007)

La dispensacin es la entrega de uno o ms medicamentos a un paciente y la informacin sobre su uso

adecuado, realizada por un Qumico Farmacutico, Tecnlogo en Regencia de Farmacia y Auxiliar en
Servicios Farmacuticos, en los trminos establecidos en la normatividad vigente.

Procedimiento para la dispensacin de los medicamentos

El procedimiento para la dispensacin de medicamentos se adelantar bsicamente mediante los

siguientes pasos:

1. Requisitos para la entrega

Se solicita al paciente lo siguiente:

G. Saludcoop
Comfe Ant.

Famisanar
Aliansalud

Comfama

Ecopetrol

Sanitas

SURA
SOS
Frmula mdica
D. Identidad
Orden de autorizacin* vigente
Cuota moderadora (si aplica)
Postconsumo**
* La orden de autorizacin de SURA se realizan directamente en Medicarte en las sedes previamente autorizadas, excepto para
tutelas, inicio de tratamiento o renovacin de CTC.
** Si el paciente reiteradamente (2 veces seguidas) no presenta el post-consumo, se entregar el medicamento al paciente, pero se
informar la situacin a la EPS correspondiente, mediante correo electrnico.

Cmo verificar la validez de orden de autorizacin de acuerdo a la EPS

Para todas se debe verificar que vayan dirigidas a Medicarte como prestador y que estn vigentes.
Aliansalud Orden Original + Sello tinta de la EPS + Firma persona que autoriza

Comfama Sello seco + Firma de quien autoriza

Comfe Ant. Sello seco + Sello tinta + Firma de quien autoriza

Ecopetrol No traen orden slo frmula en formato de Ecopetrol

Famisanar Orden Original + Sello seco de la EPS + Sello de tinta + Firma persona que autoriza

G. Saludcoop Siempre se valida afiliacin activa en lnea de atencin de la EPS

Sanitas Se solicita la orden directamente y llega por correo

SOS Orden Original con membrete de color azul y rojo + Firma persona que autoriza

SURA Orden Original + Sello ROJO de la EPS + Firma persona que autoriza
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Nota: Si hay problema con alguno de los documentos suministrados por el paciente, comunicarse con el
encargado del servicio farmacutico o con el coordinador/gerente de la sede, para que realice la gestin
necesaria para evitar que el paciente no pueda ser atendido.

Verificacin de la frmula u orden mdica

El dispensador verificar que la frmula u orden mdica cumpla con la plenitud de las
caractersticas y contenido de la prescripcin sealados en la normatividad vigente, las cuales se
indican ms adelante. Igualmente, se verifica en la tabla de topes de medicamentos, que la cantidad
prescrita no est por fuera de los rangos normales.

Cuando el dispensador encuentre que la frmula no cumple con las exigencias legales, comentar
el caso con el Qumico Farmacutico de la sede, o en su defecto con el mdico, para que ste
gestione con el mdico prescriptor la aclaracin, correccin o adicin de la frmula.

El dispensador le explicar al paciente que existe una duda con la frmula y que se estn
comunicando con su mdico para aclarar dicha inquietud, se le indicar al paciente que mientras
tanto puede esperar o si desea, se le comunicar en cuanto la duda haya sido resuelta.

En todo caso, no dispensar la frmula mdica hasta no aclarar con el prescriptor cualquier duda
sobre la prescripcin o lograr la correccin o adicin de la misma.

Vigencia de la frmula: Se verificar que la frmula est vigente, es decir, si la frmula mdica
especifica un periodo de vigencia, este debe respetarse, y en caso de que no indique vigencia, debe
tener menos de un ao de expedida.

Los requisitos que debe verificar el dispensador sern los siguientes:

a. Que la prescripcin (de medicamentos) est elaborada por el personal de salud debidamente
autorizado (en este caso por un mdico general o especialista), con letra clara, legible y concisa y
con las indicaciones necesarias para su administracin y que cumpla con lo previsto en el artculo
17 del Decreto 2200 de 2005 modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006 (indicado
ms adelante).

b. Que est escrita en idioma espaol, ya sea por autocopia, mecanogrfica, medio
electromagntico y/o computarizado.

c. Que la prescripcin no contenga enmendaduras, tachaduras, siglas, claves, signos secretos,

abreviaturas o smbolos qumicos, con la excepcin de las abreviaturas aprobadas por el Comit
de Farmacia y Teraputica de la Institucin.

d. Que permita la confrontacin entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado o

administrado.

e. Que las dosis de cada medicamento est expresada en el sistema mtrico decimal y en casos
especiales, en Unidades Internacionales.

La prescripcin del medicamento deber realizarse en un formato el cual debe contener, como mnimo, los
siguientes datos, cuando estos apliquen:
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Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, direccin y
nmero telefnico o direccin electrnica.
Lugar y fecha de la prescripcin.
Nombre del paciente y documento de identificacin.
Nmero de la historia clnica.
Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
Nombre del medicamento expresado en la Denominacin Comn Internacional (nombre genrico).
Concentracin y forma farmacutica.
Va de administracin.
Dosis y frecuencia de administracin.
Perodo de duracin del tratamiento.
Cantidad total de unidades farmacuticas requeridas para el tratamiento, en nmeros y letras.
Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
Vigencia de la prescripcin.
Nombre y firma del prescriptor con su respectivo nmero de registro profesional.

2. Entrega de medicamentos

Antes de entregar los medicamentos o dispositivos mdicos, es importante revisar en el sistema de

facturacin SAG, la ltima fecha en que reclam el paciente, para evitar duplicidad en la reclamacin.

Para dispositivos mdicos y medicamentos de administracin oral o subcutnea interdiaria (u otros

medicamentos autorizados por la EPS para entrega directa al paciente), el dispensador entregar la
totalidad de los medicamentos y dispositivos mdicos prescritos por el facultativo, al momento de la primera
comparecencia del interesado, sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo la salud y/o la vida del
paciente.

Los productos sern entregados en las bolsas de Medicarte, para que puedan ser transportados
adecuadamente y asegurar la conservacin de su calidad. En el caso de los medicamentos que requieren
conservar la cadena de fro, se entregaran en nevera de icopor (o en la propia del usuario), con geles
previamente refrigerados, evitando que estos geles entren en contacto directo con el producto.

Nota: Cuando se dispense por primera vez un dispositivo mdico o un medicamento de aplicacin a un
paciente, ste deber ser remitido a capacitacin por enfermera, previo a su entrega, con el fin de
garantizar un adecuado uso de los mismos.

3. Informacin sobre uso adecuado

En el acto de entrega fsica de los medicamentos, el dispensador informar sobre su uso adecuado, a fin
de contribuir efectivamente al cumplimiento del efecto teraputico previsto por el prescriptor.

Cuando el dispensador no tenga la condicin de Qumico Farmacutico, suministrar al paciente

informacin sobre los siguientes aspectos: condiciones de almacenamiento, forma de reconstitucin de
medicamentos cuya administracin sea la va oral, medicin de la dosis, cuidados que se deben tener en la
administracin del medicamento, importancia de la adherencia a la terapia, manejo adecuado de los
residuos de productos farmacuticos y su responsabilidad en la devolucin de productos postconsumo de
frmacos o medicamentos vencidos. Para esto, har entrega de los plegables disponibles para tal fin.
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Igualmente, los medicamentos o dispositivos mdicos se entregarn a la vista del paciente, leyndole lo
que fue prescrito en la frmula mdica y mostrndole que corresponde a lo que se le entregando, a la vez
que se le explican las indicaciones de dosis, frecuencia y va de administracin, indicadas por el mdico en
la frmula mdica. Tambin se informar al paciente cundo debe volver a aplicacin o a dispensacin,
cuntas aplicaciones le quedan pendientes de la orden vigente y cundo vence su CTC actual.

Inmediatamente, se acordar cita con el qumico farmacutico para que realice seguimiento
farmacoteraputico al paciente, en donde se le brindar bsicamente la siguiente informacin: cuidados
que se deben tener en la administracin, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias
sobre eventos adversos, Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM), Problemas Relacionados con
la Utilizacin de Medicamentos (PRUM) y la importancia de la adherencia a la terapia.

Devoluciones de medicamentos por parte del paciente: Siguiendo los lineamientos de la Resolucin
371 de 2009, al momento de la entrega se informar al paciente que Medicarte se encargar de dar un
adecuado tratamiento al postconsumo o medicamentos vencidos, de los productos farmacuticos que le
fueron entregados en Medicarte, para garantizar que estos se inutilicen y desechen como residuos
peligrosos y evitar que cause lesiones en el medio ambiente o en otras personas.

Cuando el paciente haga entrega del postconsumo, medicamentos vencidos o medicamentos que hayan
perdido en algn momento la custodia de Medicarte (es decir, que hayan sido entregados al paciente y
devueltos posteriormente), stos se depositarn en los recipientes rojos destinados a residuos qumicos y
se manejarn de acuerdo a lo indicado en el plan de gestin de residuos hospitalarios y similares
(PGIRHS).

4. Facturacin

La facturacin de los medicamentos y dispositivos mdicos entregados, se realizar en el sistema SAG,

teniendo en cuenta el lote del producto entregado.

Prohibiciones al dispensador

El dispensador no podr:

a. Realizar cambio alguno en la prescripcin o frmula mdica.

b. Cambiar el principio activo, concentracin, forma farmacutica, va de administracin, frecuencia,
cantidad y la dosis prescrita.
c. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
d. Violar la reserva a que est obligado por razn de la funcin que desempea.
e. Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos.
f. Distribuir, dispensar y administrar muestras mdicas.
g. Enviar por correo medicamentos de venta bajo prescripcin mdica, a menos que previo al envo sea
presentada la prescripcin mdica y que se garanticen las condiciones y requisitos para el transporte de
los mismos. En ningn caso, podrn enviarse por correo los medicamentos de control especial.

Controles durante el proceso de dispensacin

Control de fechas de vencimiento: El control de fechas de vencimiento, se realizar de acuerdo al

procedimiento PC-SF-03. Se recuerda que debern ser dispensados primero los medicamentos que tengan
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fechas de vencimiento prximas y se solicitar al proveedor, con la debida antelacin, el cambio o la

devolucin de medicamentos con fechas prximas de vencimiento, conforme con las condiciones de la
negociacin.

Control de facturacin: Diariamente el qumico farmacutico encargado de adherencia a nivel central, revisa
la facturacin del da anterior y detecta posibles errores, principalmente en los topes de los medicamentos y
enva esta informacin a cada sede para que sea revisada y corregida.

Inventarios: De acuerdo con la poltica de inventarios, diariamente se realiza inventario de los

medicamentos de alto costo, por lo tanto, si se detecta alguna diferencia entre lo fsico y lo que arroja el
sistema, debe investigarse cul fue el error y si se cometi un error en dispensacin, este debe registrarse
e informarse al coordinador de la sede, quien a su vez informa al paciente y a la EPS.
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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Elabor Revis Aprob Fecha Emisin:

01/02/2013
Fecha Actualizacin:
Liliana Gmez Rojas Angela Mara Durango Helber Berro Meja
QF Coord. Gestin de la Calidad QF Coord. regional Antioquia Gerente General No aplica