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AUDITORA GUBERNAMENTAL
Cdigo..
Chimbote, Per
FORMULACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS
Serie UTEX
Primera Edicin 2015
Compiladora: CPCC Mirian Vigo Rodrguez
Adaptado por Mg: Baldemar Quiroz Caldern
De esta edicin Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote
Jr. Leoncio Prado N 443 Chimbote, Ancash Per
Telf.: (043) 327846.
Texto digital
i
1.12.1 REPORTE DE DEFICIENCIAS .................................................................... 143
1.12.2 IMPLANTACIN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS 143
1.13 NORMAS BSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO
145
1.13.1 AUTOEVALUACIN ................................................................................... 145
1.13.2 EVALUACIONES INDEPENDIENTES ................................................... 146
1.14 DEFINICIN DE CONTROL, CONTROL INTERNO, COMPONENTES DE LA
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO .............................................................. 153
1.14.1 DEFINICIN DE CONTROL .................................................................... 153
1.14.2 EL CONTROL INTERNO EN EL SECTOR PBLICO ........................... 154
1.14.3 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO ................................................. 156
1.14.4 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO ............................................ 158
1.14.5 COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO. 158
1.14.6 CONTROL INTERNO GERENCIAL ........................................................ 161
1.15 AUDITORA FINANCIERA FASE DE PLANEAMIENTO,
PROGRAMAS, CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO ............................ 162
1.15.1 PLANEAMIENTO GENERAL DE LA AUDITORA ................................. 162
1.15.2 PLANEAMIENTO DE LA AUDITORA FINANCIERA ......................... 163
1.15.3 FORMULACIN DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD ................... 180
1.15.4 CONTROLES DE INFORMACIN FINANCIERA ................................. 189
1.15.5 CONTROLES DE PRESUPUESTO .......................................................... 191
1.15.6 CONTROLES DE CUMPLIMIENTO ........................................................ 192
1.15.7 CONTROLES DE OPERACIONES ........................................................... 192
1.15.8 RIESGO DE AUDITORA ......................................................................... 197
RESUMEN ........................................................................................................................ 207
AUTOEVALUACIN ...................................................................................................... 208
SOLUCIONARIO A LA AUTOEVALUACION ............................................................. 209
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS ................................................................................ 210
SEGUNDA UNIDAD: PROGRAMA DE AUDITORA Y EVALUACIN DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS .............................................................................................. 211
CAPTULO I: PROGRAMAS DE AUDITORA ............................................................ 213
1.1 PROGRAMAS DE AUDITORA ...................................................................... 213
1.1.1 APROBACIN DE DOCUMENTOS ........................................................ 213
1.1.2 PROGRAMA DE AUDITORIA ................................................................. 214
1.1.3 Cuestionario de Control ............................................................................... 216
1.1.4 FASE DE EJECUCIN DE LA AUDITORA, ESTADOS
FINANCIEROS A EXAMINAR ............................................................................ 220
1.1.5 PROCESO DE LA AUDITORA FINANCIERA ...................................... 222
1.1.6 IDENTIFICACIN DE CONTROLES IMPORTANTES ......................... 229
1.1.7 EVALUACIN DE RESULTADOS DE LAS PRUEBAS ........................ 230
1.2 EVALUANDO SI LOS ESTADOS FINANCIEROS CARECEN DE ERRORES O
IRREGULARIDADES DE IMPORTANCIA RELATIVA ......................................... 249
1.1.1 EVALUANDO LOS ASUNTOS RELATIVOS CON LA EMPRESA EN
MARCHA.................................................................................................................. 250
1.1.2 EVALUANDO LA PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Y LAS REVELACIONES CORRESPONDIENTES ............................................... 251
1.1.3 COMUNICACIN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA ................ 251
1.1.4 MEMORNDUM DE CONCLUSIONES ................................................. 254
1.1.5 FASE DE ELABORACIN DE INFORMES DE AUDITORA DE
ACUERDO A LAS NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL ....... 255
1.1.6 INFORME DE AUDITORA FINANCIERA ............................................ 268
1.1.7 ELEMENTOS DEL DICTAMEN DEL AUDITOR ................................... 269
1.1.8 CLASIFICACIN DEL DICTAMEN DEL AUDITOR ............................ 273
1.1.9 ELEMENTOS BSICOS DEL INFORME ................................................ 283
RESUMEN ........................................................................................................................ 289
AUTOEVALUACIN ...................................................................................................... 290
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN ................................................................ 291
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS ................................................................................ 292
TERCERA UNIDAD: AUDITORA DE GESTIN Y EXAMEN ESPECIAL .............. 293
CAPTULO I: MODELO DE INFORME DE AUDITORA FINANCIERA .................. 295
1.1 MODELO DE INFORME DE AUDITORA FINANCIERA ................................ 295
1.1.1 INFORME N 010-2005-2-0344 ................................................................. 298
1.1.2 DECRETO LEGISLATIVO N 933 QUE ESTABLECE SANCIONES A
FUNCIONARIOS QUE NO CUMPLEN CON REALIZAR LA DECLARACIN Y
PAGO DE LAS RETENCIONES Y CONTRIBUCIONES SOCIALES ................. 316
1.1.3 DIRECTIVA N 010-2003-EF/76.01 DIRECTIVA PARA LA
PROGRAMACIN, FORMULACIN Y APROBACIN DE LOS
PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES DE LOS GOBIERNOS LOCALES PARA
EL AO FISCAL 2004 (Publicada el 20 May. 2003) .............................................. 317
1.1.4 Directiva N 003-2004 EF/76.01 Directiva para la aprobacin, ejecucin y
Control del proceso presupuestario de los gobiernos locales (28.12.03) .................. 318
1.1.5 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO ... 330
1.1.6 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO ... 331
1.1.7 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
346
1.2 AUDITORA DE GESTINCONCEPTO, IMPORTANCIA Y
CARACTERSTICAS ................................................................................................... 355
1.2.1 CONCEPTO ................................................................................................ 355
1.2.2 AUDITORA DE GESTIN....................................................................... 356
1.2.3 DEFINICIN DE AUDITORA DE GESTIN ........................................ 359
1.2.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN.................................... 362
1.2.5 ALCANCE DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL ......................... 364
1.2.6 NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL ................................. 364
1.2.7 FASE DE PLANEAMIENTO ..................................................................... 366
1.2.8 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO ....................................... 366
1.2.9 FACTORES EXTERNOS E INTERNOS ................................................... 376
1.2.10 FUENTES DE CRITERIO Y DE EVIDENCIAS ....................................... 379
1.2.11 DOCUMENTACIN DE LA ETAPA DE REVISIN GENERAL .......... 379
1.2.12 FORMULACIN DEL PLAN DE REVISIN ESTRATGICA ................ 379
1.2.13 COMPRENSIN DEL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO ............. 383
1.2.14 IDENTIFICACIN DE FACTORES EXTERNOS E INTERNOS ........... 383
1.2.15 DEFINICIN DE CRITERIOS DE AUDITORA ..................................... 384
1.2.16 DESCRIPCIN DE LOS SISTEMAS Y CONTROLES GERENCIALES 385
1.3 PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN .............................................. 392
1.3.1 FASE: PLANEAMIENTO ............................................................................... 392
1.3.2 FASE DE EJECUCIN .............................................................................. 393
1.3.3 PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORA ................................. 398
1.3.4 TIPOS DE EVIDENCIA ............................................................................. 404
1.3.5 CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA .................................................. 409
1.3.6 CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL ................ 410
1.3.7 OBTENCION DE INFORMACIN A TRAVS DE ENTREVISTAS .... 411
1.3.8 UTILIZACIN DE FOTOGRAFAS Y OTROS MEDIOS VISUALES .. 416
1.3.9 OBTENCIN DE INFORMACIN MEDIANTE ENCUESTAS............. 416
1.4 DEFINICION DE CONTROL INTERNO.............................................................. 421
1.4.1 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES . 422
1.4.2 AMBIENTE DE CONTROL INTERNO .................................................... 422
1.4.3 EVALUACION DEL RIESGO ................................................................... 424
1.4.4 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL ........................................ 425
1.4.5 SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN ............................ 426
1.4.6 ACTIVIDADES DEL MONITOREO ........................................................ 427
1.4.7 PROPSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO ..................................... 428
1.4.8 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO .................................... 429
1.4.9 CRITERIOS PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO ................... 430
1.5 FASE: ELABORACIN DEL INFORME ............................................................. 453
1.5.1 CARACTERSTICAS DEL INFORME DE AUDITORA DE GESTIN 454
1.5.2 ANLISIS FODA EN LA AUDITORA DE GESTIN ........................... 474
1.5.3 CASOS PRCTICOS DE AUDITORA DE GESTIN ........................... 499
1.5.4 EXAMEN ESPECIAL-CONCEPTO Y CAMPO DE APLICACIN ....... 503
1.5.5 ESQUEMA DEL PROCESO DEL EXAMEN ESPECIAL ....................... 516
1.5.6 CASO PRCTICO DE EXAMEN ESPECIAL.......................................... 522
RESUMEN ........................................................................................................................ 550
AUTOEVALUACIN ...................................................................................................... 551
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN ................................................................ 552
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS .................................................................................... 1
PRESENTACIN DEL DOCENTE
El docente, Baldemar Quiroz Caldern es egresado de la Escuela de
Economa de la Universidad Nacional de Trujillo, con ttulo profesional
de Economista, con maestra en administracin de empresas y
negocios en la Universidad Privada San Pedro, en convenio con la
Universidad Los Lagos de Chile, Con diplomado en Comercio Internacional, se
desempea como docente universitario en la Universidad Catlica los ngeles de
Chimbote, en la Escuela Profesional de Contabilidad. Adems como consultor y asesor
en Proyectos y Finanzas.
6
INTRODUCCIN
Estimado estudiante:
La asignatura de Auditora Gubernamental se encuentra en el IX Ciclo de estudio
de la Carrera Profesional de Contabilidad. Esta asignatura es fundamental, dado que le
permitir dar respuesta a una serie de interrogantes de carcter econmico y financiero
en las entidades del Estado, teniendo en cuenta el contexto nacional e internacional.
Asimismo, los casos prcticos son extrados de la realidad de las empresas lo que
les permitir una excelente combinacin de teora y prctica.
La Autora
7
8
UNIDADES DE APRENDIZAJE
9
PRIMERA UNIDAD: ASPECTOS DOCTRINARIOS Y
NORMATIVOS DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL
AUDITORA FINANCIERA: FASES DEL PLANEAMIENTO
EJECUCIN E INFORME
10
El contenido de la primera Unidad de Aprendizaje ha sido tomado de:
11
CAPTULO I: DEFINICIN, CARACTERSTICAS, TIPOS,
OBJETIVOS, CLSSES Y POSTULADOS DE LA AUDITORA
GUBERNAMENTAL
1.1 DEFINICIN DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
1.2 CARACTERSTICAS
* Es objetiva en la medida en que considera que el auditor debe mantener una actitud
mental independiente respecto de las actividades a examinar en la entidad:
* Es sistemtica y profesional, por cuanto responde a un proceso que es
debidamente planeado y porque es desarrollada por contadores pblicos y otros
profesionales idneos y expertos, sujetos a normas profesionales y al cdigo de tica
profesional:
* Concluye con la emisin de un informe escrito, en cuyo contenido se presentan los
resultados del examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
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Sistema Nacional de Control. La auditora verifica operaciones financieras y
administrativas y evala en trminos de razonabilidad con un marco integral contable y en
base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economa, aplicables segn cada
caso.
a) AUDITORA FINANCIERA
b) AUDITORA DE GESTIN
c) EXAMEN ESPECIAL
13
a) AUDITORA FINANCIERA
b) AUDITORA DE GESTIN
c) EXAMEN ESPECIAL
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y recomendaciones. El Examen Especial puede incluir una combinacin de objetivos
financieros y operativos o, restringirse a slo uno de ellos, dentro de un rea limitada o
asunto especfico de las operaciones. (Ver seccin 710, Parte IV).
El desarrollo del examen especial sigue las mismas fases que la prctica de
una auditora de gestin, es decir: a) planeamiento, b) ejecucin, c) informe, excepto en
lo que se refiere a la fase de planeamiento, dado que sus procedimientos son ms
simplificados que en una auditora de alcance amplio.
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gubernamental tiene la responsabilidad profesional de recomendar la modificacin de
aquella disposicin que no le permite llevar a cabo una auditora gubernamental efectiva
y eficiente.
16
Un asunto es de importancia relativa si su conocimiento puede
tener consecuencias para el destinatario del informe de auditora gubernamental. La
importancia relativa, frecuentemente, se estima en trminos de valor cuantitativo, pero la
naturaleza o las caractersticas inherentes a una transaccin o actividad o, grupo de ellas
puede determinar que un asunto se convierta en algo esencial.
17
operaciones futuras, ms que a exclusiva crtica del pasado, a la sola revelacin de
irregularidades o a la aplicacin de sanciones.
18
La Ley del Sistema Nacional de Control, Decreto Ley N 26162, indica que uno de
los principios que gua el ejercicio de la auditora gubernamental es la "objetividad". Este
concepto se refiere a que las auditoras deben realizarse sobre la base de una evaluacin
de los hechos rodeados de imparcialidad.
Las reas de obligacin profesional son cubiertas por la Ley del Sistema Nacional
de Control, las normas de auditora gubernamental y directivas emitidas por la Contralora
General de la Repblica-CGR. El establecimiento y mantenimiento de un Cdigo de tica
para los auditores es promovido por el rgano rector del Sistema Nacional de Control.
Para cumplir efectivamente con sus funciones, los auditores deben tener acceso
tanto a las fuentes de informacin como a la documentacin que elaboran los
funcionarios y empleados de la entidad auditada, aspecto que se encuadra dentro del
precepto de universalidad. La atribucin de la institucin superior de auditora en cuanto a
acceder a todo tipo de informacin y sin limitacin alguna a los registros, operaciones y
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transacciones de toda ndole celebrados por entidades pblicas, contribuye a reducir al
mnimo los futuros problemas en su mbito de competencia.
La Ley del Sistema Nacional de Control considera que uno de los principios que
gua la auditora gubernamental es la materialidad o significacin econmica, es decir, la
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concentracin del control en las transacciones u operaciones de ms significacin en la
entidad examinada.
La importancia del rol que vienen adquiriendo los auditores exige de ellos
el perfeccionamiento y la elaboracin de nuevas metodologas, as como las tcnicas
para determinar si la entidad auditada aplica criterios razonables en la evaluacin de su
desempeo operativo. Los auditores deben servirse de mtodos y tcnicas modernas
utilizadas por otras disciplinas profesionales. La Ley del Sistema Nacional de Control,
Decreto Ley N 26162, establece como uno de los criterios que orientan el ejercicio de la
auditora gubernamental la especializacin, que considera la necesidad de efectuar el
control en funcin de la naturaleza de la entidad en la que incide.
21
obligacin de la entidad auditada asegurarse de que dichos controles se apliquen y
funcionen de manera que garanticen el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables y que las decisiones se adopten con probidad y correccin. En
cualquier caso, esto no exime al auditor, cuando descubra controles inadecuados o
inexistentes, de presentar a la entidad auditada las correspondientes observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
La Ley del Sistema Nacional de Control precisa que el titular y los directores de la
entidad son responsables de supervisar la confiabilidad del control interno previo y del
control interno posterior para la evaluacin de la gestin.
El Estado asume como premisa que sus servidores son honestos en ausencia de
evidencia en contrario. Si los servidores pblicos fueran deshonestos o de fcil colusin
entre ellos con fines de incurrir en irregularidades, el gobierno podra nicamente
mantenerse mediante la aplicacin del temor o la fuerza. El Estado tiene que inculcar
valores ticos y honestidad a sus servidores. Tiene que asegurar que su remuneracin
est de acuerdo con sus responsabilidades y que no trabajen dentro de ambientes que
conducen a la tentacin. En este contexto, se considera que en caso de una posible
colusin, por lo menos uno de los servidores involucrados tendr la suficiente integridad
para rechazar la participacin que se le ofrece y revelar tal situacin a sus superiores.
22
Postulado 12: Responsabilidad y Auditora Gubernamental
Toda persona u oficina pblica que maneja recursos del Estado es responsable.
La gerencia de cada entidad es responsable de cautelar que los fondos sean utilizados
en el logro de los objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica. Tambin son
responsables aquellas personas que se encargan de registrar y documentar los valores
de las operaciones o transacciones que involucran recursos y preparan los estados
financieros de cada entidad pblica.
23
1.7 LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA LEY N 27785
TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPTULO I
Artculo 1. Alcance de la ley. La presente ley establece las normas que regulan el
mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Control y de
la Contralora General de la Repblica como ente tcnico rector de dicho sistema.
Cuando en ella se mencione los vocablos sistema, Contralora General y Ley, se
entendern referidos al Sistema Nacional de Control, a la Contralora General de la
Repblica y a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica, respectivamente.
24
Dichas entidades sujetas a control por el sistema, que en adelante se designan con el
nombre genrico de entidades, son las siguientes:
a) El Gobierno Central, sus entidades y rganos que, bajo cualquier denominacin,
formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y la Polica
Nacional, y sus respectivas instituciones.
b) Los Gobiernos Regionales y Locales e instituciones y empresas pertenecientes a los
mismos, por los recursos y bienes materia de su participacin accionaria.
c) Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio
Pblico.
d) Los Organismos Autnomos creados por la Constitucin Poltica del Estado y por ley,
e instituciones y personas de derecho pblico.
e) Los organismos reguladores de los servicios pblicos y las entidades a cargo de
supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversin provenientes de
contratos de privatizacin.
f) Las empresas del Estado, as como aquellas empresas en las que ste participe en el
accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten por los recursos y
bienes materia de dicha participacin.
g) Las entidades privadas, las entidades no gubernamentales y las entidades
internacionales, exclusivamente por los recursos y bienes del Estado que perciban o
administren.
En estos casos, la entidad sujeta a control deber prever los mecanismos necesarios que
permitan el control detallado por parte del sistema.
Artculo 4. Control de recursos y bienes del Estado fuera del mbito del sistema.
Las entidades que, en uso de sus facultades, destinen recursos y bienes del Estado,
incluyendo donaciones provenientes de fuentes extranjeras cooperantes, a entidades no
gubernamentales nacionales o internacionales no sujetas a control, se encuentran
obligadas a informar a la Contralora General sobre la inversin y sus resultados
derivados de la evaluacin permanente que debe practicarse sobre tales recursos.
Dichos recursos y bienes sern administrados por los beneficiarios de acuerdo a la
finalidad o condicin de su asignacin, para cuyo efecto se utilizarn registros y/o cuentas
especiales que permitan su anlisis especfico, asimismo, en sus convenios o contratos
se establecer la obligacin de exhibir dichos registros ante la Contralora General
cuando sta lo requiera.
Los rganos del sistema debern prever los mecanismos necesarios que permitan un
control detallado, pudiendo disponer las acciones de verificacin que correspondan.
25
Artculo 5. Especialidad de la norma
Las disposiciones de esta ley y aqullas que expide la Contralora General en uso de sus
atribuciones como ente tcnico rector del sistema prevalecen en materia de control
gubernamental sobre las que, en oposicin o menoscabo de stas, puedan dictarse por
las entidades.
CAPTULO II
CONTROL GUBERNAMENTAL
Artculo 6. Concepto
El control gubernamental consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos
y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes
de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de su
mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso
integral y permanente.
26
Es responsabilidad del titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y
confiabilidad del control interno para la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de
la rendicin de cuentas, propendiendo a que ste contribuya con el logro de la misin y
objetivos de la entidad a su cargo.
El titular de la entidad est obligado a definir las polticas institucionales en los planes y/o
programas anuales que se formulen, los que sern objeto de las verificaciones a que se
refiere esta ley.
27
cuantitativas establecidas, su vinculacin con polticas gubernamentales, variables
exgenas no previsibles o controlables e ndices histricos de eficiencia.
c) La autonoma funcional, expresada en la potestad de los rganos de control para
organizarse y ejercer sus funciones con independencia tcnica y libre de influencias.
Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor pblico, ni terceros, pueden
oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control.
d) El carcter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control
como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad.
e) El carcter tcnico y especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio
considerando la necesidad de efectuar el control en funcin de la naturaleza de la
entidad en la que se incide.
f) La legalidad, que supone la plena sujecin del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuacin.
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los
derechos de las entidades y personas, as como de las reglas y requisitos
establecidos.
h) La eficiencia, eficacia y economa, a travs de los cuales el proceso de control logra
sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y ptima utilizacin de recursos.
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el
momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido.
j) La objetividad, en razn de la cual las acciones de control se realizan sobre la
base de una debida e imparcial evaluacin de fundamentos de hecho y de derecho,
evitando apreciaciones subjetivas.
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su actuacin en
las transacciones y operaciones de mayor significacin econmica o relevancia en la
entidad examinada.
l) El carcter selectivo del control, entendido como el que ejerce el sistema en las
entidades, sus rganos y actividades crticas de los mismos, que denoten mayor
riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.
ll) La presuncin de licitud, segn la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades han actuado con arreglo a las
normas legales y administrativas pertinentes.
m) El acceso a la informacin, referido a la potestad de los rganos de control de
requerir, conocer y examinar toda la informacin y documentacin sobre las
operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su funcin.
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n) La reserva, por cuyo mrito se encuentra prohibido que durante la ejecucin del
control se revele informacin que pueda causar dao a la entidad, a su personal o al
sistema, o dificulte la tarea de este ltimo.
o) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una
accin de control.
p) La publicidad, consistente en la difusin oportuna de los resultados de las acciones
de control u otras realizadas por los rganos de control, mediante los mecanismos
que la Contralora General considere pertinentes.
q) La participacin ciudadana, que permita la contribucin de la ciudadana en el
ejercicio del control gubernamental.
r) La flexibilidad, segn la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al
logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisin no
incida en la validez de la operacin objeto de la verificacin, ni determinen aspectos
relevantes en la decisin final.
Los citados principios son de observancia obligatoria por los rganos de control y pueden
ser ampliados o modificados por la Contralora General, a quien compete su
interpretacin.
29
Artculo 11.- Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control
Las acciones de control que efecten los rganos del sistema no sern concluidas sin
que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas la oportunidad de conocer
y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos,
salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias.
Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean stas de
naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aqullas
competentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para el deslinde
de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva sancin, e
iniciarn, ante el fuero respectivo, aqullas de orden legal que consecuentemente
correspondan a la responsabilidad sealada.
Las sanciones se imponen por el titular de la entidad y, respecto de ste en su caso, por
el organismo o sector jerrquico superior o el llamado por ley.
TTULO II
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
CAPTULO I
CONCEPTO Y CONFORMACIN DEL SISTEMA
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c) Las sociedades de auditora externa independientes, cuando son designadas por la
Contralora General y contratadas, durante un perodo determinado, para realizar
servicios de auditora en las entidades: econmica, financiera, de sistemas
informticos, de medio ambiente y otros.
CAPTULO II
ATRIBUCIONES DEL SISTEMA
31
c) Impulsar la modernizacin y el mejoramiento de la gestin pblica, a travs de la
optimizacin de los sistemas de gestin y ejerciendo el control gubernamental con
especial nfasis en las reas crticas sensibles a actos de corrupcin administrativa.
d) Propugnar la capacitacin permanente de los funcionarios y servidores pblicos en
materias de administracin y control gubernamental. Los objetivos de la capacitacin
estarn orientados a consolidar, actualizar y especializar su formacin tcnica,
profesional y tica. Para dicho efecto, la Contralora General, a travs de la Escuela
Nacional de Control, o mediante convenios celebrados con entidades pblicas o
privadas ejerce un rol tutelar en el desarrollo de programas y eventos de esta
naturaleza. Los titulares de las entidades estn obligados a disponer que el personal
que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de capacitacin
que organiza la Escuela Nacional de Control, debiendo tales funcionarios y servidores
acreditar cada dos aos dicha participacin.
Dicha obligacin se hace extensiva a las sociedades de auditora que forman parte
del sistema, respecto al personal que empleen para el desarrollo de las auditoras
externas.
e) Exigir a los funcionarios y servidores pblicos la plena responsabilidad por sus
actos en la funcin que desempean, identificando el tipo de responsabilidad
incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal y recomendando la adopcin de
las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementacin. Para la
adecuada identificacin de la responsabilidad en que hubieren incurrido funcionarios y
servidores pblicos, se deber tener en cuenta cuando menos las pautas de:
identificacin del deber incumplido, reserva, presuncin de licitud, relacin causal, las
cuales sern desarrolladas por la Contralora General.
f) Emitir, como resultado de las acciones de control efectuadas, los Informes
respectivos con el debido sustento tcnico y legal, constituyendo prueba pre-
constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean
recomendadas en dichos informes.
En el caso de que los informes generados de una accin de control cuenten con la
participacin del Ministerio Pblico y/o la Polica Nacional, no corresponder abrir
investigacin policial o indagatoria previa, as como solicitar u ordenar de oficio la
actuacin de pericias contables.
g) Brindar apoyo tcnico al procurador pblico o al representante legal de la entidad en
los casos en que deban iniciarse acciones judiciales derivadas de una accin de
control, prestando las facilidades y/o aclaraciones del caso y alcanzando la
documentacin probatoria de la responsabilidad incurrida.
32
Los diversos rganos del sistema ejercen estas atribuciones y las que expresamente
les seala esta ley y sus normas reglamentarias.
CAPTULO III
RGANOS DEL SISTEMA
Artculo 18. Vinculacin del jefe del rgano de auditora interna con la Contralora
General
El jefe del rgano de auditora interna mantiene una vinculacin de dependencia funcional
y administrativa con la Contralora General, en su condicin de ente tcnico rector del
sistema, sujetndose a sus lineamientos y disposiciones.
33
En el desempeo de sus labores, acta con independencia tcnica dentro del mbito de
su competencia.
Artculo 19.- Designacin y separacin del jefe del rgano de auditora interna
La designacin y separacin definitiva de los jefes de los rganos de auditora interna se
efecta por la Contralora General de acuerdo a los requisitos, procedimientos,
incompatibilidades y excepciones que establecer para el efecto.
Las entidades sujetas a control proporcionarn personal, recursos y los medios
necesarios para el ejercicio de la funcin de control en dichas entidades, de acuerdo con
las disposiciones que sobre el particular dicte la Contralora General.
TTULO III
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
CAPTULO I
ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORA GENERAL
34
a) Tener acceso en cualquier momento y sin limitacin a los registros, documentos e
informacin de las entidades, aun cuando sean secretos, as como requerir
informacin a particulares que mantengan o hayan mantenido relaciones con las
entidades, siempre y cuando no violen la libertad individual.
b) Ordenar que los rganos del sistema realicen las acciones de control que a su
juicio sean necesarios o ejercer en forma directa el control externo posterior sobre los
actos de las entidades.
c) Supervisar y garantizar el cumplimiento de las recomendaciones que se deriven de los
informes de control emanados de cualquiera de los rganos del sistema.
d) Disponer el inicio de las acciones legales pertinentes en forma inmediata por el
procurador pblico de la Contralora General o el procurador del sector o el
representante legal de la entidad examinada, en los casos en que en la ejecucin
directa de una accin de control se encuentre dao econmico o presuncin de ilcito
penal.
e) Normar y velar por la adecuada implantacin de los rganos de auditora interna,
requiriendo a las entidades el fortalecimiento de dichos rganos con personal
calificado e infraestructura moderna necesaria para el cumplimiento de sus fines.
f) Presentar anualmente al Congreso de la Repblica el Informe de Evaluacin a la
Cuenta General de la Repblica, para cuya formulacin la Contralora General dictar
las disposiciones pertinentes.
g) Absolver consultas, emitir pronunciamientos institucionales e interpretar la normativa
del control gubernamental con carcter vinculante, y de ser el caso, orientador.
Asimismo establecer mecanismos de orientacin para los sujetos de control respecto
a sus derechos, obligaciones, prohibiciones e incompatibilidades previstos en la
normativa de control.
35
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y su reglamento, respectivamente,
cualquiera sea la fuente de financiamiento.
l) Informar previamente sobre las operaciones, fianzas, avales y otras garantas que
otorgue el Estado, inclusive los proyectos de contrato que en cualquier forma
comprometa su crdito o capacidad financiera, sea que se trate de negociaciones en
el pas o en el exterior.
ll) Designar de manera exclusiva sociedades de auditora que se requieran, a
travs de concurso pblico de mritos, para efectuar auditoras en las entidades,
supervisando sus labores con arreglo a las disposiciones de designacin de
sociedades de auditora que para el efecto se emitan.
m) Requerir el apoyo y/o destaque de funcionarios y servidores de las entidades para la
ejecucin de actividades de control gubernamental.
n) Recibir y atender denuncias y sugerencias de la ciudadana relacionadas con las
funciones de la administracin pblica, otorgndoles el trmite correspondiente sea
en el mbito interno o derivndolas ante la autoridad competente, estando la
identidad de los denunciantes y el contenido de la denuncia protegidos por el principio
de reserva.
) Promover la participacin ciudadana mediante audiencias pblicas y/o sistemas de
vigilancia en las entidades, con el fin de coadyuvar en el control gubernamental.
o) Participar directamente y/o en coordinacin con las entidades en los procesos
judiciales, administrativos, arbitrales u otros para la adecuada defensa de los
intereses del Estado cuando tales procesos incidan sobre recursos y bienes de ste.
p) Recibir, registrar, examinar y fiscalizar las declaraciones juradas de ingresos y de
bienes y rentas que deben presentar los funcionarios y servidores pblicos obligados
de acuerdo a ley.
q) Verificar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones sobre prohibiciones e
incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos y otros, as como de las
referidas a la prohibicin de ejercer la facultad de nombramiento de personal en el
sector pblico en casos de nepotismo, sin perjuicio de las funciones conferidas a los
rganos de control.
r) Citar y tomar declaraciones a cualquier persona cuyo testimonio pueda resultar til
para el esclarecimiento de los hechos materia de verificacin durante una accin de
control, bajo los apremios legales sealados para los testigos.
s) Dictar las disposiciones necesarias para articular los procesos de control con los
planes y programas nacionales, a efecto de visualizar de forma integral su
cumplimiento, generando la informacin pertinente para emitir recomendaciones
generales a los Poderes Ejecutivo y Legislativo sobre la administracin de los
36
recursos del Estado en funcin de las metas previstas y las alcanzadas, as como
brindar asistencia tcnica al Congreso de la Repblica en asuntos vinculados a su
competencia funcional.
t) Emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y
acciones contra la corrupcin administrativa a travs del control gubernamental,
promoviendo una cultura de honestidad y probidad de la gestin pblica, as como la
adopcin de mecanismos de transparencia e integridad al interior de las entidades,
considerndose el concurso de la ciudadana y organizaciones de la sociedad civil.
u) Establecer los procedimientos para que los titulares de las entidades rindan cuenta
oportuna ante el rgano rector por los fondos o bienes del Estado a su cargo, as
como de los resultados de su gestin.
v) Asumir la defensa del personal de la institucin a cargo de las labores de control
cuando se encuentre incurso en acciones legales derivadas del debido cumplimiento
de la labor funcional, aun cuando al momento de iniciarse la accin el vnculo laboral
con el personal haya terminado.
w) Establecer el procedimiento selectivo de control sobre las entidades pblicas
beneficiarias por las mercancas donadas provenientes del extranjero.
x) Ejercer el control de desempeo de la ejecucin presupuestal, formulando
recomendaciones que promuevan reformas sobre los sistemas administrativos de las
entidades sujetas al sistema.
y) Regular el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para el ejercicio del
control previo externo a que aluden los literales j), k) y l) del presente artculo, as
como otros encargos que se confiera al organismo Contralor, emitiendo la normativa
pertinente que contemple los principios que rigen el control gubernamental.
z) Celebrar convenios de cooperacin interinstitucional con entidades pblicas o privadas,
nacionales o extranjeras.
Las atribuciones antes sealadas no son taxativas, comprendiendo las dems que
seale esta ley y otros dispositivos legales.
37
artculo 22 de la ley, las que no pueden ser sustradas al pronunciamiento que compete
a la Contralora General.
CAPTULO II
ORGANIZACIN DE LA CONTRALORA GENERAL
38
c) Tener al tiempo de la designacin, no menos de 40 aos de edad.
d) Tener ttulo profesional universitario y estar habilitado por el colegio profesional
correspondiente.
e) Tener un ejercicio profesional no menor a 10 aos.
f) Tener conducta intachable y reconocida solvencia e idoneidad moral.
39
A los fines del inciso e) del artculo 30 se considera falta grave del Contralor General de
la Repblica:
a) La accin u omisin dolosa en que incurra en el ejercicio del cargo y que haya
ocasionado dao al patrimonio del Estado.
b) El abandono del cargo, que se configura por la inasistencia continuada e injustificada a
su despacho por ms de quince das tiles.
c) La infraccin de las prohibiciones e incompatibilidades que la ley seala.
40
g) Establecer las polticas, normas laborales y procedimientos de administracin de
personal de la institucin, incluyendo las disposiciones sobre el secreto profesional
que deber guardar dicho personal respecto a la informacin a que hubiere accedido
por la naturaleza y extensin de labor desempeada.
h) Presentar u opinar sobre proyectos de normas legales que conciernan al control y a
las atribuciones de los rganos de auditora interna.
i) Requerir los documentos que sustenten los informes de los rganos de auditora
interna o sociedades de auditoras designadas, los cuales estn en obligacin de
guardar por un perodo de 10 aos, bajo responsabilidad.
j) Expedir el Reglamento de Infracciones y Sanciones, con facultades coactivas.
Asimismo podr nombrar a los ejecutores coactivos que para tal efecto sean
necesarios.
k) Presentar ante el Congreso de la Repblica un informe anual sobre su gestin,
proponiendo recomendaciones para la mejora de la gestin pblica, as como para
la lucha contra la corrupcin.
l) Emitir resoluciones de Contralora, que constituyen precedente de observancia
obligatoria y de cumplimiento inexcusable.
m) Establecer polticas y procedimientos de control de calidad, conducentes a brindar
confiabilidad sobre los resultados de la auditora gubernamental.
n) Las dems que le seala esta ley y otros dispositivos legales.
41
CAPTULO III
RGIMEN ECONMICO DE LA CONTRALORA GENERAL
42
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL DE LA CONTRALORA GENERAL
CAPTULO V
DESCONCENTRACIN DE LA CONTRALORA GENERAL
CAPTULO VI
CONTROL DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLCIA NACIONAL
43
organizativa con un rgano de Auditora Interna encargado de efectuar exclusivamente el
control de la gestin administrativa, econmica y financiera de los recursos y bienes del
Estado asignados, de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control.
CAPTULO VII
POTESTAD SANCIONADORA DE LA CONTRALORA GENERAL
44
e) La omisin o deficiencia en el ejercicio del control gubernamental o en el seguimiento
de medidas correctivas.
f) La omisin en la presentacin de la informacin solicitada o su ejecucin en forma
deficiente o inoportuna, segn el requerimiento efectuado.
g) El incumplimiento en la remisin de documentos e informacin en los plazos que
sealen las leyes y reglamentos.
h) Cuando las personas naturales o jurdicas privadas que mantengan relaciones con
entidades sujetas al sistema no acudan a un requerimiento o no proporcionen
informacin y documentacin a los representantes de la Contralora General, a efecto
de permitir la verificacin de operaciones y transacciones efectuadas con la entidad
auditada, con excepcin de aqullas cuya relacin se derive de operaciones propias
realizadas con las entidades asociadas.
i) Incumplir con mantener al da sus libros, registros y documentos, ordenados de
acuerdo a lo establecido por la normativa, por un perodo no menor de 10 aos.
j) Incumplimiento de los requisitos para la designacin de sociedad de auditora.
k) Cuando el personal de las sociedades de auditora incurra en manifiesto conflicto de
intereses con los deberes que le impone las normas de auditora.
l) La prdida temporal o definitiva de la condicin de hbil de la Sociedad de
Auditora o de alguno de los socios, en el Colegio de Contadores Pblicos y otros
Organismos conexos a labores de auditora en los que se encuentren inscritos.
m) El incumplimiento, resolucin o rescisin de contrato celebrado con una Sociedad de
Auditora.
n) La suscripcin directa de contratos con entidades comprendidas en el mbito del
Sistema por servicios de auditora y otros con infraccin del Reglamento de
Designacin de Sociedades.
o) Cuando la Sociedad de Auditora incurra en incompatibilidad sobreviniente que la
inhabilite para continuar con el contrato celebrado con la entidad y no lo informe a
sta.
p) La presentacin de documentacin de procedencia ilcita para lograr el registro y/o la
participacin en los Concursos Pblicos de Mritos.
q) La contratacin de Sociedades de Auditora cuando stas estn incursas en
incompatibilidad permanente para contratar con el Estado.
45
b) Multa.
c) Suspensin del Registro de Sociedades de Auditora.
d) Exclusin definitiva del Registro de Sociedades de Auditora.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
46
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Arancel de gastos y costas procesales.
La Contralora General aprobar el arancel de gastos y costas procesales de los
procedimientos coactivos.
47
que en forma conjunta participen coadyuvando al mejor cumplimiento del control
gubernamental.
Asimismo, cualquier entidad sujeta a control por el Sistema deber prestar la ayuda
requerida por la Contralora General, bajo responsabilidad del Titular.
48
Control de Legalidad.- Es la revisin y comprobacin de la aplicacin de las normas
legales, reglamentarias y estatutarias y su evaluacin desde el punto de vista jurdico.
Economa.- Es la relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales se adquiere
recursos, sean stos financieros, humanos, fsicos o de sistemas computarizados,
obteniendo la cantidad y el nivel apropiado de calidad, al menor costo, en la oportunidad
y en el lugar requerido.
49
Gestin Pblica.- Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden
al logro de sus fines, objetivos y metas, los que estn enmarcados por las polticas
gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo.
Recursos y bienes del Estado.- Son los recursos y bienes sobre los cuales el Estado
ejerce directa o indirectamente cualquiera de los atributos de la propiedad, incluyendo los
recursos fiscales y de endeudamiento pblico contrados segn las leyes de la Repblica.
50
ocasionado incumpliendo el funcionario o servidor pblico sus funciones, por dolo o
culpa, sea sta inexcusable o leve. La obligacin del resarcimiento a la Entidad o al
Estado es de carcter contractual y solidaria, y la accin correspondiente prescribe a los
diez (10) aos de ocurridos los hechos que generan el dao econmico.
Servidor o Funcionario Pblico.- Es para los efectos de esta ley, todo aqul que
independientemente del rgimen laboral en que se encuentra mantiene vnculo laboral,
contractual o relacin de cualquier naturaleza con alguna de las entidades y que en virtud
de ello ejerce funciones en tales entidades.
En Lima, a los trece das del mes de julio de dos mil dos.
CARLOS FERRERO
Presidente del Congreso de la Repblica
HENRY PEASE GARCA
Primer Vicepresidente del Congreso de la Repblica
51
AL SEOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintids das del mes de julio del ao dos
mil dos.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
LUIS SOLARI DE LA FUENTE
Presidente del Consejo de Ministros
Las NAGU son de aplicacin y cumplimiento obligatorio por parte del personal de
la Contralora General de la Repblica y de los rganos de auditora interna de las
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control. Asimismo, son aplicables al personal
de las sociedades de auditora cuando sean designadas por el Organismo superior de
control para efectuar auditora gubernamental.
52
Normas generales: R.C. N 162-95-CG y R.C. N 141-99-CG,
Normas relativas a la planificacin de la auditora gubernamental. R.C. N 162-95-
CG, R.C. N 141-99-CG.
Normas relativas a la ejecucin de la auditora gubernamental. R.C.N 259-2000-
CG,R.C. N 162-95-CG.
Normas relativas al informe de Auditora Gubernamental. R.C. N 259-2000-CG.
R.C. N012-2002-CG.
I. INTRODUCCIN
Las normas de auditora gubernamental -NAGU son los criterios que determinan los
requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de
la auditora gubernamental y obtener resultados de calidad.
53
auditora designadas por el Organismo superior de control. Asimismo, son de observancia
por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de
la auditora gubernamental.
1. Auditora gubernamental
54
d. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestin pblica.
e. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.
Es interna cuando es ejercida por los rganos de Auditoria Interna de las propias
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.
La auditora gubernamental, cuyo tipo se define por sus objetivos, se clasifica en auditora
financiera y auditora de gestin o de desempeo.
a. AUDITORA FINANCIERA
La auditora financiera, a su vez, comprende a la auditora de estados financieros y la
auditora de asuntos financieros en particular.
55
La auditora de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados
financieros del ente auditado presentan razonablemente su situacin financiera, los
resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados. Este tipo de auditora es efectuada usualmente en
las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control por sociedades de auditoria
designadas por la Contralora General de la Repblica.
La auditora de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades,
funciones o segmentos, con el propsito de determinar si stos se presentan de acuerdo
con criterios establecidos o declarados expresamente.
Las normas de auditora generalmente aceptadas y las normas internacionales de
auditora que rigen a la profesin contable en el pas son aplicables a todos los aspectos
de la auditora financiera.
b. AUDITORA DE GESTIN
Su objetivo es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los
recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios del Estado
respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se estn logrando
los resultados o beneficios previstos por la legislacin presupuestal o por la entidad que
haya aprobado el programa o la inversin correspondiente. La auditora de gestin puede
tener, entre otros, los siguientes propsitos:
1. Determinar si la entidad requiere, protege y emplea sus recursos de manera
econmica y eficiente.
2. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.
3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y el
grado en que produce los resultados deseados.
56
c. EXAMEN ESPECIAL
NORMAS GENERALES
1.10 Entrenamiento tcnico y capacidad profesional; R.C. N 162-95-CG.
1.20 Independencia. R.C. N 162-95-CG
1.30 Cuidado y esmero profesional. R.C. N 162-95-CG
1.40 Confidencialidad. R.C. N 162-95-CG
1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas. R.C. N 162-95-CG
1.60 Control de calidad. R.C. N 141-99-CG.
57
El entrenamiento tcnico constituye la preparacin en las tcnicas de auditora y la
constante actualizacin profesional, as como el desarrollo de habilidades necesarias
para asegurar la calidad del trabajo de auditora.
A fin de lograr el cumplimiento de esta norma, los rganos conformantes del Sistema
Nacional de Control deben promover y realizar programas de capacitacin en tcnicas
necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que
participa en el proceso de la auditora gubernamental.
La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de
idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los
requerimientos y exigencias que demanda el trabajo de auditora.
58
Tampoco deber realizar actividad poltica partidaria durante el ejercicio funcional
del cargo ni emitir opinin, intervenir o participar en actos de decisin, gestin o
administracin de la entidad donde realice su examen.
En los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecern los
mecanismos adecuados que cautelen debidamente la independencia del auditor, que
incluyan la presentacin de una manifestacin personal de independencia.
59
En los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecern
polticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligacin subsistir an
despus de cesar en sus funciones.
Ejercern su labor bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados, bajo
responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditora gubernamental en lo que
resulte aplicable.
60
ejecuta en concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental, el Manual
de Auditora Gubernamental y las Guas de Auditora.
El control de calidad es el conjunto de polticas y procedimientos, as como los recursos
tcnicos especializados para cerciorarse de que las auditoras se realizan de acuerdo con
la Normas de Auditora Gubernamental, el Manual de Auditora Gubernamental y las
Guas de Auditora.
61
NORMAS PARA LA PLANIFICACIN (PLANEAMIENTO) DE LA AUDITORA
GUBERNAMENTAL
El citado plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes
adoptarn medidas cautelaras siendo obligacin del personal vinculado con las acciones
de auditora mantener una absoluta confidencialidad de su contenido.
El contralor general, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley del Sistema
Nacional de Control, dicta los lineamientos de poltica que rigen la planificacin de la
Auditora Gubernamental en armona con los planes y programas de desarrollo nacional y
aprueba los planes anuales de auditora de las entidades sujetas al sistema.
Los planes anuales de auditora sern flexibles a fin de permitir cambios que
previa autorizacin considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.
62
Los citados planes sern objeto de consolidacin en el denominado Plan Nacional
Anual de Auditora Gubernamental y sern elaborados de conformidad con los objetivos y
lineamientos de poltica institucional aprobados por la Contralora General.
La estructura del contenido de los planes guardar armona con los objetivos y
lineamientos de Poltica Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contralora
General de la Repblica.
LIMITACIONES AL ALCANCE
63
El planeamiento se inicia a partir de la evaluacin de la informacin que contiene
el archivo permanente y debe continuar con la ejecucin de un programa de actividades
en las instalaciones de las reas de la entidad que permita completar la informacin
necesaria para la mejor comprensin y conocimiento de sus principales objetivos,
funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos,
recursos utilizados y sistemas administrativos. Durante la ejecucin de esta etapa de la
auditora, as como al concluir la recoleccin y estudio de la informacin, el auditor
documentar su trabajo mediante:
64
control interno debe ser llevada a cabo de acuerdo al tipo de auditora que se ejecuta,
sea financiera, de gestin o se trate de exmenes especiales, tomndose en cuenta las
Normas y estndares profesionales pertinentes as como las Normas de Control Interno
para el Sector Pblico, aprobadas con Resolucin de Contralora N 072-98-CG del 26 de
junio de 1998, en cuanto a la implementacin con normas especficas en las diferentes
reas de la Entidad. Al trmino de la auditora, el auditor emitir el Informe Largo
correspondiente, cuyas observaciones y/o comentarios sern materiales y significativos.
Excepcin
El cumplimiento de esta norma no es de aplicacin a las Sociedades de Auditora
debido a que sus exmenes, se supeditan a la designacin de la Contralora General,
debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditoras que hayan
realizado en armona con la normativa vigente
65
Se debe efectuar una apropiada evaluacin de la estructura del control interno de la
entidad a examinar, a efectos de formarse una opinin sobre la efectividad
de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, as
como identificar las reas crticas; e informar al titular de la entidad de las
debilidades detectadas recomendando las medidas que correspondan para el
mejoramiento de las actividades institucionales.
a) Ambiente de Control
Esta referido a cmo los rganos de direccin y de la administracin de una organizacin
estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un
adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes.
b) Evaluacin del Riesgo
Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que
afectan el cumplimiento de sus objetivos.
c) Actividades de Control Gerencial
Son las polticas y procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia y los
niveles ejecutivos competentes, en relacin con las funciones asignadas al personal, a fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d) Sistema de Informacin y Comunicacin
66
Consiste en los mtodos y procedimientos establecidos por la administracin para
procesar apropiadamente la informacin y dar cuenta de las operaciones de la entidad
para fines de toma de decisiones.
e) Actividades de Monitoreo
La administracin es responsable de implementar y mantener el control interno para lo
cual evala la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser
necesario. La evaluacin y comprensin de la estructura de control interno, tiene por
objeto conocer con mayor precisin la implementacin de los controles internos
establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la
gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinin sobre la solidez de los
mismos, determinando el riesgo de control existente, as como identificar reas crticas.
La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de
auditora que se ejecuta, sea financiera, de gestin o se trate de exmenes especiales,
tomando en cuenta las normas y estndares profesionales pertinentes as como las
disposiciones especficas para las diferentes reas de la entidad previstas en la
normativa vigente. El relevamiento de informacin debe documentarse adecuadamente.
La evaluacin de la estructura de control interno comprende dos etapas:
67
NAGU. 3.20 Evaluacin del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias
(RC-162-95-CG-26/09/95)
En la ejecucin de la auditora gubernamental debe evaluarse el
cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los
objetivos de la auditora.
Las fuentes de informacin sobre las disposiciones legales son diversas. Una
adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce la legislacin
aplicable. Cuando la citada entidad reciba financiamiento de otro nivel gubernamental y
se conozca su fuente, los auditores podrn recurrir a la organizacin que suministre los
fondos para obtener y/o verificar informacin relacionada con las normas pertinentes.
68
auditor fue inadecuado, a condicin de que la auditora se haya efectuado de acuerdo
con las normas de auditora gubernamental establecidas.
69
CARACTERSTICAS DE LA EVIDENCIA
a. Suficiencia
Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia ser suficiente cuando por los
resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor podr adquirir certeza
razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.
Para determinar si la evidencia es suficiente, se requiere aplicar el criterio profesional.
Cuando sea conveniente, se podr emplear mtodos estadsticos con ese propsito.
b. Competencia
Para que sea competente, la evidencia debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la
competencia de la evidencia, el auditor deber considerar cuidadosamente si existen
razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser as, deber obtener
evidencia adicional o revelar esa situacin en su informe.
Los siguientes supuestos constituyen criterios tiles para juzgar si la evidencia es
competente, si bien no debern considerarse suficientes para determinar la competencia.
La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es ms confiable que la obtenida
del propio organismo auditado.
La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno
apropiado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el sistema de control
interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.
La evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin, clculo o
inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta.
Los documentos originales son ms confiables que sus copias.
La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes
expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene en circunstancias
comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
c. Relevancia
Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso. La informacin que se
utilice para demostrar o refutar un hecho ser relevante si guarda una relacin lgica y
patente con ese hecho. Si no lo hace, ser irrelevante y, por consiguiente, no deber
incluirse como evidencia.
70
Cuando lo estime conveniente, el auditor deber obtener de los funcionarios de la entidad
auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia
que haya obtenido.
CLASIFICACIN DE LA EVIDENCIA
a. Evidencia fsica
Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de actividades, bienes o sucesos.
La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorndum (donde se
resumen los resultados de la inspeccin o de la observacin), fotografas, grficos,
mapas o muestras materiales.
b. Evidencia documental
Consiste en informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de
contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionados con su
desempeo.
c. Evidencia testimonial
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de
investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditora
debern corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. Tambin
ser necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no
hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del rea
auditada.
d. Evidencia analtica
Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y separacin de la informacin en
sus componentes.
71
a) Podr efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas computarizados
y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya todas las
pruebas que sean permitidas; o
b) Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o
comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales
o emplear otros procedimientos.
Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrnicos o los incluya en su
informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para
los resultados de la auditora, bastar generalmente que en el informe se cite la fuente de
esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su
informe.
PROPSITO
a. Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora.
b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c. Permitir una adecuada ejecucin, revisin y supervisin del trabajo de auditora.
72
d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones,
comentarios y recomendaciones incluidas en el informe.
e. Permitir las revisiones de calidad de la auditora.
REQUISITOS
a. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los
hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo
realizado. La concisin es importante, pero no deber sacrificarse la claridad y la
integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel.
b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor
experimentado, que no haya mantenido una relacin directa con la auditora est en
capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones mediante su revisin.
No deben requerir de explicaciones orales.
c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como evidencia.
d. Deben contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
CONTENIDO
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales como:
a. La naturaleza de la auditora.
b. El tipo de informe a emitir.
c. La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad.
73
PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son propiedad de los rganos conformantes del Sistema
Nacional de Control y de las Sociedades de Auditora cuyos exmenes practicados
contaron con la autorizacin de la Contralora General.
El auditor cautelar la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo
momento y bajo cualquier circunstancia el carcter secreto de la informacin contenida
en los mismos.
Para los efectos de esta norma, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias
o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de
control gubernamental empleados. Su formulacin y comunicacin se realiza teniendo
en consideracin los principios y criterios que orientan el ejercicio del control.
74
Para efectos de la comunicacin de los hallazgos se considerar su materialidad
y/o importancia relativa, su vinculacin a la participacin y competencia personal del
destinatario, as como en su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente
entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa.
75
Auditora y previa autorizacin del nivel gerencial competente, podr exceptuarse la
comunicacin de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su
comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos responsables, la citada
comunicacin resulte irrelevante, debindose en dichos casos emitirse con inmediatez el
correspondiente Informe Especial para su remisin a las autoridades competentes.
El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel
gerencial competente de la entidad auditada.
La carta de representacin es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial
competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposicin del auditor la
informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el perodo
bajo examen y hasta la fecha de terminacin del trabajo de campo.
76
permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o
reas examinadas.
A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo
cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de
la accin de control. Los usuarios de los informes requieren de la informacin en l
contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de
direccin o gerencia. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor
para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal
sentido, la Comisin Auditora debe prever que la elaboracin del informe concluya en el
plazo otorgado, a fin de permitir su emisin oportuna y tener presente ese propsito al
ejecutar la accin de control.
77
Asuntos se debern tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de
manera exacta y objetiva con los hechos observados. Para que un informe sea conciso
no debe ser ms extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere:
a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las
innecesarias;
b. La inclusin de detalles especficos cuando fuese necesario a juicio del auditor. La
concisin en el informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar
palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que
el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso
minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud requiere que la evidencia
presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente
expuestas. Se basa en la necesidad de asegurarse que la informacin que se presenta
sea confiable a fin de evitar errores en la presentacin de los hechos o en el significado
de los mismos, que podran restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez
sustancial del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y
ponderada, es decir, con la suficiente informacin que permita al usuario una adecuada
interpretacin de los asuntos mencionados.
Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del Informe de la accin de
control, trtese sta de una auditora financiera (informe largo), auditora de gestin o
examen especial segn sea el caso, con el objeto de asegurar que su denominacin,
estructura y el desarrollo de sus resultados guarden la debida uniformidad, ordenamiento,
consistencia y calidad, para fines de su mxima utilidad por la entidad examinada.
DENOMINACIN
El Informe ser denominado teniendo en consideracin, la naturaleza o tipo de la
accin de control practicada, con indicacin de los datos correspondientes a su
numeracin e incluyendo adicionalmente un ttulo, el cual deber ser breve, especfico y
redactado en tono constructivo, si fuere pertinente. En ningn caso, incluir informacin
confidencial
78
o nombres de personas.
ESTRUCTURA
El Informe debe presentar la siguiente estructura:
I.- INTRODUCCIN
Comprender la informacin general concerniente a la accin de control y a la entidad
examinada, desarrollando los aspectos siguientes:
1. Origen del examen
Estar referido a los antecedentes o razones que motivaron la realizacin de la accin de
control, tales como: planes anuales de auditora, denuncias, solicitudes expresas (del
Titular de la entidad, de la Contralora General de la Repblica, del Congreso, etc.), entre
otros; debindose hacer mencin al documento y fecha de acreditacin.
2.- Naturaleza y Objetivos del examen En este rubro se sealar la naturaleza o tipo de la
accin de control practicada (auditora financiera, auditora de gestin o examen
especial), as como los objetivos previstos respecto de la misma; exponindose ellos
segn su grado de significacin o importancia para la entidad, incluyendo las precisiones
que correspondan respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada caso.
3.- Alcance del examen Se indicar claramente la cobertura y profundidad del trabajo
realizado para el logro de los objetivos de la accin de control, precisando el periodo y
reas de la entidad examinadas, mbito geogrfico donde se realiz el examen y,
asimismo, dejndose constancia que ste se llev a cabo de acuerdo con las Normas de
Auditora Gubernamental; tratndose de Auditora Financiera, se har mencin
adicionalmente a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, Normas
Internacionales de Auditora y dems disposiciones aplicables al efecto. Igualmente, de
ser pertinente, la Comisin Auditora revelar aqu las limitaciones de informacin u otras
relativas al alcance del examen que se hubieran presentado y afectado el proceso de la
accin de control, as como las modificaciones efectuadas al enfoque o curso de la
misma como consecuencia de dichas limitaciones.
4.- Antecedentes y base legal de la entidad Se har referencia, de manera breve y
concisa, a los aspectos de mayor relevancia que guarden vinculacin directa con la
accin de control realizada, sobre la misin, naturaleza legal, ubicacin orgnica y
funciones relacionadas de la entidad y/o rea(s) examinada(s), as como las principales
normas legales que le(s) sean de aplicacin, con el objeto de situar y mostrar
apropiadamente el mbito tcnico y jurdico que es materia de control; evitndose, en tal
sentido, insertar simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de
actividades o disposiciones normativas.
79
5.- Comunicacin de hallazgos Se deber indicar haberse dado cumplimiento a la
comunicacin oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya
laborado en la entidad comprendido en ellos. Asimismo, en este punto se sealar que se
incluye un anexo en el Informe con la relacin del personal al servicio de la entidad
examinada, finalmente considerado en las observaciones contenidas en el mismo,
consignndose en dicha nmina los nombres y apellidos, documento de identidad,
cargo(s) desempeado(s), perodo(s) de gestin, condicin laboral y domicilio
correspondientes, con indicacin de aquellas en que estuvieren incursos en cada caso.
6.- Memorndum de Control Interno Se indicar que durante la accin de control se ha
emitido el Memorndum de Control Interno, en el cual se inform al titular sobre la
efectividad de los controles internos implantados en la entidad. Dicho documento as
como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado,
se deber adjuntar como anexo del informe.
7.- Otros aspectos de importancia Podr referirse bajo el presente rubro aquella
informacin verificada que la Comisin Auditora, basada en su opinin profesional
competente, considere de importancia o significacin, para fines del Informe, dar a
conocer sobre hechos, acciones o circunstancias que, por su naturaleza e implicancias,
tengan relacin con la situacin evidenciada en la entidad o los objetivos de la accin de
control y, cuya revelacin permita mostrar la objetividad e imparcialidad del trabajo
desarrollado por la Comisin; tal como:
a) El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carcter excepcional, en las
que se desenvolvi la gestin realizada por los responsables de la entidad o rea
examinada,
b) El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestin examinada,
c) La adopcin de correctivos por la propia administracin, durante la ejecucin de la
accin de control, que hayan permitido superar hechos observables,
d) Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, siempre
que no se encuentren directamente comprendidos en los objetivos de la accin de
control,
e) Eventos posteriores a la ejecucin del trabajo de campo que hayan sido de
conocimiento de la comisin auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la
entidad o de las reas examinadas.
Si alguno de los aspectos considerados en este punto por la Comisin Auditora,
demandara una exposicin o desarrollo extenso, ser incluido como anexo del Informe.
Dichos aspectos, asimismo, podrn dar lugar a la formulacin de conclusiones y/o
recomendaciones, si hubiere mrito para ello.
II.- OBSERVACIONES
80
En esta parte del Informe, la Comisin Auditora desarrollar las observaciones que, como
consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicacin de los procedimientos de
control gubernamental, hayan sido determinadas como tales, una vez concluido el
proceso de evaluacin y contrastacin de los hallazgos comunicados con los
correspondientes comentarios y/o aclaraciones formulados por el personal comprendido
en los mismos, as como la documentacin y evidencia sustentatoria respectiva. Las
observaciones se debern referir a hechos o situaciones de carcter significativo y de
inters para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de
mejora y/o correccin, incluyendo sobre ellos informacin suficiente y competente
relacionada con los resultados de la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad
examinada. Las observaciones, para su mejor comprensin, se presentarn de manera
ordenada, sistemtica, lgica y numerada correlativamente, evitando el uso de
calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos
caractersticos. Con tal propsito, dicha presentacin considerar en su desarrollo
expositivo los aspectos esenciales siguientes:
1. Sumilla
Es el ttulo o encabezamiento que identifica el asunto materia de la observacin.
2. Elementos de la observacin (condicin, criterio, efecto y causa) Son los atributos
propios de toda observacin, los cuales deben ser desarrollados objetiva y
consistentemente, teniendo en consideracin lo siguiente: a) Condicin: es el hecho o
situacin deficiente detectada, cuyo nivel o curso de desviacin debe ser evidenciado.
b) Criterio: es la norma, disposicin o parmetro de medicin aplicable al hecho o
situacin observada.
c) Efecto: es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, ocasionada por el
hecho o situacin observada, indispensable para establecer su importancia y recomendar
a la entidad que adopte las acciones correctivas requeridas.
d) Causa: es la razn o motivo que dio lugar al hecho o situacin observada, cuya
identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional de la Comisin Auditora y es
necesaria para la formulacin de una recomendacin constructiva que prevenga la
recurrencia de la condicin.
3. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones Son las
respuestas brindadas a la comunicacin de los hallazgos respectivos, por el personal
comprendido finalmente en la observacin, las mismas que en lo esencial y
sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicndose, en su caso, si
se acompa documentacin sustentatoria pertinente. De no haberse dado respuesta a
la comunicacin de hallazgos o de haber sido sta extempornea, se referenciar tal
circunstancia.
81
4. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados Es el resultado del
anlisis realizado por la Comisin Auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y
documentacin presentada por el personal comprendido en la observacin, debiendo
sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinin resultante de dicha
evaluacin. La mencionada opinin incluir, al trmino del desarrollo de cada
observacin, la determinacin de responsabilidades administrativas a que hubiera lugar,
de haber mrito para ello. En caso de considerarse la existencia de indicios razonables
de la comisin de delito o de perjuicio econmico, se dejar constancia expresa que tal
aspecto es tratado en el Informe Especial correspondiente.
III.- CONCLUSIONES
En este rubro la Comisin Auditora deber expresar las conclusiones del Informe de la
accin de control, entendindose como tales los juicios de carcter profesional, basados
en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen
practicado a la entidad auditada. Al final de cada conclusin se identificar el nmero de
la(s) observacin(es) correspondiente(s) a cuyos hechos se refiere. La Comisin
Auditora, en casos debidamente justificados, podr tambin formular conclusiones sobre
aspectos distintos a las observaciones, verificados en el curso de la accin de control,
siempre que stos hayan sido expuestos en el Informe.
IV.- RECOMENDACIONES
Las recomendaciones constituyen las medidas especficas y posibles que, con el
propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la
administracin de la entidad para promover la superacin de las causas y las deficiencias
evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al Titular o en su caso a los
funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicacin. Las recomendaciones
se formularn con orientacin constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestin de
la entidad y el desempeo de los funcionarios y servidores pblicos a su servicio, con
nfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de parmetros de
economa, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la
naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados.
Para efecto de su presentacin, las recomendaciones se realizarn siguiendo el orden
jerrquico de los funcionarios responsables a quienes va dirigida, referencindolas en su
caso a las conclusiones, o aspectos distintos a stas, que las han originado. Tambin se
incluir como recomendacin, cuando existiera mrito de acuerdo a los hechos revelados
en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se
82
hubiesen determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el rgimen laboral
pertinente.
V.- ANEXOS
FIRMA
El Informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su
aprobacin, deber ser firmado por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el nivel gerencial
competente de la Contralora General de la Repblica. En el caso de los rganos de
Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de Comisin, el Supervisor
y el Jefe del respectivo rgano. Los Informes emitidos por las Sociedades de Auditora
sern suscritos por el socio participante y auditor responsable de la auditora. De
ameritarlo por la naturaleza y contenido del Informe, tambin ser suscrito por el abogado
u otro profesional y/o especialista participante en la accin de control.
Excepciones del alcance
a) En la formulacin de los Informes de Auditora Financiera (Informe corto o Dictamen),
se tendrn en cuenta las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA), las
Normas Internacionales de Auditora (NIA) y las disposiciones emitidas por los
organismos oficiales competentes sobre la materia.
Sntesis Gerencial
Adicionalmente al Informe de la accin de control, podr emitirse una Sntesis Gerencial
del Informe, de contenido necesariamente breve y preciso. La Alta Direccin de la
Contralora General de la Repblica y el Titular del rgano de Auditora Interna, segn el
caso y dentro de su mbito de competencia, podrn eximir a la Comisin Auditora de la
emisin de dicha Sntesis.
83
Cuando en la ejecucin del trabajo de auditora, se evidencien faltas graves y/o indicios
razonables de comisin de delito, en cautela de los intereses del Estado, el auditor, sin
perjuicio de la continuidad del respectivo examen, debe emitir con la celeridad del caso
un informe especial con el respectivo sustento tcnico y legal, para que se efecten las
acciones pertinentes en forma inmediata en las instancias correspondientes. (Modificado
por Resolucin de Contralora N246-95-CG del 28.12.95)
La aplicacin de esta norma permitir al auditor que con base en su juicio profesional y
en observancia de las normas legales aplicables ejerza su labor en los casos de
evidenciarse faltas graves y/o indicios razonables de comisin de delito durante el
desarrollo de su trabajo en la entidad auditada. En el caso de faltas graves se comunicar
al titular de la entidad para su deslindamiento respectivo y correcciones pertinentes.
Se codificaron en 1995.
Comprenden 36 secciones sobre normas.
Emitidas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC)
Comprenden 10 secciones sobre prcticas.
Constituye un esfuerzo para la armonizacin mundial de la auditora.
Estas normas tienen que ver con la calidad y el juicio profesional del auditor
independiente y en la emisin del informe.
84
NORMAS DE AUDITORA GENERALMENTE ACEPTADAS
Son guas generales utilizadas por los auditores, cuyos lineamientos se encuentran
relacionados con las cualidades profesionales con el juicio ejercido por ellos y con la
ejecucin del trabajo con la preparacin del informe de auditora a fin de valorar los
niveles de rendimiento.
Estas normas estn autorizadas para asegurar la calidad de las investigaciones que
realizan los auditores.
CLASIFICACIN
Normas personales
1. El examen ser tomado por una persona o personas que poseen adecuado
entrenamiento y pericia como auditor.
2. En todos los asuntos relacionados con la asignacin una independencia en la actitud
mental deber ser mantenida por el auditor o auditores.
3. Se deber ejercitar el adecuado cuidado profesional en el desarrollo del examen y en
la preparacin del reporte.
85
tambin parecer independientes. Los CPC por eso deberan evitar cualquier relacin
con un cliente; lo contrario ocasionar que un profano que tenga conocimiento de todos
los hechos dude de su independencia.
a) Normas personales
Entrenamiento Tcnico Adecuado y Pericia como Auditor.
Independencia mental.
Cuidado y diligencia profesional.
b) Normas relativas a la ejecucin del trabajo de campo
Planeamiento y supervisin adecuados.
Estudio y evaluacin del Control Interno.
Obtencin de evidencias suficientes y componentes.
c) Normas de preparacin del dictamen
Aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Observacin consistente de principios.
Informacin necesaria y revelacin suficiente.
Expresin de opinin sobre los EE.FF. indicando la naturaleza del examen y grado
de responsabilidad asumida por el auditor.
86
Es emitido por el Comit Internacional de Prcticas de Auditoria (IAPC) aprobado
por el Consejo de la Federacin Internacional de Contadores (IAFC).
Por otro lado debemos de sealar que las NIA no prevalecen sobre las regulaciones
locales en un pas en particular (NAGU) al grado tal que en que las NIA concuerdan con
las regulaciones locales sobre un asunto en particular.
CLASIFICACIN
A. Asuntos generales
Objetivos y principios bsicos que rigen la auditora de EE. FF.
Objetivos y alcance en la realizacin de una auditora, la norma describe la
responsabilidad de la gerencia sobre los EE. FF., as como el objetivo y el
alcance general de la auditoria de los EE. FF. de la entidad que lleva a cabo el
auditor.
Compromiso de Auditora
Cartas de compromiso en auditora, describe la carta compromiso que el
auditor dirige al cliente, documentando y confirmando la aceptacin del auditor a
la designacin que se le ha hecho, as como el alcance del trabajo por realizar, el
alcance de sus responsabilidades y el tipo de dictamen que va a emitir.
Control de calidad del trabajo de auditora.
Documentacin.
Fraude y error.
Las leyes y reglamentos en la auditora a los EE. FF.
87
B. Planeamiento
Planeamiento
Conocimiento del negocio
Conocimiento del giro o actividad de la entidad por auditar.
La materialidad en la auditora.
C. Control interno
Evaluacin del riesgo y control interno.
Auditora en ambientes de sistemas de informacin computarizadas (SIC)
Consideraciones de auditora relacionadas con compaas que usan los
servicios de otras organizaciones.
D. Evidencia de auditora
Evidencia de auditora
Evidencia de auditora: consideraciones adicionales
Para partidas adicionales
Trabajos iniciales- balance de apertura
Procedimientos analticos
Muestreo
Muestreo de auditora
Auditora de estimaciones contables
Partes vinculadas (filiales)
Hechos subsecuentes
Empresa en marcha
Representaciones o manifestaciones de la administracin
F. El dictamen de auditora
El dictamen del auditor independiente sobre EE. FF.
Comparativos
Informacin adicional de documentos que contienen EE. FF. Auditados
88
G. reas especializadas
Dictamen del auditor sobre compromisos de auditora con fines especiales
Examen de informacin financiera proyectada.
H. Servicios relacionados
Compromisos de revisin de EE. FF.
Compromisos para realizar procedimientos convenidos en relacin con
informacin financiera.
Compromiso de compilacin de informacin financiera.
1.10 LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO LEY N 28716
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la Repblica
Ha dado la Ley siguiente:
EL CONGRESO DE LA REPBLICA;
Ha dado la Ley siguiente:
TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Captulo I
Objeto y mbito de aplicacin
Artculo 1.- Objeto de la Ley
89
La presente Ley tiene por objeto establecer las normas para regular la
elaboracin, aprobacin, implantacin funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacin
del control interno en las entidades del Estado, con el propsito de cautelar y fortalecer
los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo,
simultneo y posterior, contra los actos y prcticas indebidas o de corrupcin,
propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas
institucionales.
90
funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la
entidad;
d) Las actividades de prevencin y monitoreo; referidas a las acciones que deben ser
adoptadas en el desempeo de las funciones asignadas, a fin de cuidar y asegurar
respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecucin de los objetivos del control
interno;
e) Los sistemas de informacin y comunicacin; a travs de los cuales el registro,
procesamiento, integracin y divulgacin de la informacin, con bases de datos y
soluciones informticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de
confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestin y control interno
institucional;
f) El seguimiento de resultados; consistente en la revisin y verificacin actualizadas
sobre la atencin y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo la
implementacin de las recomendaciones formuladas en sus informes por los rganos del
Sistema Nacional de Control;
g) Los compromisos de mejoramiento; por cuyo mrito los rganos y personal de la
administracin institucional efectan autoevaluaciones conducentes al mejor desarrollo
del control interno e informan sobre cualquier desviacin o deficiencia susceptible de
correccin, obligndose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que
se formulen para la mejora u optimizacin de sus labores. Forman parte del sistema de
control interno: la administracin y el rgano de control institucional, de conformidad con
sus respectivos mbitos de competencia.
TTULO III CONTROL INTERNO
Captulo I
Implantacin y Funcionamiento
Artculo 4.- Implantacin del control interno
Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus
procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su
ejecucin al cumplimiento de los objetivos siguientes:
a) Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las
operaciones de la entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta;
b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra todo hecho
irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos;
c) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones;
d) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin;
e) Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales;
91
f) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos de rendir cuenta
por los fondos y bienes pblicos a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y
aceptado.
Corresponde al Titular y a los funcionarios responsables de los rganos directivos y
ejecutivos de la entidad, la aprobacin de las disposiciones y acciones necesarias para la
implantacin de dichos sistemas y que stos sean oportunos, razonables, integrados y
congruentes con las competencias y atribuciones de las respectivas entidades.
Artculo 5.- Funcionamiento del control interno
El funcionamiento del control interno es continuo, dinmico y alcanza a la totalidad de la
organizacin y actividades institucionales, desarrollndose en forma previa, simultnea o
posterior de acuerdo con lo establecido en el artculo 7 de la Ley N 27785, Ley Orgnica
del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.
Sus mecanismos y resultados son objeto de revisin y anlisis permanente por la
administracin institucional con la finalidad de garantizar la agilidad, confiabilidad,
Actualizacin y perfeccionamiento del control interno, correspondiendo al Titular de la
entidad la supervisin de su funcionamiento, bajo responsabilidad.
Captulo II Obligaciones y Responsabilidades
Artculo 6.- Obligaciones del Titular y funcionarios
Son obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad, relativas a la implantacin y
funcionamiento del control interno:
a) Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y del
rgano a su cargo, con sujecin a la normativa legal y tcnica aplicables.
b) Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno,
verificando la efectividad y oportunidad de la aplicacin, en armona con sus objetivos, as
como efectuar la autoevaluacin del control interno, a fin de propender al mantenimiento
y mejora continua del control interno.
c) Demostrar y mantener probidad y valores ticos en el desempeo de sus cargos,
promovindolos en toda la organizacin.
d) Documentar y divulgar internamente las polticas, normas y procedimientos de gestin
y control interno, referidas, entre otros aspectos, a:
i. La competencia y responsabilidad de los niveles funcionales encargados de la
autorizacin y aprobacin de los actos y operaciones de la entidad.
ii. La proteccin y conservacin de los bienes y recursos institucionales.
iii. La ejecucin y sustentacin de gastos, inversiones, contrataciones y todo tipo de
egreso econmico en general.
iv. El establecimiento de los registros correspondientes respecto a las transacciones y
operaciones de la entidad, as como a su conciliacin.
92
v. Los sistemas de procesamiento, uso y control de la informacin, documentacin y
comunicaciones institucionales.
e) Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante cualquier
evidencia de desviaciones o irregularidades.
f) Implementar oportunamente las recomendaciones y disposiciones emitidas por la
propia entidad (informe de autoevaluacin), los rganos del Sistema Nacional de Control
y otros entes de fiscalizacin que correspondan.
g) Emitir las normas especficas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza,
estructura y funciones, para la aplicacin y/o regulacin del control interno en las
principales reas de su actividad administrativa u operativa, propiciando los recursos y
apoyo necesarios para su eficaz funcionamiento. Artculo 7.- Responsabilidad del
Sistema Nacional de Control
Es responsabilidad de la Contralora General de la Repblica, los rganos de Control
Institucional y las Sociedades de Auditora designadas y contratadas, la evaluacin del
control interno en las entidades del Estado, de conformidad con la normativa tcnica del
Sistema Nacional de Control. Sus resultados inciden en las reas crticas de la
organizacin y funcionamiento de la entidad, y sirven como base para la planificacin y
ejecucin de las acciones de control correspondientes.
Artculo 8.- Responsabilidad
La inobservancia de la presente Ley, genera responsabilidad administrativa funcional, y
da lugar a la imposicin de la sancin de acuerdo a la normativa aplicable, sin perjuicio
de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar, de ser el caso.
Artculo 9.- Actuacin del rgano de Control Institucional
El rgano de Control Institucional, conforme a su competencia:
a. Efecta control preventivo sin carcter vinculante, con el propsito de optimizar la
supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno, sin que
ello genere prejuzgamiento u opinin que comprometa el ejercicio de su funcin, va
control posterior.
b. Acta de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios
razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Titular de la
entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes.
c. Verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la
entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta.
Artculo 10.- Competencia normativa de la Contralora General de la Repblica
La Contralora General de la Repblica, con arreglo a lo establecido en el artculo 14 de
la Ley N 27785, dicta la normativa tcnica de control que oriente la efectiva implantacin
93
y funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, as como su respectiva
evaluacin.
Dichas normas constituyen lineamientos, criterios, mtodos y disposiciones para la
aplicacin y/o regulacin del control interno en las principales reas de su actividad
administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestin financiera,
logstica, de personal, de obras, de sistemas computarizados y de valores ticos, entre
otras.
A partir de dicho marco normativo, los titulares de las entidades estn obligados a emitir
las normas especficas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y
funciones, las que deben ser concordantes con la normativa tcnica de control que dicte
la Contralora General de la Repblica.
Artculo 11.- Informe al Congreso de la Repblica
La Contralora General de la Repblica incluye los resultados de la evaluacin efectuada
por el Sistema Nacional de Control sobre el control interno en las entidades del Estado,
en el informe anual que sobre su gestin presenta al Congreso de la Repblica, conforme
lo dispuesto en el literal k) del artculo 32 de la Ley N 27785.
Asimismo, remite un informe referido a las acciones recomendadas e implementadas al
respecto a la Comisin de Fiscalizacin y Contralora del Congreso de la Repblica, en
forma semestral.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS, COMPLEMENTARIAS Y FINALES
PRIMERA.- En un plazo no mayor de ciento ochenta das calendario contados a partir de
la publicacin de la presente Ley, la Contralora General de la Repblica dictar las
normas tcnicas de control a que se refiere el artculo 10 de la Ley.
Las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, aprobadas mediante
Resolucin de Contralora N 072-98-CG modificada por Resolucin de Contralora N
123-2000-CG, son de aplicacin durante el plazo sealado en el prrafo anterior.
SEGUNDA.- Las empresas de accionariado del Estado, as como las entidades a que se
refiere el inciso g) del artculo 3 de la Ley N 27785, debern aplicar en su gestin, en lo
que corresponda, las disposiciones de la presente Ley, respecto de los recursos y bienes
del Estado, materia de su percepcin o administracin.
TERCERA.- Constituyen definiciones bsicas para efectos de la presente Ley, las
siguientes:
Administracin Institucional: Conformante del sistema de control interno, bajo cuya
denominacin, se comprende al conjunto de rganos directivos, ejecutivos, operativos y
administrativos de la entidad, incluyendo al Titular de sta.
94
Autoevaluaciones: Actividad desarrollada por los propios rganos y personal de la
administracin institucional para revisar y analizar los procesos y operaciones sujetos a
su competencia funcional.
Control Interno: Concepto fundamental de la administracin y control, aplicable en las
entidades del Estado para describir las acciones que corresponde adoptar a sus titulares
y funcionarios para preservar, evaluar y monitorear las operaciones y la calidad de los
servicios.
Entidades del Estado: Todas las instituciones de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y
Judicial, gobiernos regionales y locales, Organismos Constitucionalmente Autnomos,
entidades pblicas descentralizadas y empresas conformantes de la actividad
empresarial del Estado en las que ste tenga participacin accionaria total o mayoritaria,
a que se refieren los incisos a), b), c) d), e) y f) del artculo 3 de la Ley N 27785.
Funcionarios: Todo aquel integrante de la administracin institucional con atribuciones de
dar rdenes y tomar decisiones o que ejecuta actividades establecidas por la entidad con
mayor nivel de responsabilidad funcional. rgano de Control Institucional: Unidad
orgnica especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la
entidad, de conformidad con lo sealado en los artculos 7 y 17 de la Ley N 27785.
Titular de la Entidad: Mxima autoridad jerrquica institucional, de carcter unipersonal o
colegiado.
Comunquese al seor Presidente de la Repblica para su promulgacin.
En Lima, a los veintisiete das del mes de marzo de dos mil seis.
MARCIAL AYAIPOMA ALVARADO
Presidente del Congreso de la Repblica
FAUSTO ALVARADO DODERO
Primer Vicepresidente del Congreso de la Repblica
AL SEOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los diecisiete das del mes de abril del ao dos
mil seis.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
PEDRO PABLO KUCZYNSKI GODARD
Presidente del Consejo de Ministros
95
1.10.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO (NCI)
I. INTRODUCCIN
Publicado 3/11/2006
CONSIDERANDO:
96
interno y externo propugna responder adecuadamente a los requerimientos y
necesidades del Estado, entendiendo que resulta bsica la relacin entre la
administracin y el control para la mejora de la gestin pblica, al involucrar
expresamente a las propias entidades en la cautela del patrimonio pblico,
prescribindose en el artculo 7 de la Ley N 27785 que el control interno comprende las
acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que realiza la entidad
sujeta a control, con la finalidad que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se
efecte correcta y eficientemente;
97
institucional, resaltndose de las mismas su carcter orientador, tcnico, integral y
dinmico, su estructura basada en los componentes de control reconocidos
Internacionalmente, as como la competencia directa que asiste a las entidades del
Estado para aprobar, mantener y perfeccionar la implantacin, organizacin y
funcionamiento de su correspondiente sistema de control interno:
SE RESUELVE:
98
ARTCULO QUINTO.- La presente Resolucin rige a partir de la
fecha de su publicacin en el Diario Oficial El Peruano.
I. INTRODUCCIN
1. ANTECEDENTES
99
(i) Promover las operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces as
como los productos y servicios con calidad, de acuerdo con la misin de la
institucin.
(ii) Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala
gestin, error y fraude.
(iii) Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la direccin
(iv) Elaborar y mantener datos financieros y de gestin fiables presentados correcta y
oportunamente en los informes.
Debe formularse y promulgarse una definicin amplia de la estructura de control
interno, de los objetivos a alcanzar y de las normas a seguir en la concepcin de tales
estructuras
La necesidad de hacer una clara distincin entre dichas normas y los procedimientos
especficos a ser implantados por cada institucin
La responsabilidad de la direccin por la aplicacin y vigilancia de los controles internos
especficos necesarios para sus operaciones, por ser stos un instrumento de gestin,
para los cuales se debe disponer de planes de evaluacin peridica.
La competencia de la EFS en la evaluacin de los controles internos existentes en las
entidades fiscalizadas.
Asimismo, dos aos antes, en 1990 se haba publicado el documento Control Interno
Marco Integrado (Internal Control Integrated Framework, Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisin, 1990) elaborado por la Comisin Nacional
sobre Informacin Financiera Fraudulenta -conocida como la Comisin Treadway. Los
miembros de dicho grupo fueron: (i) el Instituto Americano de Contadores Pblicos
Certificados, (ii) la Asociacin Americana de Profesores de Contabilidad, (iii) el Instituto
de Ejecutivos de Finanzas, (iv) el Instituto de Auditores Internos, y (v) el Instituto de
Contadores Gerenciales. El conjunto de sus representantes adopt el nombre de Comit
de Organismos Patrocinadores-COSO.
El Informe COSO incorpor en una sola estructura conceptual los distintos enfoques
existentes en el mbito mundial y actualiz los procesos de diseo, implantacin y
evaluacin del control interno. Asimismo, define al control interno como un proceso que
constituye un medio para lograr un fin, y no un fin en s mismo. Tambin seala que es
ejecutado por personas en cada nivel de una organizacin y proporciona seguridad
razonable para la consecucin de los siguientes objetivos: (i) eficacia y eficiencia en las
operaciones, (ii) confiabilidad en la informacin financiera, y (iii) cumplimiento de las leyes
100
y regulaciones. Este control debe ser construido dentro de la infraestructura de la entidad
y debe estar entrelazado con sus actividades de operacin.
Se indica que el control interno est compuesto por cinco componentes interrelacionados:
(i) ambiente de control.
(ii) evaluacin de riesgos,
(v) monitoreo (supervisin).
En julio de 1998, la CGR emiti las normas tcnicas de control interno para el sector
pblico, aprobadas mediante R. C. N 072-98-CG del 26 de junio de 1998, con los
siguientes objetivos: (i) servir de marco de referencia en materia de control interno, (ii)
orientar la formulacin de normas especficas para el funcionamiento de los procesos de
gestin e informacin gerencial, (iii) proteger y conservar los recursos de la entidad, (iv)
controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones como parte de los programas y
presupuestos autorizados, (v) permitir la evaluacin posterior de la efectividad, eficiencia
y economa de las operaciones, y (vi) orientar y unificar la aplicacin del control interno en
las entidades pblicas. Dichas normas tuvieron inicialmente el siguiente contenido:
Cabe sealar que las dos ltimas partes fueron incorporadas en junio del 2000 y marzo
del 2005, respectivamente.
101
En septiembre del 2004, el COSO emite el documento Gestin de Riesgos Corporativos
- Marco Integrado, promoviendo un enfoque amplio e integral en empresas y
organizaciones gubernamentales. Asimismo este enfoque ampla los componentes
propuestos en el Control Interno Marco Integrado a ocho componentes a saber: (i)
ambiente interno, (ii) establecimiento de objetivos, (iii) identificacin de eventos, (iv)
evaluacin de riesgos, (v) respuesta a los riesgos, (vi) actividades de control, (vii)
informacin y comunicacin, y (viii) supervisin.
102
comprende las acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la gestin de sus recursos,
bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente
103
Las normas de control interno, constituyen lineamientos, criterios, mtodos y
disposiciones para la aplicacin y regulacin del control interno en las principales reas
de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la
gestin financiera, logstica, de personal, de obras, de sistemas de informacin y de
valores ticos, entre otras. Se dictan con el propsito de promover una administracin
adecuada de los recursos pblicos en las entidades del Estado.
Las normas de control interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de los
sistemas de control interno y mejorar la gestin pblica, en relacin a la proteccin del
patrimonio pblico y al logro de los objetivos y metas institucionales.
En este contexto, los objetivos de las normas de control interno son:
Servir de marco de referencia en materia de control interno para la emisin de la
respectiva normativa institucional, as como para la regulacin de los procedimientos
administrativos y operativos derivados de la misma
Orientar la formulacin de normas especficas para el funcionamiento de los procesos
de gestin e informacin gerencial en las entidades
Orientar y unificar la aplicacin del control interno en las entidades.
5. MBITO DE APLICACIN
104
los jefes responsables de la administracin gubernamental o de los funcionarios que
hagan sus veces.
Las citadas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislacin, ni
limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, as como otras normas que
se encuentren vigentes. La aplicacin de estas normas contribuye al fortalecimiento de la
estructura de control interno establecida en las entidades.
6. EMISIN Y ACTUALIZACIN
7. ESTRUCTURA
8. CARACTERSTICAS
105
Sencillas y claras en su redaccin y en la explicacin sobre asuntos especficos
Flexibles, permitiendo su adecuacin institucional y actualizacin peridica, segn
los avances en la modernizacin de la administracin gubernamental.
La Ley N 28716, Ley de Control Interno de la Entidades del Estado, define como sistema
de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas,
registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo la actitud de las
autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la
consecucin de los objetivos institucionales que procura. Asimismo, la Ley refiere que sus
componentes estn constituidos por:
(i) El ambiente de control, entendido como el entorno organizacional favorable al
ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento
del control interno y una gestin escrupulosa.
106
(ii) La evaluacin de riesgos, que deben identificar, analizar y administrar los factores o
eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas,
objetivos, actividades y operaciones institucionales.
(iii) Las actividades de control gerencial, que son las polticas y procedimientos de control
que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos
competentes, en relacin con las funciones asignadas al personal, con el fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
(iv) Las actividades de prevencin y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser
adoptadas en el desempeo de las funciones asignadas con el fin de cuidar y
asegurar, respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecucin de los
objetivos del control interno
(v) Los sistemas de informacin y comunicacin, a travs de los cuales el registro,
procesamiento, integracin y divulgacin de la informacin, con bases de datos y
soluciones informticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de
confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestin y control interno
institucional.
(vi) El seguimiento de resultados, consistente en la revisin y verificacin actualizadas
sobre la atencin y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo
la implementacin de las recomendaciones formuladas en sus informes por los
rganos del SNC.
(vii) Los compromisos de mejoramiento, por cuyo mrito los rganos y personal de la
administracin institucional efectan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del
control interno e informan sobre cualquier desviacin o deficiencia susceptible de
correccin, obligndose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones
que se formulen para la mejora u optimizacin de sus labores.
107
En tal sentido, se considera que son principios del control interno: (i) el autocontrol, en
cuya virtud todo funcionario y servidor del Estado debe controlar su trabajo, detectar
deficiencias o desviaciones y efectuar correctivos para el mejoramiento de sus labores y
el logro de los resultados esperados; (ii) la autorregulacin, como la capacidad
institucional para desarrollar las disposiciones, mtodos y procedimientos que le permitan
cautelar, realizar y asegurar la eficacia, eficiencia, transparencia y legalidad en los
resultados de sus procesos, actividades u operaciones, y (iii) la autogestin, por la cual
compete a cada entidad conducir, planificar, ejecutar, coordinar y evaluar las funciones a
su cargo con sujecin a la normativa aplicable y objetivos previstos para su cumplimiento.
108
compromisos de mejoramiento, previstas en los incisos d), f) y g) del artculo 3 de la Ley
28716, en consonancia con su respectivo contenido, se encuentran incorporadas en el
componente supervisin, denominado comnmente tambin como seguimiento o
monitoreo.
4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
109
de sus fines as como la facultad del pblico de acceder a tal informacin, para conocer
y evaluar en su integridad, el desempeo y la forma de conduccin de la gestin
gubernamental.
Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno.
La estructura de control interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el logro
de los objetivos trazados. El titular o funcionario designado de cada entidad debe
identificar los riesgos que implican las operaciones y estimar sus mrgenes aceptables
en trminos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias.
Una estructura de control interno no puede garantizar por s misma una gestin eficaz y
eficiente, con registros e informacin financiera ntegra, precisa y confiable, ni puede
estar libre de errores, irregularidades o fraudes.
La eficacia del control interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos
humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno.
El funcionamiento del sistema de control interno depende del factor humano, pudiendo
verse afectado por un error de concepcin, criterio, negligencia o corrupcin. Por ello, aun
cuando pueda controlarse la competencia e integridad del personal que aplica el control
interno mediante un adecuado proceso de seleccin y entrenamiento, estas cualidades
pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la entidad. Es ms, si el personal
que realiza el control interno no entiende cul es su funcin en el proceso o decide
ignorarlo, el control interno resultar ineficaz.
Otro factor limitante son las restricciones que, en trminos de recursos materiales,
pueden enfrentar las entidades. En consecuencia, deben considerarse los costos de los
controles en relacin con su beneficio. Mantener un sistema de control interno con el
objetivo de eliminar el riesgo de prdida no es realista y conllevara a costos elevados
que no justificaran los beneficios derivados. Por ello, al determinar el diseo e
implantacin de un control en particular, la probabilidad de que exista un riesgo y el
efecto potencial de ste en la entidad deben ser considerados junto con los costos
relacionados a la implantacin del nuevo control.
Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad, tales como los cambios
Organizacionales y en la actitud del titular y funcionarios pueden tener impacto sobre la
eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razn, el
titular o funcionario designado debe evaluar peridicamente los controles internos,
110
informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de
los controles dando un buen ejemplo a todos.
111
La filosofa y estilo de la direccin comprende la conducta y actitudes que deben
caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a
establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por
medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en
la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como una
clara determinacin hacia la medicin objetiva del desempeo, entre otros.
Comentarios:
112
1.2. Integridad y valores ticos
La integridad y valores ticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus
preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de
gestin. El titular o funcionario designado y dems empleados deben mantener una
actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores
ticos establecidos en la entidad.
Comentarios:
1 Los principios y valores ticos son fundamentales para el ambiente de control de las
entidades. Debido a que stos rigen la conducta de los individuos, sus acciones
deben ir ms all del solo cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos y otras
disposiciones normativas.
113
de lo programado, la identificacin de las demandas actuales y futuras de la
ciudadana.
3 Los productos de las actividades de formulacin, cumplimiento, seguimiento y
evaluacin deben estar formalizadas en documentos debidamente aprobados y
autorizados, con arreglo a la normativa vigente respectiva. El titular o funcionario
designado debe difundir estos documentos tanto dentro de la entidad como a la
ciudadana en general.
Comentarios:
3 Las entidades pblicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por los organismos
competentes, deben disear su estructura orgnica, la misma que no solo debe
contener unidades sino tambin considerar los procesos, operaciones, tipo y grado de
autoridad en relacin con los niveles jerrquicos, canales y medios de comunicacin,
114
as como las instancias de coordinacin interna e interinstitucional que resulten
apropiadas. El resultado de toda esta labor debe formalizarse en manuales de
procesos, de organizacin y funciones y organigramas.
4 La dimensin de la estructura organizativa estar en funcin de la naturaleza,
complejidad y extensin de los procesos, actividades y tareas, en concordancia con la
misin establecida en su ley de creacin.
Comentarios:
115
El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia
profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las
entidades del Estado.
Comentarios:
Comentarios:
116
ocupa. En este sentido, cada funcionario o servidor pblico es responsable de sus
actos y debe rendir cuenta de los mismos.
4 El titular o funcionario designado debe establecer los lmites para la delegacin de
autoridad hacia niveles operativos de los procesos y actividades propias de la
entidad, en la medida en que sta favorezca el cumplimiento de sus objetivos.
5 Toda delegacin incluye la necesidad de autorizar y aprobar, cuando sea necesario,
los resultados obtenidos como producto de la autoridad asignada.
6 Es necesario considerar que la delegacin de autoridad no exime a los
funcionarios y servidores pblicos de la responsabilidad conferida como consecuencia
de dicha delegacin. Es decir, la autoridad se delega, en tanto que la responsabilidad
se comparte.
Comentarios:
1. Los rganos de Control Institucional realizan sus funciones de control
gubernamental con arreglo a la normativa del SNC y sujetos a la supervisin de
la CGR.
2. Los productos generados por el rgano de Control Institucional no deben limitarse a
evaluar los procesos de control vigentes, sino que deben extenderse a la
identificacin de necesidades u oportunidades de mejora en los dems procesos de la
entidad, tales como aqullos relacionados con la confiabilidad de los registros y
estados financieros, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia de las
operaciones, entre otros.
3. Cualquiera sea la conformacin de los equipos de trabajo responsables de la
evaluacin del control interno, deben integrarse con miembros de comprobada
competencia e idoneidad profesional.
117
de administracin de riesgos, e incluye: planeamiento, identificacin, valoracin o
anlisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad.
Los objetivos deben estar definidos antes que el titular o funcionario designado comience
a identificar los riesgos que pueden afectar el logro de las metas y antes de ejecutar las
acciones para administrarlos. Estos se fijan en el nivel estratgico, tctico y operativo de
la entidad, que se asocian a decisiones de largo, mediano y corto plazo respectivamente.
Se debe poner en marcha un proceso de evaluacin de riesgos donde previamente se
encuentren definidos de forma adecuada las metas de la entidad, as como los mtodos,
tcnicas y herramientas que se usarn para el proceso de administracin de riesgos y el
tipo de informes, documentos y comunicaciones que se deben generar e intercambiar.
118
Tambin deben establecerse los roles, responsabilidades y el ambiente laboral para una
efectiva administracin de riesgos. Esto significa que se debe contar con personal
competente para identificar y valorar los riesgos potenciales.
El control interno slo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una
entidad sean cumplidos. La evaluacin del riesgo es un componente del control interno y
juega un rol esencial en la seleccin de las actividades apropiadas de control que se
deben llevar a cabo.
La administracin de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar
incorporada en la filosofa, prcticas y procesos de negocio de la entidad, ms que ser
vista o practicada como una actividad separada. Cuando esto se logra, todos en la
entidad pasan a estar involucrados en la administracin de riesgos.
Contenido
Comentarios:
119
2 El riesgo se define como la posibilidad de que un evento ocurra y afecte de manera
adversa el logro de los objetivos de la entidad, impidiendo la creacin de valor o
erosionando el valor existente. El riesgo combina la probabilidad de que ocurra un
evento negativo con cunto dao causara (impacto).
3 El planeamiento de la administracin de riesgos es un proceso continuo. Incluye
actividades de identificacin, anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y
documentacin de los riesgos.
4 En el planeamiento de los riesgos se desarrolla una estrategia de gestin, que incluye
su proceso e implementacin. Se establecen objetivos y metas, asignando
responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos
adicionales necesarios, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas
a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las
estrategias del manejo, estableciendo mtricas para el monitoreo y definiendo los
reportes, documentos y las comunicaciones necesarios.
5 El planeamiento de la administracin de riesgos puede ser especfico en algunas
reas, como en la asignacin de responsabilidades y en la definicin del
entrenamiento necesario que el personal debe tener para un mejor manejo y
monitoreo de los riesgos, entre otros.
6 La administracin apropiada de los riesgos tiende a reducir la probabilidad de la
ocurrencia y del impacto negativo de stos y muestra a la entidad cmo debe ir
adaptndose a los cambios.
Comentarios:
120
operativos), en las actividades crticas, en las fuentes de informacin, en los ciclos
de vida de diferentes procesos, en juicios de expertos, por contexto, entre otros. El
titular y funcionarios deben desarrollar un entendimiento de las interrelaciones que
existen entre los riesgos, no slo consiguiendo informacin detallada como base
para su valoracin, sino tambin realizando ejercicios de prospectiva, de manera
que se vea plasmado en su gestin.
3 El proceso de identificacin de riesgos debe tener como entradas tanto la
experiencia de la entidad en materia de impactos derivados de hechos ocurridos
como futuros.
4 La tcnica denominada Juicio de Expertos no solo es aplicable a la identificacin de
riesgos, sino tambin a la ejecucin de pronsticos y a la toma de decisiones. Las
ms usadas son el mtodo Delphi y la tcnica del Grupo Nominal.
5 Se debe identificar los eventos externos e internos que afectan o puedan afectar a la
entidad. Dichos eventos, si ocurren, tienen un impacto positivo, negativo o una
combinacin de ambos. Por lo tanto, los eventos con signo negativo representan
riesgos y requieren de evaluacin y respuesta por parte del rgano competente de la
entidad. De otro lado, los eventos con signo positivo representan oportunidades y
compensan los impactos negativos de los riesgos. En trminos generales, una
fuente de identificacin son los anlisis de fortalezas-oportunidades-debilidades-
amenazas que realizan las entidades como parte del proceso de planeamiento
estratgico, en tanto stos hayan sido correctamente elaborados.
Comentarios:
121
2 La metodologa de anlisis o valoracin del riesgo de una entidad debe normalmente
comprender una combinacin de tcnicas cualitativas y cuantitativas. Las tcnicas
cualitativas consisten en la evaluacin de la prioridad de los riesgos identificados
usando como criterios la probabilidad de ocurrencia, el impacto de la materializacin
de los riesgos sobre los objetivos, adems de otros factores tales como la tolerancia
al riesgo y costos, entre otros. La administracin a menudo usa tcnicas cualitativas
de valoracin cuando los riesgos no son cuantificables o cuando el uso de datos no
son verificables.
Las tcnicas cuantitativas son usadas para analizar numricamente el efecto de los
riesgos identificados en los objetivos. La seleccin de las tcnicas debe reflejar el
nivel de precisin requerido y la cultura de la unidad de negocios.
3 La administracin debe usar mtricas de desempeo para determinar en qu medida
se estn logrando los objetivos. Puede ser til usar la misma unidad de medida
cuando se considera el impacto potencial de un riesgo para el logro de un objetivo
especfico. La entidad puede valorar la manera cmo los riesgos se correlacionan
positivamente, combinan e interactan para crear probabilidades o impactos
significativamente diferentes. Si bien el impacto individual puede ser bajo, una
correlacin positiva de stos puede tener impacto mayor. Cuando los riesgos no estn
positivamente correlacionados, la administracin los valora individualmente; cuando
es probable que stos ocurran en mltiples unidades de negocio, la gestin puede
valorarlos y agruparlos en categoras comunes.
Usualmente existe un rango de resultados posibles que se asocian con un riesgo, y
la gestin los considera como base para desarrollar una respuesta.
4 Se debe estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados,
cuantificar la probable prdida que pueden ocasionar y calcular el impacto que
pueden tener en la satisfaccin de los usuarios del servicio. De este anlisis, se
derivarn los objetivos especficos de control y las actividades asociadas para
minimizar los efectos de los riesgos identificados como relevantes.
5 Los mtodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden
ser diversos, debiendo considerar al menos una estimacin de su frecuencia,
probabilidad de ocurrencia y una cuantificacin de los efectos resultantes o impacto.
122
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta
son parte integral de la administracin de los riesgos.
Comentarios:
1 Una parte crtica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos. Este
proceso consiste en la seleccin de la opcin ms apropiada en su manejo (evitarlos,
reducirlos, compartirlos y aceptarlos) y su debida implementacin (a menudo aquellos
con niveles de medio y alto riesgo).
2 Las respuestas al riesgo son evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo
implica el prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos
y tcnicas especficas para lidiar con ellos, identificndolos y proveyendo una accin
para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad
o el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del
riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o el
impacto. Como parte de la administracin de riesgos, la entidad considera para cada
riesgo significativo las respuestas potenciales a partir del rango de respuestas. Esto
da profundidad suficiente para seleccionar la respuesta y modificar su status quo.
3 La administracin de la entidad considera el riesgo como un todo y puede asumir un
enfoque mediante el cual el responsable de cada unidad desarrolla una valoracin
compuesta de los riesgos y de las respuestas para esa unidad. Este punto de vista
refleja el perfil de la unidad en relacin con sus objetivos y sus tolerancias al riesgo.
4 La administracin, luego de seleccionar una respuesta, vuelve a medir el riesgo sobre
una base residual. Asimismo, debe reconocer que siempre existir algn nivel de
riesgo residual no solo porque los recursos son limitados, sino tambin por causa de
la incertidumbre futura inherente y las limitaciones propias de todas las actividades.
123
El titular o funcionario designado debe establecer una poltica de control que se traduzca
en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de
control.
Los procedimientos son el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento
sistmico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la
entidad. Los procedimientos establecen los mtodos para realizar las tareas y la
asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades.
Las actividades de control gerencial tienen como propsito posibilitar una adecuada
respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir,
compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos
de la entidad. Con este propsito, las actividades de control deben enfocarse hacia la
administracin de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad.
Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos, operaciones, niveles y
funciones de la entidad. Incluyen un rango de actividades de control de deteccin y
prevencin tan diversas como: procedimientos de aprobacin y autorizacin,
verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, conciliaciones, revisin
del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades, revisin de procesos
y supervisin.
Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar
consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un anlisis de costo-beneficio.
Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los
objetivos de la entidad.
Contenido
124
Procedimientos de autorizacin y aprobacin
La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser
claramente definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al funcionario
respectivo. La ejecucin de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la
autorizacin y aprobacin de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
Comentarios:
Segregacin de funciones
La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir
los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo
cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un
proceso, actividad o tarea.
Comentarios:
125
incluir autorizacin, procesamiento, revisin, control, custodia, registro de operaciones
y archivo de la documentacin.
2 La segregacin de funciones debe estar asignada en funcin de la naturaleza y
volumen de operaciones de la entidad.
3 La rotacin de funcionarios o servidores pblicos puede ayudar a evitar la colusin ya
que impide que una persona sea responsable de aspectos claves por un excesivo
perodo de tiempo.
Evaluacin costo-beneficio
El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser
precedidos de una evaluacin de costo-beneficio considerando como criterios la
factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.
Comentarios:
El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea
responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la
utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos, inventarios o
cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los
recursos o archivos.
126
Comentarios:
Verificaciones y conciliaciones
Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus
de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su
revisin posterior.
Comentarios:
Evaluacin de desempeo
Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base regular
los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y
corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de
eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicables.
Comentarios:
127
1 La administracin, independientemente del nivel jerrquico o funcional, debe vigilar y
evaluar la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones,
asegurndose que se observen los requisitos aplicables (jurdicos, tcnicos y
administrativos, de origen interno y externo) para prevenir o corregir desviaciones.
Durante la evaluacin del desempeo, los indicadores establecidos en los planes
estratgicos y operativos deben aplicarse como puntos de referencia.
2 La evaluacin del desempeo permite generar conciencia sobre los objetivos y
beneficios derivados del logro de los resultados organizacionales, tanto dentro de la
institucin como hacia la colectividad. Asimismo, la retroalimentacin obtenida con
respecto al cumplimiento de los planes permite conocer si es necesario modificarlos.
Esto ltimo con el objetivo de fortalecer a la entidad y enfrentar cualquier riesgo
existente, as como prever cualquier otro que pueda presentarse en el futuro.
3 La evaluacin de desempeo de la gestin debe constituir una herramienta necesaria
que requiere ser formalizada a travs de regulaciones internas, debiendo definirse y
formalizarse en documentos de carcter institucional.
4 Una medida de evaluacin del desempeo en cuanto a procesos u operaciones lo
pueden brindar los indicadores. Estos constituyen una herramienta para evaluar el
logro de los objetivos y metas y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema a
travs de la aplicacin de las actividades de control de control gerencial destinadas a
minimizar los riesgos de la entidad. A partir de estos indicadores se puede disear un
sistema de alerta temprano que permita identificar con anticipacin los factores que
pueden afectar el logro de objetivos y metas, cuantificando su incidencia.
Rendicin de cuentas
La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir
cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los
objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto
el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el apoyo
pertinente.
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128
2 El sistema de control interno debe servir como fuente y respaldo de la informacin
necesaria, que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendicin de cuentas
mediante la implementacin de medidas y procedimientos de control.
1 Los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser claramente
entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los estndares
establecidos por el titular o funcionario designado, para as garantizar su adecuada
documentacin.
Dicha documentacin comprende tambin los registros generados por los controles
establecidos como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los
procesos, actividades y tareas, debiendo considerarse como mnimo la descripcin de
los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin
y los responsables en cada caso.
2 Cualquier modificacin en los procesos, actividades y tareas producto de mejoras o
cambios en las normativas y estndares debe reflejarse en una actualizacin de la
documentacin respectiva.
3 La documentacin correspondiente a los procesos, actividades y tareas de la entidad
deben estar disponibles para facilitar la revisin de los mismos.
4 La documentacin de los procesos, actividades y tareas debe garantizar una
adecuada transparencia en la ejecucin de los mismos, as como asegurar el rastreo
de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados
(trazabilidad).
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129
1 Las revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas deben proporcionar
seguridad de que stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en los
reglamentos, polticas y procedimientos, as como asegurar la calidad de los productos
y servicios entregados por las entidades. Caso contrario, se debe detectar y corregir
oportunamente cualquier desviacin con respecto a lo planeado.
2 Las revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas deben brindar la
oportunidad de realizar propuestas de mejora en stos con la finalidad de obtener una
mayor eficacia y eficiencia, y as contribuir a la mejora continua en la entidad.
Comentarios:
2 Para la puesta en funcionamiento de las TIC, la entidad debe disear controles en las
siguientes etapas:
130
(iii) Requerimiento y salida de datos o informacin.
(iv) Adquisicin e implementacin.
(v) Servicios y soporte.
(vi) Seguimiento y monitoreo.
131
Controles para el rea de soporte tcnico, en el mantenimiento de
mquinas (hardware), licencias (software), sistemas operativos, utilitarios (antivirus)
y bases de datos. Los controles de seguridad deben proteger al sistema en general
y las comunicaciones cuando aplique, como por ejemplo redes instaladas, intranet
y correos electrnicos.
La informacin no solo se relaciona con los datos generados internamente, sino tambin
con sucesos, actividades y condiciones externas que deben traducirse a la forma de
datos o informacin para la toma de decisiones. Asimismo, debe existir una comunicacin
efectiva en sentido amplio a travs de los procesos y niveles jerrquicos de la entidad.
132
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, siendo indispensable su
adecuada transmisin al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades.
Contenido:
Comentarios:
1 La informacin debe ser fidedigna con los hechos que describe. En este sentido, para
que la informacin resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad,
accesibilidad, integridad, precisin, certidumbre, racionalidad, actualizacin y
objetividad.
2 Los flujos de informacin deben ser coherentes con la naturaleza de las operaciones
y decisiones que se adopten en cada nivel organizacional. Por ello debe distinguirse
que en los niveles inferiores generalmente se realizan actividades programadas que
requieren informacin de carcter operacional. En cambio, en la medida que se
asciende en los niveles, se requiere disponer de otro tipo de informacin orientada al
logro de los objetivos estratgicos y de gestin. Por ello requiere ser seleccionada,
analizada, evaluada y sintetizada para reducir los grados de incertidumbre que
133
caracterizan a la actividad gerencial en la toma de decisiones, reflejada en la eleccin
de diversas alternativas posibles.
3 La informacin debe ser usada para la creacin de conocimiento en la entidad, siendo
necesario el establecimiento de un sistema de gestin del conocimiento que permita
el aprendizaje organizacional y la mejora continua.
Comentarios:
1 El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempean los
sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes, mostrando una
actitud comprometida hacia stos. Esta actitud debe traducirse en acciones concretas
como la asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz y otras que
evidencien la atencin que se le otorga.
2 La obtencin y clasificacin de la informacin deben operarse de manera que
garanticen la adecuada oportunidad de su divulgacin a las personas competentes de
la entidad, propiciando que las acciones o decisiones que se sustenten en la misma
cumplan apropiadamente su finalidad.
Comentarios:
134
detalle adecuado segn las necesidades de los distintos niveles organizacionales,
poseer valor para la toma de decisiones, as como ser oportuna, actual y fcilmente
accesible para las personas que la requieran.
2 La informacin debe ser generada en cantidad suficiente y conveniente. Es decir,
debe disponerse de la informacin necesaria para la toma de decisiones, evitando
manejar volmenes que superen lo requerido.
Comentarios:
135
4.5. Flexibilidad al cambio
Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente y, de ser necesario,
rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la
entidad cambie objetivos, metas, estrategia, polticas y programas de trabajo, entre otros,
debe considerarse el impacto en los sistemas de informacin para adoptar las acciones
necesarias.
Comentarios:
Comentarios:
136
4.7. Comunicacin interna
La comunicacin interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes que fluye hacia abajo, a travs de y hacia arriba de la estructura de la
entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de
control, motivacin y expresin de los usuarios.
Comentarios:
Comentarios:
137
Estas deficiencias deben ser revisadas y el personal encontrarse preparado para
reconocer sus implicancias y adoptar las acciones correctivas que resulten
necesarias.
3 Los mensajes hacia el exterior deben considerar la imagen que la institucin debe
proyectar con respecto de la lucha contra la corrupcin.
4 Las comunicaciones con los grupos de inters de la entidad y ciudadana en general
deben contener informacin acorde con sus necesidades, de modo que puedan
entender el entorno y los riesgos de la entidad.
5 Deben aplicarse controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se
prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados. Sin
embargo, debe garantizarse la transparencia y el derecho de acceso a la informacin
pblica, de acuerdo con la normativa respectiva vigente.
Comentarios:
138
Coordinar las oportunidades de informacin entre los diferentes usuarios de la
entidad para evitar duplicidad de tareas o superposicin entre las mismas.
Generar formas de relaciones participativas en el mbito de trabajo, tales como:
contactos directos entre gerentes para lograr la continua transferencia de
informacin entre los mismos, o roles de enlace entre sectores, unidades y
departamentos que coadyuven al involucramiento general de los miembros de la
entidad en sus diversas reas de competencia y respectivas problemticas o
Equipos de trabajo en relacin con tareas ocasionales o peridicas permitiendo
ahorros en el uso de canales de comunicacin, o roles integradores para ayudar a
la supervisin de los trabajos, a las relaciones interdisciplinarias y a la mejora de
la visin y logro de los objetivos institucionales.
El sistema de control interno debe ser objeto de supervisin para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentacin. Para ello la
supervisin, identificada tambin como seguimiento, comprende un conjunto de
actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con
fines de mejora y evaluacin. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevencin
y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.
Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol
de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecucin de los
procesos, procedimientos y operaciones, el componente supervisin o seguimiento
permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria
la introduccin de cambios.
139
En tal sentido, el proceso de supervisin implica la vigilancia y evaluacin, por los niveles
adecuados, del diseo, funcionamiento y modo cmo se adoptan las medidas de control
interno para su correspondiente actualizacin y perfeccionamiento.
Las actividades de supervisin se realizan con respecto de todos los procesos y
operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificacin de oportunidades
de mejora y la adopcin de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de
una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestin,
orientada a la cautela y la consecucin de los objetivos del control interno. La supervisin
se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones,
formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.
Contenido:
Comentarios:
140
control. En su desarrollo intervienen actividades de prevencin y monitoreo por
cuanto, dada la naturaleza integral del control interno, resulta conveniente vigilar y
evaluar sobre la marcha, es decir, conforme transcurre la gestin de la entidad, para
la adopcin de las acciones preventivas o correctivas que oportunamente
correspondan.
4 El resultado del monitoreo tambin provee las bases necesarias para estrategias
adicionales de manejo de riesgos, actualiza las existentes y vuelve a analizar los
riesgos ya conocidos. Asimismo, facilita y asegura el cabal cumplimiento de la
normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad, de acuerdo
con su finalidad y formalidades, brindando seguridad razonable con respecto de
potenciales objeciones e inconformidades.
Comentarios:
141
1 El desarrollo del monitoreo sobre el sistema y las actividades de control interno debe
proveer a la entidad seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos, la
confiabilidad de la informacin, el empleo de los criterios de eficacia y eficiencia, el
cumplimiento de polticas y normas internas vigentes, as como el logro de estndares
de calidad cada vez mejores.
2 Mediante el monitoreo, la supervisin busca asegurar que los controles operen y sean
modificados apropiadamente de acuerdo con los cambios en el entorno
organizacional.
Asimismo, se debe valorar si, en el cumplimiento de la misin de la entidad, se
alcanzan los objetivos generales del control interno y si se contribuye al
aseguramiento de la calidad.
3 El monitoreo oportuno del sistema de control interno y las medidas puestas en
aplicacin se realiza a travs del seguimiento continuo de su funcionamiento y a
travs de evaluaciones puntuales, o una combinacin de ambas modalidades.
4 Las actividades de seguimiento continuo se despliegan sobre el conjunto de
componentes de control interno, orientndose a minimizar los riesgos y evitar efectos
ineficientes, ineficaces o antieconmicos. Regularmente este tipo de monitoreo se
construye, implementa y ejecuta dentro de las operaciones normales y recurrentes de
la entidad, incluyendo las acciones o funciones que el personal debe realizar al
cumplir con sus obligaciones.
5 Las evaluaciones puntuales se realizan para determinar la calidad y eficacia de los
controles en una etapa predefinida de los procesos y operaciones de la entidad. El
rango y la frecuencia de las evaluaciones puntuales dependern de la valoracin de
riesgos y de la efectividad de los procedimientos permanentes de seguimiento.
Ambas modalidades se correlacionan, respectivamente, con las categorizaciones del
control gubernamental previstas en la Ley N 27785 (artculos 7 y 8) que diferencian
el control previo, simultneo y posterior.
6 El desarrollo del monitoreo sigue un orden jerrquico descendente desde el nivel
gerencial, pasando por los niveles ejecutivos intermedios y llegando hasta los
operativos.
En cualquier caso, tiene como propsito contribuir a la minimizacin de los riesgos
que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, incrementando la
eficiencia del desempeo y preservando su calidad, en una relacin interactiva con
los dems componentes del proceso de control.
142
7 Los rganos del SNC contribuyen con la labor de supervisin, aportando su
opinin sobre la razonabilidad del control interno, emitiendo observaciones,
comentarios y recomendaciones como resultado de la evaluacin del control interno.
Comentarios:
Comentarios:
143
1 La efectividad del sistema de control interno depende, en buena parte, de que los
errores, deficiencias o desviaciones en la gestin sean identificadas y comunicadas
oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solucin
correspondiente que favorezca la consecucin de los objetivos institucionales del
control interno.
Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora no disponga de
autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas necesarias,
deber comunicar inmediatamente al funcionario superior competente para que ste
tome la decisin pertinente con el fin de que establezca la accin o solucin
respectiva.
2 El seguimiento del control interno debe incluir polticas y procedimientos que busquen
asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las actividades de
supervisin, as como los hallazgos u observaciones producto de las acciones de
control u otras revisiones, sean adecuada y oportunamente resueltas. Para ello se
debe determinar las alternativas de solucin y adoptar la ms adecuada, teniendo en
cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los organismos competentes
de control, en armona con sus atribuciones funcionales y lo establecido por la
normativa del SNC.
3 La implantacin de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno
como resultado del monitoreo, as como la adecuada y oportuna implementacin de
las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.
4 Los titulares y funcionarios deben:
Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores, deficiencias y
hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o
acciones de control
Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemtica
detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de
control realizadas
Completar, dentro de su mbito de competencia funcional, todas las acciones que
corrijan o resuelvan los asuntos que han llamado su atencin.
144
1.13 NORMAS BSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO
1.13.1 AUTOEVALUACIN
Comentarios:
145
la recoleccin de la informacin que soporta el juicio sobre el estado del sistema y les
permite proponer planes de mejoramiento que contribuyan al logro del objetivo del
sistema de control, y por ende al de la organizacin.
5 La autoevaluacin del control interno favorece el autocontrol y la autogestin en toda
la organizacin porque permite que cada persona y dependencia que participa en ella
puede determinar las deficiencias en una escala personal como organizacional. Esto
permite la toma de conciencia frente a los cambios que se requieren y estimula la
toma de acciones necesarias con el fin de mejorar la calidad del sistema.
Comentarios:
Actividades de control
Polticas y procedimientos que son establecidos y ejecutados para ayudar a asegurar que
la seleccin de la administracin de respuestas al riesgo sean llevados a cabo de manera
efectiva.
146
Administracin estratgica
Proceso de administracin por el que la entidad prepara planes estratgicos y, despus,
acta conforme a ellos.
Conocimiento
Mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, informacin contextual que
proporciona un marco para la evaluacin e incorporacin de nuevas experiencias e
informacin (aprendizaje organizativo). En las organizaciones, con frecuencia queda
registrado no solo en documentos o bases de datos, sino tambin en las rutinas,
procesos, prcticas y normas institucionales.
Controles de acceso
Controles referidos a la prctica de restringir la entrada a un bien o propiedad a personas
autorizadas.
COSO
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.
Cultura de control
Conjunto de costumbres, conocimientos y actitudes con respecto del grado de desarrollo
de los controles dirigidos a dar respuesta a los riesgos.
Enfoque sistmico
Enfoque por el cual el modo de abordar los objetos y fenmenos no puede ser aislado,
sino que tiene que verse como parte de un todo. As, el sistema es un conjunto de
elementos que se encuentran en interaccin, de forma integral, que produce nuevas
cualidades con caractersticas diferentes, cuyo resultado es superior al de los
componentes que lo forman.
Estructura organizacional
Distribucin y orden con que est compuesta una entidad (cargos, funciones, unidades
orgnicas y niveles de autoridad), incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los
miembros.
147
Evaluacin costo beneficio
Procedimiento para evaluar programas o proyectos, que consiste en la comparacin de
costos y beneficios con el propsito de que estos ltimos excedan a los primeros,
pudiendo ser de tipo monetario o social, directo o indirecto.
Evaluacin de desempeo
Proceso por el cual se valora el rendimiento laboral de un trabajador.
Evento
Un incidente o acontecimiento, derivado de fuentes internas o externas de la entidad, que
afecta la consecucin de los objetivos.
Funcin
Conjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo.
Impacto
El resultado o efecto de un evento. Puede existir una gama de posibles impactos
asociados a un evento. El impacto de un evento puede ser positivo o negativo sobre los
objetivos relacionados de la entidad.
INCOSAI
International Congress of Supreme Audit Institutions, Congreso Internacional de las
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
INTOSAI
International Organization of Supreme Audit Institutions, Organizacin Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
148
Induccin
Proceso mediante el cual se orienta al nuevo empleado sobre distintos aspectos de la
entidad.
Juicio de Expertos
Opinin o parecer que brinda un conjunto de personas sobre la base del conocimiento y
experiencia en un rea de aplicacin, rea de conocimiento, disciplina, industria, entre
otros, segn resulte apropiado para la actividad que se est llevando a cabo. Dicha
opinin puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educacin,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada.
Mejora continua
Actividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad
con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en trminos de eficacia, eficiencia y
economa, y por ende mejorar su competitividad.
Mtodo Delphi
Tcnica usada para recabar informacin y lograr el consenso de expertos en un tema.
Los expertos en el tema participan en esta tcnica en forma annima. Un facilitador utiliza
un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del proyecto
relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son enviadas
nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas, mediante
este proceso se puede lograr el consenso. Este mtodo ayuda a reducir sesgos en los
datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el resultado.
Mtricas de desempeo
Herramientas que entregan informacin cuantitativa respecto al logro de los objetivos o
resultados en la entrega de productos o servicios, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos
o cualitativos de dicho logro. Es una expresin que establece una relacin entre dos o
ms variables, la que comparada con periodos anteriores, productos similares o una meta
o compromiso, permite evaluar desempeo.
Multidireccional
Manejo de la comunicacin que se da de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba,
transversal, interna, externa, entre otras.
149
Probabilidad
La posibilidad de que un evento dado ocurra.
Prospectiva
Es una herramienta para observar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnologa, la
economa y la sociedad con el propsito de identificar las tecnologas emergentes que
probablemente produzcan los mayores beneficios econmicos y sociales, es decir nos
permite, partiendo de un conocimiento experto del presente, vislumbrar cmo ser el
futuro que nos espera y trazar los posibles caminos para alcanzarlo. Se basa en dos
pilares: incertidumbre e informacin de calidad.
Rediseo
Proceso mediante el cual se usa diversas tcnicas para conseguir mejoras en el diseo
de un proceso.
Relaciones interdisciplinarias
Son las conexiones o correspondencias entre varias disciplinas que contribuyen a las
relaciones mutuas del sistema de conceptos, leyes y teoras.
Rendicin de cuentas
La obligacin de los funcionarios y servidores pblicos de dar cuenta ante las autoridades
competentes y ante la ciudadana por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la
misin u objetivo encomendado.
Riesgo
La posibilidad de que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos.
Riesgo residual
Riesgo remanente despus de haber aplicado una respuesta al riesgo.
150
Segregacin de funciones
Separacin de funciones entre los servidores en todos los niveles de la entidad, de
manera que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad, en forma completa, una
operacin financiera o administrativa.
Status quo
Es la posicin en la que se encuentra algo en determinado momento.
Tcnicas de pronstico
Mtodos con bases estadsticas utilizados para disminuir la incertidumbre sobre el futuro,
permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la entidad y
permiten tambin tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando ocurren
situaciones fuera de lo pronosticado.
Tendencias
Propensiones o inclinaciones en los hombres y en las cosas hacia determinados fines.
Tolerancia al riesgo
151
Nivel de aceptacin en la variacin de los objetivos.
Transparencia de la gestin
Deber de los funcionarios y servidores pblicos de permitir que sus actos de gestin
puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a la
ciudadana en general, a fin de que stos puedan conocer y evaluar cmo se desarrolla la
gestin con relacin a los objetivos y metas institucionales y cmo se invierten los
recursos pblicos.
Trazabilidad
Es un conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar
cada producto o servicio desde su origen hasta su destino final.
SAS 03: los efectos del procesamiento electrnico de datos sobre el estudio y
evaluacin del Control Interno, hechos por el auditor.
152
SAS 07: comunicaciones entre el auditor predecesor y el sucesor.
SAS 09: el efecto de la funcin de auditoria interna en el alcance del examen del
auditor independiente.
153
El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos
con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y
otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno
funcione con efectividad, eficiencia y economa. Una estructura de control interno slida
es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economa en las
operaciones de cada entidad.
Ninguna estructura de control interno, por muy ptima que sea, puede garantizar
por s misma una gestin eficiente y registros e informacin financiera ntegra, exacta y
confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente
cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello, mantener una
estructura de control interno que elimine cualquier riesgo puede resultar un objetivo
imposible y, es probable que, ms costoso que los beneficios que se considere obtener
de su implementacin.
154
desempeo y en su economa, prevenir prdidas de recursos, asegurar la elaboracin de
informes financieros confiables, as como el cumplimiento de las leyes y regulaciones,
tanto en entidades privadas como en pblicas. El concepto de control interno discurre por
cinco componentes: 1) ambiente de control, 2) evaluacin del riesgo, 3) actividades de
control 4) informacin y comunicacin, y 5) supervisin.
155
implementacin de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad
los objetivos del control interno en el mbito pblico, as como las responsabilidades de
cada entidad en la creacin, mantenimiento y actualizacin de su estructura de control
interno.
Control interno es una expresin que utilizamos con el fin de describir las acciones
adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores para evaluar y
monitorear las operaciones en sus entidades. Por ello, a fin de lograr una adecuada
comprensin de su naturaleza y alcance, a continuacin se define el trmino control
interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector pblico:
156
Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administracin para
asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia
y economa. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organizacin,
direccin y control de las operaciones en los programas, as como sistemas de medicin
de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
Los controles para la proteccin de activos no estn diseados para cautelar las
prdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir equipos
innecesarios o insatisfactorios.
157
pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos,
as como concordante con las normas relacionadas con la gestin gubernamental.
Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos
por la administracin para asegurar que la informacin financiera elaborada por la entidad
es vlida y confiable, al igual que se revela razonablemente en los informes. Una
informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que
tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales, en tanto que una
informacin confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza.
158
Ambiente de control interno
159
Actividades de control gerencial
Actividades de monitoreo
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en
el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles,
160
insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo
de tres formas: durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de
la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la
ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinacin de
ambas modalidades.
161
programa, as como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el desarrollo
de las actividades. Los mtodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno
de las operaciones pueden variar de una entidad a otra, segn la naturaleza, magnitud y
complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control gerencial efectivo comprende
los siguientes pasos:
162
segn el tamao de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor
y el conocimiento de las operaciones.
El planeamiento permite identificar lo que debe hacerse durante una auditora, por quin
y cundo. Generalmente, el planeamiento es visto como una secuencia de pasos que
conducen a la ejecucin de procedimientos sustantivos de auditora; sin embargo, este
proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditora. Por ejemplo,
los resultados de la comprensin de la estructura del control interno tienen un impacto
directo al planear los procedimientos sustantivos de auditora.
Cuando se trata de una auditora inicial el planeamiento debe ser ms amplio. En el caso
de una auditora recurrente, los papeles de trabajo y archivos de la auditora anterior
facilitan el planeamiento del encargo actual.
163
* Comprensin de las operaciones de la entidad.
* Aplicacin de procedimientos de revisin analtica.
* Diseo de pruebas de materialidad.
* Comprensin del sistema de control interno.
* Ambiente de control interno.
* Comprensin del sistema de contabilidad.
* Identificacin de procedimientos de control.
* Efectividad de los controles en el ambiente SIC.
* Evaluacin del rgano de auditora interna.
* Evaluacin del riesgo inherente y riesgo de control.
* Documentos del planeamiento de la auditora.
FASE: PLANEAMIENTO
COMPRENSIN DE LA
EVALUACIN
COMPRENSIN DELDE LOS PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE CONTABILIDAD ESTRUCTURA DEL
DE CONTROL DE CONTROL
INTERNO
COMPRENSIN DE LA FUNCION DE
AUDITORA INTERNA
164
EVALUACIN DEL RIESGO INHERENTE Y EL EVALUACIN
RIESGO DE CONTROL
DEL RIESGO
165
El entendimiento a obtener sobre la entidad y sus operaciones no necesita ser
amplio pero debe incluir:
. Administracin de la entidad y organizacin.
. Factores internos y externos que afectan las operaciones.
. Polticas contables.
166
El auditor debe documentar la comprensin de cmo la entidad utiliza el
Sistema de Informacin Computarizada-SIC y cmo afecta la preparacin de los estados
financieros. Un especialista en auditora del ambiente SIC puede asistir al auditor para su
comprensin en la entidad.
La documentacin de esta tarea debe incluir lo siguiente:
. El hardware y software especfico, comprendiendo la configuracin de la computadora,
incluyendo el tipo, nmero, y ubicacin de unidades y/o estaciones de trabajo, y si tales
unidades estn interconectadas a una red local.
. Si el procesamiento est fundamentalmente centralizado o descentralizado y si la
informacin es ingresada slo en zonas de procesamiento o tambin en zonas
remotas.
. La naturaleza general de los utilitarios del software usado en zonas de
procesamiento computarizado provee la habilidad de aadir, alterar o borrar
informacin almacenada en archivos de datos, bases de datos y programas para
bibliotecas.
. La naturaleza general del software usado para restringir el acceso a programas e
informacin en zonas de procesamiento computarizado.
. Redes de comunicacin computarizada, interfases para otros sistemas computarizados
y la habilidad de mantenimiento de la informacin.
. El impacto de las microcomputadoras sobre la entidad, incluyendo el:
- Alcance integral de las microcomputadoras en los sistemas de contabilidad (tal
como si las microcomputadoras fueran usadas para generar o procesar datos para
informes financieros).
- Nmero relativo de microcomputadoras en uso.
- Naturaleza general de uso del microcomputador (tal como procesamiento de
datos, hojas de clculo o bases de datos).
- Adecuacin de polticas y procedimientos para controlar el acceso a
microcomputadoras y uso de software.
. Los cambios significativos que procedan de la auditora previa necesitarn revisiones.
. El mtodo de ingreso de datos (interactivo o no interactivo);
. Las clases de procesamiento computarizado realizado (a nivel de usuario,
distribuido, en red o en grupo).
. El nmero aproximado de transacciones procesadas por cada sistema.
Obtencin de informacin
El auditor rene informacin para el planeamiento mediante diferentes mtodos
(observacin, entrevistas, visita a las instalaciones y principales unidades operativas,
167
revisin de polticas y manuales de procedimientos, etc.) y desde una variedad de
fuentes, incluyendo:
. La administracin de la entidad.
. Administracin responsable para los programas ms importantes.
. Auditor Interno, segn los casos.
. Representante legal de la entidad.
El auditor rene informacin sobre documentos importantes emitidos por o acerca de la
entidad, incluyendo:
. Estados financieros y sus notas.
. Plan operativo y presupuesto de la entidad e informes de la evaluacin presupuestal.
. Informes de auditora emitido por la Contralora General de la Repblica.
. Informes de auditora interna.
. Informes de consultora.
. Memoria anual de la entidad.
. Archivo de correspondencia gerencial.
. Material publicado acerca de la entidad en peridicos, revistas, y otras
publicaciones.
Procedimientos analticos
El auditor debe aplicar procedimientos analticos en la etapa de planeamiento para
ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la identificacin de reas de
riesgo potencial.
168
Los procedimientos de revisin analtica comprenden la aplicacin de
comparaciones, clculos, indagaciones, inspecciones y observaciones para efectuar el
anlisis y desarrollo de expectativas respecto a las relaciones entre los datos financieros
y de operacin con el objeto de compararlos con los saldos de cuentas o clases de
transacciones que se hayan registrado.
Los procedimientos de revisin analtica se basan en el supuesto de que existen
relaciones entre los datos y que continuarn existiendo en ausencia de informacin que
evidencie lo contrario. Si las relaciones esperadas se mantienen, stas proporcionan la
evidencia de que los estados financieros representan los hechos y transacciones
pertinentes.
169
con aquellas derivadas de perodo anterior. El auditor hace esto para estudiar las
relaciones entre los componentes de los estados financieros e incrementar su
conocimiento sobre las actividades de la entidad.
La comparacin de informacin financiera tiene como objetivo identificar las condiciones
que puedan indicar la existencia de riesgos especficos de cifras errneas materiales,
debiendo considerarse: a) cambios excepcionales en los saldos b) cambios
excepcionales o la ausencia de cambios esperados en las relaciones financieras clave c)
relaciones clave financieras/no financieras. A continuacin se plantean dos ejemplos:
170
causa de una fluctuacin puede indicar la existencia de riesgos inherentes o riesgos de
control.
171
- Circunstancias que el auditor conoce que han ocurrido, pero que no fueron
consideradas al llevar a cabo la revisin analtica.
- Circunstancias que el auditor desconoca cuando dise la revisin analtica.
Materialidad en auditora
La materialidad es definida en los siguientes trminos: La informacin es material
si su omisin o distorsin puede influir en las decisiones econmicas que adopten los
usuarios basndose en los estados financieros. La materialidad depende de la dimensin
de la partida o del error considerado en las particulares circunstancias en que se haya
producido la omisin o distorsin. De ese modo la materialidad proporciona el umbral o
punto de corte, antes que constituir una caracterstica cualitativa bsica de la informacin
calificada.
La materialidad representa la magnitud de una omisin o error de una partida en
un estado financiero que, a la luz de las circunstancias que la rodean, hacen probable
que el juicio de una persona razonable basado en la informacin, podra haber sido
cambiado o ser influenciado por la inclusin o correccin de stas. Es una de las
172
herramientas que el auditor utiliza para determinar que la naturaleza, oportunidad, y
alcance de los procedimientos planeados son apropiados.
173
El trmino materialidad puede tener varios significados. Durante su examen,
el auditor usa diferentes trminos relacionados con la materialidad como:
Los otros usos del trmino materialidad se relacionan con la fase del informe:
174
El auditor debe estimar la materialidad en relacin a los elementos de los estados
financieros bsicos o consolidados, el que sea ms significativo. El auditor aplica su
criterio al determinar el elemento apropiado de los estados financieros y lo utiliza como
base material. Tambin, desde que la base material normalmente est sustentada en
informacin preliminar no auditada determinada en la fase de planeamiento, el auditor
tiene que estimar el balance de fin de ao de la base material. Para tener la certeza que
los procedimientos de auditora son desarrollados adecuadamente, cualquier estimado de
la base material debera ser conservador.
Para entidades de activos totales significativos, puede ser una base material
apropiada. Para entidades que tienen desembolsos por montos significativos, los gastos
totales deben ser la base material. De acuerdo con estos conceptos, la base material
debe ser el mayor importe de los activos totales o gastos.
175
. El rea evaluada es considerada sensible para los usuarios de los estados financieros.
Interesa no slo las montos errneos individuales que son materiales, sino
tambin una acumulacin de montos errneos menores, que, tomados en conjunto,
pueden tener un efecto material sobre los estados financieros. El concepto de
importancia relativa o materialidad se aplica no slo a montos errneos monetarios, sino
tambin a los requisitos de revelacin y adhesin, propios de los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
Identificacin de cuentas y aseveraciones significativas de la administracin
176
aseveraciones pueden ser explcitas o implcitas y clasificarse dentro de las siguientes
categoras:
. Existencia: los activos de una entidad u obligaciones existen en una fecha dada y se
registraron transacciones ocurridas durante un periodo determinado.
. Integridad: todas las transacciones y cuentas que deben ser presentadas se
incluyen en los estados financieros.
. Propiedad: los activos son los derechos de la entidad y los pasivos son las
deudas u obligaciones a una fecha determinada.
. Valuacin: Los activos y pasivos han sido incluidos en los estados financieros en
montos apropiados en libros.
. Presentacin y revelacin se revela, clasifica y describe la informacin de
conformidad con las polticas contables y marco legal pertinente.
. Exactitud los detalles de activos, pasivos y transacciones se han registrado y
procesado apropiadamente y fueron emitidos correctamente en informes.
Una partida o cuenta debe ser considerada significativa si tiene una o ms de las
siguientes caractersticas:
177
. La aseveracin integral para obligaciones por pagar puede ser de mayor
importancia que la aseveracin de existencia para el pasivo.
. Todas las aseveraciones relacionadas con una cuenta que no es importante son
consideradas sin importancia.
178
Los saldos de las cuentas incluyen todas las operaciones reconocidas durante el
perodo materia de examen. Estos incluyen:
. Operaciones rutinarias.
. Operaciones no rutinarias.
. Estimaciones contables.
179
CICLO SISTEMA CONTABLE /CUENTAS
180
Para identificar los controles presupuestarios y para disear procedimientos
de auditora relacionados con las restricciones presupuestarias establecidas por ley, el
auditor debe considerar para el perodo materia de auditora la siguiente informacin:
. Legislacin autoritativa (Ley de Gestin Presupuestaria del Estado, Ley N
26703, Ley Anual de Presupuesto para el Sector Pblico - niveles de autorizacin para
adquisicin de bienes y servicios, normas de austeridad y disposiciones relativas a la
aprobacin del Presupuesto Institucional mediante resolucin emitida por el Titular del
Pliego Presupuestario).
. Legislacin presupuestaria especfica aplicable a la entidad (concerniente a:
asignaciones presupuestales, exoneraciones de procesos licitarios, transferencias de
programas presupuestales entre pliegos y crditos suplementarios).
. Normatividad emitida por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico y la Contadura
Pblica de la Nacin relativa a formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin y
presentacin de informacin.
. Normatividad propia de la entidad para la ejecucin del presupuesto en cuanto a los
montos a que se sujetan las licitaciones pblicas, concursos pblicos de precios,
concurso pblico de mritos y adjudicaciones directas para la adquisicin de bienes o
prestacin de servicios, ejecucin de obras y contratacin de servicios no personales.
. La naturaleza y el alcance de la informacin a ser reportada o revelada en los
estados financieros anuales.
181
entidad que estuvo recientemente en incumplimiento, el auditor podra elegir probar el
cumplimiento de tales normas. El auditor tambin podra elegir probar las disposiciones
que no alcanzan los criterios de materialidad requeridos anteriormente, pero que parecen
ser significativas.
182
titulares, administradores o gerentes para dirigir y controlar las operaciones en las
entidades a su cargo.
La esencia del control interno est en las acciones tomadas para dirigir o llevar a
cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y mejorar las
operaciones para que estn de conformidad con las normas prescritas o con los objetivos
deseados. Para las actividades gubernamentales, el concepto de control interno se
extiende ms all de las operaciones de las entidades. Se refiere a todos los controles
existentes y son ejercidos para conocer la forma en que se llevan a cabo los asuntos
pblicos. Estos controles abarcan desde las disposiciones legales y su observancia,
hasta los sistemas administrativos y su accin en las entidades pblicas.
Auditora interna
Una caracterstica comn en las entidades pblicas es la existencia de un rgano
de Auditora Interna-OAI cuya responsabilidad consiste en revisar e informar a la
direccin sobre el diseo y funcionamiento de los controles internos, y sobre la
confiabilidad de la informacin suministrada por la gerencia a la direccin. El auditor debe
obtener una adecuada comprensin de la funcin de auditora interna para identificar
aquellos aspectos de su accionar que pudieran ser relevantes para el planeamiento de la
auditora. Generalmente, la comprensin de la funcin de auditora interna involucra el
conocimiento de:
. El nivel y ubicacin del rgano de Auditora Interna en la entidad.
. La aplicacin de las normas de auditora gubernamental.
. El plan de auditora, incluyendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los
trabajos realizados.
. El acceso a los registros de la entidad, as como las limitaciones con respecto al
alcance de sus actividades.
183
. Determinar la naturaleza, oportunidad, y extensin de las pruebas de control
(no es necesario para controles de evaluacin del rendimiento).
. En una base preliminar, basada en la evidencia obtenida, evaluar a) la efectividad de
los controles de informacin financiera, presupuesto, cumplimiento, y operaciones
relevantes (para controles de evaluacin de rendimiento, evaluar el diseo de los
controles y si ellos han sido puestos en operacin) y b) riesgo inherente y riesgo de
control.
Descriptivo
El mtodo descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las
diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros
que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las
actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe
hacerse la descripcin siguiendo el curso de las operaciones a travs de su manejo en
los departamentos citados.
Cuestionarios
Consiste en usar como instrumento para la investigacin cuestionarios
previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan
las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la forma
en que fluyen las operaciones a travs de los puestos o lugares donde se definen o se
determinan los procedimientos de control para la conduccin de las operaciones.
Utilizacin de cuestionarios
Como parte de la preparacin para el examen de estados financieros, el
auditor debe elaborar el cuestionario de comprobacin sobre control interno. Este
documento est constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por
los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisin o que el auditor mismo contesta
durante el curso de la auditora basado en sus observaciones.
184
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o ms
funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante el
curso de la auditora la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente en
las obtenidas. La aplicacin correcta de los cuestionarios sobre control interno, consiste
en una combinacin de entrevistas y observaciones. Es esencial que el auditor entienda
perfectamente los propsitos de las preguntas del cuestionario.
Flujogramas
El mtodo de flujogramas es aqul que se expone por medio de cuadros o
grficos. Si el auditor disea un flujograma del sistema ser preciso que visualice el flujo
de la informacin y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse,
usando smbolos estndar, de manera que quienes conozcan los smbolos puedan
extraer informacin til relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por
la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus smbolos y sacar conclusiones tiles
respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres mtodos es completo o
eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el mtodo de
grficos, en otros puede ser conveniente usar el mtodo de cuestionarios y en otros
puede ser ms fcil o puede ser de mejor interpretacin el mtodo descriptivo. En
frecuentes ocasiones se usa una combinacin de los tres mtodos, es decir, el
relevamiento, especficamente la recopilacin de antecedentes y la comprobacin de los
mismos se lleva a efecto usando tanto grficos o flujogramas, como cuestionarios o
narrativos.
185
El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, as como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos.
186
d) Todos los pasivos estn debidamente registrados y se hayan efectuado las
provisiones correspondientes.
e) Todas las transacciones poco usuales y no recurrentes significativas se
identifiquen, informe a la gerencia y se revelen, de ser apropiado, en los estados
financieros.
f) Los registros contables sean una base apropiada para la preparacin de los
estados financieros.
g) Los errores e irregularidades cometidos al procesar la informacin contable sean
detectados.
h) Se consideran oportunamente los pronunciamientos sobre asuntos de
contabilidad financiera, impuestos y otros emitidos por entidades
gubernamentales y por organismos profesionales que afecten a la entidad.
i) Se protejan los documentos de contabilidad y finanzas contra destruccin, dao,
uso indebido o robo.
187
. Establecer y registrar gastos.
. Registrar transacciones y ajustes en cuentas liquidadas.
. Monitorear cuentas cerradas.
Sistema de cumplimiento
El sistema de cumplimiento en una entidad, est constituido por el conjunto
de polticas y procedimientos establecidos para monitorear el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables. Mediante entrevistas con la administracin de la entidad, el
auditor debe comprender y documentar este proceso para:
. Identificar y documentar todas las leyes y regulaciones aplicables a la entidad;
. Monitorear las modificaciones en leyes y regulaciones en forma oportuna;
. Establecer polticas y procedimientos para cumplir con leyes y regulaciones
especficas y documentar y comunicar claramente esas polticas y
procedimientos al personal apropiado;
. Asegurar que un nmero apropiado de empleados competentes dentro de la
entidad vigilen el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables; e,
. Investigar, resolver, comunicar, y reportar cualquier incumplimiento de leyes o
normas reglamentarias.
Sistema de operaciones
A travs de entrevistas con los funcionarios de la entidad, el auditor debe entender
y documentar cualquier sistema que elabore informacin que es utilizada para la
evaluacin del rendimiento. Aunque el auditor no es requerido para probar los controles
sobre tal sistema, debe entenderlo, as como los controles internos relativos a las
aseveraciones de existencia e integridad, evaluando el diseo de los controles y si ellos
han sido puestos en operacin. Por lo tanto, el auditor debe entender y documentar lo
siguiente:
. Cmo la entidad determina las medidas de rendimiento a informar, incluyendo su
relacin con la misin de la entidad.
. La fuente de informacin utilizada en las evaluaciones de rendimiento.
. El proceso usado para preparar la evaluacin del rendimiento en base a la
informacin producida por el sistema computarizado.
Procedimientos de control
188
Son aquellos procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al
sistema de contabilidad, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad.
El auditor debe identificar los objetivos de control para cada tipo de control que, si es
alcanzado, proveer a la entidad seguridad razonable que las prdidas, incumplimiento o
errores materiales en relacin con los estados financieros seran detectados. Tales
objetivos cubren las reas siguientes:
Controles de informacin previenen o detectan errores en las aseveraciones
financieras significativas de los estados financieros.
Controles de presupuesto ejecutan transacciones de acuerdo con las normas
presupuestales.
Controles de cumplimiento cumplen con las disposiciones de las leyes y
regulaciones aplicables.
Controles de operaciones mejoran el planeamiento, economa, eficiencia o
efectividad de las operaciones de la entidad.
El auditor debe evaluar y probar los controles de informacin financiera para cada
aseveracin en cada partida o cuenta significativa de los estados financieros. El primer
paso es desarrollar objetivos de control para controles de informacin financiera con el
fin de establecer los tipos de errores que pudieran ocurrir en cada aseveracin
significativa en cada cuenta o partida significativa. Uno o ms errores potenciales pueden
ocurrir en cada aseveracin de los estados financieros. Por ejemplo, en el caso de la
aseveracin de existencia u ocurrencia los errores potenciales pueden ocurrir en las
reas siguientes:
. Validez: informaciones registradas no representan eventos econmicos que
realmente ocurrieron.
. Corte: las transacciones son registradas en un perodo distinto en el cual los
eventos econmicos ocurrieron.
. Sumarizacin: las transacciones son sumarizadas inadecuadamente, resultando
en un total sobrevaluado.
. Verificacin: los activos y pasivos registrados de una entidad no existen a una
fecha dada.
189
Para cada error potencial, hay uno o ms objetivos de control que, de ser logrados,
pueden prever o detectar los errores potenciales. Estos errores y objetivos de control si
son alcanzados podran prevenir o detectar el error potencial. Estos errores potenciales y
objetivos de control proveen al auditor de la base primaria para evaluar la efectividad de
los controles de una entidad.
Las siguientes reglas generales podran ser usadas para determinar el efecto de una
transaccin relacionada a aplicaciones contables sobre una partida o cuenta:
Declaracin transacciones relacionadas con aplicaciones contables partida
afectada/aseveracin cuenta.
Existencia u ocurrencia si la aplicacin incrementa el saldo de la partida o cuenta.
Si la aplicacin disminuye el saldo de la partida o cuenta valuacin.
Si la valuacin disminuye o aumenta el saldo de la partida o cuenta.
Para cada error potencial en el registro contable, el auditor debe identificar los
objetivos de control relativos para prevenir o detectar el error potencial. El auditor debe
aplicar su criterio para determinar cul error potencial y objetivo de control usar.
190
Necesidad de probar los controles de proteccin, incluyendo segregacin de
funciones
Los controles de proteccin (salvaguarda), incluyendo controles de segregacin de
funciones, son a menudo crticos para la efectividad de los controles sobre activos
lquidos, tales como caja-bancos y existencias e inmuebles, maquinaria y equipo que son
altamente susceptibles a robos, prdidas o apropiacin indebida en montos significativos.
Antes de seleccionar las tcnicas especficas de control a probar, el auditor debe
determinar si los controles de proteccin son relevantes. Si el auditor determina que a) el
activo es altamente lquido y (b) montos materiales son susceptibles de robo, prdida o
apropiacin indebida, entonces debe identificar objetivos de control para proteger tales
activos y evaluar y probar sus controles. Por el contrario, si los activos no son lquidos o
si los montos materiales no son fcilmente susceptibles de robo, prdida, o apropiacin
indebida, la necesidad de probar los controles podra ser disminuida.
191
1.15.6 CONTROLES DE CUMPLIMIENTO
192
. Determinar si las polticas y procedimientos de control interno estn diseadas
apropiadamente y puestas en operacin; e,
. Informar sobre debilidades en los controles de operacin que llamen su
atencin.
Los siguientes procedimientos pueden ser tiles para evaluar la importancia de las
actividades que desarrolla el rgano de auditora interna:
. Considerar los conocimientos que se derivan de la auditora del ejercicio anterior;
. Revisar la manera en que los auditores internos asignan recursos de auditora a
las reas financieras, como resultado de la evaluacin de riesgos;
. Revisar los informes elaborados por el rgano de auditora interna, con el objeto
de obtener informacin sobre el alcance de sus actividades.
193
La evaluacin de los aspectos de competencia del rgano de auditora interna,
tienen relacin con las polticas establecidas por la entidad para su entrenamiento
profesional permanente, evaluacin del desempeo, nivel acadmico y experiencia y
calidad de los programas de auditora y papeles de trabajo. Esta consideracin debe ser
realizada si se llega a la conclusin de que sera apropiado utilizar el trabajo de auditora
interna para modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de
auditora a ejecutar.
194
computador cualquiera que sea su tipo o capacidad y sea operado por la misma entidad o
terceros.
195
los controles que le permitan planear el desarrollo de un examen sustantivo. Si esta
probabilidad es originada por deficientes controles generales, el auditor debe identificar y
evaluar, pero no probar, cualquier control relativo al ambiente SIC que sea necesario para
el logro de los objetivos del control.
196
Como en los sistemas manuales, las transacciones no rutinarias aumentan el
riesgo inherente. Los programas desarrollados para procesar tales transacciones podran
no estar sujetos a los mismos procedimientos, como los programas desarrollados para
procesar transacciones rutinarias. Por ejemplo, la entidad podra usar un programa
utilitario para extraer informacin especificada para sustentar una decisin gerencial no
rutinaria.
Si los controles relativos al ambiente SIC resultan ser efectivos, el auditor podra
tambin recurrir a un especialista para identificar los controles de las aplicaciones que no
fueron previamente identificados por el auditor. Por ejemplo, tales controles podran
alcanzar objetivos de control no logrados de otra manera por medio de controles
manuales. El especialista puede asistir al auditor en determinar el costo/beneficio de
evaluar controles adicionales relacionados con el ambiente SIC. Las decisiones
efectuadas en respuesta a estas consideraciones deben ser documentadas. En el
apndice N 5 se incluye informacin sobre los controles generales, controles de
aplicaciones y controles de usuarios.
197
Se define riesgo de auditora como la posibilidad de que el auditor exprese
una opinin inapropiada por estar los estados financieros afectados por una distorsin
material. El riesgo de auditora tiene tres componentes:
. Riesgo inherente.
. Riesgo de control.
. Riesgo de no deteccin.
Las dos primeras categoras de riesgo se encuentran fuera de control por parte del
auditor y son propias de los sistemas y actividades de la entidad, en cambio, el riesgo de
deteccin est directamente relacionado con la labor del auditor.
198
planeamiento, principalmente, entendiendo las operaciones de la entidad y los
procedimientos preliminares analticos.
Estos factores son generales por naturaleza y requieren el juicio del auditor
para determinar a) el alcance de los procedimientos para identificar los riesgos y
debilidades; y, b) el impacto de estos riesgos y debilidades en la entidad y sus estados
financieros. En vista de que la evaluacin de este riesgo requiere el ejercicio de un
criterio de auditora significativo, debe ser ejecutado por un equipo experimentado de
auditora.
199
juicio de la administracin, relacionada con la provisin para cuentas por cobrar dudosas
(riesgo inherente) y, (c) la actitud de la administracin para confrontar agresivamente
cualquier ajuste a la valuacin de cuentas por cobrar (debilidad del ambiente de control).
200
acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no
haber sido prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de
contabilidad y control interno.
201
. Riesgo alto. El auditor considera que es ms probable que los controles no
prevean o detecten cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso de la
materialidad diseada. Generalmente, el auditor no podr expresar una opinin sin
salvedades en torno a la aseveracin gerencial sobre la efectividad de los controles
internos, a menos que la administracin la reconozca como una debilidad de control.
202
existir cierto riesgo de no deteccin, aun cuando el auditor examine el 100% del saldo
de cuenta o clase de transacciones.
El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo
de control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
requeridos para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptable. Al respecto el auditor
debe considerar:
. La naturaleza de los procedimientos sustantivos.
. La oportunidad de los procedimientos sustantivos.
. El alcance de los procedimientos sustantivos.
Hay una relacin inversa entre el riesgo de deteccin y el nivel combinado del
riesgo inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando estos dos ltimos presentan
niveles altos, el riesgo de no deteccin aceptable necesita ser bajo para reducir el riesgo
de auditora a un bajo nivel aceptable. Por otra parte, cuando dichos niveles son bajos, el
auditor puede aceptar un riesgo de no deteccin alto-medio y aun reducir el riesgo de
auditora a un bajo nivel aceptable.
Los niveles evaluados del riesgo inherente y el riesgo de control no pueden ser lo
suficientemente bajos como para eliminar la necesidad de que el auditor aplique
procedimientos sustantivos. Sin tomar en cuenta los niveles evaluados del riesgo
inherente y del riesgo de control, el auditor debe aplicar algunos procedimientos
sustantivos a los saldos de cuenta y clases de transacciones que sean materiales.
Cuanto ms alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y el riesgo de control,
mayor ser la evidencia que el auditor debe obtener en la aplicacin de sus
procedimientos sustantivos. Cuando tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el
auditor necesita considerar si sus procedimientos sustantivos pueden o no proporcionarle
evidencia suficiente para reducir el riesgo de no deteccin y, por lo tanto, el riesgo de
auditora a un nivel bajo aceptable. A continuacin se presenta una ilustracin sobre la
interrelacin de los componentes del riesgo de auditora:
Interrelacin entre los componentes del riesgo de auditora
203
Existe una relacin inversa entre el riesgo de no deteccin y el nivel del riesgo
inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando el riesgo inherente y riesgo de control
tienen un nivel alto, los niveles aceptables del riesgo de no deteccin necesitan ser bajos
para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, si el
riesgo inherente y el riesgo de control son bajos, el auditor puede aceptar un riesgo de no
deteccin alto-medio y aun reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptablemente bajo.
204
representaciones con la administracin para identificar y resolver cualesquier dificultad
relacionada con la obtencin de tales representaciones.
. Objetivos del examen, que son los resultados que se esperan alcanzar.
. Alcance del examen, que es el grado de extensin de las labores de auditora que
incluye reas, aspectos y perodos a examinar.
205
. Descripcin de las actividades de la entidad.
. Normatividad aplicable a la entidad, especialmente relacionadas con las reas
materia de evaluacin.
. Informes a emitir y fecha de entrega.
. Identificacin de reas crticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar.
. Puntos de atencin, situaciones importantes a tener en cuenta durante la
conduccin del examen, incluyendo denuncias que se hubieran recibido.
. Personal, nombre y categora de los auditores que conforman el equipo de
auditora. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y
experiencia.
. Funcionarios de la entidad a examinar.
. Presupuesto de tiempo por categoras, reas y visitas.
. Participacin de otros profesionales y/o especialistas de acuerdo a las reas
materia de evaluacin.
. Aspectos denunciados referidos a hechos de importancia relacionados con la entidad a
examinar.
206
RESUMEN
207
AUTOEVALUACIN
208
SOLUCIONARIO A LA AUTOEVALUACION
1. (V)
2. (V)
3. (V)
4. (V)
5. (V)
6. (F)
7. (F)
8. (F)
9. (F)
10. (10)
209
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS
210
SEGUNDA UNIDAD: PROGRAMA DE AUDITORA Y
EVALUACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
211
El contenido de la primera Unidad de Aprendizaje ha sido tomado de:
212
CAPTULO I: PROGRAMAS DE AUDITORA
1.1 PROGRAMAS DE AUDITORA
Planeamiento
El auditor debe desarrollar y documentar su programa de auditora estableciendo
la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para implementar
el plan general de auditora.
213
auditora deben documentarse y el nivel gerencial pertinente los aprueba. Tales cambios,
si los hubiere, deben documentarse en el memorndum de conclusiones.
El programa de auditora debe ser aprobado por el supervisor antes del inicio del trabajo
de campo. En caso que el programa de auditora sufra modificaciones en el curso de la
fase de ejecucin, tales cambios deben ser aprobados por el supervisor. Generalmente,
las modificaciones aprobadas se adicionan en el programa de auditora en ejecucin
OBJETIVO
Verificar las consistencias del saldo en caja reflejado en el balance general; as como la
consistencia de las transacciones efectuadas y registradas en el libro caja.
214
5. Revise las cobranzas y los ingresos
con asientos en el libro caja
bancos y registrados en los libros de
contabilidad.
- Cobranzas no depositadas
- Sueldos no reclamados
- Cheques devueltos
215
- Fondos ajenos a la entidad
Entidad.Fecha
PREGUNTAS RESPUESTA REF.
SI NO N/A P/T
216
4. Se cumple con el principio contable de simultaneidad
y paralelismo contable?
5. El sistema contable prev la obtencin de costos por
actividades o servicios prestados?
1. Se basa el sistema contable en las normas generales
del sistema de contabilidad?
2. La entidad registra a sus operaciones aplicando la
contabilidad financiera y contabilidad presupuestal?
6. La unidad de contabilidad de la principal centraliza toda la
informacin contable?
1. Las Oficinas o sucursales remiten oportunamente a la
principal la informacin contable?
7. Existe una adecuada separacin de funciones entre los
Auxiliares de Contabilidad, que asegure que una
operacin o transaccin completa no recaiga en una sola
operacin?
8. Se cumple en todas las transacciones con los formularios
pre numerados?
1. Recepciona una copia la unidad de contabilidad?
9. La unidad de contabilidad de la entidad est a cargo de un
contador pblico colegiado?
10. Se formula estados de:
1. Situacin Financiera (Balance General) (F-1)
2. Situacin Econmica (Estado de Gestin) (F-2)
3. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto (F-3)
4. Estado de Flujos de Efectivo (F-4)
5. Balance de Ejecucin de Ingresos y Gastos (AP1)
6. Estado de origen y aplicacin de fondos (AP2)
11.Se emite oportunamente tales estados, de acuerdo a la
normas y/o directivas? (segn sea el caso).
1. Indicar a qu periodos corresponden los ltimos
estados emitidos:
a)
..................................................................................
.
b)
217
..................................................................................
.
2. Indicar la fecha de aprobacin de tales estados y
precisar el nivel que autoriza.
a)
..................................................................................
.
b)
..................................................................................
.
3. Se elaboran informes de movimiento
12. Se remiten dichos estados a los organismos o entidades
en los plazos establecidos en la legislacin, norma y/o
directiva (segn sea el caso).
13. Son analizados o interpretados los estados financieros
en la unidad de contabilidad?
14. En la informacin econmica (estado de gestin), es
posible distinguir los ingresos y gastos de operacin de los
que no son de esta naturaleza?
15. Reciben oportunamente los funcionarios responsables de
la administracin los estados financieros y presupuestales
para la toma de decisiones.
1. Indicar a qu periodo corresponde los ltimos estados
recibidos
2. Indicar las fechas de remisin
16. Registros de Contabilidad:
1. Estn debidamente legalizados ante autoridades
competentes los libros principales?
2. Estn autorizados por el director general de
Administracin o quien haga sus veces los libros y
registros auxiliares?
3. Estn al da los libros principales?
4. Estn al da los registros principales?
17.Estn los asientos de Contabilidad debidamente
sustentados por documentos originales?
1. Se utilizan formularios prenumerados?
218
2. Son firmados por el contador general?
219
aplica en la entidad?
Aspectos generales
Durante esta fase el auditor rene la evidencia para informar sobre los
estados financieros de la entidad, las aseveraciones de la administracin relacionadas
con la efectividad de los controles internos, y el cumplimiento de las disposiciones legales
220
y reglamentarias que tienen incidencia en la presentacin de los estados financieros. Las
pruebas a realizar son:
221
1.1.5 PROCESO DE LA AUDITORA FINANCIERA
FASE: EJECUCIN
COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA
222
. Se denomina evidencia de auditora a la informacin que obtiene el auditor para
extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinin. La evidencia de auditora
comprende los documentos fuente (originales) y los registros contables que soportan
los estados financieros y la informacin que proviene de otras fuentes. La evidencia
de auditora se obtiene mediante la apropiada combinacin de pruebas de controles y
procedimientos sustantivos. Esta seccin tiene los contenidos siguientes:
. Tipos de evidencia
. Atributos de la evidencia
. Procedimientos de auditora
Tipos de evidencia
La evidencia de auditora puede clasificarse en los tipos siguientes:
. Evidencia fsica.
. Evidencia documental.
. Evidencia testimonial.
. Evidencia analtica.
Atributos de la evidencia
La realizacin de procedimientos de auditora es la principal actividad en
la ejecucin de un examen. Estos se efectan con el objeto de obtener evidencia que
223
permita al auditor formarse una opinin sobre los estados financieros. La caractersticas
de la evidencia de auditora son:
. Suficiencia: es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refiere al alcance
de los procedimientos de auditora desarrollados.
. Competencia: es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su
aplicabilidad respecto a una aseveracin en particular y su confiabilidad.
. Relevancia (pertinencia): se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su
uso. La informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho ser relevante si
guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace, ser irrelevante y,
por consiguiente, no deber incluirse como evidencia.
224
. La evaluacin del auditor sobre la naturaleza y nivel del riesgo inherente, en relacin
con los estados financieros y los saldos de cuenta o tipos de transacciones.
. La naturaleza de los sistemas de contabilidad y control interno y la evaluacin del
riesgo de control y sus aspectos de diseo y funcionamiento.
. La materialidad de la partida que examina.
. La fuente y confiabilidad de la informacin disponible.
Procedimientos de auditora
Los procedimientos de auditora son operaciones especficas que se aplican en el
desarrollo de una auditora e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias de
acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:
. Pruebas de control.
. Procedimientos analticos.
. Pruebas sustantivas de detalle.
225
Tcnicas de verificacin ocular
Las Encuestas. Pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo
de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las
personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el rea a examinar. Su
ventaja principal radica en la economa en trminos de costo y tiempo; sin embargo, su
226
desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse ms de lo que se pide, lo
cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La informacin obtenida por medio de
encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe
ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.
227
Tcnicas de verificacin documental
228
fijo y otros equivalentes. Generalmente se acostumbra calificarla como una tcnica
combinada, dado que en su aplicacin utiliza la indagacin, observacin, comparacin,
rastreo, tabulacin y comprobacin.
Pruebas de controles
PROPSITO
Las pruebas de controles deben proporcionar suficiente evidencia que
permita concluir que los controles en que tiene que confiarse han estado operando en
forma efectiva y continua durante el ejercicio. Para asegurarse que los procedimientos de
control vienen cumplindose, la administracin efecta actividades de monitoreo, debido
a lo cual las pruebas de controles deben considerar tanto pruebas sobre las actividades
de monitoreo, como pruebas de procedimientos de control especficos.
229
cuenta el alcance de cualquier riesgo inherente (las aseveraciones tienen un alto riesgo
inherente que requiere controles ms fuertes o extensos para prevenir o detectar errores)
y debilidades en el ambiente de control.
Para aquellos casos en que el auditor determine que existen controles efectivos o
tienen probabilidad de existir, el auditor debe probar los procedimientos de control
seleccionados.
230
Si al probar los controles que tienen relacin con la confiabilidad de los sistemas
de contabilidad concluimos que son efectivos, debemos realizar pruebas sustantivas
limitadas. Si probamos esos controles y se concluye que uno o ms de ellos no son
efectivos, deben considerarse los aspectos siguientes:
. Identificar y probar controles alternativos que se dirijan al error potencial.
. Considerar si la debilidad en el control indica que el sistema de contabilidad no es
confiable y, por lo tanto, ha sido identificado un riesgo especfico.
231
Usualmente, los controles de cumplimiento efectivos deben proveer la seguridad
razonable de que la informacin es precisa y completa. Si los controles de cumplimiento
no suministran tal certeza razonable, el auditor evaluar la informacin directamente para
su existencia e integridad.
232
muestra de auditora, el auditor tendr en consideracin los objetivos especficos del
examen, la poblacin de la cual desea obtener la muestra y el tamao de ella.
233
sobreestimar) la muestra no respalda el riesgo de control planeado, cuando la tasa
real de desviacin justifica tal evaluacin (riesgo de subestimar).
. Pruebas sustantivas: la muestra respalda la conclusin de que el saldo
registrado de la cuenta no est significativamente equivocado, cuando en realidad si
lo esta (Riesgo de aceptacin incorrecta) la muestra respalda la conclusin de que
el saldo registrado de la cuenta no est significativamente equivocado, cuando en
realidad no es as.
El riesgo por no muestrear est referido a la parte del riesgo de auditora que no se
origina por examinar slo una porcin de los datos. Este riesgo se origina por errores
humanos, como por ejemplo no reconocer errores en la documentacin de una muestra,
aplicacin de procedimientos inapropiados con el objetivo de auditora o, simplemente,
malinterpretar los resultados de una muestra.
Papeles de trabajo
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la
labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
234
. Proveer un registro de los principales aspectos de la auditora y de la evidencia
obtenida para formar la opinin del auditor.
. Asistir en el proceso de planeacin y supervisin de la auditora.
. Asistir a la supervisin en la comprensin del trabajo realizado.
Los requisitos bsicos que deben reunir los papeles de trabajo son:
. Nombre de la entidad auditada
. Descripcin del tipo de examen practicado
. Codificacin del papel de trabajo
. Iniciales del personal que los prepar
. Fecha de elaboracin del papel de trabajo
Los archivos de papeles de trabajo en una auditora financiera son los siguientes:
Ref. Archivo
P Archivo permanente.
L Archivo de planeamiento.
F Archivo corriente auditora financiera.
E Archivo corriente examen especial.
CO Archivo de comunicacin de hallazgos de auditora.
R Archivo resumen de auditora.
C Archivo de correspondencia.
O Archivo opcional.
P Archivo varios.
Archivos permanentes
Los archivos permanentes tienen por objetivo mantener la disponibilidad de la
informacin de importancia, sin necesidad de reproducirla cada ao. Este archivo debe
implementarse por cada entidad comprendida en el mbito de competencia del Sistema
Nacional de Control, el cual est conformado por un conjunto orgnico de documentos
que contienen copias y/o extractos de informacin de inters. El contenido de los archivos
debe revisarse anualmente para asegurarse que est completo y contenga la informacin
actual. Estos archivos deben arreglarse en forma ordenada con ndices apropiados y
mantener la informacin siguiente:
235
Cdigo contenido del archivo permanente
236
comprobacin y los estados financieros a la fecha del perodo examinado. Este archivo
se codifica con la letra F, habindose establecido la codificacin alfanumrica secuencial
para las diversas cdulas indicadas en el reverso de la tapa del correspondiente archivo.
Tales archivos estn conformados por el archivo de planeamiento, archivo corriente,
archivo resumen, archivo de comunicacin de hallazgos de auditora y archivo de
correspondencia.
Archivo de planeamiento
El archivo de planeamiento incluye la documentacin relacionada con el
proceso de planeamiento de la auditora financiera, sobre la cual se sustenta dicha etapa
y el plan general de auditora. Este archivo debe contener criterios y herramientas
tcnicas utilizadas para el planeamiento de la auditora, as como informacin sobre la
237
comprensin de las actividades y operaciones de la entidad por examinar. El archivo de
planeamiento se codificar con la letra L, habindose establecido la codificacin
alfanumrica secuencial para las diversas cdulas indicadas en el reverso de la tapa de
cada archivo. El siguiente ndice puede utilizarse y adaptarse segn las circunstancias:
238
R1 Puntos pendientes-superados.
Copia del informe de auditora.
Memorndum de control interno.
Resumen de acontecimientos significativos.
Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditora.
Posteriores a la aprobacin del plan general de auditora.
Carta de representacin.
Carta de abogados.
Puntos de atencin
Comentarios sobre eventos subsecuentes.
Memorndum de conclusiones.
Lista de verificacin de conclusin de auditora.
Control del tiempo.
Relacin total de archivos utilizados.
Archivo de correspondencia
Cdulas de trabajo
Marcas de auditora
239
Son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditora
ejecutados. Toda cdula de trabajo debe servir a un propsito por lo tanto, debe contar
con marcas del trabajo realizado. Las marcas de auditora son de dos tipos:
. Con significado uniforme: se emplean frecuentemente en la auditora.
. Con leyenda a criterio del auditor: se emplean describiendo su significado en la
cdula correspondiente.
Las reglas que deben observarse para la aplicacin de las marcas de auditora son:
. Se escriben con lpiz o lapicero rojo.
. El supervisor debe emplear un color distinto de lpiz o lapicero.
. Se incluyen en la ltima cdula de cada rubro, indicando al lado derecho la
leyenda y marcas utilizadas.
240
manualmente -por ejemplo, la seleccin de la muestra o las sumas o asientos de los
saldos de cuenta. TAAC tambin puede ser empleada cuando no pueda obtenerse
evidencia adecuada y suficiente, por ejemplo, al seleccionar transacciones que son
mantenidas solamente en los registros del computador.
TAAC deben ser desarrolladas en situaciones donde existe inters por aumentar
la eficiencia o efectividad de la auditora. Los objetivos podran ser:
241
f. Flexibilidad
Utilizar las TAAC en computadores, permite a los auditores analizar las
transacciones contables en forma rpida, econmica y eficiente, efectuar clculos
matemticos, muestreos estadsticos y producir reportes financieros.
a) Planeamiento:
. Objetivos de la TAAC.
. La TAAC especfica a ser usada.
. Controles a ser ejecutados.
. Personal, oportunidad y costo.
b) Ejecucin:
. Preparacin de la TAAC y prueba de procedimientos y controles.
. Detalles de las pruebas efectuadas por la TAAC.
. Detalles sobre ingreso, procesamiento y salida.
. Informacin tcnica importante acerca del sistema contable de la entidad.
c) Evidencia de auditora:
242
. Salida de informacin obtenida.
. Descripcin del trabajo de auditora realizado.
. Conclusiones de auditora.
243
Aplicacin de la TAAC
Los principales pasos que debe seguir el auditor en aplicacin TAAC son:
. Establecer el objetivo de la aplicacin de la TAAC.
. Determinar el contenido y la accesibilidad de los archivos en la entidad.
. Definir los tipos de transacciones a ser probadas.
. Definir los procedimientos a ser realizados con la informacin.
. Definir los requerimientos de salida.
. Identificar al personal de auditora y de cmputo que puede participar en el diseo y
aplicacin de la TAAC.
. Perfeccionar las estimaciones de los costos y beneficios.
. Asegurar que el uso de la TAAC es apropiadamente controlado y documentado.
. Ejecutar la aplicacin de la TAAC.
. Evaluar los resultados.
244
Para realizar una auditora eficiente y efectiva, el auditor debe obtener
un apropiado entendimiento de la estructura de control interno de la entidad examinada.
El grado de confianza que pueda tener el auditor sobre el sistema de control interno de
una entidad depende de muchos factores, dentro de los cuales se incluye al ambiente de
control, el diseo y operacin del sistema de contabilidad y los procedimientos de control.
245
. Inadecuados procedimientos para evaluar la aplicacin correcta de los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
. Evidencia de errores en el sistema para suministrar informacin completa y correcta,
debido a deficiencias en su diseo.
. Inadecuadas normas internas para salvaguardar los activos de la entidad.
Una auditora financiera no est diseada para identificar todos los hallazgos
posibles; sin embargo, una vez detectados deben ser comunicados a la entidad. Al
efectuar la evaluacin de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores
relacionados con la entidad, como son: su tamao, complejidad, diversidad de
actividades, estructura orgnica y otras caractersticas.
246
. Si los activos estn protegidos contra prdidas provenientes de adquisicin, uso o
disposicin no autorizada.
. Si las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la normatividad legal
vigente que podran tener un efecto directo e importante sobre los estados
financieros.
. Si las transacciones estn apropiadamente registradas, procesadas y
sumarizadas para permitir la preparacin de estados financieros confiables.
Si el auditor determina que una opinin puede ser expresada sobre la aseveracin
de la gerencia acerca de algunos o todos los objetivos de control, el tipo de opinin a
emitirse depender si la aseveracin de la gerencia acerca de la efectividad de los
controles internos est razonablemente presentada y si estn identificados los hallazgos
de auditora pertinentes.
Una debilidad material representa una situacin que debe ser comunicada, en la
cual el diseo u operacin de uno o ms elementos de la estructura de control interno no
reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores o irregularidades en montos que
podran ser importantes en relacin a los estados financieros que estn siendo
examinados, que puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los empleados
en el curso normal de sus tareas asignadas dentro del perodo.
247
efectiva en relacin con sus objetivos. Si una debilidad material se relaciona slo con un
objetivo de control, el auditor debe determinar si los otros controles son efectivos en
alcanzar el resto de objetivos.
Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora
financiera no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen
juicio y criterio profesional para decidir cmo informar determinada debilidad importante
identificada en la estructura de control interno. La extensin mnima de cada hallazgo de
auditora depender de cmo ste debe ser informado, aunque por lo menos el auditor
debe identificar la condicin, el criterio, la causa y el posible efecto (como naturaleza, no
necesariamente el monto) a fin de permitir que los funcionarios responsables determinen
el efecto y adopten la accin correctiva apropiada y oportuna.
248
1.1.7.7 REVISIN GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO
249
denotan la existencia de errores o irregularidades de importancia relativa en los estados
financieros. Ello implica considerar.
. Las circunstancias relacionadas con diferencias significativas no ajustadas de
auditora y los aspectos cualitativos de stas, incluso su efecto sobre la
presentacin y revelacin en los estados financieros.
. Si en el perodo anterior existieron diferencias no ajustadas de auditora y, si
fuera as, su naturaleza y efecto en la presentacin de los estados financieros del
ao actual.
. La posibilidad de que puedan existir errores e irregularidades que no fueron
descubiertos en vista de la falta de precisin de los procedimientos de auditora
ejecutados.
250
razonable en un informe de auditora no se considera como que provea certeza con
respecto a la capacidad de la entidad para continuar como empresa en marcha.
251
que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las
operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.
Una vez evaluada la informacin proporcionada y tan pronto rena los elementos
suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor
encargado proceder a formular los hallazgos de auditora. En base a ellos, cursar los
respectivos oficios de comunicacin teniendo en consideracin lo siguiente: a) reserva
b)materialidad o importancia, c) hallazgos vinculados a la participacin y competencia
personal de su destinatario y d)recepcin acreditada.
252
. Se entiende que la solicitud de prrroga ordinaria ha sido aceptada a su
recepcin, salvo denegacin expresa, contndose el trmino en das hbiles
siguientes al vencimiento del primer plazo.
. Los lmites al plazo para la presentacin de aclaraciones o comentarios no
excedern de diez (10) o quince (15) das hbiles, respectivamente.
La discusin de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe debe dar
como resultado documentos ms completos y menos susceptibles de ser refutados en los
comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares sobre
aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza de las medidas
253
correctivas a implementarse. Esto reducir el tiempo empleado en su preparacin, de
manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos previstos.
254
El memorndum de conclusiones tambin debe revelar si las responsabilidades
de todos los miembros del equipo de auditora se han cumplido. Asimismo, es necesario
incluir una conclusin con relacin a lo adecuado de los papeles de trabajo para sustentar
el informe de auditora sobre los estados financieros y, su adherencia a las normas de
auditora gubernamental emitidas por la Contralora General. Este documento debe ser
firmado por el supervisor y el jefe de equipo, y fechado antes de la emisin del informe de
auditora.
El retiro del equipo de auditora de la entidad debe ser coordinado con los niveles
gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el
trabajo. El trmino de la auditora debe darse a conocer por escrito.
Aspectos generales
El proceso de auditora financiera tal como se ha considerado en este
manual comprende su desarrollo en tres fases. La primera es la fase de planeamiento,
donde se define la estrategia de auditora a seguir y luego de completar diversas tareas
propias de este proceso se formula el memorndum de planeamiento y los programas de
auditora a aplicar en la fase siguiente. La fase de ejecucin est referida al momento en
que se ejecutan los programas de auditora (o pruebas para obtener evidencia de
auditora). La tercera fase se denomina Informe de auditora y est referida a la
finalizacin o conclusin del trabajo, donde se realizan las tareas orientadas a reunir las
evidencias de auditora para sustentar la opinin sobre los estados financieros de la
entidad objeto de examen.
El auditor debe formar su opinin sobre los estados financieros cuando haya
ejecutado los pasos siguientes:
255
. Evaluacin de los resultados de todas las pruebas aplicadas.
. Aplicacin de procedimientos analticos generales.
. Revisin de eventos subsecuentes.
. Revisin de las aseveraciones errneas.
. Evaluacin de la carta de los abogados de la entidad.
. Obtencin de la carta de representacin.
. Elaboracin de observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre control
interno financiero.
FASE: INFORME
256
INFORME SOBRE ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO
257
. Determinar si otra evidencia de auditora es consistente con las explicaciones
obtenidas por las diferencias significativas documentadas durante la aplicacin de
procedimientos analticos.
. Asistir al auditor a formarse una opinin que sea consistente con las
conclusiones alcanzadas durante las pruebas de saldos de cuentas y clases de
transacciones de los estados financieros.
258
tambin ejecutar anlisis de ratios sobre la informacin del ao actual y compararla con
los ratios derivados de aos anteriores.
Identificar diferencias significativas
El auditor debe establecer parmetros para determinar si una diferencia
es significativa. Las diferencias identificadas son un asunto sujeto al juicio del auditor. El
auditor debe tambin considerar la ausencia de diferencias esperadas cuando se
encuentre identificando aqullas que son significativas.
Evaluacin de errores
Con el objeto de formarse una opinin sobre los estados financieros, el
auditor debe concluir si el enfoque de la auditora fue suficiente y los estados financieros
no tienen errores importantes. Estos errores existen si no estamos de acuerdo con el
monto, clasificacin, presentacin o revelacin de las partidas o sus totales en los
estados financieros. En base a su evaluacin el auditor debe determinar el tipo de
informe a emitir sobre los estados financieros examinados.
259
. El cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes.
260
Desacuerdo de la administracin en relacin a errores identificados
Si la administracin est en desacuerdo con los errores identificados por el auditor y si
este es importante, el auditor puede considerar las opciones siguientes:
Errores no ajustados
Si la administracin de la entidad declina efectuar ajustes sobre cualquier error
identificado, el auditor debe considerar su efecto potencial en el dictamen en trminos
cuantitativos y cualitativos. Si el total no ajustado es importante, el auditor debe modificar
su opinin sobre los estados financieros. Los errores en forma individual o en total son
importantes si, a la luz de las circunstancias que las rodean, es probable que el juicio de
una persona razonable confiando en la informacin pudiera haber sido cambiado o
influenciado por la correccin de las partidas. La modificacin de la opinin basada en la
materialidad del total no ajustado de errores es un asunto de juicio del auditor. La base
para ello debe ser documentada en el memorndum de conclusiones.
Consideraciones cuantitativas
Cuando los errores no ajustados son considerados importantes, no existe un slo monto
que pueda ser utilizado para modificar la opinin del auditor. En vez de ello, el auditor
debe seguir un proceso que considera un determinado nmero de factores cuantitativos
para alcanzar esta decisin.
261
adicionales. El riesgo incluye la provisin para el riesgo de muestreo en virtud de la
imprecisin de los procedimientos sustantivos de auditora y los saldos de las cuentas
inmateriales no auditadas.
Consideraciones cualitativas
El auditor debe considerar numerosos factores cualitativos cuando determine los
efectos de errores no ajustados en el informe de auditora. El auditor podra escoger
modificar o calificar el informe sobre los estados financieros, aun si los montos de
cualquier error no ajustado no sean cuantitativamente importantes. Ejemplos de errores
por los cuales el auditor podra considerar emitir un dictamen modificado, incluye:
. Errores en saldos de cuentas o transacciones que son consideradas sensitivos a
los usuarios de los estados financieros.
. Errores que se compensan uno a otro en total, pero que son significativos
individualmente.
. Errores que tienen un efecto significativo en la aseveracin presentada por la
administracin.
262
Culminacin de los procedimientos de auditora
Antes de emitir su informe el auditor debe concluir la realizacin de
los procedimientos siguientes:
. Evaluacin de la carta de los abogados de la entidad.
. Eventos subsecuentes.
. Representaciones de la administracin.
263
Las respuestas de los abogados en el sentido de que no respaldan la conclusin
sobre la posibilidad de que una prdida importante sea remota, generalmente indica que
es probable que dicha prdida ocurra. Como ejemplos pueden plantearse los casos
siguientes cuando los abogados:
. Restringen excesivamente su opinin.
. Expresan una opinin dbil o restringida en exceso.
. Expresan que el resultado de la accin legal es imposible de predecir.
. Expresan que la entidad tiene una adecuada defensa.
. No expresan una gran probabilidad de que la entidad prevalezca en el litigio.
Carta de representacin
Las manifestaciones vertidas por la administracin o gerencia constituyen una de
las fuentes de evidencia de auditora ms significativas. Estas manifestaciones se
efectan verbalmente a lo largo de la auditora en respuesta a determinadas
interrogantes y, por escrito, al concluirse, a travs de una carta de representacin. Es
necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo
para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar este
documento.
El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel
gerencial competente de la entidad auditada.
264
. Falta de cumplimiento de asuntos contractuales o legales que puedan afectar los
estados financieros.
. Existencia de irregularidades que involucren a la gerencia o aquellos empleados
que poseen cargos claves en la administracin.
. Ausencia de actos irregulares o ilegales por si hubieran ocurrido.
. El reconocimiento explcito de la gerencia de su responsabilidad por la
presentacin razonable de los estados financieros preparados de acuerdo con
principios de contabilidad generalmente aceptadas o los que fueran apropiados.
. La disponibilidad de los registros financieros y datos vinculados con el trabajo.
. La disponibilidad de actas de las reuniones de junta de accionistas y directorio.
La carta de representacin debe tener la misma fecha del informe del auditor. Si
hay una demora significativa entre la fecha del informe y su emisin, el auditor debe
considerar obtener una carta de representacin actualizada de la administracin.
265
La revisin de papeles de trabajo y estados financieros que se realizan al final del
trabajo es la ltima verificacin para cerciorarse de que todos los asuntos y problemas
importantes han sido identificados, analizados y solucionados convenientemente. Aunque
las etapas de la revisin final se mezclan entre s, para fines de exposicin se pueden
dividir en: a) Evaluacin de los resultados de la auditora, b) revisin de los estados
financieros y, c) complementacin administrativa de los papeles de trabajo.
Evaluacin de los resultados de la auditora. A medida que se terminan las
pruebas para cada uno de los rubros incluidos en los estados financieros, el auditor
encargado firma con sus iniciales el rengln correspondiente del programa de auditora,
anota los errores monetarios en los estados financieros y sugiere los ajustes pertinentes.
Este trabajo debe ser revisado por el supervisor de auditora.
266
A medida que se revisan los papeles de trabajo, el equipo de auditora los codifica
y archiva sistemticamente, as como determina cules pueden eliminarse, de manera
que el archivo sea tan integrado y conciso como sea posible.
Aspectos conceptuales
El informe de auditora es el medio a travs del cual el auditor emite su juicio
profesional sobre los estados financieros que ha examinado. El informe es la expresin
escrita donde el auditor expone su conclusin sobre la tarea que realiz. Cada una de las
distintas fases de una auditora tiene como objetivo final la emisin del informe.
En su informe el auditor expresa que ha examinado los estados financieros de una
entidad, identificando cmo llev a cabo su examen aplicando las normas de auditora
generalmente aceptadas y las normas de auditora gubernamental, indicando adems si
dichos estados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la
situacin financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el ao
terminado, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Es comn que al informe del auditor sobre los estados financieros se le denomine
dictamen del auditor. sta fue la expresin usada por algunos organismos profesionales
en el pasado. Hoy en da la profesin del contador pblico ha generalizado su
denominacin bajo el nombre de informe de auditora que es la expresin ms apropiada.
Es tambin de uso general denominar dictamen al documento del informe donde el
auditor emite su opinin.
267
Preparar un buen informe de auditora requiere algo ms que tener conocimientos
profundos de auditora financiera. Requiere una gran destreza para ordenar
correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje
correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.
Parte I
. Dictamen.
. Estados financieros y notas a los estados financieros.
. Informe sobre la informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica.
. Informacin financiera sobre la Cuenta General de la Repblica.
. Informe sobre la estructura de control interno.
Parte II
. Sntesis gerencial.
. Introduccin.
. Conclusiones.
. Observaciones y recomendaciones.
. Anexos.
268
- Banco Interamericano de Desarrollo - BID
- Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos de Amrica -
USAID.
- Banco Internacional para la Reconstruccin y Fomento - BIRF - (Banco Mundial)
269
Es recomendable guardar uniformidad en la forma y contenido del dictamen del
auditor porque as se contribuye a promover el entendimiento de parte de los usuarios,
as como identificar circunstancias inusuales cuando ellas ocurran.
270
responsabilidad es expresar una opinin sobre ellos basada en la auditora que
efectuamos.
Prrafo de alcance
El dictamen del auditor debe describir el alcance de la auditora declarando que fue
realizada de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas y las
normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General de la Repblica.
El alcance se refiere a los procedimientos de auditora considerados necesarios para la
ejecucin del examen de acuerdo con las circunstancias. El usuario del dictamen
necesita esta expresin como una garanta de que la auditora ha sido practicada de
conformidad con las normas o prcticas establecidas. A menos que se declare algo
distinto, se entiende que las normas de auditora seguidas son las aceptadas por la
prctica profesional en el Per.
El dictamen debe incluir la expresin del auditor de que el examen proporciona una
base razonable para la opinin emitida. El dictamen debe incluir una declaracin de que
la auditora fue planeada y efectuada para obtener seguridad razonable de que los
estados no presentan errores importantes. Por lo tanto, el dictamen debe describir que la
auditora comprende:
. Examinar sobre una base de comprobaciones selectivas, las evidencias que
respaldan la informacin y los importes presentados en los estados financieros;
. Evaluar los principios contables usados en la preparacin de los estados
financieros;
. Evaluar las principales estimaciones efectuadas por la gerencia;
. Evaluar la presentacin general de los estados financieros.
271
Consideramos que la auditora que hemos efectuado constituye una base razonable para
nuestra opinin.
Prrafo de opinin
En el dictamen el auditor debe expresar claramente su opinin respecto a si los estados
financieros auditados presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de
las operaciones y los flujos de efectivo de la entidad, de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados.
272
Puesto que la responsabilidad del auditor es informar sobre los estados financieros
conforme fueron preparados y presentados por la administracin, no debe fechar el
dictamen antes que los estados financieros sean aprobados y firmados por la gerencia.
Clases de dictmenes
Los dictmenes de auditora se clasifican de la siguiente forma:
Dictmenes modificados
Asuntos que no afectan la opinin
. nfasis de un asunto
. Falta de uniformidad
Asuntos que s afectan la opinin
. Opinin con salvedades
. Abstencin de opinin.
. Opinin adversa.
273
Modelo dictamen sin modificaciones (estndar)
A los seores...
274
Dictmenes modificados
275
Situaciones que afectan la opinin del auditor
En ciertos casos el auditor no puede expresar una opinin sin salvedades, sobre
todo cuando alguna de las siguientes circunstancias existe y, a su juicio, su efecto es o
puede ser importante para los estados financieros en su conjunto:
. Cuando existe una limitacin en el alcance del trabajo.
. Cuando existe un desacuerdo con la gerencia respecto de la razonabilidad de las
polticas contables seleccionadas, el mtodo para su aplicacin o la suficiencia de
las aseveraciones efectuadas en los estados financieros.
Cada vez que el auditor exprese una opinin con salvedades, debe incluir en su
dictamen una descripcin clara de todas las razones sustantivas y si es factible
cuantificar posibles efectos sobre los estados financieros. Esta informacin se expondr
en un prrafo separado precediendo al prrafo de opinin y puede hacerse una mayor
explicacin en una nota a los estados financieros.
A los seores
276
2. Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General
de la Repblica. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro
trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados financieros
no presentan errores importantes. Una auditora comprende el examen basado en
comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la informacin y los
importes presentados en los estados financieros. Tambin comprende la evaluacin
de los principios de contabilidad aplicados y de las principales estimaciones
efectuadas por la administracin, as como una evaluacin de la presentacin general
de los estados financieros. Consideramos que la auditora que hemos efectuado
constituye una base razonable para nuestra opinin.
3. Al 31 de diciembre de 19X1, el instituto no ha efectuado provisiones para cuentas de
cobranza dudosa por los crditos de promocin agraria otorgados por S/.250, 420. La
administracin ha establecido un plan para registrar estas provisiones durante el
ejercicio de 19X2; sin embargo, de acuerdo con principios de contabilidad
generalmente aceptados, la entidad debi efectuar esta provisin en el ejercicio 19X1
disminuyendo el activo, el resultado del ejercicio y el patrimonio en dicho importe.
4. En nuestra opinin, excepto por el efecto de los ajustes del asunto indicado en el
prrafo anterior, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en todos
sus aspectos de importancia, la situacin financiera entidad XYZ al 31 de diciembre
de 19X1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo, por el ao
terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Lima, 3 de marzo de 1912
Refrendado por:
-------------------- -------------------------
FIRMA FIRMA
Supervisor Auditor encargado
277
La abstencin de opinin se hace necesaria cuando el auditor no ha
podido realizar una auditora suficiente que le permita formarse una opinin sobre los
estados financieros. La abstencin de opinin no debe expresarse cuando el auditor
considera que, como resultado de su auditora, existen desviaciones importantes a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
A los Seores
278
Refrendado por:
----------------- --------------------------
FIRMA FIRMA
Supervisor Auditor encargado
A los seores
279
responsabilidad de la gerencia de la empresa y nuestra responsabilidad consiste en
emitir una opinin sobre estos estados financieros en base a la auditora que
efectuamos.
2. Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General
de la Repblica. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro
trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados financieros
no presentan errores importantes. Una auditora comprende el examen basado en
comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la informacin y los
importes presentados en los estados financieros. Tambin comprende la evaluacin
de los principios de contabilidad aplicados y de las principales estimaciones
efectuadas por la gerencia, as como una evaluacin de la presentacin general de
los estados financieros. Consideramos que la auditora que hemos efectuado
constituye una base razonable para nuestra opinin.
3. Al 31 de diciembre de 1911 la entidad no ha registrado U.S. $ 400,125 de
intereses devengados sobre pasivos a largo plazo. Asimismo, las cuentas por cobrar
corrientes a esa fecha estn sobreestimadas en U.S. $ 241,112 al haberse
considerado en 1911 intereses que se devengarn en ejercicios futuros. Estas
prcticas no son concordantes con principios de contabilidad generalmente aceptados
y han tenido el efecto de incrementar inapropiadamente los resultados de las
operaciones del ejercicio 1911 en U.S. $ 821,210 y distorsionar la situacin financiera
de la empresa al trmino de dicho ao.
4. En nuestra opinin, debido al efecto del asunto indicado en el prrafo precedente, los
estados financieros adjuntos no presentan razonablemente la situacin financiera de
la Empresa de la Sal al 31 de diciembre de 1911, ni los resultados de sus
operaciones y flujos de efectivo por el ao terminado en esa fecha, de conformidad
con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Lima, 3 de marzo de 1912
Refrendado por:
280
Si bien el mantenimiento de un sistema de control interno siempre ha sido
una responsabilidad inherente a la administracin, se reconoce que la informacin sobre
la efectividad de un sistema de control interno es necesaria para que las autoridades y
funcionarios responsables del Estado puedan evaluar el desempeo de los
administradores gubernamentales, as como la confiabilidad de la informacin financiera
que reciben. Por lo tanto, es una buena prctica de gerencia que cada entidad adjunte a
sus estados financieros un reporte sobre la efectividad de sus controles internos.
281
* La administracin presenta una aseveracin por escrito acerca de la efectividad de
su estructura de control interno.
RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIN
282
* Un reporte separado que incluya la aseveracin de la administracin sobre su
estructura de control interno.
* Una carta de representacin para el auditor.
a) Ttulo.
b) Destinatario.
c) Prrafo introductorio:
i) Identificacin de los estados financieros examinados.
ii) Expresin de la responsabilidad de la administracin de la entidad sobre la
estructura de control interno.
d) Prrafo de alcance:
i) Referencia a las normas de auditora generalmente aceptadas y normas de
auditora gubernamental.
ii) Descripcin del trabajo realizado por el auditor para estudiar la estructura de
control interno y evaluar el riesgo correspondiente.
iii) Descripcin de los objetivos de la estructura de control interno.
e) Prrafo de identificacin de los hallazgos de auditora (contiene las debilidades
ms importantes detectadas al examinar y evaluar los riesgos).
f) Prrafo de salvaguarda sobre la consideracin de la estructura de control
interno.
g) Lugar y fecha del informe.
h) Firma del auditor.
Ttulo
El informe del auditor debe tener como ttulo Informe de los
auditores independientes para distinguirlo de aqullos que podran ser emitidos por los
auditores internos de la propia entidad. En el caso de que el informe sea emitido por el
rgano de auditora interna, el ttulo ser: Informe de los auditores internos.
283
Destinatario
El informe del auditor debe estar dirigido al titular de la entidad, miembros
del directorio de la empresa, segn los casos, cuyos estados financieros han sido materia
de examen.
Prrafo introductorio
El informe del auditor debe identificar los estados financieros que han sido materia
de examen, incluyendo la fecha y el perodo cubierto por tales estados. El informe debe
incluir la expresin de que el establecimiento y mantenimiento de la estructura de control
interno es responsabilidad de la administracin de la entidad. La presentacin de tales
asuntos en el prrafo introductorio es la siguiente:
Hemos auditado el balance general y los estados de gestin y de flujos de efectivo de
entidad ABC por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 1915
y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 10 de febrero de 1916. La
administracin de la entidad es responsable de establecer y mantener una estructura de
control interno. Para cumplir con esta responsabilidad se requiere de estimaciones y
opiniones de la direccin de la entidad para determinar y evaluar los beneficios
esperados y costos relacionados de las polticas y procedimientos de la estructura del
control interno.
284
aceptadas por la prctica profesional en el Per. La presentacin del prrafo del alcance
es la siguiente:
285
El alcance de la evaluacin del auditor podr variar de una auditora a otra y
dentro de los diferentes elementos de la estructura de control interno de una entidad,
dependiendo tanto de la comprensin que tenga de la estructura como de su criterio
respecto a formas alternativas de evidencia. Esa comprensin y evaluacin en s mismo
no son suficientes para expresar una opinin sobre el diseo y la operacin de la
estructura de control interno de una entidad en su conjunto o de sus distintos elementos.
Prrafo de salvaguarda
El auditor debe indicar que el propsito de la auditora fue informar sobre los
estados financieros, mas no proporcionar una seguridad del funcionamiento de la
estructura de control interno de la entidad. Igualmente, debe incluir en este prrafo que la
286
comunicacin es slo para uso de la gerencia o de otros funcionarios responsables de la
entidad. La presentacin de tales aspectos es como sigue:
287
Observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno
financiero de la entidad
En base a las deficiencias importantes detectadas durante el desarrollo de
la auditora financiera (ver seccin 290), desarrollo y comunicacin de hallazgos de
auditora, el auditor debe elaborar las observaciones, conclusiones y recomendaciones
de conformidad con las disposiciones establecidas en la NAGU 4.30 presentacin del
informe.
288
RESUMEN
El programa de auditora debe ser aprobado por el supervisor antes del inicio del
trabajo de campo. En caso que el programa de auditora sufra modificaciones en el curso
de la fase de ejecucin, tales cambios deben ser aprobados por el supervisor.
Generalmente, las modificaciones aprobadas se adicionan en el programa de auditora en
ejecucin.
289
AUTOEVALUACIN
290
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN
1 (V)
2 (V)
3 (V)
4 (V)
5 (V)
6 (F)
7 (F)
8 (F)
9 (F)
10 (F)
291
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS
292
TERCERA UNIDAD: AUDITORA DE GESTIN Y EXAMEN
ESPECIAL
293
El contenido de la primera Unidad de Aprendizaje ha sido tomado de:
294
CAPTULO I: MODELO DE INFORME DE AUDITORA
FINANCIERA
1.1 MODELO DE INFORME DE AUDITORA FINANCIERA
SNTESIS GERENCIAL
Resultan con responsabilidad administrativa por estos hechos los seores: Econ.
JUAN PEREZ MEZA, en su condicin de ex gerente municipal, y Sr. VICTOR
BUENO CASTILLO, en calidad de gerente de administracin y Finanzas; al no
haber generado documentos y no haber tomado acciones durante su periodo para
refinanciar la deuda de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales.
(0bservacin N 1).
Les asiste responsabilidad administrativa por estos hechos al Arq. PEDRO CASAS
BERMUDEZ; en su condicin de Gerente de Infraestructura Urbana, de la
Municipalidad Provincial de Atahualpa; por no haber dispuesto se proceda de
manera oportuna con la Liquidacin de las obras ejecutadas por la Entidad; Ing.
295
CARLOS CHUMPITAS NAVARRO, en su condicin de Ex Encargado del
Departamento de Liquidacin de Obras de la Municipalidad Provincial de Atahualpa,
al no haber cumplido con las liquidaciones de las obras efectuadas por la entidad;
como parte de sus funciones que le fueron asignadas.
Para el caso Ing. JOSE VASQUEZ LIMAY , en su calidad de Sub Gerente de Obras,
al no haber adoptado acciones de coordinacin con su Superior Jerrquico que
permita la liquidacin de las obras municipales. . (Observacin N 2).
296
Asistindole responsabilidad administrativa por los hechos observados a los
siguientes seores: Sr. VICTOR BUENO CASTILLO y CPC. ROBERTO PIA
CUENTAS, en su condicin de gerente de Administracin y Sub Gerente de
Contabilidad, respectivamente, por no haber efectuado adecuados controles internos
para disponer en forma oportuna la regularizacin de los anticipos otorgados a fin de
proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir
desviaciones que incidan en una gestin eficiente. (Observacin N 4).
RECOMENDACIONES MS IMPORTANTES
297
4. Que el Subgerente de Contabilidad proceda de manera oportuna a disponer la
regularizacin de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles
gerenciales elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en
una gestin eficiente de tal manera que la informacin contenida en los estados
financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para la elaboracin de
la Cuenta General de la Repblica sea veraz y exacta. (Ref. Conclusin N 4).
I.- INTRODUCCIN
298
ejecut en cumplimiento al Plan de Auditoria Gubernamental para el ejercicio 2005,
siendo sus objetivos los siguientes:
299
3. ALCANCE DEL EXAMEN
300
conjunto de acciones con el objeto de representar al vecindario, promover la
adecuada prestacin de los servicios pblicos locales, fomentar el bienestar de los
vecinos, el desarrollo integral y armnico de las circunstancias de su jurisdiccin.
- Instructivos Contables.
301
- Directiva No 013-2001-CE/B.3.40. Disposiciones para la Auditoria a la Informacin
Financiera y el Examen Especial a la Informacin Presupuestaria preparada para
la Cuenta General de la Repblica.
- Instructivos Contables.
- ROF y MOF.
5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS
En estricta aplicacin de las Normas de Auditora Gubernamental NAGU 3.60
Comunicacin de hallazgos, aprobado con Resolucin de Contralora N 162-95-
CG y modificada por la Directiva N 006-97-CG/INT y Resolucin de Contralora N
141-99-CG del 25.06.99 y modificada con Res. Contralora N 259-2000-del
07.12.00, los hallazgos de auditora que emergieron de la presente accin de Control
fueron puestos en conocimiento por escrito a los funcionarios y servidores para que,
en ejercicio de su derecho de defensa, cumplan con realizar los comentarios
aclaratorios debidamente documentados, los mismos que fueron evaluados y se
tomaron en consideracin en la elaboracin del presente informe.
302
5. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA
303
Mar 31 679 339 621,68 546 739,14 444 481,30 991 -651 598,76 -191,9
243,36 220,44
Abr 30 666 333 186,03 405 645,16 435 597,46 841 -508 056,59 -152,5
372,06 242,62
May 31 720 360 108,24 405 645,20 357 50,33 441 -81 287,29 -22,6
216,47 395,53
Jun 30 735 367 633,36 405 645,20 115 725,05 521 -153 736,89 -41,8
266,72 370,25
Jul 30 772 386 275,82 405 645,20 42 130,50 447 -61 499,88 -15,9
551,63 775,70
Ago 31 737 368 668,89 670 196,37 418 043,82 108 -719 571,30 -195,2
337,77 8240,19
Sep 30 775 387 808,17 405 645,20 622 314,91 1027 -640 151,94 -165,1
616,34 960,11
Oct 29 756 378 263,84 405 645,16 34 276,81 439 -61 658,13 -16,3
527,68 921,97
Nov 30 784 392 116,13 405 645,16 65 409,54 471 -78 938,57 -20,1
232,25 054,70
Dic 03 762 381 086,26 405 645,16 33 804,24 439 -58 363,14 -15,3
172,51 449,40
Total 9037 4518 5132 293,31 2426 938,12 7559 -3040
569,22 784,64 231,43 446,79
FUENTE: Sub-Gerencia de Tesorera.
304
7.2 SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN AUDITORIAS
ANTERIORES.
SAGU RECOMENDACIONES
2003 2002 2001 2000 TOTAL
PENDIENTES 1 1 0 1 3
IMPLEMENTADAS 16 18 55 58 147
EN PROCESO 117 34 7 34 192
RECONSIDERADAS 0 0 0 0 0
NO APLICABLES 0 0 7 3 10
TOTAL 134 53 69 96 352
305
Efectuado el anlisis y evaluacin a las notas que sustentan los Estados
Financieros del Ejercicio 2004, se ha podido determinar que stas refrendan su
exposicin y/o revelacin en grado suficiente a excepcin de la Notas 14 y 22
correspondiente a los rubros Amortizacin Acumulada Inversiones Intangibles y
Resultados Acumulados, respectivamente, que presentan saldos diferentes a los
reflejados en los formatos F-1 Balance General, pero que sin embargo no
afectan su presentacin por cuanto se ha determinado que existe concordancia
en la exposicin de los Estados Financieros en su integridad.
306
II.- OBSERVACIONES
Como resultado de la auditora a la informacin financiera de la Municipalidad
Provincial de Atahualpa por el periodo Enero a Diciembre del 2004, se han
determinado las siguientes observaciones:
307
DEUDA ACUMULADA AL 31 IMPORTE
DE DIC. 2004
CTA. 40 TRIBUTOS POR EJERCICIO EJERCICIO INCREMENTO
PAGAR 2003 2004 %
Sist. Nac. De Pensiones 1830,702.83 2356,478.42 28.72%
ESSALUD 1964,843.69 3352,893.52 70.64%
Imp. Renta 5ta. Categ. 23,362.26 151,084.90 546.70%
Imp. Renta 4ta. Categ. 205,058.32 330,513.70 61.18%
Seguro de Vida 0.00 260.00
Seguro Riesgo de Trabajo 174,319.42 179,818.83 3.15%
IES Retencin Terceros 0.00 80,761.46
IES Cuenta de Terceros 0.00 740,744.67
Imp. Extraord. Solidaridad (19.36)%
3671,918.70 3076,321.19
CONAFOVICER 36,442.86 48,480.24 33.03%
7906,648.08 10317,356.73 30.49%
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe, por el
309
AFP 255179.12 146875.11 0.00 0.00 402,054.23
HZTE.
AFP.PRO 969,445.00 2,875,022.2 0.00 0.00 3,844,467.24
F 4
SUNAT 14,076,333.00 1,921,894.0 1,437,484.0 0.00 17,435,711.0
0 0 0
TOTAL 15,300,957.12 4,943,791.3 1,437,484.0 0.00 21,682,232.4
5 0 7
310
haber cumplido con dar atencin a nuestras comunicaciones cursadas mediante
Oficio N 151-2005-OCI-MPA y N 156-2005-OCI-MPA del 1 y 03 de junio 2005,
respectivamente. Al respecto aprciese el cuadro siguiente:
R
DETALLE IMPTE.TRIB INTERESES RECARGO MORA TOTAL
E
UTO S S
S
AFP 255179.12 146875.11 0.00 0.00 146,875.11
U
HZTE.
M
AFP.PRO 969,445.00 2,875,022.2 0.00 0.00 2,875,022.24
E
F 4
N
SUNAT 14,076,333.0 1,921,894.0 1,437,484.0 0.00 3,359,378.00
0 0 0
D
TOTAL 15,300,957.1 4,943,791.3 1,437,484.0 0.00 6,381,275.35
E
2 5 0
INTERESES Y RECARGOS
311
estados financieros de la Municipalidad Provincial de Atahualpa. Asimismo,
considerndose que la deuda de leyes sociales data de ejercicios anteriores
(Noviembre 1994) la responsabilidad por los incumplimiento de pago ya se ha
visto observada e informada en anteriores informes de auditora evacuados por el
rgano de control y sociedades de auditora externa.
312
Con relacin a las atenciones de los trabajadores municipales en otros centros de
salud; es de indicarse que de acuerdo a lo manifestado en el Informe N 029-
2005-SGC-GAF-MPA y Informe Social N 86-05-DBS-OPER-MPA del 03.06.05 y
07.06.05 respectivamente; la Municipalidad Provincial de Atahualpa durante el
periodo 2004, no ha reconocido gastos por atenciones de salud de los
trabajadores municipalidades, en centros mdicos distintos a ESSALUD.
313
intereses, recargos y moras, sin considerar las deudas con las AFP Integra y
Unin Vida, por cuanto se han presentado limitaciones con la obtencin de la
informacin requerida al no haber cumplido con dar atencin a nuestras
comunicaciones cursadas mediante Oficio N 151-2005-OCI-MPA y N 156-2005-
OCI-MPA del 1 y 3 de junio 2005, respectivamente
314
los rganos Administrativos de apoyo, asesoramiento y de lnea de la
municipalidad que estn bajo su mando; debiendo presentar trimestralmente un
informe situacional de la gestin administrativa econmica y financiera de la
entidad, segn Art. 20, inc. h) del Reglamento de Organizacin y Funciones de la
entidad.
315
1.1.2 DECRETO LEGISLATIVO N 933 QUE ESTABLECE SANCIONES
A FUNCIONARIOS QUE NO CUMPLEN CON REALIZAR LA
DECLARACIN Y PAGO DE LAS RETENCIONES Y
CONTRIBUCIONES SOCIALES
Publicado el 10 de octubre de 2003.
Artculo 1 Definiciones.-
a) Declarar mensualmente
a.2 A travs del PDT IGV Renta Mensual, las Retenciones del Impuesto a
la Renta de 4ta. Categora y los sujetos que perciben dicha renta, los
mismos que sern obtenidos de la partida denominada Orden de
Servicios.
316
b) Realizar el pago total de las Retenciones y las Contribuciones Sociales, a que
hace referencia el Inciso a) del presente artculo, conforme lo establecen las
normas que regulan la materia.
Literal iii La Oficina de Personal o la haga sus veces debe informar a la Oficina
de Planificacin y Presupuesto del Pliego, bajo responsabilidad de su Titular
Orgnico, el monto que se prev ejecutar por concepto de Gastos de Personal y
Obligaciones Sociales (que incluye los gastos por cargas sociales del pliego
presupuestario en su condicin de empleador), las Obligaciones Provisionales,...
317
1.1.4 Directiva N 003-2004 EF/76.01 Directiva para la aprobacin,
ejecucin y Control del proceso presupuestario de los gobiernos
locales (28.12.03)
En sus artculos:
318
Como consecuencia de estos hechos se ha determinado que el incumplimiento
reiterado del pago de las aportaciones al mes siguiente de haber sido devengado los
tributos enunciados, en particular las retenciones al empleador, afect a la entidad con
el importe S/. 6381,275.35 nuevos soles por concepto de gastos derivados de multas,
moras e intereses.
Adems, generndose el riesgo de no permitir la atencin de los asegurados que por
ley les corresponde.
Las causas que han motivado el no haber depositado en forma oportuna los tributos
son las siguientes:
319
le corresponde a la Gerencia de Administracin y Finanzas, conjuntamente
con sus Subgerencias... en el corto tiempo que estuve en el cargo de gerente
municipal no fui autorizado por el pleno edil para visar gastos ni firmar
cheques, motivo por el cual no tuve acceso a dicha informacin referida a la
retencin de leyes sociales de los trabajadores municipales, siendo de entera
competencia de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
320
cancelacin respectiva, del mismo modo para los pagos de planillas de los
trabajadores cesantes y activos se trata de recaudar lo mximo, llegando a
cumplir con el pago, dejando pendiente los aportes generados, sin embargo en
su condicin de Gerente de Administracin y Finanzas ha infringido lo
establecido en el Artculo 178 del Decreto Legislativo N 816: Modificaciones,
Ley del Nuevo Cdigo Tributario, el cual establece que constituye infraccin
relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones tributarias no pagar dentro
de los plazos establecidos los tributos retenidos; Decreto Legislativo N 933 que
establece sanciones a funcionarios que no cumplen con realizar la declaracin y
pago de las retenciones y contribuciones sociales; (artculo 2 De la Obligacin
de Declarar y Pagar las Retenciones y las Contribuciones Sociales b) Realizar el
pago total de las Retenciones y las Contribuciones Sociales a que hace
referencia el Inciso a) del presente artculo, conforme lo establecen las normas
que regulan la materia). En tal sentido, y al no haber cumplido con presentar
prueba documentaria que demuestre haber tomado acciones respecto al hecho
observado, la observacin subsiste y no ha sido levantada.
321
DE OBRAS PARA INTEGRARLAS A LA PROPIEDAD MUNICIPAL POR PARTE
DE LA GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA URBANA.
Tal es as que hasta el 31-12-2004, las obras ejecutadas por administracin directa
representaron aproximadamente el 86.13% del total de las obras ejecutadas
pendientes de liquidacin final, conforme se puede apreciar en el cuadro siguiente:
322
CONTENIDO EJERCICIO EJERCICI VARIACI INCREMENT
2004 O 2003 N O
333. CONSTRUCC. EN
CURSO 68542,233.3 51116,855. 17425,377. 34.09%
4 79 55
333.01 Por Adminis. 15.51%
Directa 59034,829.3 51106,117. 7928,711.4
5 88 7 20,363%
333.02 Por Encargo
2197,292.72 10,737.91 2186,554.8 0.00%
333.03 Por Contrata 1
7310,171.27 0.00
7310,171.2
7
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el Jefe
de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ,; stas
han sido absueltas en el orden siguiente:
323
financieros... a pesar de tiempo transcurrido hasta fecha dicha gerencia no ha
cumplido con tal remisin.
Y con Informe N 113-2005-DLO-MPA de fecha 16.06.05, se determina que al 31
de diciembre 2004 no se encontr ninguna liquidacin de obra.
No se ha incluido como responsables a los funcionarios del rea contable toda vez
que ha quedado determinado que la Gerencia de Infraestructura Urbana es la que
incumpli con remitir la relacin de las obras liquidadas al 31.12.04, pese a las
reiteradas comunicaciones que le fueron solicitadas; conforme se puede apreciar
324
a travs de los Memorandums N 004-05-SGC-GAF-MPA del 04.01.05; N 226-
05-SGC-GAF-MPA del 18.02.05 remitidos por la Sub Gerencia de Contabilidad.
Artculo 1.- Numeral 11. Concluida la obra, la Entidad designar una Comisin
para que formule el acta de recepcin de los trabajos y se encargue de la liquidacin
tcnica y financiera en un plazo de 30 das de suscrita la referida Acta, la misma
comisin revisar la memoria descriptiva elaborada por el ingeniero residente y/o
Inspector de la obra, que servir de base para la tramitacin de la Declaratoria de
fbrica por parte de la entidad de ser el caso.
325
determinado en el presente examen la existencia de un saldo en libros de S/.
68542,233.34 nuevos soles, pendiente de liquidacin final al 31 de diciembre del 2004.
A nuestro criterio las causas que originaron que no se efecte la liquidacin final de las
obras municipales dentro de los plazos previstos seran las siguientes:
326
De los comentarios vertidos por los referidos profesionales, se tiene que reconocen que
efectivamente existen obras por liquidar, y con respecto a las dems obras se
encuentran en el plazo para proceder a la liquidacin correspondiente incumplida. En tal
sentido, y al no haber cumplido con presentar prueba documentaria que demuestre
haber tomado acciones respecto al hecho observado, la observacin subsiste y no ha
sido levantada.
327
de las obras municipales. . El accionar desarrollado por el referido funcionario municipal,
indica haber Infringiendo de esta manera el Art. 21 Inc a), b) y d) Cumplir personal y
diligentemente los deberes que impone el servicio pblico, Salvaguardar los intereses
del Estado y emplear austeramente los recursos pblicos y Conocer exhaustivamente
las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeo, del Decreto Legislativo
276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa; concordante con el art. 126 y 132 del
DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la Ley
De ello se establece una diferencia de S/. 40,487.51 nuevos soles, que repercute en la
presentacin de los Estados Financieros. Significando que el saldo que mantiene la
Unidad de Tesorera, en Libro Bancos de la referida Cuenta Corriente data de abril de
2004.
328
S/. S/. S/. S/.
CTA. CTE. N
310-10756313-
054- BCO. 40,487.51 40,487.51 0.00 40,487.51
CREDITO -
CONVENIO
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el jefe
de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ, stas
han sido absueltas en el orden siguiente:
329
1.- Verificacin de los saldos de las cuentas
Comentario:
330
1.1.6 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO
Aprobadas por Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas de Control Interno
para el rea de Contabilidad Pblica, N 280-07 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y
PRESENTACIN DE INFORMACIN FINANCIERA, que seala: Las operaciones
deben ser clasificadas registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisin
pertinente.
Comentarios:
01. Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin
de que la informacin contine siendo relevante y til para la direccin de la
entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de
decisiones.
331
remite a la Contadura Pblica de la Nacin para la preparacin de la Cuenta General
de la Repblica, la misma que debe ser sustentada con la evidencia documental que
lo respalde.
De los comentarios vertidos por el referido Funcionario Municipal Sr. Vctor Bueno
Castillo; se tiene que indicar: Que se ha realizado una codificacin interna de cuentas
en el Plan Contable y de acuerdo a la Fuente de Financiamiento . Sin embargo en su
condicin de Gerente de Administracin y Finanzas; tiene como funciones y
atribuciones: Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de los
sistemas de contabilidad, Tesorera... asimismo por no prever adecuados controles
internos para la realizacin de las conciliaciones de los saldos que maneja la Entidad.
En tal sentido y al no haber cumplido con presentar prueba documentaria que
demuestre haber tomado acciones respecto al hecho observado, la observacin
subsiste y no ha sido levantada.
332
de Tesorera a otro banco y, que a la fecha continua con el mismo monto que se
indica...
De los comentarios vertidos por el referido profesional CPC. Roberto Cuentas Pia, En
calidad de Sub Gerente de Contabilidad; se tiene que establecer que la Sub Gerencia
de Tesorera no dio a conocer en su momento oportuno los movimientos bancarios
realizados., efectuando el cambio de cuenta corriente y, de Entidad Financiera, indicando
adems que a la fecha continua con el mismo monto. Sin embargo en su condicin de
Contador General, no efectu adecuados controles internos a las conciliaciones que
permitan verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables
proporcionando confiabilidad sobre la informacin financiera registrada; permitiendo de
esta manera detectar diferencias y explicarlas, efectuar ajustes o regularizaciones
cuando son necesarias, en tal sentido la observacin subsiste y no ha sido levantada.
Infringiendo de esta manera los seores: Sr. Vctor Bueno Castillo y CPC. Roberto
Cuentas Pia; en su condicin de Gerente de Administracin y Finanzas y Sub Gerente
de Contabilidad de la Municipalidad Provincial de Atahualpa segn el Art. 21 Inc a), y d)
Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio pblico, y
Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor
desempeo, del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa;
Concordante con el Art. 126 y 132 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la Ley;
333
configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carcter disciplinario
tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia en el desempeo de las funciones del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa que se grada en
armona con lo prescrito en el Art. 150 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la
referida normativa
334
385 ENCARGOS 17,289.14 10,284.54 (7,004.60)
OTORGADOS 17,289.14 10,284.54 (7,004.60)
385.04 Encargos Internos
389 CARGAS DIVERSAS 959,230.83 675,075.63 (284,155.20)
De igual manera se observa que a diciembre 2004, existe encargos internos otorgados a
personal de la Municipalidad por un importe de s/. 17,289.14 Nuevos Soles.
384.01 CONTRATISTAS
DETALLE IMPORTE AO
335
CIDELPAS 73,627.40 1999
384.02 PROVEEDORES
DETALLE IMPORTE AO
336
CONATA 1,354.64 2001
337
REPUESTOS Y FERRETERIA ENASE 600.00 1998
338
FABRINCE INGENIEROS 24,500.00 1994
339
COSSESMAR 3,928.00 1996
340
1,000.00
341
LORENZA LOPEZ DE MOORE 1,000.00 1998
Por lo que existe la necesidad que la administracin municipal disponga la adopcin de las
acciones correspondientes con el fin de provisionar y castigar estos saldos que por su
antigedad se han tornado como cuentas incobrables, y que repercuten en la presentacin
de los Estados Financieros de la Entidad.
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe, por la Jefe de la
Oficina de Control de Huaraz, mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ; estas han sido
absueltas, en el orden siguiente:
342
En efecto y segn como se expone en la observacin al 31.12.04, la municipalidad
Provincial de Atahualpa, presenta un saldo de S/. 7 462, 602.01 Nuevos soles,
conformado por: Intereses por Devengar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados,
y Cargas Diversas. Considerando que los Anticipos Otorgados tiene una antigedad
mayor a un ao el efecto que ha producido en los estados Financieros se debe a que
no se ha realizado la provisin de cobranza dudosa; tal es as que al 31.12.03 debera
haberse provisionado el importe de S/. 2, 708,104.23 Nuevos Soles. Sin embargo de
la solicitud de los comentarios aclaratorios a la Sub Gerencia de Contabilidad se
determina que mediante informe N 032-2005-2005-SGC-GAF-MPA del 13.06.05, no
se ha realizado el castigo contable respectivo.
b) Debe analizarse la cobrabilidad de las Sub Cuentas que conforman este rubro,
con la finalidad de determinar y estimar adecuadamente la Provisin para
Cuentas de Cobranza Dudosa.
Con relacin a este punto se manifiesta que el rgano de Control Institucional,
mediante Memorndum N 199-2005-OCI-MPS del 03.06.05, solicito a la Sub
Gerencia de Contabilidad informacin sobre la cobrabilidad de las Sub cuentas que
conforman este rubro y sobre la provisin de las cuentas de cobranza dudosa, y
mediante Informe N 032-2005-2005-SGC-GAF-MPS del 13.06.05, la Sub Gerencia
de Contabilidad refiere que con informe N 064-02-UC-OA-MPS, del 14.11.02, se
solicit al Director Municipal de aquel entonces se adopten acciones y se determine el
castigo contable bajo su autorizacin; situacin est que a la fecha no ha sido
cumplida.
343
d) Solamente se ha responsabilizado a los funcionarios municipales que laboran
en el ejercicio 2004, sin embargo conviene efectuar el anlisis por antigedad de
saldos, a efecto de evidenciar si en el ejercicio de sus funciones en aos
anteriores se ha causado perjuicio econmico a la entidad, siendo asi deber
prepararse el informe especial conforme a los requerimientos de la NAGU 4.50
Informe Especial.
344
corresponde a Contratista y Proveedores se halla en revisin de la Gerencia de
Infraestructura Urbana para proceder a su posterior regularizacin.
345
1.1.7 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Comentario 03
El rea contable debe implementar procedimientos de control y de informacin
sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de
cuenta o devolucin de fondos a fin de proporcionar a los niveles gerenciales,
elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una
gestin eficiente.
Comentario 02
La documentacin sobre operaciones y contrato y otros actos de gestin
importante debe ser integra y exacta, as como permitir su seguimiento y
346
verificacin, antes, durante o despus de su realizacin por los auditores
internos y externos.
347
presupuestal 6.5.11.717...pero por error el encargado del control presupuestal,
al momento de efectuar los pagos patrimonialmente no realizo la reversin de
la cuenta 384.02 Proveedores, est referida a los pagos efectuados a la
Empresa Jel Servicentro tales pagos, se realizaron como pago a cuenta de las
facturas pendientes de pagos, que no se haba proseguido con el tramit
regular... estos hechos materia de observacin, se estarn regularizando en el
presente ejercicio... 385.04 se genera por los encargos efectuados a diversos
funcionarios, quienes realizaron gastos por concepto de viticos y, no
cumplieron con presentar su rendicin de gastos en su debida oportunidad ...
De los comentarios vertidos por los servidores municipales en su condicin de
Gerente de Administracin y Finanzas y Sub Gerente de Contabilidad, se tiene que
establecen que la cuenta 38 Cargas Diferidas, son gastos efectuados por pagos a
cuenta a diversos contratistas, los mismos que a la fecha no han hecho sus
regularizaciones, y reconocen que estos hechos materia de observacin, se estarn
regularizando en el presente ejercicio.
348
d) Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio pblico,
salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos pblicos
y Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor
desempeo, del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa;
Concordante con el Art. 126 y 132 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la Ley;
configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carcter disciplinario
tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia en el desempeo de las funciones del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa que se grada en
armona con lo prescrito en el Art. 150 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la
referida normativa.
III.- CONCLUSIONES
349
en consecuencia la naturaleza del hecho, Negligencia de Funciones; previsto en el
Art. 28 Inc. d) de la citada ley, concordante con el Art. 150 del mencionado
Reglamento. (0bservacin N 1).
Les asiste responsabilidad administrativa por estos hechos al Arq. Pedro Casas
Barrionuevo; En su condicin de Gerente de Infraestructura Urbana, de la
Municipalidad Provincial de Atahualpa; por tener mayor grado de responsabilidad, y
por no haber dispuesto se proceda de manera oportuna con la Liquidacin de las
obras ejecutadas por la Entidad Ing. Carlos Chumpitas Navarro, En su condicin
ex encargado del Departamento de Liquidacin de Obras de la Municipalidad
Provincial de Atahualpa, al no haber cumplido con las liquidaciones de las obras
efectuadas por la entidad; como parte de sus funciones que le fueron asignadas.
Para el caso el Ing. Jos Vsquez Limay, en su calidad de Sub Gerente de Obras,
al no haber adoptado acciones de coordinacin con su Superior Jerrquico que
permita la liquidacin de las obras municipales. . El accionar desarrollado por los
referido funcionario municipal, indica haber Infringiendo de esta manera el Art. 21
Inc a), b) y d) Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio
pblico, Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos
350
pblicos y Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un
mejor desempeo, del Decreto Legislativo 276 (Observacin N 2).
Infringiendo de esta manera los seores: Sr. Vctor Bueno Castillo y CPC.
Roberto Cuentas Pia; En su condicin de Gerente de Administracin y Finanzas
y Sub Gerente de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa; el Art.
21 Inc a), y d) Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el
servicio pblico, y Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse
para un mejor desempeo, del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la
351
Carrera Administrativa; Concordante con el Art. 126 y 132 del DS. N
005-90-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza
del hecho falta de carcter disciplinario tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia
en el desempeo de las funciones del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de
la Carrera Administrativa que se grada en armona con lo prescrito en el Art.
150 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa (Observacin
N 3).
352
IV.- RECOMENDACIONES
353
5. Recomendamos que el presente informe sea elevado a la Comisin de Procesos
Administrativos, para que sea esta quien de acuerdo a su autonoma y/o
atribuciones que la ley le confiere, sea la indicada de evaluar y merituar el grado de
sancin a aplicar a los comprendidos en la presente investigacin. (Ref.
Conclusin N 1, 2, 3, y 4).
-------------------------------------------- ---------------------------------------------
CPC. Ismael Huamn Chaiz CPC. Roberto Vega Quiroz
Jefe de Comisin Auditor Interno
354
1.2 AUDITORA DE GESTINCONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERSTICAS
1.2.1 CONCEPTO
AUDITORIA DE GESTIN
Visin General
PLANEAMIENTO
Aspectos generales.
Programacin de la auditora de gestin.
Conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad.
Anlisis preliminar de la entidad y plan de revisin estratgica.
Ejecucin del plan de revisin estratgica.
Preparacin del reporte de revisin estratgica.
Elaboracin del plan de auditora.
EJECUCIN
Aspectos generales.
Programa de la auditora.
Procedimientos y tcnicas de auditora.
Evidencia de auditora y mtodos de obtencin de informacin.
Evaluacin de la efectividad de la programas.
Evaluacin de la eficiencia y economa de los programas.
Evaluacin del control interno gerencial.
Papeles de trabajo.
Desarrollo de hallazgos de auditora.
Comunicacin de hallazgos de auditora.
Terminacin de la fase de ejecucin.
355
ELABORACIN DEL INFORME
Aspectos generales.
Caractersticas del informe.
Redaccin y revisin del informe.
Envo del borrador del informe a la entidad auditada.
Evaluacin de los comentarios de la entidad.
Estructura y contenido del informe.
Introduccin del informe.
Conclusiones.
Observaciones y recomendaciones.
Elevacin y revisin del informe.
Seguimiento de medidas.
Glosario de trminos.
Visin General
356
estn cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran
con efectividad, eficiencia y economa.
El trmino auditora se aplica en este Manual, tanto para referirse a las auditoras
financieras, como a las auditoras de gestin. La auditora financiera forma parte del
proceso de rendicin de cuentas (Responsabilidad), por cuanto permite emitir una opinin
profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto, presentan
razonablemente la situacin financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de
efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base
contable aceptada. La auditora de gestin, constituye tambin parte importante del
proceso de rendicin de cuentas, en vista que conduce a una opinin independiente en
torno al grado en que los funcionarios cumplen sus responsabilidades con efectividad,
eficiencia y economa. Su definicin puede encontrarse en el numeral 06 de esta seccin.
357
los estados. efectividad, eficiencia y
financieros economa en las
operaciones y en los controles
gerenciales de las entidades.
Efectividad y eficiencia y
2. Alcance Sistema contable y libros economa en las operaciones.
principales y registros
contables. Interdisciplinario con
entrenamiento contino.
3. Habilidades Contadores Pblicos
Presente y futuro.
No requiere
Mejoras positivas en la
gestin, resultados y controles
10. nfasis Los estados financieros gerenciales.
presentan razonablemente
la situacin financiera,
resultados de las
operaciones y flujos de
358
efectivo de la entidad. Gerencial-operativo y de
resultados.
359
Se refiere a la evaluacin del desempeo obtenido por una entidad. Esta
evaluacin implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades
con: a) los objetivos, metas, polticas y normas establecidos por la legislacin o por la
propia entidad, y; b) otros criterios razonables de evaluacin.
360
ENFOQUE DE LA AUDITORA DE GESTIN
AUDITORA Anlisis
de Causas
ORIENTADA en controles
HACIA LA gerenciales y
procedimiento
EFECTIVIDAD s
INSUMOS:
Recursos,
Financieros
Humanos, Fsicos
Tecnolgico
Examen de
controles
gerenciales y
procedimiento
s
IMPACTO:
En
beneficiarios, PROCESOS:
medio Operaciones
ambiente Plan o Programa y
pblico Actividades
Examen
de
resultados
logrados
PRODUCTOS:
Bienes y
Servicios
Determinar
uso eficiente
de los
recursos e
implicancia
en los AUDITORA
resultados
ORIENTADA
HACIA LA
EFICIENCIA Y
ECONOMA
361
Los objetivos de la auditora de gestin son:
* Determinar el grado en que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por
la normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto, segn sea el caso.
* Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera
eficiente y econmica.
* Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos
aplicables en materia de eficiencia y economa.
* Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son
efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
362
Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto
gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendan
alcanzarse, previstos en la legislacin o fijados por otra autoridad.
Eficiencia: la eficiencia est referida a la relacin existente entre los bienes o servicios
producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en
comparacin con un estndar de desempeo establecido.
Economa: la economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales
las entidades adquiere recursos, sean stos financieros, humanos, fsicos o tecnolgicos
(Sistema de Informacin Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel
razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.
363
1.2.5 ALCANCE DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL
364
contienen toda la informacin que necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el
requisito de planear debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia
necesaria para sustentar una observacin; dado que muchos aspectos tienen que ver con
el buen juicio y criterio del auditor.
Planeamiento
Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia
al inicio del examen, ellas continan durante la ejecucin y an en la formulacin del
informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su
contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarn a
afinar el planeamiento an en la fase del informe. La formulacin del informe no se inicia
en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento. Durante el
planeamiento el equipo de auditora se dedica, bsicamente, a obtener una adecuada
comprensin y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo
acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el plan de revisin estratgica,
con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, as
como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica sus mayores
esfuerzos a planear la estrategia que utilizar en el caso de la auditora.
Ejecucin
Esta fase involucra la recopilacin de documentos, realizacin de pruebas y
anlisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo
de acumularlas para la formulacin de observaciones, conclusiones y recomendaciones,
as como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estndares
de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecucin se aplican
procedimientos y tcnicas de auditora y comprende: pruebas y evaluacin de controles,
identificacin de hallazgos (condicin y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo
condicin, criterio, causa, efecto y evaluacin de comentarios de la entidad) y
comunicacin de resultados a los funcionarios de la entidad, programa y/o proyecto
examinada.
365
Informe
Durante la tercera fase, el equipo de auditora formaliza sus observaciones en el
informe de auditora. Este documento, que es producto final del examen deber detallar,
adems de los elementos de la observacin (condicin, criterio, causa y efecto),
comentarios de la entidad, evaluacin final de tales comentarios, as como las
conclusiones y recomendaciones. Despus del control de calidad, mediante el que se
confirman los estndares de calidad utilizados en la preparacin del informe, finalmente
este es aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecidos por la
Contralora General de la Repblica.
Revisin General
* Conocimiento inicial de la entidad examinar
366
* Anlisis preliminar de la entidad
* Formulacin del plan de revisin estratgica
Revisin Estratgica
* Ejecucin del plan
* Aplicacin de pruebas preliminares e identificacin de criterios de auditora
* Identificacin de los asuntos ms importantes
* Formulacin del reporte de revisin estratgica.
367
auditor por cuanto permite con un nmero reducido de personal altamente
calificado, identificar los asuntos ms importantes de la entidad, programa o
actividad que sern examinados. Despus de prepararse el informe de revisin
estratgica y el plan de auditora, podrn incorporarse los miembros del equipo de
auditora, obtenindose mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de
auditora.
368
Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellos: a) medios de
comunicacin; b) organismos reguladores y, c) indicadores de rendimiento.
369
* Informacin proveniente del rgano de Auditora Interna.
Recursos autorizados
Estn referidos a la asignacin de fondos autorizados para la entidad, programa o
proyecto para el cumplimiento de sus fines, siendo stos: autorizaciones presupuestales,
fondos de endeudamiento externo y/o donaciones. Tales recursos pueden ser medidos
en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.
370
* Exposicin pblica y sensibilidad del programa o actividad a examinar;
* Programa o actividad a examinar de reciente inicio o cambios que haya sufrido en
sus condiciones de operacin,
* Rol de la auditora como medio para suministrar informacin capaz de facilitar la
rendicin de cuentas de la gestin(responsabilidad) y la toma de decisiones; y,
* Alcance del examen a practicar.
Es probable que en el caso de realizarse por primera vez una auditora de gestin,
no se disponga de la informacin anterior; sin embargo, para las auditoras posteriores, el
trabajo de seguimiento de recomendaciones que se realice ser de mayor importancia.
371
Informacin proveniente del rgano de Auditora Interna-OAI
Resulta una buena prctica remitirse al trabajo realizado por los auditores internos
de la entidad o informes de auditora emitidos por auditores externos, lo cual puede
apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad
de duplicar esfuerzos. Sin embargo, para confiar en el trabajo realizado por otros
auditores, es necesario tener en cuenta los factores siguientes: Competencia y
objetividad, alcance del examen realizado y la razonabilidad de los criterios utilizados. Por
esta razn, la evaluacin del funcionamiento operativo del rgano de Auditora Interna de
la entidad a examinar, constituye un pre-requisito para definir el grado de confianza que
pueda depositarse en su trabajo. La obtencin de informacin debe comprender:
* Asuntos importantes incluidos en informes de auditora anteriores.
* reas importantes examinadas por el OAI.
* Oportunidad en la adopcin de medidas correctivas.
* Recomendaciones importantes pendientes de implementacin por la entidad,
programa y/o proyecto.
372
* Actividades que lleva a cabo la entidad: componentes del programa y proyecto ms
significativas, procedimientos de control, procedimientos utilizados para la entrega de
los bienes y/o servicios a los usuarios, naturaleza de la demanda de los bienes y/o
servicios, grado de aceptacin de parte de los usuarios (a travs de diarios, denuncias,
investigaciones parlamentarias, otros) as como los procedimientos adoptados para
medir e informar sobre la efectividad de la entidad, programa y/o proyecto.
* Recursos utilizados en las actividades: presupuesto autorizado inicial y presupuesto
autorizado final, bienes de activo fijo, equipos de procesamiento automtico de datos,
detalle de centros de produccin, distribucin y administracin, a nivel nacional,
recursos de personal y procedimientos utilizados para administrar y controlar el uso
apropiado de los recursos.
373
Factores del ambiente del control interno
* Integridad y valores ticos.
* Asignacin de autoridad y responsabilidad.
* Estructura organizacional.
* Polticas de administracin de recursos humanos.
El auditor debe tener suficiente conocimiento del ambiente de control interno para
comprender la actitud y las acciones adoptadas por la gerencia y alta direccin de la
entidad, con respecto a los controles y su efecto colectivo. El auditor debe concentrarse
en la esencia de los controles, ms no en su forma por cuanto stos pueden ser
establecidos por la entidad, pero en la prctica podran no funcionar por deficiencias en
su diseo o implementacin.
Aun cuando la apreciacin del ambiente de control interno, presenta una carga alta de
subjetividad, el auditor debe estar alerta para considerar aquellas situaciones que brindan
fuertes tentaciones a los empleados para comprometerse en actos irregulares, tales
como las siguientes:
* Controles existentes o no existentes, por una pobre segregacin de funciones en reas
importantes,
* Alta desconcentracin de las operaciones que deja a la alta direccin sin conocimiento
de las acciones tomadas en los niveles inferiores de la entidad,
* Funcin de auditora interna dbil que no tiene capacidad para detectar y reportar
comportamientos no ajustados a la normatividad vigente.
374
* Medidas disciplinarias benignas adoptadas por la alta direccin de la entidad para
sancionar comportamientos irregulares, perdindose con ello su efecto disuasivo frente
al resto de empleados.
Estructura organizacional
La estructura organizacional de una entidad proporciona el marco dentro de la
cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los
objetivos y metas establecidos. Esta estructura organizacional incluye la consideracin de
reas claves de autoridad y responsabilidad y lneas de informacin.
375
* Polticas de capacitacin para el perfeccionamiento del personal en las reas de
mayor importancia.
* Promocin del personal en base a la evaluacin peridica de su desempeo.
376
Complejidad de las operaciones,
Calificaciones y competencia del personal clave, y
Nivel de rotacin del personal gerencial y de contabilidad.
Las reas generales de revisin son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de la
auditora y estn referidas a:
* Procesamiento y control del sistema de administracin financiera y el sistema de
informacin computarizada-SIC,
* Proteccin y control de recursos pblicos,
* Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables,
* Economa y eficiencia,
* Procedimientos para medir e informar sobre la efectividad del programa o proyecto.
* Evaluacin de resultados del programa o proyecto.
* Auditora interna.
* Servicios prestados al pblico.
* Otros aspectos, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, experiencias anteriores,
evaluacin preliminar de la informacin y controles internos.
La significacin de cada uno de los puntos anteriores debe variar vara en funcin de la
entidad, programa o actividad.
377
Autoridad legal, antecedentes de la Identificacin de la entidad
entidad,programa o actividad, presupuesto
e informes financieros.
Cmo?
Entrevista con funcionarios
Sistemas gerenciales
Principales procesos, mtodos de
operacin ysistemas.
Quin?
Documentos internos
Organizacin
Divisin de funciones y responsabilidades.
Dnde?
Observaciones del medio ambiente
Localizacin, factores
mbito de actuacin de la entidad, internos y externos.
programa o actividad, medio ambiente,
Cundo? cuadros gerenciales y trabajadores.
378
1.2.10 FUENTES DE CRITERIO Y DE EVIDENCIAS
Las fuentes de criterio de auditora son establecidas por el auditor, mediante la
revisin de la naturaleza de la entidad, programa o actividad a examinar, as como
respecto de las caractersticas operativas y procesos ms importantes de la gestin
administrativa. Esta informacin bsica permite tener una visin global de la entidad por
auditar y debe ponerse a disposicin del equipo de auditora designado.
379
El plan de revisin estratgica, como cualquier otra actividad de la auditora, debe
ser programado apropiadamente para su ejecucin, de manera que el documento que se
formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relacin de
las reas de revisin seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluacin y objetivos,
funciones ms importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de actividades.
El producto final de esta etapa es un reporte que contiene los resultados obtenidos en la
fase de planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los programas
de auditora en la fase ejecucin.
380
Estructura del Plan de Revisin Estratgica
A. Origen de la revisin
B. Objetivos y alcance de la revisin
C. Enfoque a utilizar
D. Ejecucin de la revisin estratgica
(1) Comprensin de la entidad, programa o actividad.
a. Naturaleza de las actividades y operaciones.
b. Sistemas y controles gerenciales importantes.
c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados.
d. Comprensin del ambiente de control interno.
e. Factores externos e internos.
f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables.
g. Revisin de informes de auditora anteriores
(2) reas generales de revisin
a. reas generales de revisin y criterios de seleccin.
b. Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas
E. Personal asignado.
F. Presupuesto de tiempo.
G. Procedimientos para la revisin estratgica.
381
* Identificacin de factores externos e internos.
* Definicin de criterios de auditora.
* Descripcin de los sistemas y controles gerenciales.
* Identificacin de los asuntos ms importantes.
Las tareas principales que debe llevar a cabo el auditor en esta etapa son:
* Confirmacin y anlisis de la informacin obtenida en la etapa anterior. Debe
comprobarse la veracidad de la informacin acumulada en torno a la entidad, as como
su aplicacin efectiva, utilizando procedimientos tales como:
- Confirmacin de programas o sistemas.
- Confrontacin entre los propsitos de la entidad, segn la normatividad aplicable y la
prctica de las operaciones.
- Confirmacin de la utilizacin de los recursos en actividades propias de la entidad,
* Proteccin de activos y recursos.
* Confirmacin del entendimiento de las estrategias y los procedimientos operativos, as
como de los sistemas y controles gerenciales ms importantes.
* Identificacin de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.
* Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los
informes de evaluacin de resultados del programa.
382
* Validez y confiabilidad de los informes formulados por el sistema de informacin
gerencial, en especial, aquel referido al cumplimiento de objetivos y metas.
* La naturaleza y extensin de problemas determinados en la entrega de los bienes o
servicios proporcionados.
* Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la efectividad
del programa o actividad gubernamental.
383
Los factores internos constituyen situaciones que acontecen dentro de una
entidad o programa y/o proyecto, lo que por su naturaleza pueden tener un efecto
negativo en el desarrollo de sus actividades y operaciones. Dentro de tales factores
pueden enumerarse los siguientes (Ver seccin 230 de la Gua de Planeamiento para la
auditora gubernamental):
* Tamao de la entidad, programa o proyecto.
* Importancia de las actividades ejecutadas.
* Estructura de operaciones.
* Grado de complejidad de las operaciones.
* Calificaciones y competencia del personal clave.
* Nivel de rotacin del personal gerencial, contable y de auditora interna.
384
* Ser la base de evaluacin de los sistemas y procedimientos que practiquen los
administradores gubernamentales.
Durante el planeamiento inicial de la auditora, el auditor debe discutir los criterios con los
funcionarios responsables de la entidad, programa o proyectos a ser examinada, a efecto
de conocer su percepcin sobre si los consideran apropiados y razonables.
Dentro de la entidad los sistemas son importantes para asegurar el logro de los
resultados, por cuanto tienen un gran impacto en el desempeo de las actividades y
operaciones; ellos incluyen controles gerenciales a travs de los cuales se cautela el
cumplimiento de lo planeado. Mediante los controles gerenciales la administracin
asegura que los sistemas sean efectivos y manejados en funcin de los criterios de
eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes. La utilizacin de
flujo gramas, apoyados con narrativas adecuadas, constituye un medio razonable de
385
sintetizar el registro del conocimiento logrado sobre los sistemas y controles gerenciales
identificados. (Ver seccin 230 de la Gua de planeamiento para la auditora
gubernamental).
Informacin introductoria
a. Origen de la revisin
b. Objetivos y alcance de la revisin
c. Funcionarios a cargo de las reas a ser examinadas
386
* Antecedentes y fines de la entidad, programa o actividad.
* Marco legal aplicable.
* Informacin sobre metas programadas y ejecutadas.
* Aspectos financieros-presupuestales.
* Sistemas y controles gerenciales identificados.
b. Comprensin del Ambiente de control interno.
* Aspectos, integridad y valores.
* Estructura orgnica.
* Lneas de autoridad y responsabilidad.
* Polticas de personal.
c. Evaluacin de factores externos e internos
d. Principales logros obtenidos en el perodo.
e. Recomendaciones de auditoras anteriores pendientes.
Criterios de Auditora
Conclusiones.
Recomendaciones.
Introduccin
387
Comprensin de las actividades y operaciones
Conclusiones
Representan el resultado obtenido de la ejecucin de la etapa de revisin
estratgica dentro del planeamiento.
Recomendaciones
Describen los asuntos ms importantes, han sido seleccionados para su inclusin
en el plan de auditora.
388
Aprobacin del reporte de revisin estratgica
389
* Resultado de la revisin estratgica.
* Objetivos de la auditora.
* Alcance de la auditora, metodologa.
* Criterios de auditora a utilizarse.
* Recursos de personal.
* reas a ser examinadas.
a) Objetivos y alcance de la auditora.
b) Criterios de auditora a utilizar.
c) Fuentes de obtencin de evidencia de auditora.
d) Equipo de trabajo.
* Informacin administrativa.
a) Informes a emitir y fechas de entrega.
b) Estructura del informe a emitir.
c) Presupuesto de tiempo.
d) Cronograma de actividades.
Origen de la auditora
Describe el motivo que genera la programacin de la auditora. Su origen puede
obedecer al planeamiento general anual o a la atencin de una solicitud especfica
efectuada por el Congreso de la Repblica u otra actividad del Poder Ejecutivo.
Objetivos de auditora
Los objetivos establecidos en el plan de auditora se sustentan en las
apreciaciones generales resultantes de la revisin estratgica. Describe en trminos
globales lo que desea lograrse como resultado de la ejecucin de la auditora. Una vez
que se efecten las pruebas de campo y se recopilen las evidencias necesarias en el
curso de la fase de ejecucin, puede ser necesario introducir modificaciones en el plan de
auditora, incluso en algunos de sus objetivos, de acuerdo con las circunstancias.
390
profundidad en la fase ejecucin. Esta decisin debe ser adoptada teniendo en cuenta la
materialidad, sensibilidad, riesgo, auditabilidad y costo, as como la trascendencia de los
posibles resultados a informarse. La descripcin de la metodologa a utilizar permite
conocer los procedimientos generales que sern aplicados para obtener y analizar la
evidencia requerida para cumplir con los objetivos de la auditora.
Criterios de auditora
Describen las normas que sern utilizadas para determinar si la entidad, programa
o proyecto satisface las expectativas en trminos de efectividad, eficiencia y economa en
la ejecucin de operaciones, las que deben ser razonables y alcanzables, as como en
cuanto a la efectividad de sus controles gerenciales.
Recursos de personal
Describe el nombre y apellidos, cargo y profesin de los auditores que integran el
equipo de auditora, as como los especialistas para trabajos especficos, en el caso que
sea necesario.
391
1.3 PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN
392
PREPARACIN DEL REPORTE DE REVISIN
ESTRATGICA
ELABORACIN DEL PLAN DE AUDITORA
Aspectos generales
La fase ejecucin de la auditora de gestin est focalizada, bsicamente, en la
obtencin de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos ms
importantes (reas de auditora) aprobados en el plan de auditora. No obstante, algunas
veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos adicionales por
evaluar, lo que implicar la modificacin del plan de auditora.
393
Dentro del proceso de ejecucin de la auditora, el auditor brinda a los
funcionarios y servidores de la entidad examinada, que estn o podran estar afectados
por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u
oral) sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe. Estos comentarios y
cualquier revelacin importante que se presenten, deben reconocerse y discutirse en el
informe en forma apropiada y objetiva. Ningn informe de auditora debe emitirse sin
escuchar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, quienes tienen la
oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se observan.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y
respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y el
supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditora,
documenta en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia
internamente.
394
PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN
FASE: EJECUCIN
Programas de Auditora
396
* Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditora en forma
directa.
Los programas de trabajo escritos son fundamentales para una direccin eficiente
de los esfuerzos de auditora; por ello no deben utilizarse como una lista de
comprobacin para desarrollar los pasos de trabajo necesarios, de manera que suprima
la iniciativa, imaginacin y recursos en el logro de los objetivos previstos.
397
* Cuando se utilizan programas simplificados, puede ser fcil resaltar los
procedimientos ms importantes que han sido cubiertos; en cambio, cuando se usan
procedimientos detallados es ms difcil distinguir entre procedimientos importantes y
procedimientos de rutina.
En el cuadro siguiente se presenta un ejemplo de programa detallado de auditora para el
rea de abastecimiento. En este programa es fcil apreciar la naturaleza del
procedimiento a ejecutar y su relacin con el criterio y objetivo de auditora establecido.
PROGRAMA TERMINADO
NOMB H/ Ref. Hecho H/S
DO AREA ABASTECIMIENTO
RE S P.T. por
Objetivos de auditora
Criterio de auditora
398
1. Revisar la Directiva N 002-9X que fija 3/6
JRC 1 los controles que deben observarse
para la recepcin, almacena-miento y
conservacin de materiales. GA II JRC 1
JRC 20 2. Seleccione una muestra de operaciones 4/1
efectuadas en el perodo materia de
examen.
GA II JRC 18
JRC 10 3. Examine la documentacin de ingreso 5/1
de materiales al almacn y determine si
los controles se cumplen
adecuadamente. GA II JRC 20
---- 6/1
- 4. Inspeccione los materiales existentes
34 en almacn y determine si las medidas
de conservacin son adecuadas y ------
razonables 43
399
e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias, de acuerdo con las
circunstancias. Las tcnicas de auditora son mtodos prcticos de investigacin y prueba
que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinin. Las
prcticas de auditora constituyen las labores especficas realizadas por el auditor como
parte del examen.
Las tcnicas de auditora ms utilizadas para reunir evidencia son:
400
de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas
preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio
satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagacin
en la auditora de gestin, cuando se examinan reas especficas no documentadas; sin
embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente.
Las Encuestas pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo
de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las
personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el rea a examinar. Su
ventaja principal radica en la economa en trminos de costo y tiempo; sin embargo, su
desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse ms de lo que se pide, lo
cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La informacin obtenida por medio de
encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe
ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.
401
por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen
(confirmacin interna), por lo que estn en disposicin de opinar e informar en forma
vlida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmacin, es la denominada confirmacin
externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la
organizacin auditada (terceros), informacin de inters que slo ella puede suministrar.
402
Revisin selectiva, consiste en el examen ocular rpido de una parte de los
datos o partidas que conforman un universo homogneo en ciertas reas, actividades o
documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son
normales, dado el alto costo que representara llevar a cabo una revisin amplia o, que
por otras circunstancias, no es posible efectuar un anlisis profundo.
Sntomas
Son definidos como los indicios de una cosa que est sucediendo o va a suceder.
En el campo de la auditora constituyen las seales de alerta temprana que se detectan
en el curso del examen. En su ejemplo ms elemental, es el humo que presagia la
presencia del fuego. La identificacin de sntomas como prctica de auditora puede ser
de mucha entidad para el auditor experto que est en capacidad de percibirlos, por
cuanto le permite seleccionar las tcnicas ms apropiadas para obtener evidencia o para
profundizar el anlisis de algn asunto.
Intuicin
La intuicin es entendida como la facultad para comprender las cosas en forma
instantnea, tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la auditora gubernamental,
403
la intuicin puede ser aplicada en algunas situaciones, sin que sta deba considerarse
como una prctica comn a utilizarse. A lo largo de su carrera los auditores pueden
desarrollar un "sexto sentido" que es la intuicin, la que viene a ser el resultado de su
capacidad de reaccin ante seales que otros auditores con menos experiencia podran
no detectar.
Tipos de evidencia
404
* Documentos y registros.
* Hechos relativos al objetivo del examen.
El auditor debe obtener evidencia fsica, como por ejemplo "muestras" en respaldo
de sus hallazgos. La efectividad de la labor de auditora vara segn se adquiera
familiaridad con la naturaleza fsica de las operaciones, bienes y otros recursos de la
entidad. La habilidad de informar acerca de una condicin identificada es mucho ms
convincente que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.
Es una buena prctica que dos miembros del equipo de auditora efecten la
inspeccin fsica. Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones necesarias con los
funcionarios a cargo de la entidad, para que stos les acompaen y corroborar los
hallazgos. Es prctico firmar el memorndum o acta de inspeccin, segn sea el caso, a
fin de evitar cualquier controversia acerca de la precisin de los hallazgos de auditora,
los cuales deben formar parte de los papeles de trabajo.
405
importantes y tiles, si estn corroboradas por revisiones de los registros y las pruebas
fsicas de inventario.
406
* El rea de personal verifica la tarjeta de control, comparndola con la informacin
del rea de trabajo; y,
* Los auditores internos o la administracin efectan revisiones sorpresivas de asistencia.
Atributos de la evidencia
407
efecten todos los pasos de su desarrollo. Adems, los papeles de trabajo deben
contener, para cada paso requerido en el proceso, resmenes claros o extractos de
documentos necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos.
408
Pertinencia (Relevancia). La evidencia pertinente es aquella que es vlida y se
relaciona con el hallazgo especfico. Los papeles de trabajo e informacin acumulada al
desarrollar un hallazgo especfico deben tener una relacin directa con el mismo y las
recomendaciones. Este requerimiento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer
observaciones que sern consideradas para otras reas problema a examinar. Debe
evitarse la acumulacin indiscriminada de papeles y documentos referidos al tema que no
tienen relacin directa con el hallazgo de auditora.
409
concluyente. Sirve nicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia
obtenida.
* Una cantidad pequea de evidencia de calidad excelente puede ser ms confiable que
una gran cantidad de evidencia de menor calidad.
410
fotografas que debe revisarse para su posible utilizacin. La utilizacin apropiada de
fotografas y otro tipo de material visual, hacen que los informes de auditora tengan un
mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera ms enrgica y enftica.
Artculos en diarios y revistas. Los diarios y revistas son a menudo una fuente
til de informacin general, antecedentes y hechos actuales relacionados con las
actividades bajo examen. Sin embargo, se les debe considerar solamente como fuente
colateral y no principal de informacin sus tentativa.
411
La informacin obtenida por medio de entrevistas, aunque est confirmada por
escrito por la persona entrevistada, representa solamente el entendimiento, opinin o
palabra de la persona entrevistada y no una informacin que se ha verificado como
correcta. La utilidad y confiabilidad de la informacin verbal, por lo tanto, depende de gran
parte de su naturaleza, de la fuente de origen y de la posibilidad que existan otros medios
de establecer o verificar en forma ms terminante lo manifestado en las entrevistas.
Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los
funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para
relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puede entrevistarse a un
informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera un
informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a conocer
o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada, es conveniente o
necesario proteger su identidad.
412
Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccin del
auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al
entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en
forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su mismo
nivel en la Contralora General de la Repblica o el rgano de auditora interna. Para
utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditora, que recin est
entrenndose, a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de una entidad.
Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y el
entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista importante.
La discusin debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como
para que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos u otra informacin
pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbil estar alerta para que el
entrevistado no comente asuntos sin importancia y as evitar contestar las preguntas o
proporcionar informacin sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud
debe ser la de buscar informacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias que
deben tenerse en cuenta son:
* Conseguir toda la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar al mximo posible
la necesidad de una segunda entrevista.
413
* Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacin considerada ms
importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos
relacionados.
* No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que se aproximara al
tiempo fijado cuando se hizo la cita.
414
Confirmacin escrita del entrevistado
Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la
informacin verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldada y se
considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmacin escrita
sobre informacin verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperacin del
entrevistado.
Forma de confirmacin
Cuando se solicite a los entrevistados, stos confirmarn por escrito la precisin y
totalidad de la informacin contenida en un memorndum sobre la entrevista. Los
auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorndum escrito, indicando que
est de acuerdo con l. Si lo solicita el entrevistado se podr entregarle copia.
415
1.3.8 UTILIZACIN DE FOTOGRAFAS Y OTROS MEDIOS VISUALES
Una forma de soporte adecuadamente las observaciones, conclusiones y
recomendaciones del informe es utilizar fotografas a color, mapas y ayudas visuales y
con las cuales el mensaje que se presenta resulta ms claro y potente que las propias
palabras.
Las encuestas pueden ser tiles para recopilar informacin pertinente en todas las
auditoras. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las personas que se supone
conocen del programa o rea a examinar o pueden ser aplicadas a travs de visitas
individuales por asistentes de auditora. Las personas que contestan las encuestas
pueden estar asociadas con el programa o rea de la auditora directa o indirectamente,
como beneficiarios o simplemente como posibles fuentes de informacin.
416
Planeamiento y diseo
Se debe considerar el posible valor y utilizacin de las encuestas al desarrollar el plan de
auditora. En la fase del planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este
mtodo. Una encuesta es slo una forma de recopilar informacin que, generalmente, no
ser la nica. Algunos lineamientos bsicos que se deben tomar en cuenta al disear las
encuestas son los siguientes:
* Considerar el nivel de educacin y la experiencia de las personas a las cuales
posiblemente se les enviarn las encuestas. Unas preguntas sencillas y directas
relacionadas con el tema generalmente producirn los mejores resultados, evitando
que se sientan incmodos con la entrevista.
* Prepararla de un tamao conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la
encuesta para asegurarse de que todas las preguntas estn encadenadas con el tema.
* Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las
respuestas.
* Las preguntas deben ser fciles de contestar. Algunos tipos de preguntas sern
difciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de stas, en lo posible
especificando su importancia.
* Agrupar las preguntas en forma lgica. La respuesta a una pregunta puede requerir
una decisin acerca de cul otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que
responde indicndole el camino a seguir.
* Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas,
dejando un espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas
narrativas son menos convenientes, pero no pueden evitarse cuando la informacin
necesaria represente la experiencia de la persona que responde. No debe utilizarse
preguntas negativas, tales como: (No cree que?).
* Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto ser til, no slo para las
personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para
"cualquier comentario adicional" que la persona que contesta quiera aadir.
* Es aconsejable probar las encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas las
personas.
417
Tabulacin de respuestas y resultados
El mtodo de tabulacin manual o por procesamiento electrnico de datos debe
escogerse antes de terminar el diseo de la encuesta. De acuerdo al objetivo de la
auditora y al tipo de respuestas que se espera recibir, debe establecerse un plan por
medio del cual ser posible tabular las encuestas conforme se vayan recibiendo, en lugar
de esperar hasta tenerlas todas.
Debe evitarse interpretar las respuestas. Si stas en alguna de las encuestas son
contradictorias, seprelas para realizar una confirmacin directa. Una confirmacin
personal directa tambin puede ser conveniente para unas cuantas respuestas limitadas,
como una forma de verificar su validez. Considerando que es posible llegar a determinar
conclusiones basndose en las respuestas tabuladas, se deben establecer controles para
asegurarse de la precisin de tales tabulaciones.
418
planeado. Este enfoque evala los resultados o beneficios logrados y determina si el
programa viene logrando las metas previstas, as como identifica los problemas que
requieren corregirse para mejorar su efectividad.
Los auditores asignados para realizar una auditora de gestin que incluya el
enfoque de efectividad, deben contar con cierta experiencia en la evaluacin de
programas, as como determinados conocimientos respecto del ente que ser materia de
examen. Adems, tales profesionales deben haber recibido entrenamiento o tener
experiencia en la ejecucin de la auditora de gestin.
419
Dispone de controles gerenciales adecuados para medir su desempeo en trminos de
eficiencia y economa y para informar sobre este asunto.
Cumple las leyes y reglamentos que regulan la adquisicin, uso y proteccin de los
recursos;
Criterios de auditora
Los criterios de auditora aplicables son los siguientes:
* Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas;
* El desempeo debe ser apropiado en comparacin con el estndar establecido; los
informes debe adaptarse a las necesidades de la gerencia;
* La informacin del desempeo debe utilizarse para lograr mejoras en la
productividad; y,
* Las medidas e informes sobre productividad deben mantenerse actualizados.
Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas: Con este propsito
los productos deben estar adecuadamente definidos y correctamente medidos. Las
definiciones y medidas deben modificarse para reflejar los cambios que se presenten en
los resultados. Las caractersticas del producto, tales como calidad y nivel de servicios,
deben especificarse con claridad y estar relacionados apropiadamente, as como cuando
sea posible, los resultados de la produccin o rendimiento deben incluir indicadores de
stas caractersticas.
Los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia: Los reportes que
contengan informacin sobre indicadores de rendimiento o resultados deben presentarse
en forma oportuna a la administracin, identificando los aspectos significativos.
420
para estimular a la administracin y empleados para incrementar su productividad; por lo
tanto, la comunicacin de los niveles de desempeo esperados, pueden promover la
presentacin de iniciativas como por ejemplo, revisar la calidad del ambiente de trabajo,
cuyos resultados pueden ser tiles para mejorar la productividad en la entidad.
Control interno, es una expresin que utilizamos con el fin de describir las
acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para
evaluar y monitorear las operaciones. Por ello, a fin de lograr una adecuada comprensin
de su naturaleza y alcance, a continuacin se define el trmino Control Interno, tal como
421
se precisa en las normas tcnicas de control interno aprobadas por la Contralora General
de la Repblica.
422
ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las
operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, as como tiene
relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las
actividades de monitoreo.
Los elementos que conforman el ambiente de control interno son los siguientes:
* Integridad y valores ticos;
* Autoridad y responsabilidad;
* Estructura organizacional; y
* Polticas de personal;
423
1.4.3 EVALUACION DEL RIESGO
Es una actividad que debe practicar la direccin en cada entidad gubernamental.
Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo del riesgo relacionado con la
elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del
control interno en la entidad. El riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden
afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las
representaciones de la administracin en los estados financieros.
424
en base a prcticas anti-econmicas o utilizarlos en forma ineficiente, as como actitudes
manifiestas de incumplimiento de leyes y regulaciones.
Polticas para el logro de objetivos. Las polticas diseadas para apoyar el logro
de los objetivos de una organizacin y la administracin de sus riesgos deben ser
implementadas, comunicadas y practicadas de manera que el personal entienda que se
espera de ellos y el alcance de sus responsabilidades.
425
objetivos, los riesgos existentes y las interrelaciones de los elementos de control. Estas
actividades incluyen, entre otras acciones: aprobacin, autorizacin, verificacin,
conciliacin, inspeccin, revisin de indicadores de rendimiento, proteccin de recursos,
segregacin de funciones; supervisin y entrenamiento adecuados.
426
1.4.6 ACTIVIDADES DEL MONITOREO
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles,
insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo
de tres formas: durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de
la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la
ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinacin de
ambas modalidades. Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son:
427
Papeles de trabajo
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor
efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que
se registra la informacin obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la
auditora y sirve de soporte al informe. Constituyen el vnculo entre el trabajo de
planeamiento, ejecucin e informe de auditora; por lo tanto, deben contener la evidencia
necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones. El contenido de esta seccin es el siguiente:
428
* Indicar el grado de confianza del sistema de control interno: los papeles de trabajo
incluyen los resultados del examen y evaluacin del sistema de control interno, as
como los comentarios sobre el mismo.
* Servir como fuente de informacin: los datos utilizados por el auditor al redactar el
informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes
de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especficos.
* Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados llaman la
atencin sobre asuntos importantes y garantizan que se de atencin adecuada a los
asuntos ms significativos.
* Facilitar la revisin y supervisin: los papeles de trabajo son indispensables para la
etapa de revisin del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo
(el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en
dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del
borrador del informe, los papeles de trabajo estn para responderles o aclararlas.
429
Claros, comprensibles y detallados - Para que mediante la revisin por un auditor
experimentado que no haya mantenido una relacin directa con la auditora, est en
capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones. No deben requerir de
explicaciones orales.
Legibles y ordenados - Requisito bsico, puesto que podran perder su valor como
evidencia.
430
prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una
manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se
elaboren con apresuramiento puede dar como resultado que no presenten bien los datos,
que el orden de presentacin no sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles de
trabajo para incluir toda la informacin.
El auditor que prepara una cdula de trabajo debe incluir sus iniciales y la fecha
en que la confeccin en una parte de dicha hoja. El contenido de cada hoja debe incluir
fechas, datos completos o los montos y explicaciones suficientes, de modo que cualquier
otro auditor que pueda leerlo lo entienda, sin tener que recurrir a otra fuente de
informacin.
Los papeles de trabajo y signos que se utilizan en ellos durante el curso de una auditora
de gestin estn constituidos fundamentalmente por:
* Resmenes de auditora.
* Notas del auditor
* Extractos y copias de documentos
* Marcas de auditora
431
EXTRACTOS Y COPIAS DE DOCUMENTOS
Las notas recordatorias se refieren a asuntos que estn pendientes de examinar o
requieren investigacin adicional. Tambin comprenden asuntos que deben ser aclarados
o terminados antes de empezar la redaccin del informe.
432
ORDENAMIENTO, REVISIN Y APROBACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lgico es
importante durante el curso de las labores de auditora y despus de haberlas terminado;
inclusive para el archivo de papeles de trabajo.
En la auditora financiera el orden lgico usado por los auditores es aquel que
sigue la secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos,
ingresos y gastos. En la auditora de gestin el orden lgico est dado por las actividades
o reas ms importantes examinadas, segn el esquema establecido por la Contralora
General de la Repblica.
Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relacin
existente entre ellos sea cruzada. El propsito de la referenciaran cruzada es mostrar en
forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre las
evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe de
auditora.
Archivo permanente
Est conformado por un conjunto orgnico de documentos que contienen copias y/o
extractos de informacin de inters, de utilizacin continua o necesaria para futuros
exmenes, bsicamente relacionada con:
* Ley orgnica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
* Organigrama vigente.
* Reglamento de organizacin y funciones - ROF.
* Manual de organizacin y funciones - MOF.
* Manual de procedimientos operativos
* Plan operativo Institucional.
* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.
* Estados financieros.
* Informes de auditora.
* Denuncias.
* Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.
* Informe de evaluacin del plan anual de control.
433
* Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
* Convenios y contratos importantes.
* Memoria Anual o Informe de Gestin
* Relacin de funcionarios de la entidad
ARCHIVO CORRELATIVO
REFERENCIA CONTENIDO
434
III PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA
Y MODIFICACIONES
IV REVISIN ESTRATGICA
* Plan de revisin estratgica
* Reporte de revisin estratgica
V CORRESPONDENCIA
El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para definir el material significativo a ser
incluido en los papeles de trabajo, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una
transcripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de
un resumen de las labores de auditora.
435
La aprobacin final del informe es una responsabilidad del supervisor e implica tambin la
aprobacin de los papeles de trabajo relacionados y la suficiencia de su contenido para
respaldarlo. La revisin es importante y no debe efectuarse de manera superficial o a la
ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que el informe cuente
con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las labores de auditora.
436
Todos los papeles de trabajo deben protegerse para asegurarse de que son accesibles
solo a personas autorizadas. No debe dejarse los papeles de trabajo durante el da en
lugares donde pueden ser accesibles al pblico, personal de la entidad u otras personas
que no estn autorizadas a examinarlos. El material confidencial, como por ejemplo los
planes de la entidad e informes de naturaleza delicada, deben guardarse con las
seguridades necesarias cuando no se utilizan, para evitar una revelacin no autorizada.
De acuerdo con la NAGU 3.60 los elementos del hallazgo de auditora son:
* Condicin: Situacin actual encontrada lo que es (Ver prrafo 17).
* Criterio: Norma aplicable lo que debe ser (Ver prrafo 20).
Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son:
* Importancia relativa que amerite ser comunicado.
437
* Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
* Objetivo.
* Convincente para una persona que no ha participado en la auditora.
438
conocidas como: el abogado del diablo puede ser til para la identificacin de puntos
dbiles en la estructura de los hallazgos y observaciones.
439
como respecto del uso de los recursos pblicos, en trminos de efectividad, eficiencia y
economa;
* Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su
comprensin y,
* Estar referidos a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine de la
aplicacin de procedimientos de auditora.
Condicin
Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea,
actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en que
el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia directa al
criterio, en vista que su propsito es describir el comportamiento de la entidad auditada
en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicin puede adoptar tres
formas:
* Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria;
* Los criterios no se logran;
* Los criterios se estn logrando parcialmente.
440
Criterio
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta
que la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la
evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma
transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad
examinada. El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar. El auditor
tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y
aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante
la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones
del caso con la administracin de la entidad, antes de utilizarlo en el examen.
En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por el
auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos con que evaluar y
comparar la condicin, el auditor puede considerar los aspectos siguientes:
- Anlisis comparativo.
- Uso de estadsticas o normas tcnicas apropiadas; y,
441
- Opinin de expertos independientes.
Cuando los servicios de expertos son necesarios para el trabajo, deben integrarse
como apoyo al equipo de auditora(NAGU 1.50). Tales especialistas ejercen su labor bajo
la direccin del auditor encargado, estando obligados a sujetarse a las normas de
auditora gubernamental, en cuanto sean aplicables. Las opiniones y comentarios
efectuados por expertos, representan una contribucin potencial para una auditora
especfica, dadas sus capacidades, conocimientos y experiencias. Por lo tanto, puede
resultar un elemento favorable para persuadir a los funcionarios de la entidad para
adoptar acciones correctivas, en relacin a reas que por su especialidad no son
auditadas en forma corriente.
442
Comparacin de la condicin con el criterio
La mayora de hallazgos de auditora son originados como resultado de la
comparacin de la Condicin y el Criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia
entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo
especfico denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer al
funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin correctiva. El
hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser", muestra la
presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evala e informa en torno a la
efectividad de un programa o actividad.
Efecto
Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada.
Generalmente, representa la prdida en trminos monetarios originada por el
incumplimiento en el logro de la meta. La identificacin del efecto es un factor importante
al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de
adoptar una accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea
posible, el auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u
otra unidad de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin con
los objetivos de la auditora, los que se describen seguidamente:
443
Cuando el informe del auditor no incluye informacin sobre el efecto potencial de la
observacin, el usuario del Informe puede concluir que la aparente falta de preocupacin
del auditor, determina que la observacin no sea realmente importante. Si el efecto de la
observacin es insignificante, el auditor no debe incluir en el Informe la observacin
correspondiente.
Causa
Representa la razn bsica (o las razones) por la cual ocurri la condicin, o
tambin
el motivo del incumplimiento del criterio o norma. La simple expresin en el informe de
que el problema existe, porque alguien no cumpli apropiadamente con las normas, es
insuficiente para convencer al usuario del informe. Su identificacin requiere de la
habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una
recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin.
444
Evaluacin de la importancia de los hallazgos de auditora
La atencin que la administracin de la entidad auditada preste a un hallazgo, depende
de la demostracin que efecte el auditor acerca de su importancia. Un aspecto a
considerar es la indicacin sobre si la situacin negativa detectada es un caso aislado o
se encuentra extendido, as como tambin su proporcin y la frecuencia con que ocurre.
La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos
sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en
trminos monetarios o en nmero de transacciones.
El auditor debe identificar y explicar las razones por las cuales existe una desviacin en el
control interno gerencial. Cuando se tiene una idea clara respecto de porque sucedi el
problema, puede ser ms fcil identificar la causa y prevenir su reiteracin en el futuro.
Es importante tambin que, en todos los casos exista una relacin lgica entre la causa
detectada y la recomendacin que formule el auditor.
Ejemplo N 1
Condicin: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el perodo 19X6,
sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.
Ejemplo N 2
445
Criterio: Segn las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su
responsabilidad el desarrollo de las actividades en el rea de Personal, deben reunir los
conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones
encomendadas.
446
La comunicacin de hallazgos de auditora es el proceso mediante el cual, el
auditor encargado una vez evidenciados stos, cumple en forma inmediata con darlos a
conocer a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, a fin de que en un plazo
previamente fijado, presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente
documentados, para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe. Su propsito
es proporcionar informacin til y oportuna, tanto oral, como escrita, en torno a asuntos
importantes que posibiliten recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar
mejoras en las actividades y operaciones de la entidades.
Una vez evaluada la informacin proporcionada y tan pronto rena los elementos
suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor
encargado proceder a elaborar los hallazgos de auditora. En base a ellos, cursar las
respectivas comunicaciones teniendo en consideracin lo siguiente:
* Reserva.
* Materialidad o Importancia.
* Hallazgos vinculados a la participacin y competencia personal de su destinatario.
* Recepcin acreditada.
* Plazo para la recepcin de comentarios de la entidad.
El plazo para la recepcin de las aclaraciones o comentarios, debe ser establecido
teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditora, especialmente, en
base a:
* Naturaleza de la materia bajo anlisis;
* Alcance del examen;
* Si la persona a la que debe dirigirse la comunicacin no labora en la entidad
auditada, entre otros aspectos.
Para la presentacin de las aclaraciones o comentarios, en la comunicacin de los
hallazgos de auditora, el auditor encargado indicar un plazo de respuesta de hasta
cinco (5) das hbiles. Para las ampliaciones de plazo que soliciten los funcionarios
deben considerarse los aspectos siguientes:
447
* Procede su otorgamiento por una sola vez, siempre y cuando lo solicite la persona
receptora de la comunicacin por escrito;
* Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona
comunicada, el auditor encargado, en coordinacin con el supervisor otorgar una
ampliacin de diez (10) das hbiles adicionales.
* Se entiende que la solicitud de prrroga ordinaria ha sido aceptada a su recepcin,
salvo denegacin expresa, contndose el trmino en das hbiles siguientes al
vencimiento del primer plazo.
448
No debe esperarse acumular un nmero importante de hallazgos de auditora para
comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad.
449
Terminacin de la fase ejecucin
La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad
significan que el auditor ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus
papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el
producto final a elaborar, el informe de auditora.
El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel
gerencial competente de la entidad auditada.
El retiro del equipo de auditora debe ser coordinado con los niveles gerenciales
pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo. El trmino
de la auditora debe darse a conocer por escrito.
450
FASE DE ELABORACIN DEL INFORME
451
completa, ni resulta til, en tanto no se apruebe y remita el informe a la entidad
examinada.
La NAGU 4.40 Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditora de
gestin es la siguiente:
* Sntesis gerencial.
* Introduccin.
* Conclusiones.
Observaciones.
Recomendaciones.
452
PROCESO DE LA AUDITORA DE GESTIN
453
APROBACIN DEL INFORME DE AUDITORA Y
REMISIN A LA ENTIDAD AUDITADA
* Significacin.
* Utilidad y oportunidad.
* Exactitud y beneficios de la informacin sustentadora.
* Calidad de convincente.
* Objetividad y perspectiva.
* Concisin.
* Claridad y simplicidad.
* Tono constructivo.
454
* Organizacin de los contenidos del informe.
* Positivismo.
Significacin
La significacin o importancia es un trmino relativo que no puede ser definido con
precisin para cubrir todas las situaciones. Los asuntos incluidos en el informe de
auditora de gestin deben ser de la suficiente significacin como para justificar que sean
informados y, para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. La
efectividad o utilidad de los informes decrece con la inclusin de asuntos no significativos
o intranscendentes, dado que stos tienden a distraer la atencin de los usuarios de
aquellos aspectos que son realmente importantes.
Utilidad y oportunidad
La formulacin de los informes de auditora debe estar antecedida del anlisis
minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios del informe y el tipo de informacin
que se desea comunicar, para que ellos puedan cumplir con sus atribuciones y
responsabilidades. El auditor encargado debe efectuar el estudio apropiado de la
informacin a proporcionar, teniendo en consideracin la perspectiva de los receptores
455
del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopcin de acciones
correctivas en la entidad auditada, entonces, su preparacin debe considerar el inters y
las necesidades de los usuarios.
Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan
de las fases de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las
demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de
problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados
durante la fase de ejecucin. La integracin del informe con los trabajos que se realizan
durante los procesos de planeamiento y ejecucin, pueden ayudar a revelar
oportunamente estos problemas y facilitar su solucin.
456
control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin general y la
consecuente recomendacin de accin correctiva; dado que lo que sustenta la
observacin es el hecho que existi un slo error o desviacin en los controles.
Calidad de convincente
Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y, las
conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos
examinados. Los elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para
convencer a sus usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe
contener informacin suficiente sobre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones para promover un apropiado entendimiento de los asuntos informados.
Cuando los informes se preparan correctamente, ayudan a los funcionarios responsables
de la entidad auditada a concentrar su atencin en los asuntos del informe que merezcan
su atencin.
Objetividad y perspectiva
Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e
incluir suficiente informacin sobre el asunto principal, de manera que proporcione a los
usuarios del informe una perspectiva apropiada. Uno de los objetivos del Sistema
Nacional de Control es entregar informes que respondan a la realidad, que no conduzcan
a error y, que a la vez, pongan especial nfasis en los asuntos que necesitan atencin. La
informacin necesaria para lograr una perspectiva adecuada del informe, debe formar
parte de los papeles de trabajo e incluir:
* Definicin clara de la naturaleza y alcance de la auditora. Cuando sea apropiado, el
informe debe expresar que el nfasis del examen fueron los asuntos que, de acuerdo a
nuestro criterio, requeran atencin; por lo que no fue realizada una evaluacin completa
de las actividades y operaciones.
* Informacin sobre la naturaleza y volumen de operaciones del programa o la
actividad a que se refieren las observaciones, de manera que sirvan para brindar una
perspectiva contra la cual pueda medirse su importancia.
* Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar errneas
interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o
aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada, as
como la identificacin de todos los factores relevantes, aun cuando algunos de ellos
puedan ser contrarios a las observaciones.
* Informacin de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros
notables de la administracin) de las operaciones examinadas, cuando sta sea
457
importante y justificada, de acuerdo con el alcance de la auditora. Ello no significa que,
cada vez que tenga que informarse sobre deficiencias importantes, deba al mismo
tiempo expresarse algo satisfactorio para equilibrar el informe.
Concisin
El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las
observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redaccin claro y
preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, prrafos o secciones
demasiado detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Al determinarse el
contenido del informe, aunque exista suficiente espacio para juicios extensos, el auditor
debe tener presente que los informes que son completos y, a la vez, concisos tienen
mayores posibilidades de recibir atencin por los funcionarios responsables de la entidad
auditada. Para ser ms efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente despus
de la conclusin del trabajo de campo.
Claridad y simplicidad
Para que el informe se comunique con efectividad, debe presentarse en forma
clara y simple, tanto como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos
contenidos en el informe, por cuanto ste puede ser utilizado por los miembros del equipo
de auditora que participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboracin o revisin del
informe. Contribuye a la claridad del informe considerar los aspectos siguientes:
* No debe presuponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos tcnicos en
relacin con la actividad que se informa;
* Cuando se utilicen trminos no familiares, stos deben definirse con claridad; y,
* El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro; evitndose el
lenguaje florido, estilizado o pretencioso.
Tono constructivo
Siendo el objetivo fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de
las actividades gubernamentales, el "tono del informe", debe estar dirigido a provocar una
reaccin favorable y la aceptacin de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los
criterios que se indican:
* Las sumillas y contenido del informe deben enunciarse en trminos constructivos; y,
* Debe evitarse la utilizacin de frases que generen una actitud defensiva o de
oposicin de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada.
458
A menudo es necesario formular crticas a la ejecucin pasada para mejorar la
administracin gubernamental; sin embargo, todo nfasis en el informe debe
concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras, ms que
en la crtica de la gestin que corresponde al pasado.
Positivismo
Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es
ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena cantidad
de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores tienden a
emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores, ineficiencia,
negligencia para describir las prcticas y procedimientos de operacin en la entidad
examinada. Estas palabras ponen al personal de administracin en guardia y a la
defensiva; cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situacin por la que se
sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas sern ms cooperadoras
si los auditores expresan sus opiniones positivamente.
459
autoridad superior de la Contralora General de la Repblica para su aprobacin. En los
rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable
del contenido del informe.
Para lograr que la revisin del informe de auditora de gestin sea efectivo y propenda a
la preparacin de documentos de alta calidad, se establece dos niveles de revisin en
este proceso:
* Revisin por el Supervisor responsable; y,
* Revisin por el Comit de Control de Calidad COCO.
Sntesis gerencial
460
I. INTRODUCCIN
II. CONCLUSIONES
Anexos
* Relacin de las personas comprendidas en las observaciones
* Situacin financiera, econmica y presupuestara
Los informes de auditora de gestin pueden ser identificados con los ttulos siguientes:
461
Mejoras requeridas en el proceso de fabricacin de monedas metlicas en el
Banco...
Necesidad de incrementar la capacidad de atencin de la consulta externa en el
Hospital...
Lentos progresos en la aplicacin del programa de sustitucin de cultivos en ...
La Sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor
utilidad para los usuarios. Como la mayora de los receptores de los informes slo leern
la sntesis, es importante que sta refleje el contenido del informe de manera clara y
precisa. La sntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos ms
importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretacin. Del mismo modo, no
deben presentarse hechos u opiniones que no se encuentren incluidos en el informe. Por
lo tanto, es recomendable que la extensin de la sntesis no excede de cuatro pginas.
Ttulo
462
* Observaciones y conclusiones ms significativas
En este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y
conclusiones ms significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u
operaciones, incluyendo referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados.
Este resumen debe ser escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan
reconocer rpidamente y apreciar la validez y significacin de las recomendaciones que
se muestren a continuacin. Este resumen debe revelar, entre otros aspectos, fallas
importantes y su efecto en la entidad examinada.
* Recomendaciones ms importantes
En este rubro se incluyen las recomendaciones ms importantes dirigidas a los
funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para corregir
las deficiencias identificadas o lograr mejoras en las actividades u operaciones. Cuando
las recomendaciones estn dirigidas a otras entidades o funcionarios, debe precisarse
con claridad a quien est dirigida para indicar quien es responsable de adoptar acciones.
Asimismo, deben delinearse las propuestas de solucin para mejorar la efectividad,
eficiencia y economa en la entidad.
Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen:
documento autoritativo del mismo, as como la especificacin de si ste se llev a cabo
en cumplimiento de la programacin anual de control, de acuerdo a clusulas
contractuales, atencin de una denuncia o pedido especfico del Congreso de la
Repblica u otra autoridad gubernamental.
463
Debe prestarse especial cuidado al exponer los objetivos programados, tratando de ser
especficos antes que genricos, de modo de no crear falsas expectativas o
interpretaciones errneas de parte de los futuros usuarios de los informes, especialmente
en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente especficos sobre aspectos
limitados o puntuales de la gestin.
Alcance: debe especificar que el examen se llev a cabo, en todos los casos, de
acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental -NAGU-, con las Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas aplicables as como con las Normas especficas que
correspondan al examen (BID, BIRF, AID u otras). De no haberse considerado alguna
NAGU, debe detallarse en esta parte del informe las razones por las cuales se produjo
este alejamiento y su efecto en los resultados de la auditora.
Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea
ste auditora de gestin, de tipo combinado financiero- de gestin o se trate de un
examen especial.
Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace referencia
a la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales,
como la estructura orgnica, las principales actividades a cargo de la entidad y del rea
examinada. Estos aspectos ayudarn a situar en escena al usuario del informe para
apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe.
- La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las
operaciones examinadas, entre ellas:
- Ley de creacin
- Reglamento de la ley de creacin
- Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia
- Reglamentacin de organismos reguladores
- Normatividad interna aplicable
464
Declaraciones sobre logros notables de la entidad
La Contralora General de la Repblica considera que puede ser importante transmitir a
los usuarios del informe la imagen ms imparcial posible, efectuando un esfuerzo
consciente orientado a que ste mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada.
Para incluir comentarios de carcter positivo en el informe, stos deben reunir las
caractersticas siguientes:
* Haber sido constatados durante el examen.
* Estar suficientemente documentados.
* Ser significativos.
* Estar comprendidos en el alcance de la auditora.
* Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
* Estar referidas a situaciones de comunes o extendidas dentro de la entidad.
465
que permita su adecuada localizacin. La informacin bsica que debe tener esta
relacin es la siguiente:
El ltimo dato (direccin) podr reservarse, previa autorizacin del nivel gerencial
correspondiente de la Contralora General de la Repblica. Esta informacin no es
aplicable para los informes de auditora que emitan los rganos de Auditora Interna y
Sociedades de Auditora Independiente designadas por el Organismo Superior de
Control, (CGR).
Conclusiones
Las Conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las
observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la evaluacin de
la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilizacin
de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y economa y cumplimiento de la
normativa legal.
466
Observaciones y recomendaciones
Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos
de la auditora de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante
identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el
desarrollo de la fase de ejecucin se identifican hechos o circunstancias que afectan en
forma significativa la gestin de la entidad auditada, tales como deficiencias en el control
gerencial que inciden en la eficiencia y economa de las operaciones o en el logro de los
objetivos y metas programados; en tales casos, el resultado obtenido adquiere la
denominacin de hallazgo de auditora. Sin embargo, para su presentacin en el informe,
tales hallazgos conjuntamente con la evaluacin de los comentarios de la entidad se
convierten en Observaciones. Se connota que el trmino observacin est reservado
para el informe de auditora y se refiere a asuntos tales como:
* Inefectividad en el logro de objetivos y metas;
* Ineficiencia en las operaciones;
* desperdicio de recursos; e
* Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas internas.
467
Presentacin de las observaciones
Para su presentacin cada observacin debe tener en cuenta los aspectos siguientes:
* Sumilla
* Punto bsico de la observacin
* Elementos de la observacin
* Comentarios de la entidad
* Recomendaciones
Sumilla
Se refiere al ttulo que utiliza el asunto observado, el cual debe indicar con
claridad la naturaleza de las deficiencias que se encontraron. La sumilla busca identificar
el problema principal que ser desarrollado. Existen dos formas para presentar la sumilla:
* En la medida de lo posible, la sumilla debe ser positiva. Por ejemplo podra indicar:
Necesidad de fortalecer los controles internos en el rea de Abastecimientos.
* Cuando se considere necesario, la sumilla podra tambin adoptar un tono negativo.
Por ejemplo, podra indicar: " Posibilidad de obtener ahorros de S/. 250,000
anuales mediante una efectiva gestin del proceso de adquisiciones.
Elementos de la observacin
Despus de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observacin con
la informacin suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una accin. Debe
sealarse la deficiencia que hemos encontrado (condicin), la norma aplicable (criterio),
el efecto que tuvo (o que podra tener en el futuro) y, lo que la origin (causa). Sin
468
repetirse los datos consignados en la Introduccin del informe deben incluirse aquellos
aspectos generales sobre el rea o actividad a que se refiere la observacin; esto es
importante para ubicar apropiadamente al usuario del informe en la escena de los
hechos.
Causa: prrafo(s) donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio,
ocurri la condicin observada; el motivo por el cual no se cumpli el criterio especificado.
El auditor debe emplear al mximo de su habilidad y juicio profesional para identificar la
causa de cada observacin y recomendar lo pertinente. Por qu ocurri la condicin.
Comentarios de la Entidad
El informe de auditora debe incluir, adems de la observacin, los comentarios
y/o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad
comprendidos en las observaciones. Esta informacin debe ser incluida en forma breve
pero, sin dejar de reflejar el sentido de la misma. Tambin debe incluirse a continuacin
la opinin del auditor resultante de la evaluacin practicada sobre tal informacin. Es
importante que en un informe que incluya diversas observaciones, los comentarios de la
entidad y la evaluacin del auditor se muestren en forma individual, conjuntamente con la
observacin correspondiente.
469
Recomendaciones
Las recomendaciones, constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la
administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones
identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para
disponer su adopcin y estar encaminadas a superar la condicin y las causas de los
problemas.
470
como anexo al informe. Para tal efecto, la naturaleza de la informacin y su grado de
detalle debe ser determinada por el auditor encargado.
Las fotografas a color u otros medios visuales, dibujos o mapas, pueden ser ms
efectivas si son utilizadas como parte del informe para sustentar las observaciones
identificadas o, en la evaluacin de los comentarios de la entidad, en lugar de
considerarlas como anexos. Cuando se incluya tales ayudas en el informe debe utilizarse
un ttulo que describa en forma breve lo que muestra, por ejemplo cada fotografa. Si
tales elementos son adecuadamente utilizados, ellos pueden enfatizar los puntos claves
del informe y reducir la cantidad de detalles que sera necesario revelar en el texto.
Las fotografas y otros medios visuales deben incluirse en el borrador del informe.
Ellas sern revisadas por el jefe de equipo encargado y el supervisor como parte del
proceso de elaboracin del informe con el objeto de asegurarse que son apropiadas
antes de aprobar su inclusin en el informe.
Los rganos de Auditora Interna que lleven a cabo auditoras en las entidades a
la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor
jerarqua institucional, y simultneamente a la Contralora General de la Repblica.
471
Seguimiento de Medidas Correctivas
El trabajo de la auditora de gestin no sera de utilidad, si no se lograran
concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que
deben traducirse en mejoras en los niveles de efectividad, eficiencia y economa en las
operaciones que realizan las entidades, as como en el fortalecimiento del control
gerencial inherente a los funcionarios que tienen a su cargo los procesos de direccin y
gerencia.
472
2. DESLINDE DE CAMPOS Y REAS DE APLICACIN DE LA AUDITORA DE
GESTIN.
473
10. nfasis Los estados financieros Mejoras positivas en la gestin,
presentan razonablemente resultados y controles
la situacin financiera, gerenciales.
resultados de las
operaciones y flujos de
efectivo de la entidad.
Anlisis FODA
Antes de tomar cualquier decisin estratgica, es imprescindible realizar un
diagnstico de nuestra empresa. El anlisis FODA es el mtodo ms sencillo y eficaz
para decidir sobre el futuro. sta es una estructura conceptual para realizar un anlisis
sistemtico, que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas, con las
fortalezas y debilidades internas de una organizacin. Esta matriz es ideal para enfrentar
los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de
estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz de la misin y las
necesidades, determinando qu elementos constituyen un apoyo y cules una desventaja
en relacin con los propsitos de la empresa.
474
475
Pese a su simplicidad, este mtodo de anlisis est considerado como el abec de
cualquier estrategia empresarial
Para no caer en el error de actuar desde la experiencia previa, que no suele servir
indefinidamente, podemos usar el anlisis DAFO (FODA), que estudia las debilidades,
amenazas, fortalezas y oportunidades de una situacin concreta. Esta tcnica fue ideada
por Kenneth Andrews y Roland Christensen hace ms de 20 aos. Tambin conocida
como SWOT sus siglas en ingls -, es una de las herramientas ms antiguas para
elaborar estrategias con xito, pero vigente por que combina la orientacin al mercado
cmo puedo aprovechar sus oportunidades gracias a mis fortalezas - con la orientacin a
la competencia, al aprovechar las debilidades del mercado con mis fortalezas, opina
Gildo Seisdedos, director del mster de direccin comercial y marketing del Instituto de
empresa.
476
Se puede aplicar en toda situacin de gestin, rea de negocio y empresa de
cualquier tamao y sector de actividad. Y si colaboran los empleados, se pueden
descubrir debilidades o fortalezas que a los directivos les cuesta ver.
Para aplicar la tcnica hay que descubrir la situacin actual e identificar nuestra
estrategia, los cambios que se estn produciendo en el entorno, y las capacidades y
debilidades de la empresa o rea. Estos factores nos servirn para hacer un anlisis
histrico, causal y proyectivo hacia el futuro. Los resultados se plasmarn en la matriz
DAFO y podremos elegir los objetivos y la estrategia ms adecuada para alcanzarlos.
Los factores que se incluyen en el anlisis son:
Debilidades (D); son los recursos y situaciones que representan una actual
desventaja diferencial, constituyndose as en obstculos y limitaciones que coartan el
desarrollo de la empresa para alcanzar sus objetivos, y que es necesario eliminar.
Algunos ejemplos;
- No hay una direccin estratgica clara
- Incapacidad de financiar los cambios necesarios en la estrategia
- Falta de algunas habilidades o capacidades clave
- Atraso en investigacin y desarrollo
- Costos unitarios ms altos respecto a los competidores directos
- Rentabilidad inferior a la media
- Exceso de problemas operativos internos
- Instalaciones obsoletas
477
- Falta de experiencia y de talento gerencial
- Otros
478
logro de los objetivos, producir un impacto negativo o una dificultad substancial en su
desarrollo. Algunos ejemplos;
- Entrada de nuevos competidores
- Incremento en venta de productos sustitutos
- Crecimiento lento del mercado
- Cambio en las necesidades y gustos de los consumidores
- Creciente poder de negociacin de clientes y/o proveedores
- Cambios adversos en los tipos de cambio y en polticas comerciales de otros pases
- Cambios demogrficos adversos
- Otros
479
- Ver la capacidad de respuesta de la empresa ante una situacin determinada
- Identificar las fortalezas de la empresa y aprovecharlas
- Descubrir nuevas oportunidades de negocio para las que se est preparado
- Identificar las debilidades de la empresa, ser conscientes de ellas e intentar
mejorarlas.
Ejemplo; la comunicacin y el trabajo en equipo, el ambiente laboral, el proceso
productivo, la imagen ante los consumidores, el precio de los productos, etc.
- Determinar la rentabilidad de montar un negocio, o bien lanzar otro producto, iniciar una
campaa, etc.
- Evitar errores previsibles e inversiones innecesarias
- Decidir si es conveniente hacer una alianza estratgica con nuestra competencia
para mantener la competitividad
- Decidir si se debe reorientar la campaa para buscar mejores oportunidades, aunque se
tengan que adquirir o desarrollar determinados puntos fuertes de la empresa
Fijados los objetivos que deben ser jerarquizados, cuantificados, reales y consistentes,
elegiremos la estrategia para llegar a ellos mediante acciones de marketing.
480
La estrategia FO; se basa en el uso de fortalezas internas de la organizacin con
el propsito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el ms
recomendado. La organizacin podra compartir de sus fortalezas y a travs de la
utilizacin de sus capacidades positivas, aprovechar el mercado para ofrecer sus bienes
o servicios.
La estrategia DA; tiene como propsito disminuir las debilidades y neutralizar las
amenazas, a travs de acciones de carcter defensivo. Generalmente este tipo de
estrategia se utiliza slo cuando la organizacin se encuentra en una posicin altamente
amenazada y posee muchas debilidades, aqu la estrategia va dirigida a la sobrevivencia.
En este caso, se puede llegar incluso al cierre de la institucin o a un cambio estructural y
de misin.
481
Ejemplo; se te abren oportunidades que puedes aprovechar, pero careces de la
preparacin adecuada. Cambia de poltica o de productos porque loa actuales no estn
dando los resultados deseados.
Una de las ventajas de este modelo de anlisis es que puede ser aplicado en
cualquier situacin de gestin, tipo de empresa (independientemente de su tamao y
actividad) o rea de negocio. El primer paso que se debe hacer, es describir la situacin
actual de la empresa o de la unidad en cuestin, identificar las estrategias, los cambios
que se producen en el mercado y nuestras capacidades y limitaciones. Esto nos servir
de base para hacer un anlisis histrico, casual y proyectivo.
Las fases del FODA; bsicamente, es un ciclo de planeas, haces y mides, que se
concretara en:
decisin del asunto objeto de anlisis; recoleccin de datos del mercado (opinin de
clientes y de potenciales clientes), de la competencia (que sean objetivos) y del entorno
(marco legal, demogrfico, tendencias, etc.); elaboracin preliminar del FODA por parte
del equipo directivo y su posterior contraste con la opinin e informacin de los
empleados; diseo de los objetivos y elaboracin de la estrategia para corregir
debilidades y aprovechar las fortalezas, y puesta en marcha del plan de accin, auditando
los progresos.
Buscar el hueco del mercado; ni los productos ni los mercados son todos iguales,
por lo que se podr entrar e incidir en l, abrindose un hueco.
Identificar las ventajas sostenibles; aquellas que no sean transitorias, que duren al menos
medio plazo y que no sean copiables inmediatamente por los competidores. En este
sentido, no vale tener en cuenta la suspensin de pagos del competidor.
482
Adaptarse al entorno; percibir las oportunidades de la situacin del mercado y las
amenazas de la competencia.
483
intervencin de ms de una persona en girar instrucciones a los empleados y
trabajadores.
Centralizacin del poder; se dice que el 98% de las empresas son familiares, por
lo que los puestos directivos estn a cargo de la misma familia, cuestin que en
ocasiones no beneficia la consolidacin y crecimiento de la empresa ya que s prioriza,
intereses personales y sentimentales.
484
Desinters por los aspectos jurdicos - corporativos; tomando en consideracin que la
mayora de las empresas son familiares se les da poca importancia a los aspectos
jurdicos corporativos de los negocios ya que se considera que el nico requisito que se
debe cumplir es concurrir al notario para estar legalmente como sociedad.
Planificacin Estratgica
Es un proceso continuo y sistmico a travs del cual una organizacin toma
sus
decisiones estratgicas, con un conocimiento lo ms amplio y completo posible del
entorno del futuro, organizando de forma racional los medios disponibles ($, Hombres,
Etc.) para poder alcanzar las decisiones adoptadas y midiendo peridicamente los
resultados alcanzados para compararlos con los previstos a travs de un proceso
adecuado de retroalimentacin. La planificacin debe tener tres principios bsicos como
son flexibilidad, compromiso y contribucin. Entonces nos preguntamos: Qu hacer?,
Qu rumbo tomar?, Qu actividad iniciar primero?, Qu es lo que queremos lograr o
realizar?, Cmo y qu objetivos alcanzar?, Cmo anticiparse a los problemas futuros?.
La planificacin estratgica (PE) es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis,
reflexin, y toma de decisiones colectivas, en torno al que hacer actual y al camino que
485
deben recorrer en el futuro las empresas o instituciones, para adecuarse a los cambios y
a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad de
sus prestaciones. El concepto de estrategia, vinculado a la planificacin, se considera en
varias dimensiones con las cuales se puede conformar una definicin global. As por
ejemplo, la definicin de los objetivos y sus correspondientes estrategias permitir
seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento del servicio u organizacin y
aprovechar las ventajas que aparezcan relacionadas con su actividad.
486
Acortar el ciclo de vida de los negocios, de forma tal de colocar los productos y servicios
en el mercado lo antes posible.
Como un proceso; que trata un conjunto de acciones y tareas que involucran a los
miembros de la empresa en la bsqueda de claridades respecto al que hacer y
estrategias adecuadas para su perfeccionamiento.
487
sean obtenidos en la cantidad y la calidad adecuada, de la manera ms oportuna y al
ms bajo costo.
488
Toda empresa disea planes estratgicos para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, segn la amplitud y
magnitud de la empresa.
Planificacin; prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el
presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro
sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. El proceso de
planificacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los miembros de una
empresa, ya que su participacin y grado de adhesin que se logre en ellos, depender el
logro de los objetivos que se deseen implementar.
Un proceso planificacin formal debe reconocer los diferentes papeles que deben
desempear los diversos ejecutivos en la formulacin y ejecucin de las estrategias de su
organizacin. Hay tres niveles jerrquicos conceptuales bsicos que han sido
489
identificados desde siempre como los estratos esenciales de cualquier proceso de
planificacin formal; los niveles corporativos, de negocio y funcional.
A nivel corporativo residen las decisiones que, por su naturaleza, han de ser
enfrentadas considerando la entidad como un todo. Estas son decisiones que no pueden
ser descentralizadas sin correr riesgo de cometer graves errores de sub optimizacin.
Aquellos que operar a niveles inferiores de una organizacin no tienen perspectiva
adecuada para resolver las difciles soluciones de compromiso requeridas para maximizar
los beneficios de la empresa como un todo, en especial cuando se encuentran ante
situaciones que afectan adversamente a su propia unidad en la organizacin. Cabe hacer
notar que quienes toman las decisiones a nivel corporativo no tiene por qu ser tan slo
el gerente general. Entre otros factores, dependiendo del estilo de gestin de este
gerente, las estrategias corporativas pueden ser conformadas e implementadas por el
grupo de ejecutivos superiores de la empresa.
A nivel del negocio estn los principales esfuerzos que apuntan a asegurar una
ventaja competitiva a largo plazo en cada uno de los negocios de la empresa. Por cierto,
los gerentes de negocios deben considerar cuidadosamente las directrices corporativas
generales en su formulacin y puesta en marcha de las acciones estratgicas,
atenindose a los recursos totales asignados a su unidad particular de negocio.
490
Estrategia; del vocablo strategos que inicialmente se refera a un nombramiento
del general en jefe del ejrcito. Ms tarde pas a significar el arte del general, esto es, las
habilidades psicolgicas y el carcter con los que asuma el papel asignado. En poca de
Pericles (450 a. c.) se vino a explicar habilidades administrativas (administracin,
liderazgo, oratoria, poder). Y ya en tiempos de Alejandro de Macedonia (330 a. c.) el
trmino haca referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear
un sistema unificado de gobierno global.
491
Plan estratgico;
492
Cabe destacar que uno de los roles principales del lder de un proceso de
ejecucin de una plan estratgico es la constante evaluacin del logro de las actividades,
resultados y objetivos segn el plan. Esto se da gracias a que el plan estratgico parte,
desde su gnesis, con la definicin del sistema de evaluacin permanente a travs de la
matriz de planificacin.
Valores; son los principios que regulan el accionar de la empresa. Son aquellos
que establecen los lmites entre los cuales se puede mover las acciones de la empresa y
sus restricciones.
493
Algunos valores que ayudan al xito de la organizacin que los aplica son:
respeto, libertad, justicia, alegra, responsabilidad, creatividad, sabidura, honestidad,
amor y solidaridad.
Necesidades; se expresan como las acciones que hay que realizar para superar
la brecha entre la situacin actual y el futuro deseado.
Entre los aos 1850 y 1975, periodo de la era industrial, las empresas conseguan
el xito, en buena parte, a travs del aprovechamiento de las economas de escala,
apoyndose de la tecnologa disponible, las empresas exitosas transformaban en forma
eficiente las materias primas mediante el uso de sus activos fsicos, con el propsito de
ofrecer al mercado su produccin masiva. Es durante esta poca que las grandes
corporaciones, como General Motors, Dupont, y General Electric, desarrollaron sistemas
de control financiero, para monitorear la utilizacin eficiente del capital financiero y fsico.
De aqu surgi el roce (retorno sobre el capital financiero), para controlar el uso en forma
productiva del capital interno de la empresa y monitorear la eficiencia con que las reas
trasforman el capital en valor para los accionistas.
494
pasados, esto podra haber sido adecuado para una empresa de la era industrial, donde
la relacin con el cliente no era crtica para el xito, pero no permiten guiar, evaluar y
controlar el desempeo que en la actualidad se debe alcanzar, para crear valor, a travs
de la inversin en clientes, proveedores, procesos, tecnologa e innovacin.
495
Perspectiva financiera; el cuadro de mando retiene la perspectiva financiera
debido a que las mediciones financieras permiten resumir las consecuencias econmicas
de las acciones ya tomadas. Los indicadores de desempeo financiero sealan cmo la
estrategia, implementacin y ejecucin de la compaa contribuyen a los resultados. Los
objetivos financieros estn tpicamente relacionados con la rentabilidad, medida por
ejemplo, a travs de ingresos operacionales, retorno sobre el capital empleado, o valor
econmico aadido. Adems, deben considerarse que los objetivos difieren
496
considerablemente en relacin con la madurez organizacional de la empresa.
Tpicamente se identifican tres etapas en el ciclo de vida de un negocio; crecimiento,
operacin sostenida y cosecha.
Las mediciones de los procesos internos se enfocan en las actividades para que
la organizacin deba alcanzar la excelencia. Por ejemplo, una compaa puede darse
cuenta que tiene que desarrollar un proceso para anticipar las necesidades de los
clientes o para entregar nuevos servicios que entregan valor al cliente. Cada negocio
tiene un grupo nico de procesos que le permiten crear valor para los clientes y que son
parte de la cadena de valor. Kaplan y Norton han segmentado esta cadena en cuatro
grupos, que adems corresponden a lo que ellos dominan temas estratgicos.
497
Perspectiva de aprendizaje y crecimiento; la cuarta perspectiva, crecimiento y
aprendizaje, identifica la infraestructura o motor que la organizacin debe construir para
alcanzar el crecimiento y mejoramiento en el largo plazo. Las perspectivas de clientes y
procesos internos identifican los factores ms crticos para el xito actual y futuro. La
perspectiva de crecimiento y aprendizaje define los activos intangibles necesarios, que le
permitirn a la empresa desempearse a los niveles requeridos para satisfacer los
requerimientos expresados en las perspectivas de los clientes y de procesos internos.
Este aprendizaje y crecimiento, se obtiene de tres fuentes principales;
Competencias estratgicas; habilidades y conocimientos estratgicos requeridos por la
fuerza de trabajo para apoyar a la estrategia.
Clima para la accin; cambios culturales necesarios para motivar y alinear a la fuerza de
trabajo con la estrategia.
498
Sistema de control de gestin; un sistema de control de gestin se compone de
una serie de elementos que estn unidos orgnicamente. En cuanto a su calidad, debe
ser un coordinador de sub - conjuntos y brindar un resultado claro ante lo dinmico de los
elementos que lo componen.
Por lo tanto, es ms importante la riqueza de las relaciones que enlaza que la cantidad de
elementos que lo componen. Una de las herramientas bsicas de un sistema de control
de gestin es el cuadro de mando integral, en el que se sintetiza, mediante el empleo de
indicadores y ratios, el comportamiento de los centros ms relevante de la empresa.
Caso 1
499
actividades hacia la impresin, la terminacin y el teido, lo que permite a la empresa
controlar la totalidad del ciclo de produccin de sus productos.
500
y sera responsable de controlar y dirigir las acciones estratgicas propuestas por la
autoridad mxima de la empresa. Con esta nueva frmula, la fuerza de ventas actual de
la sociedad (cinco personas) deba mejorar sus servicios.
Se pide:
Caso 2
501
- Objetivos; estn dados por la empresa y con ellos se estima dar cumplimiento al
plan estratgico.
- Actividades de control; son las acciones necesarias que se deben desarrollar para dar
cumplimiento a los objetivos.
- Pruebas de auditora; son acciones detalladas que usted debe realizar para verificar
que las actividades de control se estn desarrollando como se dice que se estn
desarrollando.
Preguntas Largas;
502
3. Desde el enfoque del informe COSO, indique los componentes del control interno
explicando brevemente cada uno de ellos.
4. Comente, puede ser un auditor absolutamente independiente de otra persona de la
cual depende econmicamente?, explique el porqu de su respuesta.
5. Indique algunas razones de porque son importantes los informes de auditora
interna.
6. Nombre y defina las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral.
CONCEPTO
CAMPO DE APLICACIN
EXAMEN ESPECIAL
Visin general.
Planeamiento.
Fase de ejecucin.
Elaboracin del informe.
Visin general
El examen especial es una auditora de alcance limitado que puede comprender la
revisin y anlisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el
objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos pblicos, as como el
cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede
incluir tambin una combinacin de objetivos financieros, operativos y de cumplimiento o,
restringirse slo a uno de ellos, dentro de un rea o asunto especfico.
Mediante el examen especial se verifica en forma especfica el:
Manejo financiero de recursos por una entidad durante un perodo determinado, en
503
relacin a la normativa legal y normas reglamentarias aplicables a la gestin
examinada.
Cumplimiento de la ejecucin del presupuesto en relacin a la normativa legal y
normas reglamentarias.
Denuncias de diversa ndole.
Cumplimiento de la normativa legal en relacin a donaciones recibidas.
Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratacin de
obras o adquisicin de bienes o servicios.
Cumplimiento de operaciones de endeudamiento pblico.
Cumplimiento de contratos para la adquisicin de bienes y/o servicios u obras
pblicas celebrados por las entidades.
Las fases para llevar a cabo un examen especial son similares al de una auditora
de gestin, es decir, comprende: planeamiento; ejecucin y elaboracin del informe; sin
embargo, existen algunos matices de diferencia en cada una de las etapas del proceso.
Las normas de auditora Gubernamental-NAGU son aplicables para el planeamiento,
ejecucin e informe del examen especial. El examen especial es efectuado por los
rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, como parte del trabajo necesario
para emitir el informe sobre la Cuenta General de la Repblica.
504
La estructura del informe del examen especial es la misma utilizada para el
informe de auditora de gestin. Como las observaciones se refieren a situaciones de
incumplimiento de la normativa legal o normas o reglamentarias, segn corresponda,
stas son planteadas, generalmente, en un sentido negativo. En el grfico siguiente se
describe el proceso del examen especial.
Planeamiento
505
La tarea de comprensin de la entidad o rea objeto de examen incluye la obtencin de
informacin sobre:
* Naturaleza y base legal de la entidad.
* Estructura orgnica y lneas de autoridad y responsabilidad en la entidad o rea a
examinar.
* Rol en la actividad gubernamental.
* Influencias externas y internas, en relacin al asunto por examinar.
Examen preliminar
En caso que el archivo permanente de la entidad no contenga informacin
suficiente en torno a los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a
la organizacin y funciones y criterios de auditora a ser utilizados, puede ser apropiado
llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigacin preliminar,
orientada a la obtencin de informacin bsica directamente de la entidad a ser
examinada (Ver seccin 435, parte III).
506
* Antecedentes de la entidad y de los asuntos que sern examinados.
* Objetivos y alcance del examen
* Criterios de auditora a utilizar
* Programa de procedimientos a ejecutar en el examen
* Recursos de personal y especialistas en caso necesario
* Informacin administrativa
* Presupuesto de tiempo
* Informes a emitir y fecha de entrega
Formato tentativo del informe
El origen del examen se refiere a los motivos que han generado su ejecucin,
cuyas razones principales se explican en el prrafo 1. En el rubro antecedente de la
entidad o asuntos que sern examinados, se describe en resumen aquellos elementos
que denotaran la existencia de situaciones problemticas en las reas objeto de examen.
Los objetivos del examen se refieren a lo que desea lograrse, como consecuencia
de la ejecucin del examen. El entendimiento de los objetivos del examen por parte del
equipo de auditora, es esencial para que ste tenga xito. En caso de duda, es
conveniente que el auditor recurra a otros niveles de decisin para obtener una apropiada
explicacin sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las caractersticas
especficas del asunto o actividad por examinar y las particularidades del medio ambiente
en que ocurrieron los hechos. La identificacin del perodo a examinar y la profundidad
del trabajo a ejecutar son factores importantes para establecer el alcance del examen, en
funcin al asunto por evaluar.
507
El memorndum de programacin y el plan de examen especial son preparados
por el auditor encargado y supervisor en forma conjunta. Tales documentos deben ser
aprobados por el nivel gerencial para el caso de la Contralora General de la Repblica,
como paso previo al inicio de la fase de ejecucin. En los rganos de Auditora Interna, la
aprobacin de tales documentos es responsabilidad del funcionario a cargo de su
jefatura.
Fase de Ejecucin
Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase ejecucin del
examen especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, en relacin a los asuntos o hechos evaluados.
Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de ndole
repetitiva en varias entidades. En estos casos, podra adaptarse un programa modelo o
pre establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada entidad.
Ejemplo: verificacin del cumplimiento de las disposiciones que regulan la adquisicin de
bienes y servicios bajo las modalidades establecidas por la ley de presupuesto general de
la Repblica.
508
el alcance de nuestras pruebas, result apropiado slo durante una parte del perodo o,
un posible hallazgo de auditora que no resulta de significacin frente a otros, detectados
durante la bsqueda de evidencias.
509
Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con ilegales o
irregulares debe solicitarse la asesora legal pertinente, de modo de evitar situaciones
que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones. Los rganos de Auditora
Interna son responsables de obtener la operacin legal correspondiente, como paso
previo a la emisin del informe especial que hubieren elaborado en el cumplimiento de su
trabajo.
Confirmaciones
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin
obtenida de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la
transaccin ocurrida. En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos sobre el
tema:
510
Inspeccin fsica
La inspeccin fsica es empleada por el auditor para cerciorarse mediante
percepcin sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en
poder de una entidad. El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de bienes en
almacn y/o de activo fijo, constituyen la aplicacin prctica de esta tcnica.
Debe siempre tenerse en cuenta que la percepcin sensorial est referida a los
cinco (5) sentidos con que est dotado el ser humano.
Revisin documentaria
La revisin documentara es, probablemente, el procedimiento ms utilizado en un
examen especial. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una
transaccin debe dejar siempre una huella documental -bien sea por la emisin de un
documento o por anotaciones en el mismo (VB, afectaciones a cuentas, pases a otros
departamentos, informes, etc.), es posible reconstruir una transaccin en base a la
documentacin disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes documentarios, de
autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos,
transgresiones a la normatividad vigente y otros.
511
* El desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditora.
* El sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y
conclusiones formuladas.
512
La comunicacin de los hallazgos debe ser por escrito, guardando las
formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legtima defensa a los
funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo an a aquellos
que ya no laboran en la entidad. En caso de no ser posible su ubicacin, deber
emplearse el Diario Oficial "El Peruano" u otro de mayor circulacin en la ciudad donde
est ubicada la entidad.
513
* Responsabilidad civil: es la que incurren los servidores y funcionarios pblicos que en
el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un dao econmico a su entidad o al
Estado.
* Responsabilidad penal: es la que incurren los servidores o funcionarios pblicos que
en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisin tipificado como delito o
falta.
514
recomendaciones para promover mejoras en la ejecucin de las operaciones, a fin que la
administracin adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro.
- La sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de examen especial sea
de mayor utilidad para los usuarios del informe. En su contenido la sntesis debe
presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos ms importantes del informe, a fin
de evitar errores de interpretacin.
515
la relacin de funcionarios comprendidos en las observaciones, a fin de evitar errores en
la identificacin de las responsabilidades que les compete por su gestin.
OBTENCIN DE
INFORMACIN
BSICA COMPRENSIN DEL REA
O ACTIVIDAD A SER
EXAMINADA
RECOPILACIN
NORMAS LEGALES Y
REGLAMENTARIAS
EXAMEN PRELIMINAR
IDENTIFICACIN DE DEFINICIN DE
ASPECTOS A CRITERIOS A
EXAMINAR UTILIZAR
516
MEMORANDUM DE
PROGRAMACIN Y PLAN
DE EXAMEN
APLICACIN DE
PRUEBAS Y OBTENCIN
DE EVIDENCIAS
DESARROLLO DE IDENTIFICACIN Y
HALLAZGOS EVALUACION DE
IRREGULARIDADES
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
517
7. IDENTIFICACIN DE REAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS.
518
Revisin de
cobros
posteriores.
Revisin
limitado de
0 adiciones
Valores Rubro significativas
importante en en el ao.
relacin con Bajo
los EEFF Revisin de
tomados en saldos iniciales
su conjunto. movimiento
Desde hace anual de
varios aos cuentas de
no se realiza activo fijo
inventarios de verificacin de
activos fijos. valores de
tasacin.
3.Inmuebles, 72
Maquinaria y
Equipo Enfoque
Depreciacin Bajo sustantivo
Efectuar
pruebas
detalladas de
las adiciones y
retiros ms
importantes al
cierre del ao.
Adiciones y
Retiros Valuacin
El proceso de
produccin Bajo Satisfacci
consta de dos n de
519
12 etapas, en las control
Depreciacin que existe con Clculo global
una procedimie de la
asignacin ntos depreciacin.
significativa sustantivo
de costo. s
limitados.
La empresa
tiene un alto Alto
ndice de
endeudamien
to con bancos Observacin
del exterior inventarios,
59 este es un Satisfacci revisin de
4.Existencias/cost rubro n de evaluacin.
o significativo Alto control
de Produccin. en relacin a bajo y
los EEFF en enfoque
su conjunto. sustantivo Pruebas
s detalladas del
limitados. costo de
La estructura produccin
Prstamo/Patrimo del Alto sobre un mes,
nio accionariado incluyendo la
Deuda a Largo es variable. revisin de la
Plazo imputacin
Enfoque contable de los
sustantivo elementos del
Este rubro es costo.
significativo Revisin
en relacin a analtica del
los EEFF en costo de
58 su conjunto. Satisfacci produccin.
Moderad n de
Patrimonio o control
alto y Cruce del
520
procedimie anlisis de la
ntos deuda con los
sustantivo controles
s. circularizacin
de saldos al
cierre del ao.
Revisin de
Enfoque documentacin
Ganancias y Moderad sustantivo sustentatoria
prdidas o de las
amortizaciones.
Cruce de los
movimientos
del ao con los
acuerdos
adoptados por
Enfoque el Directorio y
sustantivo los accionistas.
Realizar
pruebas de
revisin
analtica, en
coordinacin
con las cuentas
relacionadas
Satisfacci
n
521
moderada
de control
Revisin
analtica
de
fluctuacion
es
principales
en el ao
INFORME N 02-2003-02-0344
I.- INTRODUCCIN
522
2. ORIGEN DEL EXAMEN
524
Los hallazgos de Auditora emergentes de la presente Accin de Control fueron puestos
en conocimiento por escrito a los Funcionarios y Servidores, para que en ejercicio de su
derecho de defensa cumplan con realizar sus comentarios aclaratorios debidamente
documentados, los mismos que fueron evaluados y tomados en consideracin en la
elaboracin del presente informe.
As mismo se incluye un anexo con la relacin del personal considerado en los hallazgos
de Auditora (Anexo N 01).
525
El Art. 20 del Decreto Legislativo N 776 Ley de Tributacin
Municipal, indica ... l 5% (cinco por ciento) del rendimiento del impuesto, se
destina exclusivamente a financiar el desarrollo y mantenimiento del Catastro
Distrital, as como a las acciones que realice la administracin tributaria,
destinadas a reforzar su gestin y mejorar la recaudacin.
El 3/1000 (tres por mil) del rendimiento del impuesto ser transferido por la
Municipalidad Distrital al Concejo Nacional de Tasaciones, para el cumplimiento
de las funciones que le corresponde como organismo tcnico nacional
encargado de la formulacin peridica de los aranceles de terrenos y valores
unitarios oficiales de edificacin,.... El hecho de no contar la Municipalidad
Provincial del Santa Chimbote, desde 1973 con un Catastro Integral
debidamente actualizado, conlleva a una recaudacin del impuesto predial y
tributos diversos muy por debajo de los ndices reales.Sin embargo existe
evidencia que mediante Resolucin de Alcalda N 0202 de fecha 04 de abril del
2003, se resuelve aprobar el Proyecto integral del Catastro Urbano Distrito de
Chimbote, de acuerdo al Plan Operativo de la Direccin de Desarrollo Urbano y
Rural de la Municipalidad Provincial del Santa, con un costo de ejecucin por la
suma de S/. 553 434,61 (Quinientos Cincuenta y Tres Mil Cuatrocientos Treinta y
Cuatro con 61/100 Nuevos Soles).
8.2 NECESIDADES DE ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS QUE
REGISTRA EL UNIVERSO DE CONTRIBUYENTES DE LA POBLACIN DE
CHIMBOTE
526
Chimbote, como son la Divisin de Valuaciones y Catastro, Divisin de Obras
Publicas y la Oficina de Rentas, por cuanto todas ellas conocen de Predios con
nuevas reas construidas, adems dicha coordinacin sirve para uniformizar
criterios de trabajo en cuanto a la inspeccin y medicin de predios urbanos;
esto hace que cuenten con datos diferentes,
II.- OBSERVACIONES
Que, en atencin al objetivo del presente Examen Especial consistente en: Evaluar el
comportamiento de la recaudacin tributaria, que ha tenido la Oficina de Rentas durante
el ejercicio 2001, se ha efectuado el anlisis comparativo entre la meta anual proyectada
por la Oficina de Planificacin y Presupuesto con la ejecucin real de los ingresos
captados por la Oficina de Rentas al trmino del referido ejercicio, tomando como base el
anlisis de los rubros ms significativos, como son Impuesto Predial y Arbitrios
Municipales; pudindose determinar que la meta anual proyectada para el primero de los
indicados fue de S/. 7 900 831,00 (siete millones novecientos mil ochocientos treinta y
uno y 00/100 nuevos soles) y la ejecucin real de los ingresos solamente alcanz un
importe de S/. 4 227 136,01 (Cuatro millones doscientos veintisiete mil ciento treinta y
seis con 01/100 nuevos soles) lo cual representa un ndice del 53,50% con relacin a la
meta anual proyectada en el Presupuesto Municipal. En igual forma para el rubro de los
Arbitrios Municipales se fij como meta anual proyectada el importe de S/. 3 640
135,00 (tres millones seiscientos cuarenta mil ciento treinta y cinco con 00/100) y la
recaudacin real de los ingresos logr tan slo los S/ 2 231 100,03 (Dos millones
doscientos treinta y un mil cien con 03/100) representando un ndice del 61,29% con
relacin a la meta anual proyectada. Al respecto aprciese en detalle el siguiente cuadro
comparativo:
527
COMPORTAMIENTO DE RECAUDACIN TRIBUTARIA 2001 EN
DETALLE FUNCIN A LA META ANUAL PROYECTADA EN EL
Proyectado PRESUPUESTO MUNICIPAL
Ejecutado
Presupuest Segn Oficina Diferencia % Eficiencia
o Municipal de Rentas
53,50
IMPUESTO 7 900 831,00 4 227 136,01 3 663 694,99 53,50 0,5
PREDIAL
61,29
ARBITRIOS 3 640 135,00 2 231 100,03 1 409 034,97 61,29 0,6
MUNICIPALES
Inc. a): Programar, normar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades de recaudacin de
tributos y derechos municipales Inc. j): Dar estricto cumplimiento a las
normas municipales tributarias, relacionadas con la recaudacin.
528
La causa de esto hecho se debe a que la Oficina de Rentas y Finanzas, durante el
ejercicio 2001 no aplico una poltica adecuada de Recaudacin, incluyndose programas
y procedimientos tributarios orientados a lograr las metas de recaudacin reflejadas en el
presupuesto institucional
JUAN CAMANE TIRADO, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas con Carta N 01-03-
JCHR-MPS de fecha 23 ENERO 2003, manifiesta: En nuestro plan operativo 2001
alcanzado a la oficina de Planificacin en ningn momento se seala como meta de
captacin por Impuesto Predial el monto de 7 900 831,00 sino ms bien el monto de 5
004 752,81 y por concepto de Arbitrios municipales se alcanz el monto de 2 595 813,05
y no los 3 640 135,00(.....) Desconocemos porque la Oficina de Planificacin y
presupuesto haya tomado otros montos diferentes a lo alcanzado por la oficina de Rentas
en el ejercicio 2001; Asimismo dicho Funcionario indica que los montos de la Oficina de
Rentas no son una estimacin o proyeccin de captacin, sino son los montos reales que
resulta de aplicar los valores arancelarios al nmero total de contribuyentes que son en
un nmero aproximado de 32,000.
NELLY APOLINAR ALVAREZ, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de
fecha 22 ENERO 2003, manifiesta: ..... Queda demostrado que la proyeccin de meta
recaudatoria que sustenta la presente observacin deviene de diferente rgano, es decir
de la Oficina de Planificacin y presupuesto y No de la Oficina de Rentas, y que La
Oficina de Rentas para los doce meses de ao 2001 realiz una proyeccin de ingresos a
recaudar de S/ 5 004 752,81 nuevos soles (impuesto predial) y de S/ 2 595 813,05
nuevos soles (Arbitrios Municipales)...
DIOGENES PEREZ RUBIO, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con Informe N 012-
03-UC-OR-MPS de fecha 21 Enero 2003, manifiesta que: ....De conformidad al
requerimiento por parte de la Oficina de Planificacin y presupuesto y oficina de rentas
529
(Memo Circular N 05-01-OR), con fecha 23 ENERO 2001, se present el Plan operativo
Institucional de la Unidad de Cobranzas / Oficina de Rentas para el ejercicio 2001, en el
cual se establecan las metas a ejecutarse; esencialmente la recaudacin tributaria en
forma mensual, por trimestre y por tributo... Asimismo mostrando la recaudacin histrica
de los ltimos 04 aos indica que sobre dicha base y teniendo en cuenta ciertos factores
como modernizacin, sistematizacin de datos, calendario tributario, ratio de liquidez
inmediata as como ciertos beneficios tributarios (amnista) y el plan de desarrollo de
actividades para el ejercicio 2001, se efectu la proyeccin de recaudacin anual
operativo en S/ 5 004 752,81 impuesto predial y S/ 2 595 813,05 como Arbitrios
Municipales, finalizando que La ejecucin de ingresos promedio en comparacin a la
proyeccin de ingresos ha significado un 85% de EFICACIA, porcentaje que si bien no es
el optimo se concluye que es una recaudacin BUENA...
530
diciembre del referido ejercicio mantiene un saldo de S/. 39 060 042,54
(Treinta y Nueve Millones Sesenta Mil cuarenta y dos y 54/100 Nuevos Soles), lo cual
representa una diferencia de S/. 6 127 368,44 (Seis Millones ciento veintisiete mil
trescientos sesenta y ocho y 44/100 Nuevos Soles), que se reflejan en el rubro Cuentas
por cobrar de acuerdo al auxiliar estndar del mes de diciembre manejado por la Unidad
de Contabilidad. Al respecto se confirma que no se ha establecido acciones de
coordinacin a efectos de que los saldos de las cuentas por cobrar se mantengan con
datos y cifras conciliadas entre ambas oficinas.
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico aprobado con Resolucin
de Contralora N 072-98-CG; N 280-03 CONCILIACIN DE SALDOS, que
establece: Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito
de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea
contable, con la situacin real
El hecho expuesto trae consigo que la informacin revelada en los Estados Financieros
no resulte vlida y confiable, con relacin a la cuenta 12. Cuentas por Cobrar, debido a
que el saldo de dicho rubro es irreal.
La causa de ste hecho se motiva por la falta de una coordinacin adecuada y las
debilidades de un sistema de control interno no establecido por la Oficina de Rentas y la
Unidad de Contabilidad a efectos de realizar un trabajo organizado de manera que la
informacin tributaria de los saldos manejados por la Oficina de Rentas se vean tambin
531
reflejados en contabilidad.
JUAN CAMANE TIRADO como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Cartas S/n de
fecha 27 Noviembre del 2002, manifiesta que: ... a los pocos das de asumir el cargo con
Memorndum N 734-99-OR-MPS de fecha 06.10.99 indico a la Jefa de ejecutora
coactiva, Abog. DANNY CRISOSTOMO CUEVA, que al no estar actualizada la base de
datos de informtica; dicha dependencia determine los saldos reales a cobrar por los
valores que obran en su Jefatura... asimismo con informe 029-99-OR-MPS de fecha
16.11.99 dirigido al ex - Director Municipal, C.P.C JOSE PITA CRUZADO se hizo de
conocimiento el estado situacional de los valores en cobranza coactiva; en el cual se
establecen los montos en nuevos soles que mantena cada auxiliar coactivo bajo su
custodia sin establecerse el tributo, periodo, etc. Motivo por el que se solicit se
determine en forma precisa a fin de poder realizar un efectivo control... a la vez se
disponga se procese la informacin de las deudas correspondientes a los ejercicios
1995,1996,1997 y otros, a fin de tener la base de deudores y reiniciar las acciones de
cobranza; por cuanto, la informacin del sistema de cmputo WANG no fue posible su
recuperacin (informe N 030-99-UI-MPS de fecha 29.10.99)... como conclusin final se
puede establecer que las acciones de mi Jefatura se demuestran con copia de los
informes adjuntos siempre han estado dirigidos a establecer los saldos reales y por
consiguiente: la conciliacin de los mismos con los estados financieros, no obstante la
situacin real encontrada...
532
coordinacin con la Direccin Municipal y la Oficina de ejecutora coactiva a efectos de
que sta ltima procese la informacin de los ejercicios 95,96,97 y otros para reiniciar las
acciones de cobranza; por cuanto la recuperacin de la informacin del sistema de
cmputo Wang no fue posible; en tal sentido Subsana el hecho observado.
NELLY APOLINAR ALVAREZ, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n
de fecha 25 NOV. 2002, seala en primer lugar que: ...su accionar se circunscribi slo
entre el 05 Setiembre al 31 Diciembre del 2001... y sobre el caso sub - anlisis explica
... Aproximadamente entre Marzo al mes de Abril del ao 1999, el sistema informtico
(WANG) conteniendo la base de datos en general de las diversas cuentas por cobrar de
la Municipalidad provincial del Santa sufri un desperfecto... Anterior a ese periodo (aos
98, 97,96,95, etc.) los Registros se hacan en forma manual (padrones y listados) en
coordinacin con la antes denominada unidad de informtica. Los equipos de cmputo...
con problemas de deficiencias para recuperar la informacin de su disco duro...
conteniendo toda la informacin de las cuentas por cobrar, fueron trasladados a la ciudad
de Lima, para su total reparacin y recuperacin de base de datos. En efecto se logr
recuperar la informacin, data, cuentas por cobrar etc. desde el ao 1997 ms no de los
periodos anteriores esto por desperfecto de un disco averiado...
.... como apreciar seorita Auditora la falta de conciliacin de datos de tales cuentas no
deviene de la data del ao 2001 sino de gestiones pasadas por caso fortuito -averas
tcnicas; siendo imposible una concordancia plena entre las dos fuentes propuestas. En
conclusin al 31 Diciembre del 2001 los saldos por cobrar se arrastran en la data desde
antes a 1997 y (la informacin recuperada es solo desde ese ao) lo cual lgicamente
genera el impase financiero observado, ya que desde dicho periodo hasta el 2001 existe
coincidencia con la Unidad de Contabilidad, en tanto peridicamente han existido niveles
de coordinacin, parte de la informacin anual de saldos por cobrar, etc.,... Concluye
dicha Funcionaria sugiriendo que En su defecto debe proponerse tal inconveniente de
informacin fsica irrecuperable con la finalidad que se emita la Resolucin de Alcalda de
533
nulidad de saldos irreales por cobrar en el monto observado por su Despacho con lo
cual se equidistara la informacin en forma exacta, pudiendo incluso invocarse en forma
adicional que tales deudas por espacio del tipo; devienen a su vez en causal de
prescripcin, por lo tanto son incobrables. Pretender hacer lo contrario sera un trabajo
inoperante e innecesario.
En ste sentido dicho servidor contina manifestando que al asumir nuevamente las
funciones de Jefe de la Unidad de Cobranzas tuvo como prioridad establecer los saldos
reales a fin de conciliar las deudas, entonces... migr toda la informacin va ordinaria
534
ms no as las deudas registradas en expedientes coactivos de los ejercicios anteriores a
1997 por no estar dentro de mi competencia funcional...... De las labores propias de sta
unidad... se dispuso una notificacin masiva de deudas mediante valores, cedulas de
notificacin, cartas y requerimientos, obtenindose como respuesta la cancelacin, pagos
totales, parciales, fraccionamientos...... de dichas acciones se ha ido actualizando las
deudas en forma gradual ms no total.
535
Los comentarios vertidos por dicha funcionaria, revelan tambin haber adoptado
formalmente acciones tendentes a subsanar dicha situacin, advirtindose que mediante
emisin del Memorndum N1623-2001-UC.OA.MPS, solicita a la
Oficina de Rentas, remita el saldo de la cuenta N 12 cuentas por cobrar al 31 de DIC
2001, para fines de sustento contable; en tal sentido la observacin queda Convalidada
con relacin a ste extremo.
Serie A
Precio: S/. 0.50
Cantidad de Recibos: 400 (Importe S/. 200.00)
536
B.- VALORES ENTREGADOS:
Serie A
Precio: S/. 0,50
Cantidad de Recibos: 300 ( Importe S/. 150,00 )
Serie B
Precio: S/. 1,00
Cantidad de Recibos: 300 ( Importe S/. 300,00 )
Como puede apreciarse y de acuerdo a las series entregadas el importe en valores que
fuera recepcionado para su cobranza por la comisionista, Sra. PERLA BRONCANO PAZ,
suma el importe de S/. 650.00 (seiscientos Cincuenta y 00/100 Nuevos Soles); sin
embargo de ello no existe sustento documentario idneo que d seguridad razonable de
haber ingresado a las arcas de la Municipalidad.
Este hecho deja en evidencia la contravencin a las Normas de Control Interno Para una
cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la funcin pblica, aprobada por
Resolucin de Contralora N 123-2000-CG, especficamente la Norma N 700-01:
INTEGRIDAD Y VALORES TICOS, comentario No 01: La integridad constituye una
calidad de la persona que mantiene principios morales slidos y vive en un marco de
valores. La tica est conformada por valores morales que permite a la persona adoptar
537
decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponden
cumplir en la Entidad(...).
COMENTARIO
538
de Febrero del 2003, Sra. PERLA BRONCANO PAZ, en su calidad de Comisionista de
cobro de sisa, mediante Memorndum N 052-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del
2003, seor PEDRO MUJICA HARO, en su calidad de encargado de control de
Comisionistas, mediante Memorndum N 050-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del
2003, Seor GONZALO HERMOZA MARIN, en su calidad de Ex (e) de Control de
Comisionistas, mediante Memorndum N 053-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del
2003, as como al Seor DIOGENES PEREZ RUBIO, en su calidad de Jefe de la Unidad
de Cobranzas, mediante Memorndum N 049-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del
2003; formulando sus aclaraciones en el siguiente orden:
JUAN CAMANE TIRADO como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Cartas N 02-03-
JCHR-MPS de fecha 11 Febrero 2003, manifiesta que: dentro de la poltica de
modernizacin que mi jefatura dispuso fue la de sistematizar la Oficina de Rentas
mediante una Red integral y, dentro de ella migrar y registrar el boletaje de sisas
ambulatoria dentro del sistema..... Es as que la Unidad de cobranzas dentro de los
arqueos habituales encontr un faltante en el registro a cargo de la comisionista PERLA
BRONCANO PAZ, por la suma de S/ 650,00 nuevos soles; Asimismo advierte que en el
proceso investigatorio que dispuso observ contradicciones entre el Responsable de la
entrega de valores Sr. PEDRO MUJICA HARO, y la Comisionista PERLA BRONCANO
PAZ, y que por ello... su Jefatura proyect una Resolucin Directoral por encontrar
Responsabilidad mancomunada....para el descuento respectivo del 50% de sus
remuneraciones; la misma que no fue aceptada por la comisionista Concluyendo el
mencionado funcionario que ..He podido comprobar que el servidor PEDRO MIJICA
HARO solicita el descuento voluntario de S/.50,00 nuevos soles...... firmndose Acta de
compromiso de Descuento, el mismo que a la fecha ya ha sido cancelado
PERLA BRONCANO PAZ, como Comisionista de cobro de sisa, con Informe S/N de
fecha 31 Enero 2003, manifiesta que:... en el informe N 01 el Seor Fidel Vega,
menciona que los nmeros de talonarios me hacen entrega, en la cual yo he informado al
Director de Comercializacin que los boletos son de la seora MAGALY MEDINA
GERRERO.... con Informe N 001-01 hago saber al seor Director Municipal Lic. Adm.
539
JUAN CAMANE TIRADO, que he encontrado unos recibos y que verifica las firmas
porque con ellos se saba que eran boletos de la seora MAGALY MEDINA GERRERO
por su firma.
... tambin presento Carta N 001-01-ASV al Seor Alcalde RAMON CASTILLA OLAYA,
indicndole que yo nunca he recibido los valores que seala el Sr. PEDRO MUJICA
HARO... Con informe N 016-00, el seor PEDRO MUJICA HARO presenta un informe
en el cual dice que el boleto N 20901al 21000 es dado a mi persona, caso que nunca
recib nada... carta N 299-2002-OR, el seor JAVIER LOBATON CORALES, me otorga
un documento que Registro un saldo de S/ 350,00 y no es S/ 650,00, ms bien adjunta el
informe N 150-2002-VR-OPER-MPS con descuento de S/ 350,00 nuevos soles, al Sr.
Pedro Mujica Haro , porque le encontraron culpable de los S/ 650,00 nuevos soles que
falta y que quera que yo lo pagara...
De los descargos vertidos por dicha comisionista y de las pruebas documentarias que
adjunta se determina que subsana la observacin, por cuanto el encargado de los
comisionistas, Sr. Pedro Mujica Haro, por voluntad propia ha asumido su responsabilidad
al decidir el descuento mensual de S/. 50,00 (Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles), que a
la fecha dicha suma de S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles), ya ha
sido cancelada.
Pedro Mujica Haro, como encargado de control de Comisionistas, con Informe N 03-03-
FVL-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: A la Comisionista perla
Broncano Paz, se le habilit Valores / sisa... pero ha negado haberlos recibido alegando
que no haba firmado ningn cargo alguno, esto por haber contado con la buena fe de los
comisionistas, ha pesar de ello se llega a determinar que los valores han sido distribuidos
a los comerciantes en las diversas zonas donde le corresponda efectuar la cobranza
respectiva... concluyendo dicho servidor que .. adjunta Acta de Compromiso de
descuento voluntario... que dio por finalizado dicho hecho al descontarme la cantidad de
S/650,00...
De los comentarios vertidos por dicho servidor municipal, se tiene que acepta su
responsabilidad al no acreditar mediante documento formal alguno, haber hecho la
entrega de valores Sisa Ambulantes, a la comisionista, Sra. PERLA BRONCANO PAZ ,
por ende el descuento voluntario de los S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100
Nuevos Soles.
540
GONZALO HERMOZA MARIN, como Ex (e) de control de Comisionistas, con Informe N
001-03-JEPM-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: ...se le encarg de
manera verbal efectu el arqueo correspondiente... detectando un faltante en la
comisionista PERLA BRONCANO PAZ... afirmando que dicha comisionista se neg a
recibir la copia del resultado del arqueo efectuado, manifestando que esperara a la
persona encargada para que se someta al respectivo arqueo.
De los comentarios vertidos por dicho servidor se advierte que luego de haber efectuado
el arqueo de valores determin un faltante a la comisionista PERLA BRONCANO PAZ ,
del cual dio cuenta a su inmediato superior, por lo tanto Convalida la observacin.
DIOGENES PEREZ RUBIO, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con Informe N 020-
03-UC-OR-MPS de fecha 29 Enero del 2003, manifiesta que: .... Una de las primeras
acciones adoptadas y dispuestas en coordinacin con la Jefatura de Rentas, fue migrar y
registrar todo cargo y/o generacin de deudas (cargos) en el sistema de Rentas (Red)...
sigue narrando dicho servidor que al disponerse el arqueo correspondiente sobre
custodia y cobranza de Sisa se detecto un faltante a nombre de PERLA BRONCANO
PAZ , por la suma de S/ 650,00, sin embargo indica que... recibidos los descargos del
seor Fidel Vega Lara, y de la Sra. PERLA BRONCANO PAZ, a fin de solucionar dicho
faltante..... el servidor PEDRO MUJICA HARO, suscribi un acta de compromiso de
descuento voluntarios de S/50,00 mensuales mediante retencin de planillas.
De los argumentos comentados por dicho empleado municipal se tiene que adopt
acciones de coordinacin con el Jefe de la Oficina de Rentas a fin de determinar a los
Responsables de estos hechos y lograr la reversin del faltante dinerario a las arcas de la
Municipalidad, en consecuencia subsana la observacin en ste extremo.
541
4. CONCESIN DE SERVICIOS HIGINICOS DEL TERMINAL TERRESTRE EN
PERIODO 2001 NO FUE DESARROLLADO MEDIANTE PROCESO DE SUBASTA
PBLICA
"La concesin de los servicios municipales se sujeta a las siguientes reglas y condiciones
humanas:
1. Subasta Pblica
2. Garanta suficiente que asegure la eficiencia del servicio, y el cumplimiento de
las obligaciones correspondientes a la naturaleza, calidad o caractersticas de los
servicios a prestar.
3. Rescisin de la concesin por incumplimiento de Contrato.
4. Tarifa de los servicios, entre otros.
542
generado el riesgo de que la Municipalidad se vea afectada con la captacin de mayores
recursos que por dichos servicios hubiesen ofertado otros postores.
NELLY APOLINAR ALVAREZ como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de
fecha 23 y 31 de Enero del 2003, manifiesta que: ... ha quedado plenamente e
idneamente establecido que, el contrato N 17-2001 (vigente del 1 Agosto al
31 Diciembre 2001) y el contrato N 01-2002 (vigente desde el 1 Enero al 31
Diciembre 2002) suscrito por la gestin de Rentas 2001-2002 ambos, es la continuidad
del acto de subasta pblica N 001-2000-MPS teniendo como ganador de la buena pro al
seor PACIFICO MACHADO JAIMES, para la concesin de los servicios higinicos del
Terminal terrestre. El Art. 54 de la Ley 23853- Ley Orgnica de Municipalidades, entre
otros establece legalmente que la rescisin de la concesin slo se da por incumplimiento
del contrato, situacin que no se ha dado por parte de dicho concesionario ni sta
Municipalidad, ya que durante la gestin de la suscrita se han cumplido las clusulas del
contrato.
543
Soles), mensuales...en ambos casos las propuestas fueron dispuestas en forma directa,
personal por el Sr. Alcalde y por consiguiente su ejecucin comunicada a dicho titular...
De los comentarios vertidos por dicha Funcionaria, se tiene de que para la renovacin del
contrato N 01-2002-OR-MPS de los SS.HH del Terminal Terrestre al Sr. PACIFICO
MACHADO JAIMES, textualmente indica que la propuesta fue dispuesta en forma directa
y personal por el Sr. Alcalde (Ex Alcalde) y que su persona solamente se limit a ejecutar
la renovacin del Contrato; en consecuencia se puede decir que la citada funcionaria ha
incurrido en incumplimiento del Art. 21 Obligaciones de los servidores, Inc. d) conocer
exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeo del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa, concordante con el
Art. 132 del D.S N 005-90-PCM Reglamento del referido cuerpo legal; al haber acatado
una orden superior Jerrquica, sin contar con documento formal alguno y limitado a
recibir una orden verbal.
544
arrendamiento. Tratndose de arrendamiento directo, la renta a pactarse no podr
ser inferior al 80% del valor de la tasacin.
En los casos de arrendamiento por Subasta Pblica, el precio base no podr ser
inferior al 80% de la tasacin. Para la segunda convocatoria y las ulteriores, el precio
base se castigar en un 10%".
- Artculo cuarto de los contratos de alquiler con los usuarios del Terminal Terrestre,
que indica: "Si la arrendataria dejase de abonar dos mensualidades se dar por
resuelto el contrato y se dispondr la desocupacin de la tienda..."
NELLY APOLINAR ALVAREZ como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de
fecha 23 y 31 de Enero del 2003, manifiesta que: ... El Acuerdo de Concejo N 100-
2001-MPS, sobre rebaja del 50% de la merced conductiva fue promulgado el 24. Agosto
del 2001, es decir antes que la suscrita sea asignada al cargo de Jefe de Rentas
mediante Resolucin de Alcalda N 0493-01-MPS del 31 Agosto del 2001 oficializndolo
recin a partir del mes 05 Setiembre del 2001, en consecuencia ni se puede atribuir
que,.... Para otorgar en arrendamiento los mdulos y/o tiendas del terminal terrestre no se
ha realizado una tasacin tcnica en la que se pueda determinar el valor referencial y
permita sanear el costo del alquiler mensual a los usuarios de las mismas; situacin sta
que motivo la expedicin del Acuerdo de Concejo N 100-2001-MPS...
545
Ms an que dicha norma es de rango superior, dictada por el pleno edil (Asamblea
Municipal) en uso de sus funciones y criterios que pudiesen haber tenido para su
aprobacin y tomando como fuente al Acuerdo de Concejo N 001-2001 y ninguno de
ellos ha considerado como base legal al Decreto Supremo N 154-2001-EF publicado el
18 de Julio del 2001.
De otro lado, cabe mencionar que para los bienes de propiedad municipal slo existe el
Acuerdo de Concejo N 016-99-MPS del 16 de Febrero del ao1999 que conforma el
comit de subastas empero para la venta de tales bienes, ms no existe similar norma
dictada antes, ni durante mi gestin, para el arrendamiento de aquellos, por lo tanto no
hay obligacin de cumplir una norma municipal inexistente, mxime que los alquileres en
mencin no devienen a partir y/o con mi gestin (fines ao 2001-inicios 2002), sino desde
el ao 2000 aproximadamente con ocasin que, al termino de la construccin del
Terminal Terrestre (1999) se tuvo como finalidad exclusiva el reordenamiento de la
informalidad del transporte interprovincial, etc.
De los comentarios vertidos por la citada Profesional, se tiene que la rebaja del 50% de la
Merced Conductiva fue promulgada con fecha 24 Agosto del 2001, es decir antes de que
la referida Profesional se haga cargo de la Oficina de Rentas, mediante Resolucin de
Alcalda N 0493-2001-MPS del 31 de Agosto del 2001, lo cual denota que en su calidad
de Jefa de dicha Oficina, en el periodo sub examen, slo se limit a cumplir con el
Acuerdo de Concejo N 100-2001; en consecuencia Subsana la observacin en ste
extremo.
546
III. CONCLUSIONES:
b) Se comprob que los saldos de las cuentas por cobrar que mantiene la Oficina de
Rentas al 31 de Diciembre del 2001, ascienden a la suma S/. 32 932 674,10 (Treinta
y Dos Millones Novecientos treinta y dos mil Seiscientos sesenta y cuatro y 10/100
Nuevos Soles) y los saldos que mantiene la unidad de Contabilidad ascienden a la
suma de S/. 39 060 042,54 (Treinta y Nueve Millones Sesenta Mil cuarenta y dos y
54/100 Nuevos Soles); establecindose que la falta conciliacin de estos se motiv
por la obsolescencia del sistema Wang, al no poderse transferirse la informacin al
nuevo sistema integral de Rentas.
547
d) Se comprob Incumplimiento de Deberes y Obligaciones en la concesin de los
Servicios Higinicos del terminal terrestre, concedidos al Sr. PACIFICO MACHADO
JAIMES, mediante Contrato N 01-2002-OR-MPS; resultando responsable de ste
hecho la Jefe de la Oficina de Rentas de aquel entonces, Abog. NELLY APOLINAR
ALVAREZ, al no cumplir con los procedimientos regulares para estos casos, como
es el de haber desarrollado un proceso formal de subasta pblica, limitndose
Unicamente a obedecer una orden verbal superior el cual tampoco acredita con
prueba documentara alguna que la exima de responsabilidad.
IV RECOMENDACIONES:
548
3.- Con fines de no recaer en casos similares se Recomienda que todos los valores
que son entregados a los comisionistas para su cobranza, deben ser
obligatoriamente extendidos mediante cargos debidamente especificados e
incluidos en el sistema integral de Rentas, con el nmero de serie que se les
entrega, y asimismo contar con las respectivas firmas de los comisionistas como
seal de conformidad y de haber recibido los mismos. Medida sta que permitira
evitar fraudes o apropiaciones de dinero. (CONCLUSION N 03)
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CPC. JUAN JAYO LEGARIO
Jefe Comisin de Auditora
549
RESUMEN
550
AUTOEVALUACIN
551
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN
1 (V)
2 (V)
3 (V)
4 (V)
5 (V)
6 (F)
7 (F)
8 (F)
9 (F)
10 (F)
552
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS