INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS DEL PROYECTO

ANGIE KARINA LPEZ PARRA

YARIMA HERMINDA FLREZ SNCHEZ

Instructores:
WILSON ARTURO FERNNDEZ GUZMN
YOHAN ALBERTO GUTIERREZ CHARRIS
RUBN DARO WILCHES NIETO
YAIR ENRIQUE TACHE NIEBLES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL MAGDALENA
CENTRO ACUCOLA Y AGROINDUSTRIAL DE GAIRA
TECNLOGO EN ANLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN
2017
 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

1. OBJETIVOS DE LA RECOLECCIN DE DATOS.

1.1. Objetivo General:

La finalidad de esta metodologa de investigacin es elegir de forma adecuada el mtodo a seguir
que permita recolectar la informacin necesaria, identificando las funciones que realiza la
empresa y las necesidades que presenta a la hora de realizar satisfactoriamente una ptima labor y
administracin de esta, y para esto es indispensable tener un desarrollo de software controlado, y
de cada una de las aplicaciones que se lleven a cabo en este proyecto investigativo con enfoque al
sector inmobiliario.

1.2. Objetivos especficos:

1.3.
Identificar las diferentes reas involucradas en el desarrollo de las actividades de la
inmobiliaria.
Entrevistar el personal que tiene acceso a las diferentes funciones que se desempean en la
inmobiliaria
Determinar las preferencias de los clientes al adquirir servicios de arrendamiento o
compra de casas.

2. STAKEHOLDERS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO.

Los Stakeholders involucrados en el proceso son:

La empresa (Nivel directivo): Puesto que es la que presenta la necesidad de optimizar sus
funciones para tener mayor participacin en el mercado por ende, es indispensable recolectar la
informacin que esta maneja para llevar a cabo el diseo del software.

Los Empleados (Nivel auxiliar): Conocen con certeza las actividades que se desempean en la
empresa por esto es necesario entrevistarlos para conocer sus necesidades, adems porque los
 encargados de ofrecer los servicios de la inmobiliaria deben conocer con claridad como es el uso
del nuevo sistema que van a utilizar para ejecutar de mejor manera sus labores.

Los propietarios de los inmuebles: Son indispensables conocer sus opiniones acerca del sistema
que actualmente maneja la empresa, ya que ellos son los dueos de los inmuebles, los cuales les
interesa que el intermediario gestione de manera adecuada la publicacin de estos ya que la
inmobiliaria es la encargada de comercializar y promocionar el bien y hacer efectivo su venta o
arriendo.

Clientes: Ofrecer un buen servicio a los clientes hacen que estos se sientan ms cmodos y
seguros, y se vuelva costumbre adquirir los servicios de mejor calidad, y estos a su vez tienden a
recomendar esos lugares, productos o servicios que fueron de su agrado, as que la inmobiliaria
para esto contar con ms beneficios a la hora de vender una casa o arrendarla, ya que tendr ms
organizado las fichas de informacin, reportes, consultas y administracin de los clientes que
posee.

3. TCNICA DE RECOLECCIN DE DATOS.

La tcnica que se va a utilizar para recopilar la informacin que servir como base para el
desarrollo del software, ser de observacin, por medio de esta tcnica se aplicaran listas de
chequeos para inspeccionar los documentos que maneja la inmobiliaria y por otro lado tambin se
aplicaran fichas de actividades con el fin de determinar el sistema de informacin que
actualmente maneja la empresa, tambin se aplicarn entrevistas y encuestas ya que se estudiar
todo lo relacionado no solo con las reas de la inmobiliaria, y sus empleados sino tambin los
usuarios o clientes para saber cmo es su comportamiento y aceptacin de los servicios que
ofrece la empresa.

4. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN NECESARIOS PARA EL LEVANTAMIENTO

DE INFORMACIN.

Los instrumentos de recoleccin de informacin que utilizar el proyecto son:

 Entrevistas: Para el nivel directivo de la empresa, el nivel auxiliar y los clientes.
Encuesta: Para los propietarios de los inmuebles
La observacin del funcionamiento en tiempo real de sistema.
Inspeccin de documentos fsicos y magnticos empleados.

A continuacin se presentarn los formatos de los mencionados instrumentos:

Entrevista Semi-estructurada.
MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA EMPRESA
Tipo 1 Interno: Nivel Directivo

PRESENTACIN
_______________________________________________________________
Buenos (as) _______, como parte del proyecto productivo del tecnlogo Anlisis y
Desarrollo de Sistemas de Informacin del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
estamos realizando una investigacin acerca de la forma en que se maneja la
informacin en su empresa. La informacin brindada en esta entrevista es de carcter
confidencial, solo ser utilizada para los propsitos de la investigacin. Agradecemos
su colaboracin

INICIO
_______________________________________________________________
Empresa: Casa Bonita Inmobiliaria
Tipo: Microempresa
Persona entrevistada:
Funcin:

ETAPA 1: SOBRE EL SECTOR INMOBILIARIO

_______________________________________________________________
Preguntas principales:
1. Nos puede contar por qu decidi o decidieron crear una empresa del tipo
micro perteneciente al sector inmobiliario?
 2. Qu piensa sobre el sector inmobiliario en los municipios con tendencia a la
urbanizacin acelerada en su departamento?
3. Qu piensa sobre el sector inmobiliario en su municipio?

4. Qu piensa respecto a las dems inmobiliarias del tipo micro empresarial en

general?

Tpicos de apoyo:
Se identifica oportunismo: Si_______, No _________
Se alcanzan a identificar las expectativas (lo que quiere la empresa): Si ____, No ____

ETAPA 2: ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

_______________________________________________________________
Preguntas principales:
1. Cul es la estructura de la empresa? Explique brevemente.
2. Cuntas personas trabajan en la empresa, incluyndose?
3. Cul es el funcionamiento de la empresa? Explique detalladamente.

Tpicos de apoyo:
La informacin que se procesa es relevante: Si ___, No ___
Se logra identificar las directrices de la empresa: Si ____, No _____

ETAPA 3: PROCESOS DE INFORMACIN

_______________________________________________________________
Preguntas principales:
1. Qu tipo de informacin se maneja en su empresa?
2. Cmo se almacena la informacin en su empresa?
3. El almacenamiento de la informacin facilita su bsqueda?
4. El almacenamiento de la informacin le permite ser fcilmente actualizada?
5. El almacenamiento de la informacin facilita su transporte o movilidad?

Tpicos de apoyo:
La informacin que se procesa es relevante: Si ___, No ___
Se identificaron los efectos del manejo de la informacin: Si ____, No _____
Es eficiente la forma como se procesa la informacin: Si ___, No ___
Se identificaron las fortalezas y debilidades sobre el uso de la informacin:
Si ___, No ___

ETAPA 4: NUEVAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

_______________________________________________________________
Preguntas principales:
1. Cmo se utilizan en su empresa las TICs?
2. Qu tan frecuentemente se utilizan las TICs en su empresa?
3. La empresa utiliza algn paquete ofimtico, por ejemplo, Microsoft Office, para el
manejo de su informacin?
4. La empresa utiliza algn software especializado para el manejo de su informacin?
Y por qu lo utiliza o no lo utiliza?.
5. La empresa estara interesada en un utilizar un software especializado en gestin
empresarial inmobiliaria enfocada a las inmobiliarias del tipo micro?

Tpicos de apoyo:
Se identifican la fortalezas y dificultades en el uso de las Tics: Si __ , No___.
Se identificaron los recursos utilizados en relacin a la informacin y las Tics: Si ____,
No ____
Se identificaron los efectos posibles de las TICs en la empresa: Si ____, No _____
Se identifica planeacin estratgica en las respuestas: Si ___, No ___

Entrevista Semi-estructurada.
MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA EMPRESA
Tipo 1 Interno: Nivel Auxiliar

PRESENTACIN
______________________________________________________________________
Buenos (as) _______, como parte del proyecto productivo del tecnlogo Anlisis y
Desarrollo de Sistemas de Informacin del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
estamos realizando una investigacin acerca de la forma en que se maneja la
informacin en su empresa. La informacin brindada en esta entrevista es de carcter
confidencial, solo ser utilizada para los propsitos de la investigacin. Agradecemos
su colaboracin.

INICIO
______________________________________________________________________
Empresa: Casa Bonita Inmobiliaria
Tipo: Microempresa
Persona entrevistada:
Funcin: Auxiliar administrativo y recepcin.

ETAPA 1: SOBRE EL SECTOR INMOBILIARIO Y LA EMPRESA

______________________________________________________________________
Preguntas principales:

1. Qu piensa sobre el sector inmobiliario en su municipio?

2. Nos puede contar por qu decidi trabajar en una microempresa inmobiliaria?
3. Cules son las funciones que desempea en su cargo?
4. Qu piensa respecto al papel que desempean los auxiliares administrativos en
las empresas inmobiliarias?
5. Segn usted, Cules son las aptitudes y capacidades que debe poseer los
auxiliares administrativos de las empresas inmobiliarias?
ETAPA 2: PROCESOS DE INFORMACIN
______________________________________________________________________
Preguntas principales:

1. A qu tipo de informacin tiene acceso en su cargo?

2. Considera que el manejo de la informacin en la empresa se hace de manera
eficiente?, Por qu?
3. Cmo considera que debera manejarse la informacin de la empresa?

ETAPA 3: NUEVAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

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Preguntas principales:

1. La empresa hace uso de las TICs?

2. Qu tan frecuentemente se utilizan las TICs en su cargo?
3. Su cargo utiliza algn paquete ofimtico, por ejemplo, Microsoft Office, para el
manejo de la informacin?
4. La empresa, especficamente, en su cargo, utiliza algn software especializado para
el manejo de su informacin? Y por qu cree que se utiliza o no se utiliza?
5. Considera que en su cargo se podra utilizar un software especializado en gestin
empresarial inmobiliaria enfocada a las inmobiliarias del tipo micro?

Formato de Encuesta.
MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA EMPRESA
Tipo 2 Externo: Propietarios de Inmuebles

PRESENTACIN
______________________________________________________________________
Buenos (as) _______, como parte del proyecto productivo del tecnlogo Anlisis y
Desarrollo de Sistemas de Informacin del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
estamos realizando una investigacin acerca de la forma en que se maneja la
informacin en la empresa. La informacin brindada en esta entrevista es de carcter
confidencial, solo ser utilizada para los propsitos de la investigacin. Agradecemos
su colaboracin.

INICIO
______________________________________________________________________
Empresa: Casa Bonita Inmobiliaria
Tipo: Microempresa
Persona entrevistada:
Rol: Propietario de Inmueble.

Preguntas principales:

1. Considera que el sector inmobiliario es importante para su municipio?

( ) Si ( ) No ( ) No responde

2. Considera que las inmobiliarias del tipo micro en su municipio funcionan?:

( ) Muy bien ( ) Bien ( ) Regular ( ) Mal ( ) Muy mal

3. Cul cree que es el tipo de inmueble que ms se vende en su municipio?

( ) Fincas ( ) Casas ( ) Casa-Quintas ( ) Apartamentos ( ) Lotes

4. Por qu decidi utilizar una inmobiliaria para realizar la venta de su inmueble?

( ) Facilidad ( ) Seguridad ( ) Experiencia (s) previa (s)

5. Por qu decidi utilizar sta inmobiliaria para la venta de su inmueble?

( ) Buenas referencias ( ) Novedad ( ) Trato amable
( ) La vio por casualidad

6. La empresa le ha hablado de cmo funciona la venta de su inmueble?:

( ) Si ( ) No ( ) No s

7. Cmo sealara la gestin de la empresa para con su inmueble?:

( ) Alta ( ) Moderada ( ) Media ( ) Baja ( ) Ninguna

8. Fluye oportuna y directamente la comunicacin con la empresa.

( ) Siempre ( ) Con mucha frecuencia ( ) Algunas Veces ( ) Nunca

9. La gerencia de la empresa cumple y respeta las decisiones tomadas por usted:

( ) Siempre ( ) Muy frecuentemente ( ) Frecuentemente
( ) Algunas Veces ( ) Nunca

10. Cundo habla con el personal de la empresa puede expresarse libremente y sin
temor?:
( ) Si ( ) No ( ) No responde

11. Ha preguntado cul es la forma en que la empresa maneja la informacin?:

( ) Si ( ) No

12. Sabe si la empresa hace uso de las tecnologas de la informacin para el manejo
de su informacin?
( ) Si ( ) No ( ) No sabe, no responde

13. Considera que es necesario para la empresa el uso de las tecnologas de la

informacin para el manejo de la informacin?:
( ) Si ( ) No ( ) No sabe, no responde
14. Considera que el uso de un software (programa informtico) facilitara la gestin de
la empresa y por ende beneficiara la venta de su inmueble?:
( ) Si ( ) No ( ) No sabe, no responde

15. Cmo calificara la gestin de la empresa con su inmueble hasta el momento?:

( ) Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( ) Mala ( ) Muy mala

ENTREVISTA DIRIGIDA A LOS CLIENTES DE LA INMOBILIARIA CASA BONITA

Como parte del proyecto investigativo del tecnlogo Anlisis y Desarrollo de Sistemas de
Informacin del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se est realizando una serie de
preguntas por medio de encuestas para as poder recolectar la informacin necesaria que permita
conocer si es de agrado y total satisfaccin por parte de los clientes los servicios y productos que
adquieren de Casa Bonita Inmobiliaria .

1. Cunto tiempo lleva siendo cliente fiel de Casa Bonita Inmobiliaria?

2. Qu le hizo decidirse a contratarnos o comprar nuestro producto/servicio?

3. Qu hacemos mejor en Casa Bonita Inmobiliaria que no encuentra en otros proveedores o

empresas?

4. Considera usted que los servicios que ofrece Casa Bonita Inmobiliaria son de calidad?

5. Considera usted que la atencin prestada por el personal de la empresa es adecuada, a tiempo
y asertiva a sus preguntas?
6. La empresa le facilita catlogos, especificaciones tcnicas de sus productos, folletos, etc. a la
hora de adquirir un producto o servicio?

7. Cul o cules servicios ha contratado con Casa Bonita Inmobiliaria? Mencione todos los que
considere oportunos.

8. Tipo de inmueble para el que contrat los servicios de Casa Bonita Inmobiliaria?

9. La entrega del inmueble o servicio de arrendamiento es en el plazo establecido por Casa

Bonita Inmobiliaria?

10. Nos recomendara a algn amigo o empresa relacionada?, Qu les dira de nosotros?

11. Volvera a confiar en Casa Bonita Inmobiliaria para sus prximas transacciones
inmobiliarias?

LISTA DE CHEQUEO - INSPECCIN DE DOCUMENTOS DE LA INMOBILIARIA

PREGUNTA RESPUESTA SI NO
Nombre de las fichas de informacin de los
diferentes inmuebles
La informacin se almacena en libreras y
archivadores?
Todo el personal est autorizado a manipular
los archivos
El personal que manipula los archivos tienen
preparacin previa en gestin documental
Necesita otras herramientas para almacenar la
informacin de los inmuebles
En caso de necesitar de otras herramientas,
mencinelas
Los documentos que maneja la inmobiliaria
son radicados
La inmobiliaria deja evidencia de los
documentos enviados (contratos con los
propietarios de los inmuebles, contratos con
los clientes de arriendo o venta)
Catalogan con frecuencia los archivos
Realizan foliacin a los archivos
Se tiene en cuenta el nmero de archivos por
carpetas
Manejan dotacin para desarrollar las labores
de archivo de los inmuebles
La inmobiliaria cuenta con algn programa de
gestin documental
Si cuenta con algn programa, cul es?
Cuando los archivos de los inmuebles estn
muy deteriorados los digitalizan
En el documento debe constar firmas
La inmobiliaria cuentan con las instalaciones
adecuadas para el correcto funcionamiento de
los archivos de los inmuebles

A continuacin digite y detalle cada uno de los datos del documento:

Dato Descripcin Tipo de dato

 FICHA DE ACTIVIDADES
OBSERVACIN GENERAL DEL SISTEMA EN TIEMPO REAL

Fecha: _________________________ Nmero de referencia: __________

Lugar de la observacin:

FICHA DE ACTIVIDADES SOBRE EL SISTEMA DE INFORMACION QUE MANEJA LA

INMOBILIARIA CASA BONITA
Venta de inmueble Alquiler de inmueble

Nombre de Actividad o proceso del

inmueble

Documentacin del inmueble

Informe del dominio del inmueble

Objetivo de la Actividad o Proceso de

captacin de inmuebles

Responsable de ejecutar dicho

proceso de captacin de inmuebles

Entradas (proveedores)

Salidas (clientes)

Personal involucradas en el proceso

de publicidad del inmueble

Canales de comunicacin para ofrecer

los inmuebles

Documentos utilizados para

promocionar el inmueble

Nombre las herramientas para

manipular la informacin de dichos
inmuebles

Negociacin de los inmuebles

Seguimiento, control y medicin del
proceso de venta o arriendo

Indicadores a evaluar

Variables de control

Se requiere para llevar a cabo otras

actividades o procesos? cules?

Riesgos que se pueden presentar en el

proceso de venta o arriendo

Preparacin del contrato de venta o

arriendo

Se aplicaron algunos medios digitales

para la captacin de inmuebles y el
proceso de venta o arriendo

Observaciones o dudas

Elaborado por

Revisado por

Segn lo observado mediante las listas de chequeos y las fichas de actividades se puede
determinar que, actualmente el Sistema de Informacin que tiene la empresa presenta serios
problemas en el manejo de la informacin sobre los inmuebles tales como:

La informacin presente en las fichas de los diferentes inmuebles de la empresa Casa

Bonita, se almacenan en libreras y archivadores.
Los procesos de gestin de la Inmobiliaria no disponen de ninguna aplicacin informtica.
No hace seguimiento, control y medicin del proceso de venta o arriendo.
No posee canales de comunicacin con sus clientes, lo que implica que estos se contacten
a travs de telfono o en persona.
A raz de esto, el trabajo diario que desempean los empleados de la inmobiliaria por medio de
las fichas en papel, resulta poco eficiente, ya que se acumula mucha informacin, lo que implica
que las actividades a realizar no se cumplan a tiempo la mayora de veces, adems de que en
trminos monetarios se refleje en prdidas de dinero considerables.