POLTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL Cdigo: PO-SF-01

SERVICIO FARMACUTICO Edicin: 2

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A continuacin se enuncian las polticas de manejo del inventario y las responsabilidades que ello genera
para el personal encargado de su custodia.

1. Definiciones

a. Edad del inventario: nmero de das para los cuales se tienen existencias. La ecuacin
para el clculo es: EI= inventario final * 30 / salidas
b. Cantidad a pedir: es el nmero de unidades a pedir de cada medicamento. La ecuacin
general para el clculo semanal es: Consumo mes anterior / 30 * 10 existencias actuales
c. Nevera de pacientes: inventario de medicamentos ya facturados y en custodia mientras se
le realiza la aplicacin al paciente.
d. Averas: Dao total de un producto por accidentes durante su manipulacin

2. Responsables del Inventario

a. El personal que labora en farmacia es el responsable del inventario y deber responder por
el valor de ste.
b. Para evitar prdidas del inventario, se restringe el acceso a farmacia slo al personal
responsable de la farmacia o a quien ellos autoricen y bajo su permanente vigilancia.

3. Compras y Edad del inventario

a. La edad del inventario no debe ser mayor a 7 das

b. Se debe comprar teniendo en cuenta las salidas del mes anterior y las existencias actuales
c. Se debe hacer pedidos semanales y para algunos laboratorios se hacen 2 pedidos
semanales, en este ltimo caso la cantidad a pedir se divide en dos.
d. Los medicamentos con edad de inventario alta (mayor a 30 das) se deben gestionar para
devolucin o utilizacin en otra sede
e. Al hacer el clculo de la cantidad a pedir de medicamentos que tengan existencias en la
nevera de pacientes, se debe contar con este inventario y sumarlo a las otras existencias
antes del clculo
f. Si se requiere hacer una compra por una cantidad superior a la definida por la ecuacin de
cantidad a pedir, esta debe ser autorizada por el gerente, para lo cual se debe solicitar por
email y aprobar de la misma forma.
g. Se har comit de compras con cada sede semanalmente para definir la cantidad a pedir.

4. Control del inventario

a. Se debe realizar inventario diario y dejarlo consignado por escrito

Slo para las sedes de Cali, Manizales y Pereira, el inventario ser as

Inventario diario:
Medicamentos de nevera y tabletera alto costo
Medicamentos nuevos con costo mes mayor a $500.000
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Inventario quincenal:
Tabletera no alto costo (costo mes inferior a $500.000).

b. El coordinador de cada sede o quien delegue, deber hacer inventario semanal

conjuntamente con el personal de farmacia.
c. En caso de inconsistencias en el inventario, se deber buscar la causa de esta y hacer acta
de la misma. Estas inconsistencias deben ser informadas al gerente, quien decidir las
medidas a tomar y aprobara el ajuste al inventario respectivo. Estos ajustes al inventario
solamente los puede realizar el contador, previa aprobacin de gerencia general.

5. Perdidas del inventario

Las prdidas en el inventario se pueden dar varias razones, para lo cual las polticas son:
a. Prdidas por averas: cada caso presentado se analiza individualmente y se toman las
medidas correctivas, as como la decisin del responsable y el valor a asumir por esta
prdida.
b. Prdidas por hurto: En el caso de un atraco en las instalaciones de medicarte, se debe
informar inmediatamente, hacer relacin del inventario robado y colocar el denuncio
respectivo. En este caso la prdida se gestiona con la compaa aseguradora. Para este
caso es importante tener las actas del inventario del da anterior.
c. Prdidas por vencimiento: Cuando un medicamento de alto costo (o sea aquellos que se
facturan) se va a vencer, se debe informar con 6 meses de anticipacin al coordinador de la
sede y al gerente general, quienes definirn las causas y las estrategias para evitar su
vencimiento y la prdida que ello conlleva. No obstante aquellos medicamentos que se
vencen y no se informa a tiempo sern cobrados al personal de farmacia.
Recordar la poltica de no recibir medicamentos que tengan fecha de vencimiento menor a 6
meses.
d. Por faltantes de los inventarios derivados de errores en facturacin, dispensacin u otra
causa: Estos sern analizados individualmente y se definir el (o los) responsable(s) y valor
a asumir.

6. Niveles mximos y mnimos de inventario

a. El nivel mnimo de Existencia para los medicamentos de alto costo se calcula con la frmula:

NmE= (CPM/30)*TR (en das)

NmE: Nivel Mnimo de Existencias

CPM: Consumo Promedio Mensual de ltimos 3 meses
TR: Tiempo de Reposicin en das que demora la entrega por cada laboratorio

b. El nivel mximo de Existencia para los medicamentos de alto costo se calcula con la
frmula:
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NME=((CPM/30)*7)+NmE

NME: Nivel Mximo de Existencias

NmE: Nivel Mnimo de Existencias
CPM: Consumo Promedio Mensual

Las cantidades a pedir se ajustan de acuerdo a la agenda de reclamacin de los pacientes por
semana y a los cierres de facturacin y despacho de cada laboratorio.

c. Para el Rituximab se debe manejar como mximo 1000mg (2 ampollas de 500mg) o la

programacin por paciente para esa semana.

d. Para Tocilizumab se debe manejar como mximo 480mg (2 ampollas de 200mg y una
ampolla de 80mg) o la programacin por paciente para esa semana.

e. Ocretide y Lanreotide: Segn programacin de pacientes.

Para los dems medicamentos de consumo regular, se hace pedido segn el CPM, manejando
como mximo de inventario 10 das.

7. Manejo de Bodegas de Inventario

En la empresa se maneja por cada sede, 3 bodegas:

a. Bodega Principal (1): En esta bodega se debe ingresar todas las compras realizadas de los
medicamentos e insumos que requiera la empresa para prestar el servicio al cliente.

El stock de hemofilia, debe estar en el inventario de las bodegas principales de la sede (Antes
se encontraba en la bodega 10).

En Medelln, la bodega para medicamentos oncolgicos (7) tambin funciona como bodega
principal.

b. Bodega de Pacientes (2): En esta bodega se debe ingresar todos los medicamentos que ya se
facturaron y que estn pendientes por aplicacin al paciente.

Lo que se factura diario y no se dispensa o aplica al paciente, debe ingresarse a la Bodega

de pacientes ese mismo da, con el detalle de a qu paciente pertenece.

Se debe realizar la salida del medicamento en el momento en que el paciente venga a la

aplicacin y descargarlo por paciente.
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Siempre que no afecte la atencin a los pacientes, las existencias de esta bodega deben
emplearse con el fin de optimizar el inventario, por lo tanto debe tenerse en cuenta el
inventario actual de esta bodega, antes de realizar una compra.

Contablemente este proceso se hace por medio de compras anticipadas, para lo cual se
emplea la fuente CF para todas las sedes.

c. Bodega de Pendiente por facturar (10): En esta bodega se debe ingresar todos los
medicamentos que se han entregado o aplicado a los pacientes y que debido a falta de soportes
no se pueden facturar.

Las existencias de los medicamentos de esta bodega deben estar asociadas a un paciente y
deben coincidir las cantidades del kardex vs informe de Traslados pendientes por descargar.

Nota: Contablemente, el inventario que se encuentra en las bodegas principales y bodegas pendientes por
facturar, hacen parte del inventario de la empresa.

FECHA DE
ED. DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS ACTUALIZ APROB
APROBACIN
1 29/03/2010 Creacin del documento
Cambio en inventario diario para algunos
Liliana Gmez Rojas
medicamentos
2 24/07/2012 Helber Berrio Meja
Oneida Arandia
Manejo de bodegas de inventario

Elabor: Revis: Aprob: Fecha Emisin:

29/Mar/10
Fecha Actualizacin
Angela M. Durango E. Liliana Gmez Rojas Helber Berro Meja
Coord. Regional Medelln Coord. Gestin de la Calidad Gerente General 24/07/2012