MANUAL DE CONTROL DE ALMACEN

1 META
1.1.Conocer en todo momento la situacin de los bienes de inversin

2. OBJETIVO
2.1.Optimizar el manejo, resguardo y consumo de los activos fijos y
circulantes de la empresa mediante la implementacin de programas de
mantenimiento de conservacin, preventivo y correctivos mensuales
que aseguren un correcto stock. Asegurando la documentacin de
existencias y desabastos reales para la correcta toma de decisiones en
su reabastecimiento de acuerdo a las necesidades y conveniencias de la
empresa

3. MARCO NORMATIVO
Leyes normas y reglas

4. AMBITO DE APLICACIN

4.1.Los titulares de las reas involucradas son responsables de cumplir y

hacer cumplir este procedimiento.
4.2.Las actividades y organizacin del personal, derivadas de las
operaciones del almacn, se debern determinar de acuerdo a las
polticas establecidas en este manual de procedimientos, sin
contravenir la normatividad establecida por otras reas, pero siempre
vigilando el buen desempeo de los empleados y protegiendo los
intereses de la empresa.
4.3.Las actividades mencionadas y/o enumeradas en este Manual de
Procedimientos, debern realizarse de acuerdo al puesto, cargo o
plaza, que ocupa el empleado, en caso de no existir dicho puesto,
cargo o plaza, las actividades sern efectuadas por el empleado
responsable o encargado, que haya sido designado.
4.4.Establecer en los Centros de trabajo de PIA, segn se requiera, un
almacn de herramientas, Refacciones y Accesorios, para favorecer
las necesidades de los usuarios y cuidado de los productos.
4.5.En el almacn, el control de las existencias de productos, por concepto
de entradas Y. salidas, as como el saldo que permanece; se realiza
 con base en un sistema d kardex, puede ser en forma manual o
mediante un sistema de cmputo, actualment en grupo thera opera un
sistema de control electrnico e impreso registrado en la matriz de
documentos del therasys. debern registrar los datos contenidos en los
documentos soporte de las operaciones, posteriormente, dichos
documentos son turnados a las reas involucradas, as como a
los responsables del control del almacn y a contabilidad para su
registro. revisar si existe un sistema de control administrativo contable
para registrar estos movimientos en una cuenta dada por este control

4.6.El almacn es un rea de servicio, bajo el control y a cargo del auxiliar

administrativo del rea tcnica en colaboracin del rea de ventas y
otras reas por definir responsable de esta actividad, laborando las 9
horas del da los 6 das de la semana, segn se requiera; para la
realizacin de las actividades contar con la ayuda de los
compaeros del rea tcnica mismos que reportarn a la Jefatura de
Almacenes o rea equivalente y sta a su vez a la Subgerencia de
Administracin y Finanzas en los Centros de Trabajo

4.7.Para una adecuada administracin, se divide el almacn en dos reas:

Administrativa y Operativa.
4.7.1. El rea administrativa manejar todo lo referente a la elaboracin,
procesamiento y distribucin de la informacin y documentacin.
4.7.2. El rea operativa se dedicar, al recibo, entrega, almacenamiento
y conservacin de los productos y materiales.
4.7.3. Durante la jornada laboral estar vigilado por un supervisor de
almacn o encargado de esta actividad, que laborar de
acuerdo a los horarios establecidos.
4.7.4. En el almacn, los supervisores o encargados de esta
actividad, recibirn instrucciones del coordinador o responsable de
esta labor y ste, reportar a la jefatura de almacenes o a
quien se le haya delegado esta funcin.
4.8.Los usuarios de todas las reas de los Centros de Trabajo debern
solicitar y utiliza los materiales y artculos atendiendo a las polticas
de austeridad y racionalidad del gasto:
4.8.1. a. Al solicitar algn material o artculo a travs de requisicin
de compras, lo usuarios debern recabar la firma del responsable
del almacn, certificando "no existencia" del bien solicitado y
justificar por escrito su adquisicin segn documentacin de la
matriz de documentos del therasys compra.
4.8.2. b. Solicitar nicamente al almacn los productos a consumir en un
perod determinado.
4.8.3. c. Evitar la acumulacin de artculos y productos en las reas de
trabajo.
 4.8.4. d. No debern existir artculos y/o productos fuera del control
del Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios y en caso
de existir debern ser reubicadas a dicho Almacn.
4.9.El rea de contabilidad, efectuar los registros contables necesarios,
para quellas existencias reubicadas queden con cargo al almacn.

5. RESPONSABILIDADES
5.1.Bajo quien estar directamente bajo continua supervisin, y de quien
depender su aprobacin

6. DEFINICIONES
6.1.Bienes de consumo: Son todos aquellos producidos por la sociedad
para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebidas,
habitacin, vestido, ornato, etc. Cualquier mercanca que satisface una
necesidad del pblico consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a
bienes de produccin o de capital, que son los que se utilizan para
producir otros bienes, como la maquinaria de una fbrica.
6.2.Bienes de inversin: son productos acabados que sirven para
producir otros Bienes o prestar servicios y que, por tanto, no se agotan
en un nico proceso productivo. Son, por tanto, bienes capaces de
generar produccin y por consiguiente Renta.
6.3.Acta Administrativa: Documento que se elabora en la entidad para
constar los hechos determinad o actos que puedan trascender la
relacin laboral o las responsabilidades de los servidores pblicos
6.4.Almacn General Regional: Instalacin institucional destinada
para la salvaguarda de los bienes d consumo, mismos que a su vez
podrn tener tantas ubicaciones como se requieran para el apoyo a las
actividades sustantivas, estarn adscritos a las Unidades
Administrativas Regionales y reportarn permanentemente las
transacciones realizadas mismas que debern ser Incorporados al
sistema.
6.5.Almacn: Es un lugar especialmente estructurado y planificado para
custodiar, proteger y controlar los bienes o materiales de la empresa,
antes de ser requeridos para su produccin.
6.6.rea Usuaria: Instancia que adquiere los bienes, valida las
especificaciones tcnicas y solicita la entrega de los materiales al
almacn de acuerdo a sus necesidades.
6.7.Bienes de Consumo: Aquellos que por su utilizacin en el desarrollo
de las actividades que realizan en la Entidad, tienen un desgaste
parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus
inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio
(refacciones, equipo de proteccin, consumibles, papelera,
herramientas y materiales de ferretera)
6.8.Centro de Costo: Unidad organizativa perteneciente a una sociedad
que representa reas nicas de habilidad en. La empresa que pueden
 generar costos e Influir sobre ellos: reas Administrativas clones,
Jefaturas, Almacenes). .
Centro: Unidad organizativa asignada a una sociedad, con
direccin, idioma, moneda y datos maestros propios. Los materiales
se valoran y se gestiona su stock en este nivel.
6.9.Datos maestros: son la fuente central de informacin de la empresa
todos los componentes SAP tienen acceso a estos datos al integrar los
datos maestros en objetos de base de datos centrales evita la
redundancia de datos
6.10. Diagrama de flujo: Tambin llamados flujogramas, son
diagramas que emplean smbolos. Grficos para representar los
pasos o etapas de un proceso, mediante la descripcin secuencial de
cada paso o etapa y la interaccin de estas.
6.11. Elementos PEP: Elemento individual que forma parte de la
estructura jerrquica de un proyecto. Representa una tarea que puede
ser dividida a su vez en sub tareas. Es el objeto que recoge la
informacin econmica para el seguimiento del proyecto.
6.12. Grafo: Representa la secuencia de operaciones de un proyecto o
la secuencia de una sola operacin dentro de un proyecto.
6.13. Inventarlo: Proceso de valoracin fsica de los bienes
propiedad de la Entidad donde se verifican las caractersticas,
condiciones fsicas y de almacenaje, adems de su comparacin
contable de acuerdo a registros en sistema.
6.14. Inventarlo ciego: 'Conteo inicial en el que no se tiene mayor
referencia ms que el listado de los materiales y sus ubicaciones

6.15. Indicador: Valores correspondientes a una unidad de medida, un
cociente o frmula utilizada, que establecen un parmetro de
medicin o de avance de cumplimiento de los objetivos y metas
establecidas.
6.16. Material: Clave numrica que identifica un material existente en el
sistema therasys
6.17. Material Estratgico: Son aquellos que en el Indicador de Rotacin
sea sobresaliente y tendrn un tratamiento como se indica en el punto
No.7, VII de este manual.
6.18. Material obsoleto: Es el material que no haya tenido movimiento
en un periodo igual o mayor a un ano.
6.19. Procedimiento: Secuencia de las actividades que realiza cada
rea, con las funciones descritas en los manuales de
organizacin, por ser instrumentos administrativos que apoyan la.
realizacin de actividades cotidianas y que consigan en forma
secuencial, ordenada y metdica, las operaciones que deben seguirse
para la realizacin de las funciones asignadas a cada una de las reas
de trabajo.
6.20. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
interactuantes cuya finalidad es transforma elementos de entrada en
productos o servicios.
 6.21. Proveedor: Persona fsica o moral, constituida legalmente para
vender bienes y/o servicios a pa
6.22. Responsable de Almacn: Servidor Pblico adscrito a la
Unidad Administrativa Regional, encargado de la administracin y
control de los bienes de consumo y materiales propiedad de la
entidad que se encuentran a resguardo de los Almacenes Generales
Regionales.
6.23. Sistema: therasys
6.24. Sociedad: Siglas que hacen referencia a Precisin Instrumental
Automotriz que son PIA
6.25. Transaccin therasys: conjunto de paso de dialogo que lleva acabo
una unidad funcional mnima dentro del sistema
6.26. La planificacin de los materiales o MRP es un sistema de planificacin y
administracin, normalmente asociado con un software que planifica la produccin y
un sistema de control de inventarios (GENERAR UNO).

7. DISPOSICIONES GENERALES

7.1.Registro de Entrada, Guarda, Custodia, Transferencia, Salida e Inventarlo

7.1.1. Entrada: Son las mercancas recibidas por un proveedor
externo. Toda entrada d mercanca tiene como consecuencia un
aumento de stock en el almacn. En therasys hay 2 tipos de
entradas de mercancas: Entrada de mercanca en referencia a
un pedido; y entrada de mercanca relacionada a una orden de
servicio. Una vez realizada la entrada de mercanca por el
Sistema therasys se deber imprimir el formato de entrada,
firmarlo de recibido.
7.1.2. Guarda: Cada material para su debido control. Deber ubicarse
segn su clasificacin e identificacin en pasillos y estantes dentro
del Almacn rea tcnica.
7.1.3. Custodia: Es la supervisin diaria que se tiene del Almacn
General verificando que los materiales no estn transgredidos, La
custodia fiel y eficiente de los materiales debe encontrarse
siempre bajo la supervisin del responsable del Almacn.
7.1.4. Transferencia: Los movimientos de Inventarios entre distintas
reas se efectuarn directamente en el sistema al momento de
la transaccin, debindose imprimir los formatos, para su firma
documentacin.
7.1.5. Salida: Las reas requirentes debern solicitar los bienes al
almacn mediante oficio firmado por el responsable del rea
solicitante y/o gerencia que corresponda. Posteriormente el
 almacn entregar las refacciones o bienes previa impresin
de los documentos que genere el sistema. El personal que reciba el
material a nombre del rea usuaria deber firmar de conformidad
los formatos.
7.1.6. Inventarlos: se prev realizan dos tipos de inventarios fsicos:
inventario quincenal e Inventario mensual
7.2.Ubicacin del almacn: esta ser dentro las instalaciones de la empresa
7.3.Seguridad Fsica del Almacn:
7.3.1. Para el adecuado resguardo de los bienes, el lugar de
almacenamiento debern contar dentro de sus medidas de
seguridad, como mnimo, con un espacio fsico delimitado por
paredes, techado, con una puerta de entrada y salida controlada,
as como reas de acceso restringido para personas ajenas al
almacn.
7.3.2. En el caso de bienes de difcil manejo por sus dimensiones y peso
se deber delimitar el rea a usar mediante sealamiento
pictogrfico y medidas de seguridad acordes al objeto a resguardar
7.4.Conciliacin con contabilidad revisar el tipo de control del rea contable
sobre rea tcnica
7.5.Emisin y revicion del catalogo de artculos por la administracin del
rea encargada del control de almacen para evitar la duplicidad en el
catalogo almenos una ves a la quincena, se reclasificara los bienes
fuera de lugar

7.6.Tiempos de reposicin de inventarios

7.6.1. Punto de reorden: S deber fijar un punto de reorden tomando
en cuenta el consumo estimado, el tiempo para colocar la orden de
compra, el tiempo de entrega del proveedor y el inventario de
seguridad establecido para cada familia de productos.

Inventario de seguridad
 Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse de los
cambios en los consumos esperados
Clculos de inventarios de seguridad
Conservador IS= demanda promedio * TE PROMEDIO EN EL ULTIMO
AO
7.7.Clasificacin ABC:
El mtodo ABC establece que, al revisar el inventario, una empresa
debera **clasificar los artculos de la A a la C**, basando su clasificacin
en las siguientes reglas:

Los artculos A son bienes cuyo valor de consumo anual es **el ms

elevado**. El principal 70-80 % del valor de consumo anual de la
empresa generalmente representa solo entre el 10 y el 20 % de los
artculos de inventario totales.
Los artculos C son, al contrario, artculos con el menor valor de
consumo. El 5 % ms bajo del valor de consumo anual generalmente
representa el 50 % de los artculos de inventario totales.
Los artculos B son artculos de una clase intermedia, con un valor de
consumo medio. Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente
representa el 30 % de los artculos de inventario totales.

8. INDICADORES

Confiabilidad de los inventarios cantidad (INV)

Objetivo del Determinar la confiabilidad de los registros del

indicador inventarios de bienes de consumo, en cuanto la cantidad
de bines
Saldo de las cuentas de cada partida de articulo
reportado por sistema informtico que se utilice en el
almacn contra los resultados de conteo fsico
(existencias reales)
Unidad de
medicin

Parmetro Mximo Satisfactorio Sobresaliente

 permitido
10% 5% 0%
Periodicidad Cada inventario
muestra Se establece como muestra el total de los bienes
inventariados

Confiabilidad de los inventarios en monto

Objetivo del Determinar la confiabilidad de inventarios y

indicador comprobacin con los registros contable en cuanto a sus
montos
Unidad de
medicin

Parmetro Mximo Satisfactorio Sobresaliente

permitido
10% 5% 0%
Periodicidad Cada inventario
muestra Se establece como muestra el total de los bienes
inventariados

Determinacin optima de existencias por productos (INV)

Objetivo del Determinar la existencia optima por cada familia de

indicador bienes, a partir de los requerimientos de las reas para
programar su adquisicin
Unidad de
medicin

Parmetro mnimo Satisfactorio Sobresaliente

95% 95% y 99% 100%
Periodicidad semestral
muestra Los bienes solicitados por las reas usuarias y los bienes
entregados por los responsables de almacn

Tiempos de reposicin de inventarios (INV)

Objeto del Conocer el punto de reorden de cada bien

indicador
Unidad de Tiempos de reposicin de inventarios para un producto
medicin (TRI)= al tiempo final (TF), tiempo de entrega de material
del proveedor, ms el tiempo inicial (TI). Tiempo de
solicitud de los productos al proveedor

TRI = TF+TI
 Los tiempos de reposicin de inventarios pueden ser
variables de acuerdo al tipo de producto y a lo
establecido en los contratos para el suministro de bienes,
por lo que se llevara una estadstica por tipo de bien que
permitan conocer el punto de reorden
Periodicidad Trimestral
Muestra 100% de los artculos de cada grupo en el almacn

Confiabilidad en el registro de movimientos de inventarios (INV)

Objetivo del Determinar la confiabilidad de los registros

indicador
Unidad de
medicin

Parmetro Mximo Satisfactorio Sobresaliente

permitido
10% 5% 0%
Periodicidad Trimestral
muestra Las existencias fsicas, el inventario inicial las sumas de
las entradas y la suma de las salidas

Entregas recibidas correctamente (INV)

Objetivo del Nmero y porcentaje de los pedidos que no cumplen la

indicador calidad y especificaciones establecidas
Unidad de
medicin
Parmetro Mximo Satisfactorio Sobresaliente
permitido
10% 5% 0%
Periodicidad mensual
muestra Total de entrega en ordenes de surtimiento y pedidos

Nivel de cumplimiento de los proveedores (INV)

Objetivo del Nos permite conocer el nmero y porcentaje de la

indicador eficiencia de los proveedores en cuanto a la entrega de
mercancas y respuesta de las necesidades operativas
Unidad de
medicin

Parmetro Mximo Satisfactorio Sobresaliente

permitido
10% 5% 0%
Periodicidad Trimestral
muestra Total de bienes entregados fuera de tiempo

Rotacin de inventarios transacciones registradas contablemente

Objetivo del Nos permite conocer el nmero de veces que an tenido

indicador movimiento los materiales en un determinado periodo.
Unidad de
medicin

Valor de consumo: son las unidades con salida durante el

periodo
Valor de stock valorado medio: son las unidades
existentes por trmino medio durante el periodo
Parmetro mnimo Satisfactorio Sobresaliente
2 1.5 1
Periodicidad semestral

9. PROCEDIMIENTO PARA LA AADMINISTRACION DE

VIENES DE CONSUMO
Procedimiento para la recepcin de bienes de consumo en proyecto o rea
usuaria
Procedimiento para la recepcin de bienes de consumo en el almacn
Procedimiento para la transferencia de bienes de consumo en almacn
Procedimiento para la salida de bienes de consumo en el almacn
Procedimiento para inventario de bienes de consumo en almacn
Procedimiento para la planeacin de requerimientos materiales MRP
PROCESO:
4.6. ** a cargo de la respectiva Gerencia
COMPRAS
Departamento Clave de
DOCUMENTACIN Nombre del documento version
Responsable Control
MC PR PE IN DF FO EX
PR-GCSS-
x Compras y Suministros Compras** 4
GC
x proceso de compra Compras** DF-PC-C 0
X Levantar una requisicion en el portal Compras** IN-LRP-C 0
x Requerimiento de compra Compras** FO-RC-C 1
REGISTRO DE ESPECIFICACIONES
X Compras** 1
DE COMPRA FO-REC-C
x Inspeccion de la compra Compras** FO-IC-C 0
Evaluacion de proveedores
x Compras** 1
(productos) FO-EP-C
x Listado de proveedores aprobados Compras** 0
FO-LPA-C