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DG-MECE-MCN-RTL-O-1 V7
CONTENIDO
Introduccin 4
2
Captulo 12. Corresponsal Bancario 39
3
INTRODUCCIN
4
Captulo 1.
Deberes Centro
de Soluciones
5
TODO CENTRO DE SOLUCIONES DEBE:
6
TODO CENTRO DE SOLUCIONES DEBE:
17. Publicar en un lugar visible las tarifas 25. Ofrecer el servicio de empaque y embalaje
vigentes, contrato de prestacin de para poder aceptar los envos que no
servicios postales y transporte de cosas, cumplan con las condiciones mnimas para
promociones de Micromercadeo, horario de su transporte.
atencin al pblico, Trmite de peticiones,
quejas, reclamos y solicitudes de indem-
nizacin y dems documentos que la
compaa defina.
7
33. Es responsabilidad de los Administrado-
res, auxiliares, empresarios satlites y
26. Realizar inventario a todos los envos con subcontratados del Centro de Soluciones
destino a crceles, batallones, escuelas NO RECEPCIONAR envos de prohibido
militares, fiscala, instituciones de fuerzas transporte. Ver Captulo 3.
armadas, embajadas, ministerios y envos
con un valor declarado mayor a 0.3 34. Conservar archivo ordenado de manifies-
SMMLV y envos tecnolgicos como celu- tos, planillas ventas contado con copia de
lares, porttiles, electrodomsticos entre la OS, formatos de inventario y cartas de
otros. responsabilidad.
8
En Ningn Caso los Centros de Soluciones
deben:
6. Informar inmediatamente los datos de las
personas subcontratadas cuando se 1. Tomar dinero producto de las ventas para
presente cambios en el CDS Indirecto al efectuar gastos personales o no autori-
supervisor regional para su consolidacin y zados.
consulta en listas restrictivas.
2. Generar negociaciones especiales con
7. El incumplimiento a las labores diarias del clientes sin contar con el visto bueno del
Centro de Soluciones Indirecto acarrear Supervisor o Facilitador de Soluciones
las amonestaciones que se describen en el Retail encargado.
Captulo 18.
3. Agredir fsica o verbalmente a un cliente,
8. No utilizar la marca para realizar eventos por difcil que sea la situacin.
como rifas, sorteos propios del empresario
que no correspondan a los realizados por 4. Prohibido compartir total o parcialmente la
Servientrega. informacin contenida en este documento
y/o informacin de uso exclusivo de la
Deberes Especficos Centros de Soluciones Organizacin a terceros.
Directos:
5. Generar competencia desleal con los Cen-
1. Utilizar correctamente la dotacin suminis- tros de Soluciones Directos o Indirectos
trada por la compaa, portar el carn y aledaos.
abstenerse de recibir visitas de familiares o
amigos en las instalaciones del CDS. 6. Cambiar o modificar arbitrariamente las
tarifas de las soluciones establecidas en la
2. Remitir un arqueo de caja a final de cada organizacin.
mes en el formato establecido a la
cabecera de la regional. 7. Cobrar por la recepcin de evidencias,
evidencias con traza, intercambios o envos
3. Para solicitar material de empaque y de logstica inversa.
embalaje, suministros y tarjetas prepago se
debe realizar la solicitud a travs del 8. Comercializar productos diferentes a los
sistema informacin en los tiempos establecidos por la organizacin.
definidos.
9. Realizar uso adecuado de las tarjetas de
4. Custodiar el dinero producto de las ventas presentacin asignadas por Servientrega.
resguardndolo en la caja fuerte cuando el
monto supere lo establecido por los lderes
Retail de la regional y de Efecty.
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Captulo 2.
Reportar Accidente
de Trabajo
(Aplica nicamente para CDS
Directos)
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1
Captulo 3.
Envos de Prohibido
Transporte
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Cilindros de gas.
Se considera Mercanca de prohibido transpor- Refrigerantes.
te aqullos envos cuya circulacin no se Catalizadores.
permite por motivos de seguridad, sanidad Pigmentos qumicos y plsticos.
pblica, utilidad general y de proteccin a los Pinturas o lquidos de cualquier tipo.
servicios postales. Grasas, polvos colorantes y materias
similares.
1. Mercanca Peligrosa Decreto 1609 del
2002: 3. Por su valor:
2. Por su naturaleza:
Combustibles.
Bienes que deban conservarse bajo
refrigeracin, congelacin o calefaccin y
su conservacin sea superior a 24 horas.
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4. Por prohibicin legal: 6. Por condiciones de manipulacin:
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Captulo 4.
Identificacin de
Pictogramas
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Instrucciones Bsicas
Un pictograma es un signo claro y esquemtico que representa un objeto real, figura o concepto.
Sintetiza un mensaje que puede sealar o informar sobrepasando la barrera del idioma, su uso en el
transporte de Mercancas fue desarrollado por las normas ISO 780-1983 e ISO 7000-1994. Los
siguientes pictogramas presentan instrucciones sobre las precauciones que se deben tener en
cuenta a la hora de manipular la mercanca en los Centros de Soluciones:
Instrucciones Bsicas:
PICTOGRAMA DESCRIPCIN
Este smbolo se utiliza para indicar la posicin correcta del embalaje durante
la transportacin.
Este smbolo indica que la carga no debe ser manipulada con ganchos en el
embalaje por que estos pueden averiar la mercanca.
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PICTOGRAMA DESCRIPCIN
Este smbolo se utiliza para indicar que por ningn motivo debe rotarse el
embalaje durante su almacenamiento o transporte.
Este smbolo se utiliza para indicar donde se deben poner las cadenas para
levantar el embalaje si se requiere.
Instrucciones Especializadas:
PICTOGRAMA DESCRIPCIN
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PICTOGRAMA DESCRIPCIN
Este smbolo habilita los costados del embalaje para el uso de cadenas para
desplazar el envo.
Este smbolo indica el peso mximo que puede soportar el embalaje sin
deformarse o presentar deterioro.
Este smbolo indica el nmero mximo de cajas que se pueden apilar sin que
esto afecte de forma negativa el embalaje del envo.
Este smbolo indica los limites de temperatura a los que puede estar
expuesta la mercanca sin verse afectada.
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Captulo 5.
Uso de Sellos en
CDS
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Los sellos se utilizan con el fin de facilitar la separacin de los envos que poseen condiciones especiales de transporte,
tiempo de entrega o de cobro, estos ayudan a que se brinden los servicios contratados a lo largo del procesamiento
logstico.
Los sellos habilitados para los Centros de Soluciones son los siguientes:
Nota. En la elaboracin de los sellos se debe conservar el smbolo, logotipo, tipografa y Slogan
mostrados.
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Captulo 6.
Empaque y
Embalaje
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Servientrega ofrece material de E&E (empaque y embalaje) tcnico que se ajusta a las necesidades
de proteccin de los envos cuando estos no cumplen con las condiciones mnimas para su
transporte; a continuacin se relacionan las referencias de material de empaque y embalaje tcnico
utilizadas en los Centros de Soluciones:
DIM ENSIONES
ANCHO LARGO ALTO
REFERENCIAS
M ATERIAL (cm .) (cm .) (cm .)
A 30 15 15
1 30 30 15
2 30 30 30
CAJAS DE CARTON 3 40 40 20
CORRUGADO 4 40 40 40
5 Nueva 50 40 55
6 Nueva 65 50 55
6A 80 60 70
EMPAQUE Y
EMBALAJE Grande 27.7 35.5 N/A
CAJA PORTE 22 25 15 5
BOLSA DE
POLIETILENO N/A 34 47.5 N/A
BURBUJA
POLIETILENO
N/A 100 9800 0.003
BURBUJA
ZUNCHO Rollox1000 m.
ANCHO
CARTN
Rollox96m.
CORRUGADO 100
CANT X
TIPO DIM ENSIONES
CAJA
Almohadillas 5.630
8x8 In
De Aire 8x8 unidades
16,5 x 2,0 In
ALMOHADILLAS DE 22 Tubos De aire
(tamao en
precortes) 533
10.500
AIRE unidades
mts x caja
16,0 x 11.6 In
Burbuja De (tamao en 1.750
Aire precortes) 533 unidades
mts x caja
Criterios Definicin de E&E:
Nota. Los productos de E&E tcnico cuentan con tarifas estndar que pueden ser
consultados en el sistema de informacin; este servicio debe ser facturados al
momento de su venta y entregar factura de E&E al cliente.
Los guacales livianos y pesados son jaulas de madera que se adicional al empaque
tcnico con el fin de dar mayor proteccin a los envos; los guales livianos se utilizan
en envos con un peso menor o igual a 50 Kg y los guales pesados se utilizan para
envos con un peso superior a 50 Kg; los guacales pesados tienen integrado una
estiba en su parte inferior para facilitar su manipulacin con ayudas mecanicas.
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Captulo 7.
Solicitud de
Empaque y Embalaje
CDS Indirectos
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4. Se debe realizar la solicitud del material de
empaque de la siguiente manera: para el
Para adquirir material de E&E para la venta en caso de las bolsas mnimo 10 unidades o en
los Centros de Soluciones Indirectos, se debe mltiplos de 10, y para las cajas mnimo 5
realizar el siguiente procedimiento: unidades o en mltiplos de 5.
1. Debe realizar el recaudo por medio de Efecty Nota. Solo se debe solicitar unidades cerradas.
a la cuenta habilitada a nivel nacional, o por
consignacin a la cuenta de Servientrega 5. El CLAM despachar el pedido a la direccin
cuando el CDS Indirecto no maneje Efecty; la del Centro de Soluciones amparado con gua
consignacin se debe realizar por un valor Interna.
mnimo de cuarenta mil pesos $40.000.
6. El CLAM remitir en un tiempo mximo de 8
2. El valor a consignar por concepto de material das copia de la factura al Centro de
de E&E, debe ser correspondiente al precio Soluciones Indirecto y otra al Analista de
de venta al pblico menos el 10%, con el fin contados de la regional despus de recibir la
de que el empresario comercialice con la orden de servicio o consignacin realizada
tarifa establecida y gane el 10% por la venta con los soportes correspondientes, como
del material. soporte del empaque y embalaje despa-
chado.
3. Enviar memorando de solicitud de pedido con
los siguientes datos: Nota. En ningn caso se debe entregar dinero a
los auxiliares de camioneta o personal de la
Cdigo CDS. regional para realizar la compra de empaque y
embalaje.
Nombre CDS
Ciudad CDS
Direccin CDS
Telfono CDS
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Captulo 8.
BASC en Centro de
Soluciones
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En los casos que la persona que coloque el
envo en el CDS sea diferente al remitente,
Basc es una alianza empresarial internacional se debe registrar los datos (Nombre completo
que promueve el comercio seguro en y Cdula de Ciudadana o Documento de
cooperacin con gobiernos y organismos Identificacin) de la persona que entrega el
internacionales. Basc busca prevenir el lavado envo en el campo Inventario del sistema de
de activos, terrorismo, extorsin, narcotrfico, Informacin.
terrorismo entre otros, mediante protocoles de
seguridad que se implementan transversalmente Otras Responsabilidades de los CDS:
en las organizaciones dependiente del sector
donde stas se encuentren; por ste motivo No prestar contraseas de acceso a otro
Servientrega ha establecido unos controles para colaborador para acceder a los sistemas de
la recepcin de envos en los Centros de informacin.
Soluciones directos e indirectos a nivel nacional No divulgar informacin a terceros.
que son de obligatorio cumplimiento; estos son: Est prohibido la apertura de los envos
recibidos en los CDS, sin contar con la
Se debe inspeccionar los envos cuando: presencia del cliente.
Solicitar el diligenciamiento de la carta de
Tienen como destino Entrega en Oficina. responsabilidad a los clientes que remiten
Con destino San Andres. envos con destino a entrega en oficina,
Trayecto especial. trayectos especiales y envos bajo la
Envos con un valor declarado mayor a 0.3 modalidad de transporte areo.
SMMLV. Reportar cualquier actividad sospechosa o
Dice Contener equipos de Tecnologa. incidente de seguridad a los colaboradores
Demasiado empacado o encintado. del proceso de Seguridad Logstica y de
Clientes con comportamiento extrao. Infraestructura o al Facilitador de Investiga-
Clientes que no quieran dar datos exactos o ciones al Correo:
que no quiere dar los datos. Cuentanostunovedad@Servientrega.com
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Con el fin de asegurar que todos los envos recibidos cumplan con las condiciones que
garanticen su debida manipulacin, transporte y entrega con las mismas caractersticas en que fue
recibido del remitente; a continuacin se describen las actividades generales que se deben realizar
en los Centros de Soluciones al momento de realizar la venta de las diferentes soluciones:
1. Verificar empaque del envo recibido: En esta actividad se verifica la idoneidad del envo que
lleva el cliente al Centro de Soluciones, con el fin de validar si ste cumple o no con los criterios
mnimos para ser movilizado.
2. Suministrar el empaque: Esta actividad se realiza para algunas soluciones que requieren de un
empaque especial para poder operar como es el caso de valores. El valor de este servicio no
est incluido dentro del valor del flete por lo cual es importante incluirlo al valor del envo.
Nota. NO cobrar al cliente las bolsas Golden, rtulos De - Para, cinta, zuncho, sobreporte, Green
pack que son elementos incluidos dentro del servicio. As mismo no se debe alterar las tarifas del
material de empaque y embalaje.
3. Verificar Contenido: Esta actividad busca reducir el nmero de envos de prohibido transporte
transportado por la red de Servientrega y de igual forma busca garantizar que el cliente declare el
contenido real del envo.
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CATEGORA SOLUCIN DESCRIPCIN CATEGORA SOLUCIN DESCRIPCIN
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CONDICIONES GENERALES DE MANIPULACIN TIEMPO DE ENTREGA MODO DE TRANSPORTE
dinero recaudado
Generar Factura
Documentacin
Verificacin de
Verificacin de
Medir y Pesar
Consignacin
Remisin de
Devolucin
Hoy Mismo
Suministrar
Cero Horas
Residencial
Contenido
Inventario
Empaque
Empaque
No Aplica
No Aplica
Terrestre
de Venta
Verificar
Normal
Areo
Datos
CATEGORA SOLUCIONES
Documento Unitario X X X X X X X X X X X X
Documento Masivo X X X X X X X X X
Documentos
Sobreporte X X X X X X X
Gestiones Judiciales X X X X X X X X
Mercanca Premier X X X X X X X X X X X X
Mercanca Premier
X X X X X X X X X
Mltiples Piezas
Mercancas Cajaporte X X X X X X X X X
Green Pack X X X X X X X X X
Logstica Inversa X X X X X X X X X
Documento Valores X X X X X X X X
Valores
Mercancas Valores X X X X X X X X X X X
Intercambios X X X X
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5. Medir y pesar: Se debe medir y pesar todos los envos que ingresen al Centro de Soluciones
con el fin de garantizarle al cliente que se est cobrando el valor real del envo, minimizando de
esta forma las inconsistencias de liquidacin por este concepto. Es importante aclarar que la
toma errada de pesos y medidas repercute en prdidas econmicas para la compaa.
Nota. La tarifa total del servicio la genera el sistema de informacin de acuerdo a la solucin
ofertada y las caractersticas propias del envo.
9. Consignacin del dinero recaudado: Para realizar la consignacin de las ventas diarias es
necesario hacer el cierre de caja y consignar la totalidad del dinero producto de las ventas,
exceptuando el fondo fijo si se posee, a travs del mecanismo que tenga autorizado en el Centro
de Soluciones, el cual puede ser:
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Blanca/Archivo: (para archivo CDS),
Rosada/Remitente: (para el cliente).
Documentos
Factura de Venta Virtual Bond:
Material impreso en papel que no represente
valores ni sea negociable y que sea personal y El procedimiento a seguir para la legalizacin de
actual, cuyo peso oscila de 0.1 gramo hasta 5 las ventas internacionales con factura de venta
Kilos uno a uno. Virtual Bond es el mismo que se realiza con las
facturas de venta de servicios nacionales.
No Documentos
Las ventas realizadas por soluciones internacio-
Son todo tipo de envos que tengan un valor nales deben ser consignadas al proyecto de
comercial no mayor a USD $2.000 y una longitud Servientrega Internacional para su legalizacin.
inferior a 1.50 mts en cada una de aristas.
Recuerde:
Todo envo No Documento debe tener carta de
responsabilidad y factura comercial, en todos los Cuando no es posible hacer una entrega efectiva
casos el cliente debe declarar el valor real de la en destino (por efectos de aduana, direccin
mercanca. De no hacerlo puede incurrir en errada, o rechazo en destino) el remitente puede
evasin de impuestos en origen y/o destino. autorizar su retorno pero asumiendo los costos.
El cliente puede remitir hasta 6 unidades de la Con el fin de no remitir No Documentos con
misma referencia. Si excede este valor se restricciones al pas destino, es necesario que se
considera como muestra con valor comercial. confirme con la lnea de servicio al cliente
internacional la
Nota. Es importante tener en cuenta que los
documentos no se declaran en valor para En las ciudades principales en donde Servien-
efectos de aduana ni para efectos de seguro. trega internacional opere directamente, el Centro
Por el contrario los no documentos sin excepcin de Soluciones debe programar la recoleccin de
si pagan impuesto en destino de acuerdo a las los Documentos o No Documentos para su
polticas aduaneras de cada pas, el cual debe procesamiento.
ser cancelado por el destinatario.
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Captulo 11.
Servicios Efecty en
CDS
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Efecty es una de las Aliadas estratgicas de Servientrega y en ella se prestan diversos servicios que
complementan la oferta de valor ofrecida al cliente, dentro de los servicios prestados se pueden
contemplar los siguientes:
Menores de Edad:
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Condiciones del servicio:
Una vez se ha enviado el Giro Internacional, el Se debe solicitar al cliente el dinero antes de
Centro de Soluciones debe informar el nmero realizar la operacin en el sistema de
MTCN (Money Transfer Control Number), cdigo informacin.
de 10 dgitos, al cliente; para que ste, se lo Los pagos solo se pueden realizar en dinero
suministre a su destinatario. en efectivo en pesos colombianos.
Una vez realizado el pago, se debe entregar
El valor del Giro Internacional nicamente se al cliente el soporte de la operacin.
recibe en pesos colombianos en los Centros de
Soluciones habilitados al pblico.
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Captulo 12.
Corresponsal
Bancario
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Es una Solucin que permite prestar algunos servicios financieros en los Centros de Soluciones a
nivel nacional, con el fin de llegar a aquellas regiones donde la presencia de los Bancos es poca o
muy limitada.
Los servicios prestados en los CDS habilitados Realizar cuadre de caja de dinero vs sistema
para Corresponsal Bancario son: de informacin diariamente.
Recuerde:
40
Captulo 13.
Servicio Hoy Mismo y
Cero Horas Hbiles
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Cero Horas Hbiles
Nota 1. El servicio de recoleccin de envos con Nota 3. La legalizacin de las ventas de los
tiempo de entrega Cero Horas Hbiles y Hoy envos con tiempo de entrega Hoy Mismo y Cero
Mismo se prestan nicamente en el sector Horas Hbiles se realiza igual que con los envos
urbano de las ciudades habilitadas en Red con tiempo de entrega Normal.
Operativa, no incluye permetros rurales, ni
kilmetros para su recoleccin y distribucin; Nota 4. Los envos con tiempo de entrega Hoy
por tal motivo, los envos con estas condiciones Mismo y Cero Horas Hbiles deben estar
se entregarn con tiempo de entrega Normal. debidamente identificados con su sello o sticker
correspondiente.
Nota 2. Los envos con tiempo de entrega Hoy
Mismo y Cero Horas Hbiles que tengan como
destino Entrega en Oficina, deben ser confir-
mados telefnicamente con el destinatario o
remitente el mismo da de su recepcin en el
CDS en destino; si al siguiente da hbil el
cliente no se acerca a reclamarlo, se deber
remitir al proceso de Confirmaciones para
generar el tratamiento correspondiente a la
novedad.
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Captulo 14.
Entrega en Oficina
(CDS Autorizados)
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Nota. Todo cliente debe presentar su cdula de
ciudadana y enrolarse en el lector biomtrico;
Este servicio permite a nuestros clientes remitir sta actividad es disuasiva.
sobres o paquetes para que su destinatario los
reclame en los Centros de Soluciones autori- Devolucin de envos:
zados a nivel nacional.
Los envos para Entrega en Oficina no deben
Se debe ingresar al sistema de informacin permanecer ms de ocho (8) das calendario en
habilitado todos los sobres y paquetes que el CDS. Pasado este tiempo se deben retornar
llegan al Centro de Soluciones para Entrega en los envos al centro de procesamiento regional
Oficina, as como la entrega de los mismos y las indicando la causa por la cual se genera dicha
devoluciones, con el fin de mantener la devolucin (No reclamo en oficina).
trazabilidad de los envos en toda la operacin
logstica. El encargado del Centro de Soluciones debe
hacer telemercadeo todos los das a los
Requisitos para entrega de envos en oficina: destinatarios de los envos que tenga repre-
sados o que estn prximos a devolverse al
Destinatario persona natural: Debe presentar centro de procesamiento regional con el fin
su documento legal de identificacin y firmar de garantizar su entrega.
con nombre completo (nombre y apellidos).
Legalizacin envos C.O.D y Logstica para
Si el Destinatario es persona natural y enva a Cobro en CDS con Entrega en Oficina:
una tercera persona a reclamar el envo debe
presentar carta de autorizacin y fotocopia de la Para la legalizacin de envos con forma de
Cdula de Ciudadana autenticada de quien pago C.O.D y Logstica para Cobro se debe
autoriza, adems el autorizado debe presentar realizar una planilla en donde se relacionen
su cdula de ciudadana y firmar con nombre todos los envos entregados con sus montos y
completo (nombre y apellido). Dichos documen- se adicione el voucher de consignacin de
tos se deben archivar en el CDS. Efecty, por el monto total de los mismos; estos
soportes deben ser remitidos diariamente a la
Destinatario persona Jurdica: Debe regional cabecera.
presentar carta de autorizacin y carn de
identificacin de la Empresa, adems la Es importante que se guarde soporte de los
persona autorizada debe presentar su cdula voucher y las planillas realizadas en el CDS para
de ciudadana y firmar con nombre y/o sello temas de auditoras.
de la empresa.
44
Captulo 15.
Medios de Pago
Diferentes a Efectivo
45
2. Pago C.O.D:
Servientrega cuenta con diversas formas de Es una forma de pago diseada para que el
pago que buscan satisfacer las diferentes cliente pague en el destino los envos remitidos
necesidades de los clientes al momento de desde el Centro de Soluciones de Origen (Pago
pagar los envos realizados en los Centros de Contra Entrega). sta modalidad de pago aplica
Soluciones; las principales formas de pago nicamente para Mercanca Premier, con un
diferentes al pago en efectivo son: peso entre 3 y 150 kilos para los destinos
habilitados en la Red Operativa.
1. Pago con Tarjeta Prepago:
Recuerde:
Servicio de comercializacin de tarjetas prepago
para servicios de logstica y productos que Los envos con forma de pago C.O.D deben
ofrece Servientrega en los Centros de estar debidamente identificados con su sello
Soluciones Directos con Datafono. o sticker correspondiente.
La solicitud de las tarjetas prepago se realiza por Los envos que son devueltos al remitente
el mismo sistema de informacin por donde se por una causal atribuible al cliente (Desco-
solicitan los materiales de empaque y embalaje. nocido, rehusado, no reside, no reclamado,
Los montos disponibles son $20.000, $50.000, no lo conocen, direccin errada) se le cobrar
$100.000 y $300.000 pesos. un 50% adicional del valor del flete del envo.
46
Los clientes cuya forma de pago autorizada
sea Crdito Rotativo no tendrn derecho a
El cliente puede hacer uso de la forma de promociones, ni descuentos. En caso de
pago crdito rotativo nicamente en el Centro considerarlo necesario, Multicanal Retail
de Soluciones en donde se aprob el crdito. podr solicitar a Multiprecio la validacin y
aprobacin formal del descuento.
Los pagos con tarjeta dbito y crdito en Centros de Soluciones se registraran como se establece en
las siguientes actividades al momento de pagar el envo generado:
Al finalizar el da se debe remitir los voucher generados por tarjeta dbito y crdito firmados junto
con la planilla de Ingresos Contado.
47
Captulo 16.
PQR y Solicitudes de
Indemnizacin en CDS
48
Que es una PQR?
Es un derecho pblico de las personas para acudir ante las autoridades u organizaciones privadas,
segn corresponda, que propende porque se declaren, realicen o protejan los derechos del
solicitante que se encuentran involucrados en una situacin jurdica ya sea de carcter particular o
general.
50
Cheque:
Captulo 18.
Amonestaciones
Centro de Soluciones
Indirectos
52
El CCM y/o el proceso de Ingresos Contado tienen la facultad segn informes de Auditoria o reportes financieros,
de tomar la decisin de suspender el CDS Indirecto y determinar la cantidad de das.
53
Captulo 19.
Plan de Contingencia
en Caso de Cada del
Sistema de Informacin
54
Nunca realice la venta de los envos sin la
generacin de una factura de venta (gua).
Con el fin de mitigar los efectos negativos
causados cuando el sistema de informacin no Las facturas de venta preimpresas asignadas
se encuentre disponible, los Centros de para la contingencia solo deben ser usadas
Soluciones directos e indirectos deben realizar en caso de una falla en el sistema de
las siguientes actividades con el fin de mantener informacin. Estas se deben usar en orden
el servicio prestado al pblico. de acuerdo al rango asignado.
1. Reportar la novedad ocurrida del sistema de Para realizar liquidacin manual de los
informacin al supervisor encargado o a envos tipo mercanca debe tener presente
travs de la lnea (1) 7700410, opcin 2, Ext. los siguientes esquemas de liquidacin:
123456, opcin 1-2-2.
Estndar Terrestre
2. Utilice el rango de facturas de venta pre- Hasta 6 Kg Peso Real o Volumtrico 7 Kg Peso Real o Volumtrico en Adelante
impresas de forma manual diligenciando con Factor de Conversin: 222 Factor de Conversin: 400
letra clara y legible la informacin del cliente Formula: L*A*A*222 = Peso Volumetr. Formula: L*A*A*400 = Peso Volumetr.
(nombres, nmero de cdula, direccin y
KIKA (Kilo Inicial + Kilos Adicionales) Tarifa Kilo (Tabla de Destinos)
telfono) y del envo (destino, contenido,
pesos y medidas). Tasa de Manejo 2% Tasa de Manejo Variable (Tabla)
Peso Mnimo a Facturar: 3 Kg Peso Mnimo a Facturar: 30 Kg
3. Mantenga actualizada y disponible la Gua Ampara una Sola Pieza Gua Puede Amparar Varias Piezas
informacin requerida para la liquidacin de Aplica para Trayectos Especiales No Aplica para Trayectos Especiales
los envos de forma manual, es decir, tarifario
y red operativa. Nunca deje de realizar una venta, aun
cuando no se cuente con el sistema de
4. Una vez se restablezca el sistema de informacin necesario para ello, recuerde que
informacin, se debe registrar la informacin debe contar con facturas de venta preimpre-
de los envos generados con las facturas de sas como contingencia.
venta preimpresas de contingencia.
No realice ningn tipo de pago o transaccin
5. Genere manifiesto de carga manual y en Efecty hasta que se restablezca la
entregue los envos al auxiliar de camioneta plataforma afectada.
asignado asegurando su recibido en el
manifiesto que queda como soporte en el
Centro de Soluciones.
Recuerde:
56
Elementos de uso personal que no corres-
pondan a los asignados por Servientrega,
El orden y aseo en los CDS es fundamental para para el desarrollo de las actividades propias
asegurar un ptimo sitio de trabajo conservado del Centro de Soluciones.
estndares de calidad y limpieza, para esto se Elementos que aunque hayan sido asignados
deben seguir las siguientes etapas en todos los por Servientrega a uno de sus colaboradores,
Centros de Soluciones: no correspondan a los colaboradores del
Centro de Soluciones. (Dotacin de Courier,
1. Seleccionar: maletas de Courier, etc.)
Seleccionar todos los elementos asignados
Esta etapa consiste en eliminar los objetos por Servientrega para adelantar las
innecesarios del lugar de trabajo; para identificar actividades propias del Centro de Soluciones.
dichos objetos es necesario formularse las Estos elementos deben ser clasificados de
siguientes preguntas: acuerdo a la actividad en la cual se utilicen y
al flujo o trfico de los mismos en cada
Es necesario este elemento? actividad.
Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
Si es necesario, tiene que estar localizado 2. Organizar:
aqu?
Una vez clasificados los elementos pertenecien-
A continuacin realice las siguientes actividades: tes a la operacin del Centro de Soluciones,
debe organizar cada uno de estos en el lugar
Seleccionar todos aquellos elementos que no ms adecuado para su utilizacin. Para
corresponden a los asignados por desarrollar esta actividad se deben tener en
Servientrega para el desarrollo de las cuenta los siguientes aspectos:
actividades propias del Centro de Soluciones.
Pocillos, vasos, platos, cubiertos y otros Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
elementos similares. lugar, esto es, identificar de acuerdo con la
Estufas, reverberos, hornos, hornillas y otros actividad para la cual fue creado el elemento
elementos similares. el lugar ms apropiado dentro del Centro de
Sacos, chaquetas y otras prendas de vestir Soluciones.
que no corresponden a las asignadas por la
organizacin como parte de la dotacin. Nota. Tener en cuenta que el material de
Cajas, cintas y otros elementos de empaque empaque debe estar en el rea designada para
que no correspondan a los comercializados el mismo.
por Servientrega.
Material POP de empresas diferentes a Distribuir las guas en cada uno de los
Servientrega, (porta lpices, clips, calenda- puestos de trabajo en los cuales hay
rios, carpetas, etc.) impresora.
Matas o materas.
Activos que se encuentren en mal estado o
fuera de servicio, (sillas, escritorios, tel-
fonos, equipos de cmputo, bsculas, etc).
Libros, cuadernos, libretas y cualquier
elemento similar que no corresponda a los
asignados por Servientrega.
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Cada vez que se haga limpieza a una mquina
(computador, impresora, centro de Empaque y
Demarcar el rea de almacenamiento Embalaje), se tiene una oportunidad ms para
temporal de los envos, asegurando que conocer el equipo y detectar cualquier error en
estos se mantengan con las caractersticas su funcionamiento solicitando un mantenimiento
fsicas, tanto de empaque como de conte- preventivo o correctivo segn sea el caso.
nido, con las que fueron entregados por el
cliente. Cuando su Centro de Soluciones esta impecable
Conservar en excelentes condiciones el rea y ordenado, seguramente sus clientes lo
destinada para la unidad de empaque. visitaran con mayor frecuencia, se sentirn ms
Destinar un lugar adecuado para almacenar a gusto y recomendaran a otros clientes que lo
los elementos de aseo asignados al Centro visiten tambin.
de Soluciones.
Buscar un lugar que permita a los 4. Limpieza estandarizada:
colaboradores mantener sus elementos
personales organizados, evitando la conta- Finalizados las tres etapas anteriores debe
minacin de los envos y la contaminacin generar un cronograma de mantenimiento
visual del Centro de Soluciones. semanal para el Centro de Soluciones, para
Garantizar que las carteleras estn ubicadas garantizar que se mantenga las etapas
en un lugar que permita su consulta y que la conseguido hasta ahora.
informacin all publicada este actualizada y
sea veraz. Asimismo, para asegurar la nueva imagen del
Clasificar los elementos que parezcan no Centro de Soluciones, debe practicar rutinas de
brindar utilidad a la gestin del Centro de aseo y limpieza diarias sin olvidar esos rincones
Soluciones. que parecen no tener trascendencia en el
aspecto del lugar. Rincones, techos, detrs de
3. Limpiar: las puertas, debajo de los muebles, lugares de
difcil acceso, mquinas y equipos de oficina
Una vez finalizada la jornada de clasificacin, y hacen parte de su lugar de trabajo y estn
organizacin, se procede con la jornada de incluidos en la rutina diaria de limpieza, orden y
limpieza profunda del Centro de Soluciones. aseo.
Esta jornada incluye el aseo completo a las
instalaciones, pisos, paredes, muebles, equipos 5. Hacer Seguimiento:
de oficina, equipos de la unidad de empaque,
etc., asegurndose de dejar el Centro de Ejecutadas las etapas anteriores, y habiendo
Soluciones en las mejores condiciones de estandarizado el orden y la limpieza en el Centro
orden y aseo y validando que no se presenten de Soluciones, solo queda adoptar la disciplina
daos o averas en los equipos y elementos diaria del aseo.
que han sido sometidos a la limpieza.
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Captulo 21.
Glosario
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DESTINO ACTIVO
Poblacin de destino en la cual Servientrega
ARISTA tiene vigencia para la operacin y transporte de
Es la medida tomada para cada uno de los lados envos.
de un objeto: Largo, Ancho y Alto.
DOCUMENTOS INTERNACIONALES
BASC Entindase como Documentos todo material
Abreviatura de (Business Alliance for Secure impreso en papel que no represente valores ni
Commerce) es una alianza empresarial sea negociable, que sea personal y actual y cuyo
internacional que promueve un comercio seguro peso oscila de 0,1 gramo hasta 500 gramos.
en cooperacin con gobiernos y organismos
internacionales. ENVO PTIMO
Se considera como envo ptimo, todo envo
BOLSA GOLDEN recibido en los Centros de Soluciones que
Es un empaque especializado que se suministra conserve las caractersticas de empaque,
en los CDS sin ningn costo adicional para la embalaje, contenido y peso establecidas en las
Solucin de Documento Unitario; dicho empaque normas de la organizacin.
busca brindar una mayor proteccin a este tipo
de envos. EVIDENCIA
Empaques, etiquetas, facturas que un
CDS consumidor de un producto presenta en los CDS
Abreviatura que significa Centro de Soluciones para recibir un premio o participar en un
para el canal Retail. concurso.
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RYD
Abreviatura del proceso logstico de Recoleccin
NO DOCUMENTOS INTERNACIONALES y Distribucin.
Entindase como No Documentos todo tipo de
envos que tengan un valor comercial mayor a SGSST
U$1.000, peso entre 1 y 68 Kilogramos y una (Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud en
longitud inferior a 1.50 Mts en cada una de sus el trabajo)
aristas.
SMMLV
ORDEN DE SERVICIO Abreviatura de salario mnimo mensual legal
Es un voucher generado por el sistema vigente.
transaccional de Efecty como soporte a las
transacciones realizadas. TASA DE MANEJO (SOBREFLETE)
Es un porcentaje que se cobra sobre el valor
PESO REAL declarado del envo, para la liquidacin del flete
Es el peso de la mercanca registrado por la total.
bscula.
TELEMERCADEO
PESO VOLUMTRICO Es una forma de marketing directo en la que un
Es el resultado de multiplicar el largo por el asesor utiliza el telfono o cualquier otro medio
ancho por el alto del envo, por el factor de de comunicacin para contactar con clientes
conversin establecido. potenciales y comercializar los productos y
servicios.
PICTOGRAMAS
Es un signo que representa esquemticamente VALOR DECLARADO
un objeto real. En la actualidad es entendido Es el valor en pesos por el cual se asegura el
como un signo claro y esquemtico que sintetiza envo, y por el cual la empresa se responsabiliza
un mensaje. ante el cliente en caso de siniestro.
PQR
Abreviatura de Peticiones, quejas y reclamos el
cual est reglamentada por la Ley 1369 del 2009
para envos de mensajera expresa y por el
cdigo de comercio para transporte de carga.
RED OPERATIVA
Es una matriz de informacin interna en donde
aparece relacionada los tiempos de entrega,
medios de transporte, restricciones de pesos y
medidas, soluciones, y destinos habilitados.
RETAIL
Canal de venta que atiende o sirve al segmento
natural en los Centros de Soluciones.
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