Informatica I

INFORMTICA I
Compilador: CP. JOS EDGARDO MEDINA LEN
PROESAD
Ttulo : INFORMTICA I
Compilador: CP. JOS EDGARDO MEDINA LEN
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en la Biblioteca Nacional del Per N 2014-05531
IMPRESO EN EL PER
PRINTED IN PERU
Presentacin
La constante evolucin y masificacin de las tecnologas desde los aos 90 a esta parte y,
en especial, el desarrollo de Internet, ha supuesto una importante revolucin en la socie-
dad. Hoy en da, tanto grandes multinacionales como pequeos negocios locales, se han
subido al tren de la modernidad que suponen las Tecnologas de la Informacin y la Co-
municacin (TICs), en especial de la Internet. Es muy importante la administracin de los
recursos econmicos, materiales y humanos en las empresas, pero existe un nuevo re-
curso que da soporte operacional a la organizacin y que ha tomado relevancia en este
mundo globalizado y competitivo: el recurso de la informacin. Si se administran todos
los recursos tradicionales de la empresa, por qu no administrar la informacin?
En tanto, la Universidad Peruana Unin, como institucin, viene desarrollando una serie
de acciones, con el propsito de alcanzar altos niveles en la gestin educativa en las
diversas carreras que ofrece.
Dentro de este contexto, el mdulo de Informtica, para la carrera de Administracin

y Negocios Internacionales, brinda un conjunto de conocimientos tericoprcticos en
materia del uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones en la empresa,
que les permiten a los estudiantes utilizar una serie de capacidades para gestionar efi-
cientemente sus negocios, tanto para el mercado nacional como internacional.
El mdulo de Informtica ha sido diseado bajo la modalidad de 3 grandes unidades y

15 sesiones de aprendizaje. En cada unidad se hallar el resultado de aprendizaje que
debe alcanzar el estudiante el tema tratado, el cual ser debidamente explicado. Por
ltimo, se encontrar un sistema de autoevaluacin, en donde el estudiante plasme lo
aprendido. En primer lugar, se inicia con un recorrido por las diversas opciones del mun-
do tecnolgico aplicado a los negocios. Contina con el tratamiento de la informacin,
usando el procesamiento de texto direccionado a su aplicacin en monografas, ade-
ms, en el manejo de informacin empresarial. Por ltimo, se concluye con elaboracin
bsica de informes empresariales con hoja de clculo.
CP. JOS EDGARDO MEDINA LEN

ndice
UNIDAD I
INTRODUCCIN A LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN 13
Sesin N. 1 LAS TIC EN LA EMPRESA, IMPORTANCIA Y SUS VENTAJAS ............... 15

1.1. Importancia ................................................................................................. 15
1.2. Ventajas ........................................................................................................ 16
1.3. Desventajas ................................................................................................. 18
1.4. Aplicacin de las TIC: comunicacin y marketing ........................ 18
Sesin N. 2 APLICACIN DE LAS TIC .........................................................................23

2.1. Las TIC en la produccin y la gestin de procesos ......................23
2.2. La aplicacin de las TIC a la logstica y A la distribucin ........24
2.3. La aplicacin de las TIC a la gestin financiera ...........................26
2.4. La aplicacin de las TIC al control de la gestin: ERC ...............26
Sesin N. 3 MIS PRIMERAS HERRAMIENTAS ........................................................... 31

3.1. Qu es un blog? ........................................................................................ 31
3.2. Crear nuestro blog en blogger ..........................................................32
3.3. Publicar nuestro mensaje .....................................................................34
SkyDrive .....................................................................................................................36
3.4. Caractersticas Del Skydrive ................................................................36
3.4.1. Modo De Uso Del Skydrive ...................................................................... 37
Dropbox .....................................................................................................................42
3.5. QU ES Dropbox? .......................................................................................42
3.5.1. INSTALAR UN PROGRAMA DROPBOX .........................................................42
3.5.2. CREAR UNA CARPETA PARA COMPARTIR ARCHIVOS UTILIZANDO
DROPBOX ........................................................................................................44
3.5.3. ACEPTAR O RECHAZAR UNA INVITACIN a una carpeta en
dropbox.........................................................................................................45
3.5.4. Cmo revisar el espacio(cuota) disponible en la cuenta
Dropbox? .......................................................................................................46
3.5.5. Cmo cambiar la contrasea de la cuenta dropbox? .............46
3.5.6. cmo acceder A mi cuenta dropbox, si no tengo
PROGRAMA INSTALADO?...............................................................................47
Sesin N. 4 MIS PRIMERAS HERRAMIENTAS TIC .....................................................49

4.1. HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA HACER CRECER TU PYME .................49
4.2. HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MARkETING ....................................... 51
4.3. recursos y HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA mejorar
la eficacia de los negocios .................................................................... 53
4.4. GOOGLE mail-gmail .................................................................................... 55
4.5. google docs o drive .................................................................................63
UNIDAD II
elaboracin de monografas y trabajos de investigacin con
herramientas ofimticas 69
Sesin N. 5 ESTILOS, VIETAS Y NUMERACIN,

COLUMNAS, TABLAS, IMGENES, LETRA CAPITAL .................................... 71
5.1. Estilos ............................................................................................................ 71
5.2. Numeracin y vietas .............................................................................. 74
5.3. Crear TEXTO EN COLUMNAS ....................................................................... 76
5.4. Tablas ............................................................................................................80
5.5. Imgenes y grficos .................................................................................84
Sesin N. 6 Diseo de pgina, encabezados y pie de pgina,

secciones y numeracin de pgina .....................................................95
6.1. Diseo de Pgina ........................................................................................95
6.2. encabezados y pieS de pgina ...............................................................98
6.3. SALTOS DE SECCIN ..................................................................................... 102
Sesin N. 7 Citas y Referencias, TABLA CONTENIDO ....................................... 105

7.1. Citas DE TEXTO ............................................................................................ 105
7.2. TABLAS DE CONTENIDO E ILUSTRACIONES ................................................ 111
Sesin N. 8 PLANTILLAS, CORRESPONDENCIA .......................................................117

8.1. Plantillas ...................................................................................................117
8.2. COMBINAR CORRESPONDENCIA ................................................................ 122
Sesin N. 9 PLANTILLAS DE DIAPOSITIVAS, ANIMACIN DE OBJETOS ............... 133

9.1. MANEJAS OBJETOS EN POWER POINT ....................................................... 133
9.2. ANIMACIONES Y TRANSICIONES ................................................................140
Sesin N. 10 ELEMENTOS MULTIMEDIA: AUDIO Y VDEO ..................................... 145
10.1. INSERTAR SONIDOS ...................................................................................... 145
10.2. REPRODUCCIN DEL SONIDO ......................................................................146
10.3. CAMBIAR EL CONO DE REPRODUCCIN ................................................... 147
10.4. MARCADORES EN AUDIO ............................................................................ 147
AUTOEVALUACIN ...................................................................................................148
UNIDAD III
elaboracin BSICA DE INFORMES EMPRESARIALES CON
HERRAMIENTAS OFIMTICAS 151
Sesin N. 11 INGRESO DE DATOS, FORMATOS, REFERENCIAS A CELDAS ........... 153

11.1. EMPEZAR A ESCRIBIR .................................................................................. 154
11.2. FUNCIN AUTOCOMPLETAR ....................................................................... 155
11.3. EDICIN DE DATOS ....................................................................................... 155
11.4. RELLENAR SERIES ......................................................................................... 156
11.5. USO DE CUADRO DE RELLENO .................................................................... 158
11.6. FORMATOS ....................................................................................................168
Sesin N. 12 REFERENCIA A CELDAS ....................................................................... 179

12.1. TIPOS DE REFERENCIA ................................................................................. 179
12.2. REFERENCIAS RELATIVAS ............................................................................180
12.3. REFERENCIAS ABSOLUTAS .......................................................................... 181
12.4. REFERENCIAS MIXTAS .................................................................................. 183
12.5. RANGOS .........................................................................................................184
12.6. CREAR NOMBRES DE RANGOS ................................................................... 185
12.7. ADMINISTRADOR DE NOMBRES ................................................................. 187
12.8. ElIMINAR NOMBRES DE RANGO ................................................................188
12.9. BASE DE DATOS ............................................................................................194
Sesin N. 13 FRMULAS ........................................................................................... 211

13.1. FRMULAS .................................................................................................... 211
13.2. ESCRIBIR FRMULAS EN EXCEL .................................................................. 212
13.3. SINTAXIS DE FRMULAS ............................................................................. 212
13.4. OPERADORES ................................................................................................ 212
13.5. SUMATORIA ...................................................................................................216
13.6. CALCULAR PORCENTAJES ............................................................................ 217
13.7. FRMULAS CON INCREMENTO PORCENTUALES ......................................219
13.8. FRMULAS CON EXPRESIN MATEMTICA ............................................. 220
13.9. FRMULAS CON EXPRESIN DE RADIACIN ........................................... 221
13.10. FRMULA CON POTENCIACIN .................................................................. 221
13.11. FRMULA CON FRACCIONES ..................................................................... 222
13.12. AUTOCORRECCIN DE FRMULAS .............................................................223
Sesin N. 14 FUNCIONES .......................................................................................... 229

14.1. BSICAS ........................................................................................................ 229
14.2. FECHA Y HORA ............................................................................................. 231
14.3. TEXTO .............................................................................................................234
14.4. CONDICIONES ............................................................................................... 236
14.5. BSQUEDA ....................................................................................................238
Sesin N. 15 GRFICOS Y TABLAS DINMICAS .......................................................245

15.1. CREAR GRFICOS ........................................................................................ 246
15.2. AADIR UNA SERIE DE DATOS ....................................................................247
15.3. CARACTERSTICAS Y FORMATO DEL GRFICO ......................................... 249
15.4. MODIFICAR EL TAMAO Y DISTRIBUCIN DE UN GRFICO .................... 251
15.5. CREAR UNA TABLA DINMICA ...................................................................255
15.6. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA .............................................................259
15.7. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA..............................................259
15.8. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA ................................. 260
15.9. GRFICOS CON TABLAS DINMICAS......................................................... 260
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................265
ENLACES A INTERNET .............................................................................................. 266
Cuando soplan fuertes vientos de cambio, algunas personas construyen refugios,
otras hacen molinos...! Mervyn Evan
SUMILLA
Informtica es una asignatura de carcter terico-prctica e instrumental
,perteneciente al rea de formacin profesional. Su propsito es desarrollar,
en los estudiantes, las habilidades y destrezas necesarias para el uso
adecuado de herramientas informticas en su desempeo profesional.
Comprende: Las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TICs) en
los negocios, tcnicas de bsqueda de informacin para los negocios,
aplicacin de estilos de redaccin para monografas, proyectos de
investigacin y procesamiento de datos, empleando software de
ofimtica.
COMPETENCIA
Utiliza con eficiencia las herramientas tecnolgicas para la toma de
decisiones en las organizaciones, el sistema operativo y la informacin
obtenida por la Internet, empleando las herramientas como el
procesador de texto, presentaciones multimedia y la hoja electrnica
de clculo para organizar y gestionar la informacin.
ORIENTACIONES METODOLGICAS
CMO ESTUDIAR
LOS MDULOS DIDCTICOS O TEXTOS AUTOINSTRUCTIVOS
MTODO A2D
El mtodo A2D para autodidactas, de Ral Paredes Mo-

rales, es un mtodo de fcil aplicacin para la mayora
de los estudiantes, inclusive para los no autodidactas. Si Antes de la lectura
el estudiante aplica este mtodo, su trabajo intelectual A2D Durante la lectura
ser ms rpido y eficaz. Despus de la lectura
A2D responde a las letras iniciales de los 3 pasos, que
se propone para la lectura de un mdulo didctico o
cualquier otro texto.
Antes de la lectura
Consiste en la exploracin preliminar y se debe:
a. Echar un vistazo general empezando por el ndice, reconociendo uni-
dades y lecciones que se van explicando en el mdulo didctico.
b. Anotar tus dudas que van surgiendo durante el vistazo general, para
esclarecerlas durante la lectura o despus de ella.
c. Adoptar una actitud positiva.
Durante la lectura
Esta es la fase ms importante del mtodo, el ritmo de lectura lo pone
cada lector. Debes tener presente los siguientes aspectos:
a. Mantn una actitud positiva.
b. Participa activamente en la lectura: Tomando apuntes, subrayando,
resumiendo y esquematizando.
c. Si no entiendes lo que lees o encuentras una palabra desconocida,
consulta con tu profesor, tutor o un diccionario.
Despus de la lectura
Esta fase va a afianzar tu lectura, mejorando tu comprensin lectora. Para
ello debes tener en cuenta lo siguiente:
a. Repasa los apuntes tomados durante la lectura.
b. Organiza el trabajo y planifica el horario de estudio. Trata de que sea
siempre a la misma hora.
c. Realiza los trabajos diariamente. No dejes que se te acumulen las tareas.
d. Procura ampliar las lecciones con lecturas complementarias.
e. Al final de cada captulo, haz un cuadro sinptico o mapa conceptual.
f. Elabora tu propio resumen.
Enriquece tu vocabulario para entender

mejor las prximas lecturas.
UNIDAD I
INTRODUCCIN A LAS TECNOLOGAS DE
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Sesin N. 1 Las TIC en la empresa, importancia

y sus ventajas. Aplicacin de las
TIC: en la comunicacin y marke-
ting.
Sesin N. 2 Aplicacin de las TIC: a la produc-

cin y la gestin de procesos, a
la logstica y la distribucin, a la
gestin financiera y al control de la
gestin.
Sesin N. 3 Mis primeras herramientas TIC:

Blog y almacenamiento sincroniza-
do. (Blogger, Skydrive, Dropbox).
Sesin N. 4 Mis primeras herramientas TIC:

Correo y Office Documents on line
(gmail y google drive, almacena-
miento).
RESULTADO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Utiliza las herramientas tecnolgicas para gestionar

la informacin de la organizacin eficientemente.
1
As que, hermanos mos amados, estad firmes y constantes, cre-
ciendo en la obra del Seor siempre, sabiendo que vuestro trabajo
en el Seor no es en vano Sesin
(1 Corintios 15:58)
Las TIC en la empresa,

importancia y sus ventajas.
Aplicacin de las TIC: a la
comunicacin y marketing
En esta sesin vas a aprender la incidencia actual de las TIC para
la empresa en especial lo direccionndolo a las Pymes.
1.1. IMPORTANCIA
El papel de las tecnologas de la informacin y comunicaciones (TIC, TICs o NTIC) en la em-
presa del siglo XXI. Su evolucin, junto a la aparicin de nuevas y ms complejas formas de
utilizacin de la misma y a la completa interconexin y globalizacin de la economa y los
sistemas, implican que hoy, ms que nunca, ofrecen extraordinarias oportunidades, a la vez
que elevados costos e importantes riesgos.
Costos, riesgos y oportunidades hacen de las TIC un elemento estratgico para el creci-
miento, maduracin y transformacin de las organizaciones, pero, adems, las convierte en
factor crtico de xito y de supervivencia de la empresa.
Existe una corriente de pensamiento que considera a las TIC como el principal impulsor de
la economa en el siglo XXI. Aunque esto puede ser objeto de debate, existe un completo
acuerdo en que las futuras necesidades de negocio y ventajas competitivas estarn sopor-
tadas por el uso intensivo de las TIC.
La idea de un sistema operativo con interfaz grfica, conos y un cursor del

ratn perceptible fue ideada por Douglas Engelbart a principios de los
Sabas aos sesenta, todo objeto del Sistema Windows es una ventana (de ah el
QUE? nombre), tales como los botones de comandos, cuadros de lista, etc.
Aquellas organizaciones que no presten a las TIC, al menos, el mismo grado de atencin
que tradicionalmente se ha prestado a otras funciones como la productiva o la financiera,
perdern su ventaja competitiva y sern, finalmente, expulsadas del mercado. Por el con-
trario, las organizaciones que concentren sus esfuerzos en el gobierno de las TIC, vern
15 Informtica I
Universidad Peruana Unin
cmo sus inversiones en TIC retornan valor a la compaa, potencian el negocio, conociendo
y manteniendo controlados los riesgos inherentes a la utilizacin de la tecnologa.
Toda organizacin debe considerar un plan TIC que considere actuaciones en cada uno de
los siguientes aspectos:
Dirigir:Alineamiento con los objetivos del negocio para poder construir los mecanismos
necesarios para entregar valor.
Crear:Retorno de valor de la inversin realizada en TIC.
Proteger: Gestin de riesgos para preservar el valor de los activos.
Actuar: Gestin de recursos y desarrollo del plan TIC.
Monitorizar:Evaluacin de la ejecucin y desempeo del plan establecido para realinear el

gobierno de las TIC con el del negocio, si es necesario.
Si bien es cierto que lo que tradicionalmente se conoce como capital humano (y cuyo recurso
ms valioso es el razonamiento), y la parte del conocimiento que denominamos tcito (el
que reside en las personas) no pueden considerarse como un activo, s han de considerarse
como recursos estratgicos de la organizacin y, sin duda, la gestin de ambos, conocimien-
to y razonamiento, resultar fundamental para el xito de las organizaciones del siglo XXI.
El papel de las TIC para identificar, explotar, potenciar y desarrollar, tanto conocimiento como
razonamiento, son cruciales.
Como se ha visto, las TIC presentan una doble

cara: Por un lado, exigen grandes inversiones y las
acompaan riesgos que, potencialmente, pueden
aniquilar el negocio; mientras que, al mismo tiem-
po, ofrecen excepcionales oportunidades de creci-
miento y de evolucin del negocio.
La gerencia y los altos ejecutivos han de ser cons-

cientes del impacto de las TIC en la organizacin,
ser capaces de conocer su rendimiento (retorno de
valor/costo) y estar preparados para comprender
y gestionar los riesgos inherentes a su utilizacin.
Aquellas organizaciones, cuyos directivos no com-

prendan ni se preparen para los nuevos tiempos,
estarn poniendo en peligro su capacidad de adaptacin y, por consiguiente, estarn corrien-
do un riesgo de extincin muy elevado.
1.2. VENTAJAS
Las empresas han sabido exprimir al mximo las posibilidades derivadas tanto de la nave-
gacin por la red como de la posibilidad de abrir pginas web y de la utilizacin del correo
Unidad I 16
Facultad de Ciencias Empresariales
electrnico o de las redes sociales, es decir, uso de las TIC en los negocios. Veamos lasprin-
cipales ventajas:
1. Obtencin de informacin
Una de las grandes ventajas del uso de Internet en las empresas es la disponibilidad
inmediata, y la mayora de las veces de forma gratuita, detoda la informacin que est
en la red. Las empresas pueden obtener valiosa informacin relacionada con el precio
de artculos, datos econmicos generales, legislacin que afecta a su actividad, etc.
La principal dificultad estriba en saber cmo obtener dicha informacin. Aprender a uti-
lizar los buscadores, y saber sacarles el mximo rendimiento, es imprescindible en esta
tarea. Por otro lado, hay queverificar siempre la fiabilidad de la informacin obtenida,
ya que en la red circulan muchos datos falsos que pueden llegar a confundirnos. Para
ello, es fundamental comprobar la fuente de dnde proviene la informacin.
2. Teletrabajo
Quin nos iba a decir hace unos aos que los trabajadores podran llegar a desarrollar
sus trabajos desde sus propias casas de una forma ms eficiente que en la oficina. Dado
que, en la actualidad, muchas tareas se basan exclusivamente en el manejo de los or-
denadores y en la relacin con clientes y proveedores,estas tareas pueden realizarse
perfectamente a distancia gracias a internet, con lo que no es necesario que el emplea-
do est fsicamente en la empresa.
As, algo tan simple como un informe de ventas, puede ser realizado desde el domicilio
del trabajador con el ordenador porttil que le ha proporcionado la empresa y, cuando
este est terminado, lo enva por correo electrnico a quin corresponda. No obstan-
te,es conveniente establecer, al menos, un da en semana de presencia fsica en la
oficina, para coordinar las actividades y cambiar impresiones.
3. Ventas directas
Internet ha permitido a las empresas ampliar sus horizontes de ventas. Estas ya no

necesitan un establecimiento fsico dnde vender sus artculos, sino que los mismos
pueden ser vendidos directamente a travs de la red. Internet se convierte, de esta
forma, en un canal de distribucin gracias al cuallas empresas venden directamente a
sus clientes sin intermediarios.
Elcomercio electrnicoes, por tanto, la forma en que las empresas utilizan los medios
electrnicos para realizar transacciones comerciales. Sus dos modalidades principales
son el business to business (B2B) (empresa a empresa) y el business to consumer
(B2C) (empresa a consumidor).
4. Contacto rpido con proveedores y clientes
Gracias a Internet, y ms concretamente al correo electrnico y a las redes sociales

como facebook, se facilita la comunicacin de la empresa con sus clientes y con sus
proveedores. Con estas dos herramientas, el contacto fsico o el uso del telfono ya no
son necesarios como antao, en la mayora de ocasiones.
17 Informtica I
Por ejemplo, la empresa puede establecer un apartado concreto en su pgina web para
las relaciones con clientes, emplear el correo electrnico para hacer un pedido a un pro-
veedor o aclarar las dudas de un cliente a travs de Twitter.
5. Realizacin de operaciones financieras y trmites administrativos
Al igual que los particulares, las empresas puedengestionar, a travs de Internet, sus
operaciones bancarias o realizar trmites, como el pago de impuestos o la obtencin
de licencias. Todo esto supone un ahorro considerable de tiempo y una notable mejora
en la productividad.
Debemos dejar a un lado los miedos relacionados con la inseguridad de estas opera-
ciones y, sin menospreciarlos, tomar las decisiones oportunas de seguridad que nos
permitan operar, a travs de Internet, de una forma eficiente. Las ventajas superan con
creces a los inconvenientes.
1.3. DESVENTAJAS
Se puede mencionar las principales desventajas como:
Falta de privacidad.
Aislamiento.
Fraude.
Merma los puestos de trabajo.
En un entorno como este, donde el mercado est globalizado, donde cada vez se impone
ms la Filosofa 2.0 para ganar en competitividad, basada en el acercamiento a nuestra
clientela potencial y existente y en la adaptacin de nuestros procesos a sus demandas, la
implantacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) se convierte en
un elemento clave para el xito de las empresas.
Su desarrollo, cada vez ms avanzado, permite ya aplicarlas prcticamente a la totalidad de
la gestin empresarial y conseguir, a travs de un uso apropiado, una mayor eficiencia en
nuestro negocio.
1.4. APLICACIN DE LAS TIC: COMUNICACIN Y MARKETING
1.4.1. La comunicacin online en la empresa
La comunicacin online o en lnea se refiere, esencialmente, al uso de las TIC dentro de

la comunicacin corporativa y de la estrategia empresarial. Se trata de un concepto muy
amplio, pues hace referencia a un gran nmero de herramientas, software y plataformas
que se utilizan tanto interna como externamente. Ofrece, por tanto, una variedad de posi-
bilidades para las empresas:
Crear un perfil corporativo.

Crear e intervenir en comunidades y grupos de inters.
Unidad I 18
Comercializar productos y servicios.

Obtener datos para segmentar el mercado.
Optimizar la atencin al cliente y a los proveedores.
Realizar encuestas y analizar la percepcin sobre la empresa.
Motivar a la plantilla y conocer sus expectativas.
Optimizar y facilitar la gestin de proyectos.
A pesar de las mltiples ventajas que la comunicacin en lnea puede ofrecer, su xito de-
pende de la definicin de una estrategia y de la asignacin de los recursos humanos nece-
sarios. Una mala gestin de la misma podra suponer un efecto contrario al deseado: mala
reputacin, falta de control de la informacin sobre la empresa.
La introduccin de las TIC pone a disposicin, de la empresa, un nmero inmenso de he-

rramientas que contribuyen a una comunicacin ms eficiente entre los interlocutores de
la empresa, tanto en la comunicacin orientada a su personal, como en la orientada al
mercado y la que se dirige al entorno social. A pesar de la gran cantidad de posibilidades,
podemos agrupar estas herramientas en los siguientes grandes grupos:
Intranet
Permite dotar a la empresa de conte-
nidos compartidos, interactuar con los
trabajadores y mantenerlos informados
e interesados en los asuntos de la em-
presa.
Extranet
La extranet se dirige a usuarios tanto
de la empresa como externos, pero la
informacin que se encuentra es res-
tringida, solo tienen acceso a esta red
aquellos que tengan permiso.
Foros
Son espacios de debate abierto sobre
determinadas temticas. En el mbito empresarial se utilizan para tratar temas especficos,
vinculados a la actividad principal de la empresa.
Wikis
Permiten escribir de forma colaborativa.
Blog
Herramienta que permite crear contenido y publicar informacin sobre una determinada
temtica, para darla a conocer a redes sociales, contactos o pblico en general. Cada vez
se utilizan ms en el mbito empresarial, dado que son fcilmente integrables en la pgina
web e, incluso, pueden llegar a sustituirla cuando no se dispone de los recursos necesarios
para su creacin y mantenimiento.
Las principales utilidades de un blog empresarial son las siguientes:
Darse a conocer e informar.
19 Informtica I
Demostrar habilidades y experiencia.

Generar comunidad alrededor de la empresa.
Microblogging
Lo nico que lo diferencia de un blog es el tamao de los mensajes, que estn limitados a
unos 140 caracteres.
Redes sociales
Son plataformas de comunicacin online compuestas por diferentes comunidades, espe-
cialmente diseadas para comunicar, interactuar y relacionarse con otras personas a travs
de Internet.
Las utilidades principales de una red social empresarial son las siguientes:
Proyectar la imagen de la empresa.

Conversar de forma activa con los interlocutores.
Establecer una red de networking.
Cuanto mayor es la presencia de una empresa en las redes sociales, mayor ser su impacto
y grado de conocimiento, tanto positivo como negativo. Por este motivo, resulta de gran
importancia no descuidar la imagen que se ofrece de la empresa en estas redes lo cual,
en ocasiones, requiere de la incorporacin de un community manager a la plantilla o de la
asignacin de las tareas relacionadas con ello a alguno de los trabajadores de la empresa.
1.4.2. Las TIC como herramientas de marketing
Si les preguntsemos a los gerentes de las pymes si cuentan con un departamento de mar-
keting en sus empresas, la mayora respondera que no, sin dudarlo. No obstante, se podra
afirmar que en todas ellas se realizan operaciones de marketing prcticamente a diario.
Esto se debe, fundamentalmente, a que el marketing es todava un gran desconocido, lo
cual provoca que no se le d la importancia que merece, y que las tareas y los procesos
,que seran propios de un departamento de marketing, se realicen de forma desorganizada.
Para poder beneficiarnos de las grandes ventajas que el marketing aporta a las pymes, es
necesario estructurar estos procesos, para lo cual la herramienta fundamental es el plan de
marketing.
Por tanto, de nada nos servir conocer las principales TIC aplicables al marketing en nuestro
negocio si no tenemos claras las decisiones y estrategias de marketing que vamos a seguir.
Ello nos ayudar a conocer qu hacemos, qu falta por hacer y cmo se puede mejorar lo
que ya estamos haciendo.
Una vez hayamos elaborado nuestro plan de marketing, la incorporacin de las TIC har que
nuestra empresa sea ms innovadora y gane en eficiencia.
El marketing relacional, durante muchos aos, se centr fundamentalmente en el producto

y en la captacin de clientes. Actualmente, sin embargo, la elevada competitividad del en-
torno empresarial actual ha llevado a superar el enfoque tradicional y a dar paso al marke-
ting relacional, centrado en el conocimiento de los clientes existentes y en su fidelizacin.
Las TIC aportan herramientas esenciales para este tipo de marketing, pues no solo nos
aproximan a nuestros clientes y nos permiten conocerlos mejor, sino que tambin posibili-
Unidad I 20
tan la medicin de su satisfaccin con nuestros productos o servicios.
De este modo, el marketing digital se ha posicionado como el nuevo prisma desde el cual
nos acercarmos a nuestra clientela para satisfacer sus demandas con mayor agilidad. Las
TIC se convierten as en las herramientas necesarias para que la empresa sea ms innova-
dora y, con ello, ms eficiente. No obstante, su implantacin en la empresa no es una clave
de xito, pues, para alcanzarlo, es necesario hacer un uso eficaz de las mismas.
La reputacin online
La reputacin online hace referencia a lo que se dice sobre la empresa en Internet. Se gene-
ra de forma colectiva entre la empresa y el resto de personas y, asimismo entre, entidades
que interactan con ella, fundamentalmente los clientes, aunque tambin los proveedores
y las empresas colaboradoras.
De nada sirve tener presencia en la Red, si no se cuida la imagen que nuestra empresa tiene
en ella. Para ello, existen una serie de premisas que se deben tener en cuenta:
Las empresas que desarrollan polticas de transparencia tienen ms posibilidades de

posicionarse positivamente en la Internet.
Es fundamental proyectar la gestin de la reputacin online como proceso inherente al
desarrollo y crecimiento de la empresa.
Ms all de la web y de la imagen corporativa, se puede intervenir en entornos que la
empresa no controla, pero en los que puede participar.
No obstante, como ya hemos dicho, la reputacin online no solo depende de la empresa,
sino que tambin est en manos de agentes externos a ella. Resulta fundamental, por
tanto, disear una metodologa de seguimiento de la misma, es decir, medir y analizar el
alcance de la informacin disponible en Internet sobre la empresa.
Este proceso de monitorizacin se divide en tres fases:

1. Evaluar la credibilidad de la empresa.
2. Examinar la confianza generada sobre la empresa.
3. Determinar la repercusin entre reputacin y marketing.
Marketing 2.0
La adopcin de estrategias de marketing 2.0 en nues-

tra empresa supone un avance ms en la superacin
del marketing tradicional que analizaba el mercado y,
sobre ello, determinaba cmo venda, promocionaba
y creaba la imagen corporativa. En este nuevo mode-
lo, los consumidores intervienen directamente en la
definicin de la estrategia empresarial y en la forma
cmo la empresa se relaciona con los clientes, que
asumen el papel de prosumidores (productores +
consumidores).
El marketing 2.0 ofrece mltiples beneficios, entre los
que destacan los siguientes:
Segmentacin del pblico destinatario, lo cual se tra-
duce en una mayor efectividad del mensaje que reci-
21 Informtica I
bir y, por tanto, en mayores tasas de conversin o retorno.

Seguimiento a tiempo real y medicin con absoluta precisin. Esto se traduce en la posibi-
lidad de interactuar con los consumidores y obtener un retorno e informacin casi instan-
tnea y personalizada.
Contenidos colaborativos, elaborados conjuntamente con nuestros prosumidores.
Campaas econmicas. Las campaas de marketing 2.0 requieren presupuestos inferiores a
las del marketing tradicional sin que por ello se tenga un nmero potencial de destinatarios
inferior. No obstante, aunque el coste monetario sea ms reducido, s que existe un coste
en tiempo y recursos humanos.
A pesar de todas estas ventajas, el desarrollo de acciones de marketing 2.0 no debe tomarse
a la ligera, sino que debe responder a dos preguntas fundamentales:
Estn nuestros clientes en la Web 2.0 foros, blogs, redes sociales...?
Nuestra competencia aplica ya acciones de marketing 2.0?
SI la respuesta a estas dos preguntas es afirmativa, deberemos tener en cuenta una serie
de consideraciones previas antes de llevar a cabo acciones basadas en el marketing 2.0:
En primer lugar, hay que analizar si la empresa est preparada para integrar su estra-
tegia de marketing en las redes sociales. Para ello, es necesario analizar si supondra
un medio para alcanzar los objetivos de la empresa; hay que ser conscientes de que el
cliente adopta aqu un papel activo, de prosumidor; debemos centrar nuestra estrategia
de marketing en las conversaciones que se generen en las redes; y, finalmente, no de-
bemos olvidar que la presencia en las redes sociales implica un coste y necesita recursos
humanos, tiempo etc
Si la empresa est preparada, debemos determinar cmo se utilizarn las redes sociales
y cmo este hecho configurar la estrategia de marketing. Deberemos, por tanto, cono-
cer la presencia y reputacin de nuestra competencia en las mismas; determinar que el
pblico objetivo est en la Red y ubicarse donde este se encuentre; decidir qu redes
sern prioritarias para la empresa y las ms tiles para segmentar el mercado; asumir
que, en caso de dudas sobre el manejo y xito de determinadas herramientas, es mejor
centrarse en las que ya se tienen y no adelantarse.
Finalmente, habr que disear un plan de accin y tener en cuenta los resultados del
uso de las redes sociales en la estrategia de marketing de la empresa. A travs de la
red social podremos identificar necesidades, definir mensajes, crear nuevos productos y
servicios; flexibilizar y adaptar la estrategia de venta y de comercializacin; fijar nuevos
indicadores de retorno de la inversin; integrar las recomendaciones de los consumi-
dores en la estrategia de marketing; deberemos gestionar nuestra reputacin online a
partir de or de las conversaciones.
Si, finalmente, decidimos introducir el marketing 2.0 en nuestra empresa, deberemos ela-
borar y poner en marcha un plan de marketing 2.0, el cual, en sus fases, no difiere dema-
siado de un plan de marketing tradicional. La gran diferencia es que la mayor parte de las
actividades del plan de accin se centrarn en dotar de contenidos y nuevas herramientas
2.0 a la pgina o sitio web de la empresa ya que, alrededor de esta, girarn las estrategias
de marketing 2.0.
Unidad I 22
2
La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen, Sesin
pues, al Dueo de la cosecha que enve obreros a su cosecha.
(Lucas 10:2)
Aplicacin de las TIC:

a la produccin y la gestin
de procesos, a la logstica y la
distribucin, a la gestin financiera
y al control de la gestin
En esta sesin vas a aprender la incidencia actual de las TIC en
la gestin Pymes.
2.1. LAS TIC EN LA PRODUCCIN Y LA GESTIN DE PROCESOS

La fuerte competencia del mercado en el que se mueven las pymes, en la actualidad, ha
transformado sus objetivos en metas que, hace unos aos, resultaran inalcanzables. La
aplicacin de las TIC a la produccin y a la gestin de procesos se convierte, en este con-
texto, en esencial para lograr la supervivencia de la empresa.
2.1.1. Las TIC en la produccin
En los ltimos aos se ha vivido una gran transformacin en los procesos de produccin,
que deben adoptar sistemas de fabricacin flexible, los cuales permiten una adaptacin a
muy corto plazo, de la produccin a la demanda recibida. La consecucin de nuevos objeti-
vos de stock cero o plazos de entrega inmediata, hace necesaria la introduccin de nuevas
herramientas que mejoran los procesos de produccin, en trminos de eficiencia. Entre
ellas, destacan las siguientes:
ARPANET es el antecedente de lo que hoy conocemos como Internet.
Fue creado en 1969, cuando se estableci la primera conexin de computadoras entre

tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos.
Sabas
QUE? Su desarrollo alcanza su mxima expresin en 1990, con el uso de la telaraa mundial
(WWW) de la que Tim Berners-Lee, es considerado creador.
La gestin de existencias: la gran complejidad de la gestin de almacenes hace que la

aplicacin de herramientas tecnolgicas, a este campo, sea ms que necesaria. A travs
de la implantacin de sistemas de gestin de existencias se consigue reducir su tamao
al mnimo, garantizar la suministracin del producto en el momento adecuado y minimi-
23 Informtica I
zar el espacio de almacenamiento.

La gestin de compras: las nuevas tecnologas y, fundamentalmente, Internet han su-
puesto un aliado esencial para las empresas en la gestin de compras, ya que han con-
tribuido a la eliminacin de los intermediarios, con la consecuente reduccin de costes;
a la localizacin y mayor eficiencia en la eleccin de proveedores, as como a la dismi-
nucin en el tiempo de recepcin de las compras.
Las rdenes de produccin: las TIC permiten un control constante de la produccin de
la empresa a travs de la creacin, envo, almacenamiento, y anlisis de las rdenes de
produccin.
2.1.2. Relacin con proveedores. E-procurement
El e-procurement, en la administracin, supone la utilizacin de Internet como medio para

la comunicacin de la empresa con sus proveedores. As, se utilizar la Red para la compra,
suministro, pago y control de los productos.
Es la principal aplicacin del comercio electrnico B2B (business to business).
Entre las ventajas que proporciona, destacan las siguientes:

Permite reaccionar casi de inmediato ante cualquier circunstancia, pues el flujo de infor-
macin se produce en tiempo real.
Permite el acceso desde cualquier punto geogrfico, no nicamente desde las instalacio-
nes de la empresa, solo es necesario contar con conexin a Internet.
Su acceso se encuentra restringido al personal autorizado por la empresa-cliente y la
empresa-proveedora, garantizando la seguridad en el flujo de la informacin y la pro-
teccin de los datos manejados.
Permite analizar y evaluar el desempeo de los proveedores, por lo que contribuye a
unas mejores decisiones de compra.
En el uso de esta herramienta, se distinguen tres categoras:

E-procurement simple: operaciones sencillas de compra.
E-procurement complejo: adquisicin de grandes cantidades, productos o servicios de
carcter complejo, que requieren de una mayor atencin al proceso.
E-procurement estratgico: consiste en la seleccin de un nmero de proveedores para
averiguar cul ofrece las mejores condiciones de venta del producto o prestacin del
servicio.
Con todo, al igual que ocurre con la aplicacin de las TIC en otros mbitos de la gestin em-
presarial, la mera introduccin de herramientas tecnolgicas no es suficiente para conse-
guir que un sistema de e-procurement funcione, sino que es necesario contar con personal
preparado y capaz de tomar las decisiones pertinentes.
2.2. LA APLICACIN DE LAS TIC A LA LOGSTICA Y A LA DISTRIBUCIN

La gran competitividad, que caracteriza a los nuevos mercados globalizados, exige una
mayor eficiencia en la gestin de la logstica y la distribucin en las empresas, lo cual su-
pone un verdadero reto para las PYMES. La implantacin de las TIC y de los sistemas de
informacin en este mbito significa un gran avance, ya que contribuye a una reduccin de
los tiempos y de los costes.
Unidad I 24
Los principales avances que se han hecho, en ese campo, se pueden resumir en los siguien-
tes:
2.2.1. Sistema de posicionamiento global (GPS)
El GPS o sistema de posicionamiento global mediante satlites tiene aplicaciones

de gran utilidad en la gestin de la cadena de abastecimiento:
localizacin: dnde estoy;

gua: adnde voy;
rastreo: dnde estuve.
Asimismo, combinado con el desarrollo de las infraestructuras necesarias, ha supuesto una

mejora sustancial en la gestin de flotas (independientemente del tipo de vehculos del
que estn formadas), pues permite hacer un seguimiento exhaustivo de todo el proceso
y proporciona una capacidad de reaccin, casi inmediata, ante cualquier tipo de alarma o
imprevisto que pueda surgir.
Es, adems, una herramienta de fcil implantacin en la empresa, puesto que simplemente
requiere de la compra de un receptor, ya que la seal que precisa es totalmente gratuita y
su manejo es sencillo, por lo que no es necesario acompaar su implantacin con acciones
de formacin de los trabajadores.
2.2.2. Trazabilidad
La trazabilidad hace referencia al conjunto de procesos que permiten obtener toda la infor-
macin posible relacionada con un producto, lo cual contribuye a la mejora de los procesos
de produccin y, consecuentemente, a una mayor calidad del mismo.
Permite conocer la historia de los productos que llegan a la empresa, es decir, a partir de
qu se hizo, qu procesos se siguieron para su produccin, dnde y por quin (trazabilidad
ascendente); cules son los procesos que se siguen dentro de la empresa (trazabilidad
interna); y cules son los productos que salen de la empresa y a qu clientes llegan (traza-
bilidad descendente).
Se trata, fundamentalmente, de asociar un flujo de informacin a un flujo de mercancas, lo
cual requiere de la implantacin de las TIC apropiadas para tal fin. Es importante, tambin,
contar con el personal adecuado para su gestin.
UTILIZAR LAS TIC PARA FORTALECER TU EMPRESA
2.2.3. Comercio electrnico
El comercio electrnico o e-commerce consiste en la compra y venta de productos o servi-

cios en Internet.
Se distinguen tres tipos fundamentales de comercio electrnico:

B2B (business to business) o comercio entre empresas. En este caso, una de ellas sera
proveedor de la otra.
B2C (business to consumer), que es la modalidad ms conocida. Se trata de la venta de la
empresa al consumidor final.
C2C (consumer to consumer), el proceso de venta o compra se realiza entre particulares.
25 Informtica I
2.3 LA APLICACIN DE LAS TIC A LA GESTIN FINANCIERA

La gestin financiera es un elemento esencial para las empresas. Las pequeas y medianas
empresas suelen encontrarse en una situacin de desventaja, tanto ante sus competidores
de mayor tamao, como ante las entidades financieras, debido a su bajo poder de negocia-
cin y al elevado grado de endeudamiento en el que suelen operar.
Debido a estos motivos, la utilizacin de las herramientas que las TIC ponen a disposicin
de este tipo de empresas contribuir a una mejora en la gestin financiera de las mismas.
Entre estas herramientas, se pueden destacar las siguientes:
2.3.1. La banca electrnica
Hoy en da cada vez existen ms usuarios de la banca electrnica. A pesar de que, en un

principio, se apreciaba cierta reticencia a realizar operaciones financieras por Internet, se
ha demostrado que la banca electrnica garantiza los niveles de seguridad necesarios para
que se pueda hacer uso de ella con la ms absoluta tranquilidad.
As, a travs de la banca electrnica se pueden realizar multitud de operaciones desde
cualquier lugar y a cualquier hora del da:
gestin de la tesorera: consulta de saldos, transferencias a otras cuentas;
gestin de tarjetas;
gestin de inversiones: consulta de depsitos, valores o fondos de inversin;
consulta sobre prstamos, crditos, contratos.
Todo ello supone una serie de ventajas para las pymes, ya que:
el propio empresario puede encargarse de la gestin financiera y abaratar costes, pues-
to que esta ya no precisa de dedicacin exclusiva;
se ahorra tiempo, dado que ya no es necesario desplazarse a la oficina de la entidad;
facilita una gestin de la tesorera en cualquier momento y desde cualquier lugar.
2.3.2. La firma electrnica
La firma electrnica ha supuesto la clave para garantizar la seguridad de las operaciones

en la Red. Para disponer de ella es necesario contar previamente con un certificado elec-
trnico. Hoy en da constituye una herramienta eficaz y habitual en las relaciones entre
empresas.
2.3.3. La facturacin electrnica
Consiste en la emisin y envo de facturas u otros documentos de este tipo por medios
electrnicos y telemticos, firmados digitalmente y con el mismo valor legal que los emi-
tidos en papel.
Suponen un ahorro en costes de papel, con la consecuente contribucin al cuidado del
medio ambiente, de tiempo y de envo. No obstante, para su administracin, es necesario
contar con personal capacitado que se encargue de gestionarla.
2.4. LA APLICACIN DE LAS TIC AL CONTROL DE LA GESTIN: ERC

El control de gestin es un instrumento que contribuye a la toma de decisiones por parte
del gerente.
Unidad I 26
En concreto, hace posible:

reducir los riesgos del negocio;
utilizarlo como apoyo para desarrollar la planificacin estratgica;
adaptar y modificar la empresa en funcin de los resultados.
Con el control de gestin, el gerente de una empresa persigue los siguientes objetivos:
analizar la gestin diaria de la empresa;
identificar los principales riesgos y ventajas competitivas;
controlar y medir los resultados obtenidos y compararlos con los objetivos previstos;
elaborar y controlar el coste financiero anual;
controlar el estado de la tesorera;
dirigir la empresa en funcin de los objetivos fijados.
2.4.1. La web en la empresa 3
No cabe duda de que la utilidad de Internet depender, en gran medida, del tipo de activi-
dad que desarrolle la empresa. No obstante, consideramos que la mayor parte de las pe-
queas y medianas empresas pueden optimizar el rendimiento que sacan de su presencia
en la Red.
A continuacin se exponen una serie de datos que pueden demostrar las aportaciones de
Internet para la empresa:
Cada vez ms personas usan Internet y durante ms tiempo.
Cada vez ms personas se informan por Internet antes de comprar.
Cada vez ms personas realizan ntegramente el proceso de compra por Internet.
La pgina web es, por lo tanto, una herramienta muy importante que complementa y re-
troalimenta la imagen o identidad corporativa de la empresa, adems de servir como pla-
taforma para otros mbitos de la gestin empresarial.
Inicialmente, las pginas web se utilizaban, sobre todo, para ofrecer informacin sobre la
empresa. En la actualidad, muchas empresas cuentan ya con una pgina web que se adapta
al nuevo modelo de comunicacin 2.0, situando al cliente como elemento principal de la ca-
dena de valor. Estas empresas se consideran, y probablemente lo sean, ms competitivas.
Las principales ventajas que ofrece la pgina web a la empresa son las siguientes:
mejora la imagen de profesionalidad;

ampla las posibilidades de promocin, publicidad, venta y posicionamiento en el mer-
cado;
facilita y optimiza el proceso de comunicacin y atencin de interlocutores.
A la hora de desarrollar la web de una empresa, es necesario tener en cuenta una serie de
aspectos:
Navegabilidad: el usuario debe poder desplazarse por las distintas pginas que compo-
nen el sitio web de la empresa con facilidad.
Usabilidad: el diseo de la web debe contribuir a que el usuario se mueva con facilidad
dentro de la misma, de una forma intuitiva. Tambin es importante que recuerde cmo
navegar por ella cuando vuelva a entrar.
Persuabilidad: este concepto resulta de la suma de las palabras persuasin y usabilidad,
y se refiere a la capacidad de la web de convertir a los usuarios de la pgina en clientes,
a travs de aspectos racionales y emocionales.
27 Informtica I
Seguridad: la seguridad es una prioridad tanto para la empresa como para sus clientes,
especialmente si efectan compras a travs de ella. La seguridad no est solo vinculada
a los pagos electrnicos, afecta tambin a aspectos como la privacidad del usuario.
Optimizacin: la pgina debe estar diseada y definida de forma que facilite que los
motores de bsqueda la encuentren y la posicionen de forma favorable.
2.4.2. Cmo dar visibilidad a mi empresa en Internet
La publicacin de la pgina web no es suficiente para sacarle partido a Internet, es preciso

ser vistos, que la gente nos encuentre y sepa que existimos. Para ello, es necesario invertir
en publicidad. En la actualidad, hay empresas especializadas en estas tareas, tanto en la
promocin de pginas web, como en estrategias de posicionamiento.
2.4.3. Promocin del sitio web
La pgina web debe ser promocionada dentro y fuera de Internet. Debes incluir la direccin
de tu web en todo el material susceptible de ser visto por usuarios potenciales: tarjetas
de presentacin, firma de correo electrnico, folios con el logotipo de la empresa, bolsas,
envoltorios, calendarios
Por supuesto, debes promocionarla tambin en Internet: en la firma de tu e-mail, en los
motores de bsqueda y directorios, en banners, en portales especializados, etc.
No obstante, es importante dirigir la publicidad a la clientela potencial, ya que de este modo
obtendrs mejores resultados.
La promocin de la web debe hacerse tambin desde la propia pgina: puedes ofrecer des-
cuentos, bonos especiales, premios, informacin gratuita, etc.
34
2.4.4. Estrategias de posicionamiento
Las estrategias de posicionamiento responden a una realidad de Internet: Si no te encuen-

tran, no existes.
Por tanto, es importante acompaar la inversin realizada en el diseo y creacin de una
pgina web de un plan de posicionamiento.
El posicionamiento en buscadores consiste en un conjunto de tcnicas, con el fin de hacer
las pginas web ms visibles en la Red.
La optimizacin de pginas web es el proceso de adaptar esas pginas para que los busca-
dores las coloquen entre los primeros resultados para determinadas frases de bsqueda.
2.4.5. Cmo puedo vender en Internet
Antes de tomar la decisin de comenzar a vender en Internet, es importante saber cules

son los productos y servicios que ms se adecan para su venta online:
Servicios financieros: banca electrnica, compra y venta de acciones.
Seguros, viajes y productos relacionados con el turismo: billetes, reservas de hotel.
Todos aquellos productos que no necesitan de un soporte fsico: prensa y revistas digitales,
formacin.
Productos puestos a la venta en sitios muy concretos o difciles de encontrar fsicamente:
entradas de espectculos y eventos deportivos en otras ciudades.
Artculos fsicos que, en principio, no se adaptaran con tanta facilidad a la venta electrnica.
Los productos susceptibles de entrar en esta categora son muy heterogneos y van desde
libros hasta coches o productos para el hogar.
Unidad I 28
Hay que tener en cuenta que existe una tendencia creciente a la compra por Internet. Esto
se debe a que se ha vencido el miedo inicial y que cada vez se confa ms en el resultado
de este tipo de compras.
2.4.6. Evaluacin y mejora del rendimiento de la web
Una vez se haya diseado y publicado la pgina web de la empresa, es fundamental poder
medir su rendimiento y, en caso de que sea necesario, aplicar medidas que contribuyan a
su mejora.
El primer paso es comprobar si los objetivos de la web coinciden con los de la empre-
sa. En este sentido, los contenidos debern estar alineados con la lnea estratgica
de la misma.
En el caso de que no lo estn, se deben seguir los siguientes pasos:
Definir los objetivos globales de la pgina o sitio web.

Definir, desde cada departamento, los objetivos tcticos.
El segundo paso es identificar los indicadores clave de rendimiento, es decir, aquellos

que medirn la consecucin de los objetivos establecidos en la fase anterior. Estos
pueden ser diversos:
Indicadores del trfico web:

visitantes, visitantes nicos o usuarios nicos
visitas o sesiones
pginas vistas
nuevos visitantes y visitantes que repiten
visitas directas y visitas de otras fuentes
duracin de la visita
Indicadores de eficacia:
tasa de conversin a cliente
total de pedidos confirmados
total de compradores nicos
tasa de abandono del carro de compras
nmero de compras de visitantes por primera vez
ratio de repeticin de compras
productos ms demandados
productos ms comprados
Posteriormente, se realizar la medicin de los indicadores, cuyos valores se traducen en

informacin de fcil manejo para la empresa, y los datos resultantes se transforman en
informacin que proporcione valor.
Un seguimiento regular de estos datos (cada cuatro semanas) permitir conocer la evolu-
cin de la web.
Finalmente, a partir de la informacin extrada, se definirn estrategias encaminadas a la
consecucin de los objetivos establecidos.
29 Informtica I
Los estudiantes comparan y analizan la estructura y

la informacin de una empresa que ha compartido
ACTIVIDADES en internet.
Los estudiantes sealan ejemplos del buen manejo
de la informacin empresarial por internet.
Unidad I 30
3
La mano de los diligentes seorear; ms la negligencia ser tri-
butaria. Sesin
(Proverbios 12:24)
Mis primeras
herramientas TIC:
Blogger, Skydrive y Dropbox
La creacin y uso de blog grsatuitos para uso en los negocios
y como almacenar informacin en la nube para ser usado por
diferentes medios tecnolgicos.
Blog
3.1. QU ES UN BLOG?
Un blog, tambin conocido como webblog
o bitcora, es un sitio web peridicamente
actualizado que recopila cronolgicamen-
te textos o artculos de uno o varios auto-
res, apareciendo primero el ms reciente.
Habitualmente, en cada artculo, los lec-
tores pueden escribir sus comentarios y
el autor darles respuesta, de forma que es posible establecer un dilogo. El uso o temtica
de cada blog es particular, los hay de tipo personal, periodstico, empresarial o corporativo,
tecnolgico, educativo, etc.
El primer banner de la historia fue lanzado en octubre de 1994 por la compaa de co-
municaciones AT&T en HotWired.com, la primera revista digital y precursora del actual
Sabas Wired.com. Su tamao fue de 468 x 60 pixeles, lo que sigue siendo el estndar ms
QUE?
utilizado en la actualidad. El mensaje del anuncio deca: Hizo clic aqu alguna vez?
Pues debera hacerlo!
Cmo crear un blog?
Hoy en da los blogs estn en alza, muchas personas quieren tener su espacio en
Internet para publicar sus opiniones, sus experiencias, etc, y la forma ms sencilla y fcil es
con un Blog, o tambin llamado Weblog.
Aqu vamos a ensearte cmo crear un weblog (blog) con Blogger, la herramienta gratuita
de Google para crear blogs.
31 Informtica I
3.2. CREAR NUESTRO BLOG EN BLOGGER

Lo primero que debes hacer es ir a www.blogger.com y pinchar sobre el botn que pone
Crea tu blog ahora (debes tener una cuenta de correo gmail antes de empezar con este
proceso).
Si no tienes una cuenta Google al pinchar en Crea tu blog ahora aparecer la siguiente pan-
talla. Rellena los datos y crears la cuenta que necesitas.
Unidad I 32
Si ya tienes una cuenta Gloogle, aparecer esta pantalla con tus datos y las condiciones que
tienes que aceptar para crear el blog.
A continuacin debers dar nombre a tu blog. Esto lo hars en Ttulo del blog.
En Direccin del blog (URL) pon su direccin en Internet, que ser algo as como http://
NOMBREESCOGIDO.blogspot.com Las opciones de debajo no son obligatorias (son datos
por si quieres instalar blogger en un sitio tuyo), pero aqu vamos a explicar cmo crearlo en
blogger, ya que es lo ms sencillo.
Una vez rellenado, haz click sobre Continuar.
En la siguiente pantalla podrs decidir la apariencia de tu Blog.
Como vers, hay muchos estilos para escoger, presionando sobre el Vista preliminar de la
plantilla, vers un ejemplo de cada uno.
33 Informtica I
Pincha sobre el que quieras elegir y despus en Continuar:
Este es el mensaje de confirmacin de que tu blog ha sido creado con xito.
Pincha en Start blogging para comenzar a postear con Blogger.
3.3. PUBLICAR NUESTRO MENSAJE

Esta es la primera ventana que vers y en ella podrs aadir un contenido. No es necesario
que lo hagas ahora pero, si quiere, es as de sencillo: En Ttulo, pon el nombre del post que
vayas a publicar, por ejemplo, Cacatas.
En el resto, pon el contenido relacionado con ese ttulo.
Puedes ayudarte de las herramientas estilo Wordpad, o editarlo en html directamente.
Unidad I 34
Una vez terminado, pincha en Publicar entrada y ya estar on line.
Vers que a la derecha hay dos apartados. En Archivos estn los post anteriores clasificados
por meses. En Datos personales aparece informacin sobre el autor del blog.
Recibirs un mensaje de confir-

macin de que tu blog ha sido
publicado con xito. Para ver su
aspecto, pincha en Ver Blog.
Vers que a la derecha hay dos

apartados. En Archivos estn los
post anteriores clasificados por
meses. En Datos personales apa-
rece informacin sobre el autor
del blog.
35 Informtica I
Cualquier usuario puede publi-

car comentarios en el blog, salvo
que especifiques lo contrario en
las opciones.
PARA INVESTIGAR
Herramientas del blogger; Internas: comentarios, Widgets. Externos: Embeds, agregado-
res y jerarquizadores
Los estudiantes crearn un blog bsico personal-

ACTIVIDADES izndolo, usar plantillas y lograr usar la opcin de
monetizar.
SkyDrive
3.4. CARACTERSTICAS DEL SKYDRIVE

Permite a los usuarios subir archivos de un
computador y almacenarlos, a manera de un
disco duro o como una memoria USB y acceder
a ellos desde un navegador web.
Los archivos que suba a SkyDrive no se borra-
rn de su computador, crea una copia del ar-
chivo y lo almacena para que, desde cualquier
lugar, usted pueda tener acceso a l sin necesi-
dad de tener a la mano su computador.
Sus principales caractersticas son:
Unidad I 36
25 GB de almacenamiento.
Lmite de 50 MB para archivos adjuntos.
Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez.
Acceso desde cualquier lugar.
Protegido por contrasea, permitiendo que los archivos sean almacenados para su uso
privado y que sean compartidos con las personas que usted quiera.
Fcil de usar, arrastra los archivos en sus carpetas en lnea desde su computador.
Permite crear diferentes directorios compartidos.
3.4.1 Modo de uso del Skydrive
A continuacin se muestran los pasos para ingresar al SkyDrive:
3.4.1.1. Ingresar a Skydrive. Desde la bandeja de entrada, ingresar a la opcin

Ms SkyDrive.
Se abre la ventana del disco duro virtual, donde podr almacenar toda la in-
formacin.
Dentro de este disco virtual, al igual que en el de su computador, se pueden

crear carpetas para administrar el alojamiento de los archivos. SkyDrive en-
trega, adems, 4 carpetas creadas por defecto con caractersticas particulares:
Documentos (privado), Favoritos (privado), Favoritos compartidos (grupo),
Documentos (pblico).
37 Informtica I
3.4.1.2. Subir documentos. Para subir algn documento, se ingresa a la carpeta en la

cual quiere guardarlo y le da click en Agregar Archivos. Si la informacin la
quiere compartir con un grupo de amigos o con personas favoritas, hacer click
en Compartido con.
Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez de manera estndar.
3.4.1.3. Compartir. Una vez haya agregado los archivos correspondientes dentro de
una carpeta, puede compartirlos con los amigos que tenga o con un grupo de
personas determinado.
a. Ingrese a la carpeta donde ha guardado los archivos y d clic en: Solo Yo.
b. En la siguiente ventana, d clic en Modificar Permisos.
Unidad I 38
c. A continuacin aparece una ventana donde usted puede escoger los con-
tactos con los que quiere compartir los archivos.
Se puede compartir con todos, si usted selecciona la opcin Pblico.

Puede compartirla con toda su red, que equivale a todos los contactos
que tenga agregados en su cuenta de correo.
Puede compartirla con una categora determinada, que son grupos en
los que se encuentran contactos especficos.
Puede compartirla con uno o varios usuarios que no se encuentren en su
red, escribiendo las direcciones en el espacio inferior donde dice Usuarios.
Tambin puede seleccionar los contactos de la lista de contactos con los
que usted desea compartir la carpeta, que aparece en la parte inferior
derecha. Una vez seleccionados los contactos con los que se va a com-
partir la informacin, se pueden visualizar en la parte inferior.
39 Informtica I
Al lado derecho de cada contacto seleccionado, usted puede escoger los per-
misos de esa persona sobre su carpeta:
Solo ver los archivos

Agregar, modificar y eliminar archivos de su skydrive.
d. Despus de configurar cada contacto, d clic en Guardar.
e. Inmediatamente se enva un correo a los contactos seleccionados, invitn-

dolos a ingresar al skydrive, donde podrn ver los archivos que usted ha
compartido con ellos.
3.4.1.4. Eliminar un archivo. Cuando necesite eliminar un archivo, ingrese a la carpeta

donde se encuentra, d clic en encima del icono del archivo y pulse eliminar.
Desde all tambin se puede mover o copiar el archivo a otra carpeta, y cam-
biar su nombre.
Unidad I 40
3.4.1.5. lbum de fotos. SkyDrive no solo aloja documentos, sino que tambin permi-
te la creacin de lbum de fotografas: Windows Live Fotos. Permite etiquetar
personas y darle comentarios a las fotos, descargarlas y publicarlas, igual que
los archivos comunes del Skydrive. Adicional a eso y con la ayuda de Silver-
light, las fotos pueden verse en una presentacin de pantalla completa.
a. Se ingresa a Fotos Crear un lbum de fotos, se agrega la informacin

correspondiente, da click en Siguiente.
b. Despus de crear el lbum, se ingresa a l y se da clic en agregar fotos

para subir las fotos.
41 Informtica I
Dropbox
3.5. QU ES DROPBOX?
Dropbox es una herra-

mienta para archivar y
sincronizar documentos
utilizando el Internet, en
donde los cambios a los
documentos compartidos
son realizados en tiempo
real, siempre y cuando
los equipos estn conectados a Internet. Requiere bajar e instalar un programa en cada
computadora donde requieras utilizar la herramienta, aunque no es totalmente necesario,
ya que puedes utilizar la herramienta utilizando el servicio provisto por Internet. Hasta el
momento, la capacidad de almacenamiento gratuito es de 2GB, pero podra disminuir a 1GB.
3.5.1. Cmo instalar el programa Dropbox?
Para bajar e instalar el programa de Dropbox, debe acceder a la pgina electrnica http://
www.getdropbox.com
1. Luego de acceder a la pgina, localiza el botn Download Dropbox y presiona una vez
sobre el mismo.
Si el sistema operativo es Macintosh o Linux, debes

NOTA: acceder a los enlaces que se encuentran en la parte
inferior de la pgina electrnica.
2. En la pantalla que se despliega,

presiona el botn de Run para
comenzar a bajar el programa.
Puede tardar varios minutos, de-
pendiendo de la velocidad de In-
ternet. Cuando termine de bajar,
presiona el botn de Run.
Unidad I 42
3. Durante la instalacin, aparecern varias pantallas como las mostradas a continuacin:
a. Esta pantalla muestra el acuerdo de la licencia y debe presionar I Agree para poder
continuar.
b. En la siguiente pantalla presiona el botn de Install, sin hacer ningn cambio.
c. Luego de varios minutos, aparecer una pantalla en la que debes seleccionar una de
las siguientes dos alternativas:
43 Informtica I
1. Im new to Dropbox:
Selecciona esta alterna-
tiva si nunca has creado
una cuenta en Dropbox.
2. I have a Dropbox accou-

nt: Selecciona esta alter-
nativa si ya tienes creada
una cuenta en Dropbox.
Presiona NEXT para Conti-

nuar.
d. Si seleccion la primera alternativa para crear una nueva cuenta, debe completar
todos los espacios provistos en la pantalla presentada. El espacio de Computer Name
puede dejarlo igual a como aparece. Presiona Next para continuar.
Es importante recordar el correo electrnico y el pass-

NOTA: word que se ha registrado, ya que este es el mismo que
vas a utilizar para autenticar tu cuenta de acceso.
e. Luego aparecern una serie de pantallas en las cuales puedes presionar el botn de
Skip tour and finish o Next para tener una vista previa del programa.
f. En la ltima pantalla, presiona Finish and go to My Dropbox para terminar.
3.5.2. Cmo crear una carpeta para compartir archivos utilizando Dropbox?
Para crear y compartir una carpeta con otros usuarios, primero debe localizar el archivo de
My Dropbox, localizado en la carpeta de My Documents de la computadora. Presiona dos
veces sobre el mismo para accederlo.
1. Crea una nueva carpeta, dentro de My Dropdox y escribe un nombre

representativo a su contenido. Ej. Publicaciones
2. Guarda, dentro de la carpeta, aquellos documentos que quiere com-

partir con otras personas.
Unidad I 44
3. Selecciona la carpeta a compartir y pre-

siona una vez el botn derecho del mou-
se, localiza la alternativa de Dropbox y
presiona la opcin de Share
4. Se abrir una pgina de Internet en don-

de aparecer un encasillado para escri-
bir la/s direccin/es electrnica/s de la/s
persona/s con la/s que quieres compartir
la carpeta y su contenido. Las direcciones
de email debes estar separadas por una
coma (,). Presiona el botn de Share fol-
der para terminar.
5. Luego aparecern una serie de pantalla, en las cuales puedes presionar el botn de
Skip tour and finish o Next para tener una vista previa del programa.
6. En la ltima pantalla, presiona Finish and go to My Dropbox para terminar.
La/s persona/s invitada/s recibir/n un correo electrnico

NOTA: con la invitacin para compartir la carpeta. Esta/s puede/n
aceptar la invitacin para tener acceso o rechazar la
misma.
3.5.3. Cmo aceptar o rechazar una invitacin a una carpeta en Dropbox?
1. Luego de que alguna persona haya com-

partido contigo una carpeta, recibirs un
correo electrnico en el cual debes acce-
der el enlace presentado para lograr acce-
so al Sharing.
2. Luego de localizar la carpeta a compartir,

debes presionar uno de los dos botones
presentados en la pgina electrnica de la
carpeta que te han compartido. Al presio-
nar el botn de Accept, automticamen-
te se aadir la carpeta compartida en tu
cuenta, no as si presionas el botn de De-
cline.
3. Luego accede tu carpeta de My Dropbox, localizada dentro de My Documents, para ac-

ceder la carpeta compartida.
45 Informtica I
3.5.4. Cmo revisar el espacio (cuota) disponible en la cuenta de Dropbox?
Como sabes, el espacio disponible para almacenar la informacin en tu cuenta de Dropdox,

es de 2GB. Para verificar la disponibilidad de espacio, debes seguir las siguientes instruc-
ciones:
1. Accede la direccin: http://getdropbox.com
2. En la parte superior derecha de la pgina electrnica, aparecern los encasillados

para escribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presio-
nando Sign in.
3. Luego, en la parte superior derecha de la pantalla, presiona el enlace de Account.
4. En la primera pestaa, Account Info, aparece una grfica y el por ciento de uso de la
cuenta.
3.5.5. Cmo cambiar la contrasea de la cuenta de Dropbox?
Para cambiar la contrasea de la cuenta de Dropbox, debes seguir las siguientes instruc-
ciones:
1. Accede la direccin: http://getdrop-

box.com
2. En la parte superior derecha, de la pgina electrnica, aparecern los encasillados para es-
cribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in.
3. Luego, en la parte superior derecha de

la pantalla, presiona el enlace de Ac-
count.
4. En la segunda pestaa, Account Set-

ting, bajo la seccin de Password Re-
set, debes escribir la contrasea actual
y la nueva contrasea dos veces. Pre-
siona el botn de Change Setting para
guardar los cambios.
Unidad I 46
3.5.6. Cmo acceder mi cuenta de Dropbox, si no tengo el programa instalado?
Para acceder a todos tus documentos almacenados en la cuenta de Dropbox, no necesa-

riamente tienes que tener el programa instalado, aunque, se recomienda que s lo est, ya
que facilita su uso. De todas maneras, si la computadora que ests utilizando es pblica y
no es tu computadora personal o del trabajo, puedes acceder con tu nombre de usuario y
contrasea a travs de la pgina electrnica de Dropbox.
1. Accede la direccin: http://getdropbox.com
2. En la parte superior derecha de la pgina electrnica, aparecern los encasillados para es-
cribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in.
3. Luego de lograr acceso, te aparecer la pgina de inicio en donde aparecern todos los
cartapacios y documentos contenidos en el Dropbox y que han compartido.
Los estudiantes crearn un usuario en SkyDrive y

Dropbox para compartir archivos y carpetas con 3
compaeros, capturar la pantalla al final del ejerci-
ACTIVIDADES cio.
Los estudiantes logran realizar una comparacin

bsica en el uso y beneficios de ambos sistemas de
almacenamiento de datos en la nube.
47 Informtica I
4
Ni los ladrones, ni los avaros, ni los borrachos, ni los maldicientes, ni
los estafadores, heredarn el reino de Dios. Sesin
(1Corintios 6:10)
Mis primeras
herramientas TIC:
Correo y Office Documents
on line (gmail y google
drive, almacenamiento)
Descubre cules son las 24 herramientas que el gigante de
Google tiene dispuestas para el desarrollo y crecimiento de los
negocios.
4.1. HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA HACER CRECER TU PYME

La forma para iniciar el crecimiento de las PyMEs es
hacer la proyeccin en lnea, es que las empresas
pequeas y medianas conozcan cul es su objetivo;
en qu etapa se encuentra su negocio; qu recursos
tiene disponibles; cul es su capacidad de respuesta
y cules son los indicadores de xito que se buscan.
Los 7 elementos que provee Google para lograr un
buen despliegue en lnea son:
En Espaa, Google alcanza la escalofriante cifra del 97,10% de cuota de mercado de bus-
cadores (cifra de 2012), seguida por Bing, Yahoo, Orange y Conduit por contra, existen
cinco pases dnde su supremaca queda relegada a un papel secundario:
Rusia con su buscador Yandex
Sabas Repblica Checa y Seznam
QUE? China cuenta con Baidu

Corea del Sur y Naver
Japn y su buscador Yahoo Japan
Maps y Google+
Con Google Maps es posible poner el negocio en el mapa; las personas pueden localizar
un establecimiento y ver informacin del mismo, como fotos o reseas de otros usuarios.
En Google+ cada empresa puede disear un perfil social que ser visible por los clientes po-
49 Informtica I
tenciales; desde luego, esto puede variar y depende de las necesidades de cada empresa,
pues algunas podran preferir usar otro servicio como Facebook.
Conecta tu Negocio, conectadas
Un ejemplo tomado de Mxico. En conjunto a otras empresas y organizaciones, Google

impulsa el sitio Conecta tu Negocio, donde las empresas pueden crear desde cero su pro-
pia pgina web y recibir administracin, alojamiento y un dominio; todo esto es gratuito
durante un ao.
Para las empresas conformadas por mujeres, Google tiene un programa llamado Conecta-
das, donde se ayuda, a estas PyMEs, a crecer usando Internet como plataforma.
AdWords Express aparecen en los resultados de bsqueda
Esta variante del sistema de publicidad de Google es ms simple y accesible para quienes
no conozcan los beneficios o funcionamiento de esta herramienta. Gracias a AdWords Ex-
press, un negocio que antes era conocido solo en una regin, puede volverse popular en
ms localidades.
Google Display Network
Este es un sistema que permite

ampliar la conciencia del pblico
sobre una marca, adems de me-
jorar el desempeo de la compa-
a a travs de diversas estrate-
gias. Los resultados permiten que
la empresa tenga presencia en
diferentes entornos mviles o de
escritorio.
Google Ads Engage
Este es uno de los programas ms interesantes. Consiste en conectar a las em-

presas con pequeas agencias de publicidad que buscan proyectos para crecer,
de forma que estas ltimas formulen una estrategia publicitaria efectiva y, de esa
forma, dar a conocer su trabajo.
Unidad I 50
Google Analytics
Una vez que se tiene hecho un sitio web, hay contenido publicado en redes sociales, ma-
pas, y hay una estrategia publicitaria efectiva, cada compaa puede verificar el progreso
que ha tenido en lnea por medio de Google Analytics, lo que tambin permite encontrar
nuevas reas de oportunidad.
Google Apps for Business
Las aplicaciones para negocios son similares a las herramientas que Google ofrece al usua-
rio promedio, pero con funciones avanzadas para las empresas. Ya sea Google Drive, Calen-
dar, Gmail, Google Docs o Drive, Sheets o Slides, todo este software est en la nube y listo
para usarse desde diferentes dispositivos.
Al tener acceso a un mercado global por medio de Internet, estos establecimientos podran
tener un alcance ms amplio y un panorama exitoso.
4.2. HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MARKETING
Consumer Barometer
Esta herramienta sirve para conocer el papel que juega Internet en el proceso de compra, y
permite conocer mejor a los consumidores, a partir de sus hbitos de consumo y comporta-
miento online. Es la herramienta ideal para planear un negocio online, ya que mediante el
anlisis del comportamiento de los usuarios de internet, permite saber cmo se comportan
especficamente sobre un tema.
51 Informtica I
Insights Finder
Podra ser sin duda la puerta de inicio para encontrar la herramienta de Google que ne-
cesitamos, ya que a partir de una interfaz muy amigable que, de acuerdo a la necesidad
concreta que tenemos, nos permite identificar con exactitud cul es la opcin que estamos
buscando.
Con esta herramienta, podremos encontrar varias opciones dentro del gran ecosistema de
Google que nos permitan resolver problemticas muy diversas, desde conocer tendencias
de bsqueda, identificar los tpicos ms usados en bsquedas, hasta conocer cules son los
vdeos ms vistos en Youtube.
Display Benchmarks
Para quieres planean y ejecutan campaas de display,esta es la herramienta idealpara co-

nocer a detalle el desempeo de los diferentes formatos de banners, comparndolos unos
con otros para conocer cul es el que mejor funciona para cada campaa.
Unidad I 52
Databoard for Research Insights
Para los que necesitan datos, cifras, grficas e infografas sobre temas relacionados a Inter-
net,esta herramientaser la solucin ya que, de manera muy intuitiva, permite buscar de
manera precisa entre varios estudios realizados por Google y otras empresas, para encon-
trar la informacin exacta que necesitamos.
4.3. RECURSOS Y HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MEJORAR LA EFICA-

CIA DE LOS NEGOCIOS
Google Tags
Si ya tenemos creada una lista de sitios de Google, deberamos comenzar a experimentar

con los anuncios, utilizando para ello Etiquetas, smbolos que aparecen junto a los datos y,
por lo tanto, nos permiten diferenciarnos de otras empresas que estn all.
Sktool, Bsquedas en Google basadas en palabras claves
Esta es una herramienta que nos ofrece Google, en la que nos proporciona palabras claves,
basadas en casos reales en consultas de bsqueda. Lo nico que debemos hacer es enviar
nuestro sitio web y la herramienta nos mostrar una lista de frases extradas y observar
cmo estas actan en trminos de bsqueda mensuales, la competencia y las ofertas.
Google Gadgets
Dependiendo de lo que ofrezca nuestro negocio, podramos aplicar algunos de los gadgets
que nos ofrece Google. Son muchas para mencionarlas, pero para poner algunos ejemplos:
el calendario, traductor y la cuenta atrs (cuando estamos prximos a un evento) son solo
algunos de los que podremos encontrar.
Google Docs o Drive
Una gran oportunidad para los proyectos de colaboracin. Solo necesitamos una cuenta de
Gmail para acceder a esta herramienta que nos ofrece la creacin de documentos, hojas de
clculo, imgenes y presentaciones, entre otras cosas.
Alertas de Google
Nos permite supervisar las palabras claves especficas en la web y recibir mensajes cuando
estas se utilizan, lo que hace que sea una gran forma de estar al tanto con las ltimas no-
ticias de lo que nos interesa.
53 Informtica I
Google Noticias
Si aprovechamos las noticias calientes y rpidamente las mencionamos en nuestros sitios,
estaremos obteniendo una gran ventaja sobre nuestros competidores. Para ello, nada me-
jor que ver aqu lo ltimo de lo que se est hablando.
Google Reader
Ideal para poder filtrar el contenido que nos interesa realmente, al poder suscribirnos a los
blogs y webs que sean de nuestro agrado o consulta permanente. Es una buena manera de
mantenernos al da sobre las noticias de nuestro campo.
Google Trends
Para desarrollar una estrategia de palabras claves y optimizacin inteligente, es ideal. Nos
permite evaluar la popularidad de ciertos trminos y ver cmo la demanda vara por hora-
rios, como por pases e idiomas.
Google Voice
Cada da cobra ms fuerza la utilizacin de mviles para navegar en la web y, desde all,
ver nuestros contenidos. Al aumentar nuestro tiempo en lnea, debemos considerar el uso
de la web para comunicarse a travs del telfono. Eso nos permite Voice, escuchar nuestro
correo de voz en lnea y transcribirlo a nuestro correo.
Grupos
Nos permite encontrar puntos de vista de la industria y construir relaciones con los clientes
conocedores. Solo con decir que hay casi 6 000 grupos de recreacin en Estados Unidos,
nos marca la pauta.
Google Checkout
Si somos una empresa de comercio electrnico con bajo presupuesto, esta aplicacin nos
proporciona una forma econmica para asegurar la compra segura de parte de nuestros
clientes.
Google Analytics
Nos ofrece las vistas del trfico de nuestro sitio web, proporcionndonos inteligencia anal-
tica en general. A modo de ejemplo, veremos cmo las personas encuentran nuestro sitio,
en dnde navegan, qu post es el ms visto, palabras claves, etc. Sin duda, nos permite
fortalecer nuestras iniciativas de marketing.
Google FeedBurner
Si queremos hacer crecer nuestro alcance, debemos fomentar la alimentacin, permitiendo
a nuestros visitantes suscribirse a nuestro contenido y recibir actualizaciones peridicas.
Unidad I 54
Despus de un rpido recorrido por las herramientas Google, con muchos beneficios en
la gestin empresarial, nos centraremos en hacer un resumen de dos herramientas con
mayor uso en los negocios, como son: Correo Google Mail (Gmail) y Google Docs o Drive.
Empezaremos con:
4.4. GOOGLE MAIL - GMAIL
4.4.1. Cmo crear una cuenta de correo electrnico en Gmail

Gmail es un servicio de correo electrnico de la
empresa Google de Estados Unidos, en el que po-
demos crear cuentas de correo electrnico gratui-
tas y que, al abrir nuestra cuenta, nos crean un
lugar para guardar nuestros archivos en la nube
con una capacidad de 7 GigaBytes.
La nube es un lugar en internet en donde pode-

mos guardar nuestros archivos, trabajos y activi-
dades y no necesita de ningn aparato o disposi-
tivo instalado en nuestras computadoras para que funcione. Lo nico que se necesita es
tener acceso a Internet y una cuenta de correo electrnico.
Vamos a ver cmo crear una cuenta de correo electrnico o direccin de e-mail en Gmail.
Lo primero que debemos hacer es abrir el navegador de Internet (Mozilla FireFox, Google
Chrome o Internet Explorer) para acceder a la pgina de Gmail.
Una vez abierto el navegador de internet, escriba en la barra de direcciones web la direc-
cin www.gmail.com (al final presionamos Enter o Entrada).
Nos aparecer una pantalla como esta:
Para abrir una nueva cuenta de correo electrnico en Gmail, presionamos el botn Crear
una Cuenta:
55 Informtica I
Aparecer entonces, una pantalla como la siguiente:

1
2
3
4
Unidad I 56
1. Llena los espacios con tus nombres y apellidos.

2. Escribe tu nombre de usuario. El nombre de usuario es el que te identifica como dueo
de esa cuenta de correo, por lo tanto, debe ser escrito de forma que te describa por tu
nombre o de dnde eres. Ejemplos de nombre de usuario:
a. JuanLopez1990
b. mariaconsuelorodriguez2005
c. pedro_pereira_intibuca
d. SofiaHernandez-laceiba
Al momento de escribir tu nombre de usuario, ten en cuenta las siguientes reglas:
a. Los nombres de usuario podrn contener letras maysculas, letras minsculas, n-

meros y los smbolos _ (guion bajo) y (guion alto). No podrn contener otros sm-
bolos como: , /, %, etc.
b. No podrn contener palabras soeces ni apodos ni palabras que hagan referencia a
cuestiones sexuales o violentas.
c. Apunta, en un lugar seguro y privado, tu nombre de usuario para no perderlo, ya que
si te sucede esto, no podrs recuperar tu informacin.
3. Escribe tu contrasea. Una contrasea es una palabra secreta que te dejar entrar a tu
cuenta de correo electrnico. Puede contener letras maysculas, minsculas y nmeros,
pero no smbolos de ninguna clase. Algunas reglas para tener una buena contrasea
son:
57 Informtica I
a. La contrasea deber contener, al menos, 8 caracteres (entre letras y nmeros), por

ejemplo: Terremoto2011 o tegucigalpa2013.
b. Escribe tu contrasea en un lugar seguro y gurdala con cuidado. La contrasea es la
llave para entrar a tu cuenta de correo electrnico, por lo que si la pierdes no podrs
acceder a la informacin que has guardado, recibido o enviado desde tu correo.
c. No les digas a los dems tu contrasea, ya que otras personas podrn entrar a ella y
daar tu informacin o causarte un mal.
4. Vuelve a escribir tu contrasea, de forma idntica a como lo hiciste en el paso anterior.

5. Escribe tu fecha de nacimiento.
6. Selecciona tu sexo: F si eres mujer y M si eres hombre.
7. Escribe tu nmero de telfono fijo o celular. Esto se hace con el fin de comprobar el
lugar dnde vives.
8. Escribe tu cuenta de correo electrnico actual. En caso de no tener correo actual, deja
este espacio en blanco.
9. Demustranos Que No Eres un Robot sirve para comprobarle a la empresa Gmail que
eres una persona comn y corriente, ya que existen personas y empresas mal inten-
cionadas que han abierto cuentas de correo electrnicos, con el fin de enviar a otras
personas, publicidad o mensajes mal intencionados.
10. Para comprobar que no eres un robot, ingresa las palabras que aparecen en el cuadro de
texto inferior. Con esto comprobars que eres un usuario humano.
11. Selecciona el pas donde te encuentras, en nuestro caso, Honduras.
12. Marca la casilla de Acepto las condiciones del servicio.
13. Dale click al botn Siguiente Paso.
Y listo, ya tienes tu cuenta de correo electrnico de Gmail!
Dale click al botn Ir a Gmail para entrar a tu correo electrnico por primera vez.
Unidad I 58
4.4.2. Recibiendo correos electrnicos.

Cada vez que alguien te enva un correo, este queda guardado en tu buzn de correo,
por lo que cada vez que entras a ver tu cuenta de correo, automticamente te aparecern
todos los mensajes que has recibido. Basta con darle click al correo que quieres leer y este
te mostrar el contenido del mismo, dando un click sobre l.
Para regresar al listado de correos recibidos, solo tienes que dar click en el botn Recibi-
dos.
59 Informtica I
Saliendo de Gmail
Para salir de Gmail, damos click en nuestro nombre de cuenta de Gmail (ubicado en la es-
quina superior derecha de la pantalla):
Y damos click al botn Cerrar Sesin.
4.4.3. Enviando correos a otras personas

Enviar un correo electrnico es igual que enviar una carta fsica a otras personas. Al igual
que la carta fsica, el correo electrnico consta de:
1. El Remitente, es decir, la informacin de la persona que enva el mensaje. En el caso

del correo electrnico, el remitente est identificado por la direccin de nuestro correo
electrnico, ya que somos nosotros quienes enviamos un mensaje a otras personas.
2. El Contenido, se refiere no solo al mensaje que queremos enviar (un saludo, un anlisis
de un problema dado, una charla con amigos o familiares) sino a todo aquella informa-
cin extra que el correo electrnico nos permite adjuntar al mensaje (fotos, msica,
vdeos, documentos). En Gmail, el tamao de todos los adjuntos que enviemos en un
correo no debe exceder los 20 MegaBytes.
3. El Destinatario, o sea, la o las personas a las que les enviamos el correo. Cada destina-
tario est identificado por su propia cuenta de correo electrnico. En Gmail el lmite de
destinatarios es de 25 personas.
Para enviar un correo a travs de Gmail, seguiremos los siguientes pasos:
1. Entramos a nuestra cuenta de Gmail, ingresando los datos de nuestra cuenta: nombre de
usuario y contrasea, dando un click al botn iniciar sesin.
Unidad I 60
2. Una vez que hemos entrado a nuestra cuenta, le damos click al botn redactar.
3. Aparecer la siguiente pantalla
1 3
7 6
8 5
61 Informtica I
1. Para: Ac se escribe el o los destinatarios a los cuales se les enviar el correo, por ejem-
plo: juanlopez@gmail.com, maria_cardenas85@hotmail.com. Cada destinatario debe ir
separado por coma.
2. Asunto: Ac se escribe el asunto del cual trata el correo, por ejemplo: saludos, te en-
vo fotos o calificaciones del primer parcial.
3. CC o CCO: Se refiere a las copias y copias ciegas (solo el destinatario de la copia ciega
puede ver su copia del correo) que usted enva del mensaje contenido en el correo.
4. Mensaje: Ac se escribe el mensaje contenido en el correo.
5. Basurero: Si ya hemos escrito un correo pero no deseamos enviarlo, lo mandamos al
basurero, es decir, borramos.
6. El Clip de Adjuntos: Un correo no solamente contiene un mensaje escrito, puede ad-
juntarse a l archivos de varios tipos: Fotos, msica, vdeos, archivos de texto u hojas
de clculo, planos, diagramas, etc. Al hacer click en el botn de adjuntos, aparece la
siguiente pantalla que nos permite cargar archivos para ser enviados a los destinatarios:
En esta pantalla seleccionamos el o los archivos a enviar (uno a la vez, o sea que se debe
repetir la accin para cada archivo a adjuntar) y presionamos el botn abrir y listo, ya
tenemos un archivo adjunto al mensaje del correo. Los archivos adjuntos llegarn a cada
uno de los destinatarios del correo.
7. Formato de Texto: Nos permite dar forma al texto del mensaje: tamao de letra, tipo de
letra, color, etc.
8. Enviar: Una vez terminado y revisado, el correo est listo para ser enviado a los desti-
natarios, simplemente presiona el botn enviar y el correo ser enviado a cada uno
de los destinatarios.
MS INFORMACIN
Para mayores detalles ingrese a www.gmail.com
Los estudiantes crearn un usuario en SkyDrive y

Dropbox para compartir archivos y carpetas con 3
compaeros, capturar la pantalla al final del ejerci-
cio.
ACTIVIDADES
Los estudiantes logran realizar una comparacin
bsica en el uso y beneficios de ambos sistemas de
almacenamiento de datos en la nube.
Unidad I 62
4.5. GOOGLE DOCS O DRIVE

4.5.1. Qu es Google Drive?
Google Drive es un servicio de almacenamiento de ar-

chivos en lnea. Fue introducido por Google el 24 de
abril del 2012. Google Drive actualmente es un reem-
plazo de Google Docs que ha cambiado su direccin
de enlace de docs.google.com por drive.google.com
entre otras cosas.
4.5.2. Funcionalidad de Google Drive
Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de memoria gratuitos para almacenar sus archivos,
ampliables mediante pago. Est disponible para computadoras porttiles Mac, Android y
prximamente para iPhone y iPad. Con el lanzamiento de Google Drive, Google ha au-
mentado el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB.
FREE
5 GB
4.5.3. Requisitos para usarlo
Para poder utilizar Google Drive, solo necesitamos una cuenta de correo electrnico de
Google o estar dados de alta en su servicio. Es un procedimiento gratuito.
4.5.4. Abrir una cuenta en Google (Gmail)
Para poder abrir una cuenta en Google, nos dirigimos a la direccin de su gestor de correo
Gmail. La podemos encontrar en https://mail.google.com/
Seleccionamos la opcin Crear una cuenta y completamos los datos que Gmail nos solicita.
Ten en cuenta que te pedir una direccin de correo alternativa como medida de se-
guridad para proteger tu cuenta de Gmail, adems de un nmero de telfono mvil.
63 Informtica I
4.5.5. Acceder a tu cuenta de Gmail
Una vez creada la cuenta de correo electrnico accedemos al servicio de Gmail donde en-
contraremos varios emails, uno de ellos de bienvenida a la suite.
4.5.6. Localizar Google Drive
En la barra superior de gmail encontrars accesos directos a todos los servicios de la suite
de Google. (Imgenes, Maps, Noticias,...). Obsrvalos bien, entre ellos encontrars el acce-
so a Google Drive. Para acceder haz clic en la palabra Drive.
Unidad I 64
4.5.7. Inicindote en la aplicacin
En este primer momento solo quiero que observes la nueva interfaz que se te presenta. Es
el primer paso para conocer esta aplicacin. Observa que la barra superior de servicios de
Google no ha cambiado, pero el resto s lo ha hecho.
En la parte derecha de la pantalla encuentras las dos opciones bsicas de Drive, Crear ar-
chivos o subirlos desde el disco local sobre el que trabajas. Analizaremos a continuacin la
primera opcin.
4.5.8. Crear archivos
Google Drive nos permite crear archivos que quedarn almacenados en la plataforma. Estos
archivos pueden ser de los siguientes tipos:
Documento (exportable a los principales formatos de documentos de texto).

Presentacin.
Hoja de clculo.
Formulario.
Dibujo.
Carpeta
Tablas (en servicio beta o de pruebas).
Para crear estos archivos, bastar con elegir la opcin Crear y elegir el tipo de archivos
entre los que aparecen en el desplegable. Estos archivos quedarn almacenados en la pla-
taforma y podrn ser exportados a diferentes formatos para su posterior descarga o envo
por correo electrnico.
4.5.9. Subir archivos
La segunda opcin disponible es Subir archivos a Google Drive a travs del cono situado
al lado de Crear. Con esta opcin podemos incorporar a Google Drive archivos procedentes
de nuestros discos duros sirviendo de Disco Duro Virtual, asegurando ese contenido ante
posibles prdidas.
Al subir un archivo Google nos pregunta si queremos conservar el formato original de ese
65 Informtica I
archivo o covertirlo en un archivo con formato de google drive editable desde la aplicacin.
Esta decisin debermos tomarla en funcin del uso que queramos hacer de ese archivo.
4.5.10. Trabajar en Google Drive
Trabajar con los archivos en Google Drive es realmente sencillo, dependiendo del tipo de
documento con el que trabajes dispondrs de unas opciones diferentes a las otras. Todas
ellas perfectamente reconocibles, pues son similares a las que habitualmente utilizas, as,
si creas un documento encontrars las opciones tradicionales de los procesadores de tex-
to ms utilizados como el Word de la suite de Office o el Write de la Suite de OpenOffice
(ahora LibreOffice).
No vamos a entrar en detalle del uso de cada uno de los archivos disponibles en Google Dri-
ve se ver en ciclos posteriores, pero s podemos aprender algunas cosas ms, por ejemplo
las opciones para compartir documentos en Google Drive.
Con Google Drive, t decides con quin compartir archivos, carpetas y documentos de Goo-
gle Docs y el nivel de acceso de estas personas.
Colabora en tiempo real con compaeros de trabajo o de clase y con amigos.
Empieza a compartir y olvdate de enviar archivos adjuntos por correo electrnico.
Controla quin puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visi-
bilidad y los controles de nivel de acceso.
Comparte fcilmente tu trabajo con muchas personas.
La configuracin para compartir constituye el centro de control para archivos, carpetas o

documentos de Google Docs.
Unidad I 66
Puedes elegir una opcin de visibilidad para cualquier elemento de Google Drive que quie-
ras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas
compartido algo.
Adems de seleccionar la opcin de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguien-
te:
utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para com-
partirlo,
ver quin tiene acceso,
aadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distri-
bucin,
eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario,
transferir la propiedad del documento a otro usuario.
Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos,
las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en
Google Drive empieza siendo privado.
PARA INVESTIGAR
Cmo se realiza la alerta de archivo compartido en Drive hacia celular
Los estudiantes compartirn con 5 compaeros,

5 archivos con las siguientes extensiones: *.jpg,
ACTIVIDADES *.doc,*.xls, *.drw, *.ppt.
Los estudiantes crearn 3 carpetas con archivos

diferentes.
67 Informtica I
UNIDAD II
ELABORACIN DE MONOGRAFAS Y TRABAJOS DE
INVESTIGACIN CON HERRAMIENTAS OFIMTICAS
Sesin N. 5 Formatos, estilos, vietas y nume-

racin, columnas, tablas, imge-
nes, letra capital.
Sesin N. 6 Diseo de pgina, encabezados y

pie de pgina, secciones y nume-
racin de pgina.
Sesin N. 7 Citas y referencias, tabla de conte-

nido.
Sesin N. 8 Plantillas, correspondencia.
Sesin N. 9 Plantillas de diapositivas, anima-

cin de objetos, hipervnculos,
insercin de audio y vdeo
Sesin N. 10 Elementos multimedia: Audio y

Vdeo
Aplica las herramientas ofimticas para presen-

tar monografas y trabajos de investigacin con
estructura empresarial realizando presentaciones
multimedia interactivas
5
Encomienda a Jehov tu camino, y confa en l; y l har. Sesin
(Salmos 37:5)
Estilos, vietas
y numeracin, columnas,
tablas, imgenes, letra capital
Aprendizaje autnomo
Repasar las opciones de abrir un documento y las diferentes

opciones de guardar.
Ventana principal de Word y desplazamiento por un docu-
mento y combinacin de teclas.
5.1. ESTILOS
Ahorre tiempo y mejore los resultados con caractersticas intuitivas, como la nueva ca-
racterstica Pegar con Vista previa dinmica y un corrector ortogrfico contextual me-
Sabas jorado. Si realiza el trabajo bien, la primera vez, ser ms rpido que si debe volver a
QUE? hacerlo.
5.1.1. Estilos de texto
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de

utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2010, por ejemplo, el estilo
Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y prrafo
alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear estilos personales, con las caracte-
rsticas de formato que deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos,
otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar
algo importante del texto, etc.
Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos
permite trabajar ms eficientemente.
71 Informtica I
5.1.2. Definir estilos
Para acceder a los Estilos, podemos hacer-

lo desde la pestaa Inicio en el grupo de
herramientas Estilo. Desde all tambin se
puede acceder al cuadro de dilogo Estilo.
Para acceder al cuadro de dilogo Estilo,

hacer clic en el botn inicializador del cua-
dro de dilogo Estilo , que se en-
cuentra en la parte inferior del grupo de
herramientas Estilo (pestaa Inicio).
En el grupo de herramientas, aparecen Es-
tilos predeterminados que facilitan la ta-
rea, simplemente selecciona el texto que
deseas modificar y luego haz clic en el Es-
tilo deseado. Si haces clic en el botn ,
puedes ver la totalidad de estilos predefi-
nidos.
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento, desde el cuadro de dilogo Estilos,
solo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en
el panel Estilos.
Si haces clic en Borrar formato, el texto seleccionado volver al estado original,
es decir, sin ningn tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto
que insertemos partir de ese punto, hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se pue-
de ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto.
5.1.3. Crear, modificar y borrar estilos
Crear un estilo
Para crear un estilo, de una manera fcil, lo mejor es definir el estilo en una parte de nues-
tro documento. Es decir, aplicar todas las caractersticas de formato que queremos que
formen el nuevo estilo a un trozo del documento.
A continuacin hacer clic en el botn

del panel Estilos, se abrir el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato,
escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.
Unidad II 72
El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las caractersticas del formato que tene-
mos definido hasta ese momento.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y dar clic derecho y seleccionar Modificar.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.
En este cuadro de dilogo puedes modificar las caractersticas del formato que desees,
para ello tienes unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo
de fuente, el tamao, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado,
sangras, ...
A continuacin puedes ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada modificacin que
hagas se ver reflejada de forma inmediata en esta ventana, as podrs hacerte una idea
del nuevo aspecto del estilo.
Debajo de la ventana de la vista previa hay una lnea donde estn descritas todas las ca-
ractersticas del estilo.
Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al
hacer clic derecho en el estilo seleccionar como puedes
ver en la imagen de la derecha.
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente
de los prrafos que tuvieran aplicado ese estilo.
73 Informtica I
5.2. NUMERACIN Y VIETAS
En muchos documentos las secuencias de prrafos (listas) numeradas, con vietas o con
varios niveles son un requisito comn. Word brinda una amplia gama de posibilidades en la
asignacin de nmeros y vietas.
5.2.1. Crear listas con vietas y nmeros
1. En la barra de herramientas de Prrafo se debe seleccionar la

lista a la que se le quiere asignar nmeros o vietas.
2. Hacer clic en el botn Numeracin o Vietas (segn lo que se
desee colocar).
5.2.2. Crear esquemas numerados

(Listas con varios niveles)
Se pueden crear muchos tipos de documentos, como docu-

mentos legales o tcnicos, con listas que tengan ms de un
nivel. En Word, las listas pueden tener hasta un mximo de
nueve niveles y en los distintos niveles puede haber vietas
y nmeros.
El programa cuenta con formatos predefinidos, pero se pue-
den definir formatos propios.
Para crear una lista de este tipo, se debe indicar primero el
formato de niveles a usar y luego escribir la lista.
1. En la barra de herramientas Prrafo,

hacer clic en el botn Lista multinivel
y luego elegir el formato de niveles
que se desea. Para modificar el formato se debe hacer clic
en la opcin Definir nuevo estilo de lista
2. Una vez dada todas las indicaciones comenzar a escribir
la lista.
Para avanzar un nivel hacer clic en el botn Aumentar
sangra de la barra de herramientas de Prrafo y luego
escribir el texto.
Unidad II 74
Para disminuir un nivel hacer clic en el botn Disminuir sangra de la barra de herra-
mientas de Prrafo y luego escribir el texto.
3. Para terminar se debe hacer clic en el botn Numeracin de la barra de herramientas
de Prrafo.
Hgalo Ud. mismo

Vietas:
I. Ubica la barra de herramientas inicio.
II. Luego en la misma (barra herramienta prrafo) seleccionar vietas.
III. Esta aplicacin permite lista multinivel, numeracin y vietas.

IV. Seleccione la opcin de vietas y numeracin cuando desea realizar un listado y diferen-
ciar su importancia e dependencia.
75 Informtica I
Columnas de estilo periodstico

Muchas pueden ser las utilidades que le podemos dar a las Columnas de estilo periodstico.
Podremos por ejemplo diagramar un folleto, un diario, un boletn, etc. Si bien existen otros
programas especficos para tal fin, Por qu no utilizar nuestro procesador de texto? El mis-
mo que utilizamos para crear documentos, cartas, etc.
El texto con el que trabajamos puede estar dividido en diferentes columnas como lo mues-
tra la imagen siguiente:
Si deseamos editar un documento en el que se utilizan diferentes nmeros de columnas,

es recomendable escribirlo todo entero como una sola columna y luego dividir las partes
deseadas en el nmero de columnas que necesitemos. Tambin se puede hacer mientras
se escribe, pero puede resultar un poco ms complicado.
5.3. CREAR TEXTO EN COLUMNAS

Marcador de columna, identifica la co-
El texto de las columnas lumna activa y el cursor de escritura
de estilo periodstico flu-
ye desde la parte inferior
de una columna hacia la
superior de la siguiente.
Espacio entre
columnas
Para cambiar el ancho Lnea entre

de una columna arras- columnas
tramos el marcador de
columna de la regla has-
ta la nueva posicin.
Unidad II 76
5.3.1. Establecer columnas antes de escribir el texto
Para establecer la cantidad de columnas, antes de comenzar a escribir,

debemos posicionarnos en el lugar donde deseamos que comiencen
las columnas y presionar el botn Columnas del grupo
Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina. Esta accin despliega la
siguiente lista de donde elegimos el tipo de columna a utilizar:
La opcin Ms columnas nos muestra el cuadro de dilogo Columnas.
Seleccionamos un
formato preesta-
blecido o ingresa-
mos el nmero de
columna
Para colocar di-

ferentes anchos
y espacios a las
columnas, debe-
mos desactivar la
casilla Columnas
de igual
Indicamos dnde
se aplicar el for-
mato establecido.
Cuando utilizamos esta modalidad, podemos elegir

en la lista Aplicar a si este formato se aplicar a todo
el documento o desde la posicin del cursor hacia
delante. Algo que debemos tener en cuenta es que
si en una pgina establecemos, por ejemplo, 2 co-
lumnas, el texto fluir hasta el final de la misma para
pasar luego a la segunda columna. Si necesitamos
escribir o desplazarnos antes a la segunda columna,
debemos hacer clic en el botn Saltos del
grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgi-
na. En la lista que se despliega seleccionamos a la
opcin Columna.
Esta accin nos permitir ir a la columna siguiente

sin necesidad de tener que escribir o presionar Intro
hasta el final de la primera.
77 Informtica I
Ejemplo
En el siguiente ejemplo se muestra (imagen izquier-
da) una pgina dispuesta en dos columnas. La pri-
mera contiene informacin pero no completa toda
la columna. Entonces si deseamos comenzar ahora
a escribir en la segunda columna en la posicin del
cursor, debemos insertar un Salto de columna (ima-
gen derecha)
5.3.2. Establecer columnas luego de escrito el texto
Como lo expresramos anteriormente, si necesitamos trabajar con distinta cantidad de co-

lumnas a lo largo del documento o por qu no en una misma pgina, lo ms sencillo es
escribir todo el texto y luego transformar en columnas las partes deseadas.
Para esto solo debemos seleccionar el texto a encolumnar y presionar botn Columnas
del grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina. Elegimos un estilo
de columnas de la lista desplegable o bien lo hacemos desde el cuadro de dilogo, estable-
ciendo la cantidad de columnas y su configuracin. Si encolumnamos el texto seleccionado
desde el cuadro de dilogo Columnas, como hay una seleccin (texto, imgenes, etc) el
cuadro Aplicar a mostrar por omisin la opcin Texto seleccionado lo que nos asegura el
formato solo a la parte seleccionada.
Unidad II 78
Ejemplo
En el siguiente ejemplo tenemos una pgina en la que decidimos que la primera parte que-
dar en una sola columna, y el siguiente tem en dos columnas (texto seleccionado imagen
izquierda). Luego de ejecutada la orden y establecida la configuracin de las columnas, se
mostrar en columnas solo el texto seleccionado
(imagen derecha).
No se puede utilizar columnas de estilo periodstico en encabezados, pies de pgina, ni

comentarios. Para organizar el texto de estas reas, utilizamos una tabla.
79 Informtica I
5.4. TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor
medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que faci-
litan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se
emplea, sobre todo, en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando
las tabulaciones u otros mtodos.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla
se puede insertar texto, nmeros o grficos.
5.4.1. Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas es-

tn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula
las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar
cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn,
segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a
ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Inser-

tar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con
las tres opciones.
1. Una de las formas es utilizar un cuadriculado que simula una

tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este

vnculo abre una ventana que permite determinar la canti-
dad de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujn-
dola con el mouse
Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un solo
clic, para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all
podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.
Unidad II 80
Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como por
ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la ima-
gen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.
El programa tambin te permite dibujar y, por lo tanto, aadir nuevos bordes a la tabla.
De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el cono del lpiz que est a la iz-
quierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar
el rectngulo con el tamao total de la tabla. A
continuacin dibujar las filas y columnas, como si
lo hiciramos con un lpiz.
Este mtodo es ms flexible a la hora de disear

tablas irregulares, como la que se muestra en la
imagen.
5.4.2. Herramientas de Tabla
Para abrir estas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con
que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo y Presenta-
cin . Observemos cmo se componen ambas pestaas.
La pestaa Diseo muestra las herramientas que se observan a continuacin.
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos
de tabla, Dibujar bordes.
La pestaa Presentacin muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el

de la siguiente imagen.
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y Columnas, Combinar,
Tamao de Celda, Alineacin,Datos.
81 Informtica I
Vamos a ver las funciones ms interesantes de estas herramientas.
Dibujar Tabla. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas dibu-
jndolas con el ratn.
Borrador. Es el complemento del lpiz en la creacin de tablas, ya que permite

borrar las lneas de la tabla. Basta colocarse en la lnea a borrar y hacer clic.
Estilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos funciones podemos

cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla. Selec-
cionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para
aplicarlo a las lneas que queramos.
Color de la pluma. Con este cono podemos dar color a los bordes de
la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.
Combinar y dividir celdas. El primer cono permite crear una nica

celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El se-
gundo cono separa una celda en varias utilizando las marcas de
prrafo como elemento separador, se abre una ventana para pre-
guntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda
seleccionada.
Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botn Dividir tabla,
se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda, y las filas de abajo, se
transformen en una tabla nueva.
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas
que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las
que se quiere aplicar la alineacin.
Cambiar direccin del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribir en la

orientacin que marca el cono, en este caso se escribir hacia la derecha, es decir
de forma normal. Haciendo clic en el botn, la orientacin va cambiando de tres
formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.
Unidad II 82
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas

y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas
tengan el mismo ancho.
Establecer alto y ancho de celdas. El primer botn permite estable-

cer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo
botn permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas
(igual para todas).
Autoajustar. Cambia el tamao del ancho de columna automticamente basado

en el tamao del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamao
de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.
Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios

estilos visuales para aplicar a la tabla, solo debes seleccionar la ta-
bla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y vers cmo cambia
el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, sim-
plemente haz clic sobre l para aplicarlo.
Sombreado y bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exac-

tamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado,
puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cam-
biando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascen-

dente, segn su contenido. Si las celdas contienen fechas o nmeros lo tendr en
cuenta al ordenar.
Frmula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el
resultado y pinchar en este cono, de forma automtica se mostrar la frmula de
suma de todas las celdas que estn por encima (en la misma columna).
83 Informtica I
5.5. IMGENES Y GRFICOS

Introduccin
Hoy en da un documento, para que sea considerado como un buen documento, debe incluir,
siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word no poda dejar de tener en cuenta que la
imagen cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incor-
pora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos dife-
rentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este
tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes gru-
pos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos:
5.5.1. IMGENES
Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libre-

ras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando
vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin.
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de c-
maras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro,
etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos esta-
remos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.
5.5.2. GRFICOS
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas
opciones.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pesta-
as que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las
imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una com-
ponente grfica atractiva.
Tipos de archivos grficos
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de

los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por
Unidad II 84
la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o
tipo jpg.
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits.
JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mu-
cho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de

pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se
utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
PNG. Moderno formato que permite compresin, soporta transparencias.
Imgenes vectoriales o prediseadas.
WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word.

Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin con estas opciones.
Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y, desde archivo, en los puntos
siguientes veremos el resto de las opciones.
5.5.3. Insertar imgenes
Imgenes prediseadas.
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas que se

encuentra en el men insertar aparece el panel lateral de
Imgenes prediseadas.
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que des-

criban lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, apare-
cern todas la imgenes disponibles.
Por ejemplo, al escribir motocicleta aparecen las im-

genes que tengan relacin con ese concepto, como pue-
des ver en la imagen de ms a la derecha.
Para insertar una imagen en el documento, basta hacer

clic sobre ella.
85 Informtica I
En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelcu-
las o sonidos; tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms
concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG.
Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Desde archivo
Si hacemos clic en Imagen que se encuentra en el men insertar se abrir una ventana
similar a la que se nos muestra cundo queremos Abrir un documento Word, y que ya co-
nocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen
seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestro documento.
5.5.4. Manipular imgenes
Para modificar una imagen, primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y ha-
ciendo clic, la imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos.
Una vez seleccionada, podremos manipularla seleccionando la pestaa Formato:
Unidad II 86
Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de
forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la seccin Tamao
de esta pestaa:
Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en
Recortar, se activar el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hasta la posicin que de-
seas enmarcar. Vers que, de este modo, puedes conseguir extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.
En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial, haciendo ms amplia

la zona de recorte y utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Ajustar
Mediante esta pestaa podrs acceder a otras muchas opciones, vemoslas:
Correciones:
Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.

Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Efectos artsticos:
Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este

desplegable tambin encontrars la opcin Color transparente para hacer
transparente un color a escoger en imgenes con determinados formatos de
imagen (como por ejemplo JPG).
Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo

completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como

cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este
botn.
87 Informtica I
Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como

se puede ver en los conos de la ventana.
Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias
formas, tal y como se puede ver en los conos de esta ventana.
Traer adelante. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se

encuentren en su mismo nivel.
Enviar atrs. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se en-
cuentren en su mismo nivel.
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si
fuese uno solo.
Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables

a la imagen.
5.5.5. Estilos de imagen
Desde estas opciones podrs aplicar diversos estilos a tu imagen, adems de poder aadir-
le un contorno o enmarcarla en determinada forma.
Utiliza los Estilos predeterminados para aadir mayor vistosidad al resultado final.
Unidad II 88
5.5.6. Insertar Formas y dibujar
Word dispone de herramientas que nos permiten realizar

nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocu-

pes, mediante las formas dispondrs de multitud de for-
mas, listas para usar, que te permitirn realizar esquemas,
diagramas de flujo y otros muchos grficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones

de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para
que tu imaginacin se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de

todas las formas disponibles en el programa.
Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, en-

seguida podrs volver a la hoja de clculo y establecer el
tamao que tendr la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ra-
tn, arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que
tome la forma.
5.5.7. Aadir texto a los grficos
Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn

Cuadro de texto de la pestaa Formato, deberemos
hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto
en la zona en la que queremos insertar el texto, y a
continuacin insertar el texto.
Otra forma ms cmoda de aadir texto en el inte-

rior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el
botn derecho del ratn, para que aparezca el men
contextual, elegir la opcin Modificar texto y autom-
ticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo
al espacio disponible en el grfico.
Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
89 Informtica I
5.5.8. Modificar grficos
Los grficos y formas admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao
y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo,
para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor. (Figura 1)
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de for-
ma a una doble flecha, hacer clic en el punto y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
(Figura 2)
1
2
3 4
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra

desde una de las esquinas. Como se puede ver, en esta imagen, que se ha hecho un poco
ms grande que la original. (Figura 3)
Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la
forma del grfico. En este caso un tringulo issceles se ha convertido en escaleno. (Figura
4)
Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el crculo verde que vemos en la parte
superior central de la imagen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el
proceso dejamos de presionar el ratn. (Figura 5)
Unidad II 90
Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de
sombra y 3D . Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa
Formato.
Con estos conos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya
vimos para las imgenes, adems de estilos rpidos y de forma.
En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno,
grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno,
grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
91 Informtica I
Letra capital
Podemos mejorar el aspecto de nuestro documento utilizando letras capitales. Esto consis-
te en insertar la letra inicial de un prrafo en un tamao mayor al del resto.
Letra capital en texto
Para insertar la letra capital de un prrafo posi-

cionamos el cursor en el prrafo correspondiente,
hacemos clic en el botn Letra capital del gru-
po Texto de la ficha Insertar y de la lista que se
despliega, seleccionamos la opcin En texto para
que la letra capital quede dentro del prrafo o En
margen para que la letra capital se muestre en el
margen del documento.
Unidad II 92
Letra capital en margen
Si hacemos clic en Opciones de letra capital, se abrir

el cuadro de dilogo Letra capital desde donde pode-
mos escoger la posicin de la letra capital, seleccionar
la fuente, el nmero de lnea que ocupar y la distancia
del texto.
Podemos aplicar cualquier formato seleccionando la le-

tra capital y utilizando las opciones del grupo Fuente de
la ficha Inicio.
Si necesitamos modificar el tamao de la letra capital, seleccionamos el cuadro que la con-

tiene y arrastramos de sus tiradores.
Tiradores
93 Informtica I
6
Sesin
Encomienda a Jehov tu camino, Y confa en l; y l har.
(Salmos 37:5)
Diseo de pgina,
encabezados y pie de
pgina, secciones y
numeracin de pgina
Aprendizaje autnomo
Reconoce rpidamente la nueva interfaz de Word.
6.1. DISEO DE PGINA
6.1.1. Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word, es como si lo hiciramos en una hoja

de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos es-
cribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas

Configurar pgina, donde tambin podremos encontrar herramientas para seleccionar la
Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados.

Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opcin Mrgenes Personali-
zados.
95 Informtica I
Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impre-
sin. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero,
al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja,
haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.
Unidad II 96
Tanto si escogemos la opcin de personalizar, como si pulsamos el pequeo botn de la

esquina inferior derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente ventana:
En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros desea-
dos en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuaderna-
cin, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.
Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para aplicar
el margen de encuadernacin.
Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o ho-

rizontal (tambin llamada apaisada).
Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opcio-
nes: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o libro plegado. Al establecer cada
una de estas opciones, la vista previa te mostrar claramente en qu consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al di-
seo de la pgina.
Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales sern

los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
Desea que sea ms sencillo asegurarse de que el documento en el que est trabajando
est terminado y listo para compartirse? Desea imprimir de una manera ms rpida y
directa? La nueva vista Backstage de Microsoft Office puede ayudarle a lograr todo
Sabas esto y mucho ms. Ahora puede imprimir, compartir y administrar los documentos, as
QUE? como personalizar su experiencia con Word 2010 con ms facilidad, todo desde una
ubicacin conveniente.
97 Informtica I
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta,

etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga
ms de una.
En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos

dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin; los en-
cabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar
encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud
de los mrgenes.
6.2. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA
Los encabezados y pies de pgina son reas de losmrgenessuperior, inferior y laterales

de cada pgina de un documento.
En los encabezados y pies de pgina se puede insertar texto o grficos, o bien cambiarlos.
Por ejemplo, puede agregar nmeros de pgina, la hora y la fecha, un logotipo de su orga-
nizacin, el ttulo del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.
Si desea cambiar un encabezado o pie de pgina que haya insertado, la fichaEncabezados

y pies de pgina situada bajoHerramientas para encabezado y pie de pginaproporciona
ms opciones para manipular estos elementos.
6.2.1. Trabajar con encabezados y pie de pgina en un documento sin secciones
En un documento sencillo que no tenga secciones puede insertar, cambiar y quitar enca-
bezados y pies de pgina. Si no est seguro de si el documento tiene secciones, haga clic
enBorradoren la barra de estado. En la ficha Inicio, dentro del grupoBuscar, haga clic enIr
a. Haga clic enSecciny, a continuacin, enSiguientepara buscar los saltos de seccin que
haya en el documento.
6.2.2. Insertar o cambiar encabezados o pies de pgina
Puede insertar encabezados o pies de pgina prediseados en el documento y cambiar

fcilmente los diseos de encabezado y pie de pgina. O bien, puede crear su propio en-
cabezado o pie de pgina con un logotipo de organizacin y un aspecto personalizado, y
guardar el encabezado o pie de pgina nuevos en la galera.
6.2.3. Insertar el mismo encabezado y pie de pgina en todo un documento
1. En el grupoEncabezado y pie de pginade la fichaInsertar, haga clic enEncabezadoo

enPie de pgina.
Unidad II 98
2. Haga clic en el diseo de encabezado o pie de pgina que desea usar.

El encabezado o el pie de pgina se insertan en todas las pginas del documento.
En caso necesario, puede dar formato al texto del

NOTA: encabezado o del pie de pgina seleccionando el texto
y utilizando las opciones de formato de la minibarra de
herramientas.
6.2.4. Insertar texto o grficos en un encabezado o pie de pgina y guardarlo en la galera

enPie de pgina.
2. Haga clic enEditar encabezadoo enEditar pie de pgina.

3. Inserte texto o grficos.
4. Para guardar el encabezado o el pie de pgina creados en la galera de opciones de
encabezado o pie de pgina, seleccione el texto o los grficos del encabezado o del pie
de pgina y, a continuacin, haga clic en Guardar seleccin como nuevo encabezadoo
enGuardar seleccin, como nuevo pie de pgina.
6.2.5. Cambiar encabezados o pies de pgina

enPie de pgina.
2. Haga clic en un diseo de encabezado o pie de pgina incluido en la galera.

El diseo de encabezado o pie de pgina se cambia en todo el documento.
99 Informtica I
6.2.6. Quitar el encabezado o el pie de pgina de la primera pgina
1. En la fichaDiseo de pgina, haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogoConfigurar

pginay, a continuacin, en la fichaDiseo.
2. Active la casilla de verificacinPrimera pgina diferenteque aparece bajoEncabezados
y pies de pgina.
Los encabezados y pies de pgina se quitan de la primera pgina del documento.
6.2.7. Hacer que sean distintos los encabezados o pies de pgina de las pginas pares e
impares
Por ejemplo, podra decidir utilizar el ttulo del documento en las pginas impares y el ttulo
del captulo en las pginas pares.
1. En la fichaDiseo de pgina, haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogoConfigurar

pginay, a continuacin, en la fichaDiseo.
2. Active la casilla de verificacinPares e impares diferentes.
Ahora puede insertar el encabezado o el pie de pgina para las pginas pares en una
pgina par y el encabezado o pie de pgina para pginas impares en una pgina impar.
6.2.8. Cambiar el contenido de un encabezado o un pie de pgina

enPie de pgina.
2. Realice los cambios deseados en el encabezado o pie de pgina seleccionando el texto

y modificndolo, o utilizando las opciones de la minibarra de herramientas para dar
formato al texto. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, aplicarle formato de negrita o
aplicar un color de fuente distinto.
SUGERENCIA:En la vistaDiseo de impresin, puede pasar rpidamente del encabezado
o pie de pgina al texto del documento. Haga doble clic en el encabezado o pie de pgi-
na atenuado o, bien, en el texto del documento atenuado.
6.2.9. Quitar los encabezados o los pies de pgina
1. Haga clic en cualquier lugar del documento.

enPie de pgina.
3. Haga clic enQuitar encabezadoo enQuitar pie de pgina.

El encabezado o los pies de pgina se quitan de todo el documento.
Unidad II 100
6.2.10. Trabajar con encabezados y pie de pgina en un documento con varias secciones
En un documento consecciones, puede insertar, cambiar y quitar diferentes encabezados

y pies de pgina para cada seccin. O, bien, puede utilizar el mismo encabezado o pie de
pgina para todas las secciones. Si no est seguro de si el documento tiene secciones, haga
clic en Borrador en la barra de estado. En la ficha Inicio, dentro del grupo Buscar, haga
clic enIr a. Haga clic enSecciny, a continuacin, enSiguientepara buscar los saltos de
seccin que haya en el documento.
Para crear saltos de seccin, haga clic en el lugar del documento donde desea colocar una
seccin. En el grupo Configurar pginade la fichaDiseo de pgina, haga clic enSaltos.
Crear un encabezado o pie de pgina diferente para una parte del documento
1. Haga clic en la seccin para la que desee crear un encabezado o pie de pgina distinto.
enPie de pgina.

4. En la fichaEncabezados y pies de pgina, dentro del grupoExploracin, haga clic enVin-
cular al anterior para eliminar la conexin entre el encabezado y el pie de pgina de
la seccin nueva y el de la anterior.
Microsoft Office Word no muestraIgual que el anterioren la esquina superior derecha
del encabezado o pie de pgina.
5. Cambie el encabezado o el pie de pgina existente o cree uno nuevo para esta seccin.
6.2.11. Utilizar los mismos encabezados y pies de pgina para cada seccin del documento
1. Haga doble clic en el encabezado o en el pie de pgina que desea y que sea igual al de
la seccin anterior.
2. En la fichaEncabezados y pies de pgina, dentro del grupoExploracin, haga clic enAn-
terior o en Siguiente para ir al encabezado o pie de pgina que desea cambiar.
3. Haga clic enVincular al anterior para volver a conectar el encabezado y el pie de
pgina de la seccin actual con el de la seccin anterior.
4. Office Word preguntar si desea eliminar el encabezado y el pie de pgina establecien-
do conexin con el encabezado y pie de pgina de la seccin anterior. Haga clic enS.
6.2.12. Hacer que sean distintos los encabezados o pies de pgina de las pginas pares e
impares
Por ejemplo, podra decidir utilizar el ttulo del documento en las pginas impares y el ttulo
del captulo en las pginas pares.

enPie de pgina.
101 Informtica I

3. En la fichaEncabezados y pies de pgina, dentro del grupoOpciones, active la casilla de
verificacin Pares e impares diferentes.
4. Si es necesario, en el grupoExploracin, haga clic enAnterior o enSiguiente para
entrar en las reas de encabezado o pie de pgina de las pginas pares o impares.
5. Cree el encabezado o pie de pgina para las pginas impares en el reaEncabezado en
pgina imparoPie de pgina en pgina impar. Cree el encabezado o pie de pgina para
las pginas pares en el rea Encabezado en pgina paroPie de pgina en pgina par.
6.3. SALTOS DE SECCIN
Es muy comn que en un documento hecho en Microsoft Word se requiera incluir numera-
cin de pginas, sin embargo, cuando se requiere que la numeracin incluya el nmero uno
en la tercera pgina, o bien se requieran dos tipos de numeracin en un solo documento,
la labor se puede volver un poco complicada. Como usted podr corroborar, este documen-
to constituye un ejemplo, basta con ver la numeracin y comprobaremos la aplicacin de
secciones.
6.3.1. Insertar un salto de seccin
1. En el grupoConfigurar pginade la fichaDiseo de pgina, haga clic en Saltos.
Haga clic en el tipo de salto de seccin que desee usar.
6.3.2. Tipos de saltos de seccin
El salto de seccin que controla el formato de la ltima

NOTA: parte del documento no se muestra como parte del
mismo. Para cambiar el formato del documento, haga
clic en el ltimo prrafo del mismo.
En los ejemplos siguientes se muestran los tipos de saltos de seccin que se pueden inser-
tar; la lnea punteada doble representa un salto de seccin en cada ilustracin.
Unidad II 102
Pgina siguiente
El comandoPgina siguienteinserta un salto de seccin e inicia la nueva
seccin en la pgina siguiente.
Este tipo de salto de seccin es especialmente til para iniciar nuevos

captulos en un documento. Y separar numeraciones en trabajos mono-
grficos y en tesis.
Continuo
El comandoContinuoinserta un salto de seccin e inicia la seccin nueva
en la misma pgina.
Los saltos de seccin continuos son apropiados para crear un cambio de

formato, como un nmero diferente de columnas en una pgina.
Pgina par o pgina impar

Los comandosPgina paroPgina imparinsertan un salto de seccin e
inician la nueva seccin en la siguiente pgina par o impar, respectivamente.
Si desea que los captulos del documento siempre comiencen en una p-

gina impar o en una pgina par, use las opciones de salto de seccinP-
gina imparoPgina par.
Ejemplo
Le sugiero que abra un documento nuevo, con el fin de que pueda ir aplicando los cambios
al documento.
Seleccionar Diseo de pgina, para luego usar en configurar pgina la opcin Saltos, luego
de en segundo grupo Saltos de seccin, seleccionar Pgina siguiente. Con esto habr dividi-
do el documento en dos secciones. Esto lo puede apreciar en la parte inferior de la ventana
y al ingresar a edicin de encabezados y pie de pgina.
103 Informtica I
Cada seccin que haga puede tener su numeracin diferente del resto. La portada puede
constituir la seccin 1. Generalmente de la portada sigue el ndice, el cual tampoco debe
numerarse. Situado en la pgina 2/2 (Seccin 2), repita los pasos anteriores para crear la
seccin 3.
Una vez con las tres secciones establecidas, procedemos con la numeracin.
Sitese en la seccin 1, y en el men de En-

cabezado y pie de pgina marcar el check
en Primera pgina diferente. Con esto TODO
el documento ser numerado consecutiva-
mente en la opcin por default que, general-
mente, es en nmeros arbicos empezando
por uno, por lo que la 2/2 (en la seccin 2)
tendr el nmero 2, y la pgina 3/3 (de la
seccin 3) tendr el nmero 3.
Para eliminar el nmero en la pgina 2/2, sitese en la seccin 2, vuelva a realizar el proce-
dimiento anterior, y ver cmo desaparece el nmero 2.
Por ltimo, para que la primera pgina de la seccin 3 empiece en 1 y no en 3, sitese en

la seccin 3, vuelva a hacer clic en Nmero de pgina luego en Formato de nmero de
pgina, para poder reiniciar la numeracin. En la ventana de Numeracin de pgina, check
en Iniciar en para cambiar la numeracin.
Unidad II 104
7
Joven fui, y he envejecido, y no he visto justo desamparado,
Ni su descendencia que mendigue pan. Sesin
(Salmos 37:25)
Citas y referencias,
tabla contenido
En esta sesin vas a aprender cmo realizar citas y referencias

bibliogrficas, tambin cmo elaborar tablas de contenido e
ilustraciones.
7.1. CITAS EN EL TEXTO
Cundo citar? Siempre que se utilizan datos o ideas obtenidos de otra fuente, se debe citar
dicha fuente para darle el debido crdito (y evitar el plagio) y para informar al lector de
dnde se obtuvo la informacin.
Qu se incluye en la cita? En una cita en el texto del documento se debe incluir el autor y
el ao de publicacin.
Caso Cmo se cita? Ejemplo

Un autor Apellido, ao de publicacin. Ancuro, 2009
Ramrez y Daz,
Apellido del primer autor y apellido del segundo au- 2005
Dos autores
tor, ao de publicacin.
Hernndez, Fernn-
Tres, cuatro o La primera vez que se citan: apellido de cada autor, dez y Baptista, 2010
cinco autores ao de publicacin. Citas subsecuentes: apellido del
Hernndez et al.,
primer autor, seguido de la frase et al. (sin cursivas
2010
y con un punto y seguido al final), ao de publicacin.
Hernndez et al.,
Apellido del primer autor, seguido de la frase et al., 2008
Seis o ms autores
ao de publicacin
Cuando un documento no tiene autor, se citan las Discurso y publici-

Sin autor primeras palabras de la referencia (por lo comn, el dad, 2004
ttulo) y el ao de publicacin.
Autor annimo Citar la palabra Annimo y el ao de publicacin. Annimo, 2009
105 Informtica I
Cuando un autor tiene varias obras publicadas en Ancuro, 2009a

Autor con varias
el mismo ao, es necesario diferenciar una obra de
obras en el mismo Ancuro, 2009b
otra, agregando una letra en minscula (a, b, c, d)
ao
despus del ao de publicacin.
Cuando se cita a dos autores diferentes que com- Lpez, G., 2008
Autores con el
parten el mismo apellido, se agregan las iniciales del
mismo apellido Lpez, L., 2009
nombre para identificarlos.
Cuando se cita un documento sin fecha disponible, en

Fecha desconocida el lugar donde ira el ao de publicacin, se escribe la Aguirre, s. f.
abreviatura s. f.
Cuando se cita una obra clsica muy antigua, se cita el Aristteles, trad. 1
Trabajos clsicos ao de la traduccin que se consult antecedido por
la abreviatura trad.
Dnde se incluye la cita? El nombre del autor se escribe dentro o fuera del parntesis
segn sea el caso:
Casos Ejemplo
Ramrez y Daz (2005) identificaron
Cuando la fuente original es parte de la frase, el autor se
los factores
ubica fuera del parntesis:
En el estudio publicado por Hernn-
dez et al. (2008) se encontr que
Cuando la fuente original no es parte de la frase, se ubica Los principales factores que se in-
dentro del texto: fluyen en (Ramrez y Daz, 2005).
Cmo identificar si es cita textual o de referencia? Al citar otras fuentes, las citas pueden
ser textuales o de referencia en el texto:
Ejemplo
Los comentarios en cursi-
Tipo de cita Indicaciones
vas son indicaciones para
comprender el ejemplo
Citas textuales: fragmen- Menos de 40 palabras: el texto citado se in- Los factores que influyen en la
to de texto tomado direc- cluye entre comillas. Se cita el autor, el ao motivacin de los turistas que
to (palabra por palabra) y y el nmero de pgina (p.) o pginas (pp.), visitan albergues ecolgicos en
sin modificar de la fuente o nmero de prrafo de dnde se tom el la regin del sureste del pas
fragmento citado literalmente. son (Ramrez y Daz, 2005,
original. Debe ser fiel al
Ms de 40 palabras: se incluye en un bloque p. 183).
texto original (ortografa,
independiente a una distancia de 5 espacios
puntuacin y gramtica). desde el margen izquierdo, a doble espacio
y sin comillas.
Citas de referencia en el Se resume, comenta o parafrasea la infor- Comentario propio: En estudios
texto: cuando se resume macin de otros autores, pero utilizando tus previos se han identificado los
o parafrasea la informa- propias palabras. Se cita el autor y el ao de principales factores que moti-
cin o idea que se tom publicacin. van a los turistas a hospedar-
de otra fuente. se en albergues ecolgicos del
sureste del pas, entre estos el
deseo de ayudar a la conser-
vacin de la fauna (Ramrez y
Daz, 2005)
Unidad II 106
7.1.1. Referencias
Terminado este paso y ajustado todo el contenido del documento, pasamos a ingresar las
referencias bibliogrficas, para este paso hacemos clic en la pestaa referencias y luego
hacemos clic en el botn Administrar Fuentes.
Saldr una ventana donde debemos ingresar las fuentes bibliogrficas que hacen parte del
trabajo de investigacin.
Para ingresar una referencia bibliogrfica, hacemos clic en el botn nuevo en cual nos pre-
sentara la siguiente ventana:
107 Informtica I
Como se observa en la ventana, existen diferentes tipos de fuentes bibliogrficas, depen-

diendo de dnde se extraiga la informacin, se debe llenar todos los campos.
En la parte de autor existe un botn Editar en el cual debemos hacer clic para llenar los da-
tos de forma precisa. Una vez se termine esta tarea, se debe hacer clic en el botn aceptar.
Esta ventana hace referencia al botn Editar del campo Autor, en ella se deben rellenar los
datos de Apellidos, Nombre y segundo nombre, luego se debe hacer clic en el botn Agre-
gar, y finalmente en el botn Aceptar.
Una vez se terminan de ingresar todas las fuentes bibliogrficas, se debe ir seleccionando
las fuentes que necesitamos pasen a formar parte de la Bibliografa del trabajo escrito, para
esto seleccionamos la fuente disponible y hacemos clic en el botn Copiar, esto pasar la
informacin de izquierda a derecha de la ventana de administracin de fuentes.
Terminado este paso, hacemos clic en el botn cerrar.
Unidad II 108
Ahora debemos ubicarnos en la hoja que dejamos para la bibliografa, y en la pestaa Re-
ferencias hacer clic en la seccin Bibliografa y seleccionando la primera opcin de la lista
que dice Bibliografa.
Con esto debe insertarnos la Bibliografa en la hoja seleccionada, como se muestra a con-
tinuacin.
109 Informtica I
Lista de referencias
Concordancia de las citas en el texto y la lista de referencias: todas las fuentes citadas en
el texto deben aparecer en la lista de referencias (bibliografa). Es necesario verificar que
las entradas de la cita y su referencia sean congruentes. En las citas del texto se incluye el
nombre del autor y el ao de publicacin. Normalmente, estos son los primeros datos que
se incluyen en la referencia completa para que el lector las pueda identificar inmediata-
mente.
Orden de las referencias: en la lista las referencias se deben ordenar alfabticamente por
el apellido del autor, que es el primer dato incluido en la referencia. Cuando se enlistan
varias publicaciones de un mismo autor, se ordenan por el ao de publicacin, primero el
ms antiguo.
Datos que se deben incluir en las referencias: debido a que la lista de referencias tiene la
finalidad de proporcionar la informacin necesaria para que el lector localice y consulte las
fuentes citadas, se deben incluir todos los datos de manera precisa y completa, normal-
mente estos incluyen: autor, fecha de publicacin, ttulo y datos de la publicacin.
Recuperacin de informacin en fuentes electrnicas: si adems la fuente citada se recu-

per de manera electrnica, se debe incluir la fecha de recuperacin (fecha en la que fue
consultada en Internet) y la direccin electrnica de dnde se obtuvo.
Encuentre su propio modo de hacerlo con el panel de navegacin mejorado, con herra-
mientas de bsqueda integradas en Word 2010. Vaya al lugar adecuado del documento,
Sabas reorganice el contenido con facilidad y busque lo que necesita rpidamente con una
QUE? nueva lista de resultados y resaltado de referencias automtico.
Unidad II 110
7.2. TABLA DE CONTENIDOS E ILUSTRACIONES
7.2.1. Tabla de contenidos
Una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el
documento.
Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1. Preparar la tabla de contenidos es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan
en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Preparar la tabla de contenidos

Para marcar un ttulo la manera ms sencilla es aplicar un estilo al ttulo (el estilo puede ser
predeterminado o uno que tu mismo hayas creado) y despus en la pestaa Referencias:
En la seccin de Tabla de contenidos:
Seleccionemos la opcin y escogemos el nivel en

el que se encuentra nuestro ttulo.
Podremos observar en el panel de navegacin
(Ctrl+B) que se incluye el ttulo en la lista de ttulos.
111 Informtica I
7.2.2. Generar la tabla de contenidos
Una vez que tenemos todos los ttulos de nuestro documento marcados, solo falta generar
la tabla de contenido, lo cual es muy sencillo, basta con seleccionar tabla de contenidos del
men de Referencias y seleccionar el tipo de tabla, como se muestra a continuacin:
Podemos seleccionar alguna de las tablas automticas o configurar una, mediante la opcin
Insertar tabla de contenido.
7.2.3. Actualizar la tabla de contenidos
Para actualizar la tabla basta con seleccionar la opcin, lo cual nos dar las siguientes dos
opciones:
Si seleccionamos la primera opcin Actualizar solo los nmeros de pgina, no se agregarn

los posibles nuevos ttulos agregados, sino que solo se actualizarn los que ya pertenecen
a la tabla de contenido
Si seleccionamos Actualizar toda la tabla, se podrn agregar los posibles nuevos ttulos y
actualizar los nmeros de pginas correspondientes.
Unidad II 112
7.2.4. Tabla de ilustraciones
Tambin podemos incluir en nuestros documentos tabla de ilustraciones, grficos o de ta-

blas.
Al igual que hemos visto, para crear tablas de contenidos, primero debemos marcar las
entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC, tenemos dos opciones para marcar las entradas
a la tabla de ilustraciones:
Preparar la tabla de ilustraciones:
Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.

Para utilizar esta opcin, debemos seleccionar nuestra ilustracin ya sea tabla, imagen,
grfico, etc y acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a
insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado. La posicin del ttulo
puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:
Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin.

Numeracin... Este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve
para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.
Autottulo... Este botn sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado
tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las im-
genes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento.
113 Informtica I
7.2.5. Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la unidad de crear estilos, podemos crear estilos de cualquier tipo y los gr-
ficos, tablas, etc no estn excluidos. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios estilos
personalizados de ilustraciones y asignrselo posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hayamos aplicado un ttulo a la ilustracin, podemos aplicarle el
estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones word, reconocer esos tipos personalizados.
En la opcin Rtulo, podemos seleccionar en qu tabla de ilustraciones queremos incluir la

ilustracin.
7.2.6. Generar la tabla de ilustraciones
Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones, debemos acceder a la pes-
taa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo
de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de
la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o,
si por el contrario, preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
En la lista despegable de Etiqueta de ttulo, podemos seleccionar qu tipo de tabla vamos

a crear (Tabla, Ilustracin, Fig, etc) en la imagen vemos que est seleccionada la opcin de
Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Unidad II 114
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde pode-
mos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones perso-
nalizado que hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mez-

clar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones
que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el
identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.
La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.
115 Informtica I
8
(Lucas 10,2)
Plantillas,
correspondencia.
En esta sesin vas aprender acerca cmo usar las diferentes

plantillas preestablecidas de Word y a combinar plantillas para
generar documentos en serie con un mismo contenido y otros
de gestin empresarial.
8.1. PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc.,
de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la
configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina.
Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la misma
estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya
que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2010 con la caracterstica de que el tipo de docu-
mento es plantilla de documento (.dotx)
Encuentre su propio modo de hacerlo con el panel de navegacin mejorado con herra-
mientas de bsqueda integradas en Word 2010. Vaya al lugar adecuado del documento,
Sabas reorganice el contenido con facilidad y busque lo que necesita rpidamente con una
QUE? nueva lista de resultados y resaltado de referencias automtico.
La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento

Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece
en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo esta-
mos utilizando la plantilla Normal.dotx.
117 Informtica I
Word 2010 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo documento.

Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que
tienen por defecto los documentos nuevos.
En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el men For-
mato de Fuente, hay un botn llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a
todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que
deseemos y posteriormente guardarla.
Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no nos acordamos cmo
estaba en su estado original, podemos volver a tener la plantilla original borrndola, es
decir, eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La prxima vez que abramos
Word con un documento nuevo se crear automticamente.
Word 2010 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc.
vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas para
adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un
documento Word.
Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con

controles ms complejos, los veremos en el tema Compartir documentos.
8.1.1. Utilizacin de plantillas en Word
Para utilizar las plantillas, hay que abrir un documento Nuevo desde el men Archivo, como
puedes ver en esta imagen.
Unidad II 118
Este cuadro de dilogo nos muestra las plantillas disponibles, en el apartado Plantillas, para
crear un documento en base a una plantilla, lo primero que debemos hacer es seleccionar
la categora de la plantilla, por ejemplo, las plantillas de cartas:
Y se mostrarn las subcategoras que tiene este tipo de plantilla, al abrir una subcategora
podremos observar los modelos de plantillas disponibles para crear:
Y en la parte derecha de la ventana, tendremos una vista previa de la plantilla.
La mayora de las plantillas de Office se encuentra en

NOTA: internet, y para descargarlas es necesario de contar con
una conexin a internet.
Para comenzar a trabajar con nuestro nuevo documento damos clic en el botn
Veremos un documento como el que observas en la siguiente imagen, en el que tendremos

que sustituir los nombres genricos de la plantilla como [Su Nombre] por el nombre que
deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde el texto est marcado con
llaves [Fecha], [Nombre del destinatario], etc.
119 Informtica I
As conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver
en la imagen siguiente.
Ahora solo nos quedara guardarlo como haramos con cualquier otro documento, y la plan-
tilla quedara en su estado original.
De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos, sin
tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
8.1.2. Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar

tanto las plantillas proporcionadas por Word 2010 como las que creemos nosotros a partir
de documentos Word 2010, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una planti-
lla primero hay que abrirla, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Unidad II 120
Haremos clic en Crear y se abrir la plantilla.
Sobre esa plantilla, podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos.
Por ejemplo, sustituiremos Su nombre por nuestro nombre, as ya no tendremos que intro-
ducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra de los datos persona-
les, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen.
121 Informtica I
8.1.3. Guardar Plantillas
Ahora solo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar
y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.
El campo Tipo deber de estar rellenado con Plantilla de

Word.
Solo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos
conservar la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Ya te-
nemos nuestra propia plantilla.
Para utilizarla debemos de abrirla desde la carpeta donde la

hemos guardado, reconocers que el cono de una plantilla es
distinto al de uno de comn de Word.
8.2. Combinar correspondencia
Mediante la opcin Combinar correspondencia, Word nos permite incluir, en un documento,

datos almacenados en otro sitio.
De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto
fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos va-
riables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos.
Unidad II 122
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas,

la impresin de sobres, generar recibos, etc.
8.2.1. Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales:

el documento principal y el origen de datos.
Documento principal
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor
del origen de datos.
Origen de datos
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspon-
diente a un cliente y los campos sern, por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es
decir, cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin, y vers qu sencillo resulta

utilizar esta potente utilidad de Word.
8.2.2. Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa, un documento en blanco o un documento que ya

contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de corresponden-

cia.
All haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
123 Informtica I
Se abrir la seccin Combinar correspondencia, con el primer paso del asistente. Este asis-
tente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opcin deseada.
En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.).
Seleccionar Cartas como tipo de documento y hacer en Siguiente, aparece el segundo

paso del asistente (Figura 2).
En el paso 2 definimos el documento inicial que es el documento que contiene la

parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho, podemos uti-

lizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro ar-
chivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook o simplemente
escribir una lista nueva.
Unidad II 124
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer
clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar...

aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...
Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de

origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen

de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de
datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo
Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de
Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.
Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se en-
cuentren en la carpeta, solo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene
nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre
de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Seleccionar tabla, donde
escogeremos una de las tablas de nuestro documento para sacar los datos de ah.
125 Informtica I
Cuando hayamos seleccionado la tabla correcta, aparecer la ventana de Destinatarios de

combinar correspondencia, en ella vemos los datos que se combinarn y podemos aadir
opciones que veremos ms adelante.
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...
En este paso redactamos en el documento abierto el texto

fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos
los campos de combinacin. Para ello debemos posicio-
nar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca
el campo de combinacin y, a continuacin, hacemos clic
en el panel de tareas sobre el elemento que queremos
insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una L-

nea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la
utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms
elementos... aparecer la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a
insertar.
Por ejemplo:
Unidad II 126
Cuando hayamos completado el documento, hacemos clic en Siguiente para pasar al paso
5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectiva-
mente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para pasar al paso 5 y terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento, por ejemplo, para rectificar el
texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en
Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros,
el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal
sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
127 Informtica I
8.2.3. La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin
podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelan-
te.
Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar

los cambios convenientes.
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones, tal como vimos con el
asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como vimos con el asis-
tente.
Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspon-
dientes a campos combinados aparecen resaltados, de esta forma, es ms fcil localizarlos
dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes
destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la
creacin de la carta.
8.2.4. Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el cono de la pestaa Correspondencia

y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del
origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar.
Podemos insertar as todos los campos que queramos.
Unidad II 128
El campo aparecer en el documento principal entre << y >>; esto nos indica que ah va un
campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
8.2.5. Ver datos combinados
Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn:
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con
los datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco complicado lo-

calizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema
es hacer clic sobre el cono , los campos del origen de datos aparecern resaltados.
129 Informtica I
8.2.6. Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes boto-
nes permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos
que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir

directamente a un registro determinado, escribiendo el n del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visua-
lizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
8.2.7. Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros, puede ser largo y tedioso buscar un re-
gistro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos
casos se utiliza el botn. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos
y en qu campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente.
Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un
mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momen-
to, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya
encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga bus-
cando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un
cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro, con las mismas caracte-
rsticas.
Unidad II 130
8.2.8. Editar documentos individuales
Esta opcin nos permite tener un documento elaborado con cada uno de los registros en
nuestro documento principal, para hacer esto es necesario ir a , al dar clic aparecer
las siguientes opciones.
Si seleccionamos Editar documentos individuales, aparecer el siguiente asistente en el que

podremos seleccionar qu registros sern editados como documentos individuales.
Al Aceptar este cuadro de dilogo, se crear un nuevo documento de Word, con cada uno
de los registros incrustados en la base del documento principal.
8.2.9. Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combina-

cin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros),
el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros
(Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en
blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo, del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Has-
ta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
131 Informtica I
9
(Lucas 10,2)
Plantillas de
diapositivas, animacin
de objetos, hipervnculos,
insercin de audio y vdeo
En esta sesin vas a aprender a manejar los objetos insertados
en una diapositiva, as como proveer de animacin prediseada
para realzar una presentacin o captar la atencin.
9.1. MANEJAR OBJETOS EN POWER POINT

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva como grficos,
imgenes, textos, vdeos o sonidos.
Estos objetos tienen sus propias caractersticas y propiedades que ms adelante analizare-
mos con ms detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las acciones bsicas, es decir:
seleccionar, mover, copiar y eliminar. Tambin veremos algunas acciones ms especficas
de los objetos como alinear, voltear u ordenar.
Recomendamos utilizar la vista Clasificador de diapositivas, por ser la ms cmoda para
trabajar con diapositivas, en esta unidad trabajaremos siempre con la vista Normal. Es solo
en esta vista donde podremos trabajar con los objetos de una diapositiva.
Ahora puede editar el mismo documento, al mismo tiempo en que lo hacen otras per-
Sabas sonas de otras ubicaciones. 1 Pueden incluso comunicarse instantneamente a medida
QUE?
que trabaja, directamente desde Word.2
9.1.2. Insertar objetos
Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es sa-
ber cmo incluirlos en nuestra presentacin. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos
formas:
133 Informtica I
Aprovechar el diseo de la diapositiva

Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseo de entre los existentes. En
muchos casos, el diseo incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recua-
dro inferior de la imagen siguiente.
Una serie de imgenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el
cursor sobre ellas aparecer un pequeo globo informativo que nos ayudar a identificar-
las. Lo nico que necesitamos saber es que cada imagen es un botn que inserta el tipo de
objeto que representa: tablas, grficos, SmartArt, imgenes, imgenes prediseadas y clips
multimedia. En funcin del tipo de objeto seleccionado se ejecutar una accin u otra que
nos permitir especificar las dimensiones de la tabla o qu imagen agregar, por ejemplo.
Insertar objetos de forma independiente

Pero, qu ocurre si queremos incluir ms de un objeto en la diapositiva? Dos, tres, diez?
Para eso deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar.
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de
objetos.
9.1.3. Tipos de objetos
Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:
Tablas: Lo ms importante al definir una tabla es establecer el nmero de filas y el n-

mero de columnas.
Grficos: Permiten una representacin visual de datos numricos en grficos de barras,
de lneas, tartas, etc. Los datos de origen del grfico se extraern de una hoja de Excel,
de modo que si quieres aprender cmo crear grficos, te recomendamos que visites un
curso de Excel 2010.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva.
Tan solo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendr
sus elementos jerarquizados.
Imgenes: Permite incluir un archivo de imagen que est almacenado en nuestro or-
denador. Imgenes prediseadas: Disponemos de dibujos y fotografas de la galera de
recursos de Microsoft.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de vdeo o de sonido que est almacenado
en nuestro ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples como lneas, flechas y figuras geomtricas.
Y, por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directament en la
caja de texto.
Unidad II 134
9.1.4. Seleccionar objetos
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva, nicamente tienes que hacer clic
sobre l.
En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en s. Lo apreciars
porque la lnea que bordea al objeto es discontinua. Es el caso, por ejemplo, del siguiente
texto:
En ese caso, haz clic sobre el marco y as ser el objeto el que pasar a estar seleccionado.
Para quitar la seleccin, haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Seleccionar varios objetos, es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL, mientras
se hace clic con el ratn en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin
soltar la tecla, se quitar la seleccin.
9.1.5. Copiar objetos
Los pasos para copiar objetos son prcticamente los mismos que para copiar diapositivas:
1. Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).
2. Ejecutar la accin Copiar.
3. Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la
misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentacin o incluso en otra pre-
sentacin.
4. Ejecutar la accin Pegar. Recuerda que tienes distintas formas de copiar:
Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C),
Desde el men contextual (clic derecho del ratn), con la opcin Copiar.
Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botn.
Recuerda que tienes distintas formas de pegar:

Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + V),
Desde el men contextual (clic derecho del ratn), con la opcin Pegar.
Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botn.
El objeto casi nunca se copiar al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos
moverlo hasta su posicin definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.
Existe otra forma de copiar objetos: duplicarlos.
Se trata de una forma mucho ms rpida que el procedimiento de copiar y pegar, pero que
tiene la limitacin de que la copia se situar siempre en la misma diapositiva que la original.
Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado sera
similar al del proceso de copiar y, por lo tanto, no supondra ninguna ventaja utilizar este
mtodo.
Para duplicar, seleccionamos uno o varios objetos y pulsamos la combinacin de teclas
CTRL+ALT+D. En las siguientes imgenes puedes ver cul sera el antes y el despus:
135 Informtica I
9.1.6. Mover objetos
Hay dos formas bsicas de mover objetos: arrastrndolos o con las acciones cortar/pegar.
Mover arrastrando
Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva.
1. Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre l. Vers que aparece un marco
a su alrededor, sitate sobre l (pero no sobre los crculos que hay en el marco) y vers
que el cursor toma el siguiente aspecto.
2. Pulsa el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado, arrastra el objeto. Vers una
copia semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cmo
quedara en cada posicin.
3. Cuando hayas situado el objeto donde quieres, suelta el botn del ratn y vers que el
objeto se sita automticamente en la posicin que le has indicado.
La siguiente serie de imgenes reproducen el proceso:
Mover cortando
Este mtodo se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy
similares a los vistos para copiar anteriormente:
1. Seleccionar el objeto.
2. Ejecutar la accin Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).
3. Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.
4. Ejecutar la accin Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).
Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una diapositiva
cuyo diseo contena el elemento objeto para facilitar su incorporacin, al moverlo a otra
se volver a mostrar el cuadro para insertar objetos.
Para eliminar esa seccin selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.
Unidad II 136
9.1.7. Eliminar objetos
Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar, manteniendo pulsa-
da la tecla SHIFT.
Despus los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.
Con esto eliminars texto, grficos, imgenes, etc pero la seccin reservada a estos objetos
se mantiene, aunque vaca:
Si quieres tambin borrar estas secciones, tienes que pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy tiles, sobre todo cuando
estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para des-
hacer (o rehacer) la ltima operacin realizada.
Para Deshacer la ltima operacin realizada podemos:
Seleccionar la opcin Deshacer de la barra de acceso rpido,

o con las teclas Ctrl + Z
Haciendo clic en el tringulo del botn se despliega una lista con las ltimas operaciones
realizadas. Solo nos queda marcar las que queremos deshacer.
Para Rehacer la ltima operacin realizada podemos:
Seleccionar la opcin Deshacer de la barra de acceso rpido,
o con las teclas Ctrl + Y
Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcndolas de
la lista desplegable, asociada al botn.
9.1.8. Modificar el tamao de los objetos
Para modificar el tamao de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes que
visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos
ocho crculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamao del objeto, si te sitas en los puntos de las es-
quinas vers que el puntero del ratn se convierte en una flecha de dos direcciones que te
permitirn modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer
clic en el crculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botn izquierdo del ratn y
arrastrarlo hasta darle el tamao deseado, despus suelta el botn del ratn.
137 Informtica I
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una fun-
cin similar a los situados en las esquinas, pero con la diferencia de que estos nicamente
permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos,
este toma esta forma.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten mo-
dificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta
forma.
9.1.9. Girar y Voltear
Los objetos que admiten ser girados o volteados son las imgenes y las formas. Aplicare-
mos un giro cuando queramos rotar la imagen y voltearemos cuando queramos crear una
imagen refleja como la que veramos si la situramos frente a un espejo.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
2. Hacer clic en la opcin correspondiente. Las encontraremos todas en la ficha Formato,
grupo Organizar, men Girar.
A continuacin veremos con detalle las distintas opciones: Girar 90o a la izquierda y Girar
90o a la derecha giran el objeto 90 grados en la direccin indicada.
Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente: se obtiene su simtrico, cogiendo como
eje de simetra la vertical y la horizontal respectivamente.
Observa que solo con situar el cursor sobre la opcin deseada, el objeto muestra una pre-
visualizacin del resultado. As, podremos hacer clic si es lo que buscbamos, o dejarlo
como est si no lo es.
Veamos el resultado que se producira en la siguiente imagen de ejemplo para cada una de
las opciones:
Unidad II 138
Si prefieres girar el objeto libremente, solo tendrs que hacer

clic sobre unos puntos verdes que aparecen alrededor del objeto
(son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el ob-
jeto), en la punta del puntero del ratn aparece una flecha en for-
ma de circunferencia, sitate sobre el punto verde que quieras y
despus arrastra el ratn hacia la posicin que t deseas y vers
cmo la figura gira; una vez conseguido el giro deseado, suelta el
botn izquierdo del ratn.
9.1.10. Ordenar objetos
En ocasiones, al insertar varios objetos en una misma diapositiva, pueden quedar unos
encima de otros. En tal caso se muestra arriba el ltimo insertado, y abajo el primero. Pero
esto no siempre nos interesar que sea as, por lo tanto, es interesante que aprendamos a
ordenar los objetos en los distintos planos.
El procedimiento para modificar el orden es:

2. En la ficha Formato, grupo Organizar, utilizar las opciones de los mens Traer adelante
y Enviar atrs.
A continuacin veremos con detalle las distintas opciones:
Traer adelante: el objeto pasa a estar una posicin ms arriba. Si lo tapaban dos objetos,
ahora solo lo tapar uno.
Traer al frente: el objeto pasa a ser el primero. Si lo tapaban dos objetos, ahora ya no lo
tapar ninguno.
Enviar atrs: el objeto pasar una posicin atrs. Si estaba por encima de dos objetos, aho-
ra solo estar por encima de uno.
139 Informtica I
Enviar al fondo: el objeto pasar a ser el ltimo. Si estaba por encima de dos objetos, ahora
ambos lo taparn.
Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenacin de elementos es
utilizar el panel Seleccin y visibilidad. Para ello haz clic en Panel de seleccin.
Puedes esconder los objetos haciendo clic en su co-

rrespondiente botn. Adems, con los botones Mos-
trar todo y Ocultar todas esconders o volvers a
mostrar todos los elementos de la diapositiva a la
vez.
Utiliza las flechas de reordenacin para cambiar el
orden de los objetos. La reordenacin se aplicar so-
bre aquel que est seleccionado en ese momento.
Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor
seleccionndolos y haciendo clic o pulsando la tecla
F2.
En el ejemplo de la imagen vemos el objeto Tabla seleccionado y el objeto Imagen oculto.
9.2. ANIMACIONES Y TRANSICIONES
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e
incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir
llamar la atencin de las personas que la estn viendo.
9.2.1. Animar textos y objetos
Para animar un texto u objeto, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continua-
cin ir a la ficha Animaciones, grupo Animacin y seleccionar cualquiera de los que se
muestran.
En funcin de la animacin escogida se activar el botn Opciones de efectos, que nos

permitir personalizar algunos aspectos del efecto en s. Por ejemplo, si escogemos una
animacin de desplazamiento, desde este botn podremos indicar en qu direccin se des-
plazar. Si escogemos una que aada algn objeto de color, podremos elegir qu color
utilizar, etc.
Una vez aplicada la animacin apreciars en la diapositiva un pequeo nmero junto al

objeto.
Unidad II 140
Los nmeros se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva.

Adems, percibiremos que el fondo del nmero se muestra amarillo para aquel objeto que
est seleccionado. As, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algn efecto, sa-
bremos siempre sobre qu objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animacin se iniciar con un clic, si se

iniciar a la vez que la anterior o despus de ella. Incluso podremos establecer la duracin
del efecto. El resultado final lo comprobaremos fcilmente, ya que, por defecto, el efecto
se muestra en la vista Normal. Y tambin podremos forzar una Vista previa desde la cinta.
Quitar una animacin.

Para quitar una animacin, seleccionamos el nmero que la representa en la diapositiva y
pulsamos la tecla
SUPR. Tipos de animaciones

Si observas la vista previa de las animaciones vers que se representan con una estrella
que dibuja ms o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores dis-
tintos:
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o
iniciar el objeto.
Amarillo para las animaciones de nfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto,
hacerlo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresin de
que se va o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con l.
Por ltimo encontramos las trayectorias de animacin, que no se representan por una
estrella, sino por una lnea que dibuja el camino que recorrer el objeto. El punto verde
muestra dnde empieza el movimiento, y el rojo dnde termina.
Encontrars gran variedad de animaciones al desplegar el botn Ms , sin embargo,

an se pueden mostrar ms haciendo clic en sus correspondientes opciones en el
men.
Animacin avanzada
Sin embargo, solo es posible aplicar una animacin a cada objeto desde este grupo. Si de-
seamos incorporar ms animaciones, por ejemplo, una de entrada y una de salida, debere-
mos hacerlo desde la opcin Agregar animacin del grupo Animacin avanzada.
En este grupo tambin podemos Copiar animacin, para reproducir exactamente la misma
sobre otro objeto o utilizar el men Desencadenar que permite escoger qu accin inicia la
animacin. Gracias a este men podramos, por ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace
clic previamente en otro.
141 Informtica I
9.2.2. Panel de animacin
El Panel de animacin se activa desde el grupo Animacin avanzada y muestra un listado

de todas las animaciones de la diapositiva. As, vemos ms claramente el orden y los efec-
tos aplicados, as como la forma en que se inician.
Grficamente apreciamos:
El orden y nmero de animaciones de la diapositiva (1,

2...). El tipo de animacin, mostrando su cono repre-
sentativo en forma de estrella. El tipo de objeto sobre
el que se ha aplicado (ttulo, subttulo,contenido...).
Su duracin y forma de inicio que se aprecia con los

rectngulos finales. Si se inician a la vez, o si se inicia
uno a continuacin del otro, se apreciar en la forma
en que se dibujan.
Al seleccionar una animacin en el panel, observare-
mos que dispone de un men desplegable con una
serie de opciones que nos permiten: Modificar la
forma en que se inicia.
Eliminar la animacin con el botn Quitar. Modificar
las opciones del efecto aplicado. O cambiar sus intervalos.
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es
escoger la forma de trabajo que ms cmoda te resulte.
9.2.3. Orden de las animaciones
El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el
orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos, lo habitual es que se ejecuten en el orden
en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, no siempre se lograr lo que deseemos. Po-
demos cambiar el orden seleccionando su pequeo nmero representativo y pulsando los
botones Mover antes y Mover despus.
Es mucho ms cmodo, en cambio, utilizar el Panel de animacin. As, viendo el listado de

todas las animaciones, podemos utilizar los botones para modificar su orden de aparicin.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para
cada momento, y este viene determinado por la forma cmo se inician las animaciones. Es
decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Despus de la anterior.
Unidad II 142
Esto se entender mejor con el siguien-

te ejemplo. Tenemos tres objetos, cada
uno con una animacin que establece
cundo aparecern en la diapositiva.
Si los tres se inician Al hacer clic, los
tres estarn en el mismo nivel en el
Panel de animaciones. Por lo tanto, se
definirn como 1, 2 y 3 tanto en el pa-
nel como en la diapositiva.
En cambio, si establecemos que una

de ellas (Imagen) se inicie con la ante-
rior, dejar de tener el orden 3 y pasa-
r a mostrarse en la diapositiva con el
mismo nmero que la que halla justo
antes que ella. Ambas animaciones se
ejecutarn juntas en segundo lugar.
Si establecemos que una se ejecute Despus de la anterior la numeracin ser igual que en
el caso anterior. La diferencia ser que en el panel se mostrar el objeto que representa su
ejecucin (en este caso un tringulo), justo despus de que finalice el anterior.
9.2.4. Transicin de diapositiva
La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una

diapositiva a la siguiente, a fin de lograr efectos visuales ms estticos.
Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una
de las opciones de Transicin a esta diapositiva.
Al igual que en las animaciones, en funcin de la transicin escogida, podremos modificar

las Opciones de efectos desde el correspondiente botn. Tambin podemos configurar la
forma en que se ejecutar la transicin desde el grupo Intervalos.
Definiremos si queremos que suene algn Sonido durante la transicin de entre los que se
muestran en la lista.
La duracin del efecto. Y una caracterstica muy importante, si la diapositiva cambiar a la

siguiente Al hacer clic con el mouse o despus de un tiempo determinado. El botn Aplicar
a todo hace que la configuracin escogida se aplique a todas las diapositivas de la presen-
tacin, independientemente del efecto de transicin que se les asigne.
143 Informtica I
Unidad IV 144
10
Porque el amor al dinero es la raz de toda clase de males. Por Sesin
codiciarlo, algunos se han desviado de la fe y se han causado mu-
chsimos sinsabores (1Timoteo 6: 10)
Elementos
multimedia:
Audio y Vdeo
En esta sesin vas a aprender cmo funcionan las opciones de

audio y vdeo para potenciar una presentacin empresarial.
Incluir elementos multimedia como sonidos y pelculas en nuestra presentacin enriquece-

r el contenido y haremos ms amena la exposicin.
Podemos utilizar material propio que est almacenado en nuestro equipo, o bien el mate-
rial que pone a disposicin Microsoft Office en su galera multimedia. En el caso del audio
es posible, incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde PowerPoint para utilizar
ese recurso en la diapositiva.
10.1. INSERTAR SONIDOS

Para insertar un sonido en una presentacin muestra la ficha Insertar y en el grupo Multi-
media despliega el men Sonido. Las distintas opciones te permitirn escoger el origen del
sonido que deseas insertar.
Audio de archivo: abre un cuadro de dilogo

para escoger el archivo de audio del disco duro.
Permite varios formatos distintos: midi, wav,
wma, adts, aiff, au, mp3 y mp4.
Audio de imgenes prediseadas: mostrar el
panel de la galera multimedia que ya vimos en
la unidad de imgenes. La nica diferencia ser
que en el desplegable Los resultados deben
ser estar seleccionado nicamente el tipo de
145 Informtica I
archivos Audio. Es decir, que solo se mostrarn los audios de la galera. Como siempre, se
incluir en la diapositiva activa al hacer clic en cualquiera de ellos.
Grabar audio: abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple.
Lo nico que hay que hacer es pulsar el botn de Grabar y empezar a grabarse cualquier
sonido detectado por el micrfono. Para finalizar la grabacin, pulsamos el botn Parar. Y si
queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botn de Reproduccin. El sonido se incluir
en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro de dilogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre ser el mismo.
Aparecer una imagen de un pequeo altavoz en la diapositiva.
Si la imagen est seleccionada en la vista Normal, se visualizar su reproductor y podrs
probar el sonido. Tambin se puede Reproducir desde la cinta.
En cambio, durante la vista de Presentacin, de cara al pblico, el reproductor se mostrar

al pasar el cursor sobre el cono.
10.2. REPRODUCCIN DEL SONIDO

Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se reprodu-
ce al hacer clic sobre su cono. Pero eso no tiene que ser as.
Cuando hacemos clic en el cono que representa al sonido en la diapositiva, aparecern las
Herramientas de audio. En la ficha Reproduccin podremos escoger el Volumen de repro-
duccin y cundo debe iniciarse el sonido durante la presentacin.
Automticamente reproducir el sonido nada ms

mostrar la diapositiva.
Al hacer clic, la opcin por defecto lo reproducir al
pulsar sobre su icono.
Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por
ejemplo, incluir una cancin que vaya reproducindose
a lo largo de toda la presentacin, de fondo.
Unidad II 146
En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automtica o a lo largo de toda la

presentacin, suele ser aconsejable activar la opcin Ocultar durante la presentacin. As
no se mostrar el icono del altavoz. En estos casos tambin es til activar la opcin Repetir
la reproduccin hasta su interrupcin, as no nos tendremos que preocupar si la cancin
termina antes de que pasen las diapositivas.
10.3. CAMBIAR EL ICONO DE REPRODUCCIN

Como hemos dicho, por defecto al insertar un sonido se incluye un dibujo de un altavoz que
lo representa. Pero es posible cambiar la imagen para que sea una fotografa o un logotipo
el que inicie el sonido.
Al hacer clic en el cono, en las Herramientas de audio se muestra la ficha Formato.
En ella se encuentran las opciones habituales de formato de imagen: estilos, recortes, ta-
mao, organizacin, correcciones, etc. Podemos tratar el cono como cualquier otra imagen.
Y, si lo que deseamos es cambiarlo, haremos clic en la herramienta Cambiar imagen y se-
leccionaremos otra.
10.4. MARCADORES EN AUDIO

Es muy sencillo entender cmo funciona un marcador si pensamos, por
ejemplo, en los marcadores de los libros. Nos permiten marcar en qu punto
empieza una determinada parte y as poder ir directamente a ella durante la
reproduccin. Nunca est dems tener preparados algunos marcadores, as,
si disponemos de tiempo, podemos mostrar la reproduccin completamente,
pero si vamos un poco ajustados, podremos pasar directamente a lo que nos
interesa destacar.
Encontramos estas herramientas en la ficha Reproduccin, grupo Marcadores.
El funcionamiento de los marcadores va ligado al reproductor que se previsualiza en la vista

Normal de la diapositiva.
Este es el reproductor en estado inicial:
Si pulsamos el botn de la izquierda de reproduccin, escucharemos el sonido o cancin. En

el momento en que queramos insertar un marcador, pulsamos el mismo botn para pau-
sarlo y a continuacin hacemos clic en Agregar marcador.
147 Informtica I
La marca se representar con una pequea bola amarilla. Esto es as porque est selec-
cionada, pero si seguimos con la reproduccin, dejar de estarlo y se ver de color blanco.
Para eliminar un marcador hay que hacer clic sobre l. En el momento en que
est seleccionado podremos pulsar Quitar marcador en la cinta.
AUTOEVALUACIN
1. Para copiar un objeto, tenemos que seleccionarlo primero.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si hago clic en un objeto y aparece rodeado de un marco con este aspecto, el objeto est
seleccionado para ser copiado.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Puedo mover un objeto de una diapositiva a otra arrastrndolo.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Para reducir el tamao de un objeto, hay que hacer clic en la pestaa Formato y selec-
cionar la opcin Reducir.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Voltear un objeto significa darle la vuelta, por ejemplo, de 90 grados.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. La forma ms rpida de medir la distancia que guarda un objeto, con respecto a otro es
situar una de las guas en un objeto y despus desplazarla hasta el otro objeto pulsando la
tecla CTRL.
a) Verdadero.
b) Falso.
Unidad II 148
7. Si queremos que los objetos de una diapositiva guarden la misma distancia con los obje-
tos vecinos, tenemos que elegir la opcin Alinear los objetos.
a) Verdadero.
b) Falso.
8. Para modificar el tamao de un objeto, seleccionamos el objeto y en la opcin Tamao

de la pestaa Formato indicamos las nuevas medidas del objeto.
a) Verdadero.
b) Falso.
9. Si hemos borrado un objeto no lo podemos recuperar.
a) Verdadero.
b) Falso.
10. Si tenemos dos objetos y queremos que uno de los objetos aparezca detrs de otro, lo
seleccionamos y elegimos la opcin Enviar al fondo de la pestaa Formato.
a) Verdadero.
b) Falso.
149 Informtica I
UNIDAD III
ELABORACIN BSICA DE INFORMES EMPRESARIALES
CON HERRAMIENTAS OFIMTICAS
Sesin N. 11 Ingreso de datos, formatos, refe-

rencia a celdas
Sesin N. 12 Referencia a celdas, base de datos
Sesin N. 13 Frmulas
Sesin N. 14 Funciones
Sesin N. 15 Grficos y tablas dinmicas
Aplica las herramientas ofimticas en la elabora-

cin de reportes de gestin laboral, financiera y
comercial.
11
La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen,
pues, al Dueo de la cosecha que enve obreros a su cosecha. Sesin
(Lucas 10,2)
Ingreso de datos,
Formatos, Referencia
a Celdas
En estas sesiones vas a realizar el ingreso de informacin reali-

zando clculos empresariales para su anlisis oportuno.
Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que deseen, profesionales o per-
sonales. Puede escribir dos tipos bsicos de datos en las celdas de las hojas de clculo,
nmeros y texto.
Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones
de estudiantes. Tambin puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende
o para registrar la asistencia de estudiantes.
Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada da, la
prdida de peso o cunto dinero le va a costar reformar de su casa. Las posibilidades son
realmente ilimitadas.
Aplicar excesivos formatos y frmulas

Si aplicas formatos y frmulas en exceso, tu libro Excel se volver ms pesado y lento
de calcular! Intenta limitar los formatos y frmulas solo al rango que necesites.
Abusar de la funcin SUMAPRODUCTO
Sabas Esta funcin suele ser muy til para hacer sumas con varias condiciones. Sin embargo,
QUE? aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una alter-
nativa muy til es armar una tabla dinmica o usar la frmula IMPORTARDATOSDINA-
MICOS
153 Informtica I
11.1. EMPEZAR A ESCRIBIR
TABULADO
E
N
T
E
R
Presione TAB para mover la seleccin de una celda a la derecha. Presione ENTER para mo-
ver la seleccin de una celda hacia abajo.
Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista tambin tendr tam-
bin las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitar los ttulos de colum-
na siguientes: Nombres, Fecha e Importe.
En este caso, no necesita ttulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de clculo;
los nombres de los vendedores estarn en la columna situada ms a la izquierda.
Escribira Fecha en la celda B1 y presionara TAB. A continuacin, escribira Importe en

la celda C1.
11.1.1. Escribir fechas y horas
Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alnea las fechas al lado derecho
de las mismas.
Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha debe utilizar una barra diagonal
o un guin para separar las partes: 15/10/2011 o 15-octubre-2011, Excel reconocer estos
como una fecha.
Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio y a o p; por ejemplo, 9:00
p. Si solo pone el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.
SUGERENCIA: Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto y
coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL. MAYUS (Shift) y la tecla
punto y coma (;).
Unidad III 154

11.1.2. Escribir nmeros
Excel alnea los nmeros al lado derecho de las celdas.
Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribira el
valor numrico del importe.
Otros nmeros y cmo se escriben
Para escribir fracciones, deje un espacio entre el nmero entero y la fraccin. Por ejem-
plo 1 1/8.
Para escribir solo una fraccin, escriba un cero delante; por ejemplo, 0 . Si se escribe
sin el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de abril.
Si escribe (100) para indicar un nmero negativo mediante parntesis, Excel mostrar el
nmero como -100.
11.2. FUNCIN AUTOCOMPLETAR

Excel permite autocompletar textos ingresados en una lista. En el siguiente grfico, en una
lista de reas, al pulsar la letra C en la celda A13, Excel Autocontemplar el ingreso con la
palabra Contabilidad que ya existe en lneas ms arriba (C11).
Al pulsar la letra C el autocompletar rellena el texto con Contabilidad que, previamente, fue
escrito.
11.3. EDICIN DE DATOS

Consiste en recuperar la informacin de una celda para posterior modificacin.
Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el grfico a la celda A1.
Pulsar la tecla F2 o haga clic sobre la celda o haga clic en la barra de frmulas.
Luego de hacer las correcciones del caso pulsar nuevamente Enter.
155 Informtica I
11.3.1. Desplazamiento en la hoja clculo
Tabla: Uso de teclas para desplazar el indicador de celda
Si usted pulsa Excel desplazar el indicador a

Flecha arriba / abajo Fila anterior / siguiente
Fecha izquierda / derecha Columna anterior / siguiente
TAB / Shift TAB Pantalla derecha / izquierda
Re Pg / Av Pg Pantalla arriba / abajo
Ctrl + Av Pg / Re Pg Hoja siguiente / Hoja anterior
F5 celda Permite ir a la celda especificada
Ctrl + Inicio Va a la primera celda de su rango
Ctrl + Fin Va a la ltima celda de su rango
Fin + Flecha derecha / Izquierda Va a la primera/ltima celda con conte-
nido de la fila
Fin + Flecha arriba / abajo Va a la primera/ltima celda con conte-
nido de la columna
11.4. RELLENAR SERIES

11.4.1. Usando el controlador de relleno
El puntero del mouse permite ingresar, de forma rpida y sencilla, valores a nuestras celdas.
As, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que seale en una celda o un rango
de celdas.
La figura muestra cmo cambia el puntero del mouse:
Seleccionar, cuando se Cuadro de relleno, cuan- Modo Mover, cuando

seala al centro de la do se seala a la esquina se seala alguno de
celda. inferior izquierda. los bordes.
Para probar estos casos, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla.
Datos ingresados en la Hoja1
Unidad III 156

Seleccin:
Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo
Seleccin . Para que el puntero cambie a modo seleccin.
Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2)
Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .
Puntero del mouse en modo de Seleccin
Para seleccionar toda la hoja, se hace clic en la esquina superior izquierda de la hoja (como
se indica)
Botn seleccin de
Para seleccionar rangos de Celdas, bastar con presionar la tecla CTRL, mientras selecciona
otro rango.
Para seleccionar filas y columnas completas, se hace clic en el encabezado de columna
157 Informtica I
Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el
final.
Si desea ingresar un mismo valor en el rango seleccionado, escriba el valor y pulse las te-
clas CTRL + ENTER.
11.5. USO DEL CUADRO DE RELLENO

11.5.1. Copiar, generar series y generar listas
El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La
copia o generacin de series y listas dependen del contenido de la celda que se usa como
origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno, se copiar el
contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo: A001 Nota1) se crear una
serie.
Procedimiento:
1. Haga clic en la celda
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el smbolo
Arrastre el cuadro
de relleno
Unidad III 158

Cuadro de relleno con el puntero del mouse. Despus del arrastre se genera la serie cdi-
gos. Si el contenido de una celda es un nmero o un texto, podr COPIAR.
Arrastre el cuadro
de relleno
Copiar celdas usando el cuadro de relleno. Despus del arrastre se copia el contenido de la
celda.
11.5.1.1. Generar series
Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:
Resultado despus de realizar la actividad.
11.5.2. Opciones de Autorrelleno
Para hacer ms fcil el ingreso de datos Excel muestra, al hacer los arrastres de una celda,
una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada opciones de Autorrelleno.
cono de un Smart Tags de Opciones de Autorrelleno
As, escriba en una celda el nmero 1, luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal
como en la figura:
Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno, podemos realizar acciones adicionales.
159 Informtica I
Usted puede controlar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que
se muestra al terminar el arrastre permite en lugar de copiar, generar la serie o solo copiar
el contenido (sin el formato). En el ejemplo, de la siguiente hoja, se muestra el texto Ventas
en cursiva y al centro.
Haga clic en Aceptar
Observe que se ha generado la serie sin necesidad de ningn arrastre.

Puede generar series cronolgicas, en este caso tendr que seleccionar el rango de celdas
a rellenar y elegir el tipo de relleno: Fecha, da laborable, Mes y Ao.
11.5.3. Editar datos y revisar hojas de clculo
Insertar Columna Editar datos
Insertar fila
Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de clculo, mientras las
est utilizando.
Unidad III 160

Hgalo Ud. mismo:
INGRESO Y EDICIN DE DATOS

Escribir datos
Para ingresar datos a una celda :
1. Lleva el indicador a una celda donde se desea ingresar la informacin.
2. Escriba el dato correspondiente. Para nuestro ejemplo, escriba la siguiente tabla (use
ENTER para cada entrada de datos).
Al pulsar ENTER, el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este compor-
tamiento logrando, por ejemplo, que al pulsar ENTER el indicador se desplace a la derecha.
Para cambiar:
1. Haga clic en la opcin de Archivo y elija Opciones.
2. Elija la ficha Avanzadas y cambie el cuadro Direccin de acuerdo a:
3. Ahora en la celda B3, escriba Lima y presione ENTER. Observe el desplazamiento del
indicador de celdas.
4. Complete la tabla con los siguientes datos (recuerde que debe pulsar ENTER para cada
entrada).
5. Restablezca la direccin del ENTER hacia abajo.
ESCRIBIR DOS LNEAS EN UNA FILA

Una celda puede contener dos lneas como parte de su contenido, logrando efectos como
los como los mostrados a continuacin.
Para lograr este efecto:

En la Hoja2, lleve el curso a la celda A1.
Escriba el texto Nro y presione ALT + ENTER.
Escriba Orden y pulse ENTER para finalizar.
161 Informtica I
En la celda A5, realice el procedimiento para tener el texto tal como se muestra en la ima-
gen:
FUNCIN AUTOCONTEMPLAR
Excel permite autocontemplar textos ingresados en una lista. En el grfico de abajo, en una
lista de reas, al pulsar la letra V en la celda A8, Excel autocompleta el ingreso con la pala-
bra Ventas que ya existe lneas ms arriba C5.
EDICIN DE DATOS
Consiste en editar la informacin de una celda.
1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el grfico a la celda A1 de la Hoja1.
2. Pulsa la tecla F2, haga doble clic sobre celda o haga clic en la barra de frmulas.
3. El cursor se muestra en la parte final del texto. Cambie el nombre de la empresa por
Importaciones A & G Aceros SAC y presione ENTER.
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO

En estos ejercicios se ver las distintas formas de desplazarnos a travs de una tabla de
Excel.
1. Abra un nuevo libro y renmbrelo por Listas.xlsx en la Hoja1 escribe:
Unidad III 162

2. Haga clic en la celda A5, realice cada uno de los procedimientos sugeridos y anote el
resultado:
Si usted pulsa Excel desplazar el indicador a

Flecha arriba / abajo
Fecha izquierda / derecha
TAB / Shift TAB
Re Pg / Av Pg
Ctrl + Av Pg / Re Pg
F5 A210
Haga clic en la celda A5 de la hoja1 y pre-
sione las teclas que se solicitan:
Ctrl + Inicio
Ctrl + Fin
Fin + Flecha derecha / Izquierda
Fin + Flecha arriba / abajo
3. Guarde y cierre el libro.
RELLENAR SERIES
Usando el controlador de relleno

El puntero del mouse permite ingresar en forma rpida y sencilla valores a nuestras celdas.
As, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que seale en una celda o un rango
de celdas.
163 Informtica I
La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse
Seleccionar, cuando se se- Cuadro de relleno, cuando Modo Mover, cuando

ala al centro de la celda se seala a la esquina infe- se seala alguno de los
rior izquierda bordes
Seleccin.
1. En un libro nuevo, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla:
Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en
modo Seleccin . Para que el puntero cambie a modo de seleccin.
2. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2).
3. Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .
4. Para seleccionar rango de celdas
Haga un arrastre
desde aqu...
Para seleccionar
rangos separados
use la tecla Ctrl y
realice el arrastre
Hasta aqu...
o para seleccionar filas y columnas completas
Haga clic sobre

los encabezados
de las filas o de
las columnas
Unidad III 164

Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el
final.
Copiar, generar series y generar listas
El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La
copia o generacin de series y listas depende del contenido de la celda que se usa como
origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el
contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 , Nota1) se crear una
serie.
Para generar una serie:
1. Haga clic en la celda A3
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el smbolo + realice un arrastre
Despus del arrastre
Si el contenido de una celda es un nmero o un texto, podr COPIAR
Despus del arrastre
Opciones de autorrelleno
Para ser ms fcil el relleno de datos, Excel muestra, al hacer el arrastre del
cuadro de relleno, una etiqueta inteligente (Smart Tage) llamada Opciones de
Autorrelleno.
1. En la Hoja2, escriba el nmero 1

2. Luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:
165 Informtica I
Despus del arrastre
3. Elija la opcin Serie de relleno. Observe el resultado en la imagen de arriba Qu se

genera ahora?
4. Escriba el texto Aula 1001 y realice un arrastre Qu sucede si en la etiqueta inteligente
elije la opcin Copiar celdas?
5. Escriba en una celda 27-mar y realice un arrastre
Qu opciones se muestran en la etiqueta inteligente?
Listas
Con el cuadro de relleno, podr tambin generar listas predefinidas. Para usar una lis:
1. En una celda escriba Enero y realice un arrastre.
2. Observe el resultado
Arrastre
3. En otra celda, escriba el texto lunes y luego haga el arrastre correspondiente. Cul es
el resultado?
4. En otra celda escriba Nov y realice un arrastre. Cul es el resultado?
5. En otra celda escriba Azul y realice el arrastre. Por qu no se genera una lista de colo-
res?
Ingreso de datos a un rango
Puede ingresar datos a un rango, siguiendo estos pasos:

1. En una hoja de Excel, seleccione un rango de celdas, para nuestro caso, seleccione el
rango B5:C15
2. Escriba un texto como contenido, en nuestro caso escriba Excel 2010.
3. Presione Ctrl + Enter. Cul es el resultado?
Unidad III 166

CASOS DE APLICACIN
En una hoja de Excel, escriba la siguiente tabla:
Luego use las distintas opciones de relleno para que las columnas Nro., Cdigo, Especia-
lidad y Fecha de cierre se muestren como la figura:
Guarde y cierre el libro.
167 Informtica I
11.6. FORMATOS
Excel permite darle distintos formatos a nuestros datos, para poder presentarlos mejor. Al-
gunos de esos formatos son similares al procesador de textos Word y otros son especficos
de este programa. Veamos el siguiente ejemplo:
Todas las opciones para trabajar con formato en Excel se encuentran en los distintos grupos
de la ficha Inicio.
1 2 3 4 5 6
1. En el grupo portapapeles:
Encontramos la herramienta Copiar formato que nos permite copiar solamente el conjunto
de formatos que hayamos aplicado a una celda, en otra diferente. Este comando copiar
solo los formatos, no el contenido de la celda. Para copiar el formato debemos:
I. Seleccionar la celda que contiene el conjunto de formatos que queremos aplicar en otra
II. Hacer clic en Copiar formato
III. El puntero del mouse adoptar la forma de un pincel. Hacemos un clic sobre la celda
nueva.
2. Grupo fuente:
En este grupo se encuentran todas las herramientas necesarias para cambiar el tipo y ta-
mao de letra, aplicarle negrita, cursiva o subrayado y color de la letra. Tambin encon-
tramos los comandos para aplicar relleno de color a la celda, aplicarle bordes y Aumentar
tamao y Disminuir tamao, que nos permitirn modificar el tamao de la fuente.
3. Grupo alineacin:
En este grupo encontramos los comandos necesarios para ajustar la alineacin del conteni-
do, dentro de una celda o rango de celdas.
Unidad III 168

Tambin podemos modificar la orientacin del texto dentro de la celda o rango de celdas:
Tambin encontramos dos herramientas muy tiles para ajustar texto de titulares o enca-
bezados de planillas:
Combinar y centrar: las celdas C3; D3, E3 y F3 se combinaron formando una sola, y el
texto qued centrado.
169 Informtica I
Ajustar texto: cuando el contenido de una celda sobrepasa el ancho de la misma, po-
demos hacer ms ancha la columna o podemos mantener el ancho predeterminado y
hacer que ese contenido se ajuste a ese ancho.
4. Grupo nmero:
En este grupo encontramos todas las opciones para dar formatos a los nmeros:
Unidad III 170

Por ejemplo:
Tambin, dentro de este grupo, encontramos dos herramientas para controlar la cantidad
de decimales con la que presentaremos un nmero:
Aumentar decimales Disminuir decimales
5. Grupo estilos:
Desde este grupo, podemos aplicar diferentes conjuntos de formatos:
Formato condicional: aplica un conjunto de formatos que dependern del contenido de la

celda (lo veremos en un apartado siguiente).
171 Informtica I
Dar formato como tabla: nos permite aplicar rpidamente un conjunto de formatos prede-
terminados a toda una planilla. Por ejemplo:
Estilos de celdas: aplica un conjunto de formatos predeterminados a una celda o a un rango

de celdas seleccionado.
6. Grupo celdas:
Encontramos el men Formato que nos permite modificar, entre otras cosas, el alto de una
fila o el ancho de una columna.
Unidad III 172

Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a Inicio/Modificar, y des-
plegamos el men Borrar para elegir la opcin Borrar formatos.
Tambin podemos acceder a las opciones de formato y a otras opciones que no estn visi-
bles en la cinta de opciones desde el iniciador de cuadro de dilogo de los grupos fuente,
alineacin o nmero. Este indicador es un punto que aparece en la esquina inferior derecha
de cada uno de estos grupos y nos permite acceder al cuadro de dilogo formato de celdas.
Desde las diferentes solapas de este cuadro de dilogo, podemos acceder a los diferentes
comandos para aplicar formatos.
7. Formato condicional
Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condi-

cin (o criterio). Si se cumple esa condicin, el rango de celdas tendr el formato indicado;
si la condicin no se cumple, el rango de celdas no tendr ese formato. Veamos el siguiente
ejemplo:
173 Informtica I
En este caso, quisimos destacar a los alumnos que no han aprobado, obteniendo un pro-
medio menor a 4. El formato condicional se utiliza para destacar datos especficos en una
planilla de clculo, para facilitar la lectura e interpretacin de los mismos. Para aplicar un
formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango
y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el men Formato condicional.
Excel 2010 posee muchas opciones de formato condicional, algunas muy sencillas (como la
del ejemplo) y otras ms complejas. Por cuestiones de tiempo, veremos algunas de ellas a
travs de ejercicios concretos.
Unidad III 174

Hgalo Ud. mismo
EJERCICIOS DE FORMATOS
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro.
Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio.
Guarde en su carpeta como FORMATOS.
Ejercicio
RECUERDE QUE DEBE ESCRIBIR LOS NMEROS SIN EL SEPARADOR DE MILES. SOLO SE INGRE-
SA EL PUNTO DE LA TECLA SUPR DE LA CALCULADORA, SI DEBE INGRESAR DECIMALES.
1. Al rango de celdas B1:E1, aplicarle:

a) Combinar y centrar
b) Fuente Arial, tamao 14, negrita, cursiva
c) Color de fuente: Azul, nfasis 1, Oscuro 50%
d) Bordes/Todos los bordes
2. A la fila de ttulos A2:G2, aplicarle

a) Fuente en negrita
b) Alineacin Centrar y Alinear en el medio
c) Ajustar texto
d) Relleno de color Azul, nfasis 1, Claro 40%
3. Alinear a la derecha la palabra Totales y colocarla en negrita y cursiva

a) Al rango de celdas A2:G10, aplicarle bordes (debe desplegar el men Bordes/ms
bordes):
b) Contorno doble de color verde b) Interior punteado de color verde
ACLARACIN: PARA MARCAR BORDES CON ESTILOS ESPECFICOS, PRIMERO SE DEBEN SELEC-
CIONAR LOS ESTILOS Y LUEGO PRESIONAR CONTORNO O INTERIOR, SEGN CORRESPON-
DA. SI NO APARECE EN LA VISTA PREVIA, NO SE APLICAR EN LA HOJA.
175 Informtica I
4. Calcular los totales por columna

5. Calcular los totales anuales (por fila)
6. La columna porcentaje se calcula dividiendo cada celda del anual por el total obtenido en
la celda F10 (esta ltima con referencia absoluta) por ejemplo: =F3/$F$10)
7. Colocar los resultados obtenidos en la columna Porcentajes en formato Porcentaje
8. Colocar el resto de los nmeros en formato moneda, con 2 decimales
Ejercicio
RECUERDE QUE LOS NMEROS SE INGRESAN SIN EL SEPARADOR DE MILES
1. Copie los datos del ejemplo

2. Complete la columna N. de vend. Utilizando el controlador de relleno + la tecla Ctrl
3. Seleccione la fila de ttulos y aplquele:
a) Ajustar texto
b) Centrar
c) Alinear en el medio
4. Coloque los valores en formato Moneda
5. Seleccione todo el rango y vaya a Inicio/Estilos/Dar formato como tabla. Elija algn for-
mato de la galera.
6. Aparecer la ventana:
Presione Aceptar
7. En la cinta de opciones aparecer la ficha herramientas de tabla, con sus grupos y co-
mandos. Como no nos interesa trabajar con una tabla (solo queramos sus formatos;
ms adelante veremos qu es una tabla para Excel y cmo utilizarlas), vamos a hacer un
clic en convertir en rango:
Unidad III 176

Ejercicio
1. Repita los pasos 1 a 4 del ejercicio anterior
AYUDITA: PUEDE COPIAR LA PLANILLA CON LOS FORMATOS APLICADOS, Y LUEGO VAYA A
INICIO/MODIFICAR/BORRAR/BORRAR FORMATOS.
2. Seleccione la fila de ttulos, vaya a Inicio/Estilos/Estilos de celda y seleccione nfasis 6.

Mejore aplicando negrita.
3. Seleccione los datos de la planilla, vaya a Inicio/Estilos/Estilos de celda y seleccione
Neutral.
EJERCICIOS DE FORMATO CONDICIONAL
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro.
Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio
Guarde en su carpeta como FORMATO CONDICIONAL.
Ejercicio
177 Informtica I
1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea igual al
modelo.
2. Para aplicar el formato condicional a los promedios:
a) Seleccione los promedios
b) Vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opcin Resaltar reglas de celdas
>> Es menor que
c) En el cuadro de texto escriba 4, y seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro
Ejercicio
1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea igual al
modelo. La columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE se obtiene sumando los datos del
rango de celdas correspondiente.
2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE y vaya a Inicio/
Estilos/Formato condicional y elija la opcin Barras de datos/Barra de datos naranja.
3. El resultado ser similar al de un grfico de barras, que muestra con distintas intensida-
des de color y la proporcin entre los distintos valores.
Ejercicio
1. Copie la planilla del ejercicio anterior

2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el ttulo) y
vaya a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos.
3. Con este mismo rango seleccionado, vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la
opcin Escalas de color/Escala de colores verde, amarillo y rojo.
4. El resultado ser que, tomando el cdigo universal de los colores del semforo, destacar
en verde a los nmeros mayores, en amarillo a los intermedios y en rojo a los menores.
PRUEBE A CAMBIAR LOS VALORES NUMRICOS Y VER CMO SE MODIFICAN AUTOMTICA-

MENTE LOS COLORES.
Ejercicio
1. Copie la planilla del ejercicio anterior.

2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el ttulo) y
vaya a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos.
3. Con este mismo rango seleccionado, vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la
opcin Conjunto de conos. Seleccione alguno de los modelos propuestos.
Unidad III 178

12
(Lucas 10,2)
REFERENCIAS
A CELDAS
En esta sesin se aprender cmo las referencias relativas,

absolutas y mixtas y sirven para encontrar datos fidedignos.
12.1. TIPOS DE REFERENCIAS
2
1. Las referencias de celdas relativas cambian cuando la frmula se copia en toda una
columna o en toda una fila. En el ejemplo, la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en
otra, las referencias relativas se cambian de C4 a C5 y a C6.
2. Las referencias de celdas absolutas permanecen iguales cuando la frmula se copia. Las
referencias absolutas tienen signos de dlar ($) como esta: $D$9. Como se muestra en
la imagen, cuando la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de
celdas absoluta permanece como $D$9.
3. Las referencias de celdas mixtas tienen bien una columna absoluta y una
fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo,
$A1 es una referencia mixta y se copia de una fila en otra, la referencia
absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.
el Complemento Asistente para sumas condicionales no est incluido?

En versiones anteriores de Excel, se poda usar el Asistente para sumas condicionales
para escribir frmulas y calcular las sumas de valores que cumplan condiciones espe-
Sabas cficas. Esta funcionalidad se ha reemplazado con el Asistente para funciones y varias
QUE?
funciones ms nuevas, como las funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.
Las frmulas que gener este asistente continuarn funcionando en Excel 2010.
179 Informtica I
12.2. REFERENCIAS RELATIVAS

Si se mueve una frmula, las referencias absolutas no cambiarn. Si se copia una frmula,
las referencias de celda cambiarn. Por ejemplo, se tiene una frmula en la celda F2. Con un
arrastre, copie la frmula a las dems filas.
Al copiar la frmula, la referencia de las celdas cambia
Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan
en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el ejemplo anterior,
la celda F2 contiene la frmula =B2*E2, al copiarse las frmulas a las celdas inferiores las
referencias cambiarn dependiendo de la fila o columna en la que se copia.
Veamos otro ejemplo:
SADRAC
Hoja Pagos
1. Seleccione la celda D4, sumar las columnas del Turno 1 y Turno 2. La frmula ser:
=B4+C4
2. Arrastre el cuadro de relleno para copiar la frmula a las otras filas.
SADRAC
Hoja con resultados de celdas relativas
Si usted revisa cada frmula, la referencia de celdas cambia.
Unidad III 180

12.3. REFERENCIAS ABSOLUTAS
En el caso de las referencias absolutas, la direccin de esta no cambiar y se mantendr fija;

as se copie la frmula, esta siempre sealar la misma celda. Para lograr que una celda sea
absoluta, debe escribir la direccin de dicha celda con el formato de $Columna$Fila.
Por ejemplo, $B$10 $G$5 son consideradas referencias absolutas.
Veamos un ejemplo:
1. El Monto Total, se obtiene con multiplicar el Total de Alumnos por el Pago Pensin. La
frmula propuesta =D4*B2.
SADRAC
2. Si copia dicha frmula a las dems filas se genera un error
Al copiar la frmula se muestran valores errados
3. Al copiar la frmula, la direccin de las celdas cambian, ya que la referencia es relativa,

sin embargo, la formula debe multiplicarse siempre por el Pago Pensin.
SADRAC
Hoja con celdas Absolutas
Para mantener fijo la celda B2, se aplica celdas absolutas, de la siguiente forma: =D4*$B$2
Al copiar la frmula a las dems filas, todas las frmulas conservan la referencia de la celda
$B$3. Observe la figura de la siguiente pgina.
181 Informtica I
SADRAC
Hoja de Celdas Absolutas
Las referencias Absolutas no cambian
Veamos otro ejemplo, en la hoja Proyeccin se pide incrementar mensualmente los Ingre-
sos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3).
Hoja Proyeccin
La frmula para calcular el incremento en Febrero ser: =B4+(B4*$B$2)
Hoja Proyeccin resuelta
Al usar referencias se podr realizar anlisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si
modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas relacionadas
cambian sin necesidad de volver a escribir la frmula.
Otra forma de escribir una referencia absoluta es escribir la frmula en forma normal y
sobre la celda que desea usar como referencia absoluta pulse la tecla F4. Esta celda inserta
los smbolos $ a la celda.
Unidad III 182

12.4. REFERENCIAS MIXTAS
Es importante observar que cuando se aplica referencias mixtas, la ubicacin del smbolo $,
define dos tipos de referencias mixtas.
Columna$Fila
Referencia Mixta (relativa en columna y absoluta en la fila) Ejemplo : C$1
Frmula: =B4*C$1
En esta frmula se obtiene el IGV donde cada uno de los totales es multiplicado por la celda
C1, por lo tanto C1 no debe cambiar, debe ser absoluto solo en la fila. La celda C$1 al ser
copiado hacia abajo, se mantiene por ser absoluta en la fila.
$ColumnaFila
Referencia Mixta (absoluta en la columna y relativa en fila) Ejemplo $B2
Frmula : =B4*$B2
En este caso la comisin es el 15% de cada ingreso mensual, por lo tanto la celda B2 no
debe cambiar al multiplicar por cada mes, $B2 hace que sea la columna absoluta al copiarse
hacia la derecha.
Caso
Hoja de Produccin
183 Informtica I
Se quiere calcular la proyeccin mensual de la produccin para los meses de Febrero, Marzo
y Abril, considerando los porcentajes de la tabla de porcentajes. Evale la siguiente frmu-
la: =B6+B6*B$3
Frmula con referencias mixtas
12.5. RANGOS
Los nombres de rangos se asignan a rangos previamente seleccionados y pueden ser usados
en frmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro o incluso desde otro libro (en
este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las referencias de rango son como A5:A20
o B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A5:A5.
As las siguientes frmulas podran ser vlidas:
=Neto * 10%
=Monto + Retencin
Neto, Monto y Retencin se refieren a nombres de celda.
Usando nombres de rango se hace ms sencillo el ingreso de frmulas con celdas absolutas
o mixtas.
Ejemplo
En lugar de expresar la frmula: =B4*C$1
Expresamos ahora lo siguiente: =B4*IGV, donde IGV es el nombre de la celda C1
Hoja con nombre de celda IGV
Unidad III 184

Note que el nombre IGV se mantiene en todas las celdas, sin importar la referencia relativa,
mixta o absoluta.
Inclusive para ciertos aspectos es ms transparente la frmula ya que el nombre se crea
de acuerdo a la frmula, sin embargo, el uso de nombres de rango no es la nica solucin,
es una ventaja cuando se refiere a referencias absolutas, pero para celdas con referencia
mixta, ser necesario aplicar el smbolo $.
12.6. CREAR NOMBRES DE RANGO
Cuadro de Nombres de la barra de frmulas
En los siguientes ejemplos se detallar las formas de crear nombres de Rango. Los nombres
de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco.
1. Seleccione el rango (en nuestro caso las celdas B3:C5 de la siguiente figura).
2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba un nombre, para nuestro ejemplo ser Ta-
bla, termine el ingreso con ENTER.
Hoja con el nombre tabla al rango B3:C5
Definir nombres
Hay otra forma de definir un nombre, para ello procederemos de la siguiente foma:
1. Seleccione el rango a nombrar
2. En la ficha Frmula, haga clic en Asignar nombre de un rango
3. Elija Definir Nombre
A continuacin se mostrar la ventana de nombres
Ventana de Definir Nombre
185 Informtica I
Usar rtulos para crear nombres:
Puede usar los ttulos de sus filas o columnas para crear nombres de rango.
Hoja de nombres
Procedimiento
1. Seleccione el rango A5:E10

2. En la ficha Frmulas, en el
grupo de comandos Nombres
definidos
3. Activar las casillas de Fila superior y de columna izquierda (por defecto ya estn activa-
das).
4. Aceptar
En ejemplo, Excel crear 9 nombres de rango, linea1, Linea2, , Linea5 y nombres Enero,
febrero, Marzo y Abril.
Usar rtulos de columnas para crear nombres
1. Seleccione su rango. Incluya la columna de la izquierda. (E3:F6)

2. En la ficha Frmulas, en el grupo de comandos Nombres definidos, Crear desde la se-
leccin.
3. En esta ventana active la casilla Columna Izquierda.
Unidad III 186

Ttulos de columna usados como nombres de rango
En el ejemplo, Excel crear los siguientes nombres Material, Break, Costo y Ticket.
Ver los nombres de los rangos
Si desea conocer qu nombres hieren de rangos que se han definido, puede usar algunas
de las siguientes herramientas:
Haga clic en el Cuadro de nombres
Se desplegar una lista con todos los nombres de rangos asignados
Al usar el cuadro de Nombres, se muestra los nombres de rangos definidos.

Si hace clic en alguno de los nombres, Excel seleccionar dicho rango.
El uso de la tecla F3 hace que se muestre la lista de nombres de un libro.
12.7. ADMINISTRADOR DE NOMBRES

Para cambiar el rango de un nombre definido, es decir, seleccionar ms celdas para un
rango o no incluir algunas, se resuelve en la ventana Definir Nombre, para esto realice el
siguiente procedimiento.
1. En la ficha Frmulas, ubique el grupo Nombres definidos.
187 Informtica I
2. Seleccione Administrador de nombres.
3. Haga clic en Aceptar.
12.8. ELIMINAR NOMBRES DE RANGO
Desde la ventana Definir usted podr eliminar nombres de rangos. Para ingresar a esta
ventana.
1. En la ficha Frmulas, ubique el grupo Nombres definidos.
2. Seleccione Administrador de nombres.
3. Se mostrar la ventana de Administrador de nombres, luego seleccione un nombre de
rango a eliminar.
4. Pulse el botn Eliminar.
Unidad III 188

Si usted elimina un nombre de rango, debe considerar que las frmulas y funciones que
dichos nombres hacan uso se mostrarn con errores de referencia.
Es importante recordar que los nombres se pueden usar en cualquier hoja del mismo libro.
189 Informtica I
Hgalo Ud. mismo!
REFERENCIA DE CELDAS
Referencias relativas
En todas las frmulas que se han planteado, se usan este tipo de referencia
Veamos un ejemplo:
1. Abra un archivo Nuevo libro y gurdelo como Referencias.

2. Vaya a la Hoja1 renombre como Lectura y escriba:
3. Nos piden calcular el Consumo Mensual, que es una diferencia de Lecturas.

4. As, vaya a la celda E6 y escriba la frmula: =D6-C6.
5. Luego, usando el cuadro de relleno, copie esta frmula a las dems celdas.
6. Vaya a cada una de las celdas y vea que la frmula original cambi, ahora en cada fila,
se trabajan con las celdas correspondientes.
Unidad III 190

A este tipo de celdas de una frmula se llama Referencias relativas. Veamos otro ejemplo:
1. Haga clic en la Hoja2 y renombre como Pagos y escriba:
2. Para obtener el Total de alumnos, se debe sumar los alumnos del Turno1 y Turno2.
La frmula ser:
= B6 + C6
3. Arrastre el cuadro de relleno para copiar la frmula a las otras filas.
4. Note que al copiarse la referencia de las celdas cambia de acuerdo al rastre empleado.
Referencias Absolutas
En el caso de las referencias absolutas, la direccin de esta no cambiar y se mantendr

fija, as si copia la frmula, esta siempre sealar la misma celda. Para lograr que una celda
sea absoluta, debe escribir la direccin de dicha celda con el formato de $Columna$Fila. Por
ejemplo: $B$10 $G$5 son consideradas referencias absolutas.
Veamos un ejemplo:
1. Haga clic en la hoja Lecturas.

2. Para calcular el Monte de consumo se debe multiplicar el Consumo mensual (E6) por el
Costo Kw (F2). La frmula ser:
=E6*F2
191 Informtica I
3. Si copia la frmula a las dems filas, algunas de ellas muestran error ya que la direccin
de las celdas cambian por su referencia relativa.
4. En el segundo grfico, vea cmo la referencia a la celda F2 (Costo Kw) cambi a F3, F4,
etc. La celda F2 debe conservar la direccin, ya que toda los Consumos se deben multi-
plicar por la misma celda.
5. En este caso, es necesario usar la referencia absoluta. Para crear una referencia absoluta
a la celda F2, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin.
6. Al copiar la frmula a las dems filas, todas las frmulas conservan la referencia de la
celda $F$2. Observe la figura de la siguiente pgina:
Unidad III 192

7. Veamos otro ejemplo, en la hoja Pagos, para calcular el Monto Total, se debe multiplicar
el Total de Alumnos por el Pago Pensin. La frmula propuesta
=D6 * $B$3
Por qu la celda $B$3 debe ser absoluta?

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________________________________________
El resultado debe ser como:
Cul es el Monto total del curso de Windows si el Pago de Pensin (celda B3) se incrementa
a 210?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________________________________________
8. Veamos otro ejemplo. En la Hoja3 renombrar con Proyeccin y escribir:
193 Informtica I
9. Se pide incrementar mensualmente los Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un

8% (celda C3). La frmula para calcular el incremento en Febrero ser:
= B6 + (B6 * $C$3)
Copie la frmula y observe el resultado. Su tabla debe quedar como:
10. Al usar referencias se podrn realizar anlisis usando distintos escenarios, por ejemplo,
si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe todas cmo las celdas relacio-
nadas cambian sin necesidad de volver a escribir la frmula. As podr simular y probar
diversos porcentajes de crecimiento
Cambie el porcentaje al 15% Cul es el valor de Junio?

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_____________________________________________________
Cambie el porcentaje al 25% Cul es el valor de Junio?

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_____________________________________________________
Qu porcentaje logra que en el mes de junio se obtenga como Produccin 25000?

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_____________________________________________________
12.9. BASE DE DATOS
La base de datos es un conjunto de informacin relacionada a un tema o temas especficos.

En nuestro trabajo cotidiano, siempre trabajaremos con datos relacionados con importes,
entonces, es muy importante saber registrar, almacenar, procesar y presentar adecuada-
mente esta informacin, y el Excel con sus herramientas nos permite realizar correctamen-
te nuestro trabajo en forma rpida y exacta.
Veamos el siguiente caso:
Supongamos que somos los encargados del control de los gastos menores mensuales en
Unidad III 194

una empresa, esta tiene una sucursal y varios conceptos de gastos, entonces tenemos que
disear una tabla en Excel para poder registrar nuestra informacin.
Ya tenemos el diseo donde guardaremos la informacin, agreguemos entonces algunos

datos.
1. Listas
Imaginemos que solo vamos a trabajar con 3 conceptos de gastos: Movilidad, Viticos y
tiles, y dos centros que son: Principal y Sucursal. Como podrn ver estos datos siempre
se repetirn en la tabla y cada momento que registremos un gasto tendremos que digitar
estos conceptos, volvindose muy trabajoso el registro, pero el Excel nos permite abreviar
este proceso con la ayuda de Listas.
El primer paso ser ubicarnos en la misma hoja, en la celda G3 y copiar la siguiente infor-
macin para crear las listas.
El siguiente paso ser la creacin de las listas:

Primero nos ubicamos en la celda B8, luego seleccionamos en el men la opcin Datos y
dentro de esta Validacin de datos, como muestra el grfico lneas a bajo.
195 Informtica I
Inmediatamente se mostrar un cuadro de dilogo. En ese cuadro seleccionaremos la op-

cin Permitir: Lista como se muestra en el grfico siguiente:
El siguiente paso, una vez seleccionado la opcin Lista, ser ubicar el rango en la hoja de
Excel, donde se encuentran los datos para nuestra lista, para esto debemos dar un clic en la
opcin Origen (inmediatamente se minimizar el cuadro de dilogo) y luego procederemos
a seleccionar el rango (G4:G6) como se nos muestra en los siguientes grficos.
Unidad III 196

Luego de seleccionar el rango, daremos un clic en la opcin Origen: (se mostrar el cuadro
de dilogo completo).
Y por ltimo daremos un clic en el botn Aceptar y veremos cmo quedo nuestra primera
lista.
Esta lista nos facilitar el proceso de registro de la informacin de gastos, pero falta la si-
guiente lista, que es la de Sede, repita entonces el mismo proceso y cree la lista para Sede,
no se olvide que primero debe ubicarse en la celda donde quiere crear la lista, en este caso,
en la celda C8. Muy bien, empiece y veamos cmo le queda.
Bueno, despus de un tiempo prudencial la siguiente lista debe quedarle de la siguiente
forma. Como se muestra en el siguiente grfico.
197 Informtica I
2. Validacin
Imaginemos que nosotros como encargados de gastos menores, solo estamos autorizados
para realizar y registrar desembolsos menores o iguales a S/. 50.00, entonces en nuestra
columna de Importe no podemos registrar cifras superiores a 50, ahora, para poder cumplir
este requerimiento Excel nos puede ayudar de la siguiente forma:
Primero, nos ubicamos en la celda D8, luego en el men elegimos la opcin Datos y dentro
de esta Validacin de datos, como nos muestra el grfico siguiente:
Luego aparecer una ventana, ah seleccionaremos la opcin Permitir: Decimal, de la lista

desplegable como se ve en el grfico siguiente:
Luego se muestra tres cuadros de texto: Datos, Mnimo y Mximo, en el cuadro Datos: de-
jaremos la opcin entre, luego, nos ubicamos en el cuadro Mnimo: y registramos 0, luego
en el cuadro Mximo: y registramos 50, tal y como se muestra a continuacin, con esto
indicamos que en la celda D8, solo se pueden ingresar datos entre 0 y 50.
Unidad III 198

Inmediatamente pasamos a la segunda vieta

que dice Mensaje de error, ah nos ubicamos
en el cuadro de texto Ttulo: y registramos
Importe, luego nos ubicamos en el cuadro
Mensaje de error: y registramos Ingresar im-
portes entre 0 y 50 y damos clic en el botn
Aceptar.
Ahora en la celda D8, ingresen 51 y den EN-

TER, vern que saldr un mensaje indicndo-
les qu importe pueden ingresar en esa celda,
este proceso es Validar la informacin que se
ingresa.
Ahora registraremos ms informacin utilizando nuestras listas y la validacin de ingreso

de importes, pero antes, copiaremos las celdas desde B8 hasta D8, 10 filas hacia abajo, una
vez copiado, ingresamos la siguiente informacin:
199 Informtica I
3. Filtros
Ahora, procesaremos la informacin que tenemos, primero, deseamos saber cuanto se ha

gastado por concepto de Movilidad en el mes 1.
Para poder obtener esta informacin que se nos solicita, vamos a recurrir a una herramien-
ta del Excel, que se llama Filtro, esta herramienta nos ayuda a seleccionar de toda la data
que tenemos, solo la que cumple con los requerimientos pedidos.
Primero, seleccionamos las celdas A3 hasta D3, que viene a ser el encabezado de nuestra
base de datos.
Inmediatamente vamos al men Datos y dentro de este seleccionamos Filtro y dentro de

este Autofiltro.
El encabezado de nuestra base de datos quedar de la siguiente manera:
Unidad III 200

El siguiente paso ser filtrar la informacin, recordemos que solo queremos los gastos de
Movilidad del mes 1, entonces daremos clic en el botn de la columna Mes, seleccionare-
mos 1 y clic en Aceptar, tal como se muestra a continuacin:
Una vez realizado el proceso, nuestra base de datos quedar solo con la informacin del
mes 1, estamos filtrando la informacin.
Pero an nos falta, nosotros queremos los gastos por Movilidad del mes 1, para tener esta
informacin damos clic en el botn de la columna Detalle y seleccionamos
201 Informtica I
Movilidad como se muestra a continuacin:
Una vez seleccionado Movilidad la informacin quedar de la siguiente forma y podremos

copiarla a otra hoja para preparar un informe o lo que necesitemos hacer:
De esta manera nos ayudan los filtros para llegar a la informacin que deseamos, ahora,
con esta herramienta podemos obtener infinidad de reportes de la misma base de datos.
Cuando queramos regresar a la informacin anterior, simplemente seleccionamos los filtros

que se usaron del ltimo hacia el primero, y dentro del filtro seleccionamos la opcin To-
das, tal como se muestra a continuacin:
Y la informacin retornar como estaba antes y se mostrar as:
O de lo contrario para agilizar las cosas, vamos al men Datos seleccionamos Filtro y dentro
de este Autofiltro:
Unidad III 202

Inmediatamente se quitarn los filtros y la informacin volver a su estado original.
4. Ordenar
Nuestra siguiente tarea ser ordenar nuestra base de datos de la siguiente forma, primero
la ordenaremos por Mes en orden ascendente y luego por Detalle en orden ascendente.
El primer paso ser seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego selec-
cionamos del men la opcin Datos y dentro de esta Ordenar.
Inmediatamente Excel nos mostrar un cuadro de dilogo, en l seleccionamos la primera

opcin que dice Ordenar por y le damos por Mes Ascendente, a continuacin selecciona-
mos Luego por y le damos Detalle Ascendente y por ltimo clic en el botn Aceptar.
203 Informtica I
La informacin se ordenar de la siguiente forma:
Con esta herramienta podemos ordenar nuestra informacin segn nuestros requerimien-
tos, teniendo en cuenta la informacin que se quiera presentar.
5. Subtotales
Ahora supongamos que queremos totalizar la informacin por mes, queremos saber cunto
se gast en total por cada mes.
El Excel nos proporciona una herramienta muy importante para poder realizar esta labor,
que sera muy compleja en una base de datos con gran cantidad de informacin.
El primer paso ser seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego selec-
cionamos del men la opcin Datos y dentro de esta Ordenar.
Luego iremos al men Datos y seleccionaremos la opcin Subtotales.
Inmediatamente se mostrar la siguiente ventana, en esta nos muestra los siguientes cua-
dros de texto: Para cada cambio en: Mes, Usar funcin: Suma y Agregar subtotal a: Importe.
Esto nos indica que la base de datos, se totalizar (sumar) por la columna Importe en cada
mes, ahora clic en el botn Aceptar.
Unidad III 204

Nuestra base de datos quedar de la siguiente forma:
La informacin muestra un Total por mes y un Total general, ahora si queremos resumir la
informacin, lo que podemos hacer es dar un clic en los botones laterales izquierdos y se
ocultar la informacin, quedando de la siguiente forma:
Si queremos volver a ver la informacin, damos clic en los botones laterales y se volver a
mostrar la informacin oculta.
Si queremos quitar el Subtotal, solo tenemos que ubicarnos dentro de la base de datos, dar
clic en el men Datos, dentro de este Subtotales y aparecer esta ventana
205 Informtica I
Luego damos clic en el botn Quitar todos y listo, se restablece la base de datos completa.
Ahora con la misma base de datos, totalizaremos los conceptos de gasto por mes.
Primer paso, seleccionar la base de datos, luego iremos al men Datos y seleccionaremos
la opcin Subtotales:
Luego seleccionaremos las siguientes opciones de los cuadros de texto: Para cada cambio
en: Detalle, Usar funcin: Suma y Agregar subtotal a: Importe y damos clic en el botn
Aceptar.
Unidad III 206

La informacin que se nos mostrar ser la siguiente
Como se aprecia, los gastos estn totalizados por mes.
Esta herramienta es muy til, simplemente tenemos que aprender a utilizarla y adaptarla a
nuestros requerimientos.
207 Informtica I
Hgalo Ud. mismo
Crearemos la plantilla Estado de Cuenta, en la hoja1 Estado de Cuenta, en la hoja2 Compro-

bante y en la hoja3 Nombres.
Esta plantilla nos mostrar el Estado de Cuenta de un determinado cliente o proveedor, a
la fecha actual.
Primero crearemos la hoja Comprobante:
Luego crearemos la hoja Nombres:
Luego crearemos la hoja Estado Cuenta:

Aplicaremos Filtro al encabezado.
Crearemos listas para la columna:
Comprobante (datos de la hoja Comprobante)
Nombre o Razn Social (datos de la hoja Nombres)
Ingresamos los datos que se muestran a continuacin en la imagen.
Unidad III 208

A continuacin seleccionamos a Rpido SAC para ver su estado de cuenta, como se ve a

continuacin.
209 Informtica I
Este cliente tiene varios comprobantes en cartera como se ve, por eso ahora seleccionare-
mos el comprobante 001-0001.
La plantilla nos muestra el saldo pendiente de la Factura 001-0001 por S/. 7,000.00.
Ahora veremos que formulas tenemos que crear en la plantilla.
Celda Formula
D3 =CONCATENAR(Saldo al ,TEXTO(HOY(),dd/mm/yyyy))
E3 =SUBTOTALES(9,F:F)-SUBTOTALES(9,G:G)
Unidad III 210

13
Mi Dios, pues, suplir todo lo que os falta conforme a sus riquezas
en gloria en Cristo Jess. Sesin
(Filipenses 4:19)
FRMULAS
En esta sesin se aprender el uso de las funciones como

herrramienta para obtener resultados exactos para la toma
de decisiones empresariales.
13.1. FRMULAS
Hacer una herramienta eficaz para trabajar con nmeros y para realizar operaciones mate-
mticas, en ocasiones para ello es necesario insertar frmulas. En esta sesin aprender a
sumar, dividir, multiplicar y restar escribiendo frmulas en hojas de clculo de Excel.
Tambin va a aprender a utilizar frmulas sencillas que actualizan automticamente
los resultados, cuando cambian los valores. Si necesita modificar un valor tras calcular
un total, no hay ningn problema hasta con realizar el cambio y Excel lo actualizar.
Un presupuesto de una hoja de clculo necesita una cantidad en la celda C6
Dejar filas o columnas intermedias vacas en una tabla

Eso hace que lo que est a la derecha o abajo, ya no sea reconocido como parte de la
tabla por Excel. Asimismo, cuando ordenes los datos, sobreviene el desastre!
Sabas Repetir siempre la misma tarea
QUE? Si haces manualmente la misma tarea una y otra vez, ests perdiendo tiempo. En ese
caso, deberas pensar en automatizarla con una macro.
211 Informtica I
Imagine que Excel est abierto y que est viendo la seccin Entrenamiento de un pre-
supuesto de gastos domsticos. La celda C6 de la hoja de clculo est vaca, la cantidad
invertida en CD en febrero no se ha incluido todava.
En esta seccin, aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemticas bsicas,
escribiendo frmulas sencillas en las celdas. Va a aprender tambin a sumar todos los va-
lores en una columna con una frmula que actualiza su resultado, si los valores cambian
ms adelante.
13.2. ESCRIBIR FRMULAS EN EXCEL
Una frmula es una operacin que contiene y referencias a celdas de una hoja. Para el in-
greso de una frmula se debe tener en cuenta lo siguiente:
Una frmula se ingresa en la misma forma que se ingresa cualquier frmula aritmtica,
respetando las jerarquas de operadores.
Siempre para comenzar una frmula se debe hacer con el signo igual (=), y con esto le
indicamos a Excel que lo viene a continuacin es el contenido de la frmula.
13.3. SINTAXIS DE LAS FRMULAS
Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha. Comenzando por el signo igual
(=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la fr-
mula. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11
=5 + 2 * 3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer
lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5 + 2)*3
13.4. OPERADORES
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las ope-
raciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin:
Operadores matemticos y su jerarqua
Operador aritmtico Significa que Ejemplo

^ (circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo de 3*3)
% (porcentaje) Porcentaje 20%
*(asterisco) Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua) Divisin 3/3
+ (signo ms) Suma 3+3
(signo menos) Resta 3-1
Unidad III 212

Utilizar operadores de clculo de frmulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una
frmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede
cambiar este orden utilizando parntesis.
Tipos de operadores
Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de
texto y referencia.
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta, multiplicacin, com-
pilar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
+-*/^
Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos
valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1
>(signo mayor que) Mayor que A1>B1
<(signo menor que) Menor que A1<B1
>=(signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<=(signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<>(signo distinto de) Distinto de A1<>B1
Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto, con el fin de ge-
nerar un solo elemento de texto.
Operador de texto Significado Ejemplo

& (y comercial) Conecta o concatena dos valores Viento&norte
para generar un valor de texto
continuo.
Operadores de referencia
Combine rango de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera B5:B15
una referencia a todas las celdas
entre dos referencias, estas inclui-
das.
; (punto y coma) Operador de unin, que combina SUMA(B5:B15,D5:D15)
varias referencias en una sola
(espacio) Operador de interseccin, que B7:D7 C6:C8
genera una referencia a las cel-
das comunes a dos referentes
213 Informtica I
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

En algunos casos, el orden en que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de
la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede
cambiar el orden para obtener los resultados deseados.
Orden de clculo
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre
comienzan por el signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular
(los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda
a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones
en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con las
mismas prioridades (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y
otro de divisin). Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripcin
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
- Negacin (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
*y / Multiplicacin y divisin
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto
(concatenacin
=, <, >,<=,>=,<> Comparacin
Como ejemplo, para escribir frmulas, tenemos el siguiente caso:
Hoja de movilidad
Se pide calcular los gastos por movilidad (E3), que sera la multiplicacin de los das labora-
dos y por la movilidad por da. Realice el siguiente procedimiento:
Unidad III 214

1. Haga clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda
E3.
2. Escriba la siguiente frmula: =B3*B4
Observe que en la hoja se muestra el resultado de la frmula.

Ahora, se nos pide calcular la Devolucin, que corresponde a una diferencia entre el Monto
Asignado y el Gasto por Movilidad.
3. Haga clic en la celda E4 y escriba: =E1-E3

4. El Total se calcula a una suma del Gasto por Movilidad y Devolucin:
El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:
Tabla con las frmulas definidas, los valores cambian al modificar la celda B3 yB4
Comenzar con un signo igual
Los dos CD comprados en febrero costaron 12.99 $ y 16.99 $, respectivamente. La suma de

estos dos valores es la cantidad gastada en el CD.
Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla frmula en la celda C6.
Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Esto es la frmula escrita
en la celda C6 para sumar 12.99 y 16.99:
=12.99+16.99
El signo ms (+) es un operador matemtico que indica a Excel que debe sumar los valores.
3
1. Escriba la frmula en la celda C6.

2. Presione ENTER para mostrar el resultado de la frmula.
3. Siempre que haga clic en la celda C6, la frmula aparecer en la barra de frmulas.
215 Informtica I
13.5. SUMATORIA
Para sumar el total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos
los valores, ya que puede usar una frmula ya escrita, denominada funcin.
Puede obtener el total de enero en la celda B7, escribiendo =Suma y dibujando con el pun-
tero del mouse desde el rango B3:B6, que suma todos los valores.
Al presionar ENTER, se muestra el resultado de la funcin SUMA 95.94 en la celda B7. La
frmula =SUMA(B3:B6) aparece en la barra de frmulas cada vez que se hace clic en la
celda B7.
De otra manera, para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 y a continuacin:
1. En la ficha Inicio, Haga clic en el botn Autosuma, luego opcin Suma del grupo Edicin.
2. Las celdas incluidas en la frmula se rodean de un contorno de color en la celda B7 apa-

rece la frmula.
3. Presione ENTER para mostrar el resultado en la celda B7.
4. Haga clic en la celda B7 para mostrar la frmula en la barra de frmulas.
B3:B6 es la informacin, denominada argumento, que indica a la funcin SUMA que se debe
sumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en di-
chas celdas, Excel puede actualizar automticamente los resultados si cambian los valores
Unidad III 216

ms adelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indica que se trata de un rango de celdas de la
columna B, las filas 3 a 6. Los parntesis son obligatorios, para separar el argumento del
nombre de la funcin.
Copiar una frmula en lugar de crear una nueva

A veces es ms fcil copiar frmulas que crearlas. En este ejemplo ver cmo se copia la
frmula que utiliz para obtener el total de enero y cmo se utiliza para sumar los gastos
de febrero.
1
2
Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la frmula hasta la
celda donde desea copiarla y suelte el asa de relleno.
Aparece el botn Opciones de autorrelleno, pero no es necesario hacer nada.

En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la frmula de enero. A continuacin, si-
te el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra .
Despus arrastre el cuadro de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el cua-
dro de relleno, aparece el total de febrero 126.95 en la celda C7. La frmula =SUMA(C3:C6)
est visible en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo cada vez
que se hace clic en la celda C7.
Una vez copiado la frmula, aparece el botn Opciones de autorrelleno para ofrecerle
algunas opciones de formato.
En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del botn. El botn desaparece
cuando se selecciona otra celda.
13.6. CALCULAR PORCENTAJES
Porcentaje comparativo
Es muy fcil cambiar porcentajes en Excel, recuerde, basta con escribir la frmula consi-
derando las celdas que intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el porcentaje de los
gastos y la devolucin de la movilidad (F3 y F4).
217 Informtica I
Hoja de Movilidad para porcentajes
Para esto vamos a dividir la celda E3 entre la celda E1
1. Haga clic en la celda F3 y escriba: =E3/E1

2. Seleccione la celda F4 y escriba: =E4/E1
Aplicar el botn de formato porcentaje % en la ficha Inicio del grupo Nmero.
Hoja con los porcentajes calculados
Porcentaje con valor definido

En este caso es ms sencillo obtener porcentajes a un valor, bastar con multiplicar el valor
por el porcentaje. Por ejemplo calcular el IGV(18%) del monto.
Hoja Facturas
Unidad III 218

Recuerde, cuando usted desea calcular un porcentaje, solo debe multiplicar el valor por el
porcentaje. As, realice el siguiente procedimiento.
1. Lleve el indicador a la celda C4
2. Escriba la frmula para calcular el IGV: =B4*18%
Clculo del IGV
13.7. FRMULAS CON INCREMENTO PORCENTUALES
Adems, puede tambin incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado.

En la hoja proyeccin, se pide incrementar la produccin para febrero un 25%. Respecto a
enero.
Hoja de Proyeccin
Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor
por el porcentaje. As:
1. Lleve el indicador a la celda C3 (produccin de febrero)

2. Escriba la frmula para incrementar el valor: =B3 + (B3 * C1)
Hoja de Proyeccin resuelta
219 Informtica I
Frmulas y expresiones
Escribir frmulas considerando los diferentes operadores matemticos y su jerarqua se

hace bastante sencillo considerando las prioridades. Una de las caractersticas ms im-
portantes que tiene Excel 2010 est en que el usuario pueda expresar cualquier tipo de
frmula matemtica por muy compleja que esta sea, veamos poco a poco estas frmulas
y expresiones.
13.8. FRMULA CON EXPRESIN MATEMTICA
Para expresar clculos matemticos, solo es necesario mantener la jeraqua de los opera-
dores y, si fuera necesario, utilizar los parntesis.
Ejemplo obtener el valor de Q con los valores de x=7.35 e y=0.5 de la expresin.
Hoja con expresin matemtica Q
Procedimiento
1. Seleccionar la celda D3
2. Escribir la frmula: =3*B3+2*B4-(5+4*B3)/(7-2*B4)
Hoja con frmula en D3
Unidad III 220

13.9. FRMULA CON EXPRESIN DE RADICACIN
Para resolver expresiones con races, bastar con expresar las races como fraccin. Ejem-
plo, calcular el valor de W, con la siguiente expresin:
Hoja para la expresin W
Procedimiento
1. Seleccionar la celda C4
2. Escribir frmula: =(1+B3)^(3/5)+(1-B4)^(2/3)
Hoja con la frmula en D4
13.10. FRMULA CON POTENCIACIN
Para obtener el saldo final de un depsito de 5,000 a plazo fijo durante 6 meses a la tasa
mensual de 4.5% mensual, se aplica la siguiente frmula:
Donde P es el depsito, i es la tasa de inters mensual y n es el nmero de meses.
Clculo en Excel
221 Informtica I
Hoja de datos
Procedimiento
1. Seleccionar la celda D3
2. Escribir la frmula: =B3*(1+B4)^B5
Hoja con la frmula ingresada
13.11. FRMULA CON FRACCIONES

Para otras operaciones, se hace necesario aplicar un factor que presenta la siguiente fr-
mula:
Procedimiento
1. Seleccione la celda D5
2. Escribir la frmula: =B4*(1+B4)^B5/((1+B4)^B5-1)
Hoja con la frmula en DS
Unidad III 222

Otras expresiones
Escriba las frmulas necesarias para obtener el rea del tringulo y del crculo:
En la celda B5 =B2*B3/2 En la celda E5 =E2*E3^2
=B2*B3/2 =E2*E3^2
Se pide calcular la inicial (25% del monto)
=B2*25%
13.12. AUTOCORRECCIN DE FRMULAS

Por defecto Excel de-
tecta errores comu-
nes de los usuarios
(no cerrar parntesis,
omitir el nmero de
una fila o columnas,
etc.) y propone los
cambios necesarios para resolver dicho error. Usted puede aceptar dicha propuesta o re-
chazarla, en caso, tendr que resolver el problema manualmente. Para probar esta carac-
terstica, escriba la hoja mostrada en la figura y siga las indicaciones: Al detectar un error,
Excel propone una correccin.
223 Informtica I
Hgalo Ud. mismo
FRMULAS
Una frmula es una operacin. Referencia o interpretacin de las celdas de una hoja.
Abra un libro nuevo en Excel.
Cuntas hojas tiene?

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________________________________________
Jerarqua de los operadores
Los operadores de Excel son: ^ * / + y - . Estos operadores ejecutan las operaciones ma-
temticas bsicas como potencia, multiplicacin, divisin, suma y resta. Microsoft Excel
calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo (=). Puede controlar
el orden en que se ejecutar el clculo usando los parntesis.
1. Abrir un nuevo libro y en la Hoja1, escriba las siguientes frmulas y anote el resultado:
=25 * 10 + 5
=25 * (10 + 5)
=2 + 10^2
=(2+10)^2
=50 20 * 2
=(50 20) * 2
Escribir frmulas sencillas

En la Hoja2 renombrar por Viticos, y digitar los siguientes:
Se pide calcular el Total de Gastos, que sera la multiplicacin de los Das por los Viticos
Diarios. Realice el siguiente procedimiento:
Unidad III 224

1. Haga clic en la celda donde debe mostrar el resultado, en nuestro caso en la celda B7.
2. Escriba la siguiente frmula: = B5 * B6.
3. Observe que en la hoja se muestra el resultado de la frmula. En este caso ser 450.
Ahora, se nos pide calcular la Devolucin, que corresponde a una diferencia entre el
Monto Asignado y el Total de Gastos.
4. Haga clic en la celda B9 y escriba: =B3 B7.
El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:
Al usar caldas en nuestras frmulas, tenemos la ventaja de poder cambiar los valores de
las celdas que interviene en dicha frmula; as, por ejemplo, la celda que contiene los das
(celda B5) y escriba10. Observe cmo todas las formulas relacionadas a esta celda se ac-
tualizan.
5. Cambie el Vitico Diario a 45.

A cunto asciende el Total de Gastos y la Devolucin?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
______________________________________________________
Guarde el libro
Calcular porcentajes
Es muy fcil calcular porcentajes, basta con escribir la frmula considerando las celdas que
intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el Gasto de cobranza que equivale al 8% de la
Deuda. En la Hoja3 renombrar con Gastos de Cobranza y digitar los siguientes:
225 Informtica I
1. Lleve el indicador a la celda C4

2. Escriba la frmula: =B4 *8%
3. Copie la frmula a las dems celdas. El resultado debe ser como:
Adems, puede tambin incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado.

Aadir una hoja y en la hoja4 renombrar por Proyeccin, se pide incrementar la produc-
cin en un 25%:
Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor
por el porcentaje. As:
1. Lleve el indicador a la celda B6.
2. Escriba la frmula para incrementar el valor: = B4 + (B4 * B3).
3. El resultado debe mostrarse como:
CASOS PROPUESTOS
FRMULAS
Abrir un nuevo libro, en la Hoja1 renombrar por Licitaciones, donde contendr la lista de
Unidad III 226

proyectos del mes de marzo, se desea calcular las frmulas necesarias para obtener el
Monto Pendiente de Pago.
Hoja de licitaciones
Resolver las siguientes frmulas
Clculo del Valor Inicial

Se obtiene multiplicando el Monto Proyectado por la tasa
1. Seleccionar la celda F4
2. Escribir la frmula : =D4*E4
Clculo de la apertura
Se obtiene mediante el 5% del Valor Inicial
1. Seleccionar la celda G4
2. Escribir la frmula: =F4*5%
Clculo de la comisin
Se obtiene mediante el 15% del Monto Proyectado
1. Seleccionar la celda H4
2. Escribir la frmula: =D4*15%
Clculo del Monto Abonado

Se obtiene mediante la suma del Valor Incial, Apertura y Comisin
1. Seleccionar la celda I4
2. Escribir la frmula: =F4+G4+H4
Clculo del Monto Pendiente

Se obtiene mediante la diferencia entre el Monto Proyectado y el Monto Abonado
1. Seleccionar la celda J4
2. Escribir la frmula: =D4-I4
Hoja de resultados de Licitaciones
Guarde y cierre el archivo
227 Informtica I
14
Con mi ejemplo les he mostrado que es preciso trabajar duro para
ayudar a los necesitados, recordando las palabras del Seor Jess: Sesin
Hay ms dicha en dar que en recibir.
(Hechos 20:35)
FUNCIONES
Son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores denominados argumen-
tos y que devuelven un valor o valores.
14.1. BSICAS
SUMA
Suma los valores entre una casilla inicial y final.
=Suma(casilla inicial:casilla final)
Nombre de la Funcin Argumentos
PROMEDIO
Calcula la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y final.
=Promedio o Prom(casilla inicial:casilla final)
CONTAR
Calcula la cantidad de nmeros de un rango.
=Contar(casilla inicial:casilla final)
MNIMO
Calcula el valor mnimo de un conjunto de celdas.
=Mnimo o MIn(casilla inicial:casilla final)
MXIMO
Calcula el valor mximo de un conjunto de celdas.
=Mximo o Max(casilla inicial:casilla final)
229 Informtica I
Ejercicio
Celda Frmula
E4 E9 =SUMA(B4:D4)
F4 F9 =PROMEDIO(B4:D4)
B10 =SUMA(B4:B9)
C10 =SUMA(C4:C9)
D10 =SUMA(D4:D9)
B12 =CONTAR(F4:F9)
B14 =MAX(F4:F9)
B15 =MIN(F4:F9)
As nos quedar resuelto
Unidad III 230

14.2. FECHA Y HORA

Sirve para el clculo o conteo de das y horas.
Hoy
Devuelve la fecha actual.
=Hoy()
Sifecha
Calcula el nmero de das, meses o aos entre dos fechas.
=SIFECHA(fecha_inicial; fecha_final; unidad)
Unidades el tipo de informacin que desea que se devuelva.
Unidad Devuelve
A Nmero de aos completos del perodo.
M Nmero de meses completos del perodo.
D Nmero de das completos del perodo.
MD Diferencia entre los das de fecha_inicial y fecha_inicial.
Se omiten los meses y los aos de las fechas.
AM Diferencia entre los meses de fecha_inicial y fecha_final.
Se omiten los das y los aos de las fechas.
AD Diferencia entre los das de fecha_inicial y fecha_final. Se
omiten los aos de las fechas.
No usar los atajos del teclado

Muchas de las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde atajos del
teclado. Eso te da mucha ms velocidad y aumenta tu productividad en el trabajo con
Excel.
Sabas
QUE?
Utilizar demasiadas hojas
Si tienes una hoja para cada mes, cliente, producto, proyecto, etc. tienes tus datos dis-
persos. Y con los datos dispersos no puedes usar muchsimas herramientas Excel (auto-
filtros, tablas dinmicas, etc.) Muchas veces conviene tener todos los datos en una nica
tabla dentro de una sola hoja.
Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero,
comprendido entre 1900 y 9999.
=AO()
Mes
Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre
1(enero) y 12(diciembre).
=MES()
231 Informtica I
Da
Devuelve el da de una fecha. El da se expresa como un nmero entero comprendido entre
1 y 31.
=DA()
Hora
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero, compren-
dido entre 0 (12:00 m.) y 23 (11:00 p.m.)
=HORA(nm_de_serie)
Minuto
Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como nmeros enteros
comprendidos entre 0 y 59.
=MINUTO(nm_de_serie)
Segundo
Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como nmero entero
comprendido entre 0 (cero) y 59.
=SEGUNDO(nm_de_serie)
Ejercicio
Celda Frmula
B3 =HOY()
B6 =AO(B5)
B7 =MES(B5)
B8 =DIA(B5)
B14 =SIFECHA(B11,B12,Y)
B15 =SIFECHA(B11,B12,m)
B16 =SIFECHA(B11,B12,d)
B17 =SIFECHA(B11,B12,MD)
B18 =SIFECHA(B11,B12,YM)
B19 =SIFECHA(B11,B12,YD)
B24 =HORA(B23)
B25 =MINUTO(B23)
B26 =SEGUNDO(B23)
Unidad III 232

233 Informtica I
14.3. TEXTO
Sirve para el manejo de texto en celdas, como bsqueda, conversin, etc.
El Complemento Asistente para sumas condicionales no est incluido?
En versiones anteriores de Excel, se poda usar el Asistente para sumas condicionales

para escribir frmulas y as calcular las sumas de valores que cumplan condiciones es-
Sabas pecficas. Esta funcionalidad se ha reemplazado con el Asistente para funciones y varias
QUE? funciones ms nuevas, como las funciones SUMAR.SI ySUMAR.SI.CONJUNTO.
Las frmulas que gener este asistente continuarn funcionando en Excel 2010
Texto
Convierte un valor en texto, con un formato numrico especfico.
=TEXTO(Texto; Formato)
Concatenar
Concatena argumentos de texto.
Se debe tener en cuenta el espacio entre textos, si hubiera.
=CONCATENAR(texto1;texto2; ...)
Izquierda
Retorna el primer carcter del lado izquierdo de una cadena de texto o el nmero
de caracteres especificados.
=IZQUIERDA(texto;nmero de caracteres)
Derecha
Retorna el primer carcter del lado derecho de una cadena de texto o el nmero
de caracteres especificados.
=DERECHA(texto;nmero de caracteres)
Extrae
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comen-
zando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que
especifique.
=EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Hallar
Devuelve el nmero del carcter en el que se encuentra inicialmente un carcter
especfico o una cadena de texto, empezando por nm_inicial.
=HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Unidad III 234

Ejercicio
Celda Frmula
B2 =TEXTO(A2,#,##0.00)
D5 =B5& &C5&, &A5
B10 B13 =IZQUIERDA(A10,HALLAR( ,A10)-1)
C10 C13 =DERECHA(A10,2)
D10 D13 =EXTRAE(A10,7,8)
E10 E13 =HALLAR( ,A10)
235 Informtica I
14.4. CONDICIONALES
Sirve para realizar una accin u otra segn el resultado de evaluar una condicin. Consta
siempre de un argumento condicin y dependiendo, de si esta condicin se cumple o no,
se ejecutar una accin u otra.
Si
Esta funcin evala Condicin. Si la condicin es cierta, se ejecuta valor o expre-
sin1, pero si (la condicin es falsa), se ejecuta valor o expresin2.
=S(condicin; valor o expresin1; valor o expresin2)
Sumar.Si
Suma las casillas del rango a Sumar que cumplen la Condicin en su correspon-
diente Rango a evaluar.
=Sumar.S(Rango a evaluar; condicin; Rango a sumar)
Contar.Si
Cuenta cuantas casillas del rango cumplen la Condicin.
=Contar.S(Rango; condicin)
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO
si uno o ms argumentos son FALSO.
=Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Tener en cuenta que la condicional Y, trabaja precedido de la condicional

SI
=SI(Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...))
O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
=O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Tener en cuenta que la condicional O, trabaja precedido de la condicional

SI
=SI(O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...))
Ejercicio
Celda Frmula
D2 D17 =SI(A2=D$1,B2,0)
E2 E17 =SI(A2=E$1,B2,0)
Unidad III 236

F2 F17 =SI(A2=F$1,B2,0)
G2 G17 =SI(A2=121,A8=123),B2,0)
H2 H17 =SI(Y(A2=121,B10>150),B2,0)
B21 B23 =CONTAR.SI(A$2:A$17,A21)
D21 D23 =SUMAR.SI(A$2:A$17,A21,B$2:B$17)
237 Informtica I
14.5. BSQUEDA
Sirve para buscar determinado registro y mostrarlo en una casilla especfica.
Buscarv
Busca en la primera columna del rango o nombre del rango el Valor, y muestra el
contenido de su correspondiente n Columna hacia la derecha.
Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna
,en un rango de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de
un nmero especificado de columnas.
=Buscarv(Valor; Rango o nombre de rango; n Columna,Orden)
Buscarh
Busca en la primera fila del rango o nombre del rango el Valor y muestra el conte-
nido de su correspondiente n Fila hacia abajo.
Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la
parte superior de una tabla de datos, y desee encontrar informacin que se en-
cuentre dentro de un nmero especificado de filas.
=Buscarh(Valor; Rango o nombre de rango; n Fila,Orden)

CONSULTAV
Busca la primera columna de un rango de celdas y, a continuacin, devolver un
valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista
de empleados contenida en el rango A2:C10, los nmeros de identificacin de los
empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la si-
guiente ilustracin.
=Consultav(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_colum-
nas; [ordenado])
CONSULTAH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a conti-
nuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la ta-
bla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparacin se encuentren en
una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin
que se halle dentro de un nmero especificado de filas. Use CONSULTAV cuando
los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda de los
datos que desee encontrar.
La H de CONSULTAH significa Horizontal.
=Consultah(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
Tener en cuenta, la configuracin regional de la com-

putadora, para el caso de:
NOTA: Separaciones ; ,
Nombre de funciones pueden ser abreviadas o
completas.
Unidad III 238

Ejercicio: Uso de Buscarv o Consultav
Celda Frmula
C2 =BUSCARV(B2,B$11:C$12,2,0)
Celda Frmula
C2 =CONSULTAVV(B2,B$11:C$12,2,0)
239 Informtica I
Hgalo Ud. mismo
FUNCIONES
Todas las funciones disponibles en Excel se muestran agrupadas en categoras dentro de

una biblioteca de funciones de la ficha frmulas.
1. Haga clic en la flecha de la categora Autosuma y escriba el nombre de las 3 primeras

funciones que se muestran:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Haga clic en las siguientes categoras y escriba el nombre de las 3 primeras funciones:
Categora Funciones
Financieras
Texto
Bsqueda y referencia
Matemticas y trigonomtricas
Autocontemplar funciones y pistas de funcin
El autocontemplar funciones permite escribir rpidamente las funciones, as como conocer

la sintaxis de la funcin a travs de pista.
1. En un libro blanco de Excel escriba: =C

2. Observe que al escribir se muestran todas las funciones que inician con esa letra, Ade-
ms, se muestra una descripcin de cada una, vea la imagen:
Unidad III 240

3. Siga escribiendo un texto, por ejemplo debe escribir =Con

4. Ahora, seleccione la funcin =Contar.Si
Para qu sirve esta funcin?

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Pulse la tecla TAB para mostrar la funcin en su hoja de clculo
Qu informacin se muestra?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
Escriba la sintaxis de esta funcin

Pulse ESC para borrar y utilidad de las siguientes funciones
6. Escriba la sintaxis y utilidad de las siguientes funciones
Funcin Utilidad Sintaxis

=CONTAR.SI
=SI
=BUSCARV
=PAGO
=PROMEDIO.SI
=ALEATORIO.ENTRE
Autosuma ampliada
En estos ejercicios se usar el botn autosuma.
1. Abra un nuevo libro y guarde como Funciones.
2. En una de sus hojas renombre con Grado3 y escriba:
241 Informtica I
3. Se debe calcular la Prctica4. Esta prctica debe mostrar la nota ms alta de las dems
prcticas del alumno.
4. Vaya a la celda E4. Luego en la ficha Frmulas, haga clic en la ficha del botn Autosuma.
5. Seleccione la funcin MAX y con el mouse seleccione las notas de la prctica1, prctica2
y prctica3. La frmula se debe mostrar como:
6. Copie la funcin de los dems alumnos.
7. Ahora, en la celda F4 calcule el puntaje (sume de todas las prcticas)
Escriba la funcin empleada

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
8. El resultado debe ser como:
Unidad III 242

9. Ahora, nos piden calcular el cuadro resumen de la parte inferior:
Escriba las funciones empleadas:
Frmula 1:
____________________________________________________________________
Frmula 2:
____________________________________________________________________
Frmula 3:
____________________________________________________________________
Frmula 4:
____________________________________________________________________
Frmula 5:
____________________________________________________________________
11. Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, as complete la tabla,
con una frmula que obtenga el promedio de notas, descartando la nota ms baja.
12. En la celda G4, escriba la siguiente frmula: =(SUMA(B4:E4) MIN(B4:E4))/3
13. Guarde los cambios del libro.
243 Informtica I
En la hoja Resumen del libro Listado de facturas, se pide calcular el Monto total cancelado
del vendedor Castro. Este caso, lo que se debe sumar es el Monto pero solo de las facturas
canceladas y emitidas por el vendedor Castro.
1. Vaya a la hoja Informacin

2. En la celda C22, escriba la siguiente frmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Monto, Cancelo,Si,
Vendedor, Castro)
Otro caso para desarrollar: se pide calcular el total de IGV cancelado por el cliente Precotex.
4. En la celda C25, escriba la siguiente frmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(IGV, Cancelo,Si,

Cliente, Precotex)
Ahora, escriba la frmula para determinar el Monto total vendido por Mori al cliente Me-
dicsa.
Escriba la frmula:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
Valor obtenido:
____________________________________________________________________
_________________________________________________________
El resultado debe ser como:
Unidad III 244

15
Qu provecho tiene el hombre de todo su trabajo con que se afana
debajo del sol?. Sesin
(Eclesiasts 1:3)
Grficos y Tablas
Dinmicas
Un grfico es la representacin por medio de figuras o signos de los datos en una hoja de
clculo y facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta sesin, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin
de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados
por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas
de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico.
Nmeros como textos

Muchas veces al importar datos de fuentes externas, los nmeros estn como textos.
A pesar que se ven nmeros, Excel los interpreta como textos y, por lo tanto, no los
sumar!
Sabas
QUE? No planificar el modelo
Excel permite comenzar a armar modelos y aplicaciones muy rpido. Pero la falta de
planificacin te impedir ver el conjunto y, tarde o temprano, debers redisear todo!
245 Informtica I
15.1. CREAR GRFICOS

Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Gr-
ficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en
el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el gr-
fico se mostrar en blanco o no se crear, debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos selec-
cionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue
el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte infe-
rior del listado que muestra todos los tipos de grfico...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
Unidad III 246

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos previa-
mente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de gr-
ficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pes-
taas.
15.2. AADIR UNA SERIE DE DATOS

Este paso es el ms importante de todos, ya que en l definiremos qu datos queremos
que aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo, encontraremos dos opciones
muy tiles relacionadas con los Datos:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro
de dilogo:
247 Informtica I
En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn
en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a
la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn y
seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan
ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en
cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del
grfico, o el rango de celdas de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo, cam-
biaremos Series1 por Ventas.
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda
de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo.
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo des-
de donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.
Unidad III 248

15.3. CARACTERSTICAS Y FORMATO DEL GRFICO

En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
grfico.
Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir qu ejes mostrar o si quieres incluir Lneas de
la cuadrcula para leer mejor los resultados:
En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales.
Y para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si
los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas o qu escala de valores manejarn, entre otras.
Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin Ms opciones
de....
En la seccin Etiquetas podrs establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico

o configurar la Leyenda:
Pulsando el botn Leyenda puedes elegir no mostrarla (ninguno) o cualquiera de las opcio-
nes para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
Tambin puedes elegir ms opciones de leyenda. De esta forma se abrir una ventana que
te permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto esttico: relleno, color y estilo de
borde, el sombreado y la iluminacin.
Si lo que quieres es desplazarlos, solo debers seleccionarlos en el propio grfico y colocar-
los donde desees.
Finalmente, destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el
modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
249 Informtica I
La primera opcin rea de trazado, solo estar disponible para los grficos bidimensionales.
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tri-
dimensionales disponibles:
Excel 2010 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente
sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que pue-
des sacarle a estas caractersticas.
Puedes dar un estilo rpidamente a tu grfico utilizando la pestaa Diseo.
En funcin del tipo de grfico que hayas insertado (lneas, barras, columnas, etc.) te
propondr unos u otros.
Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda
en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontra-
rs la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer
la visualizacin de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.
Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.
Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componen-
tes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de forma/
texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar an ms el es-
tilo del grfico.
Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genrico para todo el grfico, pero
tambin podemos personalizar cada uno de sus elementos: el rea de trazado, la leyenda,
las lneas de divisin principales, etc.
Para hacerlo, lo ms cmodo es seleccionar, en el propio grfico, el elemento que quieres

modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentacin o en la de
Formato.
Unidad III 250

En la imagen vemos que est seleccionada el rea de trazado.

A continuacin, podemos pulsar el botn Aplicar formato a la seleccin, para iniciar la ven-
tana que ya comentbamos al configurar la leyenda.
Dependiendo del elemento seleccionado, podremos modificar unos aspectos u otros. Por
ejemplo, las lneas de divisin principales no tienen opcin de modificar el relleno porque,
obviamente, no se puede rellenar una lnea. En cambio, la serie de datos s, permitiendo
colorear el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia.
Si la modificacin que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botn
Restablecer para hacer coincidir el estilo. As recuperar el aspecto del estilo predetermina-
do que le hubisemos aplicado.
Por ltimo, no hemos de olvidar tambin que los elementos de texto que contenga el
grfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la
pestaa Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamao, el relle-
no, etc. En ocasiones, stas herramientas se comportarn de forma inteligente. Por
ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda con
la herramienta , lo que har Excel ser asignar el color indicado tanto al cuadro de
muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o lneas, es decir, a la serie
que identifique en el grfico. Lo mismo ocurrir a la inversa. Si cambias con la herra-
mienta de relleno el color de una serie, automticamente se modificar el de la leyenda.
15.4. MODIFICAR EL TAMAO Y DISTRIBUCIN DE UN GRFICO

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de controles que expli-
caremos a continuacin:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrs-
tralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao, mantenien-
do el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el
objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el
cursor sobre cualquier objeto seleccionado y, cuando tome esta forma,
podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
251 Informtica I
Modificar la posicin de un grfico
Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Para ello:

Selecciona el grfico.
Sitate en la pestaa Diseo de las Herramientas de grficos.
Pulsa sobre el botn Mover grfico que encontrars en la seccin Ubicacin.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
La primera opcin te permite establecer el grfico como una Hoja nueva. Tendrs la
ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos
numricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que t eliges. Esta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera
un nuevo grfico.
Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o bien a
otra.
Hgalo Ud. mismo
Como en las versiones anteriores, Excel posee recursos para la generacin de grficos, pues
cuenta con todos los elementos de formato necesarios para la proyeccin de datos de la
manera ms interactiva posible.
En Excel 2010 proyecta la realizacin de operaciones en el programa con la menor cantidad

posible de clic del ratn. Esto se aplica tambin a la generacin rpida de un grfico, como
podremos observar a continuacin:
1. Abra un archivo nuevo renombre como Grficos y en la hoja1 renombre como Ventas y
escriba:
Unidad III 252

2. Seleccionar el rango de celdas A1:B7. En este ejemplo, el intervalo corresponde a las

celdas con los nombres de los vendedores y los valores de las ventas efectuadas por
cada uno.
3. Haz clic sobre la ficha Inserta, abriendo el grupo Grficos responsable de la insercin de
grficos. En ella se encuentran los diferentes tipos de grficos comnmente usados para
la demostracin visual de datos.
4. Haz clic sobre el botn de la ficha del tipo Circular.
5. En seguida, haz clic sobre la opcin Circular 3D
El grfico se generar rpidamente en el rea de la hoja de clculo, e incluir una leyenda

basada en el color de cada una de las partes referentes a cada uno de los vendedores,
como muestra en la figura. Observa las filas de referencia que indica las celdas usadas para
la proyeccin de los datos correspondientes (Intervalo A1:B7).
253 Informtica I
El grfico podr ser arrastrado hacia un rea libre de la hoja de clculo (en seccin inferior
en este ejemplo) si hubiera la intencin de preservarlo. Para eliminarlo, haz clic sobre su
rea interna y presione el Botn Suprimir (Delete) del teclado.
1. Haz clic en el grfico y se mostrar la opcin Herramientas de grficos con tres fichas
Diseo, Presentacin y Formato.
2. Haz clic en Diseo, luego en el grupo de Diseos de grfico, dar clic en Diseo 4, se mos-
trar el siguiente cambio del grfico:
Unidad III 254

TABLAS DINMICAS
15.5. CREAR UNA TABLA DINMICA

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos
de origen, etc.
Para aquellos que tiene conocimientos de Access, es lo ms parecido a una consulta de
referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos, de los artculos del almacn con el n-
mero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el im-
porte del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos
desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar
el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar dnde queremos
ubicarla.
255 Informtica I
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos seleccionar to-
das las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
Con esta herramienta, podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Unidad III 256

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a, el campo MES
a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin .
Tras realizar la tabla dinmica, este sera el resultado obtenido:
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rtulos de
fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro
de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
257 Informtica I
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar
un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que, en un segundo, podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente
tabla ms compleja, pero con ms informacin:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin
Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Etique-
tas de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
Unidad III 258

15.6. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA

Para eliminar una tabla dinmica, simplemente debemos seleccionar la tabla en su totali-
dad y presionar la tecla Supr.
15.7. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visuali-
zar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea, sobre
todo, cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna nos aparece una
lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una
casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una
opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla,
pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la
lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin
conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas,

por ejemplo, podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.
259 Informtica I
15.8. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, pue-
de interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el
mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y
hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes
opciones, debemos escoger la opcin
Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos
en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la

pestaa Opciones.
15.9. GRFICOS CON TABLAS DINMICAS

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica, debemos hacer clic en el botn Grfico
dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos con-
venga ms, segn los datos que tenemos.
Unidad III 260

Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all debemos escoger
el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el tema
de grficos.
Hgalo ud. mismo
El objetivo es practicar cmo trabajar con tablas dinmicas en Excel.

Abrir un nuevo archivo y renombrar como Tabla_dinamica
Escribir en una hoja lo siguiente:
261 Informtica I
Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos.
1. Selecciona el rango A1:G15.

2. Haz clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa Insertar.
3. La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:G15 en
la caja de texto.
4. Marca Nueva hoja de clculo.
5. Pulsa en Aceptar.
6. Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas.
7. Arrastra el campo SEMANA a
8. Arrastra el campo CLIENTE a
9. Arrastra el campo TOTAL a
10. Arrastra el campo ARTCULO a . El campo ARTCULO se aadir a los rtulos de columna,
vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rtulos de fila.
11. En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin
Mover a rtulos de fila.
12. Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quitar los en-
cabezados de la tabla dinmica.
Deber quedarte algo as:
Unidad III 262

En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu
ha comprado cada cliente.
La fila Suma de TOTAL nos da lo que ha gastado cada cliente en cada semana.
Sin embargo, la fila Suma de ARTCULO nos muestra la suma del nmero de artculo para
cada semana, esto no es lo que queremos.
Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han com-
prado, as podramos saber para cada semana cunto ha gastado cada cliente y cuntos
artculos ha comprado.
13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTCULO y en el men emer-
gente selecciona Configuracin de campo de valor.
14. En el cuadro de dilogo selecciona la funcin Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado ser
el siguiente:
263 Informtica I
Ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la pestaa Diseo modifica el aspecto de la

tabla a tu gusto.
Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14.
1. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.
2. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.
3. Deselecciona todos los clientes menos el 14.
4. Pulsa Aceptar.
5. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
Unidad III 264

Bibliografa
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265 Informtica I
Enlaces a internet
Udec: http://www.udec.edu.mx/i2012/investigacion/manual_apa3a_edicion.pdf
Aula clic: http://www.aulaclic.es/index.html
Buenas Tareas: http://www.buenastareas.com/ensayos/Ambiente-Grafico-De-Micro-
soft-Word-2010/5570851.html
Scribd: http://es.scribd.com/doc/52139381/Manual-Word-2010-Basico
Microsoft: http://download.microsoft.com/download/D/4/A/D4ABFD2D-3FE6-
4F4D-A285-83C236E1CD38/Microsoft%20Word%202010%20Product%20Guide.pdf
Unidad III 266

Notas:
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Unidad III 270

Notas:
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Unidad III 272

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CP. JOS EDGARDO MEDINA LEN

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Sesin N. 2 APLICACIN DE LAS TIC .........................................................................23

Sesin N. 3 MIS PRIMERAS HERRAMIENTAS ........................................................... 31

Sesin N. 4 MIS PRIMERAS HERRAMIENTAS TIC .....................................................49

Sesin N. 5 ESTILOS, VIETAS Y NUMERACIN,

Sesin N. 6 Diseo de pgina, encabezados y pie de pgina,

Sesin N. 7 Citas y Referencias, TABLA CONTENIDO ....................................... 105

Sesin N. 8 PLANTILLAS, CORRESPONDENCIA .......................................................117

Sesin N. 9 PLANTILLAS DE DIAPOSITIVAS, ANIMACIN DE OBJETOS ............... 133

Sesin N. 11 INGRESO DE DATOS, FORMATOS, REFERENCIAS A CELDAS ........... 153

Sesin N. 12 REFERENCIA A CELDAS ....................................................................... 179

Sesin N. 13 FRMULAS ........................................................................................... 211

Sesin N. 14 FUNCIONES .......................................................................................... 229

Sesin N. 15 GRFICOS Y TABLAS DINMICAS .......................................................245

El mtodo A2D para autodidactas, de Ral Paredes Mo-

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1.4. APLICACIN DE LAS TIC: COMUNICACIN Y MARKETING

1.4.1. La comunicacin online en la empresa

La comunicacin online o en lnea se refiere, esencialmente, al uso de las TIC dentro de

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Comercializar productos y servicios.

La introduccin de las TIC pone a disposicin, de la empresa, un nmero inmenso de he-

Las principales utilidades de un blog empresarial son las siguientes:

Darse a conocer e informar.

Demostrar habilidades y experiencia.

Proyectar la imagen de la empresa.

1.4.2. Las TIC como herramientas de marketing

El marketing relacional, durante muchos aos, se centr fundamentalmente en el producto

tan la medicin de su satisfaccin con nuestros productos o servicios.

Las empresas que desarrollan polticas de transparencia tienen ms posibilidades de

Este proceso de monitorizacin se divide en tres fases:

La adopcin de estrategias de marketing 2.0 en nues-

bir y, por tanto, en mayores tasas de conversin o retorno.

Estn nuestros clientes en la Web 2.0 foros, blogs, redes sociales...?

Nuestra competencia aplica ya acciones de marketing 2.0?