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MODIFICACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Objetivo General:

Establecer un instrumento administrativo que permita hacer ms eficientes los

procesos que se realizan en la empresa, a travs de la distribucin adecuada
de las tareas y responsabilidades, adems de mantener el registro y
documentacin oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen en
cada proceso.

2. Polticas Generales:
1) El control de Inventarios se llevar a cabo en forma permanente con
cortes mensuales bajo los lineamientos y principios establecidos en el
presente manual.
2) El almacn deber llevar un registro sistemtico de los movimientos
de bienes en Kardex.
3) El almacn emitir un informe de cierre sustentado con el reporte de
entradas y salidas para el respectivo cierre a peticin del rea
administrativa.
4) Deber quedar el soporte debidamente autorizado por los
funcionarios responsables de las acciones, de todos y cada uno de los
movimientos del almacn, ste soporte debe estar acompaado por los
reportes, facturas y/o formatos correspondientes.
5) El rea administrativa y el responsable del almacn sern los
encargados de que en los movimientos del almacn se acaten las
disposiciones establecidas en el presente manual y las normas a las que
se deban acoger.
6) Los movimientos de almacn estarn registrados en sistema a travs
de un Kardex para reflejar una forma clara y precisa los saldos de las
existencias fsicas de los insumos.
7) Se realizarn revisiones fsicas peridicas contra las existencias en el
sistema de inventarios para verificar que estas existencias en el kardex
coincida con las existencias fsicas en almacn.
8) Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas,
bodegaje y despachos del almacn debern ser autorizadas nicamente
por la Gerencia General.
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9) El encargado del almacn deber realizar revisiones peridicas de las

actividades que se estn efectuando en el mismo.
10)Las personas responsables de los inventarios debern abstenerse de
transferir, conceder, donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de
otras dependencias, organismos, funcionarios u otros particulares
inventarios de su propiedad a excepcin de los casos autorizados por el
jefe administrativo.

3. Procedimiento de Compra (Modificado)

Las compras son una actividad muy comn en la actualidad, para una empresa
es un determinante en la obtencin de utilidades ya que el conjunto de ellas
dan como resultado final el producto que se ofrece a los clientes.

Este documento pretende dar una ruta certera a la eleccin de los productos
que ingresan a la empresa y que por ende requieren ser comprados, pero
enfatizados en la organizacin.

3.1. Objetivos especficos

Establecer normas y polticas de acuerdo con las condiciones y
necesidades de la empresa
Desarrollar y administrar las compras
Establecer proveedores bien evaluados

3.2. Polticas
No tener solamente un proveedor, esto ayuda a disminuir costos.
Antes de realizar la compra hay que cerciorarse de la calidad, cantidad y
garanta.
Al realizar un trato con el proveedor hay que asegurarse de la seriedad
del mismo.
Planificar la compra para que se lleve a cabo de una manera eficiente y
eficaz.
Revisar la cantidad de producto que hay en existencia.
Realizar todos los trmites correspondientes a los controles internos.
El producto que se compre debe ir de acuerdo a las polticas de
sostenibilidad que posee la empresa.
Al tener el producto se debe cerciorar que la cantidad sea la correcta y
que los productos vengan en buen estado.
Revisar que la factura indique lo que se est recibiendo.

3.3. Elaboracin del pedido:

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Para realizar una compra de una manera eficiente se deben de seguir los
siguientes pasos:

1. Realizacin de una serie de operaciones previas a la compra de un

producto, dentro de esta habr que:
Conocer cules son las necesidades en torno a los productos que
se necesitan comprar.
Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas
necesidades de compra.
Seleccionar el surtido que pueda satisfacer esas necesidades.
2. Preparacin :
Investigacin de mercados: buscar los proveedores que vayan de
acuerdo con las polticas de sostenibilidad.
Realizar una preseleccin de los posibles candidatos.
Ponerse en contacto con los proveedores y pedir la factura
proforma.
3. Realizacin del pedido:
Analizar y comparar las ofertas para elegir los mejor o mejores
proveedores segn la necesidad.
Negociacin con los proveedores en aquellos puntos en los que la
empresa este disconforme.
Eleccin del proveedor o proveedores
Confeccionamos el pedido

4. Seguimiento (control):
Vigilancia y reclamacin de las entregas.
Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos.
Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.
Proceder a la devolucin de aquellos productos con los que no se
est conformes.
5. Operaciones derivadas de realizar una compra:
Recuperacin o devolucin de envases, embalajes, desperdicios,
sobrantes, etc.
Gestin de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

3.4. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMEINTO DE COMPRA

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Recuperacin o
devolucin de
envases,
embalajes y otros

PROCEDIMIENTO DE COMPRA (Original)

OBJETIVO DEL PROCESO: Introducir de manera eficiente y efectiva

mercancas procedentes de Chucarapi y otros proveedores, al departamento
de Arequipa, para permanecer en l indefinidamente y en libre disposicin de
la organizacin, cancelando oportunamente y cumpliendo con el
procedimiento, buscando el beneficio futuro de la empresa mediante una
distribucin y comercializacin de un determinado bien.
TEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTACIN Y
REGISTRO
1 Solicitar informe de stock a
Gerente General Informe de stock
Departamento de logstica
Informa cuanto tiene en stock y cuanto Departamento de
2 Informe stock de almacn
se requiere en almacn. operaciones
Generar requerimiento de compra en el
3 cual se detallen las caractersticas del Gerente General Requerimiento de compra
producto
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Realizar la cotizacin de precios, modos

4 de pago, modos y tiempos de entrega Gerente General Cotizacin de precios
con los proveedores
Informar al departamento de
5 administracin y finanzas sobre laGerente General Cotizacin de precios
prxima compra

Informar sobre la factibilidad de laDepartamento de

6 compra(liberacin de dinero para laAdministracin y Informe de caja
compra Finanzas

Realiza el pedido a la empresa

7 Gerente General
proveedora seleccionada Orden de compra

8 Realizacin del depsito a la cuenta deDepartamento de

la empresa de Chucarapi.
Recepcin, revisin, registro
9
almacenaje de la mercadera
Administracin y Boucher del deposito
Finanzas
y Factura y gua de remisin
Operador Logstico Registro de llegadas y salidas,
tiempos de entrega

10 Entregar Factura y guas al Departamento de

Departamento de Administracin y Operaciones Factura y gua de remisin
Finanzas