HERRAMIENTAS PARA EL ALMACENAMIENTO, TOMA

DE NOTAS, COMUNICACIN, GESTIN DEL TIEMPO Y

GESTIN DE LA INFORMACIN
HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD
AUTOR: Politcnico Grancolombiano
NDICE
NDICE

Desarrollo de cada una de las unidades temticas

1. HERRAMIENTAS PARA EL ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
1.1. Dropbox
1.2. Google Drive
1.3. Microsoft OneDrive
1.4. Box
1.5. iCloud

2. HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE NOTAS
2.1. Evernote
2.2. Google Keep
2.3. Microsoft OneNote Acceso rpido
2.4. Apple Notes

3. HERRAMIENTAS PARA LA COMUNICACIN
3.1. Herramientas para la comunicacin asincrnica
3.2. Herramientas para la comunicacin sincrnica basada en el PC
3.3. Herramientas para la comunicacin sincrnica basada en el telfono inteligente

4. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DEL TIEMPO
DESARROLLO
5. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DE LA INFORMACIN
5.1. Herramientas para leer despus
5.2. Herramientas para traduccin en la nube
5.3. Herramientas para procesamiento de informacin en la nube

Ejemplificacin de la temtica
Caso 1.
Caso 2. GLOSARIO REFERENCIAS
Caso 3.
Lista de figuras
Lista de tablas Este material pertenece al Politcnico
Glosario Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
Bibliografa de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
Remisin a fuentes complementarias
o parcial.

 02 -------
DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMTICAS

1.1. Dropbox
En esta cartilla se hablar sobre otras Herramientas para la Productividad diferentes a los
encontrados en los paquetes de ofimtica. Las herramientas de las que se hablar son muy Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Dropbox, la cual se crea en
importantes por su practicidad y presencia en la nube. www.dropbox.com.
Hablaremos de herramientas para el almacenamiento en la nube, herramientas para toma de Hay dos tipos de cuenta, la personal que es gratuita y tiene capacidad limitada y la empresarial
notas, Herramientas para la comunicacin, Herramientas para el procesamiento de informacin. que tiene un esquema de suscripcin y el costo va de la mano de la capacidad.

La cuenta gratuita que ofrece 2 Gb ampliable hasta 16 GB (se puede ampliar haciendo invitaciones
a nuevos usuarios que se hagan efectivas). Dropbox tiene opciones de pago que usan el sistema
1. HERRAMIENTAS PARA EL ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
de suscripcin (anual o mensual).
La computacin en la nube, es un paradigma en el cual se ofrecen servicios de computacin a
Tiene aplicaciones de sincronizacin en los sistemas operativos Windows, OSX, Linux, Android,
travs de internet. Anteriormente, se mencionaron suites de ofimtica ofrecidas de manera
IOS adems de poderse usar va web.
gratuita en la nube (Google Documents, y Office Online). Se habla ahora, del almacenamiento de
los documentos y archivos generados por esas aplicaciones. Tambin, se puede almacenar en la
nube otros tipos de archivos en esas aplicaciones de almacenamiento, adems existen opciones
de almacenamiento en la nube que son independientes de suites de ofimtica. 1.2. Google Drive

La idea de estas herramientas es que en brindan un espacio en internet (limitado por la capacidad Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Google y automticamente se van
de la cuenta) donde se almacenan los archivos del usuario (documentos, imgenes, fotos, msica, guardando los documentos generados en aplicaciones como Google Docs, Sheets, y Slides.
etc.). Los archivos pueden ser accedidos por el usuario desde cualquier dispositivo que tenga
conexin a internet y la aplicacin adecuada. En la figura 1, se muestra el paradigma de La capacidad de almacenamiento gratuita es de 15GB.
almacenamiento en la nube.
Tiene aplicaciones de sincronizacin para Windows, OSX, Linux, Android, IOS adems de poderse
usar va web.

1.3. Microsoft OneDrive

Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Microsoft y automticamente se van
guardando los documentos generados en aplicaciones de Office Online, adems se pueden
guardar archivos del usuario.

La capacidad de almacenamiento gratuita es de 5GB. Tiene aplicaciones de sincronizacin para
Windows, OSX, Linux1, Android, IOS adems de poderse usar va web.

Figura 1. Almacenamiento en la nube. / Fuente:

(Elaboracin propia)

1
Aplicaciones no oficiales

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 1.4. Box En la figura 2, se muestran los iconos de las principales aplicaciones de almacenamiento en la
nube.
Para poder usar este servicio debe crear una cuenta en box, la cual se crea en www.box.com.

La capacidad gratuita es de 10GB, el tamao mximo por archivo es de 250MB (para la versin
gratuita).

Tiene aplicaciones de sincronizacin para Windows, OSX, Linux2, Android, IOS adems de poderse
usar va web.

1.5. iCloud

Para poder usar este servicio debe tener una cuenta llamada AppleID.
Figura 2. los iconos de las principales aplicaciones de almacenamiento en la nube.
La capacidad gratuita es de 5GB.
Fuente: (Elaboracin propia)
Tiene aplicaciones de sincronizacin para Windows, OSX y IOS adems de poderse usar va web.

En la tabla 1, se muestra una comparacin de las principales Herramientas para el
a. Microsoft OneDrive
almacenamiento en la nube.
b. Google Drive

Microsoft Google Apple c. Dropbox

Dropbox Box
OneDrive Drive iCloud
d. Box

Microsoft,
Google,
Cuenta Dropbox outlook.com, Box AppleID
Gmail
Hotmail, msn

Capacidad de cuenta gratis 2 GB 5 GB hasta 15 GB 10 GB 5 GB

Lmite de tamao de archivo No No No 250 MB No

Tabla 1. Comparacin de las Herramientas para el almacenamiento en la nube. / Fuente: (Elaboracin propia)

2
Aplicaciones no oficiales

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 2. HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE NOTAS

La idea de estas Herramientas es poder tomar rpidamente notas, ideas, apuntes, etc., para poder Microsoft
Evernote Google Keep Apple Notes
utilizarlos posteriormente en un entorno ms productivo. OneNote

Microsoft,
Cuenta Evernote outlook.com, Google, Gmail AppleID
Hotmail, o msn

2.1. Evernote
Metfora
Para poder usar este servicio se necesita una cuenta en Evernote, la cual se crea en Cuadernos Cuadernos Notas rpidas Notas planas
interfaz
www.evernote.com. La aplicacin Evernote usa la metfora de tener cuadernos y dentro de
los cuadernos notas (clasificacin jerrquica), las notas pueden tener etiquetas para una
Multimedia Si Si Si No
clasificacin no jerrquica, es decir, una nota puede tener varias etiquetas independientemente
del cuaderno en el que estn. Cada nota puede tener, texto, imgenes, videos, etc.
Sistema Windows OSX, Windows OSX, Windows OSX,
OSX, IOS
operativo Android, IOS Android, IOS Android, IOS

2.2. Google Keep

Tabla 2. Comparacin de las Herramientas para el almacenamiento en la nube.
Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Google. La aplicacin Keep usa una
metfora en la cual hay notas (post-it) pegadas en un tablero, y no por esto deja de ser muy Fuente: (Elaboracin propia)
potente. Cada nota puede tener, texto, imgenes, videos, etc.

2.3. Microsoft OneNote
En la figura 3, se muestran los iconos de las principales aplicaciones para toma de notas.
Para poder usar este servicio se necesita una cuenta de Microsoft. La aplicacin OneNote usa una
metfora de blocs de notas, cada nota puede tener, texto, imgenes, videos, etc. Es muy til en
tabletas y porttiles que usan lpiz o stylus como mtodo de entrada ya que la aplicacin tiene
reconocimiento de texto a mano (escritura normal).

2.4. Apple Notes

Las notas creadas en Apple Notes son exclusivamente de texto.

Figura 3. Iconos de las principales aplicaciones para toma de notas.
En la tabla 2, se muestra una comparacin de las principales Herramientas para la gestin de
notas. Fuente: (Elaboracin propia)

7 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8



a. Evernote

b. Microsoft OneNote

c. Google Keep

d. Apple Notes


Figura 4. iconos de los principales servicios de correo electrnico en la nube.
Fuente: (Elaboracin propia)

a. Gmail

b. Outlook.com
3. HERRAMIENTAS PARA LA COMUNICACIN c. Yahoo! Mail
Se pueden diferenciar tres categoras, comunicacin asincrnica, comunicacin sincrnica basada
en el PC, comunicacin sincrnica basada en el telfono inteligente.

3.2. Herramientas para la comunicacin sincrnica basada en el PC

3.1. Herramientas para la comunicacin asincrnica
En esta categora se tienen sistemas de voz sobre IP(VOIP), video llamadas y chat. Las principales
Se puede nombrar la comunicacin a travs de correo electrnico donde los principales aplicaciones son:
proveedores de correos electrnicos en la nube son:
Skype, para poder usar este servicio se necesita una cuenta de Microsoft o una cuenta de

Skype (que fue adquirido por Microsoft). Tambin est disponible para dispositivos
mviles.
Google Gmail.
Hangouts, para poder usar este servicio se necesita una cuenta de Google. Tiene la opcin
Microsoft Outlook.com (antiguo Hotmail).
de hacer videoconferencias. Tambin est disponible para dispositivos mviles.
Yahoo! Mail.
FaceTime, iMessage, para poder usar estos servicios se necesita una cuenta de AppleID,
sin embargo, son exclusivas para dispositivos de Apple. FaceTime tiene la opcin de hacer
llamadas de audio y video llamadas y iMessage se encarga de la parte de chat. Tambin
En la figura 4, se muestran los iconos de los principales servicios de correo electrnico en la estn disponible para dispositivos mviles.
nube.
En la figura 5, se muestran los iconos de las principales aplicaciones para la comunicacin
sincrnica en el PC.

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Figura 6. Iconos de las principales aplicaciones para la comunicacin sincrnica en el Telfono inteligente
Figura 5. iconos de las principales aplicaciones para la comunicacin sincrnica en el PC.
Fuente: (Elaboracin propia)
Fuente: (Elaboracin propia)


a. Whatsapp
a. Skype (Microsoft)
b. Telegram
b. Hangouts (Google)
c. Line
c. Facetime (Apple)


En la tabla 3 se muestra una comparacin entre las Herramientas para la comunicacin
mencionadas en esta cartilla.

3.3. Herramientas para la comunicacin sincrnica basada en el telfono inteligente

En esta categora se tienen sistemas de voz sobre IP(VOIP) y chat. Aunque se pueden usar en el Cuenta Tipo de comunicacin App PC App mvil App Web
computador y va web, las aplicaciones van amarradas a un nmero telefnico. Las principales
aplicaciones de esta categora son: Gmail Google A no si si

Whatsapp, de pago (gratuita el primer ao). Outlook.com Microsoft A si si si

Yahoo! Mail Yahoo A no si si

Telegram, gratuita.
Skype Microsoft / Skype S si si no
Line, gratuita.
Hangouts Google S no si si
En la figura 6, se muestran los iconos de las principales aplicaciones para la comunicacin
sincrnica en el Telfono inteligente. Facetime AppleID S si (OSX) si no

Imessages AppleID A/S si (OSX) si no

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 En la figura 7, se muestran los iconos de las principales aplicaciones para gestin de tareas.
Whatsapp Nmero celular A/S si si si

Telegram Nmero celular A/S si si si

Line Nmero celular A/S no si si

Tabla 3. Comparacin entre las principales herramientas de comunicacin

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 7. iconos de las principales aplicaciones para gestin de tareas.

Fuente: (Elaboracin propia)

4. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DEL TIEMPO

Existen varias aplicaciones para la gestin de tiempo que incluyen Calendario, por ejemplo,
Google Calendar, Microsoft Calendar, iCal (Apple). a. Wunderlist

Tambin existen unas herramientas para la gestin de tareas (listas de cosas por hacer), entre las b. Gtasks
cuales estn:
c. Outlook Tareas

d. Apple Reminders
Wunderlist, para poder usar este servicio debe crear una cuenta en
https://www.wunderlist.com/

Gtasks, para poder usar este servicio debe crear una cuenta en Google, se puede acceder
a este servicio siguiendo el enlace https://mail.google.com/tasks/canvas 5. Herramientas para la gestin de la informacin
Reminders, para poder usar este servicio debe crear una cuenta en AppleID. Se puede Existen varias herramientas para el manejo de la informacin que se encuentra en internet. Se
acceder este servicio a travs del enlace https://www.icloud.com/#reminders mencionan herramientas para leer contenidos, traducir y para procesar la informacin.
Outlook.com tiene una seccin de tareas, para poder usar este servicio debe tener una
cuenta de Microsoft.

13 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14

 5.1. Herramientas para leer despus 5.2. Herramientas para traduccin en la nube

Por ejemplo, si no se tiene suficiente tiempo, se puede relegar la lectura para otro momento, para Tambin, es importante tener en cuenta que mucha de la informacin que se encuentra en
esto es posible usar aplicaciones para leer despus, las ms conocidas son: internet est en ingls. Por esta razn, es fundamental usar servicios confiables de traduccin (si
no se tiene un buen nivel de ingls). Sitios recomendados de traduccin son:
Pocket (gratuita), funciona en todas las plataformas.

Instapaper (de pago) solo funciona en IOS, Android y Kindle3.
Google Translate, disponible en https://translate.google.com/
Readability (gratuita) solo funciona en IOS, Android y Kindle.

Linguee, disponible en http://www.linguee.com/

Word Reference, disponible en http://www.wordreference.com/

En la figura 8, se muestran los iconos de las principales aplicaciones para leer despus.

Los tres sitios web tienen aplicaciones mviles.

5.3. Herramientas para procesamiento de informacin en la nube

Para procesar la informacin nueva (entender, aprender y aprehender), se puede hacer uso de
herramientas para la construccin de mapas mentales o conceptuales en la nube, algunos de
estos programas son: Mind Meister, Cmappers, Mindmapper.


Figura 8. iconos de las principales aplicaciones para leer despus.

Fuente: (Elaboracin propia)

e. Pocket

f. Instapaper

g. Readability

3
El sistema operativo de Kindle es una variacin de Android

15 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 16

 EJEMPLIFICACIN DE LA TEMTICA LISTA DE FIGURAS

A continuacin, se presentan casos de la vida real donde se muestra el uso de las herramientas Figura 1. Almacenamiento en la nube. ............................................................................................ 2
mencionadas en esta cartilla.
Figura 2. los iconos de las principales aplicaciones de almacenamiento en la nube. ..................... 5

A. Caso 1. Figura 3. Iconos de las principales aplicaciones para toma de notas. ............................................. 7

Cinco estudiantes de Educacin Virtual del Politcnico Grancolombiano deben hacer un trabajo Figura 4. iconos de los principales servicios de correo electrnico en la nube. .............................. 9
en grupo, para esto se renen virtualmente (por Skype o Hangouts), hacen colaborativa y
simultneamente el trabajo en un procesador de texto online (Word online o Google Docs). El Figura 5. iconos de las principales aplicaciones para la comunicacin sincrnica en el PC. ........... 9
trabajo queda almacenado automticamente en la nube (Microsoft OneDrive o Google Drive).
Figura 6. Iconos de las principales aplicaciones para la comunicacin sincrnica en el Telfono
inteligente ..................................................................................................................................... 11
B. Caso 2.
Figura 7. iconos de las principales aplicaciones para gestin de tareas. ....................................... 13
Un estudiante asiste a un seminario y lleva una tableta, toma notas con una aplicacin para ese
objetivo (Evernote, OneNote o Keep), posteriormente, con las notas hace un mapa mental para
Figura 8. iconos de las principales aplicaciones para leer despus............................................ 14
entender mejor la informacin del seminario (Mind Meister, Cmapper, mind mapper).

C. Caso 3.

Un estudiante del Politcnico Grancolombiano quiere estar pendiente de todas las actividades LISTA DE TABLAS
que tiene que presentar en los mdulos de educacin virtual. Para esto, usa la aplicacin de
calendario (Google Calendar o Microsoft Outlook online) para programar las actividades
Tabla 1. Comparacin de las Herramientas para el almacenamiento en la nube. .......................... 4
evaluativas. De manera similar, hace un listado de los temas que debe estudiar para no olvidar
alguno (Wunderlist, Gtask, Tareas de Outlook online).
Tabla 2. Comparacin de las Herramientas para el almacenamiento en la nube. .......................... 7

Tabla 3. Comparacin entre las principales herramientas de comunicacin ................................ 12

17 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 18

 03 -------
04 -------
GLOSARIO BIBLIOGRAFA

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http://www.cnet.com/how-to/onedrive-dropbox-google-drive-and-box-which-cloud-storage-service-is-right-
presentacin PowerPoint, Impress y Keynote.
for-you

Programas que permiten diferentes formas de comunicacin entre los usuarios, pueden
Herramientas de
ser sincrnicas o asincrnicas. El usuario se debe identificar con una cuenta que est
comunicaciones
asociada a un servicio o a un nmero de celular. Bradley, T. & Bradley, T. (2016). Google Keep vs. OneNote vs. Evernote: We name the note-app
winner. PCWorld. Retrieved 28 May 2016, from. Recuperado de:
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procesamiento de
existente en internet. winner.html
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Herramientas para
Programa residente en la Nube (cloud), que permite el almacenamiento de archivos y su
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Herramientas para Programas que permiten la programacin de tareas y actividades para hacer un mejor http://www.techradar.com/news/internet/cloud-services/best-cloud-storage-dropbox-vs-skydrive-vs-google-
gestin del tiempo manejo del tiempo. drive-vs-icloud-1120024

Herramientas para Programa residente en la nube que permite la toma de notas rpida y su acceso desde
toma de notas cualquier dispositivo.
Plaza, ., Renaud, P., & Renaud, P. (2014). 7 herramientas para mejorar tu productividad
personal. Recomienza. Retrieved 28 May 2016, from. Recuperado de:
Herramienta para hacer presentaciones integrada en el paquete de OpenOffice y
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LibreOffice. http://www.recomienza.com/productividad-personal/7-herramientas-para-mejorar-tu-productividad-
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Keynote Herramientas para hacer presentaciones de Apple integrada en el paquete iWork.

Herramientas para hacer presentaciones de Microsoft, integrada en el paquete MS Office. (2016). Lifehacker.com. Retrieved 29 May 2016, from. Recuperado de:
PowerPoint
Funciona localmente como aplicacin de escritorio.
http://lifehacker.com/5894995/bookmark-and-read-later-apps-compared-read-it-later-vs-instapaper-vs-
readability

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POLITCNICO GRANCOLOMBIANO - 2016